La lettre commerciale : présentation et rédaction
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La lettre commerciale : présentation et rédaction
Communication Fiche La lettre commerciale La communication téléphonique & Organisation Ressource rédaction et présentation La lettre commerciale doit attirer l’attention, susciter l’intérêt, répondre à des exigences de lisibilité et faciliter la compréhension et la mémorisation. 1. Composer une lettre On commence par rechercher toutes les idées qui doivent composer le courrier (plan = verbes à l’infinitif). Puis on s’assure qu’elles sont toutes utiles. Enfin, on ordonne les idées de la façon suivante : en introduction, on rappelle avec précision le contexte, c’est-à-dire les faits ou documents qui constituent l’objet de la lettre ; les paragraphes suivants contiennent l’idée centrale du message, précédée ou suivie, selon le cas, des explications, justifications, précisions utiles ; la conclusion rappelle l’effet retour attendu (ce que l’on souhaite obtenir : livraison, visite d’un représentant…), présente des remerciements ou, dans les situations délicates, énonce une formule destinée à maintenir les bonnes relations avec l’interlocuteur. 2. Rédiger une lettre Pour rédiger un courrier professionnel efficace et diffuser une bonne image de l’entreprise, il faut : choisir un registre de langue courant, rédiger la lettre dans un style clair et simple (vocabulaire simple mais précis, phrases courtes), adopter un ton mesuré et courtois, écrire dans une syntaxe correcte, employer une orthographe parfaite, utiliser la ponctuation rigoureusement. Une fois rédigé, le texte doit faire l’objet d’une relecture attentive. Tout courrier commence par un titre de civilité. On emploie généralement Monsieur, ou Madame, ou Cher Client, ou Monsieur le Directeur… ou Messieurs quand on s’adresse à une entreprise. Tout courrier se termine par une formule de politesse. Cette dernière reprend le titre de civilité employé en début de lettre. Elle est choisie en fonction du contexte : un client à un fournisseur : Veuillez agréer, M…, nos salutations distinguées. un fournisseur à un client : Veuillez agréer, M…, l’expression de nos sentiments dévoués. Pour être valable, tout courrier doit être signé. Or, dans l’entreprise, la personne qui prépare et saisit le courrier est rarement celle qui le signe. Elle indique donc en bas du texte la fonction du signataire, puis en dessous le prénom (ou l’initiale du prénom) et le nom de celui-ci. 3. Présenter un courrier professionnel L’AFNOR (Association Française de NORmalisation) a créé un modèle : cf. page suivante. Lycée professionnel Porte de Normandie - Verneuil sur Avre Nathalie Gicquiaud Utiliser l’entête : police, taille au choix Raison sociale ou dénomination commerciale de l’expéditeur Adresse complète avec téléphone… Forme juridique ; montant du capital ; références bancaires… à 5 cm du haut de la feuille à 11 cm du bord gauche de la feuille : placer placer une tab. gauche à 8,5 cm NOM DU DESTINATAIRE 2 lignes blanches Adresse 1 ligne blanche à 9 cm du haut de la feuille Code postal VILLE 4 lignes blanches S’il n’y a pas de « vos réf. », remonter « nos réf. » au cm 9 Vos réf. : Nos réf. : 1 ligne blanche Ville de départ, le toujours au cm 10 Objet : 2 lignes blanches S’il n’y a pas de PJ, ne pas reporter cette mention PJ : entre 3 et 6 interlignes Titre de civilité, 2 lignes blanches ..................................................................................................................................... ................................................................................................................................................ Adapter la taille de la ............................................ police et l’interligne selon ..................................................................................................................................... la longueur du courrier. ................................................................................................................................................ Justifier le texte. ................................................................................................... ..................................................................................................................................... ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ .......................... ................................................................................................................... 2 lignes blanches La Fonction du signataire, 4 lignes blanches Prénom (ou initiale) NOM Ne plus saisir dès le 26e cm Renseignements complémentaires de l’expéditeur Si besoin, utiliser le pied de page