ROANNAIS AGGLOMÉRATION

ROANNAIS
AGGLOMÉRATION
FICHE
témoignage
Par
a rc h i m e d
®
Elise, un véritable projet mutualisé entre la
Communauté d’Agglomération du Roannais et 6
collectivités adhérentes
FICHE D’IDENTITÉ
Grand Roanne Agglomération
Interlocuteur : Madame Frédérique RAQUIN
Chef de Projet, Responsable à la Direction
Générale des Services de la Mairie de
Roanne
Roannais Agglomération regroupe 40
communes pour 101.405 habitants.
http://www.roannais-agglomeration.fr/
49 boulevard de Strasbourg - 59042 Lille Cedex - Tél. +33 (0)3 20 13 10 60 - [email protected]
VOLUMÉTRIE DU PROJET
6 entités adhèrent initialement au projet de mise en place d’une
gestion de courriers commandité par l’Aggomération de Roanne :
les villes de Roanne, Villerest, Mably, Commelle-Vernay, le Syndicat
Mixte d’eau et d’assainissement Roannaise de l’Eau et l’Office de
Tourisme.
260 collaborateurs utilisent l’application Elise au quotidien pour
gérer 700 documents en moyenne par mois (courriers départs,
arrivés et notes internes).
INITIALISATION DU PROJET
Le projet de gestion du courrier a été porté initialement par les services euxmêmes, indique Mme Raquin, chef de projet. Certaines collectivités disposaient
déjà d’un logiciel de gestion du courrier devenu obsolète. La Ville de Roanne
n’était quant-à elle pas encore informatisée à ce niveau.
Le besoin de disposer d’une solution efficace de traitement des documents
entrants, sortants et internes s’est donc fait ressentir initialement dans les
services, appuyés par les municipalités puis par les Directions Générales des
Services.
La particularité de ce projet est d’être un projet commun, mutualisé entre la
Communauté d’Agglomération et d’autres communes de l’agglomération,
précise Mme Raquin.
ENJEUX
Pour la Communauté d’agglomération et les collectivités
adhérentes, les enjeux dans la mise en œuvre d’une solution de
gestion du courrier étaient de plusieurs ordres :
Garantir une réponse à tous les citoyens
Réduire les délais de traitement
Disposer d’une traçabilité sur l’ensemble des demandes
Accéder rapidement aux informations
L’application Elise a été choisie pour ses capacités ergonomiques.
« On voulait un outil qui soit simple à utiliser, rapide et intuitif »
précise Mme Raquin. « Les automatismes et les commandes rapides
ont également été des éléments importants car ils permettent de
réduire le nombre d’interventions des utilisateurs ».
MISE EN ŒUVRE DU PROJET
« Le déploiement d’Elise a été progressif : déploiement
initial au niveau de la Ville de Roanne car les utilisateurs
étaient fort demandeurs », explique Frédérique Raquin.
«Une phase de test a été entreprise sur cette entité,
auprès de services pilotes désignés au niveau de chaque
direction», déclare Mme Raquin.
« Le déploiement s’est ensuite généralisé au niveau des
autres entités ».
« Un référent a été désigné au niveau de chaque
entité ainsi qu’un référent dans chaque direction, qui
permettaient de prendre en compte les avis de chacun
pour répondre au mieux à leurs attentes».
« La principale difficulté rencontrée a été de faire
adhérer les utilisateurs au projet car sa mise en place
demandait une charge de travail supplémentaire, en
particulier pour la phase de numérisation ».
«Les facteurs clés de succès dans la mise en oeuvre
d’une solution de gestion du courrier au sein d’une
collectivité sont une impulsion forte qui doit être
donnée par le Maire et le DGS et une implication des
personnes dès le début du projet»,indique Mme Raquin.
Et Madame Raquin d’ajouter : « Une communication
régulière sur l’état d’avancement du projet, par le biais
de réunions de direction, est également primordiale».
« Ainsi que la formation, l’accompagnement et une
grande disponibilité des référents pour aider les
utilisateurs».
« Maintenant que les utilisateurs ont pu apprécier la
facilité avec laquelle ils pouvaient retrouver un courrier
signé, ils sont convaincus ».
Madame Raquin conseille donc aux futurs acquéreurs d’Elise d’impliquer toute la hiérarchie et de ne pas restreindre le
projet aux services secrétariats. Il faut également prévoir des réunions de bilan, 2 à 3 fois par an et de dégager du temps
pour les référents. Il est important d’être à la disposition des utilisateurs, de les accompagner.
BÉNÉFICES
En terme de bénéfices client, Elise a apporté aux collaborateurs :
une meilleure traçabilité du courrier : «quelles ont été les réponses apportées
au courrier ?»
l’accès en temps réel au processus de suivi des courriers (tâches et actions
réalisées)
une diminution du délai de traitement des courriers
la réduction du nombre de photocopies grâce à la mise en oeuvre du circuit
dématérialisé du courrier dans les différents services intervenants.
EVOLUTIONS
FICHE TECHNIQUE
La Communauté d’Agglomération souhaite mettre en place une base
protocole commune aux 6 entités ayant adhéré au projet.
2 environnements :
Production
Test
34 courriers par jour
Pour plus d’informations
www.archimed.fr
49 boulevard de Strasbourg - 59042 Lille Cedex - Tél. +33 (0)3 20 13 10 60 - [email protected]