CHAPTER 08 Convention FR - Lions Clubs International

Chapitre 8
CONVENTION INTERNATIONALE
Convention Internationale
Cette convention a lieu tous les ans à la fin de juin ou au début de juillet.
La participation à la convention internationale permet aux membres Lions de mieux
apprécier l’impact mondial du LCI et consolide leur motivation à servir leur prochain.
Pourquoi assister à cette convention ?
•
Camaraderie : rencontrer et échanger des idées avec d’autres Lions. Créer
des partenariats avec d’autres Lions pour mettre en place des projets
internationaux ou partager des idées et des expériences culturelles.
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Vote : En participant aux élections, les clubs locaux s’expriment auprès des
dirigeants internationaux et décident des modifications apportées à la
constitution et aux statuts.
•
Formations et séminaires : participer à des ateliers pour apprendre de
nouvelles stratégies de recrutement et de revitalisation des clubs, pour
apprendre à rendre plus efficace le fonctionnement du district et du district
multiple, de nouvelles actions de services, de nouveaux outils de relations
publiques plus efficaces, des techniques de meilleures pratiques pour les
dirigeants et bien plus encore.
•
Le centre des expositions : vous y trouverez des idées de collecte de fonds
à appliquer dans votre district. Venir découvrir comment vos amis Lions ont
mis en place des projets de service en visitant la section des posters de
projets. Venez rencontrer des employés du siège International pour qu’ils
vous aident à profiter au maximum de votre affiliation au Lions Club. Les
Lions peuvent se connecter sur l’internet au café internet « Salon des réseaux
sociaux » ; apprenez davantage sur les œuvres de service de grande
envergure, sur les programmes officiels et sur d’autres sujets à travers le
centre. Les Lions peuvent visiter la salle des exposants et apprendre de
nouvelles stratégies pour les récoltes de fonds, acheter des produits des
fabricants agréés et beaucoup plus.
•
LCIF : venez découvrir les initiatives de la LCIF et comment la fondation peut
aider votre district à atteindre ses objectifs humanitaires.
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•
Divertissement : Profitez de votre visite à la convention pour organiser des
vacances en famille mémorables.
Les conseils de districts multiples intéressés par l’organisation de la Convention
internationale doivent contacter la division de la convention au siège de Lions Clubs
International à [email protected].
Informations sur le logement/l’inscription
•
L’inscription à la convention est requise pour participer à toute session ou
manifestation officielle de la convention et pour utiliser les navettes de la
convention.
•
Un hôtel « quartier général » est affecté à chaque délégation.
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Le siège international négocie les réductions de prix avec les hôtels officiels
accueillant exclusivement les membres Lions.
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Un nombre suffisant de chambres est mis à la disposition des délégations. Une
inscription pour un adulte est requise pour chaque réservation de chambre.
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L’affectation des hôtels aux délégations est disponible une année à l’avance.
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Il est possible de s’inscrire en ligne sur le site Internet de l’association.
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Le formulaire officiel de logement/inscription est publié dans le magazine LION, sur
le site Internet de l’Association www.lionsclubs.org ou peut être obtenu en
s’adressant à la Division de la Convention au siège international. Courriel :
[email protected].
•
Les coupons de confirmation sont adressés directement aux personnes dûment
inscrites.
•
Les chambres dans les hôtels des délégations sont retenues jusqu’au deuxième
vendredi du mois de janvier avant la convention (8 janvier 2016). Après cette date,
les chambres non réservées par les délégations seront mises à la disposition des
autres Lions.
•
Les coupons de confirmation de l’hôtel et d’inscription ne peuvent pas être utilisés
par ou transférés à d’autres personnes.
•
Le remboursement pour l’inscription à la convention sera émis à condition que la
demande d’annulation soit transmise, par écrit, et reçue à la Division de la
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Convention le 2 mai 2016 au plus tard.
Gouverneurs de district
•
Les gouverneurs de district en fonction doivent transmettre un formulaire officiel
de demande de logement/inscription, les arrhes pour la chambre d’hôtel et les
frais d’inscription. Les chambres sont disponibles à l’hôtel de leur délégation de
district simple / multiple jusqu’à la date limite du 15 janvier.
Gouverneurs élus de district
•
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•
•
Tous les documents nécessaires à l’inscription et à la réservation du billet
d’avion sont publiés sur le site Internet du LCI, normalement 6 mois
préalablement au Séminaire des gouverneurs élu de district.
Les gouverneurs élus de district reçoivent une notification par courriel lorsque
ces documents sont publiés. Ils comprennent le kit d’inscription des GED, qui
contient les informations nécessaires sur l’inscription, sur la réservation d’hôtel
et sur l’achat du billet d’avion. La trousse comprend également les instructions
spécifiques, selon le pays, sur l’achat du billet d’avion et sur la réservation de la
chambre d’hôtel. Les procédures particulières varient selon la région
géographique.
Le LCI rembourse le prix du billet du compagnon adulte du GED, le cas échéant,
jusqu’au montant maximum de 500$US, pour le voyage au Séminaire des GED
et à la Convention internationale. Le LCI ne rembourse pas les frais de voyage
du compagnon adulte s’il s’agit d’un district qui a le statut provisoire ou d’un
district composé de moins de 35 clubs / 1250 membres depuis plus de deux ans.
Selon les règlements en vigueur, le gouverneur de district peut se faire
rembourser à la fin de l’année si son district a atteint le seuil de 35 clubs et 1250
membres ; ou si le district est en-dessous de cette limite mais a réalisé un gain
net d’au moins un membre.
Le LCI inscrit automatiquement le GED et un compagnon adulte au Séminaire
des GED et à la Convention internationale.
Le Lions Clubs International réserve automatiquement les chambres d’hôtel pour
les gouverneurs élus de district.
Autres renseignements sur la convention
Manifestations de délégation
Les salles requises pour les manifestations de délégation (petit déjeuner,
apéritif/réception, « caucuses ») doivent être réservées par le truchement de la Division
de la Convention le 1er mars 2016 au plus tard. Les salles sont allouées dans les hôtels
« QG » des délégations, selon l’ordre d’arrivée des demandes et selon leur
disponibilité. Veuillez noter qu’il n’y aucun frais de location de chambre, cependant la
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délégation est responsable de prendre en charge les frais de restauration, audiovisuels et toute autre dépenses encourue dans le cadre de l’événement.
Accréditation pour le scrutin
Les formulaires de délégué/délégué suppléant sont disponibles en ligne sur le site
Web du LCI.
• L'officiel de club qui a l'autorisation peut certifier un délégué et un délégué
suppléant pour chaque tranche de 25 membres ou la fraction majeure de ce
chiffre
• Un tableau qui précise le nombre de délégués permis selon le nombre d'effectifs
est disponible sur le site Internet du LCI
• Le formulaire, rempli en entier, doit être signé par l'officiel de club autorisé et
renvoyé au LCI au plus tard le 2 mai 2016.
• Chaque délégué et délégué suppléant de club doit garder un exemplaire du
formulaire de délégué/délégué suppléant et le présenter aux guichets
d'accréditation (Credentials Certification)
• Les délégués de club doivent s'inscrire à la convention
• Les formulaires qui ne sont pas renvoyés au siège avant le 2 mai 2016 peuvent
être signés à la convention par un officiel de club autorisé ou, si aucun officiel
de club n'est présent à la convention, par le gouverneur, le gouverneur élu ou le
second vice-gouverneur de district
• Les formulaires de remplacement sont disponibles sur le site Internet du LCI, sur
simple demande ou sur place à la convention.
Scrutin
Tout délégué accrédité et dûment inscrit à la convention a le droit de voter aux
élections des officiels et directeurs internationaux et sur les propositions
d’amendement à la Constitution et aux Statuts Internationaux.
N.B. : Afin de voter le mardi (5ème jour) de la semaine de la convention, la commission
des accréditations doit certifier tous les délégués avant 17h00 le lundi (4ème jour).
Défilé
Les formulaires de demande de participation au défilé et les règlements qui le
gouvernent ainsi que l’ordre de marche des délégations sont envoyés par courriel à
chaque district au mois de janvier de l’année de la convention. Ces informations sont
également accessibles sur le site de l’association www.lionsclubs.org et à la
convention.
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La participation au défilé est limitée aux districts multiples, sous-districts et districts
simples Lions. Tous les participants doivent être inscrits à la convention et portés leur
badge officiel de la convention.
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