reglement du promoteur 2014

 REGLEMENT DU PROMOTEUR
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Organisation Droits et obligations Code de conduite Droits de l’organisateur 4.1. Cérémonie de podium et conférence de presse 4.2. Podium 4.3. Conférence de Presse 4.4. Grille de départ 4.5. Pneumatiques officiels 4.6. Carburant 4.7. Merchandising 4.8. Tenue des pilotes 5. Promotion 5.1. Pit Walk 5.2. Séance d’autographes – Rencontres avec les pilotes 5.3. Actions de promotion et marketing des participants 5.4. Démarches communicantes 5.5. Cocktail Starter 6. Droits TV et Droits de Diffusion 7. Publicité & Sponsors 7.1. Règles générales 7.2. Publicité sur les combinaisons des pilotes et des équipes 7.3. Identification des voitures 7.4. Identification des camions 8. Laissez‐Passer annuels 9. Emplacements paddock 9.1. Emplacements concurrents 9.2. Emplacements commerçants et exposants 9.3. Emplacements des camions d’assistance 9.4. Horaires d’accès et d’évacuation des paddocks 10. Allocation des box 11. Restauration & Catering 12. Pénalités 13. Litige Règlement Promoteur 2014 1.
Organisation ORECA est l’opérateur et le promoteur exclusif du Championnat et de la Coupe de France FFSA GT. ORECA Parc d’Activités de Signes 83870 SIGNES Contact : Olivier LOISY Tél. 06 13 40 77 92 [email protected] Tout pilote et tout concurrent participant à ces compétition en accepte de facto les règlements et les conditions d’engagement dès lors son inscription effective, c’est‐à‐dire à partir de la date à laquelle ils ont signé leur bulletin de participation. 2.
Droits et obligations ORECA est le contact pour les pilotes, les concurrents et les partenaires du Championnat et de la Coupe de France FFSA GT. ORECA est en charge de l’organisation des meetings GT Tour, et tout particulièrement de : - Communication d’informations utiles à la préparation et au déroulement du meeting - Application du cahier des charges GT Tour par les circuits - Vérifications administratives - Communication des résultats et des informations - Promotion des meetings - Délivrance des laissez‐passer - Organisation et agencement du paddock - Gestion des relations et des actions avec les partenaires - Coordination des relations avec la presse - Coordination avec la société de production télévisuelle 3.
Code de conduite Les concurrents participant au Championnat et à la Coupe de France FFSA GT sont sensés promouvoir l’image de la compétition, en particulier avec les médias. En toute circonstance, ils doivent faire preuve de fair play et d’esprit sportif, à la fois sur la piste ou en dehors des compétitions. Règlement Promoteur 2014 4.
Droits de l’organisateur 4.1
Cérémonie de podium et conférence de presse Après chaque course, la présence à la cérémonie de podium est obligatoire pour - Les trois premiers équipages du Championnat de France GT + représentant du team vainqueur - Les trois premiers équipages de la Coupe de France GT + représentant du team vainqueur Pendant la cérémonie de podium, les récipiendaires devront porter leur combinaison, fermée, identifiée des partenaires officiels de la compétition, et la casquette du partenaire pneumaticien avec le logo clairement lisible, de face (visière devant). Pendant l’hymne national, la casquette doit être portée devant le corps de façon à ce que le logo du partenaire pneumaticien soit clairement lisible. Aucune casquette ou bouteille autres que celles fournies par ORECA ne seront acceptées sur le podium pendant les cérémonies. La cérémonie de podium est réservée aux compétiteurs. Aucun accompagnant de quelque nature que ce soit ne sera autorisé, sauf accord express d’ORECA. Toute infraction à ces règles sera sanctionnée. 4.2
Podium Tous les droits publicitaires, quels qu’ils soient, concernant le podium appartiendront à ORECA. 4.3
Conférence de presse Après chaque course, la présence en conférence de presse est obligatoire pour - Les trois premiers équipages du Championnat de France GT - L’équipage vainqueur de la Coupe de France GT 4.4
Grille de départ Tous les droits publicitaires, quels qu’ils soient, concernant les panneaux d’emplacement de grille, les parapluies et les tenues des grid girls appartiennent à ORECA. 4.5
Pneumatiques officiels Seuls les pneumatiques fournis par le partenaire pneumatique permanent de la série seront autorisés pendant les épreuves du Championnat et de la Coupe de France FFSA GT. 4.6
Carburant Seul le carburant fourni par le fournisseur officiel de carburant désigné par la FFSA sera autorisé pendant les épreuves du Championnat et de la Coupe de France FFSA GT. Règlement Promoteur 2014 4.7
Merchandising Les concurrents inscrits dans le Championnat ou la Coupe de France GT ont le droit de concevoir et fabriquer des produits dérivés. L’utilisation du logo GT Tour est interdite sauf autorisation expresse de la part du Promoteur. Les concurrents inscrits à l’épreuve où à la saison dans le Championnat ou la Coupe de France FFSA GT autorisent le Promoteur à utiliser gracieusement leur image pour la réalisation de Produits Dérivés sous réserve qu’il ne représente pas une voiture ou un pilote en particulier mais toujours plusieurs. 4.8
Tenue des pilotes Les pilotes d’un même équipage s’engagent à porter une combinaison de design identique lors des qualifications et courses. 5.
Promotion 5.1
Pitwalk A la demande d’ORECA, les pilotes et compétiteurs devront être disponibles pour le pitwalk au cours de chaque événement du GT Tour. Les portes des garages devront être laissées levées. Des barrières pourront toutefois être utilisées, côté pit lane, pour limiter l’accès. Les véhicules devront être disposés en épis devant leur stand ou sur la voie des stands selon les indications d’ORECA. D’une manière générale, le Promoteur invite les teams et les pilotes à être le plus accessible possible pour les fans au cours des meetings tout au long de la saison. 5.2
Séances d’autographes – Rencontre avec les pilotes Deux séances d’autographes seront planifiées sur chaque évènement GT Tour. Les pilotes choisis par ORECA pour participer à ces séances ont obligation d’y assister. Une rotation sera opérée à chaque séance dans le choix des pilotes. Des supports de communication (affiches, programmes, etc.) seront fournis par le promoteur. Actions de promotion et marketing des participants 5.3
Les activités de promotion et/ou de marketing des pilotes, compétiteurs et de leurs sponsors pendant les événements du GT Tour seront coordonnées avec ORECA et approuvées par ORECA. Les concurrents sont tenus d’informer ORECA de ses démarches auprès des médias et des retombées qui pourront en découler. La distribution de flyers, de brochures promotionnelles est interdite en salle de presse. Sur autorisation expresse du Promoteur, elle pourra l’être dans le paddock. Règlement Promoteur 2014 5.4
Démarches communicantes Les concurrents participant ou souhaitant participer au Championnat ou à la Coupe de France FFSA GT sont tenus d’informer en priorité le Promoteur du GT Tour sur leurs intentions et l’actualité qui pourrait être la leur. D’aucune manière un quelconque organe de presse ou assimilé comme tel ne pourra relayer une information ou une photographie concernant un concurrent du GT Tour sans que celui‐ci n’ai communiqué cette information au Promoteur préalablement. Les concurrents sont tenus d’informer le Service Presse & Communication du GT Tour préalablement à toute action destinée à promouvoir les activités qui pourraient les relier à celles du GT Tour. Les concurrents sont tenus de répondre aux sollicitations du Service Presse & Communication du GT Tour nécessaires à la promotion et à l’actualisation des outils de communication. 5.5
Cocktail Starter A chaque week‐end, dans le cadre du traditionnel cocktail « Starter », le Promoteur récompensera différents teams dans le cadre des Trophées mis en place avec ses partenaires. La présence des teams et pilotes est souhaitée. Tout concurrent souhaitant organiser un cocktail au cours du meeting devra en avertir préalablement le Promoteur. 6.
Droits TV & Droits de diffusion ORECA possède tous les droits d’enregistrement/film et de diffusion du GT Tour, diffusions hertzienne, câble ou satellite incluses, et tous les droits vidéo ainsi que tous les autres droits en relation avec d’autres médias (publication, Internet). Tous les types d’enregistrements, de diffusions, de rediffusions ou de reproductions dans un but commercial exigera une autorisation écrite d’ORECA au préalable. ORECA accordera aux participants du GT Tour qui en feront la demande une autorisation libre de droits pour utiliser les séquences TV dans le cadre de salons et à des fins personnelles, à partir du moment où les participants prennent à leur charge les frais techniques. Les autorisations des sponsors, ou les autorisations publicitaires ou tout autre usage à des fins commerciales devront être délivrés par ORECA, par écrit, et pourront entrainer le paiement d’un droit. Les concurrents sont libres d’installer une ou plusieurs caméras embarquées à l’intérieur de leur voiture. Ils devront en avoir fait valider l’installation auprès des commissaires techniques. En aucun cas les images captées par ces caméras ne pourront être produites dans un collège sportif en cas de litige d’ordre sportif. Règlement Promoteur 2014 7.
Publicité et sponsors 7.1
Règles générales Aucune société de publicité, produits, marques, noms etc. dans les industries ou secteurs suivants ne seront autorisés sur les voitures, les équipements des pilotes, les véhicules des équipes, les tenues des équipes et toute autre forme à tous les événements du Championnat et de la Coupe de France FFSA GT. La même règle s’appliquera pour toutes les autres formes de représentation : • tabac et produits du tabac • alcool et boissons alcoolisées • pornographie • politique • religion • publicités à caractère offensant • paris privés et opérateurs de jeux ne possédant aucune autorisation de la part des autorités françaises Les sponsors doivent se soumettre aux règles publicitaires de la FIA et de FFSA en matière d’interdiction générale de publicité. ORECA pourra, sans fournir de raisons, s’opposer à la présence de sponsors qu’elle considèrera comme des concurrents directs d’ORECA et/ou de ses filiales et/ou des partenaires du Championnat et de la Coupe de France FFSA GT. 7.2
Publicité sur les combinaisons de pilotes et des équipes Les combinaisons des pilotes et des membres d’équipes doivent respecter le plan d’identification officiel annuel du Championnat et de la Coupe de France FFSA GT et ne devront en aucun cas faire apparaître un partenaire concurrentiel aux partenaires officiel du Championnat et de la Coupe de France FFSA GT sauf à en avoir obtenue l’autorisation expresse du promoteur. 7.3
Identification des voitures L’identification des voitures participantes aux couleurs des partenaires officiels de la série est obligatoire pendant les événements (de la première séance d’essais libres jusqu’à la fin de la 2ème course), les séances d’essais collectives éventuelles et au cours des opportunités d’actions presse du GT Tour. Le plan d’identification officiel devra être respecté par tous les concurrents. Il est formellement interdit d’altérer, de redimensionner ou de modifier tout sticker d’un partenaire. Toute infraction à ces règles sera sanctionnée. 7.4
Identification des camions Les teams sont tenus d’apposer les trois stickers promotionnels GT Tour fournis par ORECA, à l’arrière et de chaque côté de leur(s) semi‐remorque au niveau du col de cygne. 8. Laissez‐passer annuels ORECA fournira à chaque participant inscrit une allocation de laissez‐passer pour la saison. Règlement Promoteur 2014 Les détenteurs de ces pass auront accès aux différentes zones du circuit selon le niveau de leur laissez passer. Les détenteurs d’un laisser‐passer sont tenus de le porter tout au long du meeting. Chaque concurrent titulaire d’une allocation de laissez‐passer est responsable de la distribution de ceux‐ci et de l’usage qui en découle et tout particulièrement du respect des restrictions d’accès de ces laissez‐passer. Toute utilisation frauduleuse incohérente avec les conditions de sécurité pourra faire l’objet d’un retrait sur le champ de la part du Promoteur. Nombre Laissez‐passer de voitures Badge Brassard Brassard inscrites Concurrents Pit wall Pit lane par équipe 1 10 2 2 2 20 4 4 3 30 6 6 4 40 8 8 Parking camions & voitures Badge Concurrents
Paddock 10 20 30 40 5 10 15 20 Working Paddock 1 2 2 3 Chaque équipe disposera également, pour chaque voiture engagée, d’un sticker MC/Media Center accès à la salle de presse, deux stickers PW/Pit Wall ainsi qu’un sticker RC/Race Control qui lui sera remis en début de saison (ou en début de meeting s’il s’agit d’un engagement à la course) lors des vérifications administratives. Au‐delà des allocations accordées, les participants pourront se procurer des pass supplémentaires auprès du Promoteur, aux conditions suivantes : ‐ Laissez‐Passer « Paddock » annuel : 70 € H.T. (tarif jusqu’au 31 juillet 2014. Au‐delà de cette date, les acheteurs bénéficieront d’une remise de 50 %) ‐ Extension « Accès grid walk » par épreuve : 20 € H.T (sauf Le Castellet, 30 € H.T). Les participants utiliseront ces laissez‐passer à leurs propres risques et seront responsable d’avertir les personnes à qui ils remettront ces titres d’accès des dangers du sport automobile, notamment sur la pit lane. Les laissez‐passer sont des titres d’accès et n’intègrent aucune assurance de quelque type que ce soit. Les laissez‐passer perdus devront être immédiatement signalés à ORECA. Tout badge perdu non signalé ne pourra être remplacé. En cas d’abus, ORECA pourra confisquer des laissez‐passer. Les accès aux différents parking sont délivrés à l’année. Les concurrents sont donc tenus de les conserver d’une course à l’autre. Règlement Promoteur 2014 9. Emplacements paddock 9.1 Emplacements concurrents En fonction de la disponibilité, les espaces à l’arrière des stands seront répartis entre les compétiteurs (17.5 m x 4.5 m par poids lourd + semi‐remorque) à chaque circuit comme spécifié dans le tableau ci‐dessous et selon les consignes du paddockman GT Tour. Les camions devront être alignés. Chaque équipe à l’obligation de fournir les renseignements détaillés sur ses structures en début de saison, ou au plus tard quinze jours avant l’épreuve. Les tentes et/ou chapiteaux devront être conformes aux normes de sécurité en vigueur et satisfaire à tout contrôle inopiné d’une commission de sécurité. Les teams sont tenus de justifier la conformité de leurs équipements à tout instant en cas de contrôle éventuel d’une commission de sécurité. Les équipes devront garantir une bonne présentation générale. Pour ses commodités d’accueil, les teams sont autorisés à déployer un auvent attenant à une semi‐remorque ou à un motorhome et d’une surface maximum de 12m x 8 m. Un espace supplémentaire pourra être demandé à ORECA, par écrit, au plus une semaine avant chaque événement. Chaque m² supplémentaire sera facturé 15 € par événement. Nombre de voitures inscrites Nombre d'emplacements tracteur + semi remorque 1 2 3 4 1 2 2 3 Si sur n’importe quel lieu les conditions du site ne permettent pas l’allocation des espaces telle que décrite ci‐dessus, ORECA se réserve le droit de modifier les termes et conditions pour le(s) événement(s) concernés. ORECA communiquera ces changements à temps avant chaque événement. 9.2 Emplacements commerçants et exposants Des espaces d’exposition et de merchandising pourront être demandés à ORECA, par écrit, au plus tard deux semaines avant chaque événement. Les tarifs de location suivants s’appliqueront à chaque événement du GT Tour. Jusqu'à 10 m2 Jusqu'à 20 m2 Supplément / m2 au‐delà Règlement Promoteur 2014 300 €
500 €
25 €
9.3 Emplacements des camions d’assistance Les constructeurs des véhicules GT3 utilisés durant les épreuves du Championnat et de la Coupe de France FFSA GT auront la possibilité de placer un camion d’assistance pour l’approvisionnement en pièces détachées sur le paddock. Le tarif de location d’un espace pour un camion d’assistance sera de 300 € H.T par épreuve. 9.4 Horaires d’accès et d’évacuation du paddock Les modalités d’accès et d’évacuation du paddock et aux box sont définies préalablement communiqués par ORECA et sont aux concurrents au minimum trois semaines avant le début du meeting. En aucun cas, un concurrent ne peut demander une quelconque dérogation directement au circuit sans en avoir informé préalablement ORECA. Les concurrents ont l’obligation de respecter le règlement intérieur du circuit. 10. Allocation des box L’attribution des box est à la discrétion du paddockman GT Tour. Les trois équipes les mieux placées au classement du Trophée Teams disposent d’un droit de préférence qu’ils pourront où non faire valoir auprès du paddockman GT Tour au moins deux semaines avant le début de l’épreuve, le premier étant priorité sur le second et le second sur le troisième. Pour la première course de la saison, le classement de la saison précédente sera pris en compte pour déterminer l’affectation des box. Les teams inscrits à la saison ont priorité sur l’allocation des box. Si sur n’importe quel lieu les conditions du site ne permettent pas l’allocation des garages telle que décrite ci‐dessus, ORECA se réserve le droit de modifier les termes et conditions pour le(s) événement(s) concernés. ORECA communiquera ces changements à temps avant chaque événement. Sauf autorisation expresse et exceptionnelle de la part d’ORECA, les teams ne sont pas autorisés à stationner des voitures autres que des GT dans les box. Il est interdit de réaliser des opérations réceptives dans les box. Les participants rendront les garages comme ils les auront trouvés avec tous les équipements, balais ou extincteurs inclus. 11. Restauration & catering Le déploiement de structures réceptives destinées à l’accueil d’invités est soumis à l’autorisation d’ORECA. La restauration à demeure pour ces invités devra obligatoirement être opérée par le traiteur officiel du GT Tour. Règlement Promoteur 2014 L’achat de repas à l’hospitality GT Tour est soumis à une commande préalable à confirmer 7 jours avant l’événement. Les concurrents devront, en amont du meeting, communiquer la quantité de repas souhaitée pour chaque service (du jeudi soir au dimanche midi). Un formulaire spécifique est à la disposition des concurrents dans les notes d’informations communiquées par le Promoteur. Une commande n’est prise en compte qu’une fois le paiement effectué (par chèque ou par virement). Le remboursement de toute prestation non‐utilisée est exclu. 12. Pénalités ORECA pourra infliger une amende ou appliquer une sanction en cas de contravention au présent règlement et à tout comportement inapproprié de la part d’un concurrent. Exemple de contravention Pénalité 9 Conduite dangereuse dans le paddock avec un engin motorisé Suppression du pass 9 Absence injustifiée d’un pilote à la séance d’autographe 500 € 9 Absence injustifiée d’un pilote à une conférence de presse 500 € 9 Stationnement volontaire d’une voiture particulière dans le paddock 1.000 € 9 Présence d’une publicité interdite sur la voiture ou sur l’équipement du pilote 5.000 € 13. Litige En cas de désaccord, les Parties soumettront leur différend à un médiateur désigné par ORECA. Règlement Promoteur 2014