COMPTABILITE Environnement CPTA Clôture d

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COMPTABILITE Environnement CPTA
Clôture d’exercice comptable
Comptabilité environnement CPTA
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amo
Clôture exercice
24/12/13
15/12/14
01/12/15
amo
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SOMMAIRE
1. PRINCIPE FONCTIONNEL .................................................................................................... 4
2. PERIODES COMPTABLES DU NOUVEL EXERCICE .................................................................. 4
3. CONTROLES ET TRAITEMENTS AVANT LA PREPARATION DE LA CLOTURE .............................. 4
3.1.
3.2.
3.3.
Vérifier la période comptable à clôturer et la date de fin d’exercice ................................................... 4
Paramètres pour les écritures d’à-nouveaux ...................................................................................... 5
Vérification des comptes autres que fournisseurs qui font l’objet d’un pointage ................................ 6
3.3.1.
3.3.2.
3.4.
Vérification des comptes de trésorerie ............................................................................................. 6
Vérification des comptes en Justificatif sur facture ........................................................................... 6
Vérification des traitements avant de clôturer décembre .................................................................... 6
4. OUVERTURE DU MENU FIN D’EXERCICE................................................................................ 7
4.1.
4.2.
4.3.
Suppression de l’environnement fin de l’exercice précédent .............................................................. 7
Préparation de l’environnement fin de l’exercice 2015 ....................................................................... 7
Mise à jour du 12 mois en 2016 .......................................................................................................... 7
5. PARTICULARITES FOURNISSEURS ....................................................................................... 8
5.1.
Paiement automatique par virement ................................................................................................... 8
5.1.1.
5.1.2.
5.2.
5.3.
Paiement des Factures de 2015 à échéance sur 2016 : .................................................................. 8
Factures de 2016 à échéance sur 2016 : Menu Gestion des Fournisseurs .................................... 8
Paiement manuel des fournisseurs pour les factures de 2015 ........................................................... 8
Justificatif du solde fournisseur non lettré au 31 décembre ................................................................ 9
6. TRAITEMENT DE LA FIN D’EXERCICE .................................................................................. 10
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
Point 21 Saisie des écritures d’achats, de dotations, d’OD.. ........................................................... 10
Point 51 Tirage clôture provisoire .................................................................................................... 10
Point 60 : TIRAGE DEFINITIF DE LA CLOTURE ............................................................................. 10
Point 61 : Récapitulatif des journaux annuels ................................................................................... 10
Point 62 : PREPARATION DES A NOUVEAUX ............................................................................... 10
Point 63 : VALIDATION DES A NOUVEAUX ................................................................................... 11
7. ECRITURE DE RESULTAT SUR LE NOUVEL EXERCICE .......................................................... 11
7.1.
7.2.
7.3.
Saisie de l’écriture de résultat sur le journal 001 .............................................................................. 11
Contrôle des journaux : Point 21 ....................................................................................................... 11
Fusion des pièces internes : Point 24 ............................................................................................... 11
8. SUIVI DES ECRITURES DE L’EXERCICE PRECEDENT............................................................. 11
8.1.
8.2.
Interrogations des écritures ............................................................................................................... 11
Rééditions des tirages comptables de l’exercice précédent ............................................................. 11
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1. PRINCIPE FONCTIONNEL
Le traitement de clôture de l’exercice permet de transférer les mouvements de l’exercice à clôturer sur
l’environnement de fin d’exercice. Ainsi, vous pourrez travailler sur les 2 exercices :


Pour l’exercice 2015 en utilisant le menu Fin d’exercice : saisie des écritures, clôtures provisoires
ème
jusqu’à la clôture définitive du « 13
mois » et la génération des à-nouveaux.
Pour l’exercice 2016 de façon classique et indépendante : Saisie d’écritures, arrêtés mensuels sur
les menus habituellement utilisés.
Le pointage des comptes en rapprochement bancaire ou en justificatif sur facture est unique : Sur les écrans
de pointage, les écritures non pointées de l’exercice précédent apparaissent avec le code 13
Pour le pointage des comptes fournisseurs, voir le paragraphe Particularités fournisseurs
2. PERIODES COMPTABLES DU NOUVEL EXERCICE
Afin de pourvoir saisir des écritures sur 2016 avant de clôturer le mois de Décembre 2015, il faut modifier les
mois des périodes :
Menu général 3 Gestion comptable 1 Paramètres Comptables
8 Périodes Comptables
Ouvrir le nouvel exercice sur les 11 mois de 2016
Le 12ème mois doit être IMPERATIVEMENT 1215. Lors du lancement du point Préparation de la
clôture, le système regarde ce 12ème mois.
3. CONTROLES ET TRAITEMENTS AVANT LA PREPARATION DE LA CLOTURE
Le tirage de la comptabilité du mois de décembre doit être effectué avant d’ouvrir le menu Fin d’exercice.
Pour les établissements qui ne font pas d’arrêté mensuel mais annuel, il faut lancer le point de Tirages
comptables pour « comptabiliser » toutes les écritures de l’année.
Les mois non arrêtés s’affichent sur l’écran Contrôle des journaux (point 21 du menu Comptabilité
journalière)
3.1.
Vérifier la période comptable à clôturer et la date de fin d’exercice
Menu général -1 Paramètres Etablissement - 70 Gestion des dates de traitements comptables
er
Date début période comptable :
1 jour du mois à clôturer
Date fin de période comptable :
31/12/2015
Date fin “d’exercice” :
31/12/2015
« A-nouveaux traités N-1 » = 1
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3.2.
Paramètres pour les écritures d’à-nouveaux
Menu général 1 Paramètres Etablissement 4 Gestion des paramètres comptables de l’établissement
Chapitre Comptabilité/ Rubrique « Fin d’exercice »

Compte d'attente de résultat : Ce compte sera utilisé pour équilibrer le jnal 005 A-nvx provisoires

Mode de génération des à nouveaux fournisseurs
1 = pour obtenir les à-nouveaux détaillés par écriture non lettrée (réponse conseillée).
0 = si vous ne gérez pas la comptabilité auxiliaire fournisseurs sur cet environnement CPTA

A-nouveaux provisoires
Lors de la préparation clôture, il est possible de générer sur le nouvel exercice des à nouveaux
provisoires pour les comptes de bilan et fournisseurs en global sur le journal 005.
Ceci permet de faire des situations sur le nouvel exercice en tenant compte des soldes des
comptes de bilan au 31/12/2015 sans attendre les à-nouveaux définitifs.
Ils seront contre-passés automatiquement lors du traitement de la validation des à nouveaux.
0 = pas de génération
1 = génération des à-nouveaux provisoires Dans ce cas, vérifiez que le journal 005 existe :
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3.3.
Vérification des comptes autres que fournisseurs qui font l’objet d’un pointage
Ce paragraphe a pour but de vérifier que les comptes paramétrés font bien l’objet d’un pointage.
Les à-nouveaux sont générés en détail par écriture non pointée pour les comptes qui font l’objet d’un
pointage Rapprochement bancaire ou Justificatif sur facture.
3.3.1.
Vérification des comptes de trésorerie
Menu général 3 Gestion comptable 2 Comptabilité journalière 1 Saisie des comptes
Positionnement : indiquer 51200000
Option 2, modifier sur les comptes bancaires
Rapprochement bancaire :
1 = pointage des écritures ;
3.3.2.
0 pas de pointage informatique
Vérification des comptes en Justificatif sur facture
Menu général 3 Gestion comptable 2 Comptabilité journalière 72 Edition Justificatif sur facture
Option 1 sur la ligne Choix des comptes à éditer : Vérifier que les comptes affichés font bien l’objet d’un
pointage.
Si un compte ne fait pas l'objet d'un pointage :
- Mise à jour des écritures
Menu Comptabilité journalière 71 Pointage manuel justificatif sur facture F17.Màj des écritures
Indiquer le n° de compte et « 1 » dans la zone « Justificatif sur facture » + Entrée
Modifier toutes les lignes affichées et indiquer « 0 » dans la zone « Justificatif facture ».
-
3.4.
Mise à jour des comptes : Menu Comptabilité journalière 1 Saisie des comptes
Indiquer 0 dans la zone Justificatif sur facture
Vérification des traitements avant de clôturer décembre

Si vous utilisez le point Reproduction des écritures : Reproduire les écritures du dernier mois de
l’exercice sur le 1er mois de l’exercice suivant.

Vérifier que le type d’écritures suivantes ont bien été transférées en comptabilité : OD de paie ;
Liquidations des factures d’achats de 2015 faites à partir de GEFI ; Ecritures interfacées d’autres
logiciels : Clinicom ou autre
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4.
OUVERTURE DU MENU FIN D’EXERCICE
L’ouverture du menu Fin d’exercice (ou 13ème comptabilité) doit être effectuée IMPERATIVEMENT aussitôt
après le tirage comptable du mois de décembre.
4.1.
Suppression de l’environnement fin de l’exercice précédent
Menu général 1 Paramètres établissement 71 : Affichage des environnements présents sur disque
Si l’environnement F de Fin d’exercice est présent, pour le supprimer :
3 Gestion comptable 89 Fin d’exercice 64 Suppression environnement de fin d'exercice
4.2.
Préparation de l’environnement fin de l’exercice 2015
Menu général 3 Gestion comptable 89 Fin d’exercice 11 Préparation clôture de l’exercice
Ce point permet de créer l’environnement PICPTAxxxF dans lequel sont transférés tous les mouvements de
l’exercice à clôturer : Blocage du service Comptabilité durant la totalité du traitement.
Voulez-vous renuméroter les folios : Le compteur des folios automatiques et manuels doit être remis à zéro
pour le nouvel exercice.
O (oui) : réponse préconisée
N (non) : la renumérotation des folios sera lancée indépendamment. Il faudra la lancer après la
préparation de la clôture par le point suivant : Menu général de la comptabilité : F17 Affichage tous menus
Attention : personne ne doit travailler sur la comptabilité.
olume ERF--- (--- code client)
4.3.
Mise à jour du 12 mois en 2016
Menu général 3 Gestion comptable 1 Paramètres Comptables
8 Périodes Comptables
Mettre à jour le 12ème mois : 1216
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5.
PARTICULARITES FOURNISSEURS
5.1.
Paiement automatique par virement
Il faudra distinguer le paiement des factures 2015 et le paiement des factures de 2016.
On ne pourra pas cumuler sur un seul virement le paiement des factures de 2 exercices différents.
Le point Transfert des virements prend en compte la dernière Confirmation du paiement lancée.
Il faudra donc procéder ainsi :
5.1.1.

Paiement des Factures de 2015 à échéance sur 2016 :
A partir du menu Fin d’exercice :
Gestion de l'échéancier : points 30, 31 et 32
Préparation du Paiement automatique : point 33 : lors de la saisie de la date des écritures de banque, si
vous avez le message « incompatibilité exercice » faire F8
Confirmation du paiement : point 34. Les écritures seront générées sur le nouvel exercice.

A partir du menu Gestion des fournisseurs : pt 36 Transfert du virement SEPA
Lors du traitement comptable de fin de journée, édité sur la « Comptabilité journalière » et sur la « Fin
d’exercice », édition de la liste des « anomalies pointage fournisseurs ».Ces anomalies sont “normales” et
seront automatiquement régularisées après la validation des à nouveaux.
5.1.2.
Factures de 2016 à échéance sur 2016 : Menu Gestion des Fournisseurs
Points 31 et 32 : Préparation et Confirmation paiements fournisseurs.
Point 36 Transfert du virement SEPA
5.2.
Paiement manuel des fournisseurs pour les factures de 2015
L’écriture sera saisie en 2016
Le compte fournisseur ne pourra être lettré qu’après la génération des à-nouveaux.
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5.3.
Justificatif du solde fournisseur non lettré au 31 décembre
3 Gestion comptable 89: Fin d’exercice 74 Justificatif du solde fournisseur par date d’échéance
Grand-livre fournisseurs des écritures non lettrées trié par date d’échéance :
- Du Au Fournisseur : rien = tous les fournisseurs. Sinon indiquer le code du fournisseur voulu
- Date d’analyse :
0 au tirage de décembre avant ouverture de la 13ème ou après clôture définitive de la 13ème
1 à la date du jour : avant tirage définitif de la 13ème : à utiliser dans le cas où des écritures
fournisseurs ont été saisies sur le menu fin d’exercice
- Type édition : Indiquer 1 pour choisir l’édition voulue
- Détail des factures : pour chaque fournisseur, détail des factures non réglées. Si des factures de 2015 ont
été réglées en 2016, elles apparaissent sur l’état avec le n° de pièce alimenté.
Si des pointages sont à effectuer sur 2015 - Point 30 : Pointage des écritures.
- Cumul des factures : pour chaque échéance, total par fournisseur, sans détail de facture
- Global par date d’échéance : pour chaque échéance total du dû fournisseurs sans aucun détail
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6.
TRAITEMENT DE LA FIN D’EXERCICE
Menu Général 3 Gestion comptable 89 Fin d’exercice
6.1.
Point 21
Saisie des écritures d’achats, de dotations, d’OD..
6.2.
Point 51
Tirage clôture provisoire
Une écriture doit exister sur 2015 (menu Comptabilité journalière)
Une écriture doit exister sur cet environnement de fin d’exercice 2015. Si « aucune écriture », il faut alors
saisir une écriture sur un journal d’OD en utilisant un compte d’attente en débit et crédit pour 1,00 €
Ecran Choix type de comptes : concerne l’édition facultative du grand livre
Colonne Edition :
blanc = pas d’édition 1 = édition du grand livre pour ce type de comptes
Colonne Historique : si vous avez mis 1 à Edition : Blanc = détail des écritures saisies en 13ème
1 = détail des écritures pour tout l’exercice
On peut relancer ce tirage autant de fois que nécessaire tout en traitant par ailleurs les tirages mensuels du
nouvel exercice.
6.3.
Point 60 : TIRAGE DEFINITIF DE LA CLOTURE
Auparavant, lancer le point 41 du menu Tirages comptables pour supprimer la bibliothèque PICPTA---C du
dernier tirage comptable du nouvel exercice effectué.
L'édition du Grand Livre en historique est automatique.
Sauvegardes effectuées pendant le tirage clôture définitif :
La sauvegarde de PICPTAxxxC (marque EOM) : tirage du mois 1513
La sauvegarde de PICPTAxxxF ; (marque EOF). Elle permettra de restaurer les données d’une
année en vue de traitements de réédition
6.4.
Point 61 : Récapitulatif des journaux annuels
Ce point est facultatif. Il permet d'éditer soit :
- les journaux annuels (édition de tous les journaux mouvementés sur l'exercice comptable),
- le récapitulatif des journaux annuels (totaux des journaux de l'exercice comptable).
6.5.
Point 62 : PREPARATION DES A NOUVEAUX
Edition des écritures d'à nouveaux des comptes de bilan, fournisseurs
Le journal 001 est déséquilibré : Ce montant doit être contrôlé et rapproché du résultat issu de la balance de
clôture.
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Point 63 : VALIDATION DES A NOUVEAUX
Personne ne doit pas travailler en comptabilité
Suppression de la 13ème comptabilité :
0 = réponse préconisée. Il sera ainsi possible de rééditer les états de 2015.
1 = suppression
Génération sur 2016 des écritures listées lors de la préparation des à nouveaux (elles ne sont pas
rééditées).
7.
ECRITURE DE RESULTAT SUR LE NOUVEL EXERCICE
Menu général 3 Gestion comptable 2 Comptabilité journalière
7.1.
Saisie de l’écriture de résultat sur le journal 001
La date des écritures doit être comprise dans la période comptable affichée en haut de l’écran
Contrepartie = 0 et Equilibre = 0
Saisir la ligne du compte de résultat 12---F23 pour confirmer
7.2.
Contrôle des journaux : Point 21
Le journal 001 doit être équilibré tous mois confondus : total général
7.3.
Fusion des pièces internes : Point 24
Option 3, choisir cible en face du n° de pièce des écritures d’à-nouveaux (n° de pièce le + petit).
Option 1, choisir source en face de l’écriture de résultat.
Entrée et F23 pour confirmer.
8.
SUIVI DES ECRITURES DE L’EXERCICE PRECEDENT
8.1.
Interrogations des écritures
Menu Comptabilité journalière Point 28 : Interrogation des écritures : par journal, critères …
Point 29 : Interrogation d’un compte
8.2.
Rééditions des tirages comptables de l’exercice précédent
Menu Fin d’exercice – 71, Réédition des états comptables
Condition : la PICPTAxxxF doit être présente sur le disque (suppression non demandée lors de la validation
des à-nouveaux)
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