guide d`accès et d`utilisation des applications informatiques

GUIDE D’ACCÈS ET D’UTILISATION DES
APPLICATIONS INFORMATIQUES DU CHUM
POUR LES MÉDECINS
La confidentialité des données cliniques, c’est l’affaire de tous!
CHUM
DRH ─ Équipe de formation Oacis
Juin 2012
TABLE DES MATIÈRES
1.
OACIS ...........................................................................................................................................1
1.1. Utiliser Oacis au CHUM et à distance .............................................................................................. 1
1.1.1. Où trouver Oacis au CHUM ? ................................................................................................ 1
1.1.2. Oacis à distance pour les médecins et les résidents............................................................. 1
1.1.3. Une session Oacis à la fois, pas plus ..................................................................................... 1
2.
AUTHENTIFICATION UNIQUE / BIOMÉTRIE ....................................................................................1
3.
ACCÈS À INTERNET ........................................................................................................................1
4.
DICTÉE CENTRALE .........................................................................................................................2
4.1 Faire une demande d’accès au système en écoute ........................................................................ 2
4.2 Écouter une dictée .......................................................................................................................... 2
4.2.1 Étapes pour faire l’écoute des dictées en radiologie et médecine nucléaire....................... 2
4.2.2 Commandes téléphoniques possibles en cours d’écoute de dictée radiologique et de
médecine nucléaire............................................................................................................... 2
4.3 Faire une demande d’accès au système en dictée : ajout du profil de dicteur .............................. 3
4.4 Faire une dictée ............................................................................................................................... 3
4.4.1 Étapes pour effectuer la dictée par téléphone version 7.3 .................................................. 3
4.4.2 Commandes téléphoniques possibles en cours de dictée .................................................... 3
4.4.3 Procédure de dictée par micro connecté sur ordinateur ..................................................... 3
4.4.4 Commandes possibles en cours de dictée ............................................................................ 4
5.
ACCÈS AU PACS – Agfa Web 1000 / IMPAX ....................................................................................4
5.1 Remise des accès ............................................................................................................................. 4
5.2 Ouverture du pacs – agfa web 1000/ impax et changement du mot de passe temporaire ........... 4
5.3 Utilisation : pacs – web 1000/ impax .............................................................................................. 5
6.
SIURGE (système d’information de l’urgence) ................................................................................5
7.
LOTUS NOTES (messagerie du CHUM)............................................................................................5
8.
BESOIN D’AIDE ? ...........................................................................................................................5
8.1 soutien - numéros de téléphone ..................................................................................................... 5
8.2 Coordonnées des centres de documentation du chum : ................................................................ 5
CHUM, Équipe de formation Oacis, Juin 2012
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Guide d’accès et d’utilisation des applications informatiques du CHUM pour les médecins
1.
OACIS
Pour toute information concernant Oacis, le dossier clinique informatisé du CHUM, consulter le site de
formation Oacis au www.chumontreal.com/oacis section Médecin afin de prendre connaissance des
nouveautés.
Une formation est obligatoire pour obtenir un accès à Oacis.
1.1. UTILISER OACIS AU CHUM ET À DISTANCE
1.1.1. Où trouver Oacis au CHUM ?
Vous retrouvez l’application Oacis, si elle n’est pas déjà ouverte, dans le dossier
CHUM applications sur le bureau de l’ordinateur.
1.1.2. Oacis à distance pour les médecins et les résidents
Il est possible d’obtenir un accès à distance (hors CHUM) à Oacis et au PACS- Agfa Web 1000 en
communiquant avec l’équipe de formation Oacis au 26166, option 2 ou 3. Il est aussi possible de faire
une demande écrite à l’adresse courriel [email protected]
1.1.3. Une session Oacis à la fois, pas plus
Notez qu’il est impossible d’ouvrir plus d’une session Oacis à la fois. Vous devez donc vous assurer de
fermer votre session en appuyant sur la touche F3 lorsque vous avez terminé. Seulement s’il n’y a pas
d’authentification unique sur votre poste, utilisez l’icône x rouge dans la barre d’outils d’Oacis pour
fermer la session.
2.
AUTHENTIFICATION UNIQUE / BIOMÉTRIE
Pour toute information concernant l’authentification unique (AU) et la biométrie (systèmes permettant
de déverrouiller les ordinateurs du CHUM), consulter le site de formation Oacis au
www.chumontreal.com/oacis
L’inscription à l’AU est obligatoire et requise pour avoir accès à Internet.
3.
ACCÈS À INTERNET
Sur les postes informatiques du CHUM, l’accès à Internet est restreint. L’inscription à l’authentification
unique / biométrie assure un accès non restreint à Internet pour les médecins.
Internet est accessible à partir de l’icône Explorer sur le bureau ou dans le répertoire CHUM
Applications.
Le portail intranet du CHUM est accessible à tous.
CHUM, Équipe de formation Oacis, Juin 2012
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Guide d’accès et d’utilisation des applications informatiques du CHUM pour les médecins
4.
DICTÉE CENTRALE
4.1
FAIRE UNE DEMANDE D’ACCÈS AU SYSTÈME EN ÉCOUTE
Cette application vous permet d’écouter les dictées de radiologie et de médecine nucléaire de vos
patients par téléphone. Pour y avoir accès, vous devez faire une demande au 25425. Si vous êtes
radiologiste, vos codes d’accès vous seront remis à votre arrivée.
Il est à noter que les externes n’ont pas accès au système de dictée du CHUM.
4.2
ÉCOUTER UNE DICTÉE
4.2.1
Étapes pour faire l’écoute des dictées en radiologie et médecine nucléaire
Étape 1.
Étape 2.
Étape 3.
Étape 4.
Étape 5.
4.2.2
Composez le numéro de téléphone 8012. Si vous êtes à l’extérieur du CHUM, vous devez
composer le numéro : 514-890-8012
Entrez votre code d’utilisateur suivi du #
Entrez votre mot de passe suivi du #
Entrez votre numéro de requête radiologique (Ex. : 2006123456) suivi du #. Vous passerez
alors automatiquement en mode écoute.
N.B. Il se peut qu’un même numéro de requête existe en radiologie et en médecine
nucléaire. Si la première dictée écoutée ne correspond pas à celle recherchée, appuyez sur le
8 pour écouter la dictée suivante.
Entrez les différentes commandes vous permettant de naviguer dans le système.
Commandes téléphoniques possibles en cours d’écoute de dictée radiologique et de
médecine nucléaire
# .......... Description de la commande
1 .......... Faire une pause lors de la réécoute en cours
2 .......... Faire l’écoute de la dictée
3 .......... Reculer de 3 secondes et reprendre automatiquement l’écoute
4 .......... Avancer de façon continue (pour reprendre l’écoute, faites le 2)
44 ........ Aller à la fin de la dictée
5 .......... Raccrocher et quitter la session de travail
7 .......... Reculer de façon continue (pour reprendre l’écoute, faites le 2)
77 ........ Retourner au début de la dictée
8 .......... Passer à une autre dictée dans la liste de dictées
*8 ........ Rechercher une nouvelle dictée sans compléter la liste de dictées
CHUM, Équipe de formation Oacis, Juin 2012
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4.3
FAIRE UNE DEMANDE D’ACCÈS AU SYSTÈME EN DICTÉE : AJOUT DU PROFIL DE
DICTEUR
Il est aussi possible d’avoir un profil afin de pouvoir dicter des résumés de dossier, des protocoles
opératoires ou d’autres types de document clinique à être transcrit.
Si vous êtes radiologiste, la modification de votre profil d’accès doit être autorisée par les personnes
suivantes au Service de radiologie :
HÔPITAL
Hôtel-Dieu
Notre-Dame
Saint-Luc
COORDONNATEURS PACS
M. Martin Gravel
M. François Hamel
M. Martin Lefebvre
Tél.: 514-890-8000
Poste 14373
Poste 23794
Poste 36587
Pour les autres médecins, téléphoner au soutien informatique au 25425.
4.4
FAIRE UNE DICTÉE
4.4.1
Étapes pour effectuer la dictée par téléphone version 7.3
Étape 1.
Composez le numéro de téléphone 8012.
Pour accéder à la dictée centrale à l’extérieur du CHUM, composez le numéro: 514-890-8012.
Entrez votre code d’utilisateur suivi du #.
Entrez votre mot de passe suivi du #.
Entrez le numéro de l’hôpital (si requis)
(1= Hôtel-Dieu, 2= Notre-Dame, 3= Saint-Luc)
Étape 5. Introduisez votre type de travail suivi du #.
Étape 6. Entrez le numéro de dossier médical du patient suivi du # (ex. 123456#).
Étape 7. Faites le 2 pour commencer votre dictée.
Étape 8 Toujours vous nommer.
Mentionnez le nom et le numéro de dossier du patient du cas que vous dictez.
Étape 9. Entrez le chiffre 5 pour sortir du système Dictaphone.
Étape 10. Entrez le chiffre 8 pour faire un nouveau rapport.
Ou entrez le chiffre 5 pour sortir du système Dictaphone.
Étape 2.
Étape 3.
Étape 4.
4.4.2
Commandes téléphoniques possibles en cours de dictée
# .......... Description
1 .......... Faire une pause lors de la réécoute en cours.
2 .......... Faire l’enregistrement / Pause en cours de dictée.
3 .......... Reculer de 3 secondes et reprendre automatiquement l’écoute.
4 .......... Avancer rapidement.
44 ....... Aller à la fin de la dictée.
5 .......... Raccrocher et quitter la session de travail.
6 .......... Spécifier une priorité élevée.
7 .......... Reculer de façon continue.
77 ....... Retourner au début de la dictée.
8 .......... Terminer l’enregistrement d’une dictée.
0 .......... Écouter l’aide en ligne sur les commandes possibles.
4.4.3
Procédure de dictée par micro connecté sur ordinateur
Étape 1.
Étape 2
Étape 3.
Démarrez l’application (avec la souris cliquez 2 fois sur l’icône Boomerang)
Une fenêtre s’affichera, dans le champ « user ID » inscrivez votre code p
Puis cliquez sur le bouton « OK » ou faites « enter »
CHUM, Équipe de formation Oacis, Juin 2012
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Guide d’accès et d’utilisation des applications informatiques du CHUM pour les médecins
Étape 4.
Étape 5.
Étape 6
Étape 7.
Étape 8.
Étape 9.
4.4.4
Une autre fenêtre s’affichera. Positionnez-vous dans le champ « Dossier»
ou «Requête», utilisez le clavier du PC et entrez l’information requise
Selon la configuration type par département, confirmez le Type de travail, le site, etc. (si le
système vous le permet)
Commencez la dictée : Utilisez le micro en suivant les options identifiées sur le micro lorsque vous appuyez sur le bouton « dictate » le système enregistre; si vous relâchez le
bouton, l’enregistrement arrête.
- Toujours vous nommer
- Mentionnez le nom et le numéro de dossier patient du cas que vous dictez
Terminez la dictée en utilisant un des 4 petits boutons triangulaires du micro pour acheminer
la dictée
Faites une autre dictée (retourner à l’étape 4) ou terminez : toujours fermer l’application
avant de quitter (cliquez sur le X dans le coin supérieur droit de la fenêtre « voice boomerang
entreprise recorder»)
Commandes possibles en cours de dictée
FONCTIONS DU MICRO :
Dictate ....... Dicter
FF ............... Avancer rapidement
Stop/Play ... Arrêter/Écouter
REW ........... Reculer
1 ................ Début de la dictée
2 ................ Fin de la dictée
3 ................ Envoyer dictée en priorité normale
4 ................ Envoyer dictée en priorité urgente
5.
ACCÈS AU PACS – Agfa Web 1000 / IMPAX
L’application Oacis donne accès aux rapports écrits des examens en imagerie et aux images récentes
(derniers 6 mois) à partir du visualiseur de l’application PACS. Si ce visualiseur se révèle insuffisant,
utiliser l’accès direct à l’application PACS – Agfa Web 1000 / IMPAX, qui permet la visualisation de tous
les examens d’imagerie. L’application PACS est le système d’archivage des images en radiologie.
5.1
REMISE DES ACCÈS
Pour obtenir les accès pour l’application PACS – Agfa Web 1000 / IMPAX, contacter le soutien
informatique au 514 890-8000 poste 25425.
5.2
OUVERTURE DU PACS – AGFA WEB 1000/ IMPAX ET CHANGEMENT DU MOT DE
PASSE TEMPORAIRE
Cliquer sur le lien suivant PACS- Agfa WEB 1000/ IMPAX ou à partir du lien rapide de la section
Applications sur le portail intranet du CHUM.
Cliquer sur le bouton « Option … » dans la page d’accueil, puis sur « Changer votre mot de passe ».
Inscrire le Id et le mot de passe temporaire et choisir un nouveau mot de passe.
CHUM, Équipe de formation Oacis, Juin 2012
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Guide d’accès et d’utilisation des applications informatiques du CHUM pour les médecins
5.3
UTILISATION : PACS – WEB 1000/ IMPAX
Une formation de base sur l’utilisation et la recherche de données du PACS- Web 1000/ IMPAX est
disponible sur le portail intranet du CHUM à partir du lien:
Vous êtes ici >Accueil >DE>Accueil des résidents – Guide administratif.
6.
SIURGE (système d’information de l’urgence)
Pour obtenir un accès aux systèmes d’information des urgences, veuillez téléphoner au soutien
informatique au poste téléphonique 24525.
Il est possible d’utiliser Oacis pour connaître le nom des patients en attente de consultation à l’urgence,
en sélectionnant la liste des consultations à l’urgence, le site et la spécialité.
7.
LOTUS NOTES (messagerie du CHUM)
Pour obtenir un compte de courriel Lotus notes au CHUM, veuillez appeler au soutien informatique au
poste téléphonique 24525.
8.
BESOIN D’AIDE ?
8.1
SOUTIEN - NUMÉROS DE TÉLÉPHONE
Application
Problème de mot de passe ou
technique
Besoin d’un accès ou d’information
26166 option 3
Adresse courriel :
[email protected]
OACIS
26166 option 1
Adresse courriel :
[email protected]
[email protected]
PACS - Agfa Web 1000 / IMPAX
AUTHENTIFICATION UNIQUE BIOMÉTRIE
25425
DICTÉE CENTRALE
25425
SIURGE
Lotus notes
8.2
COORDONNÉES DES CENTRES DE DOCUMENTATION DU CHUM :
Accès à des postes informatiques
Hôpital
Bibliothèque de l’HD
Emplacement
Pav. Olier, 4e étage
porte 2-428
Téléphone
Heures
Poste 14355
7 h à 17 h
Bibliothèque de l’HND
Pav. Lachapelle, 1er étage
porte D-1088
Poste 26862
8 h à 17 h
Bibliothèque de l’HSL
Pav. Principal, 1er étage
porte 1303
Poste 35867
8 h à 17 h
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