« La gestion de flotte est toujours en mouvement »

FLEET-OWNER
ETIENNE VERHELST, BELGACOM
« La gestion de flotte est
toujours en mouvement »
Fin octobre 2010, Etienne Verhelst de Belgacom a été couronné Fleet-owner of the Year
2010. La politique de Belgacom est la preuve concrète que la gestion d’une grande flotte
n’est pas forcément une tâche pesante. En l’occurrence, elle porte sur des milliers de
voitures et d’utilitaires. Et contrairement à son service qui se contracte, la flotte grossit. Avec
l’arrivée d’un certain nombre de filiales il y a quelques années, le nombre de véhicules de
société a doublé. Ceci n’empêche pas Belgacom de développer une politique de flotte
moderne qui tient totalement compte des dernières nouveautés. Histoire d’un vainqueur.
Etienne Verhelst : « L’automatisation est
cruciale dans notre approche. »
LA FLOTTE EN BREF
I
ntégration, mais alors dans les limites
du réalisable. En bref, voilà le défi
auquel Etienne Verhelst a été confronté
au fil des années. « On ne peut pas dissocier la manière dont nous avons appliqué notre gestion de flotte de l’évolution de notre entreprise », remarque-t-il,
philosophe. « Certaines entités juridiques
séparées n’existent plus aujourd’hui. Elles
ont été intégrées dans Belgacom, et il en
va de même pour leur personnel et leur
flotte. Pensez à Proximus, Telindus ou
encore Skynet. Doucement, cette intégration s’achève. Nous avons toujours
essayé d’harmoniser les car policies existantes, ce qui n’a pas toujours été facile.
Vous avez évidemment les droits acquis
des collaborateurs auxquels on ne peut
pas toucher. Mais le déroulement pratique, qui va de pair avec de nombreuses
négociations entre les syndicats et notre
division RH, est aussi, par définition, un
travail de longue haleine. Après cette
vague d’intégration, il reste encore
quelques entités séparées, Scarlet et
BICS par exemple pour ne citer que
celles-là. Dans ces cas, nous essayons,
autant que possible, d’adapter la car
policy en fonction de la norme
Belgacom. »
Budget
« Compte tenu de l’ampleur de notre parc et de notre car policy, la flotte est assez hétérogène. En ce qui concerne les voitures de société, on y trouve principalement des Volvo V50,
Ford Focus, Citroën C4 Grand Picasso, Audi A6 et A4, Mercedes Classe C et E, BMW
séries 3 et 5. Egalement des Opel Insignia, Ford Galaxy, S-Max, C-Max et Mondeo, ainsi
que différents modèles Peugeot et Renault. Et pour vous donner une idée du segment des
utilitaires : La Citroën C3 est la dernière acquisition pour quelque 300 petites voitures.
Notons aussi 1.750 petites camionnettes Citroën Berlingo, un millier de camionnettes
moyennes et grandes Peugeot Boxer, Ford Transit et Mercedes Sprinter, une centaine de
poids lourds Renault, Mercedes et Scania ainsi que des remorques, mini-pelleteuses, et
générateurs mobiles. »
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Etienne Verhelst peut exploiter le titre de
Fleet-owner of the Year pendant un an. Il
reste personnellement très serein par
rapport à cela. « Un bon gestionnaire de
flotte doit être convaincu que la fleet
policy est par définition quelque chose
d’évolutif », explique-t-il avec sagesse.
« Vous opérez des choix, travaillez ensuite
dans ce sens et modifiez le cap si nécessaire. Il est important que notre car policy,
dont les principes sont déterminés par
CAPITAINE DE L’ÉQUIPE
notre service RH, soit orientée budget. La
possibilité existe aussi de dépasser le
budget avec une contribution personnelle. Par ailleurs, on peut effectuer un
choix dans une liste préétablie de quelque
80 véhicules. Cette liste comprend des
modèles de toutes les marques populaires et il est possible, par catégorie de
budget, de choisir entre une berline, un
break ou un monovolume. Il est aussi
possible de choisir en dehors de cette
liste. Les SUV, véhicules de sport, cabriolets et les couleurs extravagantes sont
toutefois exclus. Les véhicules doivent
posséder 4 ou 5 portes et quelques équipements sont obligatoires, comme un
car kit Bluetooth. Le nombre de key dealers est limité. Les émissions de CO2
maximales sont plafonnées à 170 g/km.
On ne roule qu’avec des voitures au diesel ou hybrides. En cas d’accident ou de
faute, la franchise est comptée. Celle-ci
augmente lorsque plusieurs accidents
interviennent dans une période de
12 mois. En cas de comportement répréhensible (e.a. conduite en état d’ivresse
et/ou non respect du principe du bon
père de famille), il est possible de répercuter les coûts. » L’homme a visiblement
le sens de la synthèse…
Utilitaire et voiture
de société
« La complexité de la gestion de flotte se
manifeste aussi sur un autre plan », pour-
suit-il. « Une voiture n’est pas un utilitaire. Dans la pratique, on constate que
ces véhicules utilitaires possèdent souvent un équipement très complexe.
Exprimé en chiffres, cet équipement avoisine souvent la valeur du véhicule luimême. Etre fleet-owner dans ce segment
de flotte est tout à fait différent qu’être
chargé du segment des voitures (rires).
Le groupe Belgacom n’était plus propriétaire des véhicules depuis des années.
Depuis une importante opération de sale
and lease back il y a une dizaine d’années, telle fut la nouvelle réalité de l’entreprise, mais depuis peu nous procédons à nouveau, pour les utilitaires, à
l’achat avec buy back si ceci s’avère plus
avantageux financièrement. La manière
dont nous concoctons les contrats de
leasing dépend du type de véhicule. Pour
les voitures, nous collaborons aujourd’hui avec 3 sociétés de leasing. A
chaque offre, nous leur donnons la possibilité de participer. Celui qui propose les
meilleures conditions empoche le contrat.
Il faut dire que nos contrats de leasing
sont en fait assez limités. Ils ne comprennent que le financement, l’entretien et
les réparations sur le plan mécanique.
Pour tout le reste – carrosserie, assurance, pneus, etc. – nous appliquons des
règles distinctes. Un élément important à
ce niveau, c’est que Belgacom est son
propre assureur. Pour les utilitaires, l’approche est un peu plus complexe. En
fonction des besoins précis, nous contactons un constructeur qui sélectionne alors
lui-même le partenaire leasing qui
convient le mieux. La pratique nous a
appris que ce partenaire est souvent le
captif du constructeur lui-même. Ce qui
n’est pas étonnant en soi. Avec de telles
commandes, vous vous écartez en effet
de ce qui est courant. Souvent, il s’agit de
véhicules qui ont besoin d’un aménagement très spécifique. »
Automatisation
« L’automatisation occupe une place
centrale dans notre approche », poursuit Etienne Verhelst. « Nous disposons
d’une solution propre pour mener à bien
notre politique de flotte. Elle est couplée
au système SAP du service RH, notamment pour le Payroll et les contributions
CO2, mais aussi aux services de la DIV et
du fournisseur de carburant. Ce package est également relié à un outil de
reporting et nous utilisons en outre un
système d’archivage. Le paquet
d’informations que nous tirons d’une telle
intégration a dès lors une valeur inestimable. »
Boni / pénalty
« Nous sommes – et c’est une fierté – une
des premières entreprises belges à avoir
introduit il y a 3 ans un système de
boni/pénalty pour véhicules de société
sur base des émissions de CO2 »,
Fleet&business I 182 I DÉCEMBRE 2010 - JANVIER 2011 I
Etienne Verhelst ne redoute pas un
certain travail de pionnier. Comme le
prouvent le budget mobilité et le
système boni/pénalty sur base des
émissions de CO2.
Gérer une flotte - Etienne Verhelst ne manque pas de le souligner - ne se fait pas seul. C’est le
travail d’une équipe. Et comme toute équipe, celle de Belgacom a un capitaine qui répond au
titre de ‘Director Fleet & Business Services’. Ce fleet-owner roule lui-même en Mercedes
classe E et est très intéressé par les véhicules hybrides et électriques. Ses hobbies ? Les
voyages et l’aviation. Juste après son élection en tant que Fleet-owner of the Year, il est
d’ailleurs parti pour une semaine de vacances aux USA. Même si, comme il l’a dit voici deux
ans, les pays plus nordiques comme l’Islande sont tout à fait captivants. Ses boissons favorites ? La Leffe ou un verre de vin. Tout cela est amusant à savoir, mais la question qui nous
titille est la suivante : comment ce capitaine donne-t-il corps à la stratégie de son équipe. «
Les grandes règles relatives à la car policy, notamment les budgets et les attributions de budget selon la fonction, sont établies par les RH. Les détails, comme les processus, sont du ressort de la division Fleet. Les directives générales en lien avec le respect de l’environnement
sont établies par le département CSR, mais les éléments concrets sur le plan de la politique de
véhicules sont réglés par la division Fleet. Fleet est aussi à la source d’initiatives dans le
domaine des carburants alternatifs. En ce qui concerne la sécurité, nous suivons les directives
des collègues du CPP (Corporate Prevention and Protection). Les budgets sont établis par
Fleet en fonction des besoins et programmes de remplacement. Ils sont validés et attribués
par le département Finance et suivis en étroite collaboration. Négocier les contrats et l’attribution aux fournisseurs s’effectuent en étroite collaboration et avec le soutien du service Achat.
Les décisions buy/lease sont prises par l’Achat et Fleet sur conseil des spécialistes de la trésorerie du département Finance. »
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FLEET-OWNER
ETIENNE VERHELST, BELGACOM
explique Etienne Verhelst. Ce système
B/P porte en lui un avantage énorme. Au
cours des années passées, les budgets
voitures ont à peine changé. Pourtant, les
coûts ont augmenté sans discontinuer.
Grâce à cette approche, nous avons
réussi à continuer à proposer des véhicules de grande qualité. »
« Dans ces circonstances, notre service
RH a également élaboré un plan de mobi-
lité », poursuit Etienne Verhelst. « Le point
de départ est que le Total Cost of
Ownership d’une voiture de société soit
identifié. Le terme TCO est clair. Tout y
est repris, y compris les places de parking
exigées et qui représente vite 900 euros
par an. Si les employés optent pour le
transport public, nous calculons l’épargne
réalisée ainsi en carburant tout comme le
montant de la place de parking économi-
« Il est important que notre car policy pour voitures de société, dont les principes sont
déterminés par notre service RH, soit orientée budget », explique Etienne Verhelst.
PARTNERS OM OP TE REKENEN
• « Nous concluons des accords avec les importateurs sur les prix, les remises et les délais
de livraison. »
• « Les key dealers sont importants pour la diffusion d’informations, la livraison et la prise
en mains des véhicules, tout comme le service d’entretien. Il est important qu’ils suivent
strictement nos procédures. »
• « Nous confions au fournisseur de pneus le processus total de la gestion des
pneumatiques. »
• « Le domaine du fournisseur de carburant, c’est la fourniture de cartes carburant, la
gestion des ravitaillements, ainsi que la diffusion d’information. »
• « L’assistance en cas de panne. C’est clair, ils se chargent de l’assistance dans le pays et
à l’étranger. Il y a aussi toujours un lien avec l’assistance de la marque. »
• « Nous attendons de notre assureur un traitement administratif, une expertise et la vente
des épaves. »
• « Nous attendons de la société de leasing un prix attractif, une bonne valeur résiduelle,
de la flexibilité et un excellent service pour le processus de commande. »
• « Des réparations de bonne qualité, un bon service, des délais d’attente brefs et le
respect de nos procédures, voilà ce que nous demandons aux carrossiers. »
• « Et la même chose vaut pour le réparateur de vitres. »
sée. On peut aussi opter pour une voiture
plus modeste, ce qui génère à nouveau
une épargne qui peut être consacrée à un
abonnement au transport public. »
Perspectives d’avenir
Etienne Verhelst l’a déjà dit, la politique de
flotte est constamment en mouvement.
Une ultime question s’impose dès lors :
que trouve-t-on sur sa liste to do ? « Un
tas de choses », répond-il promptement.
« La poursuite de l’optimalisation et de
l’automatisation en fonction d’un effectif en baisse. Un grand nombre de nouveautés arrivent, c’est sûr. Sur le site
Fleet tout juste renouvelé, la possibilité
est donnée au conducteur de suivre en
ligne le statut d’une commande. Il permet
aussi de poser des questions de manière
plus structurée à notre helpdesk et d’en
assurer le suivi. Mais je voudrais aussi utiliser un car configurator en ligne qui soit
assez flexible pour appuyer totalement
nos règles de car policy et notre méthode
de travail. La sous-traitance des activités
de car handling est aussi à l’agenda. Une
autre question se pose parallèlement à
l’évolution de l’entreprise. Avec l’intégration de diverses entités, la car policy plus
uniforme du groupe Belgacom a pris de
plus en plus d’importance. Globalement,
il est essentiel de continuer à prendre le
pouls. Les nouveautés peuvent être profitables mais ce qui est sur les rails doit
aussi être régulièrement revu. Il est d’ores
et déjà établi que les paramètres de notre
calcul CO2 boni/pénalty seront revus en
fonction des évolutions sur le marché.
Les véhicules électriques feront leur
apparition en 2011 et demanderont une
approche spécifique. Le processus pour
les pneus hiver et la réutilisation des
pneus disponibles seront optimalisés.
Avec en outre : une attention et un reporting plus précis de la consommation, une
analyse individuelle et un suivi de l’effet
des formations ecodriving. »
Une fois qu’il commence à lancer de nouvelles idées, il est difficile d’arrêter Etienne
Verhelst. Peut-être est-ce là la principale
preuve du fait qu’il - comprenez, le fleetowner qui se trouve sur la plus haute
marche du podium - est bel et bien la
bonne personne à la bonne place.
Michaël VANDAMME
Avec le soutien de :
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