Guide d`utilisation Audio Conférence Automatisée

guide Audio Conférence Automatisée
Audio and Web Conferencing
ce guide vous aidera à programmer et lancer une réunion téléphonique à
partir du portail https://www.orangebusinessconferencing.com/,
en toute simplicité
pour tout savoir sur :
la configuration d’une audio conférence automatisée
comment utiliser le service d’audio & web conferencing de
manière très simple?
la programmation d’une audio conférence automatisée
les astuces pour bien gérer son audio conférence
les rapports de consommation
l’enregistrement d’une audio conférence
les niveaux de sécurité de l’audio conférence
le service client
1
1. service d’
d’audio confé
conférence automatisé
automatisée
information à l’organisateur : quelques pré
pré-requis
Vous êtes organisateur, vous avez reçu:
– une liste de numéros de téléphone pour accéder à
vos réunions (numéros locaux et numéros verts)
–
un mot de passe organisateur (il vous est personnel)
– un mot de passe participant (à transmettre aux
participants)
– un kit de bienvenue à la solution Audio and Web
Conferencing d’Orange Business Services. Il contient
vos codes et numéros d’accès pour organiser des
conférences à tout moment.
Pour des raisons de sécurité, gardez votre mot de passe
organisateur confidentiel.
configuration : gé
gérer les dé
détails de votre compte
1
sélectionnez “edit account” dans les options du menu
principal : les détails de votre compte apparaîtront
2 une fois les modifications nécessaires effectuées, cliquez sur
« save changes »
3 vous recevrez alors un email de confirmation sur les
modifications effectuées
2
comment utiliser le service d’
d’audio & web conferencing de maniè
manière trè
très simple?
Organisez votre conférence téléphonique en envoyant un email comprenant:
–
la liste de numéros de téléphone pour accéder à vos réunions
(numéros locaux et numéros verts)
–
le mot de passe participant. Vous avez reçu le mot de passe
participant dans votre email de bienvenue.
–
le jour et l’heure de votre réunion
Conseils pour optimiser votre confé
conférence
préparez le programme de votre réunion et partagez le avant le réunion
enrichissez votre réunion en utilisant le web conferencing: vous pourrez partagez en direct vos présentations
envoyez à vos invités les raccourcis claviers ( voir ci-dessous la section « Astuces pour améliorer vos conférences
téléphoniques: contrôles claviers »)
démarrer votre confé
conférence audio (organisateur, ou « moderator »)
1
composez depuis votre téléphone le numéro local ou vert du pays où vous vous
trouvez* (voir les détails de la réunion dans l’email d’invitation)
2
suivez les instructions du serveur vocal (choix de la langue) et entrez votre code
d’accès organisateur suivi de la touche #
3
le pont téléphonique est ouvert
rejoindre la confé
conférence audio (participants)
vos participants se serviront de l’email d’invitation contenant les détails de la réunion
téléphonique précédemment établie. Ils devront :
1
composer depuis leur téléphone le numéro local ou vert du pays où ils se trouvent*
2
entrer le numéro correspondant à leur langue (1 : anglais, 2 : français) suivi de la
touche #
3
4
entrer leur mot de passe participant suivi de la touche #
tant que l’organisateur ne se connecte pas à l’audio conférence, les participants
n’ont pas accès à la conférence. Dès que l’organisateur rejoint la conférence, la
réunion peut démarrer.
*Même s’il n’existe pas de numéro correspondant au pays ou vous vous trouvez, le service est toujours disponible.
disponible
Il vous suffit de composer un numéro international vers un autre pays.
3
pour programmer une audio confé
conférence automatisé
automatisée
Cet outil vous permet de créer des nouvelles salles de conférences avec des mots de passe différents.
1
entrez sur le portail
www.orangebusines
sconferencing.com
puis sélectionnez
votre langue
2
entrez vos
« Identifiant
client » et « Mot
de passe web »
fournis dans votre
welcome kit*
3
sélectionnez
« gérer mon
compte audio &
web
conferencing »
4 sélectionnez
“create conference”
dans le menu
déroulant “options”
5 remplissez tous les champs
obligatoires (marqués d’un *)
cochez les champs
concernant les options
d’accueil et de sortie des
participants
**welcome kit : email et courrier de bienvenue contenant vos codes d’accès
6 vous disposez de plusieurs options pour personnaliser vos audio conférences et accroître leur niveau de sécurité.
Vous pouvez cliquer sur les options pour obtenir leur description. Une fois les options sélectionnées, cliquez sur
« Create Reservationless Conference » pour démarrer une conférence immédiatement, sinon cliquez sur « Add
Scheduled Times ».
« enhanced authentication » : permet de sécuriser automatiquement toutes
vos conférences (musique d’attente, mot de passe à 10 chiffres, rapport
post conférence)
« music on hold » : permet d’activer une musique d’attente pour les
participants en attendant que l’organisateur se connecte
« validate moderator » : avec cette option, vous assurez un niveau de
sécurité supplémentaire pour accéder à la conférence. Le serveur vocal vous
demande, en complément du mot de passe de la réunion, votre identifiant ID
(client ID, code avec lequel vous vous connectez sur
www.orangebusinessconferencing.com).
« SecureTouch » : lorsque vous sélectionnez cette option, un ensemble de
fonctionnalités vous sont proposées pour sécuriser votre conférence:
message d’accueil, musique d’accueil, musique d’attente, « validate
moderator », etc.
« enable recording of conference » : la réunion téléphonique peut être
enregistrée. L’enregistrement débute automatiquement lorsque vous entrez
dans la conférence. Un message vocal rappelle aux participants que la
réunion est enregistrée. L’enregistrement est disponible pendant 30 jours.
4
pour programmer une audio confé
conférence automatisé
automatisée
7 cliquez sur « add scheduled times » si
vous souhaitez planifier votre conférence à
un horaire précis ou régulier.
Suivez les étapes indiquées pour
programmer votre réunion
puis cliquez sur « add availability
time »
et enfin sur
« create scheduled conference »
8
vous serez alors redirigé vers une nouvelle page qui
présentera les détails de la conférence initialisée.
vous pourrez envoyer ces détails de connexion
vous pourrez envoyer ces détails de connexion
à vos participants par email en cliquant sur « send emails »
à vos participants par email en cliquant sur « send emails »
pour envoyer les invitations à
vos invités directement à partir
de l’interface Audio and Web
Conferencing, remplissez le
champs « participant
confirmation email adresses »
(adresses emails de vos invités
séparés d’un « ; »).
5
astuces pour bien gé
gérer votre ré
réunion té
téléphonique: contrôles online
En tant qu’organisateur, vous pouvez gérez facilement vos options de conférence depuis votre portail web. Vous y
avez accès en cliquant sur “Online Host Controls” depuis votre page d’acceuil Orange Business Conferencing.
Contrôlez qui rejoint la
conférence.
Vous pouvez
couper et
réactiver le micro
de vos
participants. Vous
pouvez aussi les
exclure de la
conférence et
augmenter ou
diminuer leur
volume.
Vous pouvez renommer
vos invités , vous verrez
le nom du participant à la
place de son numéro de
téléphone.
Pour créer une
sous-conférence,
cliquez sur la ligne
du participant
désiré puis cliquez
sur « To Sub ».
XXX
Retrouvez les
numéros de
téléphone locaux
pour rejoindre la
conférence audio.
Composez le
numéro de
téléphone de la
personne que vous
voulez faire
participer à la
conférence
(disponible si vous
avez souscrit au
service).
astuces pour bien gé
gérer votre ré
réunion té
téléphonique: contrôles clavier
Utilisez ces raccourcis
clavier disponibles à
l’aide de la touche * de
votre téléphone pour
gérer votre conférence
audio.
Ces raccourcis sont
disponibles à tout
moment pendant votre
réunion.
Les raccourcis à 2
chiffres sont
uniquement disponibles
pour l’organisateur de
la conférence.
6
aller plus loin…
accé
accéder à vos dé
détails de consommation
1 sélectionnez “ReadyConference reports” dans le menu principal, sous le menu déroulant
« options »
2 indiquez la période voulue
3 cochez la case correspondant au type de rapport souhaité et la façon d’y accéder qui vous convient (en
ligne ou à télécharger) “client report” (on-line)
“rapport de téléchargement du client - résumé de la conférence” : visualisez
ou téléchargez le rapport sommaire des conférences de la période fixée au
format CSV. Il contient : le pont audio utilisé, le type de conférence audio, le
code d'accès, les heures de début et de fin, le nombre de participants, et le
nombre total de minutes.
“rapport de téléchargement du client – détails des participants” : visualisez
ou téléchargez le rapport des conférences des participants au format CSV,
sur la période fixée. Il contient : le nom des participants, leur numéro de
téléphone, leur adresse e-mail, le code PIN, le nombre de minutes, type de
numérotation, pont téléphonique, type, code d'accès, numéro de
commande, heures de début et fin de la conférence
4
cliquez sur “affichage” ou “display”
enregistrer une audio confé
conférence
si vous êtes organisateur,
vous avez la possibilité d’enregistrer votre conférence audio à tout moment durant la
réunion.
comment ? en utilisant les touches du clavier téléphonique
1 démarrez votre conférence (voir la
section « comment démarrer votre
conférence audio »)
2
pour commencer l’enregistrement,
appuyez sur les touches *22 de votre
téléphone. Un message est diffusé aux
participants lors du démarrage de
l’enregistrement.
3
pour terminer l’enregistrement,
appuyez de nouveau sur les touches *22
de votre téléphone, puis sur 1 pour
confirmer votre demande. Un message est
diffusé aux participants pour prévenir de la
fin de l’enregistrement.
4 un email de confirmation sera envoyé
à l’organisateur après votre audio
conférence, avec les détails nécessaires
pour accéder aux rediffusions audio. Vous
aurez accès à ces enregistrements pendant
30 jours.
7
pour lire l’enregistrement :
1 appelez le numéro du pays dans lequel
vous vous trouvez
2 choisissez la langue (1 : anglais, 2 :
français) puis tapez #
3 entrez votre code d’écoute des
enregistrements puis tapez #
À tout moment, vous pouvez :
revenir au début de l’enregistrement
: tapez 5
sauvegarder 30 secondes: tapez 7
mettre en pause : tapez 8
avancer de 30 secondes: tapez 9
pour augmenter la sé
sécurité
curité de votre confé
conférence té
téléphonique
en bref…
pour assurer un niveau de sécurité maximal :
ne divulguez pas votre code organisateur
pour sécuriser l’accès à la conférence, attribuez un code de
sécurité à 10 chiffres à la réunion (choisi au hasard par le
système) en choisissant l’option « enhanced authentification »
empêchez des participants de rejoindre la conférence en
utilisant le mode verrouillage / déverrouillage avec les
commandes clavier
composez le *31 pour créer un code PIN à 4 chiffres.
L’organisateur initialise ce code au début de chaque
conférence et il s’efface à la fin de chaque conférence.
2. support
si vous êtes en Europe, merci de contacter le service clients, en envoyant un
email à : [email protected]
ou contactez l’un des numéros de téléphone disponibles sur le site :
−
−
−
8
allez sur www.orangebusinessconferencing.com
cliquez sur “contactez nous”
vous verrez apparaître la liste des numéros de téléphone pour
contacter le service clients