l`externalisation du traitement des factures

Customer Case
Rendement maximal
grâce à l’externalisation
du traitement des
factures.
Confrontée au traitement quotidien de
nombreuses factures, GLS Belgium, leader
sur le marché des colis B2B, était en quête
d’un partenaire lui permettant de mieux
maîtriser les coûts liés à la facturation
et de se concentrer sur son cœur de
métier. En 2007, GLS Belgium a donc
opté pour l’externalisation du traitement
et de l’envoi de ses factures par Ricoh
Outsourcing Services.
Variable Data Printing & Delivery
Chaque année, GLS Belgium produit
plus d’un million de documents administratifs ; une opération qui mobilise
plusieurs personnes pour le traitement et
la mise sous pli de ceux-ci. En 2007, GLS
Belgium décide d’externaliser cette tâche
afin de permettre à ses collaborateurs
de se recentrer sur les activités-clés de
l’entreprise.
Après une analyse poussée du marché,
GLS Belgium définit trois critères que doit
rencontrer son partenaire : la réduction
des coûts, la flexibilité & la rapidité
d’exécution. La technique Variable Data
Printing (VDP) & Delivery proposée
par Ricoh Outsourcing Services répond
parfaitement aux attentes de GLS Belgium.
Une solution sur mesure
Solution flexible, le VDP permet de traiter
automatiquement des données entrantes
qui sont ensuite paramétrées et mises en
page selon les directives du client. Il peut
combiner des informations invariables
avec des données clients spécifiques,
provenant de deux environnements
distincts. Celles-ci sont ensuite imprimées,
mises sous pli et distribuées en fonction du
canal choisi (papier ou digital).
Avec le VDP, il est également aisé de
personnaliser le lay-out des documents
promotionnels
(mailings
directs,
brochures,…)
et
des
documents
transactionnels
(fiches
salariales,
factures,…) en y insérant les informations
intéressantes ou utiles pour le destinataire.
Taillée sur mesure pour GLS Belgium et
mise en service en seulement 4 semaines, la
solution a été implémentée en trois phases
: factures logistiques, factures des palettes
et rappels. Durant tout le processus de
facturation, le client n’a affaire qu’à un
seul interlocuteur, de la mise en page à
l’archivage. Le contrôle complet se fait par
le biais d’une application web.
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> 1 million de documents/an.
Compagnie paneuropéenne
(42 états européens).
Leader du marché des colis
B2B (35% de part de marché).
Acheminement de 375
millions de colis par an pour
220.000 clients.
Nécessité d’une concentration
sur le cœur de métier et d’une
maîtrise des coûts.
Approche
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Externalisation du traitement
des documents administratifs
(factures, recommandés, rappels : impression, mise sous
enveloppe et expédition des
documents).
Développement en 3 phases.
Résultats
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www.gls-belgium.com
www.ricoh.be | [email protected]
Situation
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Excellent retour sur
investissement.
Gains nets de coûts et
d’efficacité.
Amélioration des processus administratifs grâce à
l’externalisation.