APPEL AUX CANDIDATS Engagement d`un secrétaire à mi

APPEL AUX CANDIDATS
Engagement d’un secrétaire à mi-temps (M/F)
1. Missions Le secrétaire aura une double mission qu’il effectuera au service de l’Ecole
Internationale le Verseau section fondamentale :
- La gestion administrative des dossiers élèves et des enseignants
- Le soutien administratif à la direction.
Ces missions consistent à :
- pour la gestion administrative des dossiers élèves :
a) gestion des dossiers des élèves : encodage de leurs données et contrôle des documents nécessaires
qui nous permettront d’assurer son inscription.
b) fournir à la direction de l’école et à la Fédération Wallonie-Bruxelles, dans les délais requis, les
données nécessaires afin qu’elles puissent statuer sur la régularité de l’élève, sa finançabilité et son
inscription au sein de l’école.
- pour la gestion administrative des dossiers enseignants
Gestion des dossiers des enseignants: encodage de leurs données, traitement des dossiers d’entrées en
fonction, de fin de fonction, gérer les anciennetés, les appels à candidature, les nominations, gérer les
demandes de congés, de fin de carrière, les absences…
Le secrétaire devra, sur demande, assister la direction, principalement dans des tâches de rédaction
de courriers et de procès-verbaux de réunions et, accessoirement, dans des tâches de classement et
d’archivage de documents internes à la direction.
2. Tâches
En matière de gestion administrative des élèves : la gestion des dossiers élèves: inscription, constitution des dossiers, dispositions particulières, attestations, éditions des documents,.... l’encodage des données élèves et l’exploitation de la base de données (PROECO) ; les contacts avec la direction et le vérificateur ; le suivi de l’échéancier de la Communauté française et/ou de la Felsi (statistiques, documents,...) ; la gestion administrative des missions dévolues à ceux-­‐ci); l’édition des relevés de notes, des diplômes CEB ; En matière de gestion administrative des enseignants : le suivi administratif des dossiers de carrière ; le suivi administratif des dossiers individuels des enseignants ; l’archivage des dossiers ; la participation ponctuelle aux activités de la section, du département ou de l’école en fonction des besoins. En matière de soutien administratif à la direction et/ou à la section, les activités consistent
essentiellement en :
préparer, assister et assurer le suivi des réunions internes à l’implantation : conseils de
participation et, en subsidiarité : réunions de coordination ;
préparer et assurer le suivi du courrier de la direction : rédaction de lettres-types, mise en page
de documents, classement...
3.
Caractéristiques de la fonction
vous exercez votre fonction au sein du département de la section fondamentale
vous êtes sous l’autorité hiérarchique du directeur de ce département;
vous travaillez en étroite concertation avec votre collègue directe, selon une répartition des
tâches fixée par la direction et collaborez avec vos autres collègues de l’implantation ;
vous appliquez la législation relative aux matières qui vous sont attribuées ;
Vous êtes soumis au secret professionnel et faites preuve de déontologie dans les rapports entretenus avec vos collègues et autres tiers ; vous établissez les contacts utiles avec les enseignants de l’implantation.
4. Profil recherché
vous êtes diplômé de l’enseignement supérieur de type court et de plein exercice (ou de
promotion sociale si diplôme correspondant), de préférence en ressources humaines ;
vous avez une expérience réussie de 5 ans dans le domaine
vous faites preuve d’une bonne maîtrise de la langue française ;
vous aimez les tâches administratives
vous avez une bonne connaissance des outils de MS Office classique
Une connaissance de Proéco est également nécessaire.
vous êtes dynamique et souple
vous êtes capable de gérer des priorités et de respecter des échéances
vous avez de bonnes facultés d’analyse et un esprit de synthèse
vous êtes rigoureux, organisé, méthodique, persévérant
vous êtes patient, à l’écoute, convivial, empathique, tolérant.
vous êtes dynamique et souple.
vous pouvez faire preuve ponctuellement de flexibilité horaire.
vous communiquez facilement, individuellement ou en groupe.
vous êtes capable de travailler en équipe ou de façon autonome, selon les cas.
5.
Conditions de travail :
Volume de la charge : 18h/semaine
Contrat : contrat à durée déterminée (pouvant évoluer vers un contrat à durée indéterminée)
Entrée en fonction : le lundi 2 mars 2015.
6. Candidatures
Les candidatures sont à adresser à Madame Croonenborghs Barbara, directrice des départements
pédagogique de l’école fondamentale de l’Ecole Internationale le Verseau, selon les modalités
suivantes :
un curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation par courrier électronique :
[email protected]