Brochure convert+share

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Optimisez vos flux documentaires, automatiquement
Software für Ihren automatisierten Workflow
Automatiser vos flux de travail
n’a jamais été aussi simple
Les processus de production automatisés sont aujourd’hui monnaie courante dans le monde
industriel, notamment dans le secteur de la construction automobile. Dans le monde des bureaux
en revanche, cette automatisation est encore bien absente et les différentes étapes des flux documentaires sont souvent toujours effectuées manuellement, entraînant d’inévitables et fréquents
doublons. Ce manque d’efficacité coûte du temps et de l’argent, un gaspillage que les petites et
moyennes entreprises ne peuvent pas se permettre. Et c’est là que le logiciel convert+share de
DEVELOP peut aisément faire la différence.
convert+share offre des fonctions qui sont aussi efficaces que conviviales. Celles-ci suppriment de
fastidieux processus manuels et organisent une optimalisation durable de vos flux documentaires,
par exemple en numérisant vos documents au format .docx et en les envoyant directement depuis
l’appareil multifonctions vers des dossiers Windows, des adresses e-mail, Google Docs ou Microsoft
SharePoint. Un gain de temps et d’efforts pour vous, ce qui vous permet de vous consacrer à des
tâches plus importantes.
Le traitement documentaire : l’approche simple
Vous savez combien il peut être frustrant de recevoir
un document imprimé ou un fichier PDF non-éditable que vous devez précisément modifier. Jusqu’à
présent, il fallait alors généralement retaper soimême le texte dans une application de traitement
de texte : perte de temps et source potentielle d’erreurs. convert+share est la solution parfaite pour
ces cas de figure. Il vous suffit de numériser le document sur une imprimante multifonctions, et vous
obtenez ainsi un fichier PDF ‘recherchable’ dans
lequel vous n’avez plus qu’à prélever les passages
souhaités et les copier dans un autre document. Si
vous devez modifier le texte, vous pouvez utiliser
la fonction Scan-to-Word de l’utilitaire pour créer
un fichier .docx que vous pourrez ensuite ouvrir et
éditer dans Microsoft Word. Cela vous permettra de
gagner pas mal de temps.
La numérisation automatique : pour votre facilité
Dans la plupart des bureaux, les factures et les commandes arrivent encore toujours par voie postale.
Mais avant de pouvoir être archivées électroniquement, elles doivent encore être numérisées, géné-
ralement à la main et une par une. convert+share
accélère ce processus, grâce à la fonction de séparation par code barres. Au lieu de numériser chaque
document séparément, il vous suffit de poser audessus de chaque document une feuille de papier
comportant un code barres pré-imprimé. Toute la
pile de documents est alors numérisée en une seule
opération, mais les scans sont automatiquement
séparés et envoyés vers le dossier adéquat. Ainsi,
les documents sont correctement classés et faciles
à retrouver, et tout cela beaucoup plus rapidement
que si vous les aviez numérisés un par un manuellement..
L’ archivage automatique : quand vous voulez
Comment faites-vous pour stocker des documents
dans Google Docs ou dans des bibliothèques
Microsoft SharePoint ? Jusqu’à présent, vous aviez
probablement l’habitude de les envoyer par e-mail
à votre adresse, d’ouvrir ensuite la base de données
correspondante et de les stocker à cet endroit. Vous
pouvez désormais éviter ces étapes intermédiaires
car convert+share vous permet de numériser des
documents directement vers Google Docs, Microsoft
convert+share: Fonctions pour un flux documentaire optimisé
Capturer
Convertir
Partager
Google
Docs
Reconnaissance
code barres
MFP ineo
image
PDF, TIFF, JPEG
SharePoint ou des bases de données Windows.
Autre avantage pratique, les documents peuvent
également être capturés directement par l’outil
de gestion documentaire store+find de DEVELOP.
L’automatisation du processus et la gestion des
documents sont ainsi intégrés dans une large
mesure.
Vous pouvez aussi numériser vos documents sous
la forme de fichiers PDF/A. Pour la plupart des
systèmes d’archivage électronique, les documents
doivent en effet être numérisés au format PDF/A, un
format que beaucoup de systèmes multifonctions
n’offrent malheureusement pas. Mais une fois de
Reconnaissance
OCR du texte
Conversion vers
Word
Microsoft
SharePoint
E-mail
Point quelconque
du réseau
Conversion vers
sPDF, PDF/A
store+find
plus, ceci n’est pas un problème avec l’application
convert+share, car elle numérise les documents au
format PDF/A de manière à ce que vous puissiez les
stocker aisément dans votre système d’archivage.
Difficile à utiliser ? Pas le moins du monde !
Si vous pensez qu’un outil doté d’autant de fonctions intelligentes est nécessairement difficile à
installer, à gérer ou à utiliser, détrompez-vous ! Au
contraire, convert+share est la simplicité même. La
solution est facile à configurer, même si l’on n’est
pas un pro de l’informatique. Et pour l’utiliser aussi,
difficile de faire plus simple. Mais le mieux est
encore de vérifier cela par vous-même !
Aperçu des fonctions
Exigences système
Gestion des utilisateurs
Exigences matérielles minimum
> Connecté à une imprimante multifonctions
CPU : Dual core 1,8 GHz
RAM : 2 Go
Espace mémoire libre : 20 Go
Réseau : 100 MBits
> ‘Hot folder’ pour le transfert des fichiers documents existants vers convert+share
Traitement de documents
> Création de fichiers PDF/A et de fichiers PDF
‘recherchables’, fonction Scan-to-Word
Transfert de documents
> Stockage direct de documents dans Microsoft
SharePoint, Google Docs et dossiers Windows
> Transfert de documents par e-mail
> Capture de documents directement dans le
système de gestion documentaire électronique
store+find de DEVELOP
Logiciel serveur
Windows XP Service Pack 2 (32/64-bits)
Windows Server 2003 Service Pack 2 (32/64-bits)
Windows Vista Service Pack 2 (32/64-bits)
Windows Server 2008 (32/64-bits)
Windows Server 2008 R2 (64-bits)
Windows 7 (32/64-bits)
Systèmes multifonctions
Support d’OpenAPI pour intégration dans le panneau de commande
Scan-to-SMB pour la fonction ‘hot folder’
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Imprimé en Belgique : février 2012
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