EBP Point de vente (back office)

Transcription

EBP Point de vente (back office)
Pour Windows® 2000 et XP
Manuel utilisateur
Félicitations.................................................................................................................................................... 1
Convention d'utilisation.................................................................................................................................. 3
Fonctionnement général................................................................................................................................ 5
Création d'un dossier ................................................................................................................................. 5
Etape 2 : la raison sociale.......................................................................................................................... 5
Etape 3 : identification de la société .......................................................................................................... 6
Etape 4 : l'adresse ..................................................................................................................................... 6
Etape 5 : le contact .................................................................................................................................... 6
Etape 6 : choix de la devise ....................................................................................................................... 6
Ouverture d'un dossier............................................................................................................................... 6
La recopie .................................................................................................................................................. 7
Recopie des pièces de ventes................................................................................................................... 7
Recopie des pièces d'achats ..................................................................................................................... 8
Recopie des pièces de stock ..................................................................................................................... 8
Recopie des paiements clients .................................................................................................................. 8
Recopie des paiements fournisseurs......................................................................................................... 9
Recopie des lignes d'action ....................................................................................................................... 9
Recopie des déclarations d'échanges de biens ........................................................................................ 9
Recopie des fichiers de base..................................................................................................................... 9
Suppression d'un dossier........................................................................................................................... 9
Fermer un dossier.................................................................................................................................... 10
Configuration de l'impression................................................................................................................... 10
Arrêter toutes les impressions ................................................................................................................. 10
Quitter ...................................................................................................................................................... 10
La solution Oxatis .................................................................................................................................... 11
Envoi des données .................................................................................................................................. 11
Sélection des options de l'envoi des données......................................................................................... 12
Intervalle de sélection des articles à envoyer .......................................................................................... 13
Intervalle de sélection des familles d'articles........................................................................................... 13
Intervalle de sélection des fournisseurs................................................................................................... 13
Critères d'envoi des contacts................................................................................................................... 13
Intervalle de sélection des clients à envoyer ........................................................................................... 14
Intervalle de sélection des familles clients............................................................................................... 14
La préparation des données .................................................................................................................... 14
Téléchargement des commandes ........................................................................................................... 14
Choix du client ......................................................................................................................................... 15
Sélection de la période ............................................................................................................................ 16
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ..................................................................... 16
A propos de Point de vente ..................................................................................................................... 17
Licence d'utilisation .................................................................................................................................. 17
Assistance................................................................................................................................................ 18
Table des matières
Dépannage EBP ...................................................................................................................................... 18
Dossier......................................................................................................................................................... 19
Onglet Identification ................................................................................................................................. 19
Onglet Contact ......................................................................................................................................... 19
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 19
Onglet Sécurité ........................................................................................................................................ 19
Onglet Dossier ......................................................................................................................................... 19
Bouton Articles......................................................................................................................................... 19
Bouton Comptabilité................................................................................................................................. 20
Bouton Déclaration d'échanges de biens ................................................................................................ 21
Bouton Divers .......................................................................................................................................... 21
Bouton Paramètres du réseau local ........................................................................................................ 22
Bouton Décimales.................................................................................................................................... 22
Bouton Formats ....................................................................................................................................... 22
Création d'un format ................................................................................................................................ 23
Bouton Général........................................................................................................................................ 24
Bouton Numéros de pièces...................................................................................................................... 24
Bouton Pièces.......................................................................................................................................... 25
Bouton Pièces : options pour les ventes.................................................................................................. 25
Bouton Pièces : options pour les achats.................................................................................................. 26
Bouton Pièces : options pour les stocks .................................................................................................. 27
Bouton Racines de comptes comptables ................................................................................................ 27
Les comptes du dossier comptable ......................................................................................................... 28
Ecritures comptables avec ou sans remise ............................................................................................. 28
Bouton Tiers............................................................................................................................................. 29
Bouton Caisse.......................................................................................................................................... 30
Bouton Préférences Liaison E-mail ......................................................................................................... 30
Bouton Gestion des gammes .................................................................................................................. 31
Paramétrage d'une gamme ..................................................................................................................... 32
Paramétrage de la devise locale ............................................................................................................. 33
Taux de TVA ............................................................................................................................................ 33
Taux de TPF ............................................................................................................................................ 33
Barèmes DEEE........................................................................................................................................ 33
Le mémo .................................................................................................................................................. 34
Infos base de données............................................................................................................................. 34
Affichage...................................................................................................................................................... 35
Barres d'outils .......................................................................................................................................... 35
Barre d'outils Dossier............................................................................................................................... 36
Barre d'outils Navigation .......................................................................................................................... 36
Barre d'outils Données............................................................................................................................. 36
Barre d'outils Formatage texte enrichi ..................................................................................................... 37
Barre d'outils Ventes................................................................................................................................ 37
Table des matières
Vous disposez ici du chiffre d’affaires correspondant au dernier jour facturé, exclu le jour courant.
Distinctement, vous disposez donc également du chiffre d’affaires du jour............................................ 38
Barre d'outils Internet............................................................................................................................... 38
Barre d'outils Achats ................................................................................................................................ 38
Barre d'outils Stock .................................................................................................................................. 39
Barre d'outils Tiers ................................................................................................................................... 39
Barre d'outils Opérations ......................................................................................................................... 39
Barre d'outils Outils .................................................................................................................................. 40
Barre d'outils Utilisateurs ......................................................................................................................... 40
La barre d'état .......................................................................................................................................... 40
Barre de fenêtres ..................................................................................................................................... 41
Le volet de navigation .............................................................................................................................. 41
Les familles.................................................................................................................................................. 43
La fiche Famille d'articles......................................................................................................................... 43
Onglet Généralités ................................................................................................................................... 43
Onglet Numéros de comptes / Ventilations Analytiques.......................................................................... 45
Onglet Coefficients / Arrondis .................................................................................................................. 46
Onglet Frais d'approche........................................................................................................................... 46
Formule de calcul du coefficient multiplicateur ........................................................................................ 47
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 47
Onglet Statistiques................................................................................................................................... 47
Onglet TVA / TPF..................................................................................................................................... 48
Onglet Web / PDA.................................................................................................................................... 48
La fiche Famille de clients........................................................................................................................ 48
Onglet Général......................................................................................................................................... 49
Onglet DEB .............................................................................................................................................. 50
La fiche Famille de fournisseurs .............................................................................................................. 50
Onglet Compte / Analytique ..................................................................................................................... 50
Onglet D.E.B ............................................................................................................................................ 51
Les données ................................................................................................................................................ 53
La fiche Grille de tarifs ............................................................................................................................. 53
La fiche Commercial ................................................................................................................................ 53
Onglet Formules de commissions ........................................................................................................... 54
Création d'une formule de commissions.................................................................................................. 54
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 54
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 55
Onglet Région .......................................................................................................................................... 55
Onglet Champs personnalisés................................................................................................................. 55
La fiche Contact ....................................................................................................................................... 55
La fiche Affaire ......................................................................................................................................... 56
Table des matières
La fiche Mode de règlement .................................................................................................................... 57
Descriptif de la fiche mode de règlement ................................................................................................ 57
Les écarts de change............................................................................................................................... 58
Les écarts de règlements......................................................................................................................... 59
La fiche Banque ....................................................................................................................................... 60
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 60
Onglet Comptabilité ................................................................................................................................. 60
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 60
Onglet N° RIB / émetteur ......................................................................................................................... 61
La fiche Frais de port ............................................................................................................................... 61
La fiche Promotions ou Soldes ................................................................................................................ 62
La fiche Code remise ............................................................................................................................... 62
Onglet Ventes .......................................................................................................................................... 63
Onglet Achats .......................................................................................................................................... 64
La fiche Unité ........................................................................................................................................... 64
La fiche Localisation ................................................................................................................................ 64
La fiche Devise ........................................................................................................................................ 65
La fiche Texte standard ........................................................................................................................... 65
La fiche Fidélité client .............................................................................................................................. 66
La fiche NAF ............................................................................................................................................ 66
La fiche Code postal ................................................................................................................................ 67
La fiche Département............................................................................................................................... 67
La fiche Pays ........................................................................................................................................... 67
Le 2ème tableau de bord ......................................................................................................................... 68
La liste des données ................................................................................................................................ 68
Opérations disponibles depuis la liste des données................................................................................ 69
Les Champs personnalisés...................................................................................................................... 70
Génération HTML .................................................................................................................................... 70
Les filtres.................................................................................................................................................. 71
Le champ signalé par une clé permet de trier la liste suivant les différents critères proposés dans la liste
déroulante. ............................................................................................................................................... 72
Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (dans le champ
signalé par une clé), sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de
la donnée à rechercher. Le logiciel affiche alors la liste des données à partir des caractères saisis. .... 72
Pour n’afficher que les données répondant à certains critères, sélectionnez l’un des filtres dans le
champ signalé par un entonnoir. Ces filtres sont à créer par la commande Nouveau filtre obtenue par le
menu contextuel de la liste. ..................................................................................................................... 72
Une variable de type Chaîne est une variable qui autorise tous les caractères. Les caractères saisies
sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul. ................................................ 72
Une variable de type Entier et une variable qui permet de saisir uniquement des nombres sans
décimales et pour laquelle vous allez pouvoir préciser un intervalle de valeur....................................... 72
Une variable de type Logique est une variable qui prend comme état soit Oui ou Non soit 1 ou 0........ 72
Le tableau de bord ................................................................................................................................... 72
Table des matières
Sont affichés les 5 articles ou les 5 familles d’articles les plus vendus, par ordre décroissant du chiffre
d’affaires, de la quantité ou de la marge.................................................................................................. 73
Sont affichés les 5 clients ou les 5 familles de clients, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, sur les
12 derniers mois (du chiffre d’affaires le plus élevé vers le chiffre d’affaires le moins élevé)................. 73
Vous disposez ici du chiffre d’affaires correspondant au dernier jour facturé, exclu le jour courant.
Distinctement, vous disposez donc également du chiffre d’affaires du jour............................................ 73
Les commandes affichées dans cette partie du tableau de bord sont les 5 commandes les plus
anciennes, pour lesquelles aucun traitement n'a été effectué, ou bien un traitement partiel : nous
trouverons donc les commandes non clôturées, non transférées, non regroupées, livrées partiellement
(par l'option disponible dans le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes clients).
Les commandes affichées sont exprimées dans leur monnaie de saisie. .............................................. 73
Sont affichés ici les 5 prochains rendez-vous, à compter de l’heure système. ....................................... 74
Les règlements clients ............................................................................................................................. 74
Les gammes ................................................................................................................................................ 75
La fiche Gamme....................................................................................................................................... 75
La fiche Combinaison .............................................................................................................................. 75
Ajout de combinaisons............................................................................................................................. 76
Sélection des tailles ................................................................................................................................. 76
Sélection des couleurs............................................................................................................................. 77
Sélection des bonnets.............................................................................................................................. 77
La fiche Collection.................................................................................................................................... 77
L'article collectif........................................................................................................................................ 78
Onglet Description longue........................................................................................................................ 79
Onglet Infos. / Image / Vignette ............................................................................................................... 79
Onglet Tarifs ............................................................................................................................................ 80
Onglet Complément ................................................................................................................................. 80
Onglet Quantité initiale............................................................................................................................. 81
La fiche client............................................................................................................................................... 83
La fiche Client .......................................................................................................................................... 83
Onglet Adresse ........................................................................................................................................ 83
Onglet Banque / Mode de règlement....................................................................................................... 84
Onglet Compte......................................................................................................................................... 85
Onglet Vente ............................................................................................................................................ 86
Priorité du tarif appliqué ........................................................................................................................... 87
Onglet Infos.............................................................................................................................................. 90
Onglet Autres données ............................................................................................................................ 90
Onglet Champs personnalisés................................................................................................................. 91
Onglet Fidélité.......................................................................................................................................... 91
Consultation des écritures comptables.................................................................................................... 92
Historique Client....................................................................................................................................... 92
Factures périodiques ............................................................................................................................... 92
Table des matières
Graphique ................................................................................................................................................ 94
E-mail ....................................................................................................................................................... 94
Site Web................................................................................................................................................... 94
Dupliquer une fiche .................................................................................................................................. 94
Relation client .......................................................................................................................................... 95
Onglet Tous ............................................................................................................................................. 96
Onglet Appel téléphonique ...................................................................................................................... 96
Onglet Vente ............................................................................................................................................ 96
Onglet Tâches / Rendez-vous ................................................................................................................. 97
Onglet Courrier ........................................................................................................................................ 97
Onglet E-mail ........................................................................................................................................... 97
Importer un e-mail.................................................................................................................................... 98
La fiche article ............................................................................................................................................. 99
La fiche Article ......................................................................................................................................... 99
Onglet Tarifs ............................................................................................................................................ 99
Exemple de frais d'approche ................................................................................................................. 100
Les différents tarifs................................................................................................................................. 100
Onglet Complément ............................................................................................................................... 101
Onglet Statistiques................................................................................................................................. 103
Onglet Divers ......................................................................................................................................... 103
Onglet Composants ............................................................................................................................... 104
Facturation au forfait .............................................................................................................................. 105
Onglet Infos............................................................................................................................................ 106
Onglet Description longue...................................................................................................................... 106
Onglet Nouveaux tarifs .......................................................................................................................... 107
Onglet Fournisseurs............................................................................................................................... 107
Onglet Champs personnalisés............................................................................................................... 109
Onglet Web ............................................................................................................................................ 109
Onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur .......................................................................... 110
Onglet Numéros de compte ................................................................................................................... 110
Onglet Vignette, Raccourci clavier et Fidélité ........................................................................................ 111
Dupliquer une fiche article ..................................................................................................................... 111
Envoi sur le site Web ............................................................................................................................. 111
Historique des mouvements .................................................................................................................. 112
Historique des commandes ................................................................................................................... 112
Assemblage - Désassemblage .............................................................................................................. 112
Stock actuel et stock virtuel ................................................................................................................... 112
La fiche fournisseur ................................................................................................................................... 115
La fiche fournisseur................................................................................................................................ 115
Onglet Adresse ...................................................................................................................................... 115
Onglet Banque / Mode de règlement..................................................................................................... 116
Onglet Compte....................................................................................................................................... 116
Table des matières
Onglet Achat .......................................................................................................................................... 117
Onglet Articles........................................................................................................................................ 118
Onglet Infos............................................................................................................................................ 118
Onglet Divers ......................................................................................................................................... 118
Onglet Statistiques................................................................................................................................. 118
Historique fournisseur ............................................................................................................................ 119
Les pièces de stock ................................................................................................................................... 121
Mise en sommeil des articles : sélection des familles d'articles ............................................................ 121
Choix du type de pièce de stock à créer................................................................................................ 121
La saisie des articles.............................................................................................................................. 121
Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats ........................................................ 122
Onglet Infos............................................................................................................................................ 122
La liste des pièces de stock ................................................................................................................... 122
Liste des bons d'entrée.......................................................................................................................... 123
Liste des bons de sortie ......................................................................................................................... 123
Liste des ordres de fabrication............................................................................................................... 123
Liste des inventaires .............................................................................................................................. 124
Impression d'une pièce de stock............................................................................................................ 124
L'inventaire............................................................................................................................................. 124
L'inventaire : sélection des articles ........................................................................................................ 125
L'inventaire : sélection des familles d'articles ........................................................................................ 125
L'inventaire : sélection des fournisseurs................................................................................................ 125
L'inventaire : sélection des articles collectifs ......................................................................................... 126
Date de l'inventaire ................................................................................................................................ 126
Saisie de l'inventaire .............................................................................................................................. 126
Mise à jour des tarifs.............................................................................................................................. 127
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier................................................................. 128
Mise à jour : choix du tarif à modifier ..................................................................................................... 128
Choix des articles à modifier.................................................................................................................. 128
Intervalle de sélection ............................................................................................................................ 129
Modification du tarif................................................................................................................................ 129
Récapitulatif de la mise à jour................................................................................................................ 129
Mise à jour des tarifs : grille de saisie.................................................................................................... 130
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer........................................................................................ 130
Mise à jour des grilles de tarifs .............................................................................................................. 130
Choix des données à modifier ............................................................................................................... 131
Modification du tarif................................................................................................................................ 131
Intervalle de grilles de tarifs ................................................................................................................... 131
Intervalle des articles ............................................................................................................................. 131
Intervalle de familles d'articles ............................................................................................................... 132
Assemblage / Désassemblage .............................................................................................................. 132
Table des matières
Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ......................................................................... 132
Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ......................................................... 133
Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs ................................................................. 133
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité ............................................................................ 133
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif......................................................................................... 133
Mise en sommeil des articles................................................................................................................. 133
Mise en sommeil des articles : sélection des articles ............................................................................ 134
Mise en sommeil des articles : sélection des fournisseurs.................................................................... 134
Mise en sommeil des articles : sélection des collections....................................................................... 134
Les pièces d'achats ................................................................................................................................... 137
Choix du type de pièce d'achat à créer ................................................................................................. 137
Entête de pièce ...................................................................................................................................... 137
Appel d'un fournisseur ........................................................................................................................... 137
Type de facturation ................................................................................................................................ 138
Pied de pièce ......................................................................................................................................... 138
Mise à jour du prix d'achat ..................................................................................................................... 139
La liste des pièces d'achat..................................................................................................................... 139
Liste des commandes fournisseurs ....................................................................................................... 140
Liste des bons de réception ................................................................................................................... 141
Liste des factures fournisseurs .............................................................................................................. 142
La copie de pièces d'achats................................................................................................................... 143
Le transfert de pièces d'achats .............................................................................................................. 143
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ..................................................................... 144
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ............................................................... 144
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer............................................................ 144
Réception des commandes fournisseurs............................................................................................... 145
La réception partielle.............................................................................................................................. 145
Les relances commandes fournisseurs ................................................................................................. 145
Le réapprovisionnement : choix des articles.......................................................................................... 146
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection .................................................................................. 147
Le réapprovisionnement : choix du traitement....................................................................................... 147
Résultat du réapprovisionnement .......................................................................................................... 148
Exemple de calcul de réapprovisionnement .......................................................................................... 148
Les pièces de ventes................................................................................................................................. 151
Choix du type de pièce à créer .............................................................................................................. 151
L'entête de la pièce................................................................................................................................ 151
Appel du client ....................................................................................................................................... 152
Type de facturation ................................................................................................................................ 153
Le corps de la pièce............................................................................................................................... 153
Saisie des articles .................................................................................................................................. 154
Saisie des articles gammés dans une pièce de vente........................................................................... 155
Le pied de la pièce................................................................................................................................. 155
Table des matières
Onglet Infos............................................................................................................................................ 157
Onglet Règlement .................................................................................................................................. 157
Les factures d'acomptes ........................................................................................................................ 158
Onglet Echéances.................................................................................................................................. 159
La liste des pièces de ventes................................................................................................................. 160
Liste des factures d'acompte ................................................................................................................. 161
Liste des devis ....................................................................................................................................... 161
Liste des commandes ............................................................................................................................ 162
Liste des bons de livraison..................................................................................................................... 163
Liste des factures................................................................................................................................... 164
L'avoir..................................................................................................................................................... 165
La copie de pièces de ventes ................................................................................................................ 165
Imprimer une pièce ................................................................................................................................ 166
Télécopier une pièce.............................................................................................................................. 166
Imprimer des étiquettes ......................................................................................................................... 167
Envoi par e-mail (saisie déportée) ......................................................................................................... 167
Envoi d'une pièce par e-mail.................................................................................................................. 168
Le transfert de pièces de ventes............................................................................................................ 168
Affecter un code affaire.......................................................................................................................... 169
Règlement de la facture......................................................................................................................... 170
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période................................................................... 170
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients....................................................................... 170
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ......................................................... 171
Livraison des commandes ..................................................................................................................... 171
La livraison partielle ............................................................................................................................... 171
Traitement des commandes .................................................................................................................. 172
Les relances Commandes Clients ......................................................................................................... 172
Onglet Pièces......................................................................................................................................... 173
Recherche sur les lignes de pièces ....................................................................................................... 174
Opérations ................................................................................................................................................. 175
Les règlements clients ........................................................................................................................... 175
Affectation du paiement ......................................................................................................................... 177
Affectation du règlement ........................................................................................................................ 177
La remise en banque ............................................................................................................................. 177
Modifier le RIB ....................................................................................................................................... 178
Lettre de change relevé ......................................................................................................................... 179
Impression du bordereau de remise en banque.................................................................................... 179
Les règlements fournisseurs.................................................................................................................. 179
Affectation d'un règlement fournisseur .................................................................................................. 181
Les décaissements fournisseurs ........................................................................................................... 182
Impression du bordereau de décaissement........................................................................................... 183
Table des matières
Opération de virement ........................................................................................................................... 183
Ecart de règlements............................................................................................................................... 183
Le transfert en comptabilité ................................................................................................................... 184
Options du transfert comptable.............................................................................................................. 185
Paramétrage du transfert en comptabilité.............................................................................................. 185
Transfert comptable des règlements ..................................................................................................... 187
Transfert comptable au format API........................................................................................................ 187
Transfert comptable au format CCMX ................................................................................................... 188
Transfert comptable au format CEGID .................................................................................................. 189
Transfert comptable au format CEGID - PGI......................................................................................... 190
Transfert comptable au format COALA ................................................................................................. 190
Transfert comptable au format CIEL...................................................................................................... 191
Transfert comptable au format COTE OUEST ...................................................................................... 191
Transfert comptable au format Interface Expert (COALA) .................................................................... 192
La lettre de relance ................................................................................................................................ 192
Télécopier une lettre de relance ............................................................................................................ 194
Génération des factures périodiques..................................................................................................... 194
Définition des classifications .................................................................................................................. 194
Paramétrage de la grille......................................................................................................................... 194
Exemple de classification sur la périodicité ........................................................................................... 196
Exemple de classification sur le chiffre d'affaires .................................................................................. 197
Exemple de classification selon le double critère .................................................................................. 199
La mise à jour de la classification .......................................................................................................... 200
Une sélection de clients ......................................................................................................................... 200
Une sélection de commerciaux.............................................................................................................. 200
Une sélection de familles de clients....................................................................................................... 200
Génération de bons d'achats ou chèques cadeaux............................................................................... 200
Choix des données à modifier ............................................................................................................... 201
Sélection des clients .............................................................................................................................. 201
Sélection des familles de clients............................................................................................................ 201
Liste des fidélités ................................................................................................................................... 202
Définition du bon d'achat ou chèque cadeau à générer ........................................................................ 202
Gestion des caisses............................................................................................................................... 202
Outils.......................................................................................................................................................... 205
Gestionnaire de clients Microsoft Office 2000 ....................................................................................... 205
L'agenda ................................................................................................................................................ 206
Ajouter un nouveau rendez-vous........................................................................................................... 207
Propriétés de l'agenda ........................................................................................................................... 207
Rechercher un rendez-vous................................................................................................................... 208
Recalcul des données............................................................................................................................ 208
Réorganisation des fichiers.................................................................................................................... 208
Archivage des données ......................................................................................................................... 208
Table des matières
Nom du fichier d'archivage .................................................................................................................... 208
Suppression de données ....................................................................................................................... 209
Suppression des pièces d'achats .......................................................................................................... 209
Suppression des pièces de stock .......................................................................................................... 209
Suppression des paiements .................................................................................................................. 210
Import paramétrable-1 ........................................................................................................................... 210
Import paramétrable-3 bis...................................................................................................................... 212
Import du fichier articles......................................................................................................................... 213
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ................................................................... 213
Import du fichier clients .......................................................................................................................... 214
Import du fichier fournisseurs ................................................................................................................ 214
Import du fichier codes postaux............................................................................................................. 215
Sauvegarde du format d'importation...................................................................................................... 216
Import des tailles, couleurs et bonnets .................................................................................................. 216
Import EBP Devis et Facturation ........................................................................................................... 217
Sélection des articles ............................................................................................................................. 221
Sélection des clients .............................................................................................................................. 221
Sélection des fournisseurs..................................................................................................................... 221
Export paramétrable-1 ........................................................................................................................... 221
Sauvegarde de format d'exportation...................................................................................................... 223
Export des données vers le logiciel de cartographie ............................................................................. 223
Sélection des clients à exporter............................................................................................................. 224
Sélection des commerciaux à exporter.................................................................................................. 224
Paramétrage des modèles..................................................................................................................... 224
La DEB ...................................................................................................................................................... 227
La DEB................................................................................................................................................... 227
La fiche Nature des transactions ........................................................................................................... 227
La fiche Mode de transport .................................................................................................................... 228
La fiche Condition de livraison............................................................................................................... 228
La fiche Nomenclature NC8................................................................................................................... 229
Impression de la DEB ............................................................................................................................ 229
Validation de la DEB .............................................................................................................................. 229
Génération d'un fichier Intracom............................................................................................................ 230
Les impressions......................................................................................................................................... 233
Impression des pièces ........................................................................................................................... 233
Table des matières
Options d'impression des pièces ........................................................................................................... 233
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ....................................................................................... 234
Sélection des commerciaux ................................................................................................................... 235
L'option Configurer l'imprimante permet de sélectionner l'imprimante sur laquelle l'édition va être
effectuée. ............................................................................................................................................... 235
L'option Export avancé permet de récupérer dans un fichier texte les informations qui vont être reprises
lors de l'impression. Si vous souhaitez exporter des renseignements particuliers qui ne figurent pas sur
le modèle d'édition d'origine, vous pouvez personnaliser celui-ci en cliquant sur le texte Modèle
d'impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions pour avoir les informations
complémentaires. Ensuite, vous pourrez ouvrir ce fichier sous un éditeur de texte ou encore sous un
tableur comme Excel. ............................................................................................................................ 236
L'option Filtres permet de créer des filtres sur le fichier des pièces afin de cibler au mieux l'impression.
............................................................................................................................................................... 236
L'option Générer un PDF permet d'exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est
exclusivement lu par le logiciel Adobe Reader. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur
le CD dans le répertoire Produits / Outils et le fichier se nomme AdbeRdr70_fra_full.exe................... 236
Impression des traites............................................................................................................................ 236
Impression des billets à ordre................................................................................................................ 236
Onglet Pièces......................................................................................................................................... 237
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats........................................................................ 237
Options d'impression de la liste des pièces de ventes .......................................................................... 238
Options d'impression de la liste des pièces d'achats ............................................................................ 239
Sélection des devises ............................................................................................................................ 239
Impression du portefeuille des devis ..................................................................................................... 239
Onglet Tailles Couleurs Bonnets ........................................................................................................... 240
Impression du portefeuille des commandes .......................................................................................... 240
Impression du journal des ventes .......................................................................................................... 241
Options d'impression du journal de ventes............................................................................................ 242
Impression du journal d'achats .............................................................................................................. 242
Options d'impression du journal d'achats .............................................................................................. 243
Impression de la relation client .............................................................................................................. 243
Courriers et lettres types clients et fournisseurs.................................................................................... 244
Création d'une lettre............................................................................................................................... 246
Création d'un classeur ........................................................................................................................... 246
Envoi d'un mailing commercial par le net .............................................................................................. 246
Impression des étiquettes ...................................................................................................................... 246
Impression des articles .......................................................................................................................... 247
Impression des articles collectifs ........................................................................................................... 247
Sélection des articles collectifs .............................................................................................................. 248
Impression des affaires.......................................................................................................................... 248
Sélection des affaires............................................................................................................................. 248
Impression des banques........................................................................................................................ 249
Sélection des banques........................................................................................................................... 249
Impression des clients ........................................................................................................................... 249
Table des matières
Impression des grilles de remise ........................................................................................................... 250
Sélection des remises............................................................................................................................ 250
Impression des collections..................................................................................................................... 250
Sélection des collections........................................................................................................................ 251
Impression des commerciaux / Vendeurs.............................................................................................. 251
Impression des devises ......................................................................................................................... 251
Sélection des devises ............................................................................................................................ 252
Impression des familles d'articles .......................................................................................................... 252
Sélection des familles articles................................................................................................................ 253
Impression des familles de clients ......................................................................................................... 253
Sélection des familles clients ................................................................................................................. 253
Impression des familles de fournisseurs................................................................................................ 254
Sélection des familles fournisseurs ....................................................................................................... 254
Impression des fournisseurs .................................................................................................................. 254
Impression des frais de port .................................................................................................................. 255
Sélection des frais de port ..................................................................................................................... 255
Impression des grilles de tarifs .............................................................................................................. 255
Sélection des grilles de tarifs ................................................................................................................. 256
Impression des localisations / rayons .................................................................................................... 256
Sélection des localisations..................................................................................................................... 256
Impression des modes de règlement..................................................................................................... 257
Sélection des modes de règlement ....................................................................................................... 257
Impression des promotions ou soldes ................................................................................................... 257
Sélection des promotions ou soldes ...................................................................................................... 258
Impression des unités ............................................................................................................................ 258
Sélection des unités............................................................................................................................... 258
Impression des textes standards ........................................................................................................... 258
Impression des natures d'offres............................................................................................................. 259
Impression des gammes........................................................................................................................ 259
Sélection des gammes........................................................................................................................... 259
Impression des conditions de livraison .................................................................................................. 259
Sélection des conditions de livraison..................................................................................................... 260
Impression des modes de transport ...................................................................................................... 260
Sélection des modes de transport ......................................................................................................... 260
Impression des natures de transactions ................................................................................................ 261
Sélection des natures de transactions................................................................................................... 261
Impression des nomenclatures NC8...................................................................................................... 261
Sélection des nomenclatures NC8 ........................................................................................................ 262
Impression des codes NAF.................................................................................................................... 262
Sélection des codes NAF....................................................................................................................... 262
Impression des codes postaux .............................................................................................................. 262
Sélection des codes postaux ................................................................................................................. 263
Table des matières
Sélection des départements et pays...................................................................................................... 263
Impression des départements ............................................................................................................... 263
Impression des pays .............................................................................................................................. 263
Impression de l'historique des ventes par client .................................................................................... 264
Impression de l'historique des ventes par article................................................................................... 265
Impression de l'historique des achats par fournisseur........................................................................... 265
Impression de l'historique des achats par article................................................................................... 266
Impression des statistiques articles ....................................................................................................... 267
Impression des statistiques par famille d'articles................................................................................... 268
Impression des statistiques par collection ............................................................................................. 268
Impression des statistiques clients ........................................................................................................ 269
Impression des statistiques par famille de clients ................................................................................. 270
Impression des statistiques comparatives ............................................................................................. 270
Impression des statistiques croisées clients.......................................................................................... 271
Impression des statistiques par famille de fournisseur.......................................................................... 272
Impression des statistiques fournisseurs............................................................................................... 272
Impression des statistiques croisées fournisseurs ................................................................................ 273
Impression des commissions commerciaux .......................................................................................... 274
Synthèse des achats / ventes par collection.......................................................................................... 274
Impression de l'activité du magasin par tranche horaire ....................................................................... 275
Sélection des caisses ............................................................................................................................ 276
Impression de l'activité du magasin par vendeur................................................................................... 276
Impression du résultat des ventes ......................................................................................................... 276
Impression des statistiques de vente par tarif ....................................................................................... 277
Sélection des tarifs................................................................................................................................. 277
Impression des mouvements de stock .................................................................................................. 278
Impression de l'état de stock ................................................................................................................. 278
Impression du palmarès de rotation ...................................................................................................... 279
Impression du palmarès des commandes ............................................................................................. 280
Impression du réapprovisionnement...................................................................................................... 281
Impression de la disponibilité................................................................................................................. 281
Impression de l'échéancier .................................................................................................................... 282
Impression du relevé de factures........................................................................................................... 283
Impression des encours dépassés ........................................................................................................ 283
Impression des paiements ..................................................................................................................... 284
Impression des bordereaux de remise en banque ................................................................................ 285
Impression des bordereaux de décaissements ..................................................................................... 285
Impression des lettres-chèque............................................................................................................... 286
Impression du tableau de bord .............................................................................................................. 286
Internet....................................................................................................................................................... 289
Envoi de pièces de ventes EBP Point de vente .................................................................................... 289
Sélection par numéro de pièce .............................................................................................................. 289
Table des matières
Choix du format d'export........................................................................................................................ 289
Coordonnées du destinataire................................................................................................................. 290
Création du fichier XML ......................................................................................................................... 290
Réception des pièces de ventes EBP Point de vente depuis des mails ............................................... 290
Réception des pièces de ventes EBP Point de vente depuis un fichier XML........................................ 291
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .............................................................................. 291
Les utilisateurs........................................................................................................................................... 293
Gestion des utilisateurs.......................................................................................................................... 293
Création de droits pour un utilisateur..................................................................................................... 294
Modification du mot de passe ................................................................................................................ 295
Changement d'utilisateur ....................................................................................................................... 295
Liste des droits....................................................................................................................................... 295
Utilisateurs connectés............................................................................................................................ 302
Historique des connexions..................................................................................................................... 302
Index .......................................................................................................................................................... 305
Félicitations
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Point de vente et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
1
Convention d'utilisation
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles
ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers
d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa
documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde.
Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne
droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences
monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le
copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles
et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le
programme toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des
informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles
requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les
problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent
pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une
difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique
d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique
une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention
de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un
non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de
bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde
des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de
manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des
services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en
œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits,
endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour
l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de
moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute
garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la
fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la
disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
3
EBP Point de vente (Back office) Aide
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à
raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis
par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou
ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu
responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou
d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune
réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait
excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services
au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par
l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou
d’appel en garantie.
4
Fonctionnement général
Création d'un dossier
Pour créer un nouveau dossier, sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier. Deux choix vous
sont proposés :
Sélectionnez Créer un dossier Point de vente dans un nouveau répertoire si vous souhaitez
créer un dossier correspondant à une société qui n’a pas encore été mise en route. Le logiciel va
créer un nouveau dossier (sur votre disque dur) et un sous-répertoire contenant les fichiers
spécifiques à votre application.
Si vous souhaitez créer un dossier concernant une société déjà initialisée par un autre logiciel
EBP (en comptabilité, en paye ...) afin d'y ajouter les données spécifiques au logiciel en cours,
sélectionnez Placer les données de Point de vente dans un dossier existant. Ensuite,
choisissez le dossier. Le logiciel crée un sous-répertoire propre à l'application en cours et reprend
les informations communes aux logiciels c’est-à-dire les informations légales (Statut, Siret, APE
…), l’adresse et le contact. Si votre dossier n'apparaît pas, cela signifie qu'il a été créé dans un
répertoire autre que EBP \ DOSSIERS. Indiquez alors le répertoire dans lequel se trouve le
dossier en cliquant sur le bouton Parcourir.
A partir du nom de dossier, le logiciel génère un raccourci de même nom dans le répertoire d'installation
du dossier.
Enfin, lorsqu'un dossier est ouvert ou créé dans une application, son chemin d'accès est mémorisé. Ce
dossier sera proposé dans la liste des dossiers lors des différents traitements comme l'ouverture, la
suppression et la sauvegarde d'un dossier.
Si un mot de passe a été établi, pour récupérer les informations d'un dossier existant, vous devez être en
possession de celui-ci, lequel permet d'ouvrir le dossier source.
Voici les autres étapes de la création d’un dossier :
Etape 2 : Raison sociale
Etape 3 : Identification de la société
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Choix de la devise
Etape 2 : la raison sociale
Indiquez la raison sociale du nouveau dossier (limitée à 32 caractères). Au fur et à mesure de votre saisie,
cette raison sociale est reprise par le logiciel comme nom de répertoire.
Automatiquement, le répertoire proposé est : EBP \ DOSSIERS \ raison sociale. Dans EBP\DOSSIERS
sont ainsi regroupés tous les dossiers créés par les applications EBP ce qui facilite la sauvegarde et le
classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d'accès en cliquant sur
.
Etape 3 : Identification de la société
5
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 3 : identification de la société
Cette étape permet d'identifier la société. Ces informations pourront être modifiées par Propriétés +
Coordonnées du menu Dossier.
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 4 : l'adresse
Cette étape permet de renseigner l'adresse de la société. Ces informations pourront être modifiées par
Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Voici les autres étapes de la création d‘un dossier :
Etape 5 : Le contact
Etape 5 : le contact
Cette étape permet de renseigner le nom du contact dans la société. Ces informations pourront être
modifiées par Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Voici la dernière étape de la création d’un dossier :
Etape 6 : choix de la devise
En création d’un nouveau dossier, vous devez spécifier la devise du dossier. Toutes vos données seront
alors exprimées dans cette devise. Cette information conditionne la valorisation de l’ensemble de vos
documents et autres tarifs. Par défaut, il est indiqué Euros.
Cependant, vous aurez la possibilité, lors de la création de vos fiches clients et fournisseurs, d’associer
une devise de facturation différente de la devise du dossier.
Ouverture d'un dossier
Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :
6
A partir de DEMARRER, sélectionnez Programmes + EBP + Point de vente et Point de vente
pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé et que vous avez bien précisé dans le
bouton Général des Préférences de votre dossier Ouvrir le dernier dossier ouvert au
lancement du logiciel, il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par
le menu Dossier + Ouvrir,
A partir du menu DEMARRER, sélectionnez Programmes + EBP + Point de vente puis Point
de vente - Démonstration pour lancer directement la démonstration,
A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Point de vente vous propose alors
la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit alors de cliquer sur les flèches pour
monter et descendre et de sélectionner le dossier à ouvrir. Double-cliquez dessus,
Si votre dossier n’est pas dans la liste, il faut alors cliquer sur le bouton Parcourir. EBP Point de
vente propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP
(par défaut EBP\DOSSIERS). Sélectionnez le dossier désiré. Double-cliquez sur le fichier *.PDV
qui apparaît pour accéder à votre point de vente.
Si le dossier à ouvrir est l'un des 4 derniers dossiers sur lesquels vous avez travaillé, son accès
est conservé dans le menu Dossier en bas du menu déroulant. Cliquez simplement dessus.
A partir de l'Explorer, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci
(*.PDV).
Enfin, si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire.
La recopie
Il s’agit de recopier des informations d’un dossier vers un autre. Utilisez la commande Recopier du menu
Dossier.
La première étape vous permet de sélectionner le dossier dont vous souhaitez récupérer les données
(pièces, articles, clients, fournisseurs, …).
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des pièces de ventes
Recopie des pièces d'achats
Recopie des pièces de stock
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des lignes d'action
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces de ventes
7
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de ventes (devis, commandes, bons de livraisons,
factures) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Cette étape vous permet de récupérer des pièces d'achat (commandes, bons de réceptions,
factures)créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de stock (entrées, sorties, ordre de fabrication) créées
sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Cette étape vous permet de récupérer des paiements clients saisis sur une période que vous déterminez,
d’un ancien dossier vers le nouveau.
8
Cette étape vous permet de récupérer des paiements fournisseurs saisis sur une période que vous
déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Si vous activez la relation client sur vos clients, cette étape vous permet alors de recopier toutes les lignes
d’action enregistrées sur chaque client (Appels téléphoniques, Rendez-vous, E-mails, Courriers). Indiquez
alors la période sur laquelle vous souhaitez récupérer l’historique des lignes d’action.
Cette étape vous permet de récupérer les déclarations d’échanges de biens (simplifiée, détaillée, en
introduction ou en expédition) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le
nouveau.
Voici la dernière étape de la recopie :
Cette étape vous permet de récupérer les fichiers de base telles que les articles, les clients … sur une
période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Suppression d'un dossier
Utilisez la commande Supprimer du menu Dossier.
9
Dans le cadre apparaît automatiquement la liste de tous les dossiers qui ont été ouverts et donc
mémorisés par le logiciel. Cochez la case correspondant au(x) dossier (s)à supprimer puis cliquez sur le
bouton désiré :
OK :
supprime le dossier sélectionné
Annuler :
annule l'opération
Parcourir :
permet d'accéder à d'autres répertoires et donc à d'autres dossiers.
Fermer un dossier
Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Point de vente garde la trace des quatre derniers
dossiers sur lesquels vous avez travaillé. Vous pourrez ouvrir le dernier fichier utilisé en sélectionnant le
dossier 1 (2, 3, 4,) en bas du menu Dossier. Pensez à sauvegarder votre dossier (Commande
Sauvegarde du menu Dossier) avant de fermer le dossier.
Cette commande est appelée de façon implicite par Point de vente lorsque vous utilisez les commandes
Ouvrir, Nouveau, ou Quitter alors qu'un dossier est déjà en cours d'utilisation.
Lorsque vous sélectionnez cette option, un nouveau menu général est proposé. En effet, il n'y a plus de
dossier en cours et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments.
Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que trois menus
(Dossier, Affichage et Aide) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles.
Configuration de l'impression
Afin que vos impressions soient éditées sur l'imprimante que vous souhaitez et afin que les fax soient
correctement envoyés, utilisez le bouton Configurer pour associer le driver correspondant au matériel
(imprimante ou fax) à utiliser.
Vous pouvez définir une imprimante différente de l'imprimante principale pour l'impression des BL
(Imprimante BL), des factures (Imprimante Facture), des devis (Imprimante Devis), des commandes
(Imprimante Commande client) et des étiquettes (Imprimante Etiquettes).
Lors de l'impression d'une de ces pièces à partir de l'entête ou du corps de la pièce (clic sur l'icône
vous aurez la possibilité d'éditer 2 fois la pièce sur 2 imprimantes différentes.
),
Quant aux autres impressions, elles sont éditées sur l'imprimante principale.
Arrêter toutes les impressions
La commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier permet de mettre fin à toutes les
impressions en cours.
Quitter
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La commande Quitter du menu Dossier permet de fermer le dossier en cours et de quitter le logiciel. Si
vous souhaitez ne fermer que le dossier en cours, utilisez la commande Fermer du menu Dossier.
La solution Oxatis
La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration, consultation…)
de manière simple et rapide.
Avant de l’utiliser, nous vous conseillons de consulter le manuel Le e-commerce pas à pas avec Oxatis
qui donne toutes les informations concernant le e-commerce.
La mise en place de cette vitrine commerciale sur le WEB s’effectue soit au lancement du produit, soit par
le menu Internet + e-Commerce.
Important ! !
L’accès à ce module n’est possible que si vous avez introduit votre code de débridage et votre numéro de
licence.
Après création de votre site, vous devez impérativement ‘Sauver les paramètres d’accès’ pour que la
liaison puisse se faire automatiquement.
Envoi des données
Cette option, accessible par le menu Internet, permet d’envoyer :
Vos références articles. Cependant, avant d’effectuer l’envoi de vos articles, vous devez indiquer,
dans chaque famille d’articles, ou dans l’onglet Web de chaque article, si l’article est En vente
sur le Web ou non. D’autres informations concernant l’envoi des données sont à renseigner dans
cet onglet. Pour plus d’informations, consultez la partie onglet Web de la fiche article,
Vos commerciaux. Lors du premier envoi, tous les commerciaux qui ont un mot de passe dans
leur fiche sont envoyés sur votre site web. Cet envoi permet aux commerciaux de saisir
directement sur le site web les commandes de leurs clients au moyen d’un mot de passe qui
permet de les identifier. Cependant, si vous ne leur attribuez pas un mot de passe dans leur fiche,
ils ne seront alors pas reconnus comme commercial sur votre site.
Vos contacts clients. Ainsi, lors d’une prise de commande sur le web, l’utilisateur devra saisir son
adresse e-mail ainsi que son mot de passe, cette saisie l’identifiera automatiquement et lui évitera
alors de ressaisir ses coordonnées. Seuls les contacts clients qui ont un mot de passe seront
envoyés sur votre site. Cet e-mail et ce mot de passe sont à indiquer dans la fiche du client. Par
contre, si les contacts que vous envoyez sont déjà présents sur le site, le mot de passe de Point
de vente viendra écraser celui du site.
Vos codes remises. Lors du premier envoi, toutes vos grilles de remises sont envoyées sur le site
web. Cet envoi permet alors au client de bénéficier des mêmes conditions commerciales que la
commande soit effectuée par téléphone ou sur le web.
La synchronisation entre les données d’EBP Point de vente et les données du site Web fonctionne ainsi :
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Seules les nouvelles données et les données modifiées seront envoyées sur le site Web,
Les données supprimées du fichier, ou les articles dont la case En vente sur le Web aura été
décochée (onglet Web de la fiche article), seront supprimés du site.
Les caractéristiques des articles modifiées prises en compte pour mettre à jour le site Web sont : la
désignation, la famille, la description longue, la description courte, les paramètres En vente sur le Web et
Montrer si indisponible, les autres familles, le délai de disponibilité, la quantité en stock, la quantité
commandée, le poids, les dimensions, le taux de TVA, les tarifs de 1 à 5.
Forcer l’envoi des données
Il s’agit de la possibilité de renvoyer la totalité des données (articles, commerciaux, contacts, codes
remises), même si aucune modification n’a été apportée sur les données de la base du logiciel.
Voici les autres étapes de l’envoi des données :
Sélection des options de l'envoi des données
Intervalle de sélection des articles
Intervalle de sélection des familles d'articles
Intervalle de sélection des fournisseurs
Critères d'envoi des contacts
Intervalle de sélection des clients
Intervalle de sélection des familles clients
Préparation des données
Sélection des options de l'envoi des données
Précisez ici si vous souhaitez envoyer tous les articles, une sélection d'articles, de familles d'articles et de
fournisseurs.
Ne pas inclure les images
Si vous ne cochez pas cette case, les images des fiches articles seront envoyées. Si vous ne souhaitez
pas que l’envoi des images ait lieu, cochez cette case.
Supprimer le catalogue en ligne avant l’envoi
Cochez cette case si vous souhaitez que tous les articles du site Web soient supprimés avant d’envoyer
les articles du logiciel.
Voici les autres étapes de l’envoi des données:
Intervalle de sélection des articles
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Intervalle de sélection des articles à envoyer
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles. Indiquez alors l'intervalle
des articles à prendre en compte pour l’envoi du catalogue et seuls les articles dont l’option En vente sur
le WEB aura été cochée (onglet Web de la fiche article) sont pris en compte.
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors
l'intervalle des familles d’articles à prendre en compte pour l’envoi du catalogue. Seuls les articles
appartenant à cette famille seront pris.
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de fournisseurs. Indiquez alors
l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’envoi du catalogue. Seuls les articles rattachés à
ces fournisseurs seront pris en compte.
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Dans cette étape, vous devez préciser si vous souhaitez envoyer tous les contacts ou une sélection de
clients et de familles clients.
Intervalle de sélection des clients à envoyer
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de Clients. Indiquez alors
l'intervalle des clients à prendre en compte pour l’envoi des données.
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection de familles. Indiquez alors
l'intervalle des familles de clients à prendre en compte pour l’envoi des données. Seuls les clients
appartenant à ces familles seront pris.
Voici la dernière étape de l’envoi des données :
La préparation des données
Dans cette étape, cliquez sur le bouton Suivant pour préparer le catalogue si toutes les informations sont
correctes ou sur le bouton Précédent pour revenir aux étapes précédentes et vérifier les informations.
Dans l’étape suivante, le logiciel précise le nombre d’articles qui va être envoyé sur le site. Cliquez sur le
bouton Terminer pour valider l’envoi du catalogue ou sur le bouton Précédent pour vérifier les étapes
précédentes.
Téléchargement des commandes
Cette option permet de récupérer dans votre dossier de Point de vente les commandes clients effectuées
sur votre site.
Toutes les données saisies dans les commandes seront également créées dans le logiciel : modes de
règlements, clients, articles et frais de port.
Les paiements effectués lors de la commande sur votre site sont récupérés dans le pied de la commande
générée.
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Oxatis offre la possibilité de créer des attributs pour vos articles sur le WEB (option payante) ce qui
permet notamment de gérer les tailles et les couleurs. Cette option engendre la modification du code sur
votre site.
Par exemple, vous avez un article dont le code est PULL et vous créez pour cet article un attribut taille et
couleur. Ce code PULL devient alors, par exemple, PULLBLANC40 ou BLANC40. Vous avez, en effet, la
possibilité de concaténer les attributs au code article (PULLBLANC40) ou de remplacer le code article par
les attributs (BLANC40).
En revanche, lors de la récupération d'une commande contenant cet article dans Point de vente, le code
restera PULL.
Le client ne sera pas créé s’il existe déjà dans le fichier des clients : le logiciel permet une reconnaissance
automatique du client selon l’adresse e-mail ou la raison sociale.
Lors de la réception d’une commande saisie sur le Web, plusieurs cas sont envisageables :
Le client n’existe pas dans votre logiciel, il est alors automatiquement créé ;
Le client a déjà été créé lors de la réception d’une commande Web, il est reconnu et n’est donc
pas recréé ;
Le client a déjà été créé directement dans votre logiciel, il ne vient pas d’une commande Web :
o
Le client est identifié par son adresse e-mail, et le logiciel vous ouvre une fenêtre qui va
vous permettre de contrôler cette identification ;
o
En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale est analysée, et le
client est identifié si la raison sociale est strictement identique entre la commande Web
et le fichier EBP. Le logiciel vous ouvre également une fenêtre afin de contrôler cette
identification.
Voici l’étape suivante :
Sélection de la période
Choix du client
Cette fenêtre s’affiche car le client de la commande saisie sur le Web correspond à un client créé dans
Point de vente.
Vous êtes dans une des deux situations suivantes :
L’adresse e-mail du client Internet est identique à l’adresse e-mail du client de Point de vente ;
En l’absence d’adresse e-mail dans la fiche client, la raison sociale a été analysée, et elle est
strictement identique à celle du client Internet.
Cliquez sur l’icône
pour sélectionner un autre client ;
ou
Répondez OK, pour confirmer cette correspondance ;
ou
Répondez Annuler, et le client sera créé.
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Sélection de la période
Dans cet écran, vous devez sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez télécharger vos
commandes. Ensuite, cliquez sur le bouton Terminer puis confirmer pour lancer le téléchargement. Dès
que celui-ci est fini, un message vous avertit du nombre de commandes téléchargées.
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP
Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de
la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de
données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus
intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés
par le passé.
Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP
agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les
règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou
validations complémentaires.
Fiabilité
Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui
fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées
par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel.
Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations
suivantes :
Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,
Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de
catégorie 5 (câblage 100 Mbits),
Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a
identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter),
Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft),
En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de
documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits,
Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un
professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre
réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas
fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants.
En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau.
Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des
sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure
de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique).
En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être
détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul
ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS).
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Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par
Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une
perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les
utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt.
Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique
d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation.
Informations sur le moteur de base de données
Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données
Pervasive.SQL V8.
Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions
PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur.
Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez
d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou
Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL
2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas
d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité
de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer
les données sur deux ordinateurs différents (l'un faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i
et l'autre Pervasive.SQL V8).
A propos de Point de vente
Les informations suivantes sont accessibles par le menu ? + A propos de Point de vente :
Version du logiciel (à connaître avant tout appel au technique),
Adresse Internet du technique,
Mail du support technique (qui vous permet d’envoyer une question technique à notre support),
Téléphone technique,
Mémoire physique disponible,
Espace disque disponible.
Licence d'utilisation
Comment saisir le code de débridage
Pour débrider le logiciel, vous devez introduire un code de débridage au lancement du logiciel ou par la
commande Licence du menu ? (bouton Changer le code de débridage).
Pour obtenir ce code, vous devez impérativement envoyer, par courrier uniquement, la partie COUPON A
RETOURNER du carton de licence joint à votre logiciel.
Complétez celui-ci avec soin, le code étant calculé par le service commercial EBP sur la raison sociale
que vous allez saisir.
Après enregistrement du code, vous travaillerez sur une version débridée du logiciel et vous aurez accès
au service technique d'EBP pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit.
Si l’installation de Pervasive.SQL V8 n’a pas déjà été faite, un message vous propose de procéder à cette
installation. Une procédure est disponible sur votre CD-Rom d’installation : pour y accéder, insérez le CDRom dans le lecteur, puis, dans l’onglet Aide, cliquez sur Procédures d’installation de Pervasive.SQL
V8 Poste à Poste.
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Si vous souhaitez exploiter les données du logiciel via une base de données (type Access), une option de
génération ODBC est également disponible.
Assistance
Dans cette fenêtre, les différentes informations concernant votre assistance peuvent être saisies.
La date de fin d’assistance proposée n’est pas contractuelle, puisqu’elle est calculée par le logiciel à partir
du jour où vous saisissez votre code et que votre assistance prend effet dès la date d’achat. Vérifiez cette
date et rectifiez la si besoin est.
Une option vous permet d’être averti deux semaines avant, de l’expiration de l’assistance.
Pour obtenir un renouvellement de votre assistance, contactez votre revendeur EBP ou notre service
commercial au 01 34 90 80 20.
Dépannage EBP
Le dépannage permet d’effectuer différentes opérations :
Restaurer ou sauvegarder,
Chercher des mises à jours plus récentes sur Internet : si la version installée sur votre poste est
plus ancienne que celle proposée sur le site EBP, on vous proposera alors de télécharger cette
dernière version et ensuite vous devrez l’installer,
Accéder aux informations de configuration de cet ordinateur sur les disques, sur l’écran, sur
l’imprimante, sur les applications EBP…(par exemple : le répertoire temporaire, le répertoire
système, le processeur ….) et préparer un rapport d’incident sur toutes ces informations,
Accéder aux pages techniques (accès à ces pages sous la conduite du service technique)
concernant les applications EBP,
Envoyer ou recevoir un fichier personnel sur le site Internet d’EBP (réservé aux revendeurs
uniquement sur commande auprès du service commercial).
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Dossier
Onglet Identification
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées
dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre
souris.
Le NII correspond au Numéro d’Identification Intra-communautaire et le NAF au Numéro d’Appartenance
Française (anciennement APE).
Onglet Contact
dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre
souris.
Onglet Adresse
dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation
pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris.
Pour saisir deux lignes d’adresse, il faut appuyer sur les touches Ctrl + Entrée en même temps après
avoir saisi votre première ligne d’adresse.
Onglet Sécurité
Cet onglet permet de protéger l'accès à votre dossier par un mot de passe. C’est un mot de passe général
qui devra être indiqué par tous les utilisateurs (en plus du mot de passe propre à chaque utilisateur).
Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne pas
l'oublier !!
Dossier protégé
Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la
saisie du mot de passe et à sa confirmation.
Mot de passe et Confirmation
Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies
doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe.
Onglet Dossier
Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier donc les fichiers de données.
Bouton Articles
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Ce bouton permet de définir des préférences de gestion de vos articles.
Choix du tarif
Définissez l’intitulé et le coefficient des 5 tarifs possibles. Les coefficients seront proposés
automatiquement à la création des familles d’articles.
Codification automatique de l'article
Si vous cochez cette case, à la création d’un article, seule la zone Désignation sera accessible. Le code
article sera généré au choix sur 6 à 16 caractères à partir des premiers caractères de la désignation selon
le principe suivant :
Pour la désignation ARTICLE, le code généré à la validation de la fiche article sera le suivant :
ART0001
pour une codification sur 7 caractères
ARTI0001
sur 8 caractères
ARTI00001
sur 9 caractères
...
Ne cochez pas cette case, si vous souhaitez respecter une codification bien précise.
Libellés des variables de la formule de calcul
Par défaut, la longueur, la largeur et la hauteur sont proposées comme opérande de la formule pour
calculer le coefficient multiplicateur au niveau de la fiche article et de la fiche famille d'articles.
Néanmoins, si vous n’utilisez pas ces données et que vous souhaitez réaliser cette formule suivant
d’autres critères, vous avez ici la possibilité de changer le nom des variables.
Libellé de la sous-famille
Champ disponible uniquement en version Mode
Par défaut, il est indiqué Collections afin de pouvoir gérer la saisonnalité des articles dans le monde du
prêt à porter. Cependant, vous pouvez le décliner autrement en indiquant le libellé au singulier et au
pluriel. Dans le menu Données + Stock, une entrée est ajoutée avec le libellé indiquez ici.
Bouton Comptabilité
Si vous avez EBP Comptabilité, vous pouvez automatiquement générer vos écritures comptables de
ventes, achats et règlements dans le dossier comptable.
Dossier Comptabilité
Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le dossier comptable. Cochez ensuite le dossier dans
lequel vous souhaitez réaliser le transfert.
Journaux Comptables
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Dossier
Indiquez ici les codes des journaux dans lesquels vous souhaitez générer vos écritures. Cliquez sur
pour obtenir la liste des journaux créés sous EBP Comptabilité.
l’icône
Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces
journaux. En effet, la Comptabilité PRO v9 permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du
dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de
Point de vente, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces.
C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise dans
Point de vente.
Transferts Analytiques
La gestion analytique permet de récupérer dans le logiciel de Comptabilité, les ventilations analytiques de
vos produits (ventes) et de vos charges (achats).
Deux types de ventilation sont à votre disposition : la ventilation par familles de tiers (clients et
fournisseurs), la ventilation par familles d’articles.
Selon votre choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira donc rechercher les postes et les grilles
indiqués soit dans les familles clients ou fournisseurs soit dans les familles d'articles.
Transfert du pointage
Dans Point de vente, lorsque vous saisissez un règlement client ou fournisseur, vous pointez ce
règlement avec la facture qu’il règle. L’option de transfert de pointage permet, lors du transfert comptable,
de récupérer dans l’échéancier – règlements, accessible depuis le journal de banque, les factures qui ont
été affectées à chaque règlement.
Bouton Déclaration d'échanges de biens
Vous devez indiquer dans cet onglet les informations concernant l’introduction et l’expédition pour remplir
la DEB. Ces informations seront reprises automatiquement lors de la préparation de la DEB (menu
Opérations + Déclaration d’échanges de biens). Cependant, ces informations restent modifiables à
tout moment dans la DEB.
Bouton Divers
Dans ce bouton, vous devez définir les libellés qui seront repris lors du transfert en comptabilité
.
Transfert ou copie de pièces
Le libellé que vous définissez ici sera inscrit en première ligne dans le corps du document transféré. Vous
pouvez y inclure le N° de la pièce d’origine et sa date. Ce libellé pourra bien entendu être supprimé.
Comptabilisation des pièces
Saisissez le libellé des écritures que vous souhaitez avoir pour le transfert comptable des pièces de vente
et d’achat. Vous pouvez inclure le N° de pièce et la raison sociale du tiers.
Comptabilisation des règlements
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Indiquez le libellé que vous souhaitez avoir pour la comptabilisation des règlements. Vous pouvez inclure
le N° de la facture et la raison sociale. e paramétrage est à effectuer pour les règlements clients et
fournisseurs. Ainsi, vous pouvez indiquer un libellé différent pour les clients et fournisseurs.
Vous avez également la possibilité d’utiliser le commentaire que vous saisissez sur chaque ligne de
règlement lors de la remise en banque en tant que libellé pour le transfert comptable.
Ce libellé ne sera repris que sur la ligne comptable 40XXXX ou 41XXXX.
Bouton Paramètres du réseau local
Dans le cas où vous utilisez un serveur Proxy pour vous connecter à Internet, renseignez les différentes
informations dans cette fenêtre afin de pouvoir accéder aux fonctionnalités concernant votre site Oxatis
(Consulter votre site, Administrer votre site …).
Bouton Décimales
Cet onglet vous permet de définir le nombre de décimales que vous souhaitez pouvoir saisir pour vos
montants, quantités, prix, taux, volumes et poids.
Attention : Il est fortement déconseillé de réduire le nombre de décimales utilisé dans un dossier où des
pièces et des règlements ont été saisis.
Exemple
Vous avez une pièce avec un net TTC de 1658,50 €. Vous saisissez dans cette même pièce un règlement
du même montant. Le Net à payer est donc de 0 €.
Si vous modifiez le nombre de décimales pour les montants en indiquant aucun chiffre, votre net à payer
ne sera plus alors de 0 mais de 1 € (1659 – 1658,50 = 0,50 soit 1 €).
Bouton Formats
Cet onglet vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique,
numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A
l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type.
Exemple : pour une variable de type montant (ex : montant brut HT), le format de la variable est
numérique et ne pourra jamais être de type date.
Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles
d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités.
Liste des formats
La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats
déjà existants.
Pour chaque type, le format pointé ( ) correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression.
Nouveau
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Dossier
Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant.
Modifier
Vous avez créé un format et vous souhaitez y apporter des modifications. Cliquez alors sur le bouton
Modifier. En revanche, les formats systèmes ne sont pas modifiables. Vous ne pouvez modifier que les
formats utilisateurs c’est-à-dire les formats que vous avez créé.
Supprimer
Vous avez créé un format que finalement vous n’utilisez pas. Afin de le supprimer, cliquez sur le bouton
Supprimer. En revanche, vous n’avez pas la possibilité de supprimer un format système. Seuls les
formats que vous avez créé peuvent être supprimés.
Défaut
Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un . Il devient alors le format par
défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type.
Test
Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. En face,
en zone Aperçu, ce format est affiché tel qu'il sera à l'impression.
Aperçu
Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle
affiche le format tel qu'il sera à l'impression.
Création d'un format
Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences et bouton Formats.
Cliquez sur le bouton Nouveau et vous entrez en mode Assistant.
Saisissez le nom du nouveau format ainsi qu’une description. Choisissez alors le type du format à créer.
Ensuite, vous devez définir les propriétés du format. Les formats sont applicables dans les modèles
d’impression.
Format Numérique ou Monétaire
Déterminez :
Le symbole décimal,
Le nombre de chiffres après la virgule,
La devise (symbole et valeur),
Le séparateur de milliers,
L'apparence du montant (couleur, format) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul),
L'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %),
L’affichage en toutes lettres.
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Attention : Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées telles que le
Numéro de pièce, le colisage ou encore le nombre de colis où l’on considère que la variable ne peut
jamais comporter de décimales.
Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par
exemple la quantité, vous devez indiquer comme chiffres après la virgule Aucun.
Format Date
Déterminez la couleur et le format de la date.
Format Heure
Déterminez la couleur et le format de l'heure.
Format Logique
Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse.
Format Chaîne
Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte
à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Bouton Général
Ce bouton permet de définir différents paramètres de fonctionnement.
Banque
Indiquez le nom de la banque à prendre en compte pour la remise en banque.
Pays
Indiquez le nom du pays à prendre en compte par défaut.
Activer le mode Client-Serveur
IMPORTANT !!
Si vous travaillez en mode Client-Serveur, vous devez cocher cette option pour optimiser les vitesses de
traitement.
Sauvegarder les informations de l’imprimante
Cette option permet de paramétrer une imprimante par défaut dans le logiciel qui n’est pas l’imprimante
par défaut de Windows.
Bouton Numéros de pièces
Cet onglet permet d’indiquer le préfixe et le premier numéro des pièces commerciales à prendre en
compte pour la numérotation automatique et de définir le modèle d'impression courant pour chaque type
d'impression.
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Dossier
Numérotation des pièces
Une pièce est reconnue par son préfixe (3 caractères maximum) et son numéro (10 chiffres maximum). Le
préfixe peut être librement modifié, alors que le numéro est automatiquement augmenté de 1 à la création
des pièces. C’est lors de la validation de la pièce que le numéro est attribué. Définissez le préfixe et le
premier numéro de chaque pièce, en choisissant successivement dans le champ Pièces le type de pièces
concernées (Ventes, Achats…).
Modèle d'impression par défaut
De même, choisissez les modèles d’impression par défaut des pièces en choisissant successivement
dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats…), pour les modèles en HT et en
TTC.
Bouton Pièces
Cet écran vous permet de définir l’unité de calcul du poids, des options générales, de ventes, d’achats et
de stock.
Calcul du poids
Indiquez ici l'unité de référence à utiliser pour le calcul du poids des articles facturés. Dans la fiche article,
vous pouvez indiquer un poids en milligramme, gramme, kilogramme, tonne. En facturation, le logiciel
convertira automatiquement le poids dans l'unité choisie ici.
Options générales
Message d'avertissement sur les articles en rupture de stock
Si un article facturé est en rupture de stock (stock <= 0), un message d’avertissement apparaîtra à sa
validation.
Génération automatique des factures périodiques
A activer uniquement si vous avez défini des factures périodiques. Permet d’obtenir la liste des factures
périodiques arrivées à échéance dès l’ouverture du dossier. Sinon, la génération des factures devra être
lancée manuellement par la commande Facturation Périodique du menu Opérations.
Comptabilisation des avoirs en négatif
Permet de traiter les avoirs en négatif dans votre comptabilité et d’obtenir de ce fait, le montant de l’avoir
au crédit du compte de vente mais en négatif.
Exclure le montant DEEE du net à payer
Cette option permet de ne pas tenir compte du montant de la DEEE dans le net à payer. En effet, vous
n’êtes pas obligés de refacturer cette taxe à votre client. Elle sera calculée dans les lignes mais ne sera
pas ajoutée au net à payer. Dans le cas contraire, elle sera intégrée dans le net à payer et une écriture
comptable sera alors générée pour le montant de la DEEE.
Bouton Pièces : options pour les ventes
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Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce de vente, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix
pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce.
Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les
articles à facturer.
Choix du mode de TVA
Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors
du transfert en comptabilité, le logiciel ira chercher les comptes comptables dans Dossier + Propriétés +
Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Priorité code remise
Vous avez la possibilité d’indiquer dans les fiches clients et articles une grille de remise. Par conséquent,
vous devez indiquer quelle remise doit être prioritaire en facturation. Ainsi, en fonction de votre choix, la
remise client ou la remise article sera prise en compte lors de la facturation.
En revanche, dans la cas où vous paramétrez, la remise en priorité sur le client et qu’aucune grille de
remise n’est disponible dans la fiche client, le logiciel reprendra automatiquement la grille paramétrée
dans la fiche article et inversement.
Contrôler le tarif des articles composants (en cours de saisie des lignes de pièces de vente)
Cette option permet de vérifier, lors de la facturation d’un article composé à un client, que son prix d’achat
est égal aux prix des articles composants. Si ce n’est pas le cas, un message vous précise de vérifier la
composition des tarifs de cet article composé.
Cette option n’est valable que si votre dossier de Point de vente provient de Gestion Commerciale 3 et
qu’il a été converti en version 7.
Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes clients et Bons de livraison
Cette fonctionnalité permet lors de la création d’un devis, commande client ou bon de livraison l’accès au
numéro de pièce. Celui-ci sera automatiquement indiqué en fonction du dernier numéro de pièce
paramétré dans le bouton Numéros de pièce mais la zone sera accessible ce qui vous permettra de saisir
un numéro différent.
Cette option est utile pour les personnes qui utilisent des carnets à souche puisqu’ils auront la possibilité
d’indiquer sur leur pièce de vente le numéro figurant sur la souche.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code client. Cette option
permet d’effectuer la recherche sur la raison sociale du client.
Avertissement d’une vente à perte
Cette option permet d’obtenir un message d’avertissement lors de la facturation client si vous facturez un
article à un prix de vente inférieur à son prix de revient. Le logiciel vous prévient et vous demande de
confirmer l’opération.
Bouton Pièces : options pour les achats
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Dossier
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce d’achat, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce choix
pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce.
Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les
articles à facturer.
Choix du mode de TVA
Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix, lors
du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier + Propriétés +
Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Saisir le N° de pièce pour les Commandes fournisseurs, Bons de réception et Factures
Cette fonctionnalité est identique à la saisie du numéro de pièce des devis, commandes clients et bons de
livraisons.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code fournisseur. Cette option
permet également d’effectuer la recherche sur la raison sociale du fournisseur.
Gestion des frais d’approche
Dans vos fiches articles, vous avez indiqué des frais d’approche. Lors de la création de pièces d’achat,
vous avez la possibilité que ce soit le prix d’achat + les frais d’approche donc le prix de revient qui soit
repris en prix unitaire.
Bouton Pièces : options pour les stocks
Inclure les articles en sommeil
Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles en sommeil sont exclus de
l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles en sommeil,
vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de stock (Bons
d’entrée, Bons de sortie).
Inclure les articles non facturables
Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles non facturables sont
exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles non
facturables, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de
stock (Bons d’entrée, Bons de sortie).
Bouton Racines de comptes comptables
Ce bouton permet de définir les différents comptes ou racines de comptes à utiliser par défaut pour la
génération des écritures comptables et des comptes de Tiers.
27
pour obtenir les comptes
Pour chaque racine de compte à indiquer, vous pouvez cliquer sur l’icône
de votre dossier comptable dans la mesure où le dossier comptable a été indiqué dans le bouton
Comptabilité des Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Clients - Fournisseurs
Définissez les racines de compte associées (escompte, remise, divers TTC) pour les clients et les
fournisseurs. Le compte comptable peut être généré selon différents schémas. Ce compte peut être
composé de la racine, de la racine + code tiers, ou racine + raison sociale du tiers. Ce choix est reporté
dans les familles de tiers.
Vous pouvez également décider si la remise et la remise supplémentaire doivent être comptabilisées
c’est-à-dire si une écriture doit être générée pour chaque remise en pied de facture.
Vente - Achat
Définissez les racines de comptes propres à chaque type de vente et à chaque type d’achat. A la création
d’une fiche famille article, ces racines de comptes seront automatiquement proposées.
Indiquez également la racine de compte pour les frais de port sur les ventes et les achats. Cette racine
sera proposée lors de la création de la fiche frais de port.
Si vous êtes assujettis à la DEEE, précisez le compte comptable pour les achats et les ventes à
mouvementer lors du transfert comptable. L’écriture comptable ne sera générée que si l’option Exclure le
montant DEEE du net à payer n’est pas cochée dans le bouton Pièces des préférences.
Valeurs à l’encaissement
Indiquez la racine à proposer par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion des
valeurs en attente des paiements clients.
Banque
La racine de compte Banque définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Banque.
Décaissement
La racine de compte Décaissement définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Mode de
règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements fournisseurs.
Acompte HT
Indiquez le compte d’acompte HT. Ce compte est utilisé pour le transfert comptable des acomptes.
Les comptes du dossier comptable
Dans cette fenêtre, apparaissent tous les comptes comptables de votre dossier qui ont été créés dans
EBP Comptabilité pour chaque classe de comptes. Ainsi, vous pouvez vérifier l’existence de vos comptes
et sélectionner dans les différents onglets les comptes comptables souhaités pour le transfert des pièces.
Ecritures comptables avec ou sans remise
28
Dossier
J’établis une facture d’un montant HT de 1500 € sur laquelle je fais une remise de 10 % soit 150 €. Donc,
mon nouveau montant HT est de 1350 €.
La TVA à 19,60 % s’élève à 264,60 € et le montant TTC de ma facture est donc de 1614,60 €.
Si la remise est comptabilisée, les écritures générées en comptabilité seront les suivantes :
411XXX
1614,60
709
150,00
44571
264,60
701
1500,00
Total journal
1764,60
1764,60
Dans ce cas de figure, le logiciel transfère le montant global des ventes non remisé sur le compte
comptable de classe 7. Le montant de la remise est alors transféré dans un compte comptable Rabais,
remises et ristournes accordés par l’entreprise.
Si la remise n’est pas comptabilisée, les écritures générées seront les suivantes :
411XXX
1614,60
44571
264,60
701
1350,00
Total journal
1614,60
1614,60
Dans ce deuxième cas, le logiciel transfère le montant global des ventes diminué de la remise. Il n’y a
donc pas de trace de la remise sur un compte comptable.
Bouton Tiers
Ce bouton permet de définir les civilités et le mode de codification des clients et des fournisseurs.
Civilités
Définir des civilités particulières est intéressant lorsque vous traitez avec des clients ayant des titres
particuliers (Dr, Pr, ..). Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter pour définir une nouvelle civilité. Les
nouvelles civilités apparaîtront automatiquement dans les fiches clients et fournisseurs.
Clients - Fournisseur
Vos fiches clients et fournisseurs peuvent être codifiées automatiquement. Dans ce cas, Indiquez la
longueur de code souhaité (entre 6 et 10). Lors de la création d’une fiche, la zone Code sera inaccessible
à la saisie et le code sera calculé automatiquement à la validation de la fiche à partir de la raison sociale
et d’un numéro.
Exemple pour le client DUPONT, avec une longueur de code sur :
6 le code généré est
DUP001
7
DUP0001
29
8
DUPO0001
9
DUPO00001
10
DUPON00001
Modification du N° de Compte
Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir modifier le compte comptable de Tiers proposé
automatiquement par le logiciel sur 10 caractères (racine de compte défini dans le bouton Racines de
Comptes + premiers caractères du code client ou uniquement racine de compte si code client supérieur
ou égal à 8 caractères).
Si vous avez EBP Comptabilité et que vous avez lié le dossier comptable (bouton Comptabilité), vous
pouvez vérifier si le tiers est déjà créé et reprendre le même compte.
Bouton Caisse
Prochain numéro
Indiquez pour les bons d’achats et les chèques cadeaux le numéro qui devra être repris pour la prochaine
génération de bons d’achats ou chèques cadeaux.
Fidélité
L’option Gestion des cartes de fidélité permet d’indiquer que vous souhaitez gérer les cartes de fidélité.
Indiquez alors une durée de validité des cartes qui sera automatiquement reprise lors de l’activation d’une
carte de fidélité dans une fiche client. Cette durée permettra de calculer une date d’expiration.
L’option Report du CA et Points de fidélité à la date d’expiration permet de conserver les points ou CA
du client lors du renouvellement de sa carte de fidélité.
Comptabilité
L’option Comptabilisation des ventes comptoir sur le compte de caisse permet d’enregistrer les
écritures comptables des tickets de caisse sur le compte de caisse. Dans le cas contraire, elles sont
enregistrées sur le compte client.
Indiquez également les comptes comptables à utiliser pour le transfert comptable des bons d’achats, des
retraits ou dépôts de caisse, des écarts de caisse pertes et profits et précisez le journal comptable de la
caisse.
Bouton Préférences Liaison E-mail
Dans cet onglet, vous devez paramétrer l'interrogation de votre messagerie pour la réception des
commandes EBP Point de vente. Vous pouvez soit le faire manuellement dans votre boîte de réception
soit le demander au logiciel.
Vérifiez les mails entrants à l'ouverture du dossier
Si cette option est cochée, chaque accès au dossier conduira à la proposition d’importation de
commandes, si le mail est présent dans la boîte de réception et que l'option Télécharger
automatiquement n'est pas cochée.
Vérifiez les mails entrants toutes les X mins
30
Dossier
Si cette option est cochée, l’application proposera l’importation des commandes toutes les x minutes, et à
condition que le mail soit déjà dans la boîte de réception si l'option Télécharger automatiquement n'est
pas cochée.
Télécharger automatiquement
Si cette option est cochée, l’application pratique pour vous la fonctionnalité Envoyer/Recevoir de votre
messagerie. Si elle n’est pas activée, c’est à vous de récupérer au préalable vos mails dans votre boîte de
réception avant de lancer l’opération d’importation.
Bouton Gestion des gammes
Cet onglet n’est accessible qu’en version Mode.
Nombre de gammes
A la création d’un dossier, l’option Gérer les gammes est automatiquement cochée et le nombre de
gammes est égal à 2. Ces 2 gammes se déclinent sous le nom de Tailles et Couleurs. Cependant, vous
pouvez personnaliser chaque gamme en cliquant sur leur nom sous le bouton Gestion des gammes à
gauche de votre écran.
Vous pouvez également gérer une 3ème gamme en indiquant 3 dans le champ Nombre de gammes. La
gamme Bonnets est alors créée.
Attention ! Dès que vous avez créé un élément dans une gamme, vous ne pouvez plus changer le
nombre de gammes que vous souhaitez gérer.
Codification automatique
Un article ‘’gammé’’ est automatiquement créé à partir d’un article collectif et de la combinaison qui lui est
rattaché. L’article collectif doit obligatoirement être codifié sur 7 caractères. Vous pouvez donc soit les
numéroter manuellement soit les numéroter automatiquement en cochant l’option Codification
automatique.
Mode de remplissage de l’arbre
Cette option concerne l’affichage des combinaisons. Une combinaison se présente sous forme d’arbre.
Par exemple, si vous gérez 3 gammes (Tailles, Couleurs et Bonnets), par défaut, sous chaque taille
apparaîtra chaque couleur et sous chaque couleur apparaîtra tous les bonnets.
Exemple
31
3 possibilités d’affichage sont proposées :
Tout réduire n’affiche que les tailles et un + apparaît à côté de chaque taille pour visualiser les
couleurs et les bonnets. Dans notre exemple, seule Tour de poitrine 85 cm apparaîtra et un + à
côté permettra d’afficher les couleurs et les bonnets qui en dépendent,
Tout déplier signifie que dès que vous ouvrez une combinaison, par défaut, tout est déplié.
L’ensemble de l’arbre est affiché. Dans notre exemple, l’arbre sera affiché tel qu’il est apparaît cidessus,
Intelligent permet de ne déplier que les éléments qui contiennent plus d’un enregistrement. Dans
notre exemple, Taille 95 et Noir/gris seront dépliés alors que Noir/rouge sera réduit car il ne
comporte qu’un bonnet.
Paramétrage d'une gamme
Cet écran permet de paramétrer chaque gamme.
Libellé
Lorsque vous créez un dossier, par défaut, ces champs sont renseignés pour chaque gamme. Ils se
nomment Tailles, Couleurs et Bonnets. Cependant, vous pouvez les renommer et vous devez indiquer
un libellé au singulier et au pluriel. Les libellés que vous indiquez ici, seront repris dans le menu Données
+ Stock afin de créer des éléments dans chaque gamme.
Code
Indiquez la longueur du code pour chaque gamme sachant que la concaténation du code des 3 gammes
doit être obligatoirement à 9 caractères. Si vous ne gérez que 2 gammes, l’obligation reste la même. Si
cette concaténation n’est pas égale à 9 caractères, vous ne pourrez alors pas valider les préférences.
Attention ! Cette longueur ne peut plus être modifiée dès que vous avez créé un élément dans une
gamme.
Image
Vous pouvez associer une image à chaque gamme. Cliquez sur l’option Insérer une image et
sélectionnez votre image. L’image apparaît alors en dessous de l’option. Cette image permet d’identifier
une gamme et est reprise dans la combinaison. Ainsi, pour chaque élément de la gamme, cette image lui
sera associée dans la combinaison. Cependant, vous pouvez également associer une image à chaque
élément d’une gamme.
32
Dossier
Paramétrage de la devise locale
Dans cette fenêtre, est indiquée la devise que vous avez choisi lors de la création de votre dossier pour
valoriser tous vos documents. La zone se grise dès que vous créez un article. En revanche, tant que vous
n’avez rien créé, la zone est accessible et vous pouvez alors modifier la devise.
Taux de TVA
Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TVA différents. Pour appliquer une certaine TVA, il vous suffira
alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante.
Pointez 1 et indiquez le taux correspondant puis cochez la case DOM-TOM si ce taux s’applique à des
ventes DOM-TOM. Indiquez également les numéros de compte comptables pour chaque type de TVA
pour le transfert en comptabilité. Pointez 2 et définissez un autre code TVA …
Vente DOM – TOM
Le logiciel n’appliquera pas de TVA sur le HT pour les ventes utilisant un code TVA de type DOM – TOM
: le montant de TVA apparaît sur la facture mais n’est pas payé par le client. Le journal de vente indique
un montant de TVA à zéro.
Taux de TPF
La taxe parafiscale est une taxe supplémentaire à la TVA qui ne s’applique qu’à certains domaines
comme le tabac. Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TPF différents. Pour appliquer une certaine TPF, il
vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante.
Pointez 1 et définissez le taux associé. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour le
transfert en comptabilité. Cochez la case Appliquer à l’export si vous voulez que la TPF s’applique à vos
ventes à l’export. Pointez 2 et définissez une autre TPF…
Barèmes DEEE
La DEEE est une taxe pour les Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques applicable depuis le
15 Novembre 2006. Ce sont 4 organismes qui ont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme
applique son propre barème. Nous proposons, par défaut, les barèmes de la société Eco-systèmes.
Cependant, vous pouvez créer d’autres barèmes.
Pour créer un nouveau barème à partir de la liste des barèmes (menu Dossier + Propriétés + Barèmes
DEEE), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le libellé du barème, le montant TTC et la
description longue. Vous devrez ensuite indiquer dans les familles d’articles ou les articles, le barème qui
est applicable.
33
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2
ou l’icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans
la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône
L ‘icône
.
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message de
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON sinon
répondez OUI.
Le mémo
Saisissez ici des informations concernant le dossier en cours. Elles pourront être affichées
automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour activer automatiquement l'apparition de ces informations,
décochez la case Ne plus afficher cette boîte par la commande Notes du menu Dossier + Propriétés.
Infos base de données
Sur cet écran, vous obtenez le nombre d’enregistrements pour différentes données.
34
Affichage
Barres d'outils
Par cette option , vous pouvez personnaliser vos barres d'outils c'est-à-dire y ajouter des icônes
supplémentaires ou en supprimer.
Par défaut, vous disposez de 11 barres d'outils. Ces barres d’outils sont accessibles depuis le menu
Affichage + Barre d’outils :
La barre d’outils Dossier,
La barre d’outils Navigation,
La barre d’outils Données,
La barre d’outils Formatage texte enrichi,
La barre d’outils Ventes,
La barre d’outils Internet,
La barre d’outils Achats,
La barre d’outils Stock,
La barre d’outils Opérations,
La barre d’outils Tiers,
La barre d’outils Outils,
La barre d’outils Utilisateurs.
Le bouton Nouvelle permet de créer une nouvelle barre d’outils. Indiquez alors le nom de la barre
d’outils et validez par OK.
Le bouton Personnaliser permet d’ajouter à une nouvelle barre d’outils des commandes. Pour cela,
cochez la barre d’outils à modifier, cliquez sur le bouton Personnaliser et placez-vous dans l’onglet
Commandes. Sélectionnez la catégorie, choisissez l’icône à ajouter et faites-la glisser vers la barre
d’outils.
Le bouton Renommer permet de renommer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est
accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent
pas être renommées.
Le bouton Supprimer permet de supprimer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est
accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent
pas être supprimées.
Le bouton Réinitialiser n’est utile que pour les barres d’outils système. Si vous avez modifié une barre
d’outils, ce bouton permet de récupérer la barre d’outils telle qu’elle était à l’origine.
Bulles d’aide
La bulle d’aide permet de connaître la fonction de chaque icône. Lorsque vous pointez la souris sur une
icône, un texte apparaît et donne l’option à laquelle vous pouvez accéder par cette icône.
Boutons larges
Cette option permet d’afficher les icônes en grande taille. Dans le cas contraire, les icônes sont de taille
normale.
35
Barre d'outils Dossier
Description de la barre d’outils Dossier
: Lance la création de dossiers.
: Accède à l’ouverture des dossiers.
: Accède à la suppression de dossiers.
Barre d'outils Navigation
Description de la barre de navigation
: Affiche une nouvelle fiche ou une nouvelle pièce.
: Enregistre la fiche ou la pièce en cours.
: Affiche la fiche ou la pièce sélectionnée.
: Duplique la fiche ou la pièce sélectionnée.
: Enregistre et affiche une nouvelle fiche ou pièce.
: Annule les dernières modifications effectuées.
: Supprime la fiche ou la pièce sélectionnée.
: Affiche la première page d’une impression ou sélectionne la première ligne d’une liste.
: Affiche la page précédente d’une impression ou sélectionne la ligne précédente d’une liste.
: Affiche la page suivante d’une impression ou sélectionne la ligne suivante d’une liste.
: Affiche la dernière page d’une impression ou sélectionne la dernière ligne d’une liste.
: Imprime le document en cours.
: Accède à la gestion des filtres.
: Affiche les propriétés de la liste.
Barre d'outils Données
Description de la barre d’outils Données
36
Affichage
: Affiche la liste des clients.
: Affiche la liste des familles clients.
: Affiche la liste des articles.
: Affiche la liste des familles d’articles.
: Affiche la liste des fournisseurs.
: Affiche la liste des familles de fournisseurs.
: Affiche la liste des commerciaux.
: Affiche la liste des textes standards.
Barre d'outils Formatage texte enrichi
La barre d’outils Formatage texte enrichi permet de mettre en forme du texte. Elle peut notamment être
utilisée lors de la création ou modification des textes standards ou lors de la saisie d’un commentaire
dans l’onglet Infos des différentes pièces.
Description de la barre d’outils Formatage texte enrichi
: Modifie la police du texte.
: Change la taille de la police.
: Applique du gras sur le texte sélectionné.
: Met en italique le texte sélectionné.
: Souligne le texte sélectionné.
: Modifie la couleur de la police.
: Aligne à gauche le texte sélectionné.
: Centre le texte sélectionné.
: Aligne à droite le texte sélectionné.
Barre d'outils Ventes
Description de la barre d’outils Ventes
37
: Crée une nouvelle pièce de vente.
: Affiche la liste des devis.
: Affiche la liste des commandes clients.
: Affiche la liste des bons de livraison.
: Affiche la liste des factures et avoirs clients.
: Lance le regroupement des pièces de ventes.
: Affiche la livraison globale ou partielle des commandes clients.
Vous disposez ici du chiffre d’affaires correspondant au dernier jour facturé, exclu le jour courant. Distinctement, vous
disposez donc également du chiffre d’affaires du jour.
Enfin, nous vous proposons le chiffre d’affaires global sur les 12 derniers mois.
Barre d'outils Internet
Description de la barre d’outils Internet
: Affiche la page sur le e-commerce.
: Permet de consulter son site internet.
: Accède à l’envoi des données sur le site.
: Accède au téléchargement des commandes.
: Affiche la page d’accueil du site EBP.
Barre d'outils Achats
Description de la barre d’outils Achats
: Crée une nouvelle pièce d’achats.
: Affiche la liste des commandes fournisseurs.
: Affiche la liste des bons de réception.
: Affiche la liste des factures et des avoirs fournisseurs.
: Lance le regroupement de pièces d’achats.
: Affiche la réception globale ou partielle des commandes fournisseurs.
38
Affichage
Barre d'outils Stock
Description de la barre d’outils Stock
: Crée une nouvelle pièce de stock.
: Affiche la liste des entrées.
: Affiche la liste des sorties.
: Affiche la liste des inventaires.
: Accède à la saisie d’un inventaire.
: Lance la mise à jour des tarifs.
: Lance l’assemblage – désassemblage.
Barre d'outils Tiers
Description de la barre d’outils Tiers
: Affiche l’historique du client ou du fournisseur sélectionné.
: Affiche les règlements clients.
: Affiche les écritures comptables du client ou du fournisseur sélectionné.
: Lance les courriers et lettres-types client ou fournisseur.
: Affiche un graphique concernant le chiffre d’affaires et la marge du client sélectionné ou un
graphique concernant le chiffre d’affaires du fournisseur sélectionné.
: Affiche la relation client.
: Lance le site Internet du client ou du fournisseur sélectionné.
: Ouvre un nouveau message pour envoyer au client ou fournisseur sélectionné.
Barre d'outils Opérations
Description de la barre d’outils Opérations
39
: Affiche les règlements clients.
: Accède à la remise en banque.
: Affiche les règlements fournisseurs.
: Accède aux décaissements fournisseurs.
: Accède à la gestion des écarts de règlements.
: Affiche le transfert en comptabilité.
: Accède aux lettres de relance.
: Affiche la Déclaration d’Echanges de Biens.
: Accède à la génération des factures périodiques.
Barre d'outils Outils
Description de la barre d’outils Outils
: Affiche l’agenda.
: Accède au paramétrage des impressions.
: Accède à la réorganisation des fichiers.
: Affiche la suppression de données.
: Affiche la page sur le gestionnaire de clients.
: Accède au recalcul des données.
: Accède à la gestion des champs personnalisés.
Barre d'outils Utilisateurs
Description de la barre d’outils Utilisateurs
: Affiche la fenêtre pour changer d’utilisateur.
: Affiche la liste des utilisateurs.
La barre d'état
40
Affichage
La barre d’état correspond à une zone d’affichage située tout en bas de votre écran. Dans cette zone,
est notamment indiquée la devise dans laquelle votre dossier est tenu.
L’état de votre clavier est également précisé :
Si la mention NUM apparaît, cela signifie que le pavé numérique est disponible. Dans le cas
contraire, il est verrouillé et donc inutilisable.
Si la mention MAJ apparaît, cela signifie que le clavier alphabétique est en majuscule. Dans le
cas inverse, le clavier est en minuscule.
Si vous avez activé la gestion des droits, est également indiqué l’utilisateur qui est connecté. Dans le
cas où elle n’est pas activée, la mention Invité est précisée.
Pour activer la barre d’état, cochez l’option Barre d’état dans le menu Affichage. Pour la désactiver,
décochez l’option.
Barre de fenêtres
Cette option affiche un cadre autour de l’écran et permet d’obtenir des onglets correspondants à chaque
fenêtre ouverte. Ainsi, vous pouvez naviguer d’une fenêtre à l’autre en cliquant sur les onglets.
Pour activer la barre de fenêtres, cochez l’option Barre de fenêtres dans le menu Affichage. Pour la
désactiver, décochez l’option.
Le volet de navigation
Le volet de navigation propose d'accéder à différentes fonctionnalités du logiciel qui sont regroupés en
thèmes. Si votre dossier est ouvert, les thèmes affichés dans le volet de navigation ne sont pas les
mêmes que si votre dossier est fermé. Cependant, tous les thèmes proposés se composent des mêmes
fonctionnalités à l'exception des thèmes Opérations et Tiers qui proposent des fonctions adaptées au
traitement en cours. Ce volet de navigation est accessible par le menu Affichage + Volet de
navigation.
Thèmes proposés si votre dossier est fermé et composition de ces thèmes
Dossier : Créer un nouveau dossier, Ouvrir un dossier existant, Supprimer un ou plusieurs
dossiers,
Sauvegarde – Restauration : Sauvegarder un dossier, Restaurer un dossier, Configuration
EBP Sauvegarde,
Utilisateurs : Gestion des droits par utilisateur, Liste des utilisateurs, Modification du mot de
passe d'un utilisateur, Changer d'utilisateur,
Internet : Administrer vos sauvegardes en ligne, Page d'accueil du site EBP Informatique, Code
de débridage en ligne.
Thèmes proposés si votre dossier est ouvert et composition de ces thèmes
Données : Gestion des clients, Gestion des articles, Gestion des fournisseurs,
Ventes : Nouvelle pièce de vente, Devis, Commandes clients, Bons de livraison, Factures ou
Avoirs, Regroupement de pièces, Livraison des commandes,
Achats : Nouvelle pièce d'achat, Commandes fournisseurs, Bons de réception, Factures ou
Avoirs, Regroupement de pièces, Réception des commandes,
41
Stock : Nouvelle pièce de stock, Entrées, Sorties, Inventaires, Saisie de l'inventaire, Préparation
/ Mise à jour des tarifs, Assemblage / Désassemblage,
Relation Client : Agenda
Les thèmes Opérations et Tiers sont donc affichés lorsqu'un traitement est en cours et proposent les
fonctions adaptées à ce traitement. De plus, toutes les fonctions proposées dans ces thèmes sont
accessibles par le menu contextuel. Vous pouvez donc, si vous le désirez, désactiver le volet de
navigation par le menu Affichage.
Chaque thème peut être plié ou déplié en cliquant sur la flèche présente à côté de chaque thème.
42
Les familles
La fiche Famille d'articles
Pour créer une nouvelle famille d'articles à partir de la liste des familles (menu Données + Stock), utilisez
la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
La fiche Familles d’articles est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Généralités, Infos,
Statistiques, TVA/TPF, Frais d'approche, Formule de calcul du coefficient multiplicateur, Coefficients /
Arrondis, Numéros de comptes / Ventilations Analytiques et Web / PDA.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou
l’icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la
fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
répondez OUI.
Après avoir créé vos familles d’articles ainsi que les articles qui s’y rapportent, si vous modifiez de
nouveau une ou plusieurs famille(s) d’articles (racines de comptes, coefficients, TVA…), lors de la
validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux articles
appartenant à ces familles.
Onglet Généralités
Cet onglet permet de définir des informations d’ordre général sur la famille et donc les articles qui la
composera.
Localisation / Rayon
Indiquez la localisation habituelle des articles de cette famille. Cette localisation sera automatiquement
reportée dans les fiches articles mais vous pourrez la modifier ponctuellement.
Grille de remise
Précisez la grille de remise à affecter aux articles de cette famille. Cette grille de remise sera
automatiquement appliquée en facturation client en fonction de votre choix dans les Préférences. En effet,
dans le bouton Pièces, vous devez indiquer la remise qui est prioritaire puisque vous avez également la
possibilité d’indiquer une grille de remise dans les fiches clients.
Ces grilles de remise sont à créer dans le menu Données + Stock + Codes Remises.
Nomenclature NC8
Saisissez la nomenclature NC8 des articles de cette famille. Ce numéro identifie le type de marchandise
(8 chiffres).
Lors de l’impression de la DEB, le logiciel prendra en compte cette nomenclature si aucune nomenclature
particulière n’est indiquée dans la fiche de l’article.
43
Valorisation du stock
Vous avez le choix entre PMP et Dernier prix de revient. Ce choix intervient dans le calcul de la marge
et dans la valorisation du stock. Donc le choix que vous devez effectuer est important dans la mesure où
la valorisation ne sera pas la même.
Colisage
Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Indiquez ici le colisage à proposer dans
la fiche des articles appartenant à cette famille.
Nombre de points
Si vous envisagez de gérer des cartes de fidélité par point, vous pouvez alors indiquer un nombre de
points obtenu par l’achat de cet article.
Fournisseur
Indiquez le code du fournisseur habituel des articles de cette famille. Le logiciel commandera en priorité
au fournisseur principal associé à la fiche de l’article, autrement il prendra en compte le fournisseur de la
famille de l’article.
Article
Nature de l’article
Cette option permet de définir l’état des articles de cette famille. 3 états sont possibles :
Actif. Cette option signifie que les articles de cette famille peuvent être vendus,
En sommeil. Cette option signifie que les articles de cette famille ne peuvent plus être vendus mais
vous pouvez enregistrer un avoir avec ces articles,
Non facturable. Cette option signifie que les articles de cette famille ne sont pas destinés à la vente.
Vous ne pourrez donc pas les insérer dans une pièce de vente.
Facturable (Achats)
Cette option signifie que les articles de cette famille ne sont pas destinés à l’achat. Vous ne pourrez donc
pas les insérer dans une pièce d’achat.
Facturation au temps
Ce champ n’est accessible que si c’est une famille hors stock et il vous permet de facturer en heures. En
fonction de ce que vous saisissez dans la colonne temps horaire, la quantité est automatiquement
recalculée.
Hors Stock
Cochez cette case si vous souhaitez que les articles de cette famille ne soit pas gérer en stock.
Attention : La notion hors stock implique différentes conséquences :
Le stock de ces articles n’est pas tenu,
La livraison ou la facturation n’engendre pas une décrémentation du stock,
En saisie de bons d’entrée ou de bons de sortie, la validation d’un article hors stock engendre le
44
Les familles
message Saisie interdite,
Dans toutes les impressions concernant le stock, ces articles ne sont pas édités,
En saisie de l’inventaire, ces articles ne sont pas repris.
Imprimable (Ventes)
Décochez la case si vous souhaitez que les articles appartenant à cette famille ne soient pas imprimés
lors de l’impression des pièces de ventes (ce choix par défaut pourra bien entendu être modifié dans
chaque fiche article).
Imprimable (Achats)
Cette option a le même objectif que l’option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats.
Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats.
Impression des étiquettes par
Vous devez choisir entre quantité et nombre. En effet, en facturation, vous pouvez indiquer une valeur
dans la colonne Nombre qui peut être différente de la quantité.
Ainsi, en fonction de votre choix, le logiciel ira rechercher soit la valeur dans Quantité soit la valeur dans
Nombre pour imprimer le nombre d’étiquettes. Vous n’obtiendrez donc pas le même nombre d’étiquettes
en fonction des valeurs dans chacune des colonnes.
Totaliser les quantités
Cochez la case si vous souhaitez totaliser les quantités vendues lors de l’édition de l’historique des ventes
par famille, des statistiques de stock par famille articles.
Onglet Numéros de comptes / Ventilations Analytiques
Cet onglet permet de définir les comptes de ventes et d'achats à utiliser par défaut pour les ventes et les
achats des articles de cette famille.
Vous pouvez définir pour chaque taux de TVA des comptes comptables différents, ce qui vous permet, en
comptabilité, de différencier les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 %.
Les différents numéros correspondent à un taux de TVA qui a été défini dans l’option Taux de TVA et
TPF du menu Dossier + Propriétés.
Pour chaque type de vente et d’achat, vous avez la possibilité d’indiquer des comptes comptables
différents.
Les racines de comptes qui vous sont proposées par défaut sont celles définies dans le bouton Racines
de Comptes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Ventilation analytique
Vous devez définir votre ventilation analytique pour les ventes et les achats. Vous avez donc la possibilité
d’indiquer des postes ou des grilles différents pour vos ventes et vos achats. Vous pouvez déterminer
pour chaque axe un poste ou une grille.
Ils seront imputés aux comptes de classes 6 et 7 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que
vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si
45
vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône
des grilles qui ont été définis dans la comptabilité.
qui vous donnera la liste des postes et
Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité
de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Onglet Coefficients / Arrondis
Cet onglet permet de définir le coefficient par défaut et le mode d'arrondi par défaut à appliquer aux
articles de cette famille. Vous devez également déterminer quelle donnée sera recalculée si vous modifiez
le prix d’achat.
Coefficient
Validez ou modifiez le coefficient de chacun des tarifs (définis dans Préférences du menu Dossier +
Propriétés). Ces coefficients seront appliqués automatiquement lors de la création d’un article de cette
famille, vous pourrez bien entendu les modifier.
Arrondi sur TTC
Si vous voulez saisir le prix de vente TTC dans la fiche article, vous devez cocher cette case (par défaut
le mode proposé est celui défini dans Préférences, bouton Général).
Recalcul
Lors de la modification ou de la saisie du prix d’achat, ce sont soit les coefficients soit les tarifs de vente
qui sont recalculés. Vous devez donc choisir la donnée qui doit être recalculée.
Exemple :
Le prix d’achat de mon article est de 50,00 €. Pour mon tarif 1, j’ai un coefficient de 1,2 et le prix de vente
HT est donc de 60,00 €.
Je modifie le prix d’achat dans ma fiche article et saisit 55,00 €.
Si, dans la famille article, j’ai choisi de recalculer le coefficient, j’obtiendrai alors un coefficient de
1,090909 et un prix de vente toujours égal à 60,00 €.
En revanche, si j’ai choisi de recalculer le tarif de vente, j’obtiendrai un coefficient égal à 1,2 et un prix de
vente HT de 66,00 €.
Onglet Frais d'approche
Cet onglet permet de définir des frais d'approche applicables automatiquement aux articles créés
appartenant à cette famille. Ces frais d'approche seront toutefois modifiables au niveau de chaque fiche
article par clic sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarif de la fiche article.
Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur un article avant la vente
(conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de
l’article. Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage.
Sélectionnez dans la 1ière colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le poids
ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande.
46
Les familles
La 2ième colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche.
Exemple de frais d'approche
Formule de calcul du coefficient multiplicateur
Pour une aide sur l’onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur dans la fiche article, cliquez
ici.
Si vous facturez des volumes ou des surfaces, cet onglet permet de définir une formule de calcul à
appliquer aux articles de cette famille en facturation. Cette formule reste modifiable dans les fiches
articles.
Variables
Les valeurs que vous renseignez dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur permettent
uniquement de tester la formule que vous avez saisi dans le champ Formule de calcul. Par défaut, dans
ces champs, la valeur est à 1. Si vous saisissez des valeurs pour tester la formule, lorsque vous
reviendrez dans l’onglet de cette famille, les valeurs seront de nouveau à 1.
Formule de calcul
Dans ce champ, vous devez donc saisir la formule de calcul. Vous pouvez la saisir au clavier ou à l’aide
du pavé numérique. La largeur, la longueur et la hauteur sont représentées par une lettre qui se situe à
droite du champ de saisie soit A pour la largeur, B pour la longueur et C pour la hauteur. Donc, si vous
souhaitez indiquer en formule Largeur * Longueur, vous devez alors saisir A * B.
Vous pouvez également indiquer un coefficient.
Coefficient multiplicateur
Dans ce champ, est indiqué le résultat de la formule de calcul en fonction des valeurs saisies dans les
champs Largeur, Longueur et Hauteur. C’est un champ calculé donc non modifiable.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description de la famille d'articles. Utilisez la combinaison de touches Ctrl
+ Entrée pour passer à la ligne suivante.
Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
(gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu
contextuel (clic avec le bouton droit de la souris).
Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils +
Formatage texte enrichi.
Onglet Statistiques
Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :
47
Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des commandes
clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.
Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,
CA & Marges mois par mois et totalisées.
L’option K permet de diviser les valeurs par 1000.
Onglet TVA / TPF
Sélectionnez le taux de TVA à appliquer sur les ventes pour chaque tarif de cette famille d’articles. Ce
choix sera automatiquement reporté dans les fiches articles de cette famille mais vous pourrez modifier
ces taux si besoin est.
Indiquez également le taux de TVA sur les achats à proposer automatiquement pour les articles de cette
famille et préciser si la TPF doit ou non être soumise à TVA. Dans ce cas, sélectionnez le taux de TPF à
appliquer par défaut aux articles appartenant à cette famille et la base de calcul (Base HT ou Base HT +
TVA). Le logiciel propose les taux définis dans les propriétés du dossier.
Barème DEEE
Si les articles de cette famille sont soumis à la DEEE, indiquez le barème. Lors de la création des articles,
le barème indiqué dans la famille sera répercuté.
Onglet Web / PDA
En vente sur le Web
Dans le cadre du e-commerce et donc de la solution Oxatis, cette option permet de définir les familles
d’articles qui seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles
rattachés à cette famille seront automatiquement envoyés sur celui-ci.
La fiche Famille de clients
Pour créer une nouvelle famille de clients à partir de la liste des familles clients (menu Données + Tiers),
utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
La fiche Famille client est composée d'une entête et des onglets suivants : Général, Statistiques et DEB.
l’icône
L’icône
.
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
répondez OUI.
Après avoir créé vos familles de clients ainsi que les clients qui s’y rapportent, si vous modifiez de
nouveau une ou plusieurs famille(s) de clients (racine de compte, remises, facturation périodique…), lors
de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux clients
48
Les familles
Onglet Général
Type
Indiquez ici le type des clients de cette famille. Dans le cas d’un client U.E, International ou Exonération
de taxe, le logiciel ne gérera pas la TVA.
Activer la relation client
Si vous cochez cette option, la relation client sera automatiquement activée sur tous les clients
appartenant à cette famille. Vous pourrez bien entendu modifier ce choix dans les fiches clients.
Racine de compte
Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable client. En
automatique, à la création d’une fiche client le logiciel ajoute à la racine définie ici le code client.
Si vous avez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés
+ Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter directement dans la
comptabilité les comptes disponibles.
Grille de tarifs
Indiquez la grille de tarifs à appliquer aux clients de cette famille. Cette grille sera alors automatiquement
reprise lors de la création des clients appartenant à cette famille. Cependant, ce choix reste modifiable
dans les fiches clients.
Tarif appliqué
Sélectionnez ici le tarif à appliquer aux clients de cette famille. Le tarif indiqué ici sera repris
automatiquement dans la fiche client en création mais également lors de l’élaboration de vos pièces
commerciales.
Remise / Remise supplémentaire
Vous pouvez appliquer ici deux remises commerciales successives pour les clients de cette famille. Ces
remises s’appliqueront sur le brut HT de vos pièces de ventes.
Remise article
Indiquez la grille de remise qui sera applicable aux clients de cette famille lors de la facturation. Par
conséquent, vous devez préciser dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la
facturation. En effet, vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche
article, vous devez donc choisir entre la grille de remise dans la fiche article et dans la fiche client.
En fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier +
Propriétés + Préférences, vous pouvez ici déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront
imputés sur les comptes de classe 7 lors du transfert en comptabilité.
Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône
et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité.
qui vous renverra la liste des postes
49
Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétrer le dossier comptable dans le bouton Comptabilité
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois
pour l’ensemble des clients appartenant à une même famille.
Ces statistiques sont représentées sous-forme d’un tableau récapitulatif sur les douze derniers mois.
Onglet DEB
Vous devez saisir dans cet onglet les informations relatives à la Déclaration d’Echange de Biens. Pour un
client rattaché à cette famille, ce sont ces informations qui seront reprises par défaut dans la DEB.
La fiche Famille de fournisseurs
Pour créer une nouvelle famille de fournisseurs à partir de la liste des familles fournisseurs (menu
Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
La fiche Famille fournisseur est composée d'une entête et des onglets suivants: Compte / Analytique,
Statistiques et DEB.
l’icône
L’icône
.
répondez OUI.
Après avoir créé vos familles de fournisseurs ainsi que les fournisseurs qui s’y rapportent, si vous
modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) de fournisseurs (racines de comptes, DEB…), lors de la
validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux fournisseurs
Onglet Compte / Analytique
Type
Indiquez ici le type des fournisseurs de cette famille. Dans le cas d’un fournisseur U.E ou International, le
logiciel n’appliquera pas de TVA.
Racine N° Compte
Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable fournisseur. En
automatique, à la création d’une fiche fournisseur, le logiciel ajoute à la racine définie ici le code
fournisseur.
50
Les familles
Si vous avez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés
+ Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter directement dans la
comptabilité les comptes disponibles.
Vous pouvez déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront imputés sur les comptes de
classe 6 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton
Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous
qui vous renverra la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la
pouvez utiliser l’icône
comptabilité.
Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois pour l’ensemble
des fournisseurs appartenant à cette famille.
Ces statistiques sont représentées sous-forme de tableau récapitulatif sur les douze derniers mois.
L’option K permet de diviser les valeurs par 1000.
Onglet D.E.B
Vous devez saisir dans cet onglet les informations relatives à la Déclaration d’Echange de Biens. Pour un
fournisseur rattaché à cette famille, ce sont ces informations qui seront reprises par défaut dans la DEB.
51
Les données
La fiche Grille de tarifs
Les grilles de tarifs permettent de définir des tarifs particuliers pour chaque article et chaque famille
d’articles. Ces grilles sont ensuite rattachées à des clients.
Pour créer une grille de tarifs, allez dans le menu Données + Stock + Grilles de tarifs. Utilisez la touche
Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (4 caractères maximum) et le libellé de la
grille de tarifs.
L’option Arrondi permet de choisir le prix de vente à saisir. Si vous cochez HT, vous devrez alors saisir le
prix de vente HT et si vous cochez TTC, vous devrez alors saisir le prix de vente TTC.
Ensuite, saisissez vos articles concernés par cette grille de tarifs. Indiquez le code article, le prix de vente
HT et le taux de TVA. Vous pouvez également définir une remise sur chacune de ces lignes. Choisissez
le type de remise, le seuil et la remise. Procédez de la même manière pour le familles d’articles.
de la barre d’outils
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône
Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl +
S ou l'icône
L’icône
.
confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez Non sinon
répondez Oui.
La fiche Commercial
Pour créer un nouveau commercial à partir de la liste des commerciaux (menu Données) dans votre
fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le commercial.
Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Formules de commissions, Adresse, Infos,
Région et Champs personnalisés que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant.
La saisie du code commercial est obligatoire sur 6 caractères maximum.
l’icône
Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône
.
L’icône
répondez OUI.
53
Onglet Formules de commissions
Cet onglet permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial.
Pour créer une nouvelle formule de commission, cliquez sur le bouton Nouveau. La définition de la
formule de calcul des commissions ouvre un assistant qui détaille étape par étape la procédure à suivre.
Dans le choix de la base de calcul, vous avez la possibilité de sélectionner chiffre d’affaires encaissé.
Cette possibilité correspond aux ventes dont le règlement client a été perçu.
Une fois la formule créée, elle s’affiche dans le tableau et vous rappelle les propriétés de celle-ci, soit la
cible, la base de calcul et le résultat.
Vous pouvez également supprimer ou modifier une formule existante.
Création d'une formule de commissions
Il peut s’agir d’une commission globale sur la pièce, soit d’une commission calculée article par article.
Ensuite, choisissez la base de calcul de la formule et l’intervalle de variation de cette base.
Pour finir, vous devez indiquer le type de résultat de la formule.
Exemples :
1) La formule de commission est une commission globale à appliquer sur chaque pièce. La base de calcul
est le chiffre d’affaires compris entre 100 et 5000 € et le résultat de la formule est 5 % du chiffre d’affaires.
Ma facture s’élève à 2691,00 € TTC. Donc, le montant HT est de :
2691 / 1,196 = 2250
Mon chiffre d’affaires sur cette facture est de 2250 €. La commission du commercial est de :
2250 * 0,05 = 112,50 €
2) La formule de commissions est établie sur tous les articles. La base de calcul est la marge des articles
comprises entre 5 et 25 et le résultat de la formule est 15 % de la marge.
J’ai deux articles A et B que j’achète respectivement 87 € et 12 € et vend 107 € et 20 €.
J’établis une facture où je vend 5 articles A et 15 articles B. La marge sur l’article A est de :
(107-87)*5 = 100 €
La marge sur l’article B est de :
(20-12)*15 = 120 €
La commission du commercial est de :
(100+120) * 0,15 = 33 €
Onglet Adresse
Vous pouvez saisir dans cet onglet les coordonnées du commercial (adresse, téléphone…). Utilisez la
combinaison de touches Ctrl + Entrée pour obtenir une deuxième ligne d’adresse.
Vous avez également la possibilité d’indiquer le numéro de portable de votre commercial ainsi que son
adresse électronique et l’adresse d’un site Web.
Mot de passe Web
54
Les données
Ce mot de passe permet au commercial de saisir les commandes de ses clients sur le site Web. Sans ce
mot de passe, le commercial ne sera pas identifié en tant que commercial de votre société et ne pourra
donc pas saisir de commandes.
Si vous êtes sous Windows Millénium, 2000 ou XP, vous pouvez utiliser le numéroteur de Windows à
partir de cet onglet. Cette fonctionnalité n’est pas disponible en version Standard du logiciel. Une fois le
numéro de téléphone saisi, cliquez simplement sur Téléphone : le numéro se composera
automatiquement.
Attention : Les numéros doivent être saisis sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés d’un 0
si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du commercial, des informations commerciales, techniques ou
autres. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
(gras, souligné, alignement, couleur..).
Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre + Formatage texte
enrichi.
Onglet Région
Cet onglet permet d’indiquer pour chaque commercial les départements qui lui sont rattachés. Ainsi, lors
de la création d’une fiche client, le commercial sera automatiquement affecté au client en fonction du code
postal saisi dans sa fiche au niveau de l’adresse de facturation.
Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez.
La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez.
La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne ou
changer la couleur des titres des colonnes.
Onglet Champs personnalisés
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des commerciaux apparaissent dans cet onglet. Ces
champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le
menu Outils + Champs personnalisés.
La fiche Contact
Pour créer un nouveau contact, allez dans le menu Données + Tiers + Contacts. Si vous souhaitez créer
un contact client, sélectionnez Clients dans la liste déroulante en haut à droite de l’écran, pour créer un
55
contact fournisseur, sélectionnez Fournisseurs dans cette même liste et l’option Autres permet de créer
un contact qui n’est ni rattaché à un client ni à un fournisseur.
Utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
Une fiche vierge apparaît et permet d’identifier votre contact. Si votre contact est rattaché à un client ou à
un fournisseur, il apparaîtra alors dans la fiche de ce client ou fournisseur.
l’icône
fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
.
répondez OUI.
La fiche Affaire
L'affaire permet de créer un lien entre les actions d'un client. Une affaire est un dossier, comportant une
date d’ouverture et de clôture, ainsi qu’un pourcentage de réussite, un chiffre d’affaires prévu et un état.
Le pourcentage de réussite et le chiffre d’
affaires prévu sont deux données reprises dans les éditions.
L’état est une donnée reprise également dans les éditions, mais qui a le même caractère que le champ
objet d’une action : vous pouvez saisir autant d‘état que vous jugez utile, ceux-ci étant sauvegardés dans
une table, accessible depuis le menu Données + Relation client + Liste des états par affaire.
Une affaire est alors affectée à une action depuis :
L’historique des actions, en appelant, sur la ligne, depuis la colonne Affaire, la liste des affaires
créées,
Une pièce commerciale (dans la liste ou dans la pièce), par le menu contextuel ou par le volet de
navigation, en cliquant sur l'option Affecter un code affaire,
L’édition d’un courrier et lettres-types : Une réponse affirmative à la question Voulez-vous
générer une action de type « Courrier » dans l’historique des actions conduit à l’affectation
d’un code affaire.
Pour créer une nouvelle affaire à partir de la liste des affaires (menu Données + Relation client), utilisez
de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît
ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant l'affaire.
S ou l'icône
L’icône
.
répondez Oui.
56
Les données
La fiche Mode de règlement
Pour créer un nouveau mode de règlement à partir de la liste des modes de règlements (menu Données),
de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge
apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le mode de règlement.
S ou l'icône
.
L’icône
répondez OUI.
Descriptif de la fiche mode de règlement
Descriptif de la fiche mode de règlement
Code
Saisissez ici le code du mode de règlement (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire.
Libellé
Saisissez ici le libellé du mode de règlement.
Type
Si vous souhaitez générer un fichier au format ETEBAC, sélectionnez Lettre de change ou Prélèvement
en fonction du mode de règlement que vous souhaitez créer.
Le type de règlement écart permet de gérer :
Les écarts de règlement. Par exemple, vous avez une facture de 100,02 € réglée par un
paiement de 100 €. Dans le cas présent, il y a donc un écart de règlement que vous devez gérer
par la saisie d’une ligne, dans les règlements clients, avec comme type de règlement Ecart.
Les écarts de change. Par exemple, vous avez une facture en dollars à une date N. Le client la
règle en totalité en Euros à une date N+1. Le cours de change est donc différent. Il y aura donc
un écart de change à constater.
Echéance
Cochez cette case si vous souhaitez définir une échéance associée à ce mode de règlement. Les
différentes possibilités sont Net, Fin de décade et Fin de mois. Pour l’échéance Fin de mois, vous
pouvez indiquer un nombre de jours, ou cocher l’option 30 jours équivalent à un mois.
Exemple de fonctionnement :
57
Nous sommes le 12 Février 2005, vous indiquez 30 Net, votre date d’échéance sera calculée au 13 Mars,
vous indiquez 30 Fin de Mois, le 1, votre date d’échéance sera calculée au 1 Avril.
Impression d'une traite
Cochez cette case si vous souhaitez imprimer une traite après la facture ou imprimer juste une traite par
le menu Impression + Traites.
ATTENTION ! !
Avant de déterminer si vous souhaitez ou non générer un journal de Valeurs à l'encaissement, consultez
la partie Transfert en comptabilité et Transfert comptable des règlements.
N° de compte
Saisissez ici un numéro de compte de valeur à l'encaissement (511.....) uniquement si vous souhaitez
générer un journal de Valeurs à l'encaissement contenant des écritures de type :
411DUPONT
511CHEQUE
511CB...
Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable dans
pour sélectionner le
Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, cliquez sur l’icône
compte directement dans la liste des comptes de Trésorerie disponibles dans le dossier comptable.
Cependant, pour accéder à la liste des comptes de trésorerie disponibles dans le dossier comptable, il
faut auparavant avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité des Préférences du
menu Dossier + Propriétés.
Vous devez également indiquer un compte pour les décaissements fournisseurs si vous souhaitez
générer un journal de décaissements. Le principe est le même que pour les valeurs à l’encaissement.
Journal
Si vous avez indiqué un compte de valeur à l'encaissement, saisissez le code du journal dans lequel vous
souhaitez générer les écritures correspondantes.
Vous pouvez indiquer un code journal distinct pour chaque mode de règlement ou un code journal
identique pour plusieurs modes de règlement.
Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, sélectionnez le code en cliquant sur l'icône
. Le code journal proposé par défaut est celui indiqué dans le bouton Comptabilité des Préférences
du menu Dossier.
Faites de même pour le journal de décaissement si vous avez indiqué un compte de décaissement.
Transférer la date d’échéance du paiement dans le journal de banque
Pour utiliser cette option, il est impératif de gérer les valeurs à l’encaissement. Elle permet pour des
règlements par LCR et Prélèvements de récupérer en date d’écriture la date d’échéance du règlement
dans le journal de banque.
Les écarts de change
58
Les données
Pour ce type d’écart, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la zone
Valeurs à l’encaissement 666 et dans la zone Décaissement 766. Pour le journal des valeurs à
l’encaissement et le journal de décaissement, vous devez indiquer le code d’un journal d’OD.
Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif, vous
devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement.
Si l’écart est positif, vous ne pouvez pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée
avec un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert
comptable.
Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas à remettre en banque. Selon le sens de l’écart, les
écritures comptables ne sont pas identiques :
Client
Débit
Crédit
Si Ecart > 0
666
411
Si Ecart < 0
411
766
Débit
Crédit
Si Ecart > 0
666
401
Si Ecart < 0
401
766
Fournisseur
Les écarts de règlements
Pour ce type de règlement, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la
zone Valeurs à l’encaissement 6688 et dans la zone Décaissement 7688. Pour le journal de
décaissement et le journal des valeurs à l’encaissement, vous devez indiquer un journal d’OD.
Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif, vous
devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement.
Si l’écart est positif, on ne peut pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée avec
un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert
comptable.
Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas remises en banque. Selon le sens de l’écart, les
écritures comptables ne sont pas identiques :
Client
Débit
Crédit
Si Ecart > 0
6688
411
Si Ecart < 0
411
7688
Débit
Crédit
Si Ecart > 0
6688
401
Si Ecart < 0
401
7688
Fournisseur
59
La fiche Banque
Pour créer une nouvelle banque dans votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les
informations concernant la banque. La saisie du code Banque est obligatoire et sur 6 caractères
maximum.
Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Comptabilité, Infos et R.I.B. / N°
émetteur que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant.
l’icône
L’icône
.
répondez OUI.
Onglet Adresse
Cet onglet permet de saisir l'adresse de la banque. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour
passer à la ligne suivante dans la zone Adresse.
Onglet Comptabilité
ATTENTION ! !
Avant de déterminer le code journal et le compte comptable de Trésorerie, consultez la partie Transfert en
comptabilité et Transfert comptable des règlements.
Cet onglet permet de saisir le compte comptable de Trésorerie associé à la banque et le code journal
correspondant.
pour
Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, vous pouvez utiliser l'icône
accéder aux journaux de banque et aux comptes de trésorerie de votre dossier comptable.
Lors de la remise en banque, ces renseignements seront automatiquement repris à l'appel de cette
banque.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description de la banque (heures d'ouverture, contact....). Utilisez la
combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
(gras, souligné, alignement, couleur..).
60
Les données
Onglet N° RIB / émetteur
Cet onglet permet de saisir les différents codes et numéros nécessaires à la génération d'un fichier
ETEBAC ou d'une traite.
Fichier ETEBAC formaté
Lors de la remise en banque des LCR et des prélèvements, vous avez la possibilité de générer un fichier
LCR au format ETEBAC destiné à votre banque. Cette option permet d’obtenir un paiement par ligne dans
le fichier généré.
Par exemple, si vous effectuez une remise en banque de plusieurs LCR (ou prélèvements), dans le fichier
qui sera généré, vous aurez une LCR (ou prélèvement) par ligne. Dans le cas contraire, toutes les LCR
remises en banque (ou prélèvements) seront sur la même ligne.
La fiche Frais de port
Pour créer un nouveau frais de port à partir de la liste des frais de port (menu Données) dans votre
de la barre d’outils Navigation. Une fiche
vierge apparaît, ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le frais de port.
l’icône
sur la fiche avant d’enregistrer.
. L’icône
permet d’annuler les modifications effectuées
répondez OUI.
Code
Saisissez ici le code du frais de port (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire.
Libellé
Saisissez ici le libellé du frais de port à définir.
Montant à saisir / Pourcentage/Paliers
Pointez Montant à saisir afin d’indiquer un montant lors de l’établissement du document client ou
fournisseur,
pointez Pourcentage du total HT, afin que les frais de port soient calculés à partir du montant HT
du document courant et du pourcentage saisi,
Pointez Paliers HT pour définir des frais de port fixes fonction toutefois du montant facturé. Dans
ce cas, définissez pour chaque tranche le montant de frais à appliquer.
N° de compte
61
Cette zone correspond aux numéros de comptes des frais de port sur les ventes et les achats pour la
catégorie National, U.E. et International. Les racines de comptes (ou les comptes) proposées ici sont
définies dans les Préférences du dossier. Complétez-la si besoin est.
Soumis à une TVA
Sélectionnez ici le taux de TVA à appliquer si le frais de port à définir est soumis à TVA.
L’option TVA Dom-Tom permet d’exclure du net TTC la TVA sur les frais de port.
La fiche Promotions ou Soldes
Cette option va vous permettre de gérer des promotions et des soldes de manière automatique pour des
périodes et des articles donnés.
Période
Indiquez ici la période sur laquelle la promotion va être appliquée.
Remise en
Choisissez ici le type de remise, en pourcentage ou en valeur ; en fonction de votre choix, saisissez le
pourcentage de remise, ou le montant qui devra être déduit du prix de vente. Lorsque vous choisissez une
promotion de type valeur, un pourcentage de remise sera tout de même calculé dans la pièce afin de
réaliser la déduction correspondant à la valeur de la promotion.
Articles et Familles d’articles
Sélectionnez dans ces parties les articles ou les familles d’articles sur lesquels la promotion s’appliquera.
Remarques
Vous pouvez réaliser une promotion à la fois sur des articles précis, et sur des familles d’articles.
Si la promotion doit s’appliquer à tous les articles, il suffit de n’indiquer aucun article et ni aucune
famille.
Si un article est rattaché à une grille de remise automatique, la promotion sera prioritaire par
rapport à la grille.
Pour supprimer un article ou une famille dans la promotion, sélectionnez la ligne et utilisez la touche
Suppr de votre clavier, ou cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez l’option Supprimer.
Pour faire apparaître les colonnes Désignation (dans la zone Articles) et Libellé (dans la zone Familles),
comme dans la capture d’écran de la page précédente, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la
zone souhaitée, et sélectionnez l’option Propriétés. Cliquez ensuite sur le champ Désignation de la base
Article, ou le champ Libellé de la base Famille, puis sur le bouton Ajouter. Validez par OK.
De même, dans le corps de la pièce de vente, la colonne Code Promotion peut être ajoutée par le clic
droit de la souris, option Propriétés.
La fiche Code remise
62
Les données
Une remise permet pour des articles précis d’appliquer une réduction en fonction de la quantité d’articles
vendus ou du chiffre d’affaires réalisés sur la vente de l’article.
Pour créer une nouvelle remise à partir de la liste des codes remises (menu Données + Stock) dans
votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le code Remise.
Cette fiche se compose d’une entête et de deux onglets : Ventes et Achats.
.
S ou l'icône
L’icône
répondez OUI.
Onglet Ventes
Sur cet onglet , vous pouvez définir des remises sur les articles à la vente pour les 5 tarifs et par palier.
Type
Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles vendus ou du
CA,
Définissez les intervalles (quantités ou CA) et la remise correspondante, intervalle par intervalle et tarif par
tarif.
A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client sur lequel sera appliqué la remise
recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche article ou dans la fiche client en fonction de la
priorité que vous avez choisi dans le bouton Pièces du menu Dossier + Propriétés + Préférences.
Grilles de tarifs
Il est possible de rattacher une grille de tarifs à une grille de remise. Ceci permet de combiner l’utilisation
des grilles de tarifs et des codes remises et d’obtenir ainsi une gestion des pourcentages de remise plus
personnalisée.
Exemple
Chaque début d’année, votre client négocie les prix auxquels il achète vos produits.
Vous créez donc une grille de tarifs pour votre client, dans laquelle vous précisez les articles concernés et
leur prix de vente.
Vous pouvez également utiliser les grilles de tarif pour une autre raison : fixer des remises en fonction de
quantités vendues, selon les clients et les articles.
Pour vos clients occasionnels, vous proposez systématiquement une remise de 30% pour toute
commande inférieure à 150 €, et de 35% pour toute commande entre 150 et 450 €, et 40% au dessus de
450 €, mais uniquement sur les produits de la famille FOURNITURES.
63
Vous allez créer une 1ère grille de tarifs, dans laquelle vous insérez uniquement la famille FOURNITURES,
vous cocherez l’option REPRENDRE LE TARIF DE L’ARTICLE afin que le prix de l’article (stocké dans
sa fiche) soit proposé par défaut lors de la vente de l’article.
Cette grille de tarifs pourra s’appeler Tarif clients occasionnels.
Vous allez créer ensuite une grille de remise, que vous allez appeler Remise clients occasionnels, de type
Ventes, sur le CA. Vous indiquerez dans les intervalles 1, 150, 450.
Puis vous insérerez la grille de tarifs Tarif clients occasionnels et vous indiquerez les taux suivants : 30,
35, 40.
La grille de remise et la grille de tarifs sont ensuite affectées dans les fiches clients concernées, et lors de
la facturation, pour ces clients, et pour les articles appartenant à la famille FOURNITURES, la remise
appliquée sera fonction des informations saisies dans la grille de remise.
Onglet Achats
Sur cet onglet, vous pouvez définir des remises sur les articles à l’achat par palier.
Type
Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles achetés ou du
CA,
Définissez les intervalles (quantités ou CA) et la remise correspondante intervalle par intervalle.
A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans l’onglet Fournisseur ou l’onglet Tarif de la fiche
article, sur lequel sera appliqué la remise recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche article.
La fiche Unité
Pour créer une nouvelle unité de vente, à partir de la liste des unités (menu Données + Stock), utilisez la
touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (4 caractères maximum) et le libellé de
l’unité.
S ou l'icône
L’icône
.
répondez OUI.
La fiche Localisation
Pour créer une nouvelle localisation, à partir de la liste des localisations (menu Données + Stock),
64
Les données
localisation.
La définition des localisations permet de gérer physiquement le stock.
.
S ou l'icône
L’icône
répondez OUI.
La fiche Devise
Par défaut, les devises les plus courantes sont déjà créées. Cependant, vous avez la possibilité de créer
une nouvelle devise à partir de la liste des devises accessibles depuis le menu Données + Devises.
Pour chaque devise que vous créez, vous devez renseigner le code de la devise, son libellé, l’unité
monétaire, la sous-unité ainsi que la valeur du dernier cours.
Dans cette fiche, vous pouvez également stocker l’historique du cours de la devise. Le cours indiqué dans
ce fichier est l’expression de la devise par rapport à la devise du dossier.
Par exemple, votre dossier est tenu en Euros et vos souhaitez facturer en dollars. Vous saisirez, alors,
dans ce fichier, sur le code USD (dollar), le cours du jour du Dollar par rapport à 1 Euro.
En revanche, si vous changez le cours d’une devise plusieurs fois dans la journée, seul le dernier cours
saisi sera conservé.
La mise à jour de cet historique des cours est partagée par tous les dossiers, simultanément : une saisie
unique dans un dossier suffit à intégrer les derniers cours à l’ensemble des dossiers exploités.
La fiche Texte standard
Les textes standards servent à enregistrer différentes formulations-types que vous utilisez souvent dans
vos pièces.
Pour créer un nouveau texte standard à partir de la liste des textes (menu Données), utilisez la touche
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (ou libellé) et le texte. Le texte peut être
appelé en cours de réalisation d’une pièce de vente ou d’achat, à partir de l’onglet Infos. Il peut ensuite
être imprimé sur la pièce si vous paramétrez le modèle d’édition.
65
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône
.
S ou l'icône
L’icône
répondez OUI.
La fiche Fidélité client
Pour créer une nouvelle fidélité client à partir de la liste des fidélités clients (menu Données) dans votre
de la barre d’outils Navigation. Une fiche
vierge apparaît, ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant la fidélité client.
Activée
Cette option permet d’indiquer si, lors du passage en caisse d’un client possédant une carte de fidélité, la
fiche de fidélité doit être prise en compte pour la calcul du CA ou des points et pour l’attribution des gains.
Type de carte
Deux types de carte sont proposés : Par point et Par CA cumulé. Le type Par point permet de définir un
nombre de points obtenus par tranche d’Euros. Donc, lors du passage en caisse, le nombre de points
obtenus peut donc dépendre du montant de la vente et du nombre de points indiqués dans les fiches
articles.
Le type par CA cumulé correspond ni plus ni moins au cumul du CA TTC de la vente.
Gain obtenu
Indiquez à partir de combien de points ou de CA cumulé, il y a un gain obtenu et quel est le gain obtenu :
bon d’achat, remise ou article offert.
l’icône
L’icône
.
répondez OUI.
La fiche NAF
Le code NAF correspond au Numéro d’Appartenance Française.
Pour créer un nouveau code NAF à partir de la liste des codes NAF (menu Données + Divers + Codes
NAF), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
66
Les données
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes
NAF existants ont déjà été créés dans le logiciel.
.
S ou l'icône
L’icône
répondez OUI.
La fiche Code postal
Pour créer un nouveau code postal à partir de la liste des codes postaux (menu Données + Divers),
Une fiche vous permet de saisir le pays, le département, le code postal et le nom de la ville.
de la barre
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône
d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche et garder la fiche ouverte, utilisez les touches Ctrl + S ou
l'icône
L’icône
.
répondez OUI.
La fiche Département
Pour créer un nouveau département à partir de la liste des départements (menu Données + Divers) dans
votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le pays, le code et le nom du département ainsi
que l’indicatif téléphonique du département.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans
ou l’icône
la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône
L ‘icône
.
répondez OUI.
La fiche Pays
67
Pour créer un nouveau pays à partir de la liste des pays (menu Données + Divers), utilisez la touche
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le nom du pays et le code DEB. Si c’est un pays
U.E, vous pouvez également le spécifier.
Le code DEB correspond au code du pays qui est repris dans la DEB ( code pays sur 3 chiffres).
S ou l'icône
L’icône
.
répondez OUI.
Le 2ème tableau de bord
Ce tableau donne la marge (option Marge cochée) ou le chiffre d’affaires (option Marge décochée) mois
par mois et pour chaque année où des pièces ont été effectuées. Ces valeurs sont reprises à partir du
journal de ventes et peuvent être affichées en kilos + devise du dossier en cochant l'option Chiffres en K.
Le logiciel calcule également l’évolution du chiffre d’affaires d’une année sur l’autre. Vous pouvez
visualiser les valeurs en kilos + devise du dossier en cochant l’option Chiffres en K.
Par le menu contextuel, différentes options sont proposées :
Enregistrer le tableau de bord en tant qu’image au format JPG,
Imprimer ce tableau de bord sous forme de graphique,
Modifier les propriétés du graphique. Cette option permet de choisir le type de graphe, la couleur
de fond, la couleur du titre.
Consolidation de dossiers
La consolidation de dossiers permet de consolider les statistiques de plusieurs dossiers. Pour cela, par le
bouton droit de la souris, choisissez l’option Définir les dossiers. Une fenêtre apparaît alors avec la liste
des dossiers de Gestion Commerciale. Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez consolider et validez
par le bouton OK.
La zone Dossier, en haut de la fenêtre devient, alors, accessible et vous pouvez choisir les statistiques
du dossier que vous souhaitez visualiser. La mention Tous permet donc d’obtenir des statistiques
globales sur les différentes années et elles sont illustrées de graphiques.
La liste des données
La liste des données est composée de champs qui permettent de rechercher une donnée, de trier la liste
et de filtrer la liste.
Cas particulier : Liste des clients
Dans la liste des clients, vous disposez d'un filtre concernant la classification des clients. A droite des
filtres, une liste déroulante est proposée dans laquelle apparaissent tous les statuts clients définis dans la
classification.
68
Les données
Le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris, vous offre de nombreuses fonctions :
Pour les clients ou fournisseurs : Modifier (la fiche), Nouveau (création), Dupliquer, Supprimer,
Imprimer (la fiche), Imprimer les règlements, Imprimer l’échéancier, Courriers et Lettres Types,
Etiquettes (impression), Graphiques, Liste des contacts, Règlements (saisie), Nouvelle pièce
(création d’une pièce pour ce client), Historique, Prendre un rendez-vous, Composer le N° de
téléphone, etc…
Pour les articles : Modifier, Nouveau, Dupliquer, Supprimer, Imprimer, Etiquettes, Génération
d’une page HTML, Graphiques, Envoi sur le site Web, Historique des mouvements, Historique
des commandes …
Lorsque la fenêtre de la liste ne permet pas de visualiser la totalité des colonnes et des lignes proposées
par le logiciel, cliquez sur les barres de défilement gauche/droite et haut/bas pour les afficher.
Pour toute grille, vous pouvez modifier la largeur de vos colonnes en vous positionnant sur le trait de
séparation entre 2 colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la
colonne.
Cette liste de données permet d’effectuer différentes opérations.
Bouton de synchronisation et de désynchronisation
ou
Dans la liste des clients ou toute autre liste de données, lorsque vous ouvrez une fiche, l’icône
apparaît en haut à gauche de la fiche. L’icône
permet de passer d’une fiche à l’autre par les icônes de
la barre d’outils Navigation (Suivante, Précédente, Dernière ou Première). En d’autres termes, cette
icône signifie que la fiche est synchronisée avec la liste des données. Par exemple, si dans la liste, vous
sélectionnez une autre ligne, le logiciel se positionnera automatiquement sur la fiche qui correspond à la
donnée sélectionnée.
En revanche, l’icône
indique que le logiciel restera systématiquement positionner sur la fiche ouverte
même si vous sélectionnez une autre donnée dans la liste. La fiche ouverte est alors désynchronisée de
la liste des données.
Opérations disponibles depuis la liste des données
Pour créer une nouvelle fiche, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
,
Pour consulter ou modifier une fiche, sélectionnez-la et validez la ligne par la touche Entrée ou
par le menu contextuel + Modifier,
Pour supprimer un élément dans la liste, sélectionnez la ligne correspondante (en cliquant sur le
. Pour
bord grisé de la ligne) et appuyez sur la touche Suppr ou cliquez sur l’icône
sélectionner plusieurs lignes à la fois, appuyez sur la touche Ctrl tout en les sélectionnant.
Propriétés d’une liste
Vous pouvez également personnaliser l’affichage dans chaque fichier. Pour cela, utilisez le menu
contextuel (clic droit sur le bord grisé de la grille) et sélectionnez Propriétés. Vous avez également la
possibilité de cliquer sur l’icône
.
69
Dans la fenêtre qui apparaît, à gauche, vous avez les champs disponibles et à droite les colonnes qui
constituent la liste. Pour ajouter un champ, sélectionnez-le à gauche et pour supprimer une colonne
sélectionnez-la à droite. Vous pouvez également modifier la disposition des colonnes.
Vous avez la possibilité d’effectuer un tri et de l’appliquer par défaut c’est-à-dire à chaque fois que vous
appellerez le fichier, le tri sera celui que vous aurez indiqué.
Les Champs personnalisés
Pour créer un champ personnalisé, utilisez la commande Champs Personnalisés du menu Outils. Vous
pouvez également les créer à partir de l’onglet Champs Personnalisés d’une fiche article, client,
fournisseur ou commercial.
Cette fenêtre vous permet de définir ou modifier des champs personnalisés sur les fichiers articles,
clients, fournisseurs et commerciaux. L’ajout de champs personnalisés est limité à 256 caractères pour
l’ensemble des champs nouveaux.
Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant l’article, le client, le fournisseur ou
le commercial.
Nous vous conseillons fortement de créer les nouveaux champs avant de créer vos fiches articles, clients,
fournisseurs et commerciaux.
En effet à chaque nouveau champ, le logiciel doit réorganiser la base ce qui prend un certain temps,
proportionnel aux nombres d’enregistrements.
Les champs personnalisés peuvent être repris lors des impressions en paramétrant le modèle.
Comment ajouter un nouveau champ ?
Nous allons ici prendre l'exemple du fichier articles dans lequel nous allons ajouter un champ Couleur
afin de pouvoir préciser la couleur de chacun des articles.
Sélectionnez la rubrique Articles. Le logiciel affiche alors à droite la taille restante pour la création
de champs (1 octet correspond à 1 caractère),
Cliquez sur le bouton Ajouter, le logiciel propose automatiquement une nouvelle variable ayant
comme nom VarPerso,
Saisissez le nom de la variable : ce nom apparaîtra dans l'onglet Champs Personnalisés de la
fiche Article,
Indiquez le type de la variable : Chaîne, Date, Entier, Heure, Logique. Les types suivants
(Montant, Poids, Quantité, Prix, Taux, Volume) appliquent à la variable le même format que les
champs de même nom existants dans la fiche (ils sont de plus préparamétrés avec un certain
nombre de décimales que vous définissez dans Propriétés + Préférences + bouton Décimales
du menu Dossier).
Choisissez ensuite la longueur du champ (nombre de caractères maximum que vous allez saisir
dans le champ). Saisissez une longueur au plus près pour ne pas diminuer la place disponible
pour d'autres variables. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1.
Génération HTML
La génération HTML permet de générer une page qui peut être intégrée à un site sur Internet. Cette page
peut être réalisée soit pour le fichier clients avec leur nom et adresse soit pour le fichier articles avec la
désignation et leurs prix en Euros.
70
Les données
Vous avez également la possibilité de créer vos propres pages HTML qui serviront de modèles pour
générer automatiquement des pages internet.
Pour générer ou créer une page HTML, placez-vous dans le fichier articles ou clients et utilisez le menu
contextuel pour sélectionner Génération HTML.
Il vous est alors proposé la liste des modèles existants et le choix entre le bouton OK (pour lancer la
création du document avec les éléments qui étaient sélectionnés dans la liste et en utilisant le modèle
proposé) et le bouton Générer (pour modifier ou créer un nouveau modèle).
Dans les deux cas, Point de vente lance alors le programme qui est associé aux fichiers d'extension
"*.htm" dans le paramétrage des types de fichiers de Windows.
En cas de problèmes lors de ce lancement, sous Windows 95, vous pouvez consulter et/ou modifier ce
lien à partir de l'explorateur par le menu Affichage + Options + Types de fichier. Recherchez dans cette
liste les fichiers de type htm ou html puis cliquez sur Modifier pour consulter les programmes associés à
l'ouverture ou à l'édition de ces fichiers.
Par défaut, sur de nombreux systèmes Windows, il s'agira de Internet Explorer pour l'ouverture et de
Frontpage ou Frontpage Express pour l'édition.
Lors d'une consultation (bouton OK), vous visualisez directement la page avec les articles ou les clients
qui étaient sélectionnés dans la liste et vous pouvez alors l'enregistrer et la placer sur votre site web.
Lors d'une édition (bouton Générer), en revanche, il s'agit de paramétrer le modèle. Pour cela, vous
disposez d'une petite fenêtre qui contient la liste des variables qui peuvent être utilisées et qui vous
permet de les placer très simplement par "drag&drop" (le glisser-déplacer de la souris).
Pendant ce paramétrage, il est important de distinguer les variables de type "répétitives" qu'il faut
impérativement placer entre les textes "- first -" et "- end -" et dont vous trouverez la liste en annexe, des
variables plus générales (nom, adresse de la société…) qu'il faut placer dans l'entête ou à la fin du
document.
Avant de l'enregistrer sous un nouveau nom, il faut donner un titre à votre page. C'est ce titre du
document qui sera proposé au niveau de la liste des modèles proposés par Point de vente. Le nom du
document doit impérativement avoir une extension "htm" et doit commencer par :
ebp-articles... pour les articles
ebp-clients... pour les clients.
Les filtres
Sur toutes les listes, vous avez la possibilité de filtrer les enregistrements qui apparaissent en
sélectionnant un filtre créé.
Un filtre c’est la possibilité de limiter, par des critères que vous définissez, les éléments à afficher ou à
imprimer.
, vous accédez à la gestion des filtres. Si des filtres
Par la commande clic droit + Filtres ou par l'icône
ont déjà été créés, ils apparaissent dans la liste déroulante.
Les boutons vous permettent de créer un nouveau filtre, de supprimer un filtre, de modifier la définition
d'un filtre ou de renommer un filtre.
Créer un nouveau filtre
Le logiciel crée une ligne marquée sur la gauche par un triangle bleu et portant le nom <Tous>. Cette
ligne correspond au filtre que vous allez définir. Son nom pourra bien entendu être modifié,
71
Dans Type, choisissez tout d'abord le type de condition du filtre à créer. Si le filtre à créer répond à un
critère unique, pointez Une condition. Si vous désirez créer un filtre répondant à plusieurs critères de
sélection, pointez Groupe de Conditions. Le nom du filtre devient alors <Plusieurs conditions>,
Cliquez sur le bouton Ajouter qui crée une sous-ligne marquée par un carré gris représentant la première
condition du filtre.
Dans Variable, sélectionnez ensuite la variable (associée à l'une des colonnes de la grille) sur
laquelle vous désirez appliquer le filtre,
Dans Relation, sélectionnez la condition,
Dans Valeur, saisissez la valeur ou l'état (une flèche apparaît alors sur la droite du champ) qui va
correspondre à une borne inférieure, supérieure, une date maximale, ... à prendre en compte.
Une fois, les trois champs précédents renseignés, la condition est complète.
Si le filtre est multi-critères, cliquez sur Ajouter pour définir une nouvelle condition (autre sous-ligne).
Déterminez si cette deuxième (ou plus) condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET).
Le petit carré à gauche d'une nouvelle condition fait apparaître un ET par défaut. Cela signifie que les
enregistrements retenus après application du filtre devront répondre aux deux conditions (à l'une ET à
l'autre).
Vous pouvez toutefois définir une condition exclusive (OU) en cliquant sur le petit carré. Cela signifie alors
que les renseignements retenus après application du filtre répondent à l'un OU l'autre des critères.
Puis, définissez votre nouvelle condition comme expliqué ci-dessus.
Renommer un filtre
Pour un filtre simple (une seule condition), le logiciel nomme automatiquement le filtre avec la condition
qu'il contient, pour un filtre multiple, son nom est <Plusieurs conditions>.
Ces noms ne sont pas très significatifs, aussi vous pouvez les renommer. Pour cela, sélectionnez la ligne
du filtre (ou de la condition) à renommer et cliquez sur Renommer. Saisissez le nouveau nom et cliquez
sur OK ou Appliquer en fonction de l'endroit où vous vous trouvez.
Le champ signalé par une clé permet de trier la liste suivant les différents critères proposés dans la liste déroulante.
Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (dans le champ signalé par une clé),
sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de la donnée à rechercher. Le logiciel
affiche alors la liste des données à partir des caractères saisis.
Pour n’afficher que les données répondant à certains critères, sélectionnez l’un des filtres dans le champ signalé par un
entonnoir. Ces filtres sont à créer par la commande Nouveau filtre obtenue par le menu contextuel de la liste.
Une variable de type Chaîne est une variable qui autorise tous les caractères. Les caractères saisies sont pris dans leur
ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul.
Une variable de type Entier et une variable qui permet de saisir uniquement des nombres sans décimales et pour
laquelle vous allez pouvoir préciser un intervalle de valeur.
Une variable de type Logique est une variable qui prend comme état soit Oui ou Non soit 1 ou 0.
Le tableau de bord
Le tableau de bord se composent de différents éléments qui sont :
Les commandes à traiter,
Les rendez-vous du jour,
Mes meilleurs clients,
Le chiffre d'affaires,
72
Les données
Mes meilleurs articles vendus,
Les règlements clients.
Le graphique visible dès l’appel du tableau de bord compare le chiffre d'affaires des 4 derniers mois sur
les 3 dernières années.
Un simple clic sur ce graphique vous amène sur un autre graphique (pour ceux d’entre vous qui
utilisaient déjà une gestion commerciale, le second graphique proposé est celui dont vous disposiez
auparavant, en accès direct depuis le menu Fichiers + Tableau de bord).
Les données du tableau de bord en ce qui concernent les paiements, sont actualisées lors de :
La création d’une nouvelle facture,
La modification d’une date d’échéance sur une facture,
Le pointage d’un règlement,
Le dépointage d’un règlement.
Le rafraîchissement du contenu du tableau peut s'effectuer par :
L’appel du tableau par le menu Données + Tableau de bord,
L’utilisation de la touche F5 depuis le tableau, lorsque celui-ci est déjà ouvert,
L’utilisation du menu contextuel depuis le tableau (par un clic droit) à travers l’option
Actualiser.
Par le menu contextuel, différentes options sont proposées :
-
Enregistrer le tableau de bord au format HTML,
-
Imprimer le tableau de bord,
-
Modifier les propriétés du graphique. Cette option permet de choisir la couleur de votre
tableau de bord selon votre sensibilité. 6 thèmes sont proposés. Vous pouvez
également choisir si vous souhaitez afficher ou non le tableau de bord au démarrage du
logiciel.
Sont affichés les 5 articles ou les 5 familles d’articles les plus vendus, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, de la
quantité ou de la marge.
Un accès direct à la fiche article ou à la famille articles par simple clic sur le code (code article ou code
famille article) vous permet de consulter les statistiques de ventes (onglet Statistiques de la fiche).
Sont affichés les 5 clients ou les 5 familles de clients, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, sur les 12 derniers
mois (du chiffre d’affaires le plus élevé vers le chiffre d’affaires le moins élevé).
Un accès direct à la fiche client ou à la famille clients par simple clic sur le code (code client ou code
famille client) vous permet de consulter les statistiques de ventes (onglet Statistiques de la fiche).
Vous disposez ici du chiffre d’affaires correspondant au dernier jour facturé, exclu le jour courant. Distinctement, vous
disposez donc également du chiffre d’affaires du jour.
Enfin, nous vous proposons le chiffre d’affaires global sur les 12 derniers mois.
Les commandes affichées dans cette partie du tableau de bord sont les 5 commandes les plus anciennes, pour
lesquelles aucun traitement n'a été effectué, ou bien un traitement partiel : nous trouverons donc les commandes non
73
clôturées, non transférées, non regroupées, livrées partiellement (par l'option disponible dans le menu Ventes +
Livraison globale ou partielle des commandes clients). Les commandes affichées sont exprimées dans leur monnaie de
saisie.
Un accès direct à la commande sélectionnée, par simple clic, vous est offert afin de permettre le
traitement de la pièce.
Sont affichés ici les 5 prochains rendez-vous, à compter de l’heure système.
Un accès direct « au rendez-vous affiché dans le tableau de bord» est possible par un simple clic sur le
lien proposé.
Les règlements clients
Sont cumulées ici les factures arrivées à échéance (paiements en retard) et les factures non encore
échues (paiements à venir).
Ces données sont construites à partir de l’état des échéances de chacune des factures, et réparties
dans l’une ou l’autre catégorie en fonction de leur date.
Font donc partie de la catégorie Paiements en retard toutes les échéances dont la date est antérieure
à la date du jour, et pour lesquelles aucun paiement n’a été saisi ; ou si un paiement a été saisi, aucun
pointage entre l’échéance et le paiement n’a été effectué.
Font partie de la catégorie Paiements à venir toutes les échéances dont la date est postérieure à la
date du jour, et pour lesquelles aucun paiement n’a été saisi.
Un accès direct à l’un ou l’autre montant par simple clic vous conduit à l’édition des relances (pour les
paiements en retard) ou à l’édition de l’échéancier (pour les paiements à venir).
Remarques
Vous pourriez constater une différence entre le montant des paiements en retard affiché dans le tableau
de bord et le montant total affiché dans les relances clients.
La raison de cette différence est l’absence dans les relances de certains clients et la cause de cette
absence est un montant d’encours minimum indiqué dans leur fiche, et non encore atteint (cette donnée
conditionne le fait de relancer ou non le client).
Vous pourriez également constater une différence entre le montant des paiements à venir affiché dans
le tableau de bord et le montant total affiché dans l’échéancier : les factures réglées mais non pointées
seront prises en compte dans le tableau de bord alors qu’elles n’apparaîtront pas ou apparaîtront
comme réglées dans l’échéancier.
Les valeurs affichées sont exprimées dans la monnaie du dossier, cela signifie donc ce que toutes
données saisies dans une autre devise sont analysées dans la devise du dossier pour être cumulées.
74
Les gammes
La fiche Gamme
Disponible uniquement en version Mode
Dans les préférences, vous avez défini le nombre de gammes que vous souhaitiez gérer (2 ou 3
gammes). Ces gammes s’appellent par défaut Tailles, Couleurs et Bonnets (libellé que vous pouvez
modifier dans les préférences). Par conséquent, dans le menu Données + Stock, il existe une entrée
Tailles, une entrée Couleurs et une entrée Bonnets.
Pour chaque gamme, vous pouvez donc créer des éléments par ce menu. Pour créer une nouvelle taille,
couleur ou bonnet, appuyez sur la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
Navigation. La fiche est composée des mêmes champs pour chaque gamme.
Indiquez un code et un libellé. Attention ! La longueur du code dépend de la longueur que vous avez
indiqué dans les préférences. Par exemple, si, dans les préférences, vous avez indiqué une longueur de
code à 5 pour la gamme taille, le code taille doit être sur 5 caractères
Vous pouvez également associer une image à chaque élément. Cliquez sur l’option Insérer une image et
sélectionnez l’image. Elle apparaît alors sous l’option. Cette image sera alors reprise dans la combinaison
pour cet élément. A défaut d’indiquer une image ici, ce sera l’image indiquée dans les préférences qui
apparaîtra dans la combinaison.
S ou l'icône
L’icône
.
répondez OUI.
La fiche Combinaison
Une combinaison est un assemblage de gammes et est déterminante dans la création de vos articles
‘’gammés’’ puisque c’est en partie cette combinaison qui va permettre de les créer. Les combinaisons
peuvent être créées dans 2 endroits différents :
Si vous avez plusieurs articles collectifs qui se déclinent dans les mêmes tailles, les mêmes couleurs et
/ ou les mêmes bonnets, en les créant par le menu Données + Stock + Combinaisons, les
combinaisons pourront alors servir de modèles,
A l’inverse, si vous les créez depuis la fiche de l’article collectif, elles ne seront utilisables que dans
l’article collectif où elles ont été créées.
Pour créer une combinaison depuis le menu Données + Stock + Combinaisons, appuyez sur la touche
Indiquez un code (4 caractères) et un libellé. Pour définir une combinaison, sélectionner l’option Ajouter
Tailles Couleurs Bonnets dans le menu contextuel.
75
Dès que la combinaison a été créée, elle apparaît sous forme d’arbre. Depuis cet arbre, vous pouvez
effectuer différentes opérations accessibles depuis le menu contextuel ou le volet de navigation :
Ajouter des éléments dans la combinaison,
Supprimer un élément de la combinaison,
Changer l’ordre des gammes. Par défaut, la taille est le niveau 1, la couleur le niveau 2 et le bonnet le
niveau 3. Cette option permet d’intervertir les niveaux. Mettre, par exemple, la taille en niveau 2 ou 3,
Afficher le code ou le libellé des éléments,
Trier les éléments de la combinaison par code ou par libellé.
.
S ou l'icône
L’icône
répondez OUI.
Ajout de combinaisons
Cet assistant permet de définir les gammes et les éléments de gammes qui sont concernés par la
combinaison que vous souhaitez créer. Sur cette première étape, sélectionnez les gammes. Les gammes
qui apparaissent sont celles qui ont été définies dans les préférences.
Par défaut, les 3 gammes sont Tailles, Couleurs et Bonnets.
Voici les autres étapes de l’ajout de combinaisons :
Sélection des tailles
Sélection des couleurs
Sélection des bonnets
Récapitulatif
Sélection des tailles
Pour une aide sur la sélection des couleurs, cliquez ici.
Pour une aide sur la sélection des bonnets, cliquez ici.
Cette étape n’est proposée que si vous avez sélectionné la gamme Tailles dans l’étape précédente. Par
défaut, apparaissent toutes les tailles définies par le menu Données + Stock + Tailles. Vous devez donc
sélectionner les tailles concernées par la combinaison.
Par exemple, si vous tenez un magasin de sport, vous pouvez vendre des chaussures, des vêtements et
des sous-vêtements pour le sport. En fonction de la combinaison que vous créez, toutes les tailles ne vont
pas être concernées. Cochez alors uniquement les tailles adaptées sinon cliquez sur le bouton Tout
cocher.
Vous pouvez appliquer un filtre en le sélectionnant dans la liste pour retrouver plus facilement vos
données. Vous pouvez également le créer en cliquant sur le lien Filtre.
76
Les gammes
Récapitulatif
Cette étape n’est proposée que si vous avez sélectionné la gamme Couleurs dans la première étape. Par
défaut, apparaissent toutes les couleurs définies par le menu Données + Stock + Couleurs. Vous devez
donc sélectionner les couleurs concernées par la combinaison.
Si toutes les couleurs doivent figurer dans la combinaison, cliquez sur le bouton Tout cocher. Cependant,
l’article collectif auquel vous allez rattacher cette combinaison, peut ne pas être disponible dans toutes les
couleurs, sélectionnez alors uniquement les couleurs disponibles.
Récapitulatif
Cette étape n’est proposée que si vous avez sélectionné la gamme Bonnets dans la première étape. Par
défaut, apparaissent tous les bonnets définis par le menu Données + Stock + Bonnets. Vous devez
donc sélectionner les bonnets concernés par la combinaison.
Si tous les bonnets doivent figurer dans la combinaison, cliquez sur le bouton Tout cocher. Cependant,
l’article collectif auquel vous allez rattacher cette combinaison, peut ne pas être disponible dans tous les
bonnets, sélectionnez alors uniquement les bonnets disponibles.
Voici la dernière étape de l’ajout de combinaisons :
Récapitulatif
La fiche Collection
Cette fiche correspond à la sous-famille et son libellé est indiqué dans les préférences, bouton Articles.
Par défaut, la sous-famille s’appelle Collection mais si vous l’avez modifié, son libellé correspond à votre
saisie.
Pour créer une collection, allez dans le menu Données + Stock + Collections. Appuyez sur la touche
collection. Par la suite, ces collections seront rattachées à un article collectif ou à un article.
77
Cette fiche se compose d’un onglet Statistiques qui permet d’avoir un suivi de la collection en terme de
stock et de rentabilité.
.
S ou l'icône
L’icône
répondez OUI.
Onglet Statistiques
Cet onglet propose différentes statistiques sur la collection :
Les quantités vendues, le chiffre d’affaires et la marge réalisés sur les douze derniers mois,
Les entrées, les sorties, le stock actuel, les commandes clients, les commandes fournisseurs et le
stock virtuel exprimés en quantité,
Les entrées, les sorties, le stock actuel, les commandes clients, les commandes fournisseurs et le
stock virtuel exprimés en valeur.
L'article collectif
L’article collectif peut être défini comme étant une référence à partir de laquelle les articles facturables
vont être créés.
Pour créer un nouvel article collectif à partir de la liste des articles collectifs (menu Données + Stock +
de la barre
Articles, onglet Articles collectifs), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations
concernant l'article.
Cette fiche se compose d’onglets et d’une combinaison. Les onglets sont Statistiques, Description longue,
Infos. / Image / Vignette, Tarifs, Complément et Quantité initiale.
Vous pouvez choisir une codification automatique des articles collectifs. Pour cela, il est nécessaire de le
spécifier dans le bouton Gestion des gammes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
l’icône
L’icône
.
répondez OUI.
Onglet Statistiques
78
Les gammes
Dans cet onglet, sont affichées les statistiques de l’article collectif sur les douze derniers mois. Si dans
l’arbre, le curseur est positionné sur Tous, est alors indiqué le cumul des statistiques de chaque article
rattaché au collectif.
Si le curseur est positionné sur une taille, les statistiques correspondent au cumul des articles pour cette
taille dans les couleurs disponibles.
Si le curseur est positionné sur une couleur, les statistiques correspondent aux statistiques de l’article
correspondant à la taille et la couleur sélectionnées dans l’arbre.
Différentes statistiques sont proposées :
L’état du stock en quantité,
L’état du stock en valeur,
Le chiffre d’affaires et la marge.
Onglet Description longue
Dans cet onglet, vous pouvez indiquer une description de l’article au format RTF. Utilisez la combinaison
de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage texte
enrichi.
Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller.
Cette description est reportée dans les articles rattachés à ce collectif.
Onglet Infos. / Image / Vignette
Cet onglet permet de saisir une information sur l’article collectif. Utilisez la combinaison de touches Ctrl +
Entrée pour passer à la ligne suivante.
(gras, souligné, alignement, couleur...)
Image
Vous pouvez également insérer une photo de l’article (format BMP, JPG ou PCX).
Vignette
Cette vignette est utile dans le front office. En effet, concernant le cas particulier des articles ‘’gammés’’,
ce sont les articles collectifs qui apparaissent dans l’écran de ventes et non les articles. Donc, si vous
travaillez avec les boutons, vous pouvez y afficher une image représentative de votre article collectif.
Comme pour l’image, la vignette doit être au format BMP, JPG ou PCX.
79
Toutes les informations indiquées dans cet onglet sont reportées dans les articles rattachés à ce collectif.
Onglet Tarifs
Cet onglet permet de saisir le prix d’achat, les coefficients, les prix de vente HT , la TVA… pour chaque
tarif. Chaque tarif est représenté par un onglet. Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur Tous, vous
devez alors sélectionner dans la liste déroulante, la donnée que vous souhaitez renseigner. La saisie des
valeurs peut s’effectuer de 3 manières différentes :
Vous pouvez saisir les valeurs pour les articles finaux. Le tableau de saisie présente alors toutes
les tailles disponibles en ligne et toutes les couleurs disponibles en colonne,
Vous pouvez saisir les valeurs communes pour l’ensemble des couleurs. Le tableau de saisie
présente alors toutes les tailles en colonne. Cette option permet de saisir pour une même taille, la
même valeur pour toutes les couleurs,
Vous pouvez saisir la valeur commune pour l’ensemble des combinaisons. Le tableau de saisie ne
présente alors qu’un seul champ de saisie. La valeur est la même pour toutes les tailles-couleurs de
l’article collectif.
Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur une taille, le tableau de saisie présente alors en ligne les
couleurs disponibles pour la taille sélectionnée et en colonne les différentes informations saisissables.
Si dans l’arbre, le curseur est positionné sur une couleur, le tableau de saisie présente alors en ligne la
couleur sélectionnée et en colonne les différentes informations saisissables.
Après enregistrement, les valeurs saisies sont reportées dans les fiches articles correspondantes.
Onglet Complément
Cet onglet permet de saisir les informations stockées dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article ainsi
que le code barre de l’article.
Comme pour l’onglet Tarifs, si le curseur dans l’arbre est positionné sur Tous, la saisie des valeurs peut
s’effectuer de 3 manières différentes :
les tailles disponibles en ligne et toutes les couleurs disponibles en colonne. Vous sélectionnez alors la
donnée à saisir dans la liste déroulante,
présente alors toutes les tailles en colonne et vous devez sélectionner la donnée à renseigner dans la
liste déroulante. Cette option permet de saisir pour une même taille, la même valeur pour toutes les
couleurs,
présente alors qu’un seul champ de saisie et vous devez sélectionner la donnée à saisir dans la liste
déroulante. La valeur saisie est la même pour toutes les tailles-couleurs de l’article collectif.
80
Les gammes
Après enregistrement, les valeurs saisies sont reportées dans les fiches articles correspondantes.
Onglet Quantité initiale
Cet onglet n’est disponible qu’à la création de l’article et permet de saisir la quantité à entrer en stock
sans passer par la saisir d’un bon d’entrée.
Comme pour l’onglet Tarifs, si le curseur dans l’arbre est positionné sur Tous, la saisie des valeurs peut
s’effectuer de 3 manières différentes :
les tailles disponibles en ligne et toutes les couleurs disponibles en colonne. Vous sélectionnez alors
dans la liste déroulante Qté initiale ou Date Initiale,
présente alors toutes les tailles en colonne et vous devez sélectionner dans la liste déroulante Qté
initiale ou Date initiale. Cette option permet de saisir pour une même taille, la même valeur pour
toutes les couleurs,
présente alors qu’un seul champ de saisie et vous devez sélectionner dans la liste déroulante Qté
initiale ou Date initiale. La valeur saisie est la même pour toutes les tailles-couleurs de l’article
collectif.
Après enregistrement, un bon d’entrée est généré contenant tous les articles mouvementés et l’onglet
Quantité initiale disparaît.
81
La fiche client
La fiche Client
Pour créer un nouveau client à partir de la liste des clients (menu Données + Tiers), utilisez la touche
de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui
Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône
vous permet de saisir toutes les informations concernant le client.
La fiche Client est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Vente, Statistiques, Infos,
Champs Personnalisés, Banque / Mode de règlement, Compte et Autres données que vous consultez par
simple clic sur l'onglet correspondant.
Concernant la codification de la fiche client, vous pouvez demander une codification automatique au
niveau des Préférences dans le bouton Tiers.
Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de
touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
.
répondez OUI.
Onglet Adresse
Cet onglet permet de saisir les coordonnées du client (adresse de livraison et de facturation, ainsi que les
coordonnées des différents contacts).
Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs
Adresse.
NPAI
Cette option permet de spécifier que l’adresse de facturation ou de livraison indiquée dans la fiche du
client n’est plus correcte. En effet, cette option peut être cochée pour l’adresse de facturation et / ou
l’adresse de livraison. Ainsi, sur les impressions de pièces ou de fiches clients, l’adresse des clients dont
l’option est cochée sera barrée. De plus, lors de la facturation, un message apparaîtra pour indiquer que
l’adresse n’est pas correcte et empêchera de facturer le client.
Fiche contact
Cette zone vous permet de saisir tous les contacts attachés à ce client. Vous n’êtes pas limité en nombre
de contacts et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la liste des contacts dans la partie
droite de l’onglet.
Pour chaque contact, indiquez la civilité, le nom de l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone,
télécopie et portable, l’adresse e-mail et le site web. Puis, cliquez sur l’option Enregistrer accessible
depuis le menu contextuel de la liste des contacts.
Mot de passe (Web) (Option disponible uniquement en version PRO)
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Ce mot de passe est nécessaire pour l’identification du contact client sur votre site web. En effet, lorsque
votre contact passe une commande sur votre site, la saisie de son adresse e-mail et de son mot de passe
l’identifient automatiquement et lui évite la ressaisie de ses coordonnées.
Liste des contacts
Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce client. Depuis cette liste, un
menu contextuel est disponible et permet de :
Ajouter un contact,
Enregistrer le contact,
Supprimer un contact,
Composer le N° de téléphone,
Composer le N° de fax,
Composer le N° de portable,
Envoyer un e-mail,
Accéder au site web du contact,
Prendre en rendez-vous,
Modifier les propriétés d’affichage.
Toutes ces options sont également accessibles depuis le volet de navigation.
En version PRO, et avec Windows Millénium, 2000 et XP, les options Composer le N° de téléphone et
Composer le N° de portable permettent d’accéder au numéroteur téléphonique de Windows.
Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être
précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures.
Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches clients sont regroupés dans le menu Données +
Tiers + Contacts. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être utilisé par le clic
droit de la souris (en version PRO).
Onglet Banque / Mode de règlement
Saisissez les coordonnées bancaires des différentes banques de votre client. Vous pourrez ainsi traiter
très rapidement vos règlements clients. Lors des remises en banque, si le mode utilisé par votre client est
de type LCR ou Prélèvements, ces renseignements seront automatiquement repris dans le fichier Etebac
généré.
Depuis cet onglet, vous pouvez également choisir le mode de règlement du client et son niveau de
relance.
Mode de règlement
Saisissez le code du mode de règlement utilisé habituellement par le client. Le type d’échéance sera
automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode de règlement. Cependant,
vous pouvez changer le nombre de jours et le type.
La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces renseignements.
Niveau de relance
Vous pouvez choisir pour chaque client le niveau de relance à générer pour les lettres de relance.
84
La fiche client
Onglet Compte
Cet onglet permet de saisir toutes les informations concernant le suivi comptable, financier et commercial
de votre client.
Relance par télécopie
Cochez cette case si vous souhaitez générer les relances par fax.
Attention : Le logiciel Delrina est le seul applicatif avec lequel les numéros de fax seront reconnus
automatiquement. Avec les autres, il est nécessaire de ressaisir le numéro de fax du client.
Numéro de compte
Validez ou modifiez le compte comptable du client généré automatiquement par le logiciel : racine de
compte + code client qui a été indiqué en entête de la fiche ou uniquement la racine de compte dans le
cas où votre code client aurait 8 caractères et plus.
C’est ce numéro de compte qui sera utilisé lors du transfert en comptabilité.
Vérification de la longueur des comptes comptables
Vous possédez l’application de Comptabilité et avez paramétré votre longueur de compte comptable à 9
caractères : les comptes comptables clients et articles, initialisés lors de la création des fiches, seront
alignés par défaut sur la longueur des comptes de la comptabilité.
La racine par défaut est définie dans le bouton Racines de comptes des Préférences du menu Dossier
+ Propriétés, l’accès au compte comptable client est possible uniquement si vous avez coché la case
Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers.
Encours maximum
Indiquez ici le montant maximum autorisé comme encours. Un message vous avertira lorsque cet encours
sera dépassé, à la facturation. Par contre, si cet encours n’est pas dépassé, la lettre de relance ne
s’imprimera pas.
Code Risque
Sélectionnez ici le code risque du client.
Client bloqué
Cochez cette case si vous souhaitez bloquer ce client. Aucune vente ne pourra lui être effectuée.
Solde échu
Ce solde correspond à l‘ensemble des factures qui sont arrivées à échéance c’est-à-dire dont l’échéance
est dépassée.
Solde à échoir
Ce solde correspond à l’ensemble des factures qui ne sont pas arrivées à échéance c’est-à-dire dont
l’échéance n’est pas encore passée.
85
Solde des opérations courantes
Ce solde correspond au solde dû du client. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non pas
dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours correspondant
à la date de la pièce.
Onglet Vente
Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour la gestion du client et de ses ventes.
Type
Le type indiqué dans la famille du client s’inscrit automatiquement ici. Vous pouvez le modifier. Dans le
cas d’un client U.E (Union Européenne), Export ou Exonération de taxe, le logiciel ne calculera pas de
TVA (même si l’article facturé est soumis à TVA).
N° TVA intra-communautaire
Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour un client UE. Ce
numéro sera repris à l’édition de la Déclaration d’Echanges de Biens.
Vous pouvez obtenir, à partir du numéro de siren inclus dans le n° de TVA intracommunautaire, des
informations sur l’entreprise, en cliquant simplement sur l’icône présent dans le champ de saisie.
L’application accède alors au site www.inforisk.com, lequel affiche les informations générales sur
l’entreprise consultée.
Devise
Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre client. Par défaut, est indiquée la
devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une pièce de ventes.
Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la pièce.
Commercial
Si, dans les fiches commerciaux, vous avez associé les départements à chaque commercial, le code
commercial est automatiquement indiqué en fonction de ces informations. Cependant, vous pouvez le
modifier et saisir un autre code. Il sera repris dans tous les documents clients. Ce choix permettra de
calculer d’une part des statistiques et d’autre part des commissions basées sur le CA ou la marge brute.
Frais de port
Saisissez un code frais de port pour ce client, il sera automatiquement repris à la facturation. Les fiches
frais de port sont à créer dans le menu Données + Frais de Port.
Remise Article
Indiquez la grille de remise qui sera applicable au client lors de la facturation. Par conséquent, vous devez
préciser, dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la facturation. En effet, vous avez
également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche article, vous devez donc faire un
choix entre la remise article et la remise client.
86
La fiche client
Grille de tarifs
Indiquez la grille de tarifs à appliquer à votre client. Ces grilles de tarifs sont à définir par le menu
Données + Stock + Grilles de tarifs. Elles permettent de définir des tarifs particuliers à chaque client
pour chaque article et chaque famille d’articles. En fonction des données créées et appliquées sur les
articles et les clients (grilles de tarifs, promotions, grilles de remise…), la priorité du tarif appliqué n’est pas
la même.
Remise
Saisissez le pourcentage de la remise commerciale à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera reprise
dans chaque pièce.
Remise supplémentaire
Saisissez le pourcentage de la remise supplémentaire à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera reprise
dans chaque pièce.
Tarif Appliqué
Le tarif de la famille du client est automatiquement proposé. Sélectionnez le tarif à appliquer au client en
fonction de son type. Ce tarif sera automatiquement proposé en facturation mais reste modifiable. Lors de
la facturation, un article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client.
Nombre d’exemplaires
Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut.
Priorité du tarif appliqué
Selon les données créées et appliquées dans les fiches clients et articles, le tarif appliqué n’est pas le
même.
Cas N°1
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée à cet
article ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil
quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15,365 Euros (sans la remise) avec un taux de TVA à
5.5%
Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus est
associée mais aucune grille de remise n’est indiquée.
Il n’y a pas de promotions valides.
1. Une pièce est créée pour ce client. Dans l’entête de la pièce, le libellé du tarif associé au client est
affiché ainsi que la grille de tarifs. L’article est facturé pour une quantité de 5 et le tarif alors
appliqué est de 15,365 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée et le taux de TVA est à 5,50
%.
2. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué
est alors de 15,365 Euros (tarif 6), et la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net
unitaire est donc de 14.90 Euros HT avec un taux de TVA 5.5%
Cas N°2
87
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Aucune grille de remise est rattachée à cet
article mais une grille de tarifs est indiquée. Cette grille contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise
de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise).
Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi
qu’une grille de remise sont associées.
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué est
alors de 15 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client
est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte, et pour le 6ième tarif, le
seuil n’est pas atteint.
2. Une 2ème pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif appliqué
est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est
donc de 14,55 Euros.
Cas N°3
Un article dispose de 5 tarifs : de 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi
qu’une grille de tarifs contenant un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de
10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise).
qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur article a
été sélectionnée.
alors de 15 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au client
est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième tarif, le
seuil n’est pas atteint.
donc de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est
donc de 14,55 Euros.
Cas N°4
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi
qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a
été sélectionnée.
alors de 15 Euros (tarif 6) et aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée au
client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour le 6ième
tarif, le seuil n’est pas atteint.
alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net unitaire est
donc de 14.55 Euros.
88
La fiche client
Cas N°5
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi
Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi qu’
une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client a été
sélectionnée.
Il y a une grille de promotions valide pour l’article, avec une remise de 10%.
alors de 15 Euros (tarif 6), la remise de 10% est appliquée puisque la promotion est valide. En
revanche, la grille de remise liée au client n’est pas prise en compte puisqu’elle est basée sur les
5 premiers tarifs et pour le 6ième tarif, le seuil n’est pas atteint.
alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 10% puisque la promotion est
prioritaire même si le seuil du 6ième tarif est atteint.
Cas N°6
Une famille d’articles A est créée et deux articles, A et B, sont rattachés à cette famille. Le tarif 1 pour
l’article A est de 10 Euros et le tarif 1 pour l’article B est de 15 Euros.
Une grille de tarifs est associée à la famille A et le tarif de vente est de 5 Euros. La même grille de tarifs
est associée à l’article A et le tarif de vente est de 2 Euros.
Cette grille de tarifs est rattachée à un client.
1. Une pièce est créée pour ce client avec l’article A pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est
alors de 2 Euros.
2. Une pièce est créée pour ce client avec l’article B pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est
alors de 5 Euros.
Cas N°7
Deux articles A et B sont créés. Une grille de tarifs est rattaché à l’article B.
Dans la fiche client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs rattaché à l’article B est
rattaché à ce client.
Une pièce de vente est créée pour le client Z, choisir le tarif 2 dans l’entête de la pièce et insérer les
articles A et B. Le tarif de l’article A est le tarif 2 et le tarif de l’article B est le tarif de la grille.
Cas N°8
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de tarifs est associée à cet article
et contient un 6ième tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif
de vente HT est de 15 Euros.
Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs définie ci-dessus est
associée.
Une pièce est créée pour ce client en Dollars avec cet article pour une quantité de 1. Le tarif appliqué est
89
alors de 15 Euros converti en Dollars.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du client, des informations commerciales, techniques ou
autres ainsi qu’insérer une image. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne
suivante.
enrichi.
Dans la zone Image, le menu contextuel permet de :
Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et validez par
le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,
Supprimer l’image,
Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette dernière est plus
petite que l’espace prévue,
Ajuster l’image à son contenu,
Accéder aux propriétés de l’image.
Onglet Autres données
Cet onglet donne accès à différentes informations concernant le client.
Classification
La classification correspond au statut du client. Il existe une double notion de classification : la
classification théorique et la classification réelle.
La classification théorique dépend uniquement du paramétrage de la grille que vous avez effectué alors
que la classification réelle peut être mise à jour par le traitement global automatique ou manuellement par
l'utilisateur.
Remarque
Que les 2 classifications soient en phase ou non, c'est toujours la classification réelle qui sera exploitée
dans les filtres (dans les listes comme dans les éditions).
Relation client
Cette option permet de suivre toutes les actions menées auprès de ce client à travers un historique
accessible par l'option Relation client dans le menu contextuel de la liste des clients. Cet historique se
constitue des appels téléphoniques, des courriers envoyés, des rendez-vous pris…
Code NAF
Dans la zone Code NAF, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du client en le sélectionnant
90
La fiche client
dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône
.
Web
Cette option n’a d’incidence que pour les utilisateurs d’OXATIS et permet d’indiquer si votre client est en
compte ou non. Un client en compte signifie que, lors de ses commandes sur votre site OXATIS, il ne
règle pas dans l’immédiat la commande. Ainsi, lors de la commande sur le site, l’étape sur la saisie des
paiements ne sera pas proposée.
Dernière pièce de vente
Dans cette zone, sont indiqués le numéro et la date de la dernière pièce de vente. Vous pouvez la
visualiser en cliquant sur le numéro ou sur la date de la pièce.
Vous avez également la date de la dernière modification de la fiche.
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois.
L’option K divise la valeur par 1000 (Kilo-Euros).
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des clients apparaissent dans cet onglet. Ces champs
personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils
+ Champs personnalisés.
Onglet Fidélité
Cet onglet permet de paramétrer une carte de fidélité sur le client. Donc, cochez l’option Gestion d’une
carte de fidélité.
Code barre
Ce champ permet d’attribuer un code barre au client. De plus, par le menu Impressions + Etiquettes +
Clients, vous pouvez imprimer des étiquettes clients contenant un code barre. Vous pourrez ainsi, lors du
passage en caisse, identifier votre client par la lecture de sa carte.
Date d’ouverture
Par défaut, cette date correspond à la date du jour mais vous pouvez la modifier manuellement ce qui
aura pour effet de recalculer la date d’expiration.
Durée de validité
La durée de validité est automatiquement indiquée en fonction de la durée que vous avez indiqué dans
les préférences. Cependant, vous pouvez la modifier manuellement ce qui aura pour effet de recalculer la
date d’expiration.
91
Date d’expiration
Cette date est automatiquement calculée en fonction de la date d’ouverture et de la durée de validité.
Après cette date, les points ou le CA ne seront plus calculés.
Report (Points acquis)
Si vous gérez des cartes de fidélité par point et que ces cartes étaient en place avant de travailler avec ce
logiciel, ce champ permet d’indiquer un report.
Report (CA TTC)
Si vous gérez des cartes de fidélité par CA et que ces cartes étaient en place avant de travailler avec ce
logiciel, ce champ permet d’indiquer un report.
Consultation des écritures comptables
Dans cette fenêtre, vous pouvez visualiser les écritures comptables qui ont été générées en comptabilité
sur le compte comptable du client.
Ces écritures ne peuvent être visualisées que si les factures rattachées au client ont été transférées et
récupérées en comptabilité. Donc, cela implique que vous ayez le logiciel EBP Comptabilité.
Il faut également que le lien comptable ait été spécifié dans le bouton Comptabilité des Préférences du
menu Dossier + Propriétés.
Vous avez également en bas de l’écran le solde du client au dernier jour de la période indiquée.
Historique Client
Cet historique permet de consulter pour chaque client tous les articles qui lui ont été vendus, livrés,
commandés ou proposés sur une période donnée.
Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la quantité…
Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic droit) et Propriétés.
Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise.
Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le menu
contextuel.
La consultation en devise auxiliaire est possible et la recherche d’une ligne article peut être faite par date
ou code article.
Factures périodiques
Cette option permet de définir plusieurs facturations périodiques pour un même client. La facturation
périodique signifie que vous réalisez une ou plusieurs factures à intervalle régulier pour le même client.
Donc cette commande vous permet de générer ces factures automatiquement.
Si vous définissez ces factures périodiques depuis les familles de clients, ces factures périodiques seront
reportées sur tous les clients appartenant à ces familles.
Période de facturation
Tout d’abord, indiquez la période concernée par cette facturation.
92
La fiche client
Fréquence
Pointez Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle. Si vous laissez l’option
Hebdomadaire cochée, cliquez sur le lien Prochaine facture le afin de déterminer avec précision le jour
de génération. Par contre, si vous cochez une autre fréquence, une fenêtre apparaîtra automatiquement
afin de déterminer avec précision les paramètres de génération.
Si vous avez pointé Hebdomadaire, indiquez le jour de la semaine où vous souhaitez la générer (Lundi,
Mardi...).
Si vous pointez Mensuelle, indiquez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois, soit enfin un jour bien précis
du mois.
Si vous pointez Trimestrielle, choisissez tout d'abord l'un des trois mois du trimestre puis déterminez le
jour .
Si vous pointez Semestrielle, choisissez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois et le 1er, 2ème, 3ème, 4ème,
5ème ou 6ème mois du semestre ou indiquez un jour précis.
Si vous pointez Annuelle, indiquez le 1er, 2ème, 3ème ou 4ème jour du mois et le mois de génération ou un
jour précis.
Générer une facture à partir de la pièce
Sélectionnez ici le type de pièce et le numéro de la pièce à utiliser comme modèle pour la génération de
la facture : devis, commande, BL, facture. Pour sélectionner le numéro de la pièce, cliquez sur le bouton
Liste des pièces, pointez la pièce et cliquez sur le bouton Sélectionner en bas à droite de la liste. Le
préfixe et le numéro de la pièce sont automatiquement récupérés.
Options de génération
Pour générer la facture, vous pouvez soit récupérer les données de la fiche client soit récupérer les
données de la pièce d’origine. Si vous cochez l’option Récupérer les données de la fiche client, dans la
pièce générée, la remise, la remise supplémentaire, le frais de port et le mode de règlement
correspondront à ceux indiqués dans la fiche du client. A l’inverse, si vous cochez l’option Récupérer les
données de la pièce d’origine, dans la pièce générée, les frais de port, la remise et la remise
supplémentaire correspondent à ceux indiqués dans la pièce d’origine.
Pour valider la création de cette facturation, cliquez sur l’option Enregistrer la ligne depuis le volet de
navigation. Une ligne apparaît alors dans le tableau en bas de la fenêtre et contient toutes les
caractéristiques définies précédemment. Cette sauvegarde n’est que temporaire, pour enregistrer
définitivement votre nouvelle facturation périodique, cliquez sur l’option Enregistrer tout depuis le volet
de navigation.
Pour modifier une ligne existante, sélectionnez-la dans le tableau. Ces caractéristiques apparaissent alors
dans la partie haute de l’écran. Si par la suite, vous ne souhaitez pas enregistrer vos modifications,
l’option Restaurer tout permet d’annuler vos modifications.
Par l’option Supprimer du menu contextuel, vous pouvez également supprimer une facturation
périodique.
La génération des factures périodiques s'effectuera par la commande Facturation Périodique du menu
Opérations ou de manière automatique si vous avez coché cette option dans le bouton Général du menu
Dossier + Propriétés + Préférences.
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Graphique
Le graphique proposé par le menu contextuel dans la liste des données articles, clients et fournisseurs ne
donne pas les mêmes informations selon le type de données analysées :
Pour le fichier article, le graphique retrace pour chaque article l’évolution des quantités vendues,
du chiffre d’affaires et de la marge sur les douze derniers mois,
Pour le fichier famille d’articles, ce sont les mêmes informations que dans le fichier article qui sont
traitées,
Pour le fichier client, ce graphique fait état de l’évolution du chiffre d’affaires et de la marge sur les
douze derniers mois,
Pour le fichier fournisseur, le graphique retrace l’évolution du chiffre d’affaires sur les douze
derniers mois,
Pour le fichier famille de fournisseurs, le graphique donne également l’évolution du chiffre
d’affaires sur les douze derniers mois.
Par le menu contextuel, vous accédez à toutes les commandes disponibles. Vous pouvez :
Enregistrer le graphique en tant qu’image au format JPG,
Imprimer le graphique,
Modifier les propriétés du graphique.
Concernant les propriétés du graphique, vous pouvez choisir :
Le type de graphe,
La couleur de fond,
La couleur du titre.
E-mail
La fonction e-mail disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs permet
d’envoyer un message via Internet à votre correspondant.
Si vous avez indiqué l’adresse électronique de votre client ou de votre fournisseur dans l’onglet Adresse
de sa fiche, son adresse est automatiquement reprise dans le message généré par cette option.
L’envoi d’e-mail n’est possible qu’avec la messagerie OUTLOOK EXPRESS 5.
Site Web
La fonction site Web disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs
permet de lancer le site Internet correspondant à votre client ou fournisseur.
Vous devez auparavant renseigner l’adresse du site Internet de votre client ou fournisseur dans l’onglet
Adresse de sa fiche.
Cette opération n’est possible que si vous possédez Internet.
Dupliquer une fiche
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La fiche client
Depuis le menu contextuel accessible dans toutes les listes des fichiers de base (clients, fournisseurs,
commerciaux…), vous avez accès à la commande Dupliquer. Cette commande permet de copier les
informations d’une fiche existante dans une nouvelle fiche. Cette commande est bien utile si vous avez
des fiches similaires.
Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches clients et fournisseurs (choix effectué
dans les Préférences, bouton Tiers), lors de la duplication d’une fiche client ou fournisseur, vous devez
renseigner la raison sociale et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie.
En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code client ou
fournisseur.
Pour la duplication des fiches commerciaux, vous devez indiquer la code commercial de la nouvelle fiche.
Pour toutes les autres fiches excepté la fiche article, la nouvelle fiche issue de la duplication apparaît
automatiquement (vous devez quand même indiquer le code de la nouvelle fiche) contrairement à la
duplication des fiches clients, fournisseurs et commerciaux où une fenêtre est à renseigner avant d’obtenir
la nouvelle fiche.
Relation client
La relation client permet d'historiser des rendez-vous pris, des courriers envoyés, des appels émis, des
pièces commerciales créées, des e-mails reçus et envoyés et de les rattacher ou non, à une affaire.
Cette option n'est accessible que si vous avez activé l'option Relation client dans la fiche client ou dans
la famille de clients.
La relation client peut également être lancée depuis le menu Opérations.
L'historique des actions se compose d'une entête et de 7 onglets : Tous, Appel téléphonique, Tâches /
Rendez-vous, Notes, E-mail, Courrier et Vente. Tous ces onglets à l'exception de l'onglet Tous
caractérisent un type d'action. L'onglet Notes permet de saisir un texte.
L'entête propose des filtres et des tris :
La période permet d'afficher les actions créées sur une durée que vous délimitez en choisissant une
date dans la liste déroulante,
Le tri permet de classer les actions par Date, Code Affaire ou Type d'action et par ordre croissant ou
décroissant,
La priorité permet de trier les actions par priorité définie sur chacune des actions,
Les filtres créées par l'utilisateur sur la table Relation client (clic sur le mot Filtre pour créer un
nouveau filtre),
L'option Actions exécutées permet d'afficher les actions cochées Exécutées (un clic sur l'option) et
les actions dont l'option Exécutées n'est pas cochée (2 clics sur l'option),
L'option E-mail entrant permet d'afficher uniquement les e-mails entrants (un clic sur l'option) ou
uniquement les e-mails sortants (2 clics sur l'option).
Le choix des tris n'est pas conservé d'une consultation à l'autre à l'exception de l'option Actions
exécutées. Donc, si vous ne voyez pas toutes vos actions, pensez à vérifier l'état de cette option.
95
Vous avez également la possibilité d'indiquer une affaire afin que seules les actions associées à cette
affaire soient affichées.
Onglet Tous
Cet onglet regroupe tous les types d'actions menés sur ce client. Ces différents types ont des
caractéristiques communes telles que la priorité, la date, l'objet ou son caractère « Fait » ou « Non fait ».
Cette dernière caractéristique permet entre autre, d’afficher ou d’éditer une liste des tâches à effectuer.
Par le menu contextuel, cliquez sur l'option Propriétés et sélectionnez la variable Action exécutée afin
de l'afficher dans la grille. Ensuite, cochez la case pour confirmer l'exécution de l'action.
Remarques
Les actions générées automatiquement par l’application, c’est à dire celles issues des pièces
commerciales, des e-mails entrants et sortants et de l’édition des courriers et lettres-types sont
automatiquement cochées Exécutées.
Les appels téléphoniques, les notes et les rendez-vous sont à valider manuellement.
Onglet Appel téléphonique
Cet onglet permet de programmer un appel téléphonique. Cette action peut être créée de 2 manières
différentes :
Par l'option Programmer un appel du menu contextuel en indiquant une date, une heure de début,
une durée, un contact, une alerte et un commentaire,
Par la saisie directe dans la grille. Pensez donc à paramétrer la grille par l'option Propriétés du menu
contextuel afin d'afficher les variables qui vous permettront de créer cet appel (interlocuteur, numéro de
téléphone et durée).
Tous les appels téléphoniques paramétrés dans cet onglet apparaîtront alors dans votre agenda (menu
Outils + Agenda).
Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent
respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne.
Onglet Vente
Toutes pièces commerciales, depuis le devis jusqu’à la facture, font l’objet, implicitement, d’une
génération d’action. Dans cet onglet, sont donc listées toutes les pièces de ventes créées avec ce client.
Vous disposez de la possibilité, non seulement d’afficher le numéro de la pièce, par l'option Propriétés du
menu contextuel, mais également de consulter la pièce commerciale par l'option Visualiser la pièce de
ce même menu.
Remarque
Supprimer une pièce commerciale, par quelque traitement que ce soit, entraîne immédiatement la
suppression de l’action correspondante. Il est entendu que l’inverse ne se vérifie pas.
96
La fiche client
Onglet Tâches / Rendez-vous
Cet onglet permet de programmer une tâche ou un rendez-vous. Cette action peut être créée de 2
manières différentes :
Par l'option Programmer une tâche ou un rendez-vous du menu contextuel en indiquant une date,
une heure de début, une durée, un contact, une alerte et un commentaire,
Par la saisie directe dans la grille. Pensez donc à paramétrer la grille par l'option Propriétés du menu
contextuel afin d'afficher les variables qui vous permettront de créer cette tâche ou ce rendez-vous
(contact, heure et durée).
Toutes les tâches ou rendez-vous paramétrés dans cet onglet apparaîtront alors dans votre agenda
(menu Outils + Agenda).
Onglet Courrier
Cet onglet permet d'adresser un courrier à votre client.
Que votre courrier soit généré par l’application (par le menu Impressions + Courriers et lettres-types)
ou depuis un traitement de texte, vous pouvez non seulement disposer de la ligne d’historique
correspondante mais également faire un lien sur le document, pour une consultation rapide dans la
colonne Chemin d'une pièce jointe.
Si le courrier est généré par l’application, depuis le menu Impressions + Courriers et lettres-types,
l’action est générée sur demande par un clic sur le bouton Imprimer, Editer ou Envoi par e-mail, avec le
message : Voulez-vous générer une ligne d'action de type 'Courrier' dans l'historique des Relations
Clients ?
Remarques
L’édition d’un courrier depuis l’application peut être effectuée sur un ensemble de clients mais la
génération de l’action s’effectuera uniquement sur les clients disposant de la relation client.
De même, lorsque l’édition est effectuée sur un ensemble de clients, le courrier généré est sous la forme
d’un document unique, contenant tous les clients concernés. Le lien avec le document, depuis l’action, est
quand à lui géré de façon individuel.
Onglet E-mail
Depuis cet onglet, vous pouvez envoyer un e-mail à votre client ou importer les e-mails qu'il a pu vous
envoyer.
Envoi d'un e-mail
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Tout d'abord, par l'option Propriétés du menu contextuel, affichez la variable Action. Cette variable vous
permettra d'indiquer qu'il s'agit d'un e-mail de type sortant.
Saisissez ensuite l’ensemble des données souhaitées et validez votre ligne. Vous obtenez alors la boîte
d’envoi d’e-mail.
Import d'un e-mail
Pour effectuer cette opération, sélectionnez l'option Importer un e-mail par le menu contextuel.
L’application interroge alors votre boîte de réception et vous présente l’ensemble des mails du jour.
L’importation du mail conduit donc à la création d’une action de type e-mail entrant avec la possibilité
d’établir un lien direct avec la pièce jointe. L’objet du mail et son contenu sont respectivement récupérés
dans les colonnes Objet et Texte.
En sélectionnant la ligne, vous pouvez, par le menu contextuel ou par le volet de navigation, ouvrir la
pièce jointe.
Remarques
Si le mail contient plusieurs pièces jointes et que vous souhaitez importer toutes les pièces, l’importation
conduira à la création d’autant d’actions qu’il y a de pièces jointes, chaque action pointant sur une seule
pièce.
L’objet, récupéré depuis l'e-mail, est également disponible dans tous les autres types d’actions, et est
saisissable. La caractéristique de ce champ est son enregistrement, lors de sa saisie, dans une table,
consultable depuis le menu Données + Relation client + Liste des objets par type d’actions. C’est
également par ce menu que vous allez pouvoir supprimer les objets devenus inutiles.
Importer un e-mail
Dans la zone Sélectionnez les mails que vous souhaitez importer, cochez la case à côté de l'e-mail
que vous souhaitez importer et cliquez sur la ligne pour voir les pièces jointes s'il y en a. Les mails qui
apparaissent sont compris dans l'intervalle de dates indiquée dans la zone Période.
Dans la zone Contact, si vous sélectionnez un contact, seuls les e-mails de ce contact seront affichés.
Dans le cas contraire, tous les e-mails présents dans votre boîte de réception apparaîtront.
Si votre mail contient une pièce jointe que vous souhaitez importer, cochez la case à côté de la pièce
dans la zone Pièces jointes.
Avant d'importer votre mail, vous pouvez rattacher votre mail à une affaire en indiquant le code dans la
zone Affecter un code affaire.
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La fiche article
La fiche Article
Pour créer un nouvel article à partir de la liste des articles (menu Données + Stock), utilisez la touche
de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui
vous permet de saisir toutes les informations concernant l'article.
Sur cette fiche, vous sont proposés les onglets suivants : Tarifs, Complément, Statistiques, Divers,
Composants, Infos. / Image, Description longue, Nouveaux tarifs, Fournisseurs, Champs personnalisés,
Web, Formule de calcul du coefficient multiplicateur, Numéros de comptes et Vignette, Raccourci clavier
et Fidélité. Ces onglets peuvent être consultés par simple clic sur l'onglet correspondant.
Vous pouvez choisir une codification automatique des articles. Pour cela, il est nécessaire de le spécifier
dans le bouton Articles de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
En cours de création de l’article, vous pouvez saisir une quantité initiale. Si tel est le cas, un bon d’entrée
sera automatiquement généré valorisé au prix d’achat que vous aurez indiqué dans l’article.
Lorsque vous avez validé la fiche d’un article après création, le logiciel remplace la zone Quantité initiale
par les quantités saisies en inventaire, entrées, sorties, le stock actuel, les commandes clients et
fournisseurs et le stock virtuel. Il vous affiche également le Prix Moyen Pondéré.
l’icône
L’icône
.
répondez OUI.
Onglet Tarifs
Cet onglet permet de saisir le prix d'un article, d'appliquer des frais d’approche et de définir jusqu'à 5
tarifs. Les tarifs saisis sont exclusivement exprimés dans la monnaie du dossier.
Prix d’achat
Saisissez ici le prix d’achat de l’article. Dans le cas d’un article composé, ce prix d’achat pourra être
calculé à partir des prix d’achats des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans l'onglet
Composants.
Les frais d’approche
Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente
l’article. Cliquez sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarifs de la fiche article pour définir les
frais d’approche.
Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage.
99
Sélectionnez dans la 1ère colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le poids
ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande.
La 2ème colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche.
Vous avez également la possibilité d’ajouter une valeur constante au prix d’achat dans le champ
Constante.
Prix de revient
Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis.
Barème DEEE
Si votre article entre dans le cadre de la DEEE, indiquez ici le barème à lui appliquer lors de la vente.
TPF
Le taux proposé ici est celui indiqué dans la fiche de la famille de l’article. Modifiez-les si besoin.
Vous achetez des sacs de sable de différentes origines sur lesquels vous imprimez votre marque pour les
revendre. Le coût supplémentaire pour chaque sac est de 0,50 Euros.
De plus, le prix du transport est de 0,75 Euros par sac.
La valeur ajoutée au sac (impression), plus le coût du transport génère une augmentation du prix de
revient.
Dans le tableau frais d'approche, vous indiquez :
- en 1ère ligne, le signe " * multiplication " puis 0,50
- en 3ème ligne, le signe " * multiplication " puis le montant de 0,75.
Pour un prix de 7,00 Euros, votre sac de sable reviendra à 8,25 Euros.
Les différents tarifs
Ce tableau permet de définir 5 tarifs différents avec un taux de TVA propre à chaque tarif. Les intitulés
des tarifs sont définis dans le bouton Articles des Préférences (du menu Dossier + Propriétés) et les
coefficients proposés par défaut sont ceux définis dans la fiche Famille d’Articles ou ceux définis dans
les Préférences.
A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client. A ce prix, sera déduit
automatiquement une remise à condition qu’elle ait été indiquée dans la fiche client ou dans la fiche
article. L’accès aux colonnes Prix de Vente HT ou Prix de Vente TTC dépend du mode d’arrondi défini
dans la famille Article pour chacun des tarifs.
Coefficient
100
La fiche article
Les coefficients proposés automatiquement sont ceux indiqués dans la fiche Famille ou dans les
Préférences du dossier. Modifiez-les si besoin. Ce coefficient lie le prix de revient au prix de vente HT. Si
vous modifiez le prix HT ou le prix TTC, ce coefficient est automatiquement recalculé.
Si vous modifiez le prix d’achat, le prix de vente ou le coefficient est recalculé en fonction du choix
effectué dans la famille d'articles.
Prix de vente HT
Le prix de vente est automatiquement calculé à partir du prix de revient (prix d’achat + frais d’approche) et
du coefficient. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient et le TTC sont automatiquement recalculés.
Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des prix de vente HT des
composants. Pour cela, cliquez, dans l'onglet Composants, sur le bouton Recalcul.
Prix de vente TTC
Le prix TTC est calculé automatiquement à partir du prix HT saisi. Si vous modifiez le prix TTC (champ
uniquement accessible si dans la famille article la case Arrondi sur TTC est cochée), le coefficient est
automatiquement recalculé. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des prix
de vente TTC des composants. Pour cela, cliquez, dans l'onglet Composants, sur le bouton Recalcul.
TVA
Cette colonne permet de définir un taux de TVA propre à chaque tarif. Cela permet donc de facturer le
même article avec des taux de TVA différents. Le taux de TVA proposé pour chaque tarif est celui qui a
été indiqué dans la famille de l’article. Vous pouvez le modifier ou le conserver.
Attention ! !
Si vous avez accès au prix de vente TTC, vous n’aurez pas accès au prix de vente HT.
Onglet Complément
Nature de l’article
Cette option permet de définir l’état de l’article. 3 états sont possibles :
Actif. Cette option signifie que l’article peut-être vendu,
En sommeil. Cette option signifie que l’article ne peut plus être vendu mais vous pouvez
enregistrer un avoir avec cet article. Par exemple, un agenda 2004-2005 ne pourra plus être
vendu en 2005-2006, vous pourrez donc le mettre en sommeil,
Non facturable. Cette option signifie que l’article n’est pas destiné à la vente. Vous ne pourrez
donc pas l’insérer dans une pièce de vente. De toute façon, si vous insérez un article non
facturable, vous aurez le message d’erreur : Article non facturable !
Vous pouvez également vous servir de ces notions pour filtrer votre liste articles.
Facturable (Achats)
Cette option a le même objectif que l’option Facturable (Ventes) mais elle concerne les pièces d’achats.
Imprimable (Ventes)
101
Imprimable signifie que l'article est imprimé sur tous les documents de ventes. Dans le cas contraire,
l'article n'apparaîtra pas à l'impression même s’il a été inséré dans le document.
Vous pouvez également l'utiliser comme filtre.
Imprimable (Achats)
Cette option a le même objectif que l'option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces d'achats.
Unité de vente
Indiquez ici l'unité de vente de l'article (ML, L, KG). Cette unité pourra s'imprimer sur la facture si vous le
paramétrez avec l'éditeur EBP, Win Générateur.
Les unités de vente sont à créer dans le menu Données + Stock + Unités.
Localisation / Rayon
Saisissez l’emplacement de l’article dans le dépôt (utile pour l’inventaire). Les localisations sont à créer
dans le menu Données + Stock + Localisations.
Grille de Remise
Vous pouvez indiquer pour chaque article une grille de remise qui sera reprise automatiquement en
facturation client ou fournisseur en fonction de votre choix dans les Préférences. Elle s’applique à tous les
clients ou fournisseurs. En effet, dans le bouton Pièces, vous devez indiquer la remise qui est prioritaire
puisque vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans les fiches clients.
La grille de remise indiquée dans la fiche article s’applique à tous les clients et tous les fournisseurs.
Ces grilles de remise sont à créer dans le menu Données + Stock + Codes Remises.
Article de remplacement
En facturation, si l’article sélectionné n’est plus disponible, vous avez la possibilité de proposer un autre
article. C’est ce qu’on appelle l’article de remplacement. C’est, dans cette zone, que vous devez indiquer
si l’article possède un article de remplacement.
Si jamais, l’article de remplacement n’est également plus en stock, l’article principal est alors proposé et le
logiciel vous informe de la rupture de stock de l’article.
Nomenclature NC8
Saisissez ici la nomenclature NC8 de l’article qui sera utilisé pour la D.E.B.
La nomenclature NC8 est le numéro qui identifie le type de marchandise (8 chiffres).
Code barre
Cette zone permet d’indiquer le code barre de l’article. Ainsi, en facturation, vous pourrez insérer des
articles en utilisant le code barre. En effet, la douchette renvoie le code barre dans la zone article et le
logiciel reconnaît l’article à partir du moment où vous passez au champ suivant.
Conditionnement
Le conditionnement correspond à la quantité qui sera facturée par défaut. Cette dernière reste accessible
lors de la création du document.
102
La fiche article
Le coefficient multiplicateur permet lors de la facturation de lier deux unités de vente différentes.
Exemple :
Vous vendez des cartons qui contiennent 16 boites, un article correspond à une boite, vous indiquez donc
comme coefficient une valeur de 16. Ainsi, en création de facture, vous saisissez le nombre de cartons qui
sera automatiquement multiplié par 16 pour déterminer la quantité.
Colisage
Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Le nombre de colis total sera affiché sur
les documents clients et fournisseurs et pourra être imprimé. Si nous supposons qu'un colis de papier
blanc contient 5 ramettes, si vous indiquez 5, comme valeur de colisage, la vente de 10 ramettes donnera
2 colis.
Poids Brut et Unité
Sélectionnez l'unité de poids de l'article : Milligramme, Gramme, Kilogramme ou Tonne et indiquez son
poids brut. A la facturation, le total poids des articles saisis sera calculé dans l'unité choisie dans les
Préférences du dossier (bouton Général).
Poids Net
Saisissez le poids net à prendre en compte dans la DEB (facturation U.E).
Dimensions
Vous pouvez indiquer à titre d’information les dimensions de l’article à savoir la largeur, la longueur et la
hauteur.
Saisissez également le volume de l’article à l’unité pour obtenir le total volume dans les documents clients
ou fournisseurs. Cette information n’est qu’indicative.
Onglet Statistiques
Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :
Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des commandes
clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.
Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,
CA & Marges mois par mois et totalisées.
La case K permet de diviser les valeurs par 1000 (Kilo-euros).
Onglet Divers
Cet onglet donne des informations sur les dernières pièces effectués contenant l’article.
Vous avez comme information :
103
Le numéro et la date de la dernière pièce de vente,
Le numéro et la date du dernier inventaire,
La date de dernière modification de la fiche,
Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat ainsi que la quantité facturée et le prix de
revient.
Vous pouvez visualiser chaque pièce en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la pièce.
Onglet Composants
Cet onglet sert uniquement dans le cas d’un article composé et permet d'enregistrer les articles qui le
composent. Un article composé est un article qui est constitué de plusieurs articles. Vous devez
également définir si cet article est un article composé ou un article au forfait.
Exemple : un ordinateur est constitué, entre-autres, d’une unité centrale et d’un écran. Donc, l’ordinateur
est l’article composé, l’unité centrale et l’écran sont les composants.
Attention : un seul niveau de composition est possible et un composant ne peut pas être lui même
composé.
Le prix de l'article composé peut être défini à partir des composants. Dans ce cas, cliquez sur le bouton
Recalcul si vous souhaitez recalculer le prix d’achat ou le prix de vente de l’article composé à partir des
prix des articles composants. Choisissez alors de recalculer le prix d’achat, le prix de vente HT de tous les
tarifs ou d’un tarif précis ou encore le prix de vente TTC. L’onglet Tarifs sera mis à jour.
Vous pouvez bien entendu saisir un prix forfaitaire directement dans l’onglet Tarifs.
Calcul du prix des composants
Un article composé est fabriqué à partir d’articles pouvant eux-mêmes être vendus à l’unité. Le prix de
l’article composé peut ne pas être égal à la somme des prix des articles composants : la somme des prix
des articles composants peut, en effet, être supérieure au prix du composé (c’est le principe du pack, du
lot).
Or, vous souhaitez peut-être connaître le chiffre d’affaires réalisé d’un composant, toutes ventes
confondues : ventes directes de l’article ou ventes de l’article dans un lot. Indiquez alors la part que
l’article représente dans le prix global de l’article composé (cette part étant égale au rapport entre le prix
unitaire de l’article et la somme des prix unitaires des articles entrant dans la composition). Cette
information doit être saisie dans la colonne Pourcentage du prix composé (Tarif 1).
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
104
La fiche article
Voir aussi :
Assemblage / Désassemblage
Facturation au forfait
Vous êtes commerçant dans les objets pour la maison et souhaitez vendre quelques uns de vos articles
par lot de 2.
Vous disposez de quelques plats, vendus à l’unité au prix de 15 € mais vous souhaitez également les
vendre par lot de 2.
Créez votre article forfait ou lot, nommez le « Ensemble de plats de service », et associez à cet article les
deux plats composant votre lot.
Vous y rajoutez également 2 sets de table.
Indiquez un prix de 32 €.
Vos articles étant par ailleurs vendus à l’unité, et ce lot n’étant pas à fabriquer puisque vous n’en
constituez pas un stock, vous gérez uniquement le stock de plats et de sets de table.
Par conséquent, ce lot ne pourra faire l’objet de pièce d’achat, de pièce de stock ou d’inventaire.
Votre renouvellement de stock concernant les plats individuels et les sets de tables, vous pourrez les
commander chez votre fournisseur, ou créer des bons de stock et faire un inventaire.
Lors de la vente de l’article de type lot :
1Vous pouvez facturer 2 lots de plats, la quantité de plats et de sets sortant du stock sera alors
doublée.
2Vous pouvez modifier la composition de votre lot, en rajoutant un plat offert : votre stock de plats
sera décrémenté de 3 plats, le prix de votre article lot ne sera pas modifié.
3Vous pouvez modifier la composition de votre lot, en rajoutant un article supplémentaire, par
exemple un dessous de plat, facturé 2 € : le prix de votre ensemble sera donc augmenté d’autant.
4Vous pouvez supprimer un article qui compose votre lot : par exemple remplacer les sets de table
par un autre article, le prix de votre lot sera modifié si l’article de remplacement n’est pas de même valeur.
5Vous pouvez modifier le prix de votre lot, le prix des plats et des sets de table seront alors
recalculés proportionnellement à leur quantité.
Sont décrites ci-dessus les conséquences de cette gestion d’article forfait ou lot dans les pièces de
ventes, d’achats ou de stock.
Vous allez également pouvoir consulter l’état de votre stock et le chiffre d’affaires réalisé sur vos articles.
Par l’édition des mouvements de stocks, l’état de stock, vous obtiendrez les entrées et les sorties des
articles composants votre lot.
Par l’édition de l’historique des ventes articles, vous obtiendrez les ventes des lots si vous demandez une
édition « Simple et (composé, forfait ou lot) », et les ventes des composants si vous demandez « Simples
et composants »
105
La gestion des articles forfaits peut s’opposer à la gestion des articles composés, vous trouverez cidessous un tableau récapitulatif des traitements applicables à l’une et ou à l’autre.
Fonctionnalité
Type : Articles composés
Type : Articles forfait ou lot
Gestion de stocks de l’article
composé
Oui
Non
Assemblage-désassemblage
du composé
Oui
Non
Gestion
de
composants
des
Oui
Oui
Décrémentation du stock de
composants lors de la vente
Non
Oui
Modification de la composition
depuis la pièce de vente
Non
Oui
- Fabrication d’ordinateurs
Vente d’objets pour la maison
Quelques
d’application
stocks
domaines
- Fabrication de compositions
florales
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description de l’article, des informations commerciales, techniques ou
autres.
Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Vous pouvez également insérer une photo (format BMP, JPG ou PCX) de l’article.
Ces informations pourront être reprises en impression sur un document client ou fournisseur en fonction
du modèle d’impression choisi ou des modifications apportées sur votre propre état. La photo pourra être
envoyée sur votre site Internet.
Onglet Description longue
Cet onglet permet de saisir une description longue au format RTF. Utilisez la combinaison de touches Ctrl
+ Entrée pour passer à la ligne suivante.
Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
enrichi.
Cette description peut être utilisée pour votre facturation quotidienne ainsi que pour la diffusion de votre
catalogue sur votre site OXATIS.
106
La fiche article
Onglet Nouveaux tarifs
Cet onglet permet de définir 5 nouveaux tarifs pour cet article à partir d’une date donnée.
Prix d’achat
Indiquez le nouveau prix d’achat.
Frais d’approche
Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente
l’article. Si un montant apparaît, il n’est pas modifiable et a été défini dans l’onglet Tarifs. Vous devez
donc vous reporter à cet onglet et consulter les frais d’approche qui ont été définis.
Prix de revient
Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis.
Date de mise en application
Dans cette zone, vous devez déterminer la date à partir de laquelle les nouveaux tarifs doivent être
appliqués. A partir de cette date, le logiciel mettra à jour automatiquement l’onglet Tarifs en y reportant
les tarifs définis dans cet onglet. Les anciens tarifs ne seront donc plus visibles.
De nouveaux tarifs peuvent être également définis à partir d’une facture d’achat. En effet, si vous indiquez
un prix d’achat différent de celui indiqué dans l’onglet Tarifs en saisie de facture, lors de l’enregistrement
de cette pièce, un message vous demandera si vous souhaitez mettre à jour le prix d’achat des articles à
partir des lignes de la pièce ainsi que la mise à jour du prix d’achat du fournisseur principal.
Si vous répondez par oui, dans l’onglet Nouveaux tarifs de ces fiches articles, le prix d’achat saisi lors de
l’élaboration de la facture sera reporté dans le champ Prix d’achat. Vous n’aurez plus qu’à indiquer une
date d’application.
Onglet Fournisseurs
Cet onglet permet de gérer le réapprovisionnement automatique de votre article et certains paramètres
d’achats.
TVA sur Achat
Sélectionnez le taux de TVA à appliquer lors de
ponctuellement sur la ligne de la pièce.
l'achat de cet article. Le taux reste modifiable
Stock minimum
Le stock minimum correspond à ce que vous devez toujours avoir en stock.
Stock d’alerte
107
Le stock d'alerte correspond à la quantité en dessous de laquelle le logiciel considérera cet article comme
un article à réapprovisionner.
Multiple de réappro
Saisissez ici la quantité, multiple du réapprovisionnement à commander chez ce fournisseur. Le logiciel
tiendra compte de ces renseignements pour calculer la quantité à commander qui sera un multiple de
cette valeur.
Exemple :
Dan ma fiche article, j’indique en multiple de réapprovisionnement 2 et en stock minimum 10.
Mon stock actuel est de –259. Lors du réapprovisionnement, je choisis de tenir compte du stock actuel
uniquement.
La quantité manquante est donc de 269 ( stock minimum – stock actuel ). Le premier multiple de 2 étant
270, la quantité à commander sera donc de 270.
Liste des fournisseurs
Saisissez dans ce tableau le code des différents fournisseurs et les informations propres à la commande
de l'article. Voivi les différentes colonnes de ce tableau :
Principal :
Cochez cette case pour le fournisseur à prendre en compte lors d'un réapprovisionnement automatique.
Si cette colonne ne s’affiche pas, accédez aux propriétés de la grille, en faisant clic droit + Propriétés.
Ensuite, il suffit de sélectionner le champ Principal et de cliquer sur Ajouter.
Code Fournisseur
Saisissez ici le code du fournisseur.
Prix d’achat
Saisissez le prix d’achat de l’article chez ce fournisseur. La saisie de plusieurs fournisseurs avec leur prix
d’achat respectif permettra, lors du réapprovisionnement, la recherche du fournisseur proposant le
meilleur prix dans le cas où aucun fournisseur n’est fournisseur principal.
Elle permet également lors de l’établissement d’une pièce fournisseur de renvoyer le prix d’achat en
fonction du fournisseur indiqué dans l’entête de la pièce.
Délai de livraison
Indiquez ici le délai de livraison de cet article. Il sera pris en compte pour le suivi des commandes
fournisseurs.
Référence
Saisissez ici la référence de l’article chez le fournisseur. A l’impression de la commande, vous pourrez
ainsi obtenir la référence de l’article chez vous et chez le fournisseur. Cette référence pourra ou non être
imprimée sur la facture fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi ou des modifications
apportées sur votre propre état.
108
La fiche article
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des articles apparaissent dans cet onglet. Ces champs
personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le menu Outils
+ Champs personnalisés.
Onglet Web
En vente sur le Web
Dans le cadre du e-commerce et donc de la solution Oxatis, cette option permet de définir les articles qui
seront en vente sur le Web. Ainsi, lors de l’envoi du catalogue sur votre site, les articles dont l’option est
sélectionnée seront automatiquement envoyés sur celui-ci.
Montrer si indisponible
Cette option permet de décider de l’affichage, lors de la vente en ligne, d’un article non disponible en
stock (quantité en stock inférieure ou égale à 0).
Autres familles
Notre partenaire Oxatis permet, dans la conception d’un site Web, de gérer trois catégories d’articles, que
nous appelons « Famille » dans notre application. Nous comptons donc trois familles dans la fiche article :
la famille de l’entête de la fiche, et ces deux « autres familles ».
Ces trois familles (ou catégories) vont permettre à vos clients, lors de la navigation sur votre site, de
rechercher des articles selon trois catégories différentes (au lieu d’une).
Délai de disponibilité
Cette information permet d’indiquer au visiteur du site un délai moyen de livraison.
Désignation courte
Sur le Web, vous disposez de trois zones de description d’un article :
Un nom, une description et une description détaillée.
La Désignation courte viendra alimenter la zone Description de l’article dans le catalogue sur le Web.
Donc, les champs Désignation, Désignation courte et Désignation longue de la fiche article
correspondent respectivement aux champs Nom, Description et Description détaillée du catalogue sur
le Web.
109
Onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur
Cet onglet permet de définir une formule de calcul permettant de facturer des surfaces ou des volumes.
Cette formule de calcul permet de calculer un coefficient multiplicateur et la quantité correspondra à
Coefficient multiplicateur * Nombre.
Variables
Indiquez les dimensions de l’article nécessaires à l’établissement de votre formule de calcul. Si, dans une
version antérieure, vous aviez renseigné la largeur, la longueur et la hauteur dans l’onglet Complément
de la fiche article, ces valeurs sont alors respectivement reportées dans les champs correspondants de
cette zone.
Formule de calcul
Saisissez, dans ce champ, la formule qui va être utilisée à la facturation de cet article. Vous pouvez la
saisir au clavier ou à l’aide du pavé numérique. La largeur, la longueur et la hauteur sont représentées par
une lettre qui se situe à droite du champ de saisie soit A pour la largeur, B pour la longueur et C pour la
hauteur. Donc, si vous souhaitez indiquer en formule Largeur * Longueur, vous devez alors saisir A * B.
Par défaut, cette formule est égale à 1. Si, dans une version antérieure de Point de vente, vous aviez saisi
une valeur dans le champ Coefficient multiplicateur dans l’onglet Complément, cette valeur est alors
reportée dans ce champ.
Dans ce champ, apparaît le résultat de la formule de calcul en fonction des valeurs saisies dans les
champs Largeur, Longueur et Hauteur. Ce champ est calculé, il n’est donc pas modifiable. Vous devez
agir sur la formule de calcul pour modifier le résultat obtenu.
En facturation
Dans le corps d’une pièce de vente ou d’achat, vous devez ajouter par les propriétés d’affichage (option
Propriétés du menu contextuel) les variables Largeur, Longueur, Hauteur, Coefficient multiplicateur
et Nombre.
Lorsque vous facturez un article, si vous avez indiqué des valeurs dans les champs Largeur, Longueur
et Hauteur, ces valeurs sont alors automatiquement reportées dans les colonnes du même nom. Dans la
colonne Coefficient multiplicateur, apparaît alors le résultat de la formule de calcul. La valeur, dans la
colonne Quantité, correspond à Coefficient multiplicateur * Nombre.
Vous pouvez également modifier la largeur, la longueur et / ou la hauteur dans la ligne. Le coefficient
multiplicateur est alors recalculé en fonction de la saisie.
Onglet Numéros de compte
Dans cet onglet, vous devez définir les comptes comptables pour les achats et pour les ventes pour
chaque type.
Vous pouvez indiquer pour chaque taux de TVA des comptes différents ce qui vous permet de distinguer
les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 % en comptabilité.
Si un article a été défini dans sa fiche à 19,60 % et que lors d’une création de pièces vous le facturez au
taux à 5,50 %, lors du transfert comptable, le logiciel ira rechercher le compte comptable du taux à 5,50
%.
110
La fiche article
Les taux de TVA sont définis dans l’option Taux de TVA et TPF du menu Dossier + Propriétés.
Ces comptes comptables seront repris pour chaque article lors du transfert en comptabilité. Par défaut,
les comptes de vente et d'achat renseignés dans la famille de l'article s'inscrivent ici mais vous pouvez
indiquer un compte de vente et/ou d'achat particulier pour l'article.
qui vous renverra le plan comptable de votre dossier comptable à
Vous pouvez utiliser l’icône
condition de l’avoir paramétré dans le bouton Comptabilité des Préférences du menu Dossier +
Propriétés.
Onglet Vignette, Raccourci clavier et Fidélité
Nombre de points
Si vous envisagez de gérer des cartes de fidélité par point, vous pouvez indiquer dans ce champ le
nombre de points obtenus pour l‘achat de cet article.
Vignette
Insérez une image représentative de l’article et dans l’écran de ventes, vous pourrez alors mettre cette
image sur le bouton de l’article.
Raccourci clavier
Si vous travaillez beaucoup au clavier, vous pouvez alors indiquer un raccourci pour chaque article. Ainsi,
en création de tickets, vous pourrez insérer des articles grâce aux raccourcis clavier.
Dupliquer une fiche article
Depuis le menu contextuel accessible dans la liste des articles, vous avez accès à la commande
Dupliquer. Cette commande permet de copier les informations d’une fiche existante dans une nouvelle
fiche. Cette commande est bien utile si vous avez des fiches similaires.
Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches articles (choix effectué dans les
Préférences, bouton Articles), lors de la duplication d’une fiche article, vous devez renseigner la
désignation et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie.
En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code article.
Dans les deux cas, vous avez la possibilité d’indiquer une quantité initiale. Cette information engendre
alors la création d’un bon d’entrée à la date que vous avez indiqué.
Envoi sur le site Web
Après avoir créé votre site Web par Oxatis, l’envoi sur le site Web permet d’expédier vos articles vers le
site. Cette option est disponible depuis le menu contextuel dans la liste des articles.
Afin de vous connecter à votre site, vous devez préciser votre identifiant de connexion, votre mot de
passe si vous en avez un, ainsi que l’adresse du site que vous avez créé. Validez toutes ces informations
par le bouton OK.
111
Historique des mouvements
Cet historique permet de consulter pour chaque article les mouvements réalisés sur tous les types de
pièces sur une période donnée.
La consultation se fait par type de pièces contrairement aux mouvements de stock où ces derniers sont
imprimés les uns à la suite des autres.
Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article… Les valeurs
peuvent être affichées en devise auxiliaire.
Vous pouvez visualiser ou modifier une pièce en utilisant le menu contextuel. Vous avez également la
possibilité de modifier les propriétés de la grille soit en cliquant sur l’icône soit en utilisant le menu
contextuel. Vous pouvez soit ajouter des colonnes, soit en supprimer soit modifier la disposition des
colonnes à l’aide des boutons Monter et Descendre.
Historique des commandes
L’historique des commandes permet de consulter pour chaque article les commandes réalisées sur une
période donnée.
Des onglets vous permettent de n’afficher que les commandes clients, ou uniquement les commandes
fournisseurs. Un double-clic sur une commande vous permet de consulter le contenu de la commande.
Assemblage - Désassemblage
Un article composé est constitué de plusieurs articles. L’assemblage permet de créer un article composé
et le désassemblage permet de l’annuler.
La fabrication d’un article composé permet d’incrémenter les entrées en stock des articles composés par
augmentation des sorties des composants. Le désassemblage est l’opération inverse : il va augmenter
les entrées en stock des articles composants pour diminuer celles du composé.
Les ordres de fabrication générés peuvent être consultés par la commande Entrées ou Sorties du menu
Stock (onglet Ordres de Fabrication).
L’assemblage / désassemblage peut être également effectué par le menu Stock + Assemblage –
Désassemblage.
Choisissez l’opération que vous souhaitez effectuer et indiquez la quantité des articles à désassembler
(ou à assembler), la date de démantèlement (ou de fabrication) (reprise en consultation des mouvements)
et un commentaire sur cette opération.
Contrôler la disponibilité des articles composants
Lors d’un assemblage, cette option permet de vérifier si les articles composants sont en stock. Dans le
cas où ces articles ne sont pas disponibles, le logiciel propose différentes solutions :
Imprimer la liste des articles composants non disponibles,
Effectuer un réapprovisionnement automatique,
Générer un bon d’entrée pour les articles non disponibles.
Stock actuel et stock virtuel
112
La fiche article
Stock actuel
Le stock actuel correspond au résultat entre :
Stock initial – Ventes + Achats + Entrées – Sorties.
Le stock actuel tient compte également des inventaires. En effet, si vous réalisez un inventaire, vous
obtiendrez en stock actuel les quantités saisies dans ce dernier et les mouvements antérieurs ne seront
plus pris en compte dans le stock actuel.
Stock virtuel
Le stock virtuel est automatiquement mis à jour suivant la formule :
Stock actuel – commandes clients + commandes fournisseurs.
Le coût moyen pondéré consiste à évaluer le stock sur la base du coût moyen des articles initialement en
stock et de ceux entrés sur la période.
PMP = Valeur initiale + Valeur des entrées
Stock initial + Quantité Entrée
Exemple de calcul de PMP
Date
Nature de l’opération
Quantité
Prix unitaire
Total
10
1000
15
1500
20
4000
1 / 01
Quantité initiale
100
2 / 04
Sortie pour ventes
-20
3 / 08
Sortie pour ventes
-10
4 / 09
Achats
100
5 / 10
Sortie pour ventes
-110
7 / 10
Sortie pour ventes
-30
6 / 11
Achats
200
10 / 12
Sortie pour ventes
-130
31 / 12
Stock final
100
Formule de calcul lors de chaque entrée : les sorties de stock sont valorisées au dernier coût moyen
pondéré, le nouveau étant obtenu par la formule :
(Valeur du stock précédent + Prix total des achats) / Quantités totales en stock.
Q = Quantité
P = Prix
V = Valeur
Mouvements + Entrées / Sorties
Q
P
Stock
V
Q
1 / 01
P
V
10
1000
2 / 04
(20)
10
200
80
10
800
3 / 08
(10)
10
1100
70
10
700
4 / 09
100
15
1500
170
12,94
2199,80
5 / 10
(110)
12,94
1423,40
60
12,94
776,40
7 / 10
(30)
12,94
388,20
30
12,94
388,20
113
6 / 11
+200
20
4000
230
19,07
4386,10
10 / 11
(130)
19,078
2480,14
100
19,07
1907
114
La fiche fournisseur
Pour créer un nouveau fournisseur à partir de la liste des fournisseurs (menu Données + Tiers), utilisez
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le fournisseur.
Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Banque / Mode de règlement,
Compte, Achat, Articles, Infos, Statistiques, Champs Personnalisés et Divers que vous consultez par
simple clic sur l'onglet correspondant.
Concernant la codification de la fiche fournisseur, vous pouvez demander une codification automatique au
niveau des Préférences dans le bouton Tiers.
l’icône
L’icône
.
répondez OUI.
Onglet Adresse
Cet onglet permet de saisir les coordonnées du fournisseur (adresse de commande et d'enlèvement ainsi
que les coordonnées des différents contacts).
Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs
Adresse.
NPAI
Cette option permet de spécifier que l’adresse de commande ou d’enlèvement indiquée dans la fiche du
fournisseur n’est plus correcte. En effet, cette option peut être cochée pour l’adresse de commande et / ou
l’adresse d’enlèvement. Lors de la facturation, un message apparaîtra pour indiquer que l’adresse n’est
pas correcte et empêchera de créer une pièce d’achat avec ce fournisseur.
Fiche contact
Cette zone vous permet de saisir tous les contacts attachés à ce fournisseur. Vous n’êtes pas limité en
nombre de contacts et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la liste des contacts dans la
partie droite de l’onglet.
Pour chaque contact, indiquez la civilité, le nom de l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone,
télécopie et portable, l’adresse e-mail et le site web. Puis, cliquez sur l’option Enregistrer accessible
depuis le menu contextuel de la liste des contacts.
Liste des contacts
115
Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce fournisseur. Depuis cette liste,
un menu contextuel est disponible et permet de :
Ajouter un contact,
Enregistrer le contact,
Supprimer un contact,
Composer le N° de téléphone,
Composer le N° de fax,
Composer le N° de portable,
Envoyer un e-mail,
Accéder au site web du contact,
Prendre en rendez-vous,
Modifier les propriétés d’affichage.
Toutes ces options sont également accessibles depuis le volet de navigation.
Avec Windows Millénium, 2000 et XP, les options Composer le N° de téléphone et Composer le N° de
portable permettent d’accéder au numéroteur téléphonique de Windows.
Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être
précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures.
Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches fournisseurs sont regroupés dans le menu Données
+ Tiers + Contacts. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être utilisé par le
clic droit de la souris.
Onglet Banque / Mode de règlement
Saisissez les coordonnées bancaires de la banque à laquelle vous réglez votre fournisseur. Vous pourrez
ainsi traiter très rapidement vos paiements fournisseurs.
Indiquez également le code du mode de règlement utilisé habituellement pour régler votre fournisseur. Le
type d’échéance sera automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode de
règlement. Cependant, vous pouvez changer le nombre de jours et le type.
La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces renseignements.
Onglet Compte
Cet onglet permet de saisir le compte comptable du fournisseur et d'indiquer un encours maximal. Validez
ou modifiez le compte comptable du fournisseur généré automatiquement par le logiciel : racine de
compte + le code fournisseur saisi dans l’entête ou uniquement la racine de compte dans le cas où votre
code fournisseur aurait 8 caractères et plus.
Ces comptes seront repris lors du transfert en comptabilité.
La racine par défaut est défini dans le bouton Racines de Comptes des Préférences du menu Dossier +
Propriétés.
116
La modification du compte comptable fournisseur est uniquement possible si vous avez coché la case
Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers.
Solde des opérations courantes
Ce solde correspond au solde dû au fournisseur. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non
pas dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours
correspondant à la date de la pièce.
Onglet Achat
Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour vos achats à ce fournisseur.
Type
Pointez le type du fournisseur. Dans le cas d’un fournisseur U.E ou International, le logiciel n’appliquera
pas de TVA.
N° de TVA intra-communautaire
Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour le fournisseur s'il est
de type UE. Ce numéro sera repris à l’édition de la DEB.
Devise
Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre fournisseur. Par défaut, est
indiquée la devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une
pièce d’achats. Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la
pièce.
Frais de port
Si vous souhaitez appliquer systématiquement des frais de port lors de la création de pièces d’achats
avec ce fournisseur, indiquez ici le code des frais de port à utiliser.
Remise
Saisissez le pourcentage de remise accordée par votre fournisseur sur le total de la pièce. Cette remise
sera systématiquement reprise dans chaque pièce fournisseur.
Saisissez le pourcentage de remise supplémentaire accordée par votre fournisseur sur le total de la pièce.
Cette remise sera systématiquement reprise dans chaque pièce fournisseur.
Délai de livraison
Indiquez ici le délai de livraison habituel du fournisseur. Il sera pris en compte pour le suivi des
commandes fournisseurs si aucun délai n'est saisi dans la fiche de l'article en particulier. Il sera repris
dans les documents fournisseurs que vous établirez.
Nombre d’exemplaires
117
Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut.
Onglet Articles
Cet onglet permet d'enregistrer les articles que vous pouvez vous procurer chez ce fournisseur ainsi que
la référence de l'article chez ce fournisseur. Cependant, si vous avez déjà créé votre fichier article en
indiquant les fournisseurs, dans cet onglet, les articles de ce fournisseur seront repris automatiquement.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du fournisseur, des informations commerciales, techniques ou
autres. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage
texte enrichi.
Dans la zone Image, le menu contextuel permet de :
Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et validez
par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,
Supprimer l’image,
Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette dernière est
plus petite que l’espace prévue,
Ajuster l’image à son contenu.
Accéder aux propriétés de l’image.
Onglet Divers
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du fournisseur en le sélectionnant
dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône représentant un livre ouvert. Cet onglet
donne également des informations sur la dernière facture effectuée et les dernières modifications.
Vous avez comme information :
Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat,
La date de la dernière modification de la fiche.
Vous pouvez visualiser la dernière pièce d’achat en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la pièce.
Onglet Statistiques
118
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois.
L’option K divise la valeur par 1000.
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des fournisseurs apparaissent dans cet onglet. Ces
champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le
menu Outils + Champs personnalisés.
Historique fournisseur
Cet historique permet de consulter pour chaque fournisseur tous les articles qui lui ont été commandés,
ceux que vous avez réceptionné et ceux qui vous ont été facturés sur une période donnée.
Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la quantité…
Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic droit) et Propriétés.
Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise.
Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le menu
contextuel.
La recherche d’une ligne article peut être faite par date ou code article.
119
Les pièces de stock
Mise en sommeil des articles : sélection des familles d'articles
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Sélection de familles dans la première étape.
Indiquez alors ici l'intervalle des familles d'articles à prendre en compte pour la mise en sommeil des
articles. Seuls les articles rattachés à des familles d’articles comprises dans l’intervalle seront mis en
sommeil.
Voici les autres étapes de la mise en sommeil des articles :
Sélection des fournisseurs
Sélection des collections
Choix du type de pièce de stock à créer
Sélectionnez le type de pièce à créer et validez sur OK.
La saisie des articles
Pour créer une nouvelle pièce de stock, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Stock ou placezvous dans la liste des bons d’entrée ou des bons de sortie par le menu Stock + Bons d’entrée ou Bons
de sortie puis cliquez la fonction Nouvelle dans le thème Opérations du volet de navigation.
La grille de saisie proposée est identique à la saisie de bons d'entrée, de bons de sorties ou d'inventaire.
Touches à utiliser
La touche Entrée permet de passer de colonne en colonne,
Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante,
La touche F4 ou l'icône
permet d'obtenir la liste des articles.
Utilisez les touches PgDn ou PgUp pour passer d'un onglet à l'autre.
Dès que le code article est validé, automatiquement, en haut de l’écran s’affichent les renseignements sur
l’état de stock de l’article saisi.
Le message Saisir la quantité apparaît lors de la validation d'un article inséré dans la grille dont la
quantité n'a pas été saisie.
La fonction Rechercher dans le thème Opérations du volet de navigation permet de rechercher un article
dans la grille de saisie par code article, désignation ou famille d’articles. Vous avez également la
possibilité de trier les articles dans la grille de saisie par code article, désignation ou code famille en
utilisant le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris).
La validation de la pièce engendre soit une entrée en stock soit une sortie selon le type de pièce.
Attention : dès que la pièce de stock est enregistrée, elle n’est plus modifiable.
Le menu contextuel accessible par le clic droit permet d'insérer une ligne, supprimer une ligne, trier
les articles insérés dans le corps de la pièce par code article, désignation ou code famille, rechercher un
121
article dans la pièce, visualiser la fiche de l’article sélectionné, valider la pièce, imprimer la pièce,
imprimer des étiquettes et modifier les propriétés d'affichage.
Certaines de ces fonctionnalités sont également accessibles depuis le thème Opérations du volet de
navigation.
Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats
Pour saisir très simplement les articles ‘’gammés’’ dans une pièce d’achat ou de stock, vous devez, dans
la colonne Code article du corps de la pièce, saisir le code d’un article collectif. Une fenêtre est alors
affichée et permet d’effectuer cette saisie.
A gauche de la fenêtre, apparaît la combinaison de l’article collectif. Si vous gérez 2 gammes (par
exemple, Taille et Couleur), le curseur est alors positionné sur Tous dans l’arbre et à droite de l’écran,
sont indiquées toutes les tailles et toutes les couleurs sous forme de tableau à double-entrée. En
revanche, si vous gérez 3 gammes (par exemple, Taille, Couleur et Bonnet), le curseur est alors
positionné sur la première taille dans l’arbre.
Si vous êtes positionné sur Tous, la saisie s’effectue collectivement c’est-à-dire que vous allez saisir la
même information pour toutes les tailles-couleurs. Dans le champ Sélection, apparaît le type de données
que vous allez saisir. Vous pouvez en changer en sélectionnant une autre information dans la liste.
Vous pouvez également faire une saisie individuelle pour chaque taille-couleur. Il suffit, dans l’arbre, de
sélectionner la couleur pour la taille que vous souhaitez saisir et le tableau à droite de l’écran se met à
jour. En ligne, est indiquée la couleur et en colonne, les informations que vous pouvez saisir. Les
informations saisissables dans une pièce d’achats ou une pièce de stock ne sont pas les mêmes :
Pour les pièces de stock, vous disposez de la quantité, du prix de revient et d’un commentaire,
Pour les pièces d’achats, vous disposez de la quantité, du prix unitaire brut, de la remise, du prix
unitaire net, de la TVA et du numéro de série.
Dès que vous avez effectué votre saisie, validez par le bouton OK. Les articles correspondant aux taillescouleurs saisies sont insérés dans le corps de la pièce.
Onglet Infos
Saisissez directement le texte souhaité ou appelez un texte déjà créé (par la commande Textes
Standards du menu Données) par le bouton Texte.
Complétez le texte en utilisant la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
La liste des pièces de stock
Cette fenêtre affiche la totalité des pièces de stock, classées par onglet : Entrées, Sorties, Ordres de
fabrication et Inventaires.
Dans chaque liste, vous pouvez effectuer une recherche par date ou numéro de pièce.
122
Utilisez la barre de défilement ou les touches de déplacement pour sélectionner une pièce dans la liste
puis lancez l’opération souhaitée. Dans la liste des pièces, vous avez également la possibilité d’utiliser les
pour sélectionner la première pièce, la dernière ou vous déplacez de ligne en
icônes
ligne.
Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur la liste) pour obtenir les principales fonctions utiles.
Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en vous positionnant sur le trait de séparation entre 2
colonnes puis en tirant vers la droite ou la gauche pour agrandir ou diminuer la colonne.
ou en utilisant le
Vous avez la possibilité de changer l’affichage des colonnes en cliquant sur l’icône
menu contextuel. Ensuite, vous pouvez enlever ou ajouter des colonnes et même modifier la disposition
des colonnes. Vous pouvez également effectuer un tri croissant ou décroissant sur la liste en
sélectionnant la clé et définir ce tri par défaut.
Liste des bons d'entrée
Depuis la liste des bons d'entrées, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou
par le volet de navigation, thème Opérations :
Créer une nouvelle pièce (icône
),
Visualiser un bon d’entrée,
), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités
Supprimer un bon d’entrée (icône
entrées,
Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans le bon
d’entrée.
Liste des bons de sortie
Depuis la liste des bons de sorties, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou
par le volet de navigation, thème Opérations :
),
Visualiser un bon de sortie,
Supprimer un bon de sortie (icône
sorties,
), mais la suppression entraîne l’annulation des quantités
Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans le bon
de sortie.
Liste des ordres de fabrication
Depuis la liste des ordres de fabrication, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône
ou par le volet de navigation, thème Opérations :
Visualiser l’ordre de fabrication,
), mais la suppression entraîne l’annulation des
Supprimer un ordre de fabrication (icône
quantités entrées pour l’article composé et l’annulation des quantités sorties pour les composants,
123
Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront aux articles dans l’ordre de
fabrication.
Liste des inventaires
Depuis la liste des inventaires, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône ou par le
volet de navigation, thème Opérations :
),
Visualiser un inventaire même si l’inventaire a été validé définitivement,
). Attention, dès lors que l’inventaire a été validé définitivement,
Supprimer un inventaire (icône
vous ne pouvez plus le supprimer,
Générer des étiquettes, les étiquettes imprimées correspondront au nombre d’articles dans
l’inventaire.
Impression d'une pièce de stock
Cette option permet d’imprimer les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de stock.
Cet écran propose différents critères d’impression :
Le nombre d’exemplaires qui est par défaut à 1,
L’application d’un tri. Vous avez trois possibilités de tris : par Code article, Désignation ou Code
famille. Le tri Code famille offre la possibilité d’effectuer un sous-total par famille.
Ensuite, choisissez le modèle d’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être
paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette
fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins.
Le bouton Configurer permet de choisir l’imprimante sur laquelle l’édition doit être effectuée. Cette
fonction est bien utile si vous souhaitez imprimer sur une imprimante qui n’est pas l’imprimante par défaut
sous Windows.
Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’impression de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant
d’effectuer l’impression papier.
Le bouton Imprimer permet d’éditer la pièce directement sur papier.
L'inventaire
L’inventaire permet de réajuster son stock actuel dans le logiciel par rapport au stock physique dans vos
locaux c’est-à-dire le stock réel.
Si vous souhaitez créer un inventaire contenant des articles, cochez l’option Inventorier. Dans le cas
contraire, l’inventaire sera vide. L’inventaire peut s’effectuer sur tous les articles ou une sélection
d’articles, de familles d’articles, de fournisseurs et d’articles collectifs.
L’option Proposer par défaut la quantité du stock actuel permet d’avoir dans la colonne Quantité de
l’inventaire le stock actuel de chaque article. Sinon, la valeur dans cette colonne est à 0.
124
Voici les autres étapes de la saisie de l’inventaire :
Sélection d'articles
Sélection des familles d'articles
Sélection des articles collectifs
Date de l'inventaire
Saisie de l'inventaire
L'inventaire : sélection des articles
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Sélection d'articles dans l’étape précédente.
Indiquez alors ici l'intervalle d'articles à prendre en compte pour l’inventaire. Seuls les articles compris
dans l’intervalle apparaîtront dans l’intervalle.
Voici les autres étapes de l’inventaire :
L'inventaire : sélection des familles d'articles
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Sélection de familles dans la première étape.
Indiquez alors ici l'intervalle des familles d’articles à prendre en compte pour l’inventaire. Seuls les articles
rattachés aux familles d’articles comprises dans l’intervalle apparaîtront dans l’inventaire.
L'inventaire : sélection des fournisseurs
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Sélection de fournisseurs dans la première étape.
Indiquez alors ici l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’inventaire. Seuls les articles
rattachés aux fournisseurs compris dans l’intervalle apparaîtront dans l’inventaire.
125
L'inventaire : sélection des articles collectifs
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Sélection d’articles collectifs dans la première
étape. Indiquez alors ici l'intervalle des articles collectifs à prendre en compte pour l’inventaire. Seuls les
articles rattachés aux articles collectifs compris dans l’intervalle apparaîtront dans l’inventaire.
Saisissez la date à laquelle vous souhaitez que l’inventaire soit généré sachant que tous les mouvements
antérieurs à cette date ne seront plus pris en compte dans le stock. Si vous saisissez des pièces à la
même date que l’inventaire, ces pièces auront la date du lendemain.
Exemple : Vous réalisez un inventaire le 25/10/05. Le même jour, vous saisissez des pièces. Ces pièces
auront comme date le 26/10/05.
Voici la dernière étape de la saisie de l’inventaire :
Pour effectuer un inventaire, utilisez la commande Saisie de l’inventaire du menu Stock.
En saisie de l’inventaire, vous obtenez tous les articles pour lesquels vous gérez le stock. Pour chaque
article, vous connaissez son code, sa désignation, le stock actuel et l’écart.
La touche Entrée permet de passer de colonne en colonne, Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante.
Quand vous sélectionnez une ligne article, en haut de l’écran, vous obtenez différents renseignements
concernant les mouvements de cet article.
La colonne Quantité vous permet de saisir la quantité que vous souhaitez avoir pour cet article après la
validation de l’inventaire. Par défaut, la valeur indiquée dans cette colonne correspond au stock actuel de
cet article dans le logiciel.
Le bouton Rechercher permet de rechercher un article dans la grille de saisie par code article,
désignation ou famille d’articles. Vous avez également la possibilité de trier les articles dans la grille de
saisie sur ces 3 critères en utilisant le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris).
. Un message de
Après avoir saisi la quantité pour chaque article, enregistrez en cliquant sur l’icône
confirmation apparaîtra. Ensuite, le logiciel vous demandera si vous souhaitez valider votre inventaire. Si
vous répondez oui, un message de confirmation apparaîtra également et vous pourrez également
supprimer les mouvements de stock antérieurs à la date de l’inventaire. Si vous ne le validez pas, il n’y
aura aucune conséquence sur le stock.
126
Pour la saisie des articles gammés, cliquez ici.
Conséquences de la validation de l’inventaire
Tous les mouvements antérieurs ne sont plus pris en compte dans la gestion de stock,
L’impression de l’état de stock reprend les mouvements à partir de la date d’inventaire,
Si vous supprimez les mouvements antérieurs, tous les bons d’entrée, bons de sortie et ordres de
fabrication sont supprimés,
L’inventaire est automatiquement valorisé au PMP sauf si en saisie d’inventaire vous avez saisi
un prix de revient auquel cas l’inventaire sera valorisé au prix saisi et le PMP sera changé par ce
prix.
Mise à jour des tarifs
La mise à jour des tarifs permet de :
Réactualiser vos prix (prix d’achat ou prix de vente),
Recopier des tarifs entre eux très rapidement,
Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,
Modifier éventuellement la date d’application,
Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient,
Modifier manuellement des nouveaux tarifs avant validation avec calcul automatique du
pourcentage.
La mise à jour des prix s’effectue à partir de la commande Mise à jour des tarifs du menu Stock.
Selon votre choix, les étapes ne seront pas les mêmes.
Pour la mise à jour des prix, vous devrez indiquer le type de données, le tarif et les articles à modifier,
l’intervalle des articles, la valeur à appliquer et le récapitulatif de la demande.
Pour la recopie des tarifs entre-eux, vous devrez indiquer le tarif à dupliquer, les articles à modifier,
l’intervalle des articles et le récapitulatif de la demande.
Après le choix de l’opération que vous souhaitez effectuer, indiquez la devise dans laquelle l’opération
doit être faite.
Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs :
Par modification d’un des paramètres :
Le choix du type de données à modifier
Le choix du tarif à modifier
Le choix des articles à modifier
L'intervalle de sélection
La modification du tarif
Le récapitulatif de la mise à jour
La grille de saisie
127
Par recopie :
Le choix du tarif à dupliquer
La grille de saisie
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier
Sélectionnez la donnée à modifier. Que vous pointiez Prix de vente HT, Prix de vente TTC ou Prix
d’achat, c’est le coefficient qui sera automatiquement recalculé.
Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par modification d’un des paramètres :
Le choix du tarif à modifier
La grille de saisie
Mise à jour : choix du tarif à modifier
Vous pouvez modifier tous les tarifs ou modifier un tarif ponctuellement.
La grille de saisie
Choix des articles à modifier
Vous pouvez effectuer l’opération de mise à jour sur tous les articles ou sur une sélection d’articles selon
différents critères.
128
La récapitulatif de la mise à jour
La grille de saisie
Par recopie :
Le choix du tarif à dupliquer
La grille de saisie
Intervalle de sélection
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles, de familles ou de
fournisseurs. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles, de familles ou de fournisseur à prendre en compte
pour la mise à jour des tarifs.
La grille de saisie
Par recopie :
La grille de saisie
Modification du tarif
La modification peut être effectuée soit en valeur soit en pourcentage.
Vous pouvez également indiquer une valeur ou un pourcentage négatif en indiquant le signe - devant.
La grille de saisie
Récapitulatif de la mise à jour
Sur cet écran, vous obtenez un récapitulatif de la mise à jour, ce qui vous permet de vérifier les différents
éléments et de revenir en arrière si nécessaire.
Voici la dernière étape de la mise à jour des tarifs :
La grille de saisie
129
Mise à jour des tarifs : grille de saisie
En fin d’assistant, la mise à jour des tarifs propose une grille de saisie qui affiche les articles concernés
par cette mise à jour avec leurs nouveaux prix (si vous avez demandé une mise à jour en valeur ou en
pourcentage) ou les tarifs courants (si aucune modification globale n’a été demandée). Ce tableau permet
donc de vérifier le résultat obtenu avant de valider.
Cependant, cette grille peut être modifiée avant validation définitive, afin de réajuster manuellement, pour
les articles de votre choix, les informations suivantes : prix d’achat, coefficient, prix de vente HT ou prix de
vente TTC.
Plusieurs tris d’affichage sont à votre disposition et permettent de trier la liste des articles selon différents
critères à savoir le code article, la désignation, la famille d’articles et le fournisseur.
Pour effectuer la mise à jour des tarifs de ventes, vous avez également la possibilité de modifier pour
chaque tarif la marge en valeur ou la marge en pourcentage. Pour cela, vous devez modifier les
propriétés de la liste afin d’avoir les colonnes nécessaires à cette modification.
Cliquez donc sur l’entête d’une des colonnes (par exemple : Code Article) avec le bouton droit de la souris
et choisissez l’option Propriétés. Puis dans la liste des champs, sélectionnez ceux que vous souhaitez
(Nouvelle Marge Tarif 1, Nouvelle Marge Tarif 2...). Automatiquement, ces colonnes seront rajoutées dans
la grille de saisie et vous pourrez alors indiquer les nouvelles marges pour chacun des tarifs.
puis sur Oui pour valider définitivement la
Après avoir vérifié le résultat obtenu, cliquez sur l’icône
mise à jour des tarifs. Si vous ne souhaitez pas valider cette mise à jour, cliquez sur Non pour annuler
l’opération.
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer
Sélectionnez le tarif que vous souhaitez prendre en compte comme tarif de base puis sélectionnez le tarif
à mettre à jour.
Voici les autres étapes de la mise à jour des tarifs par recopie :
La grille de saisie
Mise à jour des grilles de tarifs
Cette option permet de modifier le prix de vente HT ou TTC des lignes des grilles de tarifs. Pour effectuer
cette opération, allez dans le menu Stock + Mise à jour des grilles de tarifs.
Indiquez la donnée qui doit être recalculée : prix de vente HT ou prix de vente TTC.
Voici les autres étapes de la mise à jour des grilles de tarifs :
Choix des données à modifier
130
Intervalle des grilles de tarifs
Intervalle des articles
Intervalle de familles d'articles
La mise à jour des grilles de tarifs peut s’effectuer sur l’ensemble des grilles, des articles et des familles
d’articles ou sur un intervalle.
Par défaut, les 3 types de données sont cochées ce qui signifie que la mise à jour s’effectuera sur
l’ensemble des grilles de tarifs, l’ensemble des lignes articles et sur l’ensemble des familles d’articles qui
composent ces grilles. En revanche, si vous décochez, par exemple, Grilles de tarifs, la mise à jour
s’effectuera sur l’intervalle des grilles que vous aurez indiqué mais sur l’ensemble des lignes articles et
des lignes familles d’articles qui composent ces grilles.
Pour chaque donnée que vous décochez, vous devez, par la suite, indiquer un intervalle .
Intervalle des grilles de tarifs
Intervalle des familles d'articles
La modification peut être effectuée en valeur ou en pourcentage mais vous pouvez également fixer une
nouvelle valeur c’est-à-dire que la valeur que vous saisissez dans ce champ remplace la valeur dans la
fiche.
Vous pouvez également indiquer une valeur ou un pourcentage négatif en indiquant le signe - devant.
Intervalle de grilles de tarifs
Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape précédente l’option Grilles de tarifs.
Vous devez alors indiquer l’intervalle de grilles de tarifs concernés par cette mise à jour.
131
Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape Choix des données à modifier l’option
Articles. Vous devez alors indiquer l’intervalle des articles concernés par cette mise à jour.
Intervalle de familles d'articles
Cette étape n’est affichée que si vous avez décoché dans l’étape Choix des données à modifier l’option
Familles d’articles. Vous devez alors indiquer l’intervalle des familles d’articles concernés par cette mise
à jour.
Voici la dernière étape de la mise à jour des grilles de tarifs :
Assemblage / Désassemblage
Un article composé est constitué de plusieurs articles. L’assemblage permet de créer un article composé
et le désassemblage permet de l’annuler.
La fabrication d’un article composé permet d’incrémenter les entrées en stock des articles composés par
augmentation des sorties des composants. Le désassemblage est l’opération inverse : il va augmenter les
entrées en stock des articles composants pour diminuer celles du composé.
L’assemblage / désassemblage peut également être lancé à partir de la liste article si vous souhaitez
l’effectuer sur un article précis. Dans ce cas, utilisez le menu contextuel disponible dans la liste article.
Les ordres de fabrication générés peuvent être consultés par la commande Entrées / Sorties du menu
Stock (onglet OF).
Dans ce processus, vous êtes guidé étape par étape.
Vous pouvez effectuer l’opération d’assemblage ou de désassemblage sur tous les articles composés,
une sélection d’articles composés, une sélection de familles ou une sélection de fournisseurs.
Voici les autres étapes de l’assemblage / désassemblage :
Intervalle des fournisseurs
Le choix de la quantité
Le récapitulatif
Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles
132
Indiquez alors ici l'intervalle d'articles à prendre en compte pour l’assemblage ou le désassemblage.
Le récapitulatif
Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Une Sélection de familles dans la première étape.
Indiquez alors ici l'intervalle des familles d'articles à prendre en compte pour l’assemblage ou le
désassemblage.
Le récapitulatif
Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez coché Une Sélection de fournisseurs dans la première
étape. Indiquez alors ici l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour l’assemblage ou le
désassemblage.
Le récapitulatif
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité
Indiquez la quantité des articles à désassembler (ou à assembler) et la date de démantèlement (ou de
fabrication) (reprise en consultation des mouvements) et un commentaire sur cette opération.
Voici la dernière étape de l’assemblage / désassemblage :
Le récapitulatif
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif
Le logiciel récapitule les choix effectués dans les étapes précédentes. Vous pouvez modifier ce choix si
nécessaire par simple clic sur le bouton Précédent.
Mise en sommeil des articles
133
Dans les fiches familles d’articles et les articles, vous disposez d’un champ qui permet d’indiquer si
l’article ou la famille d’articles doit être mis en sommeil. Cependant, vous pouvez également mettre en
sommeil un ensemble d’articles sur d’autres critères comme la collection ou le fournisseur. Pour effectuer
cette opération, allez dans le menu Stock + Mise en sommeil des articles.
Indiquez si vous souhaitez effectuer l’opération sur l’ensemble des articles ou une sélection. Si vous
souhaitez réaliser l’opération sur une sélection, cette sélection peut s’effectuer sur les articles, les familles
d’articles, les fournisseurs et les collections.
L’option Uniquement si le stock réel est nul permet d’appliquer le traitement seulement sur les articles
dont le stock actuel est à 0 et de ce fait, d’ignorer tous les articles qui ont un stock actuel différent de 0.
Voici les autres étapes de la mise en sommeil des articles :
Sélection des articles
Mise en sommeil des articles : sélection des articles
Indiquez alors ici l'intervalle d'articles à prendre en compte pour la mise en sommeil des articles. Seuls les
articles compris dans l’intervalle seront mis en sommeil.
Voici les autres étapes de la mise en sommeil des articles
Mise en sommeil des articles : sélection des fournisseurs
Indiquez alors ici l'intervalle des fournisseurs à prendre en compte pour la mise en sommeil des articles.
Seuls les articles rattachés à des fournisseurs compris dans l’intervalle seront mis en sommeil.
Voici la dernière étape de la mise en sommeil
Mise en sommeil des articles : sélection des collections
Indiquez alors ici l'intervalle des collections à prendre en compte pour la mise en sommeil des articles.
Seuls les articles rattachés à des collections comprises dans l’intervalle seront mis en sommeil.
134
135
Les pièces d'achats
Choix du type de pièce d'achat à créer
Sélectionnez ici le type de pièces à créer puis validez avec OK.
Entête de pièce
Pour créer une nouvelle pièce d’achat, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Achats ou placezvous dans la liste des commandes, des BR ou des factures par le menu Achats + Commandes, Bons
de réception ou Factures puis cliquez la fonction Nouvelle dans le thème Opérations du volet de
navigation.
L’entête de la pièce permet de saisir le nom du fournisseur, le type de facturation (HT ou TTC) et la devise
de facturation. La devise de facturation proposée par défaut correspond à la devise indiquée dans la fiche
du fournisseur. Vous pouvez, cependant, modifier cette devise à l’initialisation de la pièce.
Touches et icônes à utiliser
Tabulation : permet de passer de champ en champ.
PgUp et PgDn : permet de passer d’un onglet à l’autre (Corps, Pied, Infos, Règlements, Echéances,
Champs personnalisés selon le type de pièce).
L’icône
enregistre la pièce.
Les informations Code, Code Postal / Ville et Pays apparaissent en bleues et soulignées. Cette
différenciation des autres champs signifie que :
Si l’entête de la pièce est vierge de toute information, un clic sur une de ces zones permet
d’accéder à une fiche vierge. En effet, si vous cliquez, par exemple sur Pays, le logiciel affiche
alors une nouvelle fiche Pays que vous pouvez compléter,
En revanche, si le fournisseur a déjà été indiqué, un clic sur une de ces zones affiche alors la
fiche correspondante. Par exemple, si vous cliquez sur le champ Code, la fiche fournisseur
correspondante au fournisseur indiqué apparaît.
Le menu contextuel donne accès à différentes commandes :
Historique,
Consultation des écritures comptables,
Courriers et lettres types,
Valider,
Valider et affichage d’une nouvelle pièce,
Imprimer,
Télécopier,
Etiquettes.
Appel d'un fournisseur
137
Appel d'un fournisseur
Le code fournisseur est obligatoire sinon vous n’aurez accès à aucun champ de la pièce. Vous pouvez
soit saisir le code complet du fournisseur, soit saisir les premiers caractères (par exemple F). Dans ce
dernier cas, lorsque vous validez avec Entrée, le logiciel ouvre automatiquement la liste des fournisseurs
à partir du fournisseur dont le code se rapproche le plus des caractères saisis. Dans la liste qui apparaît,
sélectionnez le fournisseur.
Sinon, Vous pouvez cliquer sur l'icône
fournisseurs.
ou appuyez sur la touche F4 pour afficher la liste des
Nouveau fournisseur
Saisissez le code d’un nouveau fournisseur (par exemple DURAND) et validez avec Entrée, le logiciel
ouvre automatiquement la liste des fournisseurs ce qui permet de vérifier l’inexistence de ce fournisseur.
Utilisez alors la touche Inser pour créer la fiche fournisseur, le logiciel ouvre une nouvelle fiche et reprend
le code saisi dans l’entête de la pièce.
Saisissez les renseignements concernant le fournisseur et enregistrez sa fiche avec les touches Ctrl + S.
Sortez avec Echap.
La fiche fournisseur apparaît alors dans la liste, validez-la avec Entrée pour revenir à la pièce.
Attention : il faut absolument que le fournisseur saisi dans l’entête existe dans le fichier fournisseur dans
le cas contraire, lors de l’enregistrement, de la pièce vous aurez le message suivant Vérifiez le code
fournisseur.
Une fois le code fournisseur indiqué, toutes les zones saisissables sont remplies automatiquement par
rapport aux informations saisies dans la fiche fournisseur. Cependant, vous pouvez les modifier ou les
compléter. Pour les champs adresses, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la
ligne suivante.
Type de facturation
Vous pouvez établir des pièces en HT ou en TTC.
Remarque : la différence entre TTC et HT n’est pas une question d’exonération de TVA ou non. Cela
signifie que le calcul de la TVA n’est pas effectuée de la même manière. Si vous êtes en TTC, la TVA
sera calculée à partir du TTC de chaque ligne article. Si vous êtes en HT, la TVA sera calculée à partir du
HT de chaque article.
Pied de pièce
Les montants qui s’affichent sont automatiquement calculés. Seules quelques zones sont modifiables.
Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête de pièce, Corps ou Saisie
d'articles, Infos, Règlements, Echéances et Champs personnalisés selon le type de pièce.
Utilisez l'icône
pour lancer l'impression de votre document.
Remise et Remise supplémentaire
138
Ces remises s'inscrivent automatiquement lorsqu'elle ont été définies dans la fiche du fournisseur mais
vous pouvez toujours en saisir une manuellement.
Frais de port
Pour cela, vous devez utiliser un code Frais de port déjà défini. Dans ce cas, le montant sera soit calculé
à partir du montant HT de la facture soit à saisir.
Divers TTC
Saisissez le libellé correspondant aux frais supplémentaires à appliquer et le montant.
Acompte déjà comptabilisé
Saisissez le montant d’un acompte éventuel. Cet acompte ne sera pas repris lors du transfert en
comptabilité car il est considéré comme déjà comptabilisé.
Règlement reçu
Indiquez le mode de règlement et saisissez ensuite le montant réglé directement à votre fournisseur. Le
règlement vient évidemment en déduction du net à payer. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la
fiche du mode de règlement utilisé.
Dans les règlements fournisseurs, ce règlement sera automatiquement pointé et affecté à la facture.
Echéance
Lorsque la facture est à régler à échéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant
à régler à la date du jour.
La date d’échéance est automatiquement générée en fonction du mode de règlement indiqué dans la
fiche fournisseur. Si aucun mode de règlement n’est indiqué, la date d’échéance est à la date de pièce.
Vous pouvez soit modifier l’échéance indiquée soit en saisir une.
Pour définir une ou plusieurs échéances particulières, cliquez sur l’onglet Echéances.
Par le menu contextuel, vous pouvez valider votre pièce ou encore valider et afficher une nouvelle pièce.
Mise à jour du prix d'achat
La mise à jour du prix d’achat peut maintenant être demandé lors de la validation d’un bon de réception
ou d’une facture d’achat. De ce fait, les marges réalisées seront recalculées au plus juste.
Vous avez également la possibilité de prendre en compte ce prix d’achat pour mettre à jour le prix d’achat
du fournisseur principal dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article.
La liste des pièces d'achat
La liste des pièces est composée de champs qui permettent de rechercher une pièce et de filtrer la liste.
icônes
ligne.
139
ou en utilisant le
Cette liste est composée de plusieurs onglets : Commandes Fournisseur, Bons de réception et Factures
Fournisseur.
Pour chacune des listes, la recherche peut être effectuée par date, fournisseur ou numéro de pièce.
Liste des commandes fournisseurs
Dans cette liste, vous obtenez les commandes établies sur une période donnée.
Depuis cette liste, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de
navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
),
Modifier une commande (icône
Créer une commande (icône
),
),
Supprimer une commande (icône
Dupliquer une commande (icône
Imprimer une commande (icône
),
),
Télécopier une commande,
Créer un filtre sur les commandes fournisseurs (icône
),
Envoyer une commande par e-mail,
Imprimer des étiquettes. Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles
dans la pièce c’est-à-dire si vous avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de
l’article A et une étiquette de l’article B,
Transférer une commande en BR ou facture,
Regrouper des commandes en BR ou facture. Sélectionnez les différentes commandes à
regrouper en cliquant sur chaque commande tout en appuyant sur la touche Ctrl. L’avantage
d’effectuer le regroupement par la liste des commandes est de pouvoir sélectionner les
commandes que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer
par le menu Achats + Regroupement où le logiciel prendra toutes les commandes sur la période
indiquée,
Clôturer une commande. Cette option permet de « fermer » les commandes qui ont été
réceptionnées partiellement et qui ne seront jamais réceptionnées dans leur globalité,
Modifier les propriétés d'affichage (icône
).
Tris disponibles
Depuis la liste des commandes, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de
commandes :
140
Les filtres créés par l'utilisateur,
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les commandes créées dans une devise précise
en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes imprimées (un seul
clic sur l'option) ou uniquement les commandes non imprimées (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réglées (un seul clic sur
l'option) ou uniquement les commandes non réglées en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes transférées (un seul
clic sur l'option) ou uniquement les commandes non transférées (2 clics sur l'option).
Le filtre Réceptionnés partiellement. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes
réceptionnées partiellement (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non
réceptionnées partiellement (2 clics sur l'option).
Liste des bons de réception
Dans cette liste, vous obtenez les bons de réception établis sur une période donnée.
Depuis la liste des bons de réception, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône,
par le volet de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
),
Modifier un bon de réception (icône
Créer un bon de réception (icône
),
),
Supprimer un bon de réception (icône
Dupliquer une pièce (icône
),
Imprimer un bon de réception (icône
),
Télécopier un bon de réception,
Créer un filtre sur les bons de réception (icône
),
Envoyer un bon de réception par e-mail,
Transférer un bon de réception en commande ou facture. Dès que le bon de réception est
transféré, vous ne pouvez plus le modifier,
Regrouper des bons de réception en facture. Sélectionnez les différents BR à regrouper en
cliquant sur chaque BR tout en appuyant sur la touche Ctrl. L’avantage d’effectuer le
regroupement par la liste des BR est de pouvoir sélectionner les BR que vous souhaitez
regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Achats +
Regroupement où le logiciel prendra tous les BR sur la période indiquée.
).
Tris disponibles
Depuis la liste des BR, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de BR :
141
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les BR créés dans une devise précise en
sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR imprimés (un seul clic sur
l'option) ou uniquement les BR non imprimés (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR réglés (un seul clic sur l'option) ou
uniquement les BR non réglés en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BR transférés (un seul clic sur
l'option) ou uniquement les BR non transférés (2 clics sur l'option).
Liste des factures fournisseurs
Dans cette liste, vous obtenez les factures fournisseur établies sur une période donnée.
Depuis la liste des factures fournisseurs, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une
icône ou par le volet de navigation, thème Opérations :
),
Modifier une facture (icône
Créer une facture (icône
),
Supprimer une pièce (icône
),
Dupliquer une facture (icône
en avoir,
). Lors de la copie, vous pourrez demander à transférer la facture
Imprimer une facture (icône
),
Télécopier une facture fournisseur,
Créer un filtre sur les factures fournisseur (icône
),
Envoyer une facture fournisseur par e-mail,
Transférer une facture en commande ou bon de réception,
Régler une facture fournisseur,
Débloquer le transfert comptable pour une ou plusieurs factures. En revanche, il sera nécessaire
de contacter notre service technique afin de demander le mot de passe,
).
Tris disponibles
Depuis la liste des factures, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de factures :
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les factures créées dans une devise précise en
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures imprimées (un seul clic sur
l'option) ou uniquement les factures non imprimées (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures réglées (un seul clic sur
l'option) ou uniquement les factures non réglées en totalité (2 clics sur l'option),
142
Le filtre Avoirs. Ce filtre permet d'afficher uniquement les avoirs (un seul clic sur l'option) ou
uniquement les factures (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures transférées en
comptabilité (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non transférées (2 clics sur
l'option).
La copie de pièces d'achats
La copie de pièces permet de dupliquer une pièce mais dans le même type sauf pour la facture à partir de
laquelle vous pouvez générer un avoir. Ainsi, la copie d’une facture permet de l’annuler par un avoir.
L’intégralité des données de la pièce d’origine est recopiée dans la pièce générée à l’exception des
règlements. Indiquez la date ainsi que le fournisseur à affecter à la pièce.
Le transfert de pièces d'achats
Cette option permet de transférer un type de pièce en un autre type. Par exemple, une commande peut
être transférée en bon de réception ou en facture, un bon de réception peut être transféré en commande
ou en facture... Cela évite des ressaisies inutiles.
Le transfert reprend l’intégralité des données de la pièce d’origine dans la nouvelle pièce.
Attention : Les pièces ne sont plus modifiables après transfert.
Pour effectuer cette opération, vous devez indiquer :
La date de la pièce à générer,
Le code du fournisseur à affecter à la pièce à générer : ainsi, la pièce obtenue peut être affectée à
un autre fournisseur que le fournisseur de la pièce d’origine.
Calculer une nouvelle date de réception pour la pièce générée
Vous pouvez choisir la date de réception à appliquer à la pièce générée. Elle correspondra soit à la date
de réception de la pièce d’origine soit à la date du transfert.
Recopier dans la pièce générée toutes les lignes dont la quantité est nulle
Toutes les lignes de la pièces d’origine seront recopiées, même celles dont la quantité est à zéro.
Recopier les lignes de texte
Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les
lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de
cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert.
Supprimer la pièce d’origine après transfert
Pour toutes les pièces sauf les factures, vous pouvez demander à supprimer la pièce d’origine après
transfert.
Décrémenter le n° de pièce après la suppression de la pièce d’origine
143
Si vous avez coché Supprimer la pièce d’origine après transfert, cette case devient active. La cocher
permettra de décrémenter les numéros de pièce de cette façon : nous transférons par exemple le devis
DV0025 en commande. Si nous cochons les cases Supprimer la pièce ... et Décrémenter le n°..., le
devis DV0025 sera supprimé, et le prochain devis portera le numéro DV0025.
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période
Le regroupement de pièces d’achats permet de générer pour un fournisseur donné une seule pièce
d’achat pour plusieurs pièces.
Indiquez ici la période de réalisation des pièces d’achats à prendre en compte pour le regroupement. Si
vous voulez ne sélectionner qu’une partie des pièces d’achats, il faut exécuter le regroupement de pièces
en passant par la liste des pièces d’achats concernés.
Voici les autres étapes du regroupement des pièces d’achats :
Choix des fournisseurs
Le type de pièce à générer
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs
Sélectionnez le ou les fournisseurs pour lesquels vous souhaitez générer les pièces d’achats
correspondantes.
Voici la dernière étape du regroupement de pièces d’achats :
Le type de pièce à générer
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer
Indiquez ici la date à prendre en compte pour les pièces d’achats à générer et définissez les options de
regroupement.
Regrouper les articles
Cette option permet de regrouper tous les articles réceptionnés d’un fournisseur donné sans garder le
détail.
Copier les lignes Textes
Cette option permet de récupérer les commentaires et sous-totaux intégrés dans les pièces.
Générer un sous-total
Cette option permet d’obtenir un sous-total par pièce traitée dans la pièce d’achat générée. Si vous
choisissez cette option, vous ne pourrez évidemment pas regrouper les articles.
Supprimer la pièce d'origine après le regroupement
Cette option vous permet d’annuler les pièces d'origine après le regroupement.
144
Réception des commandes fournisseurs
Indiquez une période. Toutes les commandes fournisseurs réalisées sur la période s'affichent.
Lorsqu’un article d’une commande a déjà été reçu, la case Partielle est cochée pour le signaler.
Enregistrez une réception globale ou une réception partielle pour chaque commande à traiter. Si vous
voulez réceptionner toutes vos commandes en attente, utilisez le bouton Tout pointer. Sinon,
sélectionnez individuellement les commandes à réceptionner en globalité en cochant la case Globale. Le
bouton Tout dépointer permet de désélectionner toutes les commandes pointées.
Lancez ensuite la génération automatique en Bon de réception ou en facture en cliquant respectivement
sur les boutons Transfert en Bon de réception ou Transfert en Facture.
Voici les autres étapes de la réception des commandes :
La réception partielle
Le traitement des commandes
La réception partielle
Sélectionnez la commande et cochez la case Partielle (ou cliquez sur le bouton Réception Partielle). La
liste des articles de la commande apparaît et affiche pour chaque article : la quantité commandée, la
quantité déjà reçue et le reliquat.
Saisissez la quantité reçue. Cliquez sur OK pour valider l'enregistrement des quantités reçues.
Le logiciel signale alors la commande comme partiellement reçue.
Voici les autres étapes de la réception des commandes :
La réception des commandes
Les relances commandes fournisseurs
Ces relances permettent de rééditer des commandes qui ont des articles en reliquat et dont la date de
réception est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances
commandes fournisseurs du menu Achats.
A partir du
Dans cette zone, vous devez indiquer une date de référence à partir de laquelle toutes les commandes
non réceptionnées et dont la date de réception est antérieure seront rééditées.
Nombre minimal de jours de dépassement
Si vous souhaitez ne réimprimer que les commandes dont la date de réception est dépassée depuis un
certain nombre de jours par rapport à la date de référence, indiquez ici ce nombre de jours.
145
Exemple
Vous avez établi une commande au 10/01/03 avec une date de réception prévue le 14/01/03. Le
21/01/03, vous effectuez une relance des commandes fournisseurs.
1er cas
En date de référence, est indiquée le 21/01/03 et en nombre minimal de jours de dépassement, vous
n’indiquez rien. Par conséquent, votre commande du 10/01/03 est imprimée puisque la date de réception
est antérieure à la date de référence.
2ème cas
En date de référence, est indiquée le 21/01/03 et vous indiquez en nombre minimal de jours de
dépassement 10. Par conséquent, votre commande du 10/01/03 n’est pas édité puisque la date de
réception ne dépasse pas la date de référence additionnée du nombre de jours de dépassement.
Appliquer une nouvelle date de réception
Pour toutes les commandes qui vont être rééditées en fonction des critères choisis, vous avez la
possibilité d’appliquer une nouvelle date de réception. Indiquez cette dernière dans cette zone. Cette
nouvelle date est appliquée aux lignes articles de la pièce qui sont en reliquat. Dans l’entête de la pièce,
vous aurez toujours la date de réception d’origine.
Comme pour la majorité des impressions, vous avez la possibilité d’appliquer un filtre et un tri et si besoin
est, le bouton Filtre permet de créer un nouveau filtre. Vous devez également choisir le modèle que vous
souhaitez utiliser pour rééditer vos commandes.
Les différents modèles d’impression qui sont proposés sont paramétrables soit en cliquant sur le bouton
Paramétrer que vous avez dans l’onglet Général soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
Dans l’onglet Pièces, vous pouvez définir des critères d’impression. Vous avez également la possibilité de
rééditer les commandes pour une sélection de fournisseurs en indiquant l’intervalle à prendre en compte
dans l’onglet Fournisseurs.
Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée. Vous
pouvez, ensuite, visualiser l’impression par un aperçu ou imprimer les relances des commandes clients.
Export au format PDF
Pour toutes les impressions présentes dans Point de vente, vous avez la possibilité d’exporter les
données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Acrobat. Si vous ne
possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme
RP505FRA.EXE. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat.
Le réapprovisionnement : choix des articles
Le réapprovisionnement est possible uniquement si vous avez indiqué un fournisseur dans la fiche de
l’article. Vous avez la possibilité de préciser plusieurs fournisseurs pour un même article (onglet
Fournisseur).
146
Lors du réapprovisionnement, le logiciel prend automatiquement le fournisseur pour lequel vous avez
coché la case Fournisseur principal. Si fournisseur principal n’a été précisé, le logiciel prend
automatiquement le premier fournisseur trouvé.
Le réapprovisionnement peut être effectué sur tous les articles ou une sélection d’articles.
Voici les autres étapes du réapprovisionnement automatique :
Le choix du traitement
Exemple de calcul de réapprovisionnement
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection
Cette étape s'affiche uniquement si vous avez sélectionné Sélection d'articles, de familles ou de
fournisseurs. Indiquez alors ici l'intervalle d'articles, de familles ou de fournisseurs à prendre en compte
pour le réapprovisionnement automatique.
Voici les autres étapes pour le réapprovisionnement automatique :
Le choix du traitement
Le réapprovisionnement : choix du traitement
Pointez le type de réapprovisionnement souhaité. Les quantités commandées varient en fonction du type
choisi. Indiquez la date de référence à prendre en compte pour la génération des commandes.
Fonctionnement du réapprovisionnement automatique
Pour chaque article compris dans la sélection (d’articles, de familles et ou de fournisseur) que vous allez
définir, le logiciel compare le seuil d’alerte (saisi dans la fiche de l’article) au stock actuel, virtuel ou partiel
(lié au type de réapprovisionnement que vous allez définir).
Lorsque le stock de référence est inférieur ou égal au stock d’alerte et si un fournisseur a été indiqué dans
la fiche article, le réapprovisionnement est déclenché sur cet article.
Voici ci-dessous la condition de déclenchement pour chacune des possibilités proposées par le logiciel :
Cas 1 : Tenir compte du stock virtuel (prenant en compte les commandes clients et les commandes
fournisseurs).
Stock virtuel = Stock Actuel + Commandes fournisseurs - Commandes clients
Condition de déclenchement : Stock virtuel <= Stock d’alerte.
Cas 2 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes clients.
Stock partiel = Stock Actuel - Commandes clients
Condition de déclenchement : Stock partiel <= Stock d’alerte.
147
Cas 3 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes fournisseurs.
Stock partiel = Stock Actuel + Commandes fournisseurs
Condition de déclenchement : Stock partiel <= Stock d’alerte.
Cas 4 : Tenir compte du stock actuel uniquement (aucune commande n’est prise en compte)
Condition de déclenchement : Stock actuel <= Stock d’alerte
Calcul des quantités à commander
La quantité à commander dépend : du stock minimum, du multiple de réapprovisionnement et du type de
réapprovisionnement sélectionné.
Le calcul s’effectue en deux temps :
Le logiciel calcule tout d’abord la quantité manquante :
Cas 1 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock virtuel
Cas 2 et 3 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock partiel
Cas 4 : Quantité manquante = Stock minimum – Stock Actuel
Le logiciel compare ensuite la quantité manquante au multiple de réapprovisionnement.
Le logiciel prendra en compte comme quantité à commander le premier multiple de la valeur saisi en
multiple de réapprovisionnement supérieur ou égal à la quantité manquante.
Exemple de calcul du réapprovisionnement
Résultat du réapprovisionnement
Dans cette fenêtre, vous obtenez les commandes à effectuer auprès de vos fournisseurs. Chaque
commande correspond à un fournisseur et dans chacune, sont indiqués les articles à commander pour
honorer vos commandes clients.
Le logiciel choisit le fournisseur en fonction des indications que vous avez effectué dans la fiche article sur
l’onglet Fournisseurs. Pour chaque article, est indiquée la quantité minimum à commander.
Vous pouvez soit modifier soit imprimer les commandes générées.
Pour l’article CD-ROM :
Le stock physique est égal à 650.
Les commandes clients en attente sont de 500 CD-ROM.
Les commandes fournisseurs en attente sont de 450 CD-ROM.
Le stock théorique est de 600 (Stock physique – Commandes clients + Commandes fournisseurs).
Le stock minimum (quantité à avoir en stock après un réapprovisionnement) est de 2000.
Le multiple de réapprovisionnement est de 100.
Le seuil d’alerte est de 1000 (quantité en dessous de laquelle l’article est à réapprovisionner).
Voici la quantité à commander pour chacun des 4 cas :
148
Cas 1 : Tenir compte du stock virtuel (Prendre en compte les commandes clients et fournisseurs).
La quantité de référence est le stock virtuel : 650 – 500 + 450 = 600.
La quantité manquante est donc de 2000 – 600 = 1400 (qui est un multiple de 100)
La quantité à commander est de 1400.
Cas 2 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes clients.
La quantité de référence est le stock partiel : 650 – 500 = 150.
La quantité manquante est de 2000 – 150 = 1850 (qui n’est pas un multiple de 100).
La quantité à commander est donc de 1900.
Cas 3 : Tenir compte d’un stock partiel prenant uniquement en compte les commandes fournisseurs.
La quantité de référence est le stock partiel : 654 + 450 = 1100 (supérieur au seuil d’alerte).
L’article n’intervient pas dans le réapprovisionnement.
Cas 4 : Tenir compte du stock actuel uniquement (aucune commande n’est prise en compte).
La quantité de référence est le stock actuel : 650.
La quantité manquante est de 2000 – 650 = 1350 (qui n’est pas un multiple de 100).
La quantité à commander est donc de 1400.
149
Les pièces de ventes
Choix du type de pièce à créer
Sélectionnez le type de pièce à créer.
L'entête de la pièce
Pour créer une nouvelle pièce de vente, utilisez la commande Nouvelle pièce du menu Ventes ou placezvous dans la liste des devis, des commandes, des BL ou des factures par le menu Ventes + Devis,
Commandes, Bons de livraison ou Factures puis cliquez sur la fonction Nouvelle dans le thème
Opérations du volet de navigation.
L’entête de la pièce permet d’enregistrer le nom du client, le type de facturation (HT/TTC) et la devise de
facturation. La devise de facturation proposée par défaut correspond à la devise indiquée dans la fiche du
client. Vous pouvez, cependant, modifier cette devise à l’initialisation de la pièce.
Attention !!
Conformément au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des
comptabilités Informatisées), les dates des factures de ventes (et factures d’acompte) doivent être
numérotées sur une séquence chronologique. Aussi, il n’est pas possible de créer une facture de vente
(ou une facture d’acompte) à une date antérieure à la date de la dernière facture de vente créée.
Par exemple, si votre dernière facture de vente date du 06/12/2006, si vous essayez de valider une
facture de vente créée le 05/12/06, vous obtiendrez le message suivant : « La date du 05/12/2006 est
inférieure à la pièce : Facture n°X du 06/12/2006 enregistrée dans votre dossier … (cf l’aide en
ligne pour plus de détails) ».
De plus, une fois la facture de vente validée la date n’est plus modifiable.
Touches et icônes à utiliser
Tabulation : permet de passer de champ en champ.
PgUp et PgDn : permet de passer d’un onglet à l’autre (Corps, Pied, Infos, Règlements, Echéances,
Champs personnalisés selon le type de pièce)
L’icône
enregistre la pièce.
Les informations Code, Code Postal / Ville, Pays, Commercial, Contact et Grille de tarifs apparaissent
en bleues et soulignées. Cette différenciation des autres champs signifie deux choses :
Si l’entête de la pièce est vierge de toute information, un clic sur une de ces zones engendre
l’accès à une fiche vierge. En effet, si vous cliquez, par exemple sur Pays, le logiciel affiche alors
une nouvelle fiche pays que vous pouvez compléter,
En revanche, si le client a déjà été indiqué, un clic sur une de ces zones affiche alors la fiche
correspondante. Par exemple, si vous cliquez sur le champ Code, la fiche client correspondante
au client indiqué apparaît.
Impression automatique d’un BL et d’une facture
151
Vous avez la possibilité d’imprimer automatiquement un BL et une facture à la suite de la validation d’une
facture. Pour cela, en création d’une nouvelle facture, sélectionnez la commande Imprimer du menu
contextuel. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez l’option Impression à la validation et Imprimer un BL si
vous souhaitez imprimer un BL à partir des informations de la facture.
Pour les factures suivantes, vous devrez les enregistrer par la touche F2 pour avoir la boîte d’impression
automatiquement.
Grille de tarifs
Si vous avez indiqué une grille de tarifs dans la fiche du client, elle apparaît alors dans cette zone. Les
articles insérés dans le corps de la pièce auront alors comme prix celui qui a été défini dans la grille de
tarifs. La grille de tarifs est prioritaire sur le tarif appliqué.
Le menu contextuel vous donne accès à différentes commandes :
L’historique du client,
La consultation des écritures comptables du client,
Les courriers et lettres-types,
Valider,
Valider et Nouvelle pièce,
Imprimer,
Télécopier.
Appel du client
Appel d'un client
La sélection d’un client dans une pièce de ventes peut s’effectuer sur son code ou sur sa raison sociale.
Pour avoir accès aux autres champs de la pièce, vous devez donc indiquer la raison sociale ou le code
client.
Pour la sélection par code, vous pouvez soit saisir le code complet du client, soit saisir les premiers
caractères (par exemple F). Dans ce dernier cas, lorsque vous validez avec Entrée, le logiciel ouvre
automatiquement la liste des clients à partir du client dont le code se rapproche le plus des caractères
saisis. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez le client à facturer.
Sinon, Vous pouvez cliquer sur l'icône
pour afficher la liste des clients ou appuyez sur la touche F4.
Pour la sélection par raison sociale, vous pouvez saisir la raison sociale dans son intégralité. Vous avez
ou d’appuyer sur la touche F4 pour obtenir la liste des
également la possibilité de cliquer sur l’icône
clients. La liste est triée par code client mais la recherche s’effectue sur la raison sociale. Saisissez alors
les premiers caractères de la raison sociale que vous recherchez. Le logiciel se positionne sur le client
dont la raison sociale correspond au plus près aux caractères saisis.
Nouveau client
Saisissez le code d’un nouveau client (par exemple DUPONT) et validez avec Entrée, le logiciel ouvre
automatiquement la liste des clients ce qui permet de vérifier l’inexistence de ce client. Utilisez alors la
touche Inser pour créer la fiche client, le logiciel ouvre une nouvelle fiche et reprend le code saisi dans
l’entête de la facture.
Saisissez les renseignements concernant le client et enregistrez sa fiche avec les touches Ctrl + S.
Sortez avec Echap.
152
La fiche client apparaît alors dans la liste, validez-la avec Entrée pour revenir à la facture.
Attention : il faut absolument que le client saisi dans l’entête existe dans le fichier client sinon lors de
l’enregistrement de la pièce vous aurez le message suivant : Vérifier le code client.
Une fois le code client indiqué, toutes les zones saisissables tel que le commercial, le tarif appliqué ou le
contact sont remplies automatiquement par rapport aux informations saisies dans la fiche client.
Cependant, vous pouvez les modifier ou les compléter.
Concernant la zone Contact, cette information correspond aux interlocuteurs saisis dans la fiche client. Si
plusieurs contacts ont été saisis, ils apparaissent dans une liste déroulante. Vous pouvez alors en
changer aisément.
Les différents tarifs définis dans les Préférences du dossier apparaissent également sous forme de liste
déroulante. Vous pouvez en changer ponctuellement en sélectionnant le nouveau tarif à appliquer dans
cette liste.
Pour les champs adresses, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne
suivante.
Type de facturation
Vous pouvez établir des pièces en HT ou en TTC.
Remarque : la différence entre TTC et HT n’est pas une question d’exonération de TVA ou non. Cela
signifie que le calcul de la TVA n’est pas effectuée de la même manière. Si vous êtes en TTC, la TVA
sera calculée à partir du TTC de chaque ligne article. Si vous êtes en HT, la TVA sera calculée à partir du
HT de chaque article.
Le corps de la pièce
Le corps de la pièce vous permet de saisir des articles existants ou de créer de nouveaux articles à
facturer, d'insérer des sous-totaux et des commentaires.
La combinaison de touches Ctrl + Entrée passe à la ligne suivante ; la touche Entrée permet de passer
de colonne en colonne et clic droit sur le bord grisé de la grille permet d'accéder au menu contextuel qui
offre toutes les fonctions utiles en saisie d'articles.
Il faut absolument saisir un code article existant sinon vous n’aurez pas accès aux colonnes Quantité, PU
Brut, Remise, Prix net et TVA.
Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Pied, Infos, Règlements,
Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes.
Depuis le corps de la pièce, vous avez également la possibilité de modifier le type de facturation (HT ou
TTC) ainsi que la devise de facturation (devise locale ou devise auxiliaire).
Une barre d'outils est également disponible pour effectuer différentes opérations. Cette barre d'outils
permet de déplacer les lignes articles, insérer de nouvelles lignes, insérer des commentaires, insérer des
sous-totaux, supprimer des lignes, afficher la fiche article et le détail d'un article composé.
Gestion des frais d’approche (uniquement pour les achats)
153
Si vous facturez en HT, vous pouvez gérer les frais d’approche sur les achats en ajoutant les colonnes
Prix d’achat Fournisseur et Frais d’approche dans le corps de votre pièce d’achat ce qui vous permet
de gérer votre PMP.
Le menu contextuel du corps de la pièce permet de :
Insérer ou supprimer une ligne ,
Insérer des sous-totaux,
Insérer des commentaires par la commande Texte,
Visualiser la composition d’un article composé par la commande Détail de l’article composé,
Visualiser la fiche client ou fournisseur ou la fiche article,
Valider,
Accéder aux onglets Echéances et Règlements de la pièce en cours,
Valider et afficher une nouvelle pièce,
Imprimer,
Télécopier,
Personnaliser les colonnes qui apparaissent dans le corps de la pièce par la commande
Propriétés. Vous pouvez alors ajouter des colonnes en les sélectionnant dans la partie gauche
(champs disponibles) ou en supprimer en les sélectionnant dans la partie droite. Vous avez
également la possibilité de modifier la disposition des colonnes.
Saisie des articles
Saisie d'un article
Après appel du code article, utilisez la touche Entrée pour accéder aux autres colonnes de la ligne
(Désignation, Quantité , Prix Brut HT ou Prix Brut TTC, Remise, Prix Net HT ou Prix Net TTC et
TVA/TPF). Le tarif unitaire de l’article est égal au prix de l’article stocké dans la fiche divisé par le cours
de la devise au jour de l’émission de la pièce.
Validez la ligne avec Ctrl + Entrée. Le logiciel ouvre alors une nouvelle ligne de saisie et affiche sous la
grille le total de la facture.
Si vous insérez un article composé dans le corps d’une pièce, par le menu contextuel, vous avez la
possibilité de visualiser son détail c’est-à-dire les articles qui le composent. Apparaissent le code, la
désignation et la quantité de chaque article qui permettent de composer l’article.
Saisie d'un numéro de série
Le champ Numéro de série est un champ libre qui autorise la saisie de texte et de chiffres. Après avoir
saisi une valeur dans ce champ, vous pourrez ultérieurement effectuer une recherche afin de retrouver les
pièces contenant cette donnée.
Formules de calcul sur les quantités à facturer
Le champ Coefficient multiplicateur, disponible dans le corps des pièces de vente, permet de proposer
un système de facturation en fonction des dimensions d’un article.
En effet, dans la fiche Article (et dans la fiche Famille d'articles), un onglet Formule de calcul du
Coefficient multiplicateur a été ajouté . Il permet de définir la formule de calcul du coefficient
multiplicateur en fonction de la largeur, de la longueur et de la hauteur de l’article. Lors de la facturation,
cette formule est appliquée dans le champ Coefficient multiplicateur.
154
Saisie d’un article par sa référence fournisseur
Dans le corps de la pièce d’achat, vous disposez, pour appeler un article, des champs Code article et
Référence. Ce second champ correspond à la codification de l’article chez le fournisseur (Information
disponible dans l’onglet Fournisseur de la fiche Article).
Vous pouvez donc pour ajouter votre article, vous positionner dans le champ Référence et au choix, saisir
sa valeur si vous la connaissez, ou appeler la liste et le sélectionner parmi les articles proposés (seuls les
articles liés au fournisseur sélectionné dans l’en-tête seront proposés).
Nouvel article
Pour créer un nouvel article à partir du corps de la pièce, appelez la liste articles, soit par le petit livre soit
par la touche F4, puis utilisez la touche Inser. Vous pouvez également saisir le code article dans le corps
de la pièce et tapez Entrée. Automatiquement, la liste articles est renvoyée, utilisez la touche Inser pour
confirmer la création de cet article.
Une nouvelle fiche article apparaît ce qui vous permet de saisir les informations du nouvel article. Ensuite,
enregistrez avec les touches Ctrl + S et appuyez sur Echap pour sortir de la fiche. Validez votre code
avec Entrée pour revenir au corps de la pièce.
Pour la saisie des articles gammés dans une pièce de vente, cliquez ici.
Pour la saisie des articles gammés dans une pièce d’achat, cliquez ici.
Saisie des articles gammés dans une pièce de vente
Pour saisir simplement un article ‘’gammé’’ dans une pièce de vente, vous devez, dans la colonne Code
article du corps de la pièce, saisir le code de l’article collectif et validez.
Une fenêtre apparaît alors avec la liste des tailles disponibles pour cet article collectif. Sélectionnez la
taille et validez par le bouton OK. Est ensuite affichée La liste des couleurs disponibles pour l’article
collectif. Sélectionnez la couleur et validez par le bouton OK. Si l’article collectif contient également des
bonnets, la liste des bonnets disponible pour l’article collectif est affichée. Sélectionnez le bonnet et
validez par le bouton OK.
L’article correspondant à la taille, la couleur et le bonnet sélectionnés apparaît dans le corps de la pièce.
Le pied de la pièce
Les montants qui s’affichent sont automatiquement calculés. Seules quelques zones sont modifiables.
Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps ou Saisie d'articles,
Infos, Règlements, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes.
Utilisez l'icône
TVA et TPF
Dans le pied de la pièce, un tableau récapitulatif concernant le détail de la TVA et de la TPF est présent.
En effet, pour chaque taux de TVA, vous avez la base qui est imposée, le taux et le montant de la TVA.
Ces montants sont calculés à partir des articles dont le taux de TVA est indiqué pour chacun qui sont
insérés dans le corps de la pièce.
155
C’est le même système pour le calcul de la TPF et de la TVA sur TPF. Le logiciel examine les articles qui
sont soumis à la TPF et de cette analyse, sont calculées la TPF qui est uniquement sur la base HT et la
TPF qui est sur la base HT + la TVA.
Attention, tous les champs qui suivent ne sont pas forcement dans tous les types de pièces.
Remise
Vous pouvez saisir directement une remise appliquée en pourcentage du brut HT ou un montant de
remise.
La remise s'inscrit automatiquement lorsqu'elle a été définie dans la fiche du client ou fournisseur mais
elle reste modifiable.
Vous pouvez saisir directement une remise supplémentaire appliquée en pourcentage du brut HT ou un
montant de remise.
La remise supplémentaire s'inscrit automatiquement lorsqu'elle a été définie dans la fiche du client ou
fournisseur mais elle reste modifiable.
Frais de port
Pour cela, vous devez utiliser un code Frais de port déjà défini. Dans ce cas, le montant sera soit calculé
à partir du montant HT de la facture soit à saisir.
Le code frais de port s’affiche automatiquement lorsqu’il a été défini dans la fiche du client mais il reste
modifiable. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la fiche frais de port qui a été sélectionné.
Escompte
Vous pouvez saisir ici un escompte accordé pour paiement antérieur à la date d'échéance. Cet escompte
est un pourcentage du brut HT + les frais de port.
Divers TTC
Saisissez le libellé correspondant aux frais supplémentaires à appliquer et le montant.
Acompte
Saisissez le montant d’un acompte éventuel.
Acompte déjà comptabilisé
Saisissez le montant d’un acompte éventuel. Cet acompte ne sera pas repris lors du transfert en
comptabilité car il est considéré comme déjà comptabilisé.
Règlement reçu
Indiquez le mode de règlement et saisissez ensuite le montant réglé directement par le client. Le
règlement vient évidemment en déduction du net à payer. Par le menu contextuel, vous pouvez afficher la
fiche du mode de règlement qui a été sélectionné.
Dans les règlements clients, ce règlement sera automatiquement pointé et affecté à la facture.
156
Echéance
Lorsque la facture est à régler à échéance, le logiciel génère au moins une échéance du montant restant
à régler à la date du jour.
La date d’échéance est automatiquement générée en fonction du mode de règlement indiqué dans la
fiche client. Si aucun mode de règlement n’est indiqué, la date d’échéance est à la date de pièce. Vous
pouvez soit modifier l’échéance indiquée soit en saisir une.
Pour définir une ou plusieurs échéances particulières, cliquez sur l’onglet Echéances. Pour imprimer une
traite, cochez la case correspondante dans la fiche du mode de règlement.
Par le menu contextuel, vous pouvez valider votre pièce ou encore valider la pièce et en afficher une
nouvelle.
Onglet Infos
Saisissez directement le texte souhaité ou appelez un texte déjà créé (par la commande Textes
Standards du menu Données) par le bouton Texte.
Complétez le texte en utilisant la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
enrichi.
Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps ou Saisie d'articles,
Pied, Infos, Règlement, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes.
Depuis cet onglet, vous pouvez également afficher la fiche du tiers en cliquant sur son nom dans la zone
Client ou Fournisseur située en haut de l’onglet Infos.
Par le menu contextuel, vous avez accès aux commandes Valider et Valider et nouvelle pièce.
Onglet Règlement
L’onglet Règlements permet d’enregistrer directement dans la facture les règlements clients ou les
règlements fournisseurs.
Si un règlement au comptant a été enregistré dans le pied de la pièce, il s’inscrit automatiquement ici.
Pour enregistrer un nouveau règlement, indiquez le mode de règlement, la date de règlement, la devise
du règlement et le montant perçu. La zone Montant Devise est destinée à recevoir le montant du
règlement à saisir, quelque soit la devise.
Si la pièce est émise et réglée dans la même devise, le montant saisi dans la zone Montant devise est
donc identique à celui calculé dans la zone Montant.
Validez la ligne avec Ctrl + Entrée ou Entrée.
Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête de pièce, Corps ou Saisie
d'articles, Pied de pièce, Infos, Echéances, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel
vous êtes.
Depuis cet onglet, vous pouvez également afficher la fiche du tiers en cliquant sur son nom dans la zone
Client ou Fournisseur située en haut de l’onglet Règlements.
157
Cas particulier : les factures d’acomptes
A partir d’une commande client, vous avez la possibilité de générer une facture d’acompte. Une facture
d’acompte correspond à un règlement versé par votre client avant la réalisation de la prestation ou la
livraison des biens.
Pour générer cette facture d’acompte, vous devez, dans l’onglet Règlement de la commande, cocher
l’option Facture d’acompte sur la ligne de règlement et choisir le taux de TVA. La facture sera alors
générée à la validation de la commande.
Les factures d'acomptes
Assujetti à la TVA, vous devez nécessairement émettre une facture d’acompte pour tout acompte versé
par vos clients avant la réalisation de la prestation ou la livraison des biens.
Quelle solution vous propose Point de vente ?
Création d’une commande avec saisie d’un ou plusieurs acomptes
Votre client vous commande un bien ou une prestation. Vous allez donc créer une commande, dans
laquelle vous allez saisir le contenu de la prestation et dans l’onglet Règlement, vous allez saisir le
montant de l’acompte versé.
Sur cet acompte, vous devez cocher l’option Facture d’acompte et choisir un taux de TVA afin de
permettre la génération de la facture d’acompte, laquelle sera créée lors de la validation de la commande,
si vous le souhaitez.
Liste des factures d’acomptes
Les factures d’acomptes émises sont visibles dans l’onglet Factures d'acomptes de la liste des pièces de
ventes, et ne peuvent être qu’imprimées.
Impression de la facture d’acompte
La facture d’acompte peut être imprimée, soit depuis la liste des factures d’acomptes, soit depuis la
commande à laquelle elle est liée, en même temps que cette dernière.
Suppression de la facture d’acompte
La facture d’acompte ne peut être supprimée sauf si la commande dont elle dépend l’est (et à condition
que la facture d’acompte n’ait pas été comptabilisée au préalable)
Attention : seule la suppression manuelle de la commande peut entraîner la suppression de la facture
d’acompte (la suppression de la commande lors de la livraison ou du transfert de pièce ne peut en aucun
cas entraîner la suppression de la facture d’acompte, même si elle n’a pas été comptabilisée).
Transfert comptable de la facture d’acompte
La génération d’une facture d’acompte impose sa comptabilisation, en tant que pièce d’une part et en tant
qu’encaissement du règlement d’autre part.
C’est donc la remise en banque de l’acompte qui entraîne la comptabilisation de la facture d’acompte.
158
Par conséquent, lors du transfert en comptabilité (Opérations + Transfert en comptabilité), vous devez
sélectionner l’option Paiements clients afin de comptabiliser votre acompte.
Au préalable, vous aurez paramétré votre compte d’acompte HT depuis le menu Dossier + Propriétés +
Préférences, bouton Racines de comptes comptables.
Le compte de tiers utilisé sera celui de votre client
Le compte de TVA sera celui associé au taux de TVA, paramétré également par le menu Dossier +
Propriétés + Taux de TVA et TPF.
L’écriture comptable de la facture d’acompte, dans le journal des ventes, sera alors de la forme :
411xxx au dédit pour le montant TTC de l’acompte
4457xx au crédit pour le montant de la TVA sur l’acompte
487 ou autre compte pour crédit pour le montant HT de l’acompte
L’écriture comptable de l’encaissement de l’acompte, dans le journal de banque, sera alors de la forme :
411xxx au crédit pour le montant TTC de l’acompte
512 au débit pour le montant TTC de l’acompte
Génération et impression de la facture finale
La facture finale, émise lorsque la prestation est réalisée ou les biens livrés doit mentionner la totalité des
acomptes versés
Cette pièce va donc être générée par transfert de la commande en facture (soit directement, soit par
l’intermédiaire d’un BL, que ce soit par la livraison partielle ou non).
Onglet Echéances
Lorsque le mode de règlement indiqué est de type Echéance, le logiciel génère au moins une échéance
du montant restant à régler à la date du jour. Cet onglet permet de définir plusieurs échéances
particulières.
Dans la grille des échéances, le logiciel affiche automatiquement le montant restant à régler. Saisissez
les différentes échéances avec le montant associé.
Cliquez sur l'icône
pour afficher la liste des modes de règlements ou appuyez sur la touche F4.
Si vous souhaitez générer plusieurs échéances à intervalles réguliers, utilisez le bouton Nouvelles
Echéances. Vous indiquerez alors le nombre d’échéances à générer, le nombre de jours et le mode de
règlement.
Le bouton Solder permet de générer une échéance si le montant total des échéances n’est pas égal au
Net à payer. Il faut néanmoins saisir le mode de règlement.
Utilisez l'icône
Utilisez les touches PgUp et PgDn pour passer d’un onglet à l’autre : Entête, Corps, Pied, Infos,
Règlements, Champs personnalisés selon le type de pièce dans lequel vous êtes.
Depuis cet onglet, vous pouvez également afficher la fiche du client en cliquant sur son nom dans la zone
Client située en haut de l’onglet Echéances.
159
Cet onglet permet de créer des champs personnalisés pour vos pièces. Ces champs pourront être insérés
en entête, en pied de pièce ou dans les lignes de pièces en paramétrant vos modèles d’impression. Vous
pouvez également les créer à partir du menu Outils + Champs personnalisés.
Un champ personnalisé est une information supplémentaire concernant la pièce.
Cette fenêtre permet également de définir ou modifier des champs personnalisés sur les fichiers articles,
clients, fournisseurs et commerciaux. L’ajout de champs personnalisés est limité à 128 caractères pour
l’ensemble des champs nouveaux.
Dans la mesure du possible, nous vous conseillons de créer les nouveaux champs avant de créer vos
pièces ainsi que les autres fichiers.
En effet à chaque nouveau champ, le logiciel doit réorganiser la base ce qui prend un certain temps,
proportionnel aux nombres d’enregistrements.
Comment ajouter un nouveau champ ?
Nous allons ici prendre l'exemple du fichier Pièces dans lequel nous allons ajouter un champ
Transporteur afin de préciser le transporteur chargé de livrer la marchandise.
Sélectionnez la rubrique Pièces. Le logiciel affiche alors à droite la taille restante pour la création de
champs (1 octet correspond à 1 caractère).
Cliquez alors sur le bouton Ajouter qui donne accès à la saisie d'un nouveau champ, le logiciel propose
automatiquement une nouvelle variable ayant comme nom VarPerso.
Définissez alors la variable. Saisissez le nom de la variable : ce nom apparaîtra dans l'onglet Champs
Personnalisés de la pièce.
Indiquez le type de la variable : Chaîne, Date, Entier, Heure, Logique. Les types suivants (Montant, Poids,
Quantité, Prix, Taux, Volume) appliquent à la variable le même format que les champs de même nom
existants dans la fiche (ils sont de plus préparamétrés avec un certain nombre de décimales que vous
définissez dans Propriétés + Préférences + bouton Décimales du menu Dossier).
Choisissez ensuite la longueur du champ (nombre de caractères maximum que vous allez saisir dans le
champ). Saisissez une longueur au plus près pour ne pas diminuer la place disponible pour d'autres
variables. Pour obtenir une longueur x , vous devez indiquer un nombre égal à X+1.
La liste des pièces de ventes
La liste des pièces est composée d’une part d’une liste de pièces, et d’autre part d’un volet qui permet
d’effectuer des recherches et des filtres sur cette liste.
Des tris standards sont proposés par défaut sur la Date, le Code Tiers ou encore la Raison Sociale.
Une liste comportant d’autres possibilités de tris est également disponible. Les champs proposés sont
précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où un tri a déjà été effectué sur le critère sélectionné.
Dans le cas contraire le symbole est gris, et le traitement de tri peut prendre un moment en fonction de la
quantité de données présentes.
160
icônes
ligne.
ou en utilisant le
Cette liste est composée de plusieurs onglets : Factures d'acompte, Devis, Commandes, Bons de
livraison, Factures.
Pour chacune des listes, une recherche peut être effectuée par date, code client, raison sociale ou
numéro de pièce. Cependant, d’autres critères de recherche sont disponibles dans la rubrique Autre
Recherche du volet de Recherche Multicritères.
Si vous sélectionnez un critère de recherche qui n’a pas été utilisé au préalable, un message apparaît
dans la liste des pièces afin de vous indiquer la manipulation à suivre : à savoir la saisie d’une valeur dans
le champ de recherche.
Liste des factures d'acompte
Cette liste représente les factures d’acompte créées sur une période donnée.
Seules les commandes suivantes sont disponibles à partir de cette liste :
L’impression de la facture d’acompte sélectionnée,
La télécopie de la facture d’acompte sélectionnée,
L’envoi d’un e-mail avec la facture d’acompte en pièce jointe.
Quant au menu contextuel, il propose les fonctionnalités suivantes : Imprimer, Télécopier, Envoi par email, Nouveau filtre et Propriétés. Toutes ces fonctions à l'exception de Propriétés sont également
disponibles dans le thème Opérations du volet de navigation.
Liste des devis
Dans cette liste, vous obtenez les devis établis sur une période donnée.
Depuis la liste des devis, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet
de navigation, thème Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier un devis (icône
),
161
Créer un nouveau devis (icône
),
Supprimer un devis (icône
Dupliquer un devis (icône
Imprimer un devis (icône
),
),
),
Faxer le devis,
),
Créer un filtre sur les devis (icône
Envoyer par e-mail le devis sélectionné,
Imprimer des étiquettes,
Transférer un devis en commande, BL ou facture,
Affecter un code affaire,
Regrouper des devis en commandes, BL ou factures. Sélectionnez les devis à regrouper en
cliquant sur chaque devis tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper.
L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des devis est de pouvoir sélectionner les devis
que vous souhaitez regrouper contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu
Ventes + Regroupement où le logiciel prendra tous les devis sur la période indiquée,
).
Tris disponibles
Depuis la liste des devis, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de devis :
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les devis créés dans une devise précise en
sélectionnant cette devise dans une liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les devis imprimés (un seul clic sur
l'option) ou uniquement les devis non imprimés (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les devis réglés (un seul clic sur l'option)
ou uniquement les devis non réglés en totalité (2 clics sur l'option).
Liste des commandes
Dans cette liste, vous obtenez les commandes établies sur une période donnée. Depuis cette liste,
différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet de navigation, thème
Opérations ou par le menu contextuel :
Modifier une commande (icône
),
Créer une nouvelle commande (icône
),
Supprimer une commande (icône
Dupliquer une commande (icône
Imprimer une commande (icône
Faxer une commande,
162
),
),
),
Créer un filtre sur les commandes (icône
),
Envoyer une commande par e-mail,
Transférer les commandes en bon de livraison ou facture,
Regrouper les commandes en bon de livraison ou facture. Sélectionnez les commandes à
regrouper en cliquant sur chaque commande tout en appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner
l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le regroupement par la liste des commandes est de
pouvoir sélectionner les commandes que vous souhaitez regrouper contrairement au
regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où le logiciel prendra
toutes les commandes sur la période indiquée,
Clôturer une commandes. Cette option permet de « fermer » les commandes qui ont été livrées
partiellement et qui ne seront jamais livrées dans leur globalité,
Envoyer par e-mail une commande afin d'être importé dans un autre dossier EBP Gestion
commerciale,
).
Vous avez également la possibilité d’effectuer la livraison des commandes par le menu Ventes +
Livraison globale ou partielle des commandes clients.
Tris disponibles
Depuis la liste des commandes, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de
commandes :
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les commandes créées dans une devise précise
en sélectionnant cette devise dans la liste déroulante,
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes imprimées (un seul
clic sur l'option) ou uniquement les commandes non imprimées (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes réglées (un seul clic sur
l'option) ou uniquement les commandes non réglées en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Livrées partiellement. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes livrées
partiellement (un seul clic sur l'option) ou uniquement les commandes non livrées partiellement (2
clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les commandes transférées (un seul
clic sur l'option) ou uniquement les commandes non transférées (2 clics sur l'option).
Liste des bons de livraison
Dans cette liste, vous obtenez les bons de livraison établis sur une période donnée.
A partir de la liste des BL, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet
),
Modifier un BL (icône
Créer un BL (icône
),
163
),
Supprimer un BL (icône
),
Dupliquer un BL (icône
Imprimer un BL (icône
),
Faxer un BL,
),
Créer un filtre sur les BL (icône
Envoyer un BL par e-mail,
Transférer un BL en facture,
Regrouper des BL en facture. Sélectionnez les BL à regrouper en cliquant sur chaque BL tout en
appuyant sur la touche Ctrl et sélectionner l'option Regrouper. L’avantage d’effectuer le
regroupement par la liste des BL est de pouvoir sélectionner les BL que vous souhaitez regrouper
contrairement au regroupement que l’on peut effectuer par le menu Ventes + Regroupement où
le logiciel prendra tous les BL sur la période indiquée,
).
Tris disponibles
Depuis la liste des BL, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de BL :
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les BL créés dans une devise précise en
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL imprimés (un seul clic sur
l'option) ou uniquement les BL non imprimés (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL réglés (un seul clic sur l'option) ou
uniquement les BL non réglés en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les BL transférés (un seul clic sur
l'option) ou uniquement les BL non transférés (2 clics sur l'option).
Liste des factures
Dans cette liste, vous obtenez les factures établies sur une période donnée.
Depuis la liste des factures, différentes fonctions sont proposées et accessibles par une icône, par le volet
),
Modifier une facture (icône
Créer une facture (icône
),
). Attention ! ! ! Une facture ne peut être supprimée que si celleSupprimer une pièce (icône
ci est la dernière facture. Dans le cas où vous souhaitez supprimer une facture de la liste, vous
devez impérativement supprimer toutes les factures qui ont été effectuées depuis,
Copier une pièce (icône
Imprimer une facture (icône
164
). En copie, vous pourrez demander à transférer la facture en avoir,
),
Télécopier une pièce,
Créer un filtre sur les factures (icône
),
Envoyer une facture par e-mail,
Imprimer des étiquettes.
Transférer une facture en devis, commande ou BL,
Régler une facture,
Débloquer le transfert comptable pour une ou plusieurs factures. En revanche, il sera nécessaire
de contacter notre service technique afin de demander le mot de passe.
).
Tris disponibles
Depuis la liste des factures, différents filtres sont proposés pour afficher qu'une sélection de factures :
Les devises. Vous pouvez afficher uniquement les factures créées dans une devise précise en
Le filtre Imprimées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures imprimées (un seul clic sur
l'option) ou uniquement les factures non imprimées (2 clics sur l'option),
Le filtre Réglées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures réglées (un seul clic sur
l'option) ou uniquement les factures non réglées en totalité (2 clics sur l'option),
Le filtre Avoirs. Ce filtre permet d'afficher uniquement les avoirs (un seul clic sur l'option) ou
uniquement les factures (2 clics sur l'option),
Le filtre Transférées. Ce filtre permet d'afficher uniquement les factures transférées en
comptabilité (un seul clic sur l'option) ou uniquement les factures non transférées (2 clics sur
l'option).
L'avoir
Pour effectuer un avoir dans Point de vente, vous avez deux possibilités. Si l’avoir à créer a pour objectif
d’annuler une facture, sélectionnez la facture dans la liste des factures clients et cliquez sur la fonction
Copier dans le thème Opérations du volet de navigation. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez
Transformer en avoir et automatiquement la facture est dupliquée en avoir puisque le net à payer est
négatif.
Si vous souhaitez réaliser un avoir qui n’a aucun lien avec une facture, créez une nouvelle facture, dans le
corps sélectionnez vos articles et indiquez en quantité une valeur négative c’est-à-dire un chiffre avec le
signe moins devant.
Quand vous enregistrez la pièce, le numéro de l’avoir est le numéro postérieur à la dernière facture, la
numérotation étant identique entre les deux types de pièces. Mais lors de l’impression de votre pièce, sur
le modèle sera indiquée la mention Avoir.
La copie de pièces de ventes
165
La copie de pièces, contrairement au transfert de pièces, permet de dupliquer une pièce mais dans le
même type sauf pour la facture à partir de laquelle vous pouvez générer un avoir. Ainsi, la copie d’une
facture permet de l’annuler par un avoir.
L’intégralité des données de la pièce d’origine est recopiée dans la pièce générée à l’exception des
règlements. Indiquez la date ainsi que le client à affecter à la pièce.
Imprimer une pièce
Ce bouton permet d’imprimer les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de ventes ou
d’achats.
Définissez le nombre d’exemplaires que vous souhaitez imprimer. Par défaut, le chiffre indiqué
correspond à celui qui a été défini dans la fiche du tiers affecté à la pièce,
Choisissez le modèle d’impression. Par défaut, ce sont les modèles d’impression correspondant
au mode de calcul choisi dans la pièce qui sont proposés. Donc, si dans la pièce, l’option TTC est
cochée, ce sont les modèles TTC qui sont affichés et si elle est décochée, ce sont les modèles
HT. Cependant, vous pouvez modifier ce choix, en cochant ou décochant l’option Modèles TTC
dans cette fenêtre.
Dans le cas d’une multi-sélection de pièces, les modèles proposés par défaut, correspondront au
mode de calcul choisi dans les préférences.
Plusieurs modèles sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par
le menu Outils + Paramétrage des impressions. Par contre, en fonction du mode de calcul
choisi pour établir vos pièces c’est-à-dire HT ou TTC, les modèles proposés ne sont pas
identiques.
sous Windows. Pour les pièces de ventes, l'impression s'effectuera sur l'imprimante choisie pour chaque
type de pièce. Quant aux pièces d'achats, l'impression s'effectuera sur l'imprimante principale.
Cliquez sur le bouton Aperçu afin de visualiser l'impression à l'écran sinon cliquez sur le bouton
Imprimer afin de l'éditer directement sur papier.
Imprimer avec un autre modèle
Attention : cette option n'est disponible que pour les pièces de ventes. De plus, pour accéder à cette
option, vous devez obligatoirement demander l'impression depuis l'entête ou le corps de la pièce (icône
ou option Imprimer depuis le menu contextuel).
Cette option vous permet d'imprimer la pièce sélectionnée à partir d'un autre modèle d'impression et sur
une autre imprimante. Pour l'impression des factures, vous pouvez également choisir un autre type de
pièce.
Cochez l'option et indiquez un nombre d'exemplaires. Choisissez le modèle d'impression et l'imprimante
sur laquelle effectuer l'impression puis cliquez sur le bouton Imprimer.
Télécopier une pièce
166
Ce bouton permet de télécopier les pièces que vous avez sélectionné dans la liste des pièces de ventes
ou d’achats.
Le nombre d’exemplaires proposé par défaut est celui qui a été défini dans la fiche du client ou
fournisseur affecté à la pièce que vous souhaitez imprimer. Cependant, vous pouvez modifier
ponctuellement cette donnée dans cet écran,
Est indiquée la raison sociale du client ou fournisseur. Apparaissent également le numéro de fax ainsi que
l’interlocuteur que vous avez associé à ce numéro dans la fiche client ou fournisseur. Vous avez la
possibilité de choisir l’interlocuteur à qui vous souhaitez envoyer ce fax en sélectionnant le numéro du
contact.
Automatiquement le numéro de fax et l’interlocuteur sont mis à jour en fonction des données saisies dans
la fiche client ou fournisseur. Mais vous pouvez aussi saisir un numéro et un interlocuteur qui ne sont pas
référencés dans la fiche du client ou fournisseur.
Ensuite, choisissez le modèle d’impression. Plusieurs modèles d’édition sont disponibles et peuvent être
paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Cette
fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos besoins.
Par contre, en fonction du mode de calcul choisi pour établir vos pièces de ventes c’est-à-dire HT ou TTC,
les modèles proposées ne sont pas identiques.
Le bouton Configurer permet de choisir le fax sur lequel l’édition doit être effectuée.
Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’édition de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant
d’effectuer l’envoi du fax.
Le bouton Envoyer permet d’envoyer le fax directement sans effectuer d’aperçu auparavant.
Imprimer des étiquettes
Lorsque vous êtes dans la liste des pièces de ventes ou d’achats, vous avez accès à la fonction
Etiquettes dans les thème Opérations du volet de navigation qui permet d’imprimer des étiquettes à
partir de la pièce sélectionnée.
Le nombre d’étiquettes imprimées correspondra au nombre d’articles dans la pièce c’est-à-dire si vous
avez 4 articles A et 1 article B, vous obtiendrez 4 étiquettes de l’article A et une étiquette de l’article B.
Choisissez le modèle d’impression avec lequel vous souhaitez effectuer l’impression. Plusieurs modèles
d’édition sont disponibles et peuvent être paramétrer par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils +
Paramétrage des impressions. Cette fonction vous permet d’adapter les modèles en fonction de vos
besoins.
sous Windows.
Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’impression des étiquettes à l’écran et de vérifier le résultat obtenu
avant d’effectuer l’impression papier.
Le bouton Imprimer permet d’éditer les étiquettes directement sur papier sans passer par un aperçu.
Envoi par e-mail (saisie déportée)
167
Cette option permet d'envoyer une commande client par e-mail dans le but de la réceptionner dans un
autre dossier EBP Gestion Commerciale. C'est le principe de la saisie déportée.
Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône
pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le
nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour
valider l'opération.
Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est
EBPMSG : Commande client.
Remarques
En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message
renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail.
Si vous avez plusieurs commandes clients à envoyer, au lieu les sélectionner une par une, vous pouvez
effectuer cette opération par le menu Internet + Envoi de commandes EBP Gestion Commerciale.
Envoi d'une pièce par e-mail
Point de vente permet également d’envoyer des pièces par e-mail. Cette fonction n’est validée qu’avec
Microsoft Outlook version 5.
Pour cela, sélectionnez la pièce que vous souhaitez envoyer dans la liste des pièces de ventes ou
d’achats et cliquez sur la fonction Envoi par e-mail dans le thème Opérations du volet de navigation.
Automatiquement, est indiquée l’adresse électronique du destinataire que vous avez indiqué dans la fiche
du client. Si vous avez plusieurs contacts avec une adresse e-mail, vous avez une liste déroulante au
niveau du destinataire qui vous permet de sélectionner celui auquel vous devez adresser votre courrier.
Le bouton Carnet d’adresses permet également de sélectionner un destinataire qui n’a pas été créé
dans la fiche client mais qui existe dans votre répertoire d’adresses e-mail.
Le logiciel a automatiquement indiqué en sujet et en message le type de pièce envoyé et le numéro de
celle-ci (exemple : Commande Client N° CC 4). Mais vous pouvez personnaliser votre message et saisir
un autre sujet.
Ensuite, précisez le format du document à joindre. Vous avez le choix entre Texte, Word et HTML. En
fonction de votre choix, la présentation de la pièce n’est pas la même. Vous pouvez effectuer un aperçu
pour vous rendre compte des différentes présentations proposées. Vous avez également le choix de
joindre la pièce avec une base de calcul HT ou TTC en choisissant le modèle approprié à vos besoins.
Les modèles d’impression qui sont proposés sont paramétrables par le bouton Editer.
Le bouton Aperçu permet d’obtenir l’édition de la pièce à l’écran et de vérifier le résultat obtenu avant
d’effectuer l’impression papier ou d’envoyer le mail.
Le bouton Imprimer permet d’effectuer une édition papier de la pièce en fonction du format du document
et du modèle sélectionné.
Le transfert de pièces de ventes
168
Cette option permet par transfert de copier un type de pièce en un autre type. Un devis peut être transféré
en commande, BL ou facture, une facture peut être transférée en devis, commande ou BL et ainsi de
suite. Cela évite des ressaisies inutiles.
Ce transfert reprend l’intégralité des données de la pièce d’origine dans la nouvelle pièce.
Attention : Dès qu’une pièce est transférée, elle n’est plus modifiable.
Pour effectuer cette opération, vous devez indiquer :
La date de la pièce à générer,
Le code du client à affecter à la pièce à générer : ainsi, la pièce obtenue peut être affectée à un
autre client que le client de la pièce d’origine..
Calculer une nouvelle date de livraison pour la pièce générée
Vous pouvez choisir la date de livraison à appliquer à la pièce générée. Elle correspondra soit à la date de
livraison de la pièce d’origine soit à la date du transfert.
Recopier dans la pièce générée toutes les lignes dont la quantité est nulle
Toutes les lignes de la pièces d’origine seront recopiées, même celles dont la quantité est à zéro.
Recopier les lignes de texte
Indiquez si vous souhaitez récupérer dans la pièce générée les lignes de commentaire, c’est-à-dire les
lignes de la pièce d’origine sans code article, sans quantité, sans tarif (avec juste un libellé). L’état de
cette case sera sauvegardé pour le prochain transfert.
Décrémenter le n° de pièce après la suppression de la pièce d’origine
Si vous avez coché Supprimer la pièce d’origine après transfert, cette case devient active. La cocher
permettra de décrémenter les numéros de pièce de cette façon : nous transférons par exemple le devis
DV0025 en commande. Si vous cochez les cases Supprimer la pièce ... et Décrémenter le n°..., le
devis DV0025 sera supprimé, et le prochain devis portera le numéro DV0025.
Transfert en commande fournisseur
Vous avez également la possibilité de transférer une pièce de vente en commande fournisseur. Les
commandes sont générées à partir des fournisseurs qui sont indiqués dans chaque fiche article. Vous
pouvez soit générer une commande par article soit regrouper les articles qui ont le même fournisseur en
une seule commande.
Pour la quantité à commander, vous avez le choix entre générer la commande fournisseur avec la
quantité totale de la commande client ou générer la commande fournisseur avec la quantité qui reste à
livrer dans la commande client.
Affecter un code affaire
Dans le cadre de la relation client, cette option permet d'affecter un code affaire à votre pièce de vente.
puis choisissez l'objet dans la liste
Indiquez le code affaire en le saisissant ou en cliquant sur l'icône
déroulante.
169
Cette opération n'est utile que si vous avez coché l'option Relation client dans l'onglet Autres données
de la fiche client.
Règlement de la facture
Par ce bouton, vous avez la possibilité de régler la facture que vous avez sélectionné. Cependant, pour
effectuer cette opération, la pièce ne doit pas contenir de règlements, le règlement s’effectue
automatiquement dans la devise de la pièce et il doit correspondre au montant global de la facture.
Indiquez le mode de règlement qui règle la facture,
Précisez la date du règlement,
Saisissez un commentaire.
Validez l’opération par le bouton OK.
Le règlement apparaît alors dans l’onglet Règlement de la facture.
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période
Pour obtenir une aide sur le regroupement des pièces d’achats, cliquez ici.
Le regroupement des pièces de ventes permet de générer pour un client donné une seule pièce de
ventes pour plusieurs pièces.
Les regroupements possibles sont :
Devis en Commande, BL ou Facture,
Commandes en BL ou Facture,
BL en Facture.
Indiquez ici la période de réalisation des pièces de ventes à prendre en compte pour le regroupement. Si
vous voulez ne sélectionner qu’une partie des pièces, il faut exécuter le regroupement de pièces en
passant par la liste des pièces de ventes concernées.
Voir aussi les différentes étapes du regroupement de pièces :
Le choix des clients
Le type de pièces à générer
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients
Sélectionnez le ou les clients pour lesquels vous souhaitez regrouper les pièces de ventes.
Voir aussi la dernière étape du regroupement de pièces :
Le type de pièces à générer
170
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer
Indiquez ici la date à prendre en compte pour les pièces de ventes à générer, le type de pièces que vous
souhaitez générer et définissez les options de regroupement.
Regrouper les articles
Cette option permet de regrouper tous les articles sans garder le détail.
Copier les lignes Textes
Cette option permet de récupérer les commentaires et sous-totaux intégrés dans les pièces.
Générer un sous-total
Cette option permet d’obtenir un sous-total par pièce traitée dans la pièce générée. Si vous choisissez
cette option, vous ne pourrez évidemment pas regrouper les articles.
Supprimer la pièce d'origine après regroupement
Cette option vous permet d’annuler les pièces d'origine après le regroupement.
Livraison des commandes
Indiquez une période et vous obtiendrez toutes les commandes réalisées sur cette période. Lorsque tous
les articles d’une commande sont disponibles, la case Stock Dispo est cochée pour le signaler. Les
commandes peuvent être livrées en totalité.
Le bouton Tout pointer permet de sélectionner toutes les commandes qui peuvent être livrées. Quant au
bouton Tout dépointer, il permet, à l’inverse, de désélectionner toutes les commandes pointées.
Vous pouvez ici effectuer une livraison partielle ou globale. La livraison partielle vous permet de
sélectionner, par commande, les articles reçus et la quantité. La livraison globale s’effectue par simple
pointage sur la commande pour l’ensemble des articles.
La livraison globale peut être également effectuée par la liste des commandes.
Une fois les livraisons d'articles enregistrées, vous avez alors la possibilité de les transférer en BL ou
Facture.
Vous pouvez personnaliser les colonnes affichées en utilisant le menu contextuel. Pour obtenir le menu
contextuel, faites un clic avec le bouton droit de la souris sur le rebord gris de la grille.
Dans les Propriétés, il vous suffira de sélectionner dans la colonne de gauche le champ à ajouter ou
sélectionner dans la colonne de droite le champ à supprimer.
Voir aussi les différentes étapes de la livraison des commandes :
La livraison partielle
La livraison partielle
171
Sélectionnez la commande et cliquez sur le bouton Livraison Partielle. La liste des articles de la
commande apparaît et affiche le total des articles commandés, les articles déjà livrés, les quantités à
livrer, et le reliquat. Saisissez dans la colonne Quantité à livrer, les quantités à livrer au client.
Cliquez sur OK pour valider l’enregistrement des quantités livrées.
Le logiciel signale la commande comme partiellement livrée en cochant la case Livraison Partielle.
Par cette option, vous avez également la possibilité de livrer une quantité supérieure à la quantité
commandée. Pour cela, choisissez la commande à livrer et cliquez sur le bouton Partielle. Dans la
colonne Quantités à livrer, saisissez alors la quantité à livrer supérieure à la quantité commandée et
validez par le bouton OK.
Voir aussi les différentes étapes de la livraison des commandes :
La livraison des commandes
Traitement des commandes
Une fois la livraison (ou réception) partielle ou globale effectuée, la commande va être transférée soit en
bon de livraison (ou bon de réception) soit en facture. Vous devez également préciser la date à laquelle la
pièce doit être générée.
Vous pouvez récupérer dans la pièce les articles dont la quantité est nulle dans le cas d’une livraison
partielle (ou réception partielle). Vous pouvez également supprimer la pièce après traitement.
Dès que la pièce est générée, vous pouvez soit la visualiser soit l’imprimer et la commande devient alors
non-modifiable.
Le Stock Actuel des articles est mouvementé dès la génération du bon de livraison (ou bon de réception)
ou des factures.
Attention : si vous supprimez un BL( ou un BR) ou une facture résultant d’une livraison (ou réception)
partielle ou globale, la pièce d’origine ne sera pas pour autant accessible.
Les relances Commandes Clients
Pour obtenir une aide sur les relances commandes fournisseurs, cliquez ici.
Ces relances permettent de rééditer des commandes qui ont des articles en reliquat et dont la date de
livraison est dépassée. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Relances commandes
clients du menu Ventes.
A partir du
Dans cette zone, vous devez indiquer une date de référence à partir de laquelle toutes les commandes
non livrées et dont la date de livraison est antérieure seront rééditées.
Si vous souhaitez ne réimprimer que les commandes dont la date de livraison est dépassée depuis un
certain nombre de jours par rapport à la date de référence, indiquez ici ce nombre de jours.
172
Exemple
Vous avez établi une commande au 10/01/05 avec une date de livraison prévue le 14/01/05. Le 21/01/05,
vous effectuez une relance des commandes clients.
1er cas
En date de référence, est indiquée le 21/01/05 et en nombre minimal de jours de dépassement, vous
n’indiquez rien. Par conséquent, votre commande du 10/01/05 est imprimée puisque la date de livraison
est antérieure à la date de référence.
2ème cas
En date de référence, est indiquée le 21/01/05 et vous indiquez en nombre minimal de jours de
dépassement 10. Par conséquent, votre commande du 10/01/05 n’est pas édité puisque la date de
livraison ne dépasse pas la date de référence additionnée du nombre de jours de dépassement.
Appliquer une nouvelle date de livraison
Pour toutes les commandes qui vont être rééditées en fonction des critères choisis, vous avez la
possibilité d’appliquer une nouvelle date de livraison. Indiquez cette dernière dans cette zone. Cette
nouvelle date est appliquée aux lignes articles de la pièce qui sont en reliquat. Dans l’entête de la pièce,
vous aurez toujours la date de livraison d’origine.
Dans l’onglet Pièces, vous pouvez définir des critères d’impression. Vous avez également la possibilité de
rééditer les commandes pour une sélection de clients en indiquant l’intervalle à prendre en compte dans
l’onglet Clients. Dans l’onglet Devises, spécifiez l’intervalle de Devises à prendre en compte.
Comme pour la majorité des impressions, vous avez la possibilité d’appliquer un filtre et un tri et si besoin
est, le bouton Filtre permet de créer un nouveau filtre. Vous devez également choisir le modèle que vous
souhaitez utiliser pour rééditer vos commandes. Les différents modèles d’impression qui sont proposés
sont paramétrables soit en cliquant sur le bouton Paramétrer que vous avez dans l’onglet Général soit en
utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions.
Le bouton Configurer permet de sélectionner l’imprimante sur laquelle l’édition va être effectuée.
Vous pouvez, ensuite, visualiser l’impression par un aperçu ou imprimer les relances des commandes
clients.
données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Acrobat. Si vous ne
possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme
AdbeRdr60_fra_full.exe. Pour effectuer cet export, cliquez sur le bouton Acrobat.
Onglet Pièces
Dans cet onglet, vous devez choisir des critères d’impression.
Période
Permet de ne prendre en compte que les commandes réalisées sur une période précise. Indiquez donc la
date de début et la date de fin de cette période.
N° de pièces
173
Permet d’indiquer un intervalle de pièces à prendre en compte pour l’édition. Précisez donc l’intervalle de
ces numéros de pièces.
Options
La commande peut s’éditer en un ou plusieurs exemplaires. Vous pouvez :
Définir le nombre d’exemplaires à imprimer dans cet onglet. Dans ce cas, le nombre
d’exemplaires indiqué ici s’appliquera à toutes les commandes qui seront rééditées,
Utiliser le nombre d’exemplaires défini dans la fiche du client. En effet, le logiciel va rechercher
dans la pièce à imprimer le client à qui s’adresse la commande. Puis dans la fiche de ce client, il
recherche le nombre d’exemplaires indiqué. Dans ce cas précis, le nombre d’exemplaires imprimé
est propre à chaque pièce.
Recherche sur les lignes de pièces
Ce menu vous permet d’effectuer différentes recherches sur les lignes de pièces. Cette option est
accessible depuis trois menus de l’application : Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, Achats +
Recherche sur les lignes de pièces et Stock + Recherche sur les lignes de pièces.
En accédant à l’option depuis le menu Ventes + Recherche sur les lignes de pièces, vous serez, par
défaut, positionné sur l’onglet Factures, mais vous pouvez sélectionner le type de pièce sur lequel vous
souhaitez travailler.
Le volet de Recherche Multicritères proposé à gauche de l’écran vous permet de réaliser des
recherches et des tris sur la date, le code article et le numéro de pièce.
Des critères de tris et de recherches supplémentaires sont proposés dans la zone Autre recherche de ce
volet. Les champs personnalisés (Disponibles en version PRO) créés dans les lignes de pièces ainsi
que le Numéro de série (Disponible en version PRO), sont entre autres disponibles dans cette zone.
Vous pouvez également depuis ce volet réaliser des filtres sur vos lignes de pièces.
174
Opérations
Les règlements clients
Pour enregistrer un règlement, vous avez trois possibilités :
Saisir le règlement directement dans l’onglet Règlement de la facture,
Utiliser le menu Opérations + Règlements clients,
Cliquer sur le bouton Régler présent dans la liste des factures de ventes.
Dès que vous cliquez sur Règlements clients du menu Opérations, vous obtenez une fenêtre avec tous
les règlements du premier client de la liste saisis directement dans cet écran, dans les factures ou par le
bouton Régler.
Cet écran est composé d’onglets qui permet de filtrer les règlements du client en cours. Vous pouvez
ainsi connaître les règlements pointés, les règlements non pointés (exemple : des règlements saisis dans
des devis), les règlements remis en banque et ceux à déposer en banque.
La recherche d’un client
Pour obtenir les règlements d’un client précis, vous pouvez :
Cliquez sur les icônes de navigation
,
Utiliser la recherche. En effet, lorsque vous sélectionnez Règlements clients du menu
Opérations, deux fenêtres s’affichent l’une au-dessus de l’autre. Donc sous la fenêtre des
règlements, vous avez la liste des clients.
Pour la voir à l’écran, il suffit de déplacer la fenêtre des règlements. Cliquez dans la barre de titre
où est inscrit Règlements : DUP001- Dupont Henry et maintenez. Ce déplacement n’est à
effectuer qu’une seule fois dans la mesure où la position des deux fenêtres est conservée et lors
de la prochaine utilisation de ce module, les fenêtres seront automatiquement positionnées.
Ensuite, dans la liste client, tapez dans la zone de recherche située en haut à gauche de la liste,
les premières lettres du code client si la liste est triée par code ou encore les premières lettres de
la raison sociale si celle-ci est triée par raison sociale. Puis, sélectionnez le client que vous
souhaitez.
Si le bouton synchro, qui se situe en haut à gauche de la fenêtre des règlements, correspond à
cette icône
, automatiquement, les règlements qui sont affichées correspondent au client que
vous avez sélectionné.
Dans le cas contraire, le bouton synchro correspondra à cette icône
et vous devrez cliquer
dessus pour obtenir l’icône précédente. Ainsi, la fenêtre des règlements se mettra à jour et
reprendra les règlements du client sélectionné dans la liste client.
Vous pouvez choisir une devise dans l’entête de la fenêtre. La devise qui est proposée par défaut
correspond à la devise que vous avez choisie dans la fiche du client. En fait, ce choix permet d’afficher les
échéances des factures qui ont été saisies dans cette même devise. En effet, la visualisation des
échéances s’effectue devise par devise.
Donc, les montants indiqués sur les lignes Total et Pointés sont exprimés dans la devise sélectionnée.
Seule la valeur indiquée dans S.O.C est exprimée dans la devise du dossier.
175
Par conséquent, pour régler une facture, vous devez obligatoirement sélectionner la devise dans laquelle
elle a été établie afin de pouvoir la pointer avec son règlement.
Saisie d’un règlement
Pour saisir un règlement, il vous suffit de saisir la date du règlement, le mode du règlement, le
montant et un commentaire. Le montant du règlement doit être obligatoirement saisi dans la zone
Montant devise que le règlement soit ou non dans la devise du dossier. En fonction du mode de
règlement choisi, vous pourrez générer un fichier à la norme CFONB lors de la remise en banque.
Si le montant du règlement correspond exactement au montant d’une échéance, dans ce cas, le
règlement est automatiquement pointé avec l’échéance correspondante. Dans le cas contraire,
vous devrez affecter manuellement l’échéance correspondante par le bouton Echéances.
Affectation automatique des règlements
Si vous saisissez un règlement dont le montant correspond exactement à une ou plusieurs échéances de
factures, le logiciel vous propose automatiquement une fenêtre contenant toutes les échéances de ce
montant. Sélectionnez alors l’échéance à solder et validez.
Tout pointer
Si pour un client, vous avez saisi tous les règlements correspondants à toutes les factures en cours, vous
pouvez par ce bouton pointer en une seule fois tous les règlements aux échéances. Cela sous-entend
que le client a réglé toutes ses factures.
Tout dépointer
Ce bouton a pour fonction de dépointer tous les règlements affectés à une échéance. Si vous souhaitez
dépointer un seul règlement, vous devez absolument effectuer cette opération en passant par le bouton
Echéances.
Imprimer
Par les règlements clients, vous avez la possibilité d’imprimer les paiements ou l’échéancier du client en
cours.
Le menu contextuel offre les possibilités suivantes :
Insérer une ligne de règlement,
Supprimer une ligne de règlement,
Affecter une échéance à un règlement,
Pointer toutes les échéances d’un client avec un règlement,
Dépointer tous les règlements,
Recalculer l’écart entre une échéance et un règlement,
Débloquer la remise en banque avec le mot de passe du jour,
Débloquer le transfert comptable avec le mot de passe du jour,
Dépointer un règlement et une échéance,
Imprimer l’échéancier,
176
Opérations
Imprimer les paiements,
Changer l’affichage des colonnes par la commande Propriétés.
Affectation du paiement
Cette fenêtre permet d’affecter un règlement à une échéance.
Dans l’entête de cette fenêtre, est rappelé le client sur lequel vous saisissez des règlements et le
règlement à pointer.
Sont également indiqués le montant global des échéances non pointées (=Total échu), le montant des
échéances pointées dans l’échéancier (=Echéances pointées), le montant du règlement à pointer
(=Reste à pointer) et le montant des échéances affectées au paiement (=Total pointé).
Affectation du règlement
Pour cela, sélectionnez dans la partie gauche de la fenêtre l’échéance à affecter. Ensuite, cliquez sur le
bouton Pointer ou double-cliquez sur l’échéance. L’échéance apparaît alors dans la partie droite de la
fenêtre.
Pour sélectionner plusieurs échéances, enfoncez la touche Ctrl du clavier et sélectionnez les échéances
une par une soit avec la souris soit avec les flèches de direction.
Dépointer
Ce bouton permet de dépointer les échéances affectées au paiement.
Après la saisie d’un règlement, cette fenêtre apparaît si plusieurs échéances ont exactement le même
montant que le règlement saisi.
Pour chaque ligne d’échéance, sont indiqués le montant de l’échéance, le numéro de la facture et la date
d’échéance.
Vous devez alors choisir l’échéance que vous souhaitez pointer avec le règlement saisi et validez par le
bouton OK.
La remise en banque
Seuls les règlements remis en banque pourront être transférés en comptabilité. Utilisez la commande
Remise en banque du menu Opérations pour accéder à la liste des règlements perçus à remettre en
banque.
Vous obtenez alors la liste des règlements à remettre en banque. Par défaut, sont affichés les règlements
saisis dans la devise du dossier. Pour afficher les règlements saisis dans d’autres devises, sélectionnez la
devise dans la liste déroulante.
Vous avez la possibilité de trier cette liste par numéro de pièce de facture. Si vous n’avez pas les
colonnes qui permettent d’afficher le numéro et le préfixe de la pièce, sélectionnez la commande
Propriétés par le bouton droit de la souris. Ensuite, ajoutez les champs Préfixe (Pièce) et Numéro
(Pièce) puis validez.
177
Indiquez tout d'abord la période sur laquelle vous avez effectué vos paiements puis le type de
remise en banque que vous souhaitez réaliser (la liste des règlements enregistrés sous ce mode
s'affiche automatiquement).
Ensuite, indiquez le mode de règlement, la banque, le libellé et la date de remise en banque. Si
lors de la validation de la remise en banque, aucune banque n’est indiquée, un message vous en
avertit.
Si vous souhaitez réalisé une remise en banque de vos règlements sur disquette, il faut indiquer
dans le mode de règlement, un règlement que vous avez défini comme Lettre de change ou
Prélèvement.
Saisissez le libellé concernant la remise en banque que vous souhaitez sachant que celui-ci est
repris lors du transfert en comptabilité sur l’écriture concernant le compte banque.
Vous avez également la possibilité de mettre un commentaire sur chaque règlement en
sélectionnant la commande Commentaire par le menu contextuel.
Pointage pour remise des valeurs
A partir de la liste des règlements enregistrés, utilisez les boutons ou le menu contextuel (clic droit). Le
menu contextuel contient l’ensemble des commandes nécessaires à la remise en banque : Tout Pointer
/ Tout dépointer / Valider / Imprimer... Cliquez sur la case à cocher de chaque règlement à remettre en
banque.
Lorsque vous avez coché les règlements à remettre, validez la remise par le menu contextuel + Valider.
Les règlements de type LCR ou Prélèvement
Pour les règlements de type LCR ou Prélèvement, la remise en banque permet de générer un
fichier au format Etebac à transmettre à votre banque.
Le type choisi en entête doit être Lettre de change ou Prélèvement. Les informations bancaires
concernant la banque à laquelle vous allez remettre ce fichier sont reprises automatiquement à
partir de la fiche de la banque.
Les informations bancaires du client sont automatiquement reprises à partir de la fiche du client.
Si vous souhaitez vérifier ou choisir une autre banque pour le client, cliquez avec le bouton droit
de la souris pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Modifiez le RIB.
L’option Référence tiré et nom du tireur présente dans le menu contextuel affiche des colonnes
supplémentaires dans la remise en banque et permet de renseigner ces informations.
La validation des règlements pointés entraînera automatiquement la disparition des valeurs en attente. Le
logiciel vous propose alors d'imprimer un bordereau de remise en banque.
Si vous demandez un aperçu du bordereau de remise en banque, celui-ci sera validé. Pour le rééditer, il
sera nécessaire d’utiliser la commande Bordereaux de remise en banque du menu Impressions.
C’est uniquement après la validation des règlements pointés ici que les écritures comptables
correspondantes pourront être générées.
Modifier le RIB
178
Opérations
Dans cette fenêtre, sont indiqués les différentes coordonnées bancaires du client. Si vous avez renseigné
différentes banques dans la fiche du client, elles apparaissent toutes. Il suffit de sélectionner la banque
avec laquelle la transaction doit être réalisée. Vous pouvez également saisir d’autres coordonnés dans la
partie basse de la fenêtre.
Lettre de change relevé
Cette fenêtre n’apparaît que si vous remettez en banque un règlement de type LCR. Vous devez préciser
le code entrée et le code acceptation. En bas de l’écran, est indiquée la banque où la remise va être
effectuée et vous devez indiquer la date de valeur de la LCR.
Validez par OK.
Impression du bordereau de remise en banque
Cette fenêtre permet d’imprimer le bordereau généré par la remise en banque du ou des règlements.
Déterminez le nombre d’exemplaires à imprimer et sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles
proposés sont paramétrables par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions. Ensuite, cliquez sur le bouton Aperçu ou Imprimer en fonction de ce que vous souhaitez
effectuer.
données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le logiciel Adobe Reader. Si vous
ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Outils et le fichier se nomme
Les règlements fournisseurs
Pour enregistrer un règlement, vous avez trois possibilités :
Saisir le règlement directement dans l’onglet Règlement de la facture,
Utiliser le menu Opérations + Règlements fournisseurs,
Cliquer sur le bouton Régler présent dans la liste des factures d’achats.
Dès que vous cliquez sur Règlements fournisseurs du menu Opérations, vous obtenez une fenêtre
avec tous les règlements effectués auprès du premier fournisseur de la liste. Ces règlements ont été
saisis soit directement dans ce module soit dans les factures.
Cet écran est composé d’onglets qui permet de filtrer les règlements effectués auprès du fournisseur en
cours. Vous pouvez ainsi connaître les règlements pointés, les règlements non pointés, les règlements
décaissés et ceux à décaisser.
La recherche d’un fournisseur
Pour obtenir les règlements effectués auprès d’un fournisseur, vous pouvez :
179
Utiliser les icônes de navigation
,
Utiliser la recherche. En effet, lorsque vous sélectionnez Règlements fournisseurs du menu
Opérations, deux fenêtres s’affichent l’une au-dessus de l’autre. Donc sous la fenêtre des
règlements, vous avez la liste des fournisseurs.
Pour la voir à l’écran, il suffit de déplacer la fenêtre des règlements. Cliquez dans la barre de titre
où est inscrit Règlements : DUB001- Dubois Jacques et maintenez. Ce déplacement n’est à
effectuer qu’une seule fois dans la mesure où la position des deux fenêtres est conservée et lors
de la prochaine utilisation de ce module, les fenêtres seront automatiquement positionnées.
Ensuite, dans la liste fournisseur, tapez dans la zone de recherche située en haut à gauche de la
liste, les premières lettres du code fournisseur si la liste est triée par code ou encore les
premières lettres de la raison sociale si celle-ci est triée par raison sociale. Puis, sélectionnez le
fournisseur que vous souhaitez.
Si le bouton synchro, qui se situe en haut à gauche de la fenêtre des règlements, correspond à
cette icône
, automatiquement, les règlements qui sont affichées correspondent au fournisseur
que vous avez sélectionné. Dans le cas contraire, le bouton synchro correspondra à cette icône
et vous devrez cliquer dessus pour obtenir l’icône précédente. Ainsi, la fenêtre des
règlements se mettra à jour et reprendra les règlements du fournisseur sélectionné dans la liste
fournisseur.
Vous pouvez choisir une devise dans l’entête de la fenêtre. La devise qui est proposée par défaut
correspond à la devise que vous avez choisie dans la fiche du fournisseur. En fait, ce choix permet
d’afficher les échéances des factures qui ont été saisies dans cette même devise. En effet, la visualisation
des échéances s’effectue devise par devise.
Donc, les montants indiqués sur les lignes Total et Pointés sont exprimés dans la devise sélectionnée.
Seule la valeur indiquée dans S.O.C est exprimée dans la devise du dossier.
Par conséquent, pour régler une facture, vous devez obligatoirement sélectionner la devise dans laquelle
elle a été établie afin de pouvoir la pointer avec son règlement.
Saisie d’un règlement
Pour saisir un règlement, il vous suffit de saisir la date du règlement, le mode du règlement, le
montant et un commentaire. Le montant du règlement doit être obligatoirement saisi dans la zone
Montant devise que le règlement soit ou non dans la devise du dossier. En fonction du mode de
règlement choisi, vous pourrez générer un fichier de type virement, à la norme CFONB lors des
décaissements.
Si le montant du règlement correspond exactement au montant d’une échéance, dans ce cas, le
règlement est automatiquement pointé avec l’échéance correspondante. Dans le cas contraire,
vous devrez affecter manuellement l’échéance correspondante par le bouton Echéances.
Affectation automatique des règlements
Si vous saisissez un règlement dont le montant correspond exactement à une ou plusieurs échéances de
factures, le logiciel vous propose automatiquement une fenêtre contenant toutes les échéances de ce
montant. Sélectionnez alors l’échéance à solder et validez.
180
Opérations
Tout pointer
Si pour un fournisseur, vous avez saisi tous les règlements correspondants à toutes les factures en cours,
vous pouvez par ce bouton pointer en une seule fois tous les règlements aux échéances. Cela sousentend que vous avez réglé toutes les factures auprès de votre fournisseur sinon cette fonction ne
marchera pas.
Tout dépointer
Ce bouton a pour fonction de dépointer tous les règlements affectés à une échéance. Si vous souhaitez
dépointer un seul règlement, vous devez absolument effectuer cette opération en passant par le bouton
Echéances.
Imprimer
Par les règlements fournisseurs, vous avez la possibilité d’imprimer les paiements ou l’échéancier du
fournisseur en cours.
Le menu contextuel offre les possibilités suivantes :
Insérer une ligne de règlement,
Supprimer une ligne de règlement,
Affecter une échéance à un règlement,
Pointer toutes les échéances d’un fournisseur avec un règlement,
Dépointer tous les règlements,
Recalculer l’écart entre une échéance et un règlement,
Débloquer la remise en banque avec le mot de passe du jour,
Débloquer le transfert comptable avec le mot de passe du jour,
Dépointer un règlement et une échéance,
Imprimer l’échéancier,
Imprimer les paiements,
Changer l’affichage des colonnes par la commande Propriétés.
Affectation d'un règlement fournisseur
Cette fenêtre permet d’affecter un règlement à une échéance.
Dans l’entête de cette fenêtre, est rappelé le fournisseur sur lequel vous saisissez des règlements et le
règlement à pointer.
Sont également indiqués le montant global des échéances non pointées (=Total échu), le montant des
échéances pointées dans l’échéancier (=Echéances pointées), le montant du règlement à pointer
(=Reste à pointer) et le montant des échéances affectées au paiement (=Total pointé).
Pour cela, sélectionnez dans la partie gauche de la fenêtre l’échéance à affecter. Ensuite, cliquez sur le
bouton Pointer ou double-cliquez sur l’échéance. L’échéance apparaît alors dans la partie droite de la
fenêtre.
Pour sélectionner plusieurs échéances, enfoncez la touche Ctrl du clavier et sélectionnez les échéances
une par une soit avec la souris soit avec les flèches de direction.
181
Dépointer
Ce bouton permet de dépointer les échéances affectées au paiement.
Les décaissements fournisseurs
Pour pouvoir transférer en comptabilité vos paiements fournisseurs, vous devez utiliser le décaissement
fournisseur. Sélectionnez la commande Décaissements (Fournisseurs) du menu Opérations pour
accéder à la liste des règlements émis à décaisser.
Vous obtenez alors la liste des règlements à décaisser. Vous avez la possibilité de trier cette liste par
numéro de pièce de facture. Si vous n’avez pas les colonnes qui permettent d’afficher le numéro et le
préfixe de la pièce, sélectionnez la commande Propriétés par le bouton droit de la souris. Ensuite,
ajoutez les champs Préfixe (Pièce) et Numéro (Pièce) puis validez.
Choix du type de remise
Indiquez tout d'abord la période sur laquelle vous avez effectué vos paiements puis le type de
décaissement que vous souhaitez réaliser (la liste des règlements enregistrés sous ce mode s'affiche
automatiquement).
Ensuite, indiquez le mode de règlement, la banque, le libellé et la date de décaissement.
Si vous souhaitez réaliser une disquette avec les règlements effectués auprès de vos fournisseurs, il faut
indiquer dans le mode de règlement, un règlement que vous avez défini comme virement. Les
informations bancaires du fournisseur sont automatiquement reprises à partir de la fiche du fournisseur. Si
vous souhaitez vérifier ou choisir une autre banque pour le fournisseur, cliquez avec le bouton droit pour
ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Modifiez le RIB.
L’option Référence tiré et nom du tireur présente dans le menu contextuel affiche des colonnes
supplémentaires dans la remise en banque et permet de renseigner ces informations.
Vous avez également la possibilité d’imprimer des lettres-chèque si votre mode de règlement est défini
comme étant un chèque.
Saisissez le libellé concernant le décaissement que vous souhaitez sachant que celui-ci est repris lors du
transfert en comptabilité sur l’écriture concernant le compte banque.
Pointage pour décaissement des valeurs
A partir de la liste des règlements enregistrés, utilisez le menu contextuel (clic droit). Le menu contextuel
contient l’ensemble des commandes nécessaires à la remise en banque : Tout Pointer / Tout dépointer
/ Valider / Imprimer... Cliquez sur la case à cocher de chaque règlement à décaisser.
Vous avez également la possibilité de mettre un commentaire sur chaque règlement en sélectionnant la
commande Commentaire par le menu contextuel.
Lorsque vous avez coché les règlements à décaisser, validez le décaissement par le menu contextuel +
Valider.
Pour les règlements de type virement, indiquez des paramètres particuliers.
182
Opérations
La validation des règlements pointés entraînera automatiquement la disparition des valeurs en attente. Le
logiciel vous propose alors d'imprimer un bordereau de décaissement ou une lettre-chèque dans un
premier temps pour les règlements par chèque.
Si vous demandez un aperçu du bordereau de décaissement, celui-ci sera validé. Pour le rééditer, il sera
nécessaire d’utiliser la commande Bordereaux de décaissements du menu Impressions.
C’est uniquement après la validation des règlements pointés ici que les écritures comptables
correspondantes pourront être générées.
Impression du bordereau de décaissement
Cette fenêtre permet d’imprimer le bordereau généré par les décaissements du ou des règlements.
Déterminez le nombre d’exemplaires à imprimer et sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles
proposés sont paramétrables par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions. Ensuite, cliquez sur le bouton Aperçu ou Imprimer en fonction de ce que vous souhaitez
effectuer.
Opération de virement
Cette fenêtre n’apparaît que si lors des décaissements fournisseurs, vous validez un règlement de type
virement. Vous devez préciser la date d’échéance et l’opération. En bas de l’écran, est indiquée la banque
où le décaissement va être effectué.
Validez par OK.
Ecart de règlements
Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par exemple des soldes en
cours de quelques centimes dus à des écarts de règlements.
Cette fonction est disponible depuis le menu Opérations + Ecart de règlements.
Dans un premier temps, vous devez préciser si le traitement est à effectuer sur les clients ou les
fournisseurs. L’onglet Clients ou Fournisseurs permet de réaliser l’opération sur une sélection de clients
ou de fournisseurs en précisant l’intervalle dans les onglets correspondants.
Ecart maximal
Dans ce champ, vous devez préciser le montant maximum pour lequel le logiciel doit générer une écriture
d’écart. Par exemple, si vous indiquez 0,05 dans cette zone, le logiciel génèrera une écriture d’écart pour
tous les comptes clients ou fournisseurs qui ont un solde inférieur ou égal à ce montant.
Date
Précisez la date à laquelle vous souhaitez que l’écriture d’écart soit générée.
183
Mode de règlement
Dans ce champ, vous devez indiquer un mode de règlement de type Ecart.
Commentaire
Cette zone permet de noter un commentaire que vous retrouverez sur l’écriture d’écart dans les
règlements clients ou fournisseurs.
Le transfert en comptabilité
Le transfert en comptabilité permet de générer les écritures comptables correspondant aux opérations de
ventes, achats, TVA, échéances et règlements clients ou fournisseurs enregistrées dans Point de vente.
L’opération de transfert en comptabilité est irréversible. Nous vous conseillons fortement d’effectuer une
sauvegarde (commande Sauvegarde du menu Dossier) avant de lancer le transfert comptable.
ATTENTION !!
Pour que le transfert comptable fonctionne correctement, vous devez, avant le premier transfert, choisir,
compléter et vérifier différents paramètres, ensuite seulement lancez le transfert en comptabilité.
Période
Indiquez la période des opérations à prendre en compte c’est-à-dire les dates à laquelle les opérations ont
été réalisées.
Attention : une fois les pièces transférées, elles ne seront plus modifiables. C’est pour cette raison qu’il est
conseillé de faire une sauvegarde avant transfert.
Comptabiliser les
Déterminez le type d'écritures que vous souhaitez générer : ventes, achats, paiements, tickets de caisse,
paiements caisse et mouvements de caisse. Seuls les règlements remis en banque ou décaissés
(Remise en banque du menu Opérations, ou Décaissements du même menu) sont transférés.
L’option Paiements clients permet également de générer les écritures comptables pour les factures
d’acompte. Une écriture est alors générée pour la facture d’acompte dans le journal de ventes et une
autre dans le journal de banque pour l’encaissement de l’acompte.
Remarque : les ventes, les achats et les règlements sont transférés dans leur monnaie d’émission. Donc,
afin de conserver une parfaite cohérence entre la contre-valeur de la pièce dans Point de vente et celle
exprimée dans le transfert comptable, le cours de la pièce et le code ISO de la devise sont exportés.
Type de transfert
Point de vente permet d’effectuer le transfert comptable selon différents formats : Fichier Texte, EBP
Comptabilité, Expert, API, CCMX, CEGID, CEGID-PGI, CIEL, COALA, Interface Expert (COALA) et
COTE OUEST.
Si vous possédez EBP Comptabilité de la même gamme, choisissez EBP Comptabilité dans Transfert
pour effectuer un transfert direct. EBP Comptabilité n’apparaît que si vous avez indiqué dans le bouton
184
Opérations
Comptabilité des Préférences (menu Dossier + Propriétés) le dossier comptable dans lequel les
écritures doivent être récupérées.
Le transfert en Fichier Texte vous permet de récupérer les écritures comptables dans un logiciel autre
que EBP. On peut cependant importer le fichier dans EBP Comptabilité.
Le format Expert permet d’obtenir des écritures comptables détaillées contenant également les deux
informations suivantes : quantité vendue et nombre.
Dans la zone Options, vous pouvez faire différents choix pour le transfert en comptabilité.
Après la validation du transfert comptable sauf pour le transfert vers EBP Comptabilité, vous devrez
indiquer le nom du fichier et le répertoire dans lequel vous souhaitez l’enregistrer.
Vous pouvez visualiser par un aperçu ou imprimer votre transfert en comptabilité afin de vérifier les
écritures qui vont être générées et les comptes comptables utilisés. Cependant, l’impression ou l’aperçu
ne valide en aucun cas le transfert. Il est nécessaire de recommencer l’
opération.
Dès que le transfert en comptabilité est lancé dans Point de vente, vous aurez un message sur le
nombre d’écritures générées et dans Comptabilité, le logiciel vous demandera de récupérer des écritures
provenant d’un autre logiciel EBP lors de l’ouverture du dossier ou par le menu Outils + Import de
données + Import écritures. Vous pourrez intégrer ces écritures en mode simulation afin de les vérifier.
Options du transfert comptable
Transfert analytique
Lors du transfert en comptabilité, vous pouvez demander de transférer l’analytique. Les postes et grilles
seront repris dans les familles de clients, fournisseurs ou articles selon le choix effectué dans le bouton
Comptabilité des Préférences du dossier.
Centralisation des caisses
Cette option permet de centraliser pour toutes les écritures comptables d’une même journée les comptes
clients, de ventes et de TVA identiques en une seule ligne d’écriture.
Retransférer les pièces déjà comptabilisées
Cette option permet de regénérer les écritures comptables de pièces qui ont déjà été comptabilisées.
Dans le cas où vous cochez cette option, le message suivant apparaît « Attention ! Des écritures
comptables déjà passées dans votre comptabilité vont être à nouveau générées . Assurez vous
que ces écritures ont été contre-passées dans votre comptabilité auparavant. »
Ce message affiché pour répondre au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006
(Contrôle des comptabilités Informatisées) n’a aucun effet sur la Gestion Commerciale et vous informe
de la nécessité de contre-passer vos écritures dans votre logiciel de Comptabilité.
Paramétrage du transfert en comptabilité
185
Afin que votre transfert comptable soit correct, vous devez définir les différents comptes et journaux
comptables nécessaires à la génération des écritures de ventes, d'achats, de TVA et de règlements.
Tout d'abord, si vous possédez EBP Comptabilité, vous devez sélectionner le dossier comptable dans
lequel vous souhaitez transférer vos écritures dans le bouton Comptabilité des Préférences du menu
Dossier + Propriétés. Recherchez le dossier comptable et cochez-le. Le lien avec la comptabilité est
maintenant effectif et vous avez accès à la liste des numéros de compte et des journaux existants dans
votre dossier comptable.
Paramétrage des numéros de compte
Les comptes comptables sont repris soit :
Dans la fiche (article, client, mode de règlement...),
Dans la fiche de la famille (articles, clients) si rien n’est indiqué dans la fiche
Dans les préférences du dossier (bouton Racines de Comptes) si rien n’est indiqué dans la
famille.
La saisie du compte comptable de l'escompte global, de la remise et de la remise supplémentaire est
paramétrable uniquement dans les Préférences du dossier dans le bouton Racines de Comptes. Vous
pouvez également choisir de comptabiliser ou non ces opérations.
TVA : Taux, compte comptable et type de TVA
Le taux, le compte comptable et le type de TVA applicable doivent être paramétrés dans Dossier +
Propriétés + Taux de TVA et de TPF.
Les taux définis ici pourront être sélectionnés dans la fiche des familles d’articles et/ou dans la fiche des
articles.
Tiers : racine de compte
Indiquez dans les préférences du dossier, la racine du compte client et fournisseur à prendre par défaut.
En création d'une fiche client et fournisseur, le compte comptable sera automatiquement généré à partir
de cette racine et des premiers caractères de la raison sociale. Le compte du tiers sera toutefois
modifiable.
Journaux de ventes et d'achats
Indiquez dans les préférences du dossier le code du journal des ventes et des achats. Si vous avez EBP
Comptabilité, sélectionnez directement dans la liste le code du journal souhaité. Toutes les pièces créées
que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces journaux.
En effet, la Comptabilité PRO v8 permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise du dossier, des
écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures provenant de Point de
vente, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces.
C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise dans
Point de vente.
Journaux de banque et de valeurs à l'encaissement
Indiquez ici le code du journal de banque, de décaissements et le code du journal des valeurs à
l'encaissement puis paramétrez vos fiches Modes de règlement et Banques en fonction du type de
transfert souhaité pour vos règlements (clients et fournisseurs).
186
Opérations
Transfert comptable des règlements
Trois emplacements dans votre dossier sont destinés au journal et au compte comptable de trésorerie :
les préférences du dossier, la fiche du mode de règlement, la fiche de la banque. Dans le mode de
règlement, vous indiquez le compte et le journal de remise à l'encaissement et dans la fiche de la banque,
vous indiquez le compte et le journal de trésorerie.
Avant de paramétrer vos fiches, vous devez déterminer le type de transfert de paiements que vous
souhaitez effectuer c’est-à-dire si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement.
1er cas : Vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement.
Indiquez un code journal de type valeur à l’encaissement dans la fiche des modes de règlements ainsi
qu'un compte comptable (511) et saisissez un code journal dans la fiche de la banque et un compte
comptable (512).
En transfert en comptabilité, vous obtiendrez les écritures suivantes :
Pour le journal d’encaissement :
411 au crédit
511 au débit
Pour le journal de banque :
511 au crédit
512 au débit
2ème cas : Vous ne souhaitez pas gérer les valeurs à l’encaissement.
N’indiquez ni de code journal ni de compte comptable dans la fiche du mode de règlement mais saisissez
un code journal dans la fiche de la banque ainsi que le compte de banque (512).
En transfert en comptabilité, vous obtiendrez les écritures suivantes :
Pour le journal de banque :
411 au crédit
512 au débit
Transfert comptable au format API
Ce format permet de générer un fichier contenant les écritures comptables pour les logiciels API
Comptabilité Gamme 8 et APISOFT Comptabilité Expert Version 2.00. Cependant, seules les pièces
et règlements exprimés en Euros seront transférés. Toutes les pièces et tous les règlements exprimés
dans une autre devise ne le seront donc pas.
Dans EBP Point de vente, sélectionnez la commande Transfert en comptabilité du menu Opérations.
Indiquez le type d’écritures à générer et sélectionnez Format API – Comptabilité Gamme 8 / APISOFT –
187
Comptabilité Expert Version 2.00 dans la zone Transfert. Validez par le bouton OK, indiquez un nom
de fichier et le répertoire dans lequel enregistrer le fichier.
Dans API Comptabilité, l’importation du fichier s’effectue par le menu Utilitaires + Import de données.
Renseignez les informations suivantes :
Paramétrage : IMPORTEBP (au choix),
Séparateur : « ; »,
Convers. Caractère : Non,
Format Date : 1 – JJMMAA,
Type Montant : 3 – Un champ Montant…,
Sens crédit : -1,
Nom fichier écriture : TransfertCompta.txt (Nom indiqué lors du transfert comptable),
Et la position des champs suivants :
Journal : 2
Pièce : 3
Compte : 4
Date : 5
LibManu : 6
Montant : 7
Sens : 8
Cliquez sur le bouton Importer.
Remarques
Les journaux doivent être créés avant l’importation. Attention, les codes journaux dans API sont
limités à 5 caractères. Les codes de plus de 5 caractères seront donc tronqués lors de la
génération du fichier des écritures comptables depuis le logiciel EBP.
Les comptes inexistants seront donc créés automatiquement lors de l’importation. La longueur
des comptes étant limitée à 9 caractères dans API, les comptes plus longs seront tronqués lors
de la génération du fichier des écritures comptables depuis le logiciel EBP. Attention, vous
risquez d’avoir deux comptes différents créés sur le même numéro : par exemple, dans le logiciel
EBP, vous avez les comptes 4110002154 et 4110002153 ; dans le logiciel API, vous n’aurez
qu’un seul compte 411000215.
Attention également aux numéros de pièces qui sont limités à 8 caractères dans API, et qui seront
donc tronqués si leur longueur est supérieure.
Transfert comptable au format CCMX
Ce format permet de générer un fichier contenant les écritures comptables pour le logiciel CCMX Winner.
Cependant, seules les pièces et règlements exprimés en Euros seront transférés. Toutes les pièces et
tous les règlements exprimés dans une autre devise ne le seront donc pas.
188
Opérations
Indiquez le type d’écritures à générer et sélectionnez Format CCMX - Winner dans la zone Transfert.
Validez par le bouton OK, indiquez un nom de fichier et le répertoire dans lequel enregistrer le fichier.
Pour importer le fichier dans CCMX, utilisez, dans un premier temps, l’option Tracé ASCII du menu
Dossier + Echanges + Paramètre ASCII. Cliquez sur le bouton Ecritures puis complétez la fenêtre de la
façon suivante :
CODE : EBP (au choix),
Nom du fichier à traiter :
Longueur de l’enregistrement : rien,
Code enregistrement spécifique : rien,
Code enregistrement à exclure : rien,
Séparateur de champ : ,
Séparateur de décimales : .,
Intitulé :
Position : rien,
Position : rien,
Délimiteur de zone : « ,
Séparateur de millier : rien.
Cliquez ensuite sur Définition du tracé, indiquez le rang de chaque champ (voir ci-dessous) et validez.
Code journal : 3
Date : 2
Date (position du jour) : 1
Date (position du mois) : 3
Date (position de l’année) : 5
Compte général : 4
Montant Débit : 8
Montant Crédit : 9
Pièce : 7
Libellé : 6
Date d’échéance : 10
Date (position du jour) : 1
Date (position du mois) : 3
Date (position de l’année) : 5
Puis, utilisez le menu Dossier + Echanges + Recevoir. Sélectionnez l’option Tracé ASCII écritures,
indiquez le chemin du fichier à importer et validez. Sélectionnez le tracé créé précédemment et validez.
Validez également les deux fenêtres suivantes. Dans la dernière fenêtre, affectez à chaque journal
EMETTEUR le journal RECEPTEUR présent dans CCMX et validez.
Transfert comptable au format CEGID
189
Ce format permet de générer un fichier contenant les écritures comptables pour le logiciel CEGID Sisco II
Cabinet Version 6.8. Cependant, seules les pièces et règlements exprimés en Euros seront transférés.
Toutes les pièces et tous les règlements exprimés dans une autre devise ne le seront donc pas.
Indiquez le type d’écritures à générer et sélectionnez Format CEGID – Sisco II Cabinet Version 6.8
dans la zone Transfert. Validez par le bouton OK, indiquez un nom de fichier et le répertoire dans lequel
enregistrer le fichier.
Remarque : Le fichier généré doit être placé dans le répertoire du dossier SISCO pour pouvoir être
importé dans le logiciel CEGID. Vous pouvez indiquer ce chemin lors du transfert comptable à partir du
logiciel EBP Point de vente, ou copier le fichier, une fois généré, dans le bon répertoire, par l’explorateur
Windows.
Dans le logiciel CEGID, utilisez l’option EDI + Réception EDI Cegid + Ecritures et choisissez SISCO II.
Indiquez le numéro du dossier concerné. Dans la liste des emplacements, sélectionnez répertoire
Dossier. Confirmez le traitement du fichier mouvements et la mise à jour des intitulés de comptes.
Validez l’importation des écritures, puis répondez Oui pour conserver le fichier de mouvements.
Remarque : le fichier à importer doit être placé dans le répertoire du dossier SISCO.
Transfert comptable au format CEGID - PGI
Ce format permet de générer un fichier contenant les écritures comptables pour le logiciel CEGID PGI S5.
Cependant, seules les pièces et règlements exprimés en Euros seront transférés. Toutes les pièces et
tous les règlements exprimés dans une autre devise ne le seront donc pas.
Indiquez le type d’écritures à générer et sélectionnez Format CEGID - PGI dans la zone Transfert.
Validez par le bouton OK.
Dans la fenêtre Options pour l’Export au format CEGID, saisissez un Numéro de dossier, la longueur
des comptes comptables et précisez les dates de début et de fin de votre exercice comptable. Après avoir
validé par OK, indiquez le répertoire dans lequel enregistrer le fichier.
Dans le logiciel CEGID - PGI, accédez au module Boîte à outils. Sélectionnez l’option Import format
TRA du menu Imports, puis indiquez le nom du fichier et son chemin d’accès. Validez l’importation des
écritures
Transfert comptable au format COALA
Ce format permet de générer un fichier contenant les écritures comptables pour le logiciel COALA
Comptabilité Version 2.4. Cependant, seules les pièces et règlements exprimés en Euros seront
transférés. Toutes les pièces et tous les règlements exprimés dans une autre devise ne le seront donc
pas.
Indiquez le type d’écritures à générer et sélectionnez Format COALA – Comptabilité Version 2.4 dans
la zone Transfert. Validez par le bouton OK, indiquez un nom de fichier et le répertoire dans lequel
190
Opérations
Attention : Le transfert comptable doit être effectué par type de journal et par mois. De toute façon, si
vous effectuez un transfert comptable sur plusieurs mois, le logiciel COALA n’importera aucune écriture.
Dans le logiciel COALA, choisissez le journal et le mois dans lequel vous souhaitez récupérer le transfert
comptable et ouvrez le journal. Dès que vous êtes positionné dans le journal, sélectionnez la commande
Importer du menu Fichier. Dans la zone Type d’import, double-cliquez sur Ecritures et sélectionnez le
fichier à importer.
Remarque : Avant d’importer votre fichier de transfert, vous devez créer vos comptes dans COALA.
Transfert comptable au format CIEL
Ce format permet de générer un fichier contenant les écritures comptables pour le logiciel CIEL
Comptabilité Version 8.00. Cependant, seules les pièces et règlements exprimés en Euros seront
pas.
Indiquez le type d’écritures à générer et sélectionnez Format CIEL – Comptabilité Version 8.00 dans la
zone Transfert. Validez par le bouton OK, indiquez un nom de fichier et le répertoire dans lequel
Dans le logiciel CIEL, utilisez le menu Utilitaires + Importation. Cochez la case Logiciels spécifiques
tout Euro, cliquez sur Suivant et sélectionnez le fichier généré par EBP. L’importation peut également
être réalisée par le menu Utilitaires + Relations Expert / Import.
Transfert comptable au format COTE OUEST
Ce format permet de générer un fichier contenant les écritures comptables pour le logiciel COTE OUEST
Bilan Plus Version 7.1. Cependant, seules les pièces et règlements exprimés en Euros seront
pas.
Indiquez le type d’écritures à générer et sélectionnez Format COTE OUEST – Bilan Version Plus 7.1
dans la zone Transfert. Validez par le bouton OK, indiquez un nom de fichier et le répertoire dans lequel
Dans le logiciel COTE OUEST, accédez à l’outil d’importation par le menu Dossiers + Utilitaires +
Importer et dérouler l’assistant :
Etape 1 : Sélectionnez le type d’importation Nouveau modèle et le fichier à importer Ecriture.
Etape 2 : Choisissez Enregistrement avec des enregistrements maître et détail.
Etape 3 : Indiquez le chemin du fichier à importer.
Etape 4 : Choisissez le type Délimité et le séparateur Point-Virgule.
Etape 5 : Sélectionnez les champs suivants Date d’effet, Journal, Compte, Libellé, Numéro de
pièce, Débit, Crédit.
Etape 6 : Ne rien saisir.
191
Etape 7 : Cochez Numéro de pièce dans la zone Regroupement des écritures par. Laissez les
autres choix par défaut.
Etape 8 : Sauvegardez les différentes étapes en donnant un nom au modèle (par exemple EBP
import). Ainsi, lors des prochaines importations, il suffira de sélectionner ce nom dans l’étape 1 et
vous n’aurez pas besoin de refaire toutes les étapes.
Remarque : Les journaux doivent être créés au préalable. Quant aux comptes, ils seront créés
automatiquement lors de l’importation.
Transfert comptable au format Interface Expert (COALA)
Ce format permet de générer un fichier contenant les écritures comptables pour le logiciel COALA
Comptabilité Version 2.4 et suivantes. Cependant, seules les pièces et règlements exprimés en Euros
seront transférés. Toutes les pièces et tous les règlements exprimés dans une autre devise ne le seront
donc pas.
Remarque : par ce format, vous pouvez transférer les écritures comptables de tous les journaux et sur
plusieurs mois, contrairement au format COALA – Comptabilité version 2.4 où le transfert doit être
effectué journal par journal et mois par mois.
Dans EBP Gestion Commerciale, sélectionnez la commande Transfert en comptabilité du menu
Opérations. Indiquez le type d’écritures à générer et sélectionnez Interface Expert (COALA) dans la
zone Transfert. Validez par le bouton OK, indiquez un nom de fichier et le répertoire dans lequel
Attention : Pour importer le fichier EBP dans COALA Comptabilité, vous devez vous procurer la clé
ARF auprès du service clients COALA.
Dans COALA Comptabilité :
1. Ouvrez le dossier dans lequel l’importation doit être effectuée,
2. Double-cliquez dans la fenêtre de droite sur Comptabilité,
3. Dans la fenêtre de gauche, positionnez-vous sur l’exercice correspondant au fichier à importer,
4. Dans le menu déroulant où se trouve Journaux, sélectionnez Etats,
5. Dans la fenêtre centrale, cliquez sur Import Comptabilité, dans Etats d’imports,
6. Si cette option n’est pas présente, (pour un 1er import dans le dossier), faites un clic droit +
Ajouter, ouvrez Etats d’imports et cochez Import Comptabilité, puis cliquez sur OK,
7. Dans la fenêtre de droite (nommée Attributs), dans le menu déroulant Fournisseur, sélectionnez
EBP,
8. Dans le menu déroulant Logiciel, sélectionnez la version voulue,
9. Indiquez la taille des comptes,
10. Dans la fenêtre du milieu (nommée Etats), faites un clic droit + Importer,
11. Indiquez si besoin la période à importer,
12. Cliquez sur OK,
13. Sélectionnez le fichier à importer.
La lettre de relance
La lettre de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs
règlements.
192
Opérations
L’automatisation de cette opération nécessite donc que les coordonnées du client soient saisies dans sa
fiche et que vous ayez déterminé si le client doit être relancé par lettre ou par fax.
La gestion des relances s’effectue à partir du menu Opérations.
Date de référence
La date de référence correspond à la date d’échéance qui doit être prise comme appui.
C’est le nombre de jours dépassés par rapport à la date d’échéance spécifiée en date de référence.
A partir de ces deux indications, le logiciel va rechercher les échéances passées, donc antérieures à la
date de référence plus le nombre de jours de dépassement.
Seuils
Le seuil est un montant de référence et permet de relancer uniquement les clients dont le solde dépasse
ce seuil.
Le seuil automatique est égal au montant d’encours saisi dans chaque fiche client. Donc si, lors de la
relance, le solde du client ne dépasse pas cet encours, aucune lettre de relance s’éditera.
Le seuil fixe est à saisir et s’applique pour tous les clients. Si le solde du client ne dépasse pas cet
encours, aucune lettre de relance ne s’éditera.
Options
Trois niveaux de relance sont gérés par le logiciel qui permettent d’éditer 3 lettres de relance différentes.
Toutefois, les niveaux peuvent être gérés par client.
Si vous pointez incrémentation automatique, le logiciel met à jour un compteur au niveau de
chacune des échéances et prend la lettre correspondant au niveau de chaque échéance.
Cependant, si vous avez plusieurs échéances et que certaines ont déjà été relancées, le logiciel
applique la lettre de niveau le plus élevé.
Pour que le niveau de relance soit incrémenté, il faut que la lettre ait été imprimée sur papier. Si vous
ne faites que des aperçus, le niveau ne change pas.
Si vous pointez Tenir compte du niveau de relance du client, le logiciel ne tient pas compte du
niveau de relance de chacune des échéances mais du niveau indiqué dans la fiche client.
Si vous pointez Indiquer un niveau de relance, le logiciel tient compte du niveau que vous
indiquez dans la zone prévue. Vous choisissez donc le contenu de la lettre.
Sélection automatique du texte de la relance
Cette option permet de sélectionner automatiquement le texte qui correspond au niveau de relance
incrémenté.
Dans l’onglet Clients, vous pouvez indiquer une sélection de clients ou effectuer l’opération sur tous les
clients.
Vous pouvez également appliquer un filtre pour relancer un groupe de clients.
193
Le contenu de chaque niveau de relance peut bien sûr être paramétré par l’outil Win générateur en
cliquant sur le bouton Paramétrer. Les lettres imprimées peuvent être triées selon un critère précis que
vous choisissez dans la liste déroulante.
Télécopier une lettre de relance
Cette fenêtre permet d’envoyer votre lettre de relance par fax. Est indiquée la raison sociale du client.
Ensuite, choisissez le contact auquel la lettre doit être adressée. Les contacts proposés sont ceux qui ont
été saisis dans la fiche du client. Cependant, vous avez la possibilité de saisir ponctuellement le numéro
et le nom de l’interlocuteur.
Génération des factures périodiques
Dans cette fenêtre, s’inscrivent toutes les factures à générer que vous avez déterminé dans l’option
Factures périodiques accessible depuis la liste des clients. Sélectionnez les pièces que vous souhaitez
valider et cliquez sur Générer. Le logiciel génère automatiquement les factures correspondantes.
Vous pouvez également supprimer des factures à générer par le bouton Supprimer.
Définition des classifications
La classification consiste en la définition de statuts clients (16 possibilités) répartis dans une grille,
laquelle dispose d’un intervalle de chiffre d’affaires et ou d’un intervalle de périodicité.
Ces statuts sont définis pour l’ensemble du dossier, et répercutés sur chaque client, selon les intervalles
définis, soit lors d’un traitement global de mise à jour de la fiche client, soit lors d’une facturation.
Pour définir vos classifications (ou statuts clients), allez dans le menu Opérations + Classifications des
clients et cliquez sur l'onglet Définition des classifications.
Créez vos statuts clients en cliquant sur l'icône
Les icônes
et
.
permettent de classer vos statuts dans l'ordre que vous souhaitez. Si vous avez
créé un statut que finalement vous n'utilisez pas, cliquez sur l'icône
pour le supprimer.
Remarque
Il existe par défaut le statut Aucun, non visible dans cet onglet, qui est utilisé si le contact ne répond à
aucun des critères.
Dès que vous avez créé vos statuts, cliquez sur l'onglet Paramétrage de la grille afin de définir vos
intervalles de périodicité et ou de chiffre d'affaires.
Paramétrage de la grille
Avant de paramétrer cet onglet, vous devez auparavant définir vos statuts dans l'onglet Définition des
classifications.
194
Opérations
Dès que vous avez défini vos statuts, vous devez donc, paramétrer votre grille selon un intervalle de
périodicité et ou de chiffre d'affaires. Vous avez donc 3 possibilités pour définir votre grille :
Seul l'intervalle de périodicité suffit à décider du statut de votre client. La classification qui sera
alors choisie pour chaque client correspondra à la période de facturation la plus récente et pour
laquelle la condition est remplie,
Seul le chiffre d'affaires suffit à décider du statut de votre contact. La classification qui sera alors
choisie pour chaque client correspondra au chiffre d'affaires le plus élevé et pour laquelle la
condition est remplie.
Autant le chiffre d'affaires et la périodicité sont considérés pour décider du statut du client. La
classification qui sera alors choisie pour chaque client correspondra au chiffre d'affaires le plus
élevé sur la période la plus récente.
Légende
1. Activation de l'intervalle de période
5. CA minimum
2. Période la plus proche
6. CA maximum
3. Période la plus éloignée
7. Grille de statuts
4. Activation de l'intervalle de chiffre d'affaires
La classification affectée à chaque client est visible dans l'onglet Autres données de la fiche client.
Mise à jour de la classification
La classification est mise à jour lors d’un traitement global, accessible depuis le menu Opérations +
classification des clients, ou lors de la saisie d’une facture, à sa validation.
195
La mise à jour par traitement global permet, dès que vous avez paramétré votre grille, d'affecter la
classification correspondante à votre client. Elle permet également de mettre à jour à la fois la
classification théorique et la classification réelle. Pour effectuer cette mise à jour, cliquez sur le bouton OK
dans la fenêtre où vous avez paramétré votre grille.
La mise à jour à la facturation permet de mettre à jour uniquement la classification théorique de votre
client en fonction de la grille paramétrée et sans qu'il soit nécessaire de valider une option
supplémentaire.
Exemple de classification sur la périodicité
Vous avez décidé de ne gérer que deux statuts, Clients et Prospects, et vous considérez que seul le
critère de périodicité suffit à décider du statut de votre tiers : un contact dont la dernière facture date de
plus de 9 mois n’est plus un client mais un prospect, par contre, un contact dont la dernière facture date
de moins de 6 mois est un client et non plus un prospect. Nous considérons que la date système de
l'ordinateur est au mois d'avril.
Comment le traduire dans la grille de statuts ?
1. Allez dans le menu Opérations + Classification des clients et cliquez sur l'onglet Définition
des classifications.
2. Créez les statuts Prospect et Client.
3. Cliquez sur l'onglet Paramétrage de la grille.
4. Cliquez sur l'option Pour une période moins de.
5. Indiquez la périodicité : le mois plancher se calcule automatiquement en fonction du mois courant.
6. Affectez le statut Client et Prospect sur chaque ligne correspondant à la période.
Création des factures pour illustrer l’exemple
196
Opérations
1er cas : Pour un même client, créez 6 factures comme suit :
En date du 06/04/2004,
En date du 15/02/2004,
En date du 01/01/2004,
En date du 15/12/2003,
En date du 01/11/2003,
En date du 01/01/2000.
Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que :
3 factures ont été émises entre Avril 2004 et Janvier 2004,
5 factures ont été émises entre Avril 2004 et octobre 2003,
5 factures ont été émises entre Avril 2004 et Juillet 2003,
5 factures ont été émises entre Avril 2004 et Avril 2003.
Une facture a été émise avant le mois d’Avril 2003, elle est donc exclue des critères définis. Par
conséquent, nous trouvons notre client dans les 4 lignes de notre tableau à une dimension.
Dans notre exemple, notre contact est donc CLIENT puisque la classification choisie correspond à la
période de facturation la plus récente, et pour laquelle la condition est remplie.
Par conséquent, le parcours de la grille s’effectue du haut vers le bas.
2ème cas : Pour un client (autre que le client du 1er cas), créez 1 facture au 01/11/2003.
1 facture a été émise entre Avril 2004 et Juillet 2003,
1 facture a été émise en Avril 2004 et Avril 2003.
Par conséquent, nous trouvons notre client dans la 3ième et 4ième ligne de notre tableau à une
dimension. Selon le principe énoncé plus haut, la classification choisie sera la première pour laquelle la
condition est remplie, soit la 3ième ligne.
Dans notre exemple, notre contact est donc PROSPECT.
Exemple de classification sur le chiffre d'affaires
Vous considérez que seul le critère de chiffre d’affaires suffit à décider du statut de votre tiers : un contact
dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 1000 Euros est un client faible, alors qu’un contact dont le chiffre
d’affaires est supérieur à 20000 Euros est un excellent client.
Comme dans l’exemple sur la périodicité, créez les statuts faible, moyen, bon et excellent puis répartissez
ces statuts dans votre grille, en ayant au préalable déterminé votre intervalle de chiffre d’affaires.
197
Création de factures pour illustrer l’exemple
1er cas : Pour un même client, créez 4 factures comme suit :
Une facture de 500 Euros HT,
Une facture de 30000 Euros HT.
Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA cumulé du client est de
36500 Euros, soit supérieur à 1000, 5000, 15000 et 25000.
Notre contact est donc à la fois faible, moyen, bon et excellent.
Un choix s’impose donc nécessairement. Ce choix est imposé par l’application, selon le principe suivant :
la classification choisie sera celle correspondant au chiffre d’affaires le plus élevé et pour laquelle la
condition est remplie.
Par conséquent, le parcours de la grille s’effectue de la gauche vers la droite.
Dans notre exemple, notre contact est donc EXCELLENT.
2ème cas : Pour un même client (différent du cas précédent), créez une facture de 500 Euros HT.
Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que : le CA de ce client ne dépasse
pas 500 Euros, il ne rentre dans aucun des intervalles, le contact est donc affecté du statut AUCUN.
3ème cas : Pour un 3ème client, créez une facture de 1500 Euros HT.
Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA de ce client est supérieur à
1000 Euros, mais inférieur à 5000, 15000 et 25000, le contact est donc affecté du statut FAIBLE.
4ème cas : Pour un 4ème client, créez une facture de 1500 Euros HT, une facture de 5500 Euros HT,
une facture de 10000 Euros HT.
198
Opérations
Au regard du paramétrage de la grille, nous pouvons donc conclure que le CA cumulé de ce client est de
17000, soit supérieur à 1000, 5000, 15000 mais inférieur à 25000 Euros, le contact est donc affecté du
statut BON.
Exemple de classification selon le double critère
Dans ce cas de figure, nous considérons autant la période que le chiffre d’affaires réalisé, avec la logique
suivante : plus le chiffre d’affaires du client est récent et élevé et plus le client tend vers l’excellence. Nous
considérons que la date système de l'ordinateur est au mois d'avril.
Création des factures pour illustrer l’exemple
Pour un même client, créez 6 factures comme suit :
En date du 06/04/2004 pour 1000 Euros HT,
En date du 01/01/2000 pour 25000 Euros HT.
Entre Avril 2004 et Janvier 2004, nous avons un cumul CA de 4500 Euros,
Entre Avril 2004 et Octobre 2003, nous avons un cumul CA de 29500 Euros,
199
Entre Avril 2004 et Juillet 2003, nous avons un cumul CA de 29500 Euros,
Entre Avril 2004 et Avril 2003, nous avons un CA de 29500 Euros.
Par conséquent, le contact de notre exemple est qualifié d’EXCELLENT.
La mise à jour de la classification
La mise à jour peut s'effectuer sur l'ensemble des clients, sur une sélection de clients, sur une sélection
de familles de clients ou sur une sélection de commerciaux en précisant l'intervalle dans l'étape suivante.
En cochant l'option Classification réelle, non seulement la classification théorique sera mise à jour mais
également la classification réelle.
Cliquez sur le bouton Terminer pour valider l'opération de mise à jour.
Une sélection de clients
Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de clients dans l'étape
précédente.
Indiquez alors l'intervalle de clients sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la classification
afin d'indiquer le premier et le dernier code client.
en saisissant ou en cliquant sur l'icône
Une sélection de commerciaux
Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de Commerciaux dans l'étape
précédente.
Indiquez alors l'intervalle des commerciaux sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la
afin d'indiquer le premier et le dernier code
classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône
commercial. Seuls les clients rattachés aux commerciaux compris dans l'intervalle seront mis à jour.
Une sélection de familles de clients
Cette étape ne s'affiche que si vous avez coché l'option Une sélection de familles de clients dans
l'étape précédente.
Indiquez alors l'intervalle des familles clients sur lequel vous souhaitez effectuer la mise à jour de la
afin d'indiquer le premier et le dernier code
classification en saisissant ou en cliquant sur l'icône
famille clients. Seuls les clients compris dans l'intervalle de familles de clients seront mis à jour.
Génération de bons d'achats ou chèques cadeaux
200
Opérations
Cette option permet de générer des bons d’achat ou des chèques cadeau et est accessible par le menu
Opérations ou depuis la liste des bons d’achats ou chèques cadeau dans le menu Données.
Vous pouvez générer des bons d’achat ou chèques cadeau soit pour les vendre soit pour les offrir dans le
cadre des cartes de fidélité. Dans cet écran, vous devez donc indiquer si vous souhaitez générer des
bons d’achat dans le cadre de la gestion de la fidélité ou non.
Voici les autres étapes de la génération de bons d’achat ou chèques cadeau :
Sélection des clients
Sélection des familles de clients
Liste des fidélités
Définition du bon d'achat ou chèque cadeau à générer
Dans cet écran, vous devez indiquer si vous souhaitez effectuer le traitement sur tous les clients dont
l’option Gestion d’une carte de fidélité est cochée ou sur une sélection de clients et de familles clients.
Cette étape n’est affichée que si dans l’étape précédente, vous avez choisi de tenir compte de la fidélité.
Indiquez l’intervalle de clients sur lequel vous souhaitez effectuer le traitement. Cette étape n’est affichée
que si vous avez coché l’option Clients dans l’étape précédente.
Indiquez l’intervalle de familles de clients sur lequel vous souhaitez effectuer le traitement. Cette étape
n’est affichée que si vous avez coché l’option Famille de Clients dans l’étape précédente.
201
Dans cette fenêtre, apparaît la liste des fidélités qui ont pour gain un bon d’achat. Par défaut, elles sont
toutes cochées mais vous pouvez en décocher afin de limiter le traitement à quelques fidélités.
Voici la dernière étape de la génération de bons d’achat :
Dans cette dernière étape, vous devez définir les caractéristiques de vos bons d’achat ou chèques
cadeaux à savoir :
La date de création,
La valeur du bon d’achat (uniquement pour le chèque cadeau puisque la valeur du bon d’achat
est définie dans la fiche de fidélité),
La durée de validité en nombre de mois. A partir de ce nombre de mois, une date d’expiration est
automatiquement calculée. Par défaut, une durée de validité est indiquée en fonction de la durée
saisie dans les préférences du Front office,
Un commentaire,
La quantité à générer (uniquement pour les chèques cadeaux puisque la quantité de bons d’achat
est définie par le CA cumulé ou le nombre de points du client).
Dès que vous avez défini tous ces paramètres, vous pouvez cliquer sur Terminer pour lancer l’opération.
Après le traitement, une fenêtre d’impression est proposée afin d’éditer les bons d’achat ou chèques
cadeaux générés.
Les bons d’achat ou chèques cadeaux générés sont alors visibles dans le menu Données + Bons
d’achat ou chèques cadeau.
Gestion des caisses
Dans cette fenêtre, apparaît le nombre de caisses autorisées et qui dépend de votre code de débridage.
Lorsque vous avez saisi votre code de débridage, autant de caisses sont générées que vous le permet
votre code de débridage et elles sont considérées comme actives mais non identifiées. Chaque caisse
peut prendre 4 états différents :
Caisse activée mais non identifiée c’est-à-dire qu’aucun front office n’est identifiée par
cette caisse,
Caisse activée et identifiée, un front office est identifiée par cette caisse,
202
Opérations
Caisse désactivée et non identifiée. Ce cas peut se produire si le code de débridage a
changé et qu’il autorise moins de caisses,
Caisse désactivée et identifiée. Ce cas peut se produire si le code de débridage a
changé et qu’il autorise moins de caisses.
203
Outils
Gestionnaire de clients Microsoft Office 2000
Le gestionnaire de clients est un outil Microsoft fourni avec Office 2000 Edition PME. Cet outil propose
diverses statistiques sur les clients et les articles à partir des informations récupérées depuis Point de
vente.
A partir de ce module, vous pouvez exploiter vos données et réaliser différentes actions comme générer
un mailing sur l’ensemble des clients.
Précision : Les informations récupérées dans le gestionnaire de clients sont des informations
prédéterminées c'est-à-dire que le client ne peut pas choisir les informations qu'ils souhaitent récupérer.
Procédure de récupération
Office 2000 se compose de 2 CD-ROM et le gestionnaire de clients est présent sur le deuxième CD-ROM
dans le module Microsoft Office Outils de gestion d’entreprise. Vous devez donc impérativement installer
le deuxième CD-ROM après avoir installé le premier.
Ensuite, vous pourrez exécuter le gestionnaire de clients par Démarrer + Programmes + Outils de
gestion d’entreprise Microsoft + Gestionnaire de clients Microsoft ou par Point de vente dans le
menu Outils + Gestionnaire de clients Microsoft Office 2000.
Vous obtiendrez alors l’écran suivant :
Vous pouvez alors soit créer une nouvelle base de données soit ouvrir une base de données existantes.
Création d’une nouvelle base de données
205
Cliquez donc sur Assistant Nouvelle base de données. Lors de la création, il est demandé un nom
d’utilisateur et un mot de passe. Pour protéger vos données, il est donc souhaitable d’indiquer un nom
d’utilisateur et un mot de passe.
Le gestionnaire de clients va rechercher tout seul les dossiers de Point de vente et vous les afficher
comme dans la fenêtre suivante :
Cependant, vous pouvez annuler la recherche si celle-ci est trop longue et allez rechercher manuellement
par le bouton parcourir votre dossier Point de vente.
Ensuite, vous sélectionnerez les activités dont vous souhaitez assurer le suivi. Les données sont
automatiquement importées dans la devise du dossier.
L'agenda
L’agenda vous permet de planifier tous vos rendez-vous avec vos clients et fournisseurs. Pour une
utilisation optimum de cette fonctionnalité, vous devez auparavant paramétrer les contacts de vos fiches
clients et fournisseurs. L’agenda est accessible depuis le menu Outils + Agenda.
Dans la fenêtre qui apparaît, vous obtenez le planning de la semaine qui correspond à la date
système de votre ordinateur. Pour afficher la semaine précédente ou suivante, utilisez les icônes
de navigation (
écran,
) ou choisissez une date dans le calendrier à gauche de votre
L’agenda est propre à chaque ordinateur c’est-à-dire que si vous possédez une version réseau de
Point de vente, tous les postes qui ont Point de vente ont leur agenda. Donc, d’un poste distant,
vous ne pouvez pas consulter l’agenda d’un autre poste.
206
Outils
Dès que vous avez paramétré un rendez-vous, la plage horaire est marquée par une couleur
précise que vous pouvez paramétrez par l’option Propriétés du menu contextuel. Est également
indiqué l’objet de votre rendez-vous et si vous pointez votre souris sur le rendez-vous
apparaissent alors le client, le contact et ses coordonnées.
Cependant, vous pouvez afficher le contact de votre rendez-vous à la place de l’objet en
sélectionnant l’option Basculer l’affichage texte / contact.
Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez le rendez-vous et cliquez sur l’option Annuler le
rendez-vous par le menu contextuel.
Pour modifier un rendez-vous, double-cliquez dessus ou sélectionnez-le et cliquez sur la
commande Editer le rendez-vous par le menu contextuel,
A gauche de votre écran, vous pouvez consulter vos tâches de la semaine en cliquant sur
Tâches hebdomadaires. Sont indiqués tous les rendez-vous et appels téléphoniques que vous
avez pu créer par l'agenda ou par la relation client.
Le menu contextuel donne accès aux fonctions suivantes :
Ajouter un nouveau rendez-vous,
Aperçu avant impression. Cette option permet de visualiser à l’écran le planning avant de
l’imprimer sur papier,
Basculer l’affichage texte / contact,
Propriétés.
Ajouter un nouveau rendez-vous
Cet écran vous permet de paramétrer un nouveau rendez-vous.
Indiquez la date de votre rendez-vous, l’heure de début et la durée,
Choisissez le type (rendez-vous ou appel téléphonique),
Précisez si c’est un rendez-vous avec un client ou un fournisseur et indiquez le code tiers,
Choisissez le contact dans la liste des contacts proposés,
Paramétrez une alerte si vous souhaitez être prévenu de votre rendez-vous. Un message
s’affichera alors automatiquement pour vous avertir,
Et pour finir, saisissez l’objet de votre rendez-vous.
Validez-le par le bouton OK.
Le rendez-vous apparaît alors dans votre planning.
Propriétés de l'agenda
Cette fenêtre vous permet de paramétrer les propriétés d’affichage dans l’agenda.
Indiquez les jours où vous travaillez. Par défaut, sont cochés les jours de Lundi à Vendredi. Vous
pouvez également ne pas afficher le samedi et le dimanche dans votre agenda en décochant
l’option Afficher le week-end.
Si vous souhaitez que votre agenda s’affiche au lancement du logiciel, cochez l’option Afficher
l’Agenda au démarrage.
207
Afin d’épurer l’historique de votre agenda, indiquez au bout de combien de jours les rendez-vous
doivent être effacés.
Précisez la plage horaire que vous souhaitez voir apparaître dans l’agenda en indiquant la date
de début et la date de fin,
Indiquez vos horaires de travail en indiquant l’heure d’embauche et l’heure de débauche,
Définissez le nombre d’intervalles par heure. Par exemple, si vous indiquez 4, vous aurez 4
plages par heure,
Définissez vos couleurs de fond en cliquant sur la couleur pour obtenir la palette de couleurs.
Rechercher un rendez-vous
Cette option permet de rendez-vous ou un appel téléphonique. Dans la zone Rechercher, vous pouvez
saisir le nom du contact, le code client, la raison sociale ou l'objet.
Recalcul des données
Pour effectuer un recalcul des données, utilisez la commande Recalcul des données du menu Outils.
Cette opération permet de recalculer les soldes clients et de mettre à jour les données statistiques des
articles (entrées / sorties / ventes) en fonction des documents enregistrés. Cette opération peut prendre
un certain temps.
Réorganisation des fichiers
Pour réorganiser les fichiers, utilisez la commande Réorganisation des fichiers du menu Outils.
La réorganisation peut être effectuée sur les fichiers suivants : Pièces, Clients, Fournisseurs, Articles
stock, Paiements, D.E.B., Codes postaux et Autres fichiers de la base. Donc, cochez les fichiers que vous
souhaitez réorganiser, puis cliquez sur OK. Ce traitement peut être long, c'est pourquoi nous vous
conseillons de lancer le traitement la nuit ou lors d’une pause dans la journée si vous traitez de gros
fichiers de travail.
Archivage des données
comptabilités Informatisées), il est obligatoire de réaliser un archivage des données pour chaque année
comptable. Cette opération est différente de la sauvegarde, qui reste une opération indispensable dont la
fréquence doit être régulière.
L’archivage est également nécessaire lorsque vous effectuez certaines manipulations telle que la
suppression de données par exemple.
Voici la dernière étape de l’archivage des données :
Nom du fichier d'archivage
Nom du fichier d'archivage
208
Outils
Dans cette dernière étape, vous devez indiquer le nom de l’archive et le répertoire dans lequel vous
souhaitez l’enregistrer. Par défaut, l’archive est enregistré dans le répertoire BACKUP et son nom se
compose de la mention Archive-PDV + Nom du dossier + Date du jour.zip.
Suppression de données
Pour supprimer des données, allez dans le menu Outils + Maintenance technique + Suppression de
données.
Attention !!
comptabilités Informatisées), avant toute suppression de données, il est nécessaire de procéder d’une
part à une sauvegarde du dossier de Gestion Commerciale et d’autre part à un archivage des données à
supprimer. Un bouton est proposée dans l’assistant de Suppression de données afin de réaliser
l’archivage du dossier. Il est également accessible depuis le menu Outils + Maintenance technique +
Archivage des données. La sauvegarde peut être réalisée en passant par le menu Dossier +
Sauvegarde.
De plus, cette option est à utiliser avec précaution. Un mot de passe vous est demandé. Contactez notre
service technique pour obtenir l'autorisation de l'utiliser.
Cette commande permet de supprimer les entrées, les sorties, les ordres de fabrication, les devis, BL, les
factures transférées, les règlements clients transférés, les commandes fournisseurs, les bons de
réception, les factures fournisseurs transférées et les règlements fournisseurs transférés. Cette option
peut par exemple, être utile pour supprimer des devis qui ne sont plus utilisés.
La suppression engendre également l’annulation des statistiques et les mouvements de stock rattachés
aux pièces.
Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces de ventes (Devis, Commandes, Bons de livraison et
Factures) à supprimer du dossier courant.
Voici les autres étapes de la suppression de données :
Suppression des pièces d'achats
Suppression des pièces de stock
Suppression des paiements
Suppression des pièces d'achats
Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces d’achats (Commandes, Bons de réception et
Factures) à supprimer du dossier courant.
Seules les factures transférées en comptabilité peuvent être supprimées.
Voici les autres étapes de la suppression de données :
209
Indiquez la période et sélectionnez le type de pièces de stock (Entrées, Sorties, Ordres de fabrication,
Inventaires) à supprimer du dossier courant.
Voici la dernière étape de la suppression de données :
Indiquez la période et les paiements à prendre en compte (clients et fournisseurs). Seuls les paiements
transférés en comptabilité peuvent être supprimés.
Import paramétrable-1
Pour effectuer un import dans votre dossier, utilisez la commande Import Paramétrable du menu Outils.
L’opération d’import de données étant une opération délicate, nous vous recommandons vivement
d’effectuer une sauvegarde avant de la lancer.
Seuls des articles, des clients ou des fournisseurs peuvent être importés.
Le fichier qui va être importé doit être de type texte ou DBF et le séparateur de champ doit être unique. Si
vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, pour les champs numériques il faudra utiliser le point
pour les décimales sinon les unités seront considérées comme un champ et les décimales comme un
autre champ.
Dans cette première fenêtre, vous devez indiquer le chemin du fichier contenant les données à importer.
Pour cela, vous pouvez utiliser le bouton Parcourir pour rechercher le fichier.
Format d'import
Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure que le fichier que vous souhaitez maintenant
importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la
précédente importation, sélectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les
champs du fichier source (à importer) à la table sélectionnée précédemment.
Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier import, de cliquer sur le bouton Enregistrer le format
qui se situe sur la dernière étape de l’importation.
Voici les autres étapes de l’import paramétrable :
Import paramétrable 2
Import paramétrable 3 bis
Import du fichier articles
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer
Import du fichier clients
Import du fichier fournisseurs
Import du fichier codes postaux
210
Outils
Le logiciel reconnaît automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette étape
permet de valider ou de compléter le type de fichier proposé par défaut.
Le fichier est au format DOS
Un fichier au format DOS correspond à un fichier qui a été modifié sous DOS. Si vous cochez l’option, les
caractères accentués sont importés. En revanche, dans le cas inverse, les caractères accentués sont
ignorés et remplacés par un code ASCII.
Type
Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de séparateur entre chaque champ. C'est un
fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est
alors à vous de définir les largeurs des colonnes à importer.
Pointez Délimité lorsque votre fichier contient des séparateurs (virgule, tabulation, espace...) entre
chaque champ.
Début des données
Si votre fichier contient des lignes (de texte, ou autres) avant les champs à importer, indiquez ici le
nombre de lignes à ne pas prendre en compte.
Pour un fichier Délimité, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaît. Si les colonnes
reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant.
Dans certains cas, vous devez préciser vous même le séparateur (et le délimiteur) contenu dans le fichier.
Séparateur de champs
Si le séparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez le dans Autre. Les séparateurs
proposés sont la tabulation, le point-virgule, la virgule et l’espace.
Les champs Texte sont entourés par
211
Si vos champs de type Texte sont entourés par des guillemets, des apostrophes ou rien, sélectionnez le
délimiteur dans la liste déroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix
précisés.
Ignorer les espaces à la fin des champs
Si dans votre fichier, vous avez des espaces à la fin des différents champs, vous avez la possibilité de les
ignorer ou de les conserver. L’option Ignorer les espaces à la fin des champs permet de les supprimer.
Les noms des champs sont sur la première ligne
Cette option permet d’associer automatiquement les champs du fichier aux champs de la table à condition
donc que le nom de chaque champ soit sur la première ligne du fichier. Si tel est le cas, cochez cette
option.
Import paramétrable-3 bis
Pour un fichier de type Fixe, le logiciel dispose le fichier en séparant par colonne les champs les uns des
autres. Les limites des colonnes sont représentées par un trait vertical et par un triangle noir sur la règle.
La règle donne la position de chaque caractère.
Pour modifier la structure du fichier proposé par défaut par le logiciel, cliquez sur le triangle noir du trait à
déplacer et tirez-glissez le jusqu’à la position désirée.
Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à-dire
la largeur de chaque colonne.
Utilisation du clavier
Le triangle est votre curseur, que vous pouvez déplacer avec les touches de direction. Pour ajouter une
limite de colonne, appuyez sur la BARRE ESPACE. Pour supprimer une limite, appuyez sur la touche
SUPPR.
212
Outils
Cette étape est très importante. Elle permet d'indiquer un code famille à prendre par défaut en importation
des articles lorsqu'un article n'a pas de famille associé.
Vous pouvez également ici mettre à jour les prix de vente d'articles existants (en import pour mise à jour).
Code Famille
Sélectionnez ici le code de la famille article à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code
famille.
Génération automatique des codes articles
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code article à partir de la
désignation. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans les Préférences du
dossier, bouton Articles du menu Dossier + Propriétés.
Souhaitez-vous la mise à jour des tarifs ?
Cette option sert uniquement lorsque vous importez des articles pour une mise à jour et que vous
souhaitez mettre à jour un prix article (d'achat, HT, ou TTC) ou un coefficient dans vos fiches articles. La
mise à jour du prix de vente HT ou TTC peut s'effectuer sur tous les tarifs ou sur un tarif particulier, dans
ce cas, sélectionnez dans la liste déroulante votre choix : Tous ou le tarif précis. L'étape suivante vous
permettra d'indiquer le paramètre à recalculer.
Concernant la mise à jour du prix d’achat, vous pouvez demander la recopie de ce nouveau prix d’achat
dans le fournisseur principal.
Cette étape intervient uniquement si vous avez demandé la mise à jour des tarifs. Vous devez indiquer le
paramètre à recalculer.
Si vous avez demandé la mise à jour du prix d'achat, le logiciel vous propose alors de recalculer
le prix de vente HT ou le coefficient,
Si vous avez demandé la mise à jour du coefficient, le logiciel vous propose alors de recalculer le
prix de vente HT ou le prix d'achat,
Si vous avez demandé la mise à jour du prix de vente HT, le logiciel vous propose de recalcul le
coefficient ou le prix d'achat.
213
Sauvegarde du format d'importation
Cette étape est très importante. Elle permet d'indiquer, si vous le souhaitez, un code famille client, un
mode de règlement et un commercial à intégrer par défaut, dans les fiches clients. Le logiciel complétera
automatiquement avec les fiches clients qui n'en ont pas (dans votre fichier d'import).
Famille - Mode de règlement - Commercial
Sélectionnez ici le code de la famille client, le code du mode de règlement et le code du commercial à
attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de code famille, de code mode de règlement et de
code commercial.
Copier l'adresse de facturation dans l'adresse de livraison
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel récupère automatiquement l'adresse de facturation
dans l'adresse de livraison si la fiche du client ne possède pas d'adresse de livraison.
Génération automatique des codes clients
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code client à partir de la
raison sociale. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans les Préférences du
dossier, bouton Tiers du menu Dossier + Propriétés.
Attribution automatique d'un numéro de compte
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le numéro de compte
comptable (racine de compte définie dans les Préférences).
Cette étape est très importante. Elle permet de préciser une racine de compte, modes de règlements par
défaut. Le logiciel complétera automatiquement avec les fiches fournisseurs qui n'en ont pas (dans votre
fichier d'import).
Attribution automatique d'une racine comptable
Sélectionnez ici la racine de compte à attribuer par défaut aux fiches fournisseurs si aucun numéro de
compte n'est indiqué dans les enregistrements importés.
Mode de règlement
Sélectionnez ici le code du mode de règlement à attribuer aux fiches importées lorsqu'elles n'ont pas de
code mode de règlement associé.
214
Outils
Copier l'adresse de commande dans l'adresse d'enlèvement
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel récupère automatiquement l'adresse de commande
dans l'adresse d'enlèvement si la fiche du fournisseur ne possède pas d'adresse d'enlèvement.
Génération automatique des codes fournisseurs
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le code fournisseur à partir
de la raison sociale. La longueur du code généré dépend des paramètres indiqués dans les Préférences
du dossier, bouton Tiers du menu Dossier + Propriétés.
Attribution automatique d'un numéro de compte
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel génère automatiquement le numéro de compte
comptable (racine de compte définie dans les Préférences).
Cette étape permet d’indiquer le pays correspondant aux codes postaux présents dans le fichier à
importer.
Association du fichier source avec la table
Cette étape est très importante puisqu'elle permet d'attribuer à une colonne un champ de la table.
Cette étape permet d'associer à chaque champ du fichier source (correspondant à un champ du fichier
importé) le nom d'un des champs de la table.
La liste de gauche propose la liste des champs de la table c’est-à-dire les champs importables. La liste de
droite contient la liste des colonnes de votre fichier.
Vous devez maintenant associer les colonnes que vous souhaitez importer à un champ de la table par le
bouton Associer.
Le bouton Recommencer permet d’annuler toutes les associations effectuées afin de recommencer à
zéro.
Si vous avez associé un champ du fichier à un mauvais champ de la table, le bouton Libérer permet
d’annuler cette association.
215
Une fois l’importation terminée, cliquez sur le bouton Suivant pour valider la structure d’importation. Un
message vous prévient si toutes les colonnes du fichier ne sont pas importées. Confirmez cette structure
d’importation ou refusez si vous souhaitez vérifier cette association.
Voici la dernière étape de l’import paramétrable :
Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données
correspondent bien aux noms des colonnes.
Enregistrer le format
Si vous pensez récupérer par la suite d'autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous
avez la possibilité de mémoriser sa structure.
Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format. A la prochaine importation d'un fichier de même
structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les
paramètres définis dans les étapes précédentes.
Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminée, le logiciel
affiche le nombre d'enregistrements ajoutés à la table de votre dossier.
Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain
import, en sélectionnant ce format, les champs de votre fichier seront automatiquement associés au
champ de la table.
Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à
la liste des formats déjà créés.
Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé FormatIEuser.EBF. Donc, on ne peut
supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Les formats
d’export sont également enregistrés dans ce fichier donc la suppression de ce fichier entraîne également
la perte de ces formats.
Si vous êtes en réseau et vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez
copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire Point de vente (par défaut C:\ Program Files
\ EBP \ PDV).
Import des tailles, couleurs et bonnets
Pour importer des tailles, des couleurs ou des bonnets, allez dans le menu Outils + Imports
paramétrables + Tailles, Couleurs, Bonnets. Sélectionnez le type de données que vous souhaitez
importer et validez par le bouton OK.
216
Outils
Voici les autres étapes de l’import :
Import EBP Devis et Facturation
L’importation des données de Devis et Facturation dans Point de vente impose d’abord de générer,
depuis un assistant disponible dans la version 4.0 de Devis et Facturation, les fichiers.
Cette exportation est accessible depuis le menu Outils + Migration vers EBP Gestion Commerciale.
Un assistant vous permet de définir le dossier pour lequel vous souhaitez exporter les données, et le
répertoire dans lequel vous souhaitez générer les fichiers (par défaut, il s’agit de C:\Documents and
Settings\All Users\Application Data\EBP\Devis\Export\).
Il est important que vous reteniez le répertoire dans lequel vous allez générer vos fichiers Devis-Flash,
puisqu’il vous sera demandé lors de l’importation dans Point de vente.
Les données récupérées par Gestion Commerciale sont les suivantes :
Table articles
Champs exportés depuis Devis et Facturation
Code
Description commerciale
Résumé
Famille
Fournisseur
Prix de revient
Prix de vente HT
Taux de TVA
Compte vente
Compte vente export
Compte vente UE
Unité
Code barre
Notes en clair
217
Table clients
Code
Civilité
Nom
Adresse
Adresse suite
Code Postal
Ville
Pays
Téléphone
Mobile
Fax
Email
Site Web
NAF
N° TVA Intracommunautaire
Code Mode de règlement
Encours maximum
Compte comptable
Code famille
Table Prospects
Code
Civilité
Nom
Adresse
Adresse suite
Code Postal
Ville
Pays
Téléphone
Mobile
Fax
218
Outils
Email
Site Web
NAF
Code famille
Table Fournisseurs
Code
Civilité
Nom
Adresse
Adresse suite
Code Postal
Ville
Pays
Téléphone
Mobile
Fax
Email
Site Web
NAF
Code famille
Table Unités
Code
Libellé
Table Modes de règlement
Code
Libellé
Type de paiement (Carte bancaire : CB, Chèque :
CHQ, Prélèvement : PVT, Virement : VRT, Contre-
219
Remboursement : CRB, Traite : TRT, Avoir : AVO,
LCR : LCR, Lettre au porteur : LAP)
Echéance (Nb. Jours)
Table Contacts
Type
Codetiers
Civilité
Fonction
Nom
Tél
T mobile
Fax
e-mail
Table Famille clients
Code
Libellé
Table Famille articles
Code
Libellé
Remarques
Les prospects de Devis et Facturation sont récupérés dans la base Clients d’EBP Point de vente.
Les codes familles clients dans Point de vente sont au maximum sur 6 caractères. Dans Devis et
Facturation, les codes familles clients sont sur 8 caractères. Si vous avez créé des familles clients sur 8
caractères, celles-ci ne seront pas récupérées dans Point de vente.
L’importation dans EBP Point de venet est accessible depuis le menu Outils + Import EBP Devis et
Facturation.
L’assistant affiche le répertoire par défaut dans lequel les fichiers sont générés, si vous avez défini un
autre répertoire, vous devez ici le modifier. Cliquez ensuite sur OK pour démarrer l’importation des
données.
A la fin de l’importation, un résumé sur le nombre d’enregistrements importés, modifiés et ignorés est
affiché.
220
Outils
Sélection des articles
Définissez ici les articles sur lesquels vous souhaitez effectuer l’opération en cours (export ou
impression).
Filtre
Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les articles à
prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer
un filtre, il faut aller dans le fichier articles et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir.
Définissez ici les clients sur lesquels vous souhaitez effectuer le traitement en cours (export ou
impression).
Filtre
Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les clients à
prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour créer
un filtre, il faut aller dans le fichier clients et cliquez sur l’icône qui représente un entonnoir.
Définissez ici les fournisseurs sur lesquels vous souhaitez effectuer le traitement en cours (export ou
impression).
Filtre
Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les fournisseurs
des articles à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été
créé. Pour créer un filtre, il faut aller dans le fichier fournisseurs et cliquez sur l’icône qui représente un
entonnoir.
Export paramétrable-1
Pour exporter dans un fichier des données, utilisez la commande Export paramétrable du menu Outils.
Sélectionnez Texte pour générer un fichier texte.
Le mode Automatique (non disponible pour le moment) vous permettra de générer des fichiers à un
format prédéfini (dbf, xls, ..).
Saisissez le nom du fichier exporté et le répertoire dans lequel vous souhaitez le générer. Cliquez sur le
bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son répertoire, si vous souhaitez écraser un fichier
existant.
221
Format d'export
Si vous avez déjà exporté un fichier ayant la même structure (ordre et champs) que le fichier que vous
souhaitez maintenant exporter (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le
logiciel lors de la précédente exportation, sélectionnez le format dans la liste. Les champs à exporter
seront automatiquement sélectionnés.
Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier export, de cliquer sur le bouton Enregistrer le format
qui se situe sur la dernière étape de l’export.
Voici les autres étapes de l’export paramétrable :
Export paramétrable 2
La liste de droite affiche la totalité des champs de la table à exporter. Sélectionnez le champ à placer en
premier et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs, en respectant l'ordre du
fichier à obtenir.
Le bouton Recommencer permet d’enlever tous les champs exportés dans le fichier et de choisir de
nouveau les champs à exporter.
Si vous avez choisi d’exporter un champ dont au final vous n’avez pas besoin, le bouton Libérer permet
de le supprimer du fichier généré.
Le bouton Tout exporter permet d’exporter tous les champs présents dans la table dans l’ordre où ils
apparaissent.
Voici les autres étapes de l’export paramétrable :
Dans cette fenêtre, il faut définir les propriétés du fichier.
Séparateur de champs
Sélectionnez le séparateur de champs à appliquer au fichier à exporter (tabulation, espace, point virgule,
virgule) ou encore un caractère de votre choix.
Les champs Texte sont entourés par
Vous pouvez ici indiquer un délimiteur pour entourer les champs de type Texte. Choisissez entre
guillemets ou des apostrophes.
Séparateur de décimal
222
Outils
Si vous avez sélectionné un séparateur de champ autre que la virgule, vous avez le choix entre la virgule
et le point comme séparateur de décimal. Si vous cochez l’option Utiliser le '.' comme séparateur de
décimal, le point sera alors le séparateur de décimal. Dans le cas inverse, ce sera la virgule.
La première ligne devra contenir
Vous avez la possibilité de choisir le contenu de la première ligne du fichier. Le fichier peut donc débuter
soit par les données, soit par le nom de champs, soit par le titre des champs. Si vous choisissez le nom
ou le titre des champs, cela permet de connaître à quoi correspond chaque valeur.
Le fichier est automatiquement adapté en fonction des choix effectués.
Voici la dernière étape de l’export paramétrable :
Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être exporté. Vérifiez que les données sont celles
que vous souhaitez récupérer et que leur ordre est correct.
Enregistrer le format
Si vous pensez exporter de nouveau cette table pour générer ce même type de fichier, vous avez la
possibilité de mémoriser sa structure.
Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer. A la prochaine exportation de cette table, vous pourrez ainsi
appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les
étapes précédentes.
Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Exporter. Le fichier est alors généré.
Sauvegarde de format d'exportation
Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain
export, en sélectionnant ce format les champs que vous souhaitez exporter seront automatiquement
sélectionnés.
Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à
la liste des formats déjà créés.
Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé FormatIEuser.EBF. Donc, on ne peut
supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Les formats
d’import sont également enregistrés dans ce fichier donc la suppression de ce fichier entraîne également
la perte de ces formats.
Si vous êtes en réseau et vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez
copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire Point de vente (par défaut C:\ Program Files
\ EBP \ PDV).
Export des données vers le logiciel de cartographie
223
Cette option permet d’exporter des données vers un logiciel de cartographie. Depuis ce logiciel, vous
pourrez alors repérer vos clients par distance et par tâches communes ainsi qu’effectuer des statistiques.
Vous pouvez, également, dans la gestion commerciale, depuis les fiches clients, les fiches fournisseurs,
les pièces de ventes et les pièces d’achats localiser vos clients ou vos fournisseurs en cliquant sur le mot
Code postal indiqué dans l’adresse.
Indiquez si vous souhaitez exporter toutes les ventes ou une sélection de ventes et précisez le répertoire
dans lequel le fichier doit être généré.
Voici les autres étapes de l’export des données vers le logiciel de cartographie :
Sélection des clients à exporter
Sélection des commerciaux à exporter
Sélection de la période et des filtres
Sélection des clients à exporter
Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez
l’intervalle des clients à prendre en compte pour l’export des données. Seuls les clients compris dans
l’intervalle et rattachés au moins à une vente seront exportés.
Donc, si un client est compris dans l’intervalle mais qu’il n’a pas été facturé, il ne sera pas exporté vers le
logiciel de cartographie.
Voici les autres étapes de l’export des données vers le logiciel de cartographie :
Cette étape n’est affichée que si vous avez coché l’option Partiel dans la première étape. Indiquez
l’intervalle des commerciaux à prendre en compte pour l’export des données. Seuls les commerciaux
répondant aux critères suivants seront exportés :
Etre compris dans l’intervalle indiqué ci-dessus,
Etre rattachés au moins à une vente,
Le client de la vente doit être compris dans l’intervalle indiqué dans l’étape précédente.
Voici la dernière étape de l’export des données vers le logiciel de cartographie :
Paramétrage des modèles
Pour accéder au paramétrage des modèles d’impression proposés dans le logiciel, vous avez deux
solutions :
224
Outils
Allez dans le menu Outils + Paramétrage des impressions, choisissez la catégorie du modèle à
modifier, sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton Ouvrir. Saisissez un nouveau nom et
validez par le bouton OK. L’utilitaire pour paramétrer le modèle est alors ouvert,
Allez dans le menu Impressions, choisissez l’impression souhaitée, sélectionnez le modèle et
cliquez sur le bouton Paramétrer.
225
La DEB
La DEB
C’est un document destiné à l'administration des Douanes afin de déclarer les mouvements de
marchandises au sein de l'Union Européenne.
DEB signifie Déclaration d’Echanges de Biens.
Vous avez la possibilité d‘éditer deux états PREPARATOIRES de la DEB : un exemplaire pour les
introductions (arrivée d’une marchandise communautaire en France) et un autre pour les expéditions
(départ d’une marchandise vers un autre Etat membre de l’UE). Ces documents édités par le logiciel sont
des états PREPARATOIRES et ne sont en aucun cas agréés. Ils ne peuvent donc pas être envoyés à
l’administration fiscale.
La déclaration est mensuelle, la date limite de dépôt étant le 10ème jour du mois qui suit la période de
référence. Cette déclaration doit être effectuée à partir du moment où vos opérations de TVA dépassent
certains seuils. En fonction de vos opérations de TVA, la déclaration sera soit simplifiée soit détaillée.
Seuils depuis le 01/01/2002
INTRODUCTION
EXPEDITION
NIVEAU
> 2 300 000 €
> 2 300 000 €
1 – Détaillé avec valeur statistique
> 230 000 €
> 460 000 €
2 – Détaillé
facultative
> 100 000 €
> 100 000 €
3 – Simplifié
< 100 000 €
4 – Simplifié avec données limitées
< 100 000 €
mais
valeur
statistique
Pas de déclaration
Pour que les lignes de votre DEB, puissent être correctement générées, les informations suivantes
doivent être saisies :
Le numéro d’identification de votre société (menu Dossier + Propriétés + Coordonnées),
Le code régime, la nature de la transaction, la condition de livraison et le mode de transport par
défaut (menu Dossier + Propriétés + Préférences, bouton DEB). Cependant, ces informations
restent modifiables sur chaque ligne de la DEB,
La nomenclature U.E et le poids net de chacun des articles susceptibles d’être vendus ou achetés
sur la U.E ( Données + Stock + Articles, onglet Complément),
Le code DEB de chacun des pays dont font partie les clients et les fournisseurs avec lesquels
vous traitez sur la U.E (le fichier des pays est accessible par la commande Divers du menu
Données),
La fiche Nature des transactions
La nature de la transaction décrit l'opération réalisée ( ex : vente, achat….).
Pour créer une nouvelle nature des transactions à partir de la liste des natures des transactions (menu
Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
227
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes des
natures de transactions, utilisés et fournis par la douane, ont déjà été créés dans le logiciel.
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou
l’icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement
les informations saisies dans la fiche, utilisez Ctrl + S ou l'icône
L’icône
.
répondez OUI.
La fiche Mode de transport
Le transport correspond au moyen de transport utilisé pour acheminer la marchandise jusqu’au
destinataire.
Pour créer un nouveau mode de transport à partir de la liste des modes de transports (menu Données +
DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code et le libellé. Cependant, tous les codes des
modes de transports, utilisés et fournis par la douane, ont déjà été créés dans le logiciel.
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou
l’icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement
les informations saisies dans la fiche, utilisez Ctrl + S ou l'icône
L’icône
.
répondez OUI.
La fiche Condition de livraison
Les conditions de livraison correspondent aux obligations des parties selon les dispositions du contrat de
vente.
Pour créer un nouveau Code Condition de Livraison à partir de la liste des conditions de livraison (menu
Données + DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
Une fiche vous permet de saisir toutes les informations concernant la nouvelle condition de livraison.
Cependant, tous les codes de conditions de livraison, utilisés et fournis par la douane, sont déjà créés
dans le logiciel.
de la barre
d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche et garder la fiche ouverte, utilisez Ctrl + S ou l'icône
L’icône
.
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant de l’enregistrer.
répondez OUI.
228
La DEB
La fiche Nomenclature NC8
Les Nomenclatures NC8 permettent d’identifier le type de marchandises.
Pour créer une nouvelle nomenclature NC8 à partir de la liste des nomenclatures NC8 (menu Données +
DEB), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
Une fiche vous permet de saisir toutes les informations concernant la nouvelle nomenclature NC8.
Cependant, toutes les nomenclatures NC8, utilisées et fournies par la douane, sont déjà créées dans le
logiciel. C’est la nomenclature 2004.
de la barre
d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche sans la fermer, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
.
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant de l’enregistrer.
répondez Oui.
Impression de la DEB
Pour imprimer la DEB, utilisez la commande Déclaration d’échanges de biens du menu Impressions.
Cette commande imprime la DEB en fonction des lignes et des renseignements que vous avez validé par
le menu Opérations + Déclaration d'échanges de biens.
L’édition obtenue ne peut en AUCUN CAS être envoyée à votre centre de collecte. C’est pour éviter cet
envoi que nous avons apposé, sur l’état imprimé, le terme Non agréé.
Vous devez donc impérativement utiliser le logiciel IDEP/CN8 fourni par les douanes pour
effectuer votre déclaration.
Précisez la date de déclaration de la DEB au niveau de la période et choisissez le flux.
Le modèle dont vous disposez est modifiable par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils +
Paramétrage des impressions. Cliquez sur le bouton Aperçu si vous souhaitez vérifier les valeurs
éditées ou sur le bouton Imprimer.
Validation de la DEB
Les lignes qui apparaissent dans la DEB sont reprises des factures où le client et le fournisseur sont
définis de type U.E.
229
Indiquez la période sur laquelle les factures ont été saisies,
Indiquez le type de déclaration. Si les différentes informations concernant la DEB ont été
correctement renseignées, la majorité des colonnes sont remplies automatiquement. Cependant,
les informations restent modifiables,
Indiquez si c’est une arrivée ou un départ de marchandises,
Indiquez la date que la déclaration doit avoir,
Saisissez une référence si besoin,
Le nom qui apparaît ici est le nom du contact saisi dans l’onglet Contact des Coordonnées du
menu Dossier + Propriétés. Cependant, vous pouvez le modifier,
Saisissez le niveau d’obligation (1, 2, 3 ou 4) qui dépend du seuil et des opérations de TVA
réalisées.
Quelques explications sur les différentes colonnes :
Valeur fiscale : correspond au montant brut HT
Régime : fixe la nature de l’opération
Valeur statistique : Valeur fiscale augmentée des frais accessoires
Masse nette : exprimée en kilos, arrondis c’est-à-dire pour un poids net inférieur à 500 g vous aurez en
masse nette 0 et pour un poids compris entre 500 et 1499 g vous aurez 1.
Unités supplémentaires : pour certains articles qui ne se mesurent pas en kilos
N° condition de livraison : ne peut être que 1 ou 2 et ils correspondent aux pays mentionnés dans les
contrats de transport ( 1 pour la France et 2 pour les autres Etats membres).
Vous pouvez supprimer des lignes en utilisant le menu contextuel mais vous avez également la possibilité
d’en saisir des supplémentaires.
Lorsque le contenu de votre DEB est correct, vous devez valider les lignes pour pouvoir générer
l’impression. Pour cela, utilisez le menu contextuel ou cliquez sur l‘icône
.
Les lignes disparaissent alors de l’écran et vous pouvez éditer votre DEB par le menu Impressions. La
DEB peut également être éditée, à partir de cette fenêtre, par le menu contextuel avant de la valider
définitivement. Vous avez également la possibilité de générer un fichier Intracom.
C’est une opération irréversible, nous vous conseillons donc fortement de faire une sauvegarde
auparavant.
Le menu contextuel permet également d’accéder aux propriétés du tableau. Vous pouvez alors changer
l’affichage des colonnes ou ajouter de nouvelles colonnes.
Génération d'un fichier Intracom
Le fichier intracom se génère depuis la déclaration d’échanges de biens, soit par le clic droit dans l’entête
de la DEB, soit après la validation de cette dernière.
Ce fichier est conçu selon la structure Intracom, correspondant à la description des enregistrements pour
la transmission par voie informatique des informations statistiques.
Ce format est compatible avec le logiciel IDEP/CN8, outil fourni gratuitement par les douanes, permettant
entre autre traitement, de mettre en évidence toutes les erreurs de saisies que vous auriez pu commettre.
Depuis Point de vente, nous appliquons deux contrôles principaux sur les données générées :
230
La DEB
1.
Le numéro de TVA intracommunautaire du tiers : ce dernier doit être saisi sans espace ni
point. Si vous avez inclus dans votre codification ces caractères, le traitement permettant la
génération du fichier supprimera ces caractères. Par contre, toutes autres erreurs dans la
cohérence du numéro de TVA seront mises en évidence par le logiciel IDEP/CN8.
2.
Les factures d’avoirs : toutes factures d’avoirs émises sur un client de type UE doivent faire
l’objet d’une déclaration à l’expédition. Le code régime associé à ce type de pièce est le code
25, code saisissable par le menu Dossier + Propriétés + Préférences, bouton DEB.
Remarque
Le logiciel IDEP/CN8 mettra en évidence toutes les erreurs constatées dans votre DEB.
Nous vous conseillons fortement de reporter les corrections dans Point de vente (en particulier par rapport
aux erreurs sur les numéros de TVA) ceci afin d‘éviter le retour de l’erreur à chaque déclaration, et par
conséquent, la nécessité de la corriger à chaque fois.
231
Les impressions
Impression des pièces
Pour imprimer les pièces, utilisez la commande Pièces du menu Impressions. Cette impression vous
permet d’obtenir en continu toutes les pièces établies sur une période donnée.
Attention : Toutes les pièces sélectionnées seront imprimées selon le même modèle.
Choisissez le type de pièce à imprimer. Vous avez le choix entre Devis, Commandes client,
Bons de livraison, Factures, Commandes fournisseur, Bons de réception et Factures
fournisseurs,
Précisez la période à prendre en compte,
Choisissez l’ordre de tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas
où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et
devient jaune après la 1ère édition,
Appliquez un filtre si besoin afin de réduire le nombre de pièces à imprimer,
Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables
soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage
des impressions,
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant,
Dans l’onglet Options, définissez vos choix d’impression tel que le nombre d’exemplaires à
imprimer,
Dans l’onglet Clients, sélectionnez un intervalle de clients,
Dans l’onglet Commerciaux, définissez une sélection de commerciaux,
Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres fonctionnalités
sont disponibles.
A côté du bouton Aperçu, l’icône
permet d’accéder à différentes options :
Imprimer,
Générer un PDF,
Filtres,
Paramétrage du modèle,
Configurer l'imprimante.
Options d'impression des pièces
Pour imprimer les pièces de ventes ou d’achats, des options sont disponibles et permettent de définir des
choix d’impression.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces que vous souhaitez imprimer en indiquant le préfixe
et le numéro de la première et dernière pièce à imprimer. Si vous voulez imprimer plusieurs pièces, elles
doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans l’intervalle indiqué sont
éditées.
233
Pièces non imprimées
Cette option permet d’imprimer uniquement les pièces qui n’ont pas encore été éditées. Dans le cas
contraire, toutes les pièces sont imprimées.
Utiliser le nombre d’exemplaires défini dans la pièce
Lors de l’impression, le nombre d’exemplaires éditer pour chaque pièce est celui qui a été défini dans la
fiche du client qui lui est associée. Dans le cas contraire, le logiciel édite le nombre d’exemplaires qui est
indiqué dans le champ Nombre d’exemplaires.
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu
Lorsque vous effectuez l’aperçu d’un document, vous avez des fonctions qui deviennent disponibles par le
menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris).
Imprimer
Cette option édite directement le document sur l’imprimante sans que vous puissiez choisir les pages à
imprimer et le nombre de copies.
Exporter au format PDF
Cette commande exporte les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le
logiciel Adobe Reader. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire
Produits / Outils et le fichier se nomme AdbeRdr70_fra_full.exe.
Dans la fenêtre qui apparaît, vous devez indiquer un nom de fichier et un répertoire pour enregistrer le
fichier. Dès que vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier généré est automatiquement ouvert
dans ACROBAT.
Exporter au format RTF
Cette option permet d’exporter les données contenues dans l’édition au format RTF. Le format RTF est un
format texte qui est lu par Word.
dans WORD.
Exporter au format JPEG
Cette option permet de générer une image de l’édition au format JPEG.
dans l’éditeur d’images par défaut.
Exporter au format TIFF
Cette option permet de générer une image de l’édition au format TIFF.
dans l’éditeur d’images par défaut.
234
Les impressions
Exporter au format HTML
Cette option permet de générer une image de l’édition au format HTML.
dans Internet Explorer.
Exporter au format EXCEL
Cette option permet d’exporter des données vers Microsoft Excel. Un fichier au format CSV est généré et
directement récupéré sous Excel depuis le logiciel EBP.
dans EXCEL.
Envoyer par mail
Cette option permet d’envoyer par e-mail le document édité à l’écran sous forme de fichier PDF.
Copier
Cette commande permet de copier l’aperçu écran et de le coller dans un traitement de texte tel que
WORD.
Zoom
Cette option permet d’augmenter ou de réduire l’aperçu du document. Les zoom disponibles sont :
200 %,
150 %,
100 %,
50 %,
25 %,
Largeur de page,
Page entière.
Sélection des commerciaux
Définissez ici les commerciaux à prendre en compte pour l’impression en cours.
Filtre
Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les commerciaux
à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour
créer un filtre, cliquez sur le lien Filtres.
L'option Configurer l'imprimante permet de sélectionner l'imprimante sur laquelle l'édition va être effectuée.
235
L'option Export avancé permet de récupérer dans un fichier texte les informations qui vont être reprises lors de
l'impression. Si vous souhaitez exporter des renseignements particuliers qui ne figurent pas sur le modèle d'édition
d'origine, vous pouvez personnaliser celui-ci en cliquant sur le texte Modèle d'impression ou par le menu Outils +
Paramétrage des impressions pour avoir les informations complémentaires. Ensuite, vous pourrez ouvrir ce fichier sous
un éditeur de texte ou encore sous un tableur comme Excel.
L'option Filtres permet de créer des filtres sur le fichier des pièces afin de cibler au mieux l'impression.
L'option Générer un PDF permet d'exporter les données imprimées au format PDF. Ce format est exclusivement lu par le
logiciel Adobe Reader. Si vous ne possédez pas cet outil, vous le trouverez sur le CD dans le répertoire Produits / Outils
et le fichier se nomme AdbeRdr70_fra_full.exe.
Impression des traites
Pour imprimer les traites, utilisez la commande Traites du menu Impressions.
Cette impression vous permet d’éditer les traites des factures non réglées. Elles sont éditées les unes à la
suite des autres.
Indiquez la période sur laquelle les factures ont été réalisées,
Sélectionnez le tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où
une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris et
Choisissez un modèle d’impression. Le modèle de traite est paramétrable en cliquant sur le lien
Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Pièces, précisez un intervalle de pièces et une période pour les dates d’échéances,
Dans l’onglet Clients, définissez un intervalle de clients.
Attention : Le logiciel considère comme traite imprimable, toutes les échéances enregistrées avec un
mode de règlement de type LCR et dont la case Impression traite est cochée
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Filtres,
Impression des billets à ordre
Il s’agit de l’impression des billets à ordre pour vos fournisseurs. Avant d’utiliser cette impression, vous
devez suivre la procédure suivante :
1. Créez un mode de règlement de type Billet à ordre, par l’option Modes de règlement du menu
Données.
236
Les impressions
2. Saisissez le règlement du fournisseur par l’option habituelle accessible par Opérations +
Règlements Fournisseurs, en choisissant le mode de règlement créé précédemment.
3. Validez le règlement par l’option Opérations + Décaissement. Attention : sélectionnez bien la
banque source dont les coordonnées apparaîtront sur le billet à ordre.
4. Imprimez le bordereau par le menu Impressions + Billet à ordre.
Dans la fenêtre d’impression :
Précisez la période à prendre en compte.
Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables
soit en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage
des impressions,
Dans l’onglet Fournisseurs, sélectionnez une catégorie de fournisseurs.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Onglet Pièces
L’onglet Pièces permet de définir les pièces et les dates d’échéances à prendre en compte.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces que vous souhaitez prendre en compte pour
l’édition des traites en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Donc, seules les
pièces comprises dans l’intervalle que vous indiquez sont prises en compte.
Dates déchéances
Déterminez la période des dates d’échéances à prendre en compte. Seules les factures non réglées et
dont la date d’échéance est comprise dans l’intervalle auront une traite d’éditer.
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats
Pour imprimer la liste des pièces de ventes ou d’achats, utilisez la commande Ventes ou Achats du
menu Impressions + Listes des pièces.
Pour les ventes, vous pouvez obtenir la liste des devis, commandes, BL ou factures.
237
Pour les achats, vous pouvez obtenir la liste des commandes, BR ou factures.
Indiquez la période sur laquelle les pièces ont été établies et le type de pièce dont vous souhaitez
avoir la liste,
Appliquez un filtre afin de limiter votre impression à quelques pièces selon des critères
particuliers,
Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles d’impression proposés sont paramétrables soit
en cliquant sur le lien Modèle d’impression soit en utilisant le menu Outils + Paramétrage des
impressions,
Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs,
Dans l’onglet Commerciaux (accessible uniquement pour les ventes), définissez une sélection de
commerciaux,
Dans l’onglet Options, définissez vos critères d’impression,
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Filtres,
Options d'impression de la liste des pièces de ventes
Cet onglet permet de définir des options d’impression pour les pièces de ventes.
Pour les factures, vous pouvez demander à imprimer toutes celles qui ont été transférées en comptabilité
ou toutes celles qui ont été imprimées ou encore uniquement imprimer les avoirs.
Pour les commandes, vous avez un autre critère qui est la livraison partielle c’est-à-dire que vous pouvez
imprimer uniquement les commandes qui ont été livrées partiellement.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans la liste à éditer en
indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être prises
en compte, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans
l’intervalle indiqué sont éditées.
238
Les impressions
Tri
Choisissez le type d’impression pour effectuer l’édition de la liste. En fonction de votre choix, les ruptures
disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au soustotal par client et par commercial.
En revanche, si vous choisissez par client, vous pouvez imprimer un sous-total par client ainsi que par
jour, mois et semaine et si vous choisissez par commercial, vous pouvez imprimer un sous-total par
commercial et également par jour, mois et semaine.
Options d'impression de la liste des pièces d'achats
Cet onglet permet de définir des options d’impression pour les pièces d’achats.
Pour les factures, vous pouvez demander à imprimer toutes celles qui ont été transférées en comptabilité
ou toutes celles qui ont été imprimées ou encore uniquement imprimer les avoirs.
Pour les commandes, vous avez un autre critère qui est la réception partielle c’est-à-dire que vous pouvez
imprimer uniquement les commandes qui ont été réceptionnées partiellement.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans la liste à éditer en
indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent être prises
en compte, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans
l’intervalle indiqué sont éditées.
Tri
disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au soustotal par fournisseur.
En revanche, si vous choisissez par fournisseur, vous pouvez imprimer un sous-total par fournisseur ainsi
que par jour, mois et semaine.
Sélection des devises
Cet onglet permet de sélectionner un intervalle de devises. Cette sélection permet d’obtenir les pièces qui
ont été établies dans une devise autre que la devise du dossier.
L’option Imprimer en + Devise du dossier permet d’éditer toutes les informations dans la devise du
dossier ce qui signifie que toutes les valeurs seront converties en dans la devise du dossier en fonction du
cours indiqué dans la fiche de la devise concernée.
Par exemple, dans un dossier en Euros, une pièce établie en Dollars sera convertie en Euros en fonction
du cours qu’il était indiqué dans la fiche de la devise USD lors de la création de la pièce.
Impression du portefeuille des devis
Pour imprimer le portefeuille des devis, utilisez la commande Portefeuille des devis du menu
Impressions.
Cette impression permet d’obtenir les devis effectués sur une période donnée et pour une date de
livraison précise. Dans l’édition, vous obtiendrez donc les devis qui répondent aux deux critères que vous
aurez défini dans les zones Période et Date de livraison.
239
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le
cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le symbole est gris
et devient jaune après la 1ère édition,
Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le
lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des devis, cochez l’option Ne pas imprimer le
détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le
modèle,
Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,
Dans l’onglet Articles, précisez une sélection d’articles,
Dans l’onglet Tailles Couleurs Bonnets, choisissez un intervalle d’articles collectifs, de tailles, de
couleurs et / ou de bonnets,
Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Onglet Tailles Couleurs Bonnets
Dans cet onglet, vous pouvez définir jusqu’à 4 intervalles pour cibler au mieux votre impression :
Des articles collectifs,
Des tailles,
Des couleurs,
Des bonnets.
Pour chaque intervalle, définissez le code de la première et dernière donnée à prendre en compte. Si
vous indiquez un intervalle pour chaque type de données, les valeurs imprimées seront comprises dans
ces 4 intervalles.
Impression du portefeuille des commandes
Pour imprimer le portefeuille des commandes clients ou fournisseurs, utilisez la commande Portefeuille
des commandes du menu Impressions.
240
Les impressions
Vous pouvez obtenir les commandes clients ou fournisseurs par date de commande et date de
livraison (ou réception) prévue : ainsi, renseignez les zones Période et Date de livraison (ou
réception),
Choisissez le type de commandes: Non livrées, Soldées ou Toutes,
Sélectionnez un tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où
devient jaune après la 1ère édition.
Le tri par Code article permet d’avoir une totalisation par article. En effet, si vous avez plusieurs
commandes avec le même article, ce tri permettra d’obtenir pour l’article la liste des commandes
dans lesquelles il figure,
Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des commandes, cochez l’option Ne pas
imprimer le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total
dans le modèle,
Dans l’onglet Clients (ou Fournisseurs pour le portefeuille des commandes fournisseurs), indiquez
un intervalle de clients,
Dans l’onglet Tailles Couleurs Bonnets, choisissez un intervalle d’articles collectifs, de tailles, de
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression du journal des ventes
Pour imprimer le journal des ventes, utilisez la commande Ventes du menu Impressions + Journaux.
Cet état vous permet d’avoir la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif par taux
de TVA et un récapitulatif des règlements effectués dans les factures par mode de règlement.
Appliquez un filtre afin d’imprimer quelques factures,
Choisissez un modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le
Si vous ne souhaitez pas avoir le détail des lignes des factures, cochez l’option Ne pas imprimer
le détail. Cette option n’est intéressante que si le tri choisi est associé à un sous-total dans le
modèle,
241
Dans l’onglet Clients, définissez une sélection de clients,
Dans l’onglet Commerciaux / Vendeurs, précisez un intervalle de commerciaux,
Dans l’onglet Options, définissez vos critères d’impression,
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Filtres,
Options d'impression du journal de ventes
L’onglet Options permet d’effectuer des choix d’impression.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans l’impression du journal
de ventes en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent
être éditées, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans
l’intervalle indiqué sont prises en compte.
Tri
disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au soustotal par client et par commercial.
En revanche, si vous choisissez par client, vous pouvez imprimer un sous-total par client ainsi que par
jour, mois et semaine et si vous choisissez par commercial, vous pouvez imprimer un sous-total par
commercial et également par jour, mois et semaine.
Impression du journal d'achats
Pour imprimer le journal d’achats, utilisez la commande Achats du menu Impressions + Journaux.
Cet état vous permet d’avoir la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif par taux
de TVA et un récapitulatif des règlements effectués dans les factures par mode de règlement.
Appliquez un filtre,
Choisissez un modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le
242
Les impressions
modèle,
Dans l’onglet Fournisseurs, précisez une sélection de fournisseurs,
Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises,
Dans l’onglet Options, effectuez vos choix d’impression.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Filtres,
Options d'impression du journal d'achats
L’onglet Options permet d’effectuer des choix d’impression.
N° de Pièces
Dans cette zone, vous pouvez définir la ou les pièces à prendre en compte dans l’impression du journal
d’achats en indiquant le préfixe et le numéro de la première et dernière pièce. Si plusieurs pièces doivent
être éditées, elles doivent se suivre dans la numérotation puisque seules les pièces comprises dans
l’intervalle indiqué sont prises en compte.
Tri
disponibles ne sont pas identiques. Si vous sélectionnez un tri par date, vous n’aurez pas accès au soustotal par fournisseur.
En revanche, si vous choisissez par fournisseur, vous pouvez imprimer un sous-total par fournisseur ainsi
que par jour, mois et semaine.
Impression de la relation client
Pour éditer la relation client, sélectionnez la commande Relation client du menu Impressions.
Cette option permet d’analyser ou de récapituler les actions et affaires créées selon différents modèles.
Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez prendre en compte toutes les actions créées,
243
Choisissez si vous souhaitez imprimer uniquement les actions exécutées (un clic sur l’option
Actions exécutées, si vous cliquez une 2ème fois, seules les actions non encore exécutées
seront imprimées) ou toutes les actions,
Cochez l’option Affaires uniquement si vous souhaitez n’imprimer que l’affaire et ses
statistiques, sans le détail des actions par affaire,
Vous pouvez également imprimer un seul type d’action en choisissant son type dans la zone
Type d’action,
Indiquez si vous souhaitez imprimer toutes les actions, priorité confondue, ou seulement les
actions rattachées à une priorité en choisissant cette priorité dans la zone Priorité,
Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués. Classez ces tris par ordre d’importance. Les tris
possibles sont : Code affaire, Type d’action, Date, Code client et Commercial,
Vous pouvez choisir des ruptures c’est-à-dire l’édition d’un sous-total par rupture choisie,
Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles sont paramétrables en cliquant sur le lien
Dans l’onglet Affaires, précisez l’intervalle des affaires,
Dans l’onglet Commerciaux, définissez l’intervalle des commerciaux.
Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,
Remarque
Selon le modèle d’impression que vous choisissez, nous préconisons de choisir certaines options :
Modèle Historique des affaires et des actions par tiers : cochez les ruptures Code affaire et
Client, dans la zone Ordre de tri, positionnez le tri Code client en premier suivi du tri Code
affaire et ne sélectionnez pas les options Actions exécutées et Affaires uniquement.
Modèle Liste des tâches à faire : cochez l’option Actions exécutées, ne sélectionnez pas de
rupture, n’indiquez pas de tri particulier afin d’obtenir les actions exécutées ou celles non
exécutées.
Modèle Récapitulatif des actions par commercial : cochez la rupture Commercial et
positionnez le tri Commercial en premier.
Modèle Standard : toutes les ruptures sont paramétrées dans le modèle d’impression, vous
pouvez donc choisir votre ordre de tri et vos ruptures.
Modèle Historique affaire : cochez l’option Affaires uniquement, choisissez la rupture Code
affaire et positionnez le tri Code affaire en premier.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Courriers et lettres types clients et fournisseurs
244
Les impressions
Pour envoyer une lettre à un client ou un fournisseur, utilisez la commande Lettres-type du menu
Impressions.
Ces lettres vous permettent de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos clients, fournisseurs.
Une lettre-type est un modèle de lettre à partir duquel le logiciel génère le courrier proprement dit.
Il existe des modèles de lettres-types qui peuvent être modifiés ou supprimés. Vous pouvez également
créer de nouveaux modèles.
La modification ou la création d’une lettre s’effectue à partir d’un traitement de texte. La lettre est au
format RTF, le logiciel ouvre donc le traitement de texte qui est associé aux fichiers d’extension RTF dans
le paramétrage des types de fichiers Windows.
Si vous souhaitez modifier cette association, le plus simple consiste à :
Aller dans le répertoire EBP \ PDV \ LETTRES par l’explorateur Windows,
Sélectionner un des fichiers et faire un clic avec le bouton droit de la souris tout en appuyant sur
la touche Shift,
Dans le menu contextuel, choisir Ouvrir Avec, rechercher et sélectionner dans la liste le
programme (word ou wordpad...) puis cocher l'option Toujours utiliser ce programme pour
ouvrir les fichiers de ce type.
Création d’une lettre
Pour créer une nouvelle lettre, cliquez sur le bouton Créer. Vous devrez alors renseigner le nom de la
lettre et dans quel classeur elle doit être annexée.
Ensuite, vous serez dans le traitement de texte où vous devrez saisir votre texte et insérer les variables
du dictionnaire. Une variable correspond à un champ que vous avez déjà saisi dans Point de vente (ex : le
code client).
Le dictionnaire contient différentes rubriques qui concernent notamment le client. Les variables permettent
d’insérer une donnée qui est spécifique à chaque client. Elles apparaissent entre parenthèses sur la lettre
mais à l’impression, elles sont remplacées par la donnée spécifique au client.
Dès que la lettre est établie, enregistrez-la par l’icône
et elle sera sauvegardée au format RTF.
Modification d’une lettre
Pour modifier une lettre, cliquez sur le bouton Modifier. Ensuite, apportez les modifications que vous
souhaitez. Nous vous conseillons d’enregistrer la lettre modifiée sous un autre nom par le menu Fichier +
Enregistrer sous pour garder la lettre d’origine.
Consultation d’une lettre
Pour consulter une lettre, utilisez le bouton Editer. Cette fonction permet de vérifier la mise en page des
lettres et d’ajouter des précisions pour un tiers particulier : celles-ci n’affecteront pas la lettre-type .
Le logiciel lance automatiquement le traitement qui fusionne la lettre-type avec les informations
concernant chacun des clients ou fournisseurs. Les coordonnées du tiers et autres renseignements
spécifiques aux tiers sont automatiquement intégrés à partir de la fiche du tiers.
Un saut de page est généré entre chaque lettre.
Impression d’une lettre
Pour imprimer une lettre, cliquez sur le bouton Imprimer. Vous pouvez également imprimer la lettre
lorsque vous êtes en modification, en création ou en édition.
245
Dans l’onglet Clients, définissez un intervalle de clients et faites de même dans l’onglet Fournisseurs.
Création d'une lettre
Renseignez le nom de la lettre et le classeur dans lequel elle doit être annexée. Vous pouvez ne pas
l’affecter un classeur bien particulier. Elle apparaîtra directement dans la liste.
Création d'un classeur
Un classeur correspond à un thème et peut vous permettre de distinguer les différents types de lettre en
les rangeant dans les classeurs. Si aucun classeur existe, vous pouvez en créer par le bouton Nouveau
puis saisir le nom du classeur.
Envoi d'un mailing commercial par le net
La fonction Lettres types et Courriers permet d’envoyer des lettres ou des mailings commerciaux ou
administratifs à l’attention de vos clients ou fournisseurs par le moyen de la messagerie Internet (e-mail).
Le contenu de cet e-mail n’est pas limité aux courriers, des documents peuvent y être joints. Pour cela, il
suffit de cliquer sur le bouton Joindre puis ces documents sont listés dans la zone Pièces jointes.
Vous pouvez également indiquer un message particulier et le sujet du mail. Enfin, cet envoi peut être
individualisé (un mail par client ou par fournisseur) ou groupé (un seul mail est envoyé à l’ensemble des
clients ou fournisseurs sélectionnés). Dans ce dernier cas, un seul destinataire s’inscrit dans la zone A et
les autres destinataires s’inscrivent en CCI.
Impression des étiquettes
Pour imprimer des étiquettes clients, articles ou fournisseurs, utilisez la commande Clients, Articles
Stock ou Fournisseurs du menu Impressions + Etiquettes.
Pour chaque impression, vous pouvez indiquer une sélection de clients, articles ou fournisseurs en
personnalisant l’intervalle dans l’onglet Clients, Articles ou Fournisseurs.
Les étiquettes peuvent être imprimées selon différents tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef :
celle-ci est jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le
symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition.
Différents choix de modèles sont disponibles et ils peuvent être modifiés à votre convenance en utilisant
Win Générateur en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions.
Vous avez la possibilité d’éditer une étiquette plusieurs fois en indiquant le nombre d’exemplaires
souhaité.
Pour les étiquettes articles, vous pouvez générer des étiquettes avec les codes barres en sélectionnant
les modèles Etiquettes code barre (code 39), Etiquettes code barre (EAN 13) ou Etiquettes code
barre (EAN 8). Vous avez également la possibilité d’imprimer les étiquettes en fonction de la quantité en
stock c’est-à-dire d’éditer le nombre d’étiquettes propre au stock actuel de chaque article.
246
Les impressions
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des articles
Pour imprimer les articles, utilisez la commande Articles du menu Impressions + Données.
Vous avez le choix entre imprimer la liste des articles ou une fiche détaillée de chaque article en
sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles d’impression peuvent être personnalisés en
cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions afin de les adapter à vos besoins,
Dans l’onglet Articles, indiquez une sélection d’articles,
Dans l’onglet Fournisseurs, définissez un intervalle de fournisseurs,
Dans l’onglet Tailles Couleurs Bonnets, précisez un intervalle d’articles collectifs, de tailles, de
couleurs et de bonnets.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des articles collectifs
Pour imprimer les affaires, utilisez la commande Articles collectifs du menu Impressions + Données.
247
Le seul modèle disponible est une liste. Cependant, vous pouvez la personnaliser en cliquant sur
le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions pour
l’adapter à vos besoins,
Dans l’onglet Articles collectifs, précisez une sélection d’articles collectifs.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Définissez ici les articles collectifs à prendre en compte pour l’impression de la liste des articles collectifs
en indiquant le code et la désignation du premier et du dernier article collectif.
Impression des affaires
Pour imprimer les affaires, utilisez la commande Affaires du menu Impressions + Données.
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez le personnaliser en
impressions pour l’adapter à vos besoins,
Dans l’onglet Affaires, précisez une sélection d'affaires.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Sélection des affaires
248
Les impressions
Définissez ici les affaires à prendre en compte pour l’impression des fiches affaires en indiquant le code et
le nom de la première et dernière affaire.
Impression des banques
Pour imprimer les banques, utilisez la commande Banques du menu Impressions + Données.
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez le personnaliser en
impressions pour l’adapter à vos besoins,
Dans l’onglet Banques, précisez une sélection de banques.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Sélection des banques
Définissez ici les banques à prendre en compte pour l’impression des fiches banques en indiquant le code
et le nom de la première et dernière banque.
Impression des clients
Pour imprimer les clients, utilisez la commande Clients du menu Impressions + Données.
Vous avez le choix entre imprimer la liste des clients ou une fiche détaillée de chaque client en
sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le lien
Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions en fonction de
vos besoins,
Dans l’onglet Clients, précisez une sélection de clients.
249
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des grilles de remise
Pour imprimer les grilles de remise, utilisez la commande Codes remises du menu Impressions +
Données.
Le seul modèle disponible est une fiche détaillée. Cependant, vous pouvez personnaliser ce
modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions,
Dans l’onglet Codes remises, indiquez une sélection de codes remises.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Sélection des remises
Définissez ici les grilles de remise à prendre en compte pour l’impression des fiches codes remises en
indiquant le code et le libellé de la première et dernière grille de remise.
Impression des collections
Pour imprimer les collections, utilisez la commande Collections du menu Impressions + Données.
Choisissez le tri à appliquer : Code ou Libellé,
Le seul modèle disponible est une liste. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en
impressions,
250
Les impressions
Dans l’onglet Collections, indiquez une sélection de collections.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Définissez ici les collections à prendre en compte pour l’impression de la liste des collections en indiquant
le code et la désignation de la première et dernière collection.
Impression des commerciaux / Vendeurs
Pour imprimer les commerciaux, utilisez la commande Commerciaux / Vendeurs du menu Impressions
+ Données.
Vous avez le choix entre imprimer la liste des commerciaux ou une fiche détaillée de chaque
commercial en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en
cliquant sur le lien Modèle d’impression, ou par le menu Outils + Paramétrage des
impressions en fonction de vos besoins,
Dans l’onglet Commerciaux / Vendeurs, indiquez une sélection de commerciaux.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour éditer le document à l’écran. Depuis l’aperçu, d’autres
fonctionnalités sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des devises
251
Pour imprimer les devises, utilisez la commande Devises du menu Impressions + Données.
Le seul modèle disponible est une liste des devises. Cependant, vous pouvez personnaliser ce
impressions pour l’adapter selon vos besoins.
Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Sélection des devises
Définissez ici les devises à prendre en compte pour l’impression de la liste des devises en indiquant le
code et le libellé de la première et dernière devise.
Impression des familles d'articles
Pour imprimer les familles d’articles, utilisez la commande Familles d’articles du menu Impressions +
Données.
Vous avez le choix entre imprimer la liste des familles d’articles ou une fiche détaillée de chaque
famille d’articles en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en
impressions,
Dans l’onglet Familles d'articles, indiquez une sélection de familles d’articles.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
252
Les impressions
Sélection des familles articles
Définissez ici les familles articles à prendre en compte pour l’impression en cours.
Filtre
Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles
articles à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé.
Pour créer un filtre, cliquez sur le lien Filtres.
Impression des familles de clients
Pour imprimer les familles de clients, utilisez la commande Familles de clients du menu Impressions +
Données.
Vous avez le choix entre imprimer la liste des familles de clients ou une fiche détaillée de chaque
famille de clients en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en
impressions,
Dans l’onglet Familles clients, indiquez un intervalle de familles de clients.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Sélection des familles clients
Définissez ici les familles clients à prendre en compte pour l’impression en cours.
Filtre
Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles clients
à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été créé. Pour
créer un filtre, cliquez sur le lien Filtres.
253
Impression des familles de fournisseurs
Pour imprimer les familles de fournisseurs, utilisez la commande Familles de fournisseurs du menu
Impressions + Données.
impressions,
Dans l’onglet Familles fournisseurs, sélectionnez un intervalle de familles fournisseurs.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Sélection des familles fournisseurs
Définissez ici les familles fournisseurs à prendre en compte pour l’impression en cours.
Filtre
Le filtre permet d'appliquer une sélection poussée, sur des critères bien particuliers, sur les familles
fournisseurs à prendre en compte. Si dans la liste déroulante rien n’apparaît, c’est qu’aucun filtre n’a été
créé. Pour créer un filtre, cliquez sur le lien Filtres.
Impression des fournisseurs
Pour imprimer les fournisseurs, utilisez la commande Fournisseurs du menu Impressions + Données.
Vous avez le choix entre imprimer la liste des fournisseurs ou une fiche détaillée de chaque
fournisseur en sélectionnant le modèle adéquat. Les modèles peuvent être personnalisés en
impressions,
Dans l’onglet Fournisseurs, déterminez une sélection de fournisseurs.
254
Les impressions
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des frais de port
Pour imprimer les frais de port, utilisez la commande Frais de port du menu Impressions + Données.
impressions,
Dans l’onglet Frais de port, sélectionnez un intervalle de frais de port.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Sélection des frais de port
Définissez ici les frais de port à prendre en compte pour l’impression des fiches frais de port en indiquant
le code et le libellé du premier et dernier frais de port.
Impression des grilles de tarifs
Pour imprimer les grilles de tarifs, utilisez la commande Grilles de tarifs du menu Impressions +
Données.
255
Le seul modèle disponible est une fiche des grilles de tarifs. Cependant, vous pouvez
personnaliser ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils +
Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Grilles de tarifs, indiquez une sélection de grilles de tarifs.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Sélection des grilles de tarifs
Définissez ici les grilles de tarifs à prendre en compte pour l’impression des fiches grilles de tarifs en
indiquant le code et le libellé de la première et dernière grille de tarif.
Impression des localisations / rayons
Pour imprimer les localisations, utilisez la commande Localisations du menu Impressions + Données.
Le seul modèle disponible est une liste des localisations. Cependant, vous pouvez personnaliser
ce modèle en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage
des impressions,
Dans l’onglet Localisations, indiquez une sélection de localisations.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Sélection des localisations
Définissez ici les localisations à prendre en compte pour l’impression de la liste des localisations en
indiquant le code et le libellé de la première et dernière localisation.
256
Les impressions
Impression des modes de règlement
Pour imprimer les modes de règlement, utilisez la commande Modes de règlement du menu
impressions,
Dans l’onglet Modes de règlements, déterminez un intervalle de modes de règlements.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Sélection des modes de règlement
Définissez ici les modes de règlement à prendre en compte pour l’impression des fiches modes de
règlement en indiquant le code et le libellé du premier et dernier mode de règlement.
Impression des promotions ou soldes
Pour imprimer les promotions ou soldes, utilisez la commande Promotions ou Soldes du menu
impressions,
Dans l’onglet Promotions, choisissez une sélection de promotions.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
257
Sélection des promotions ou soldes
Définissez ici les promotions à prendre en compte pour l’impression des fiches promotions en indiquant le
code et le libellé de la première et dernière promotion.
Impression des unités
Pour imprimer les unités, utilisez la commande Unités du menu Impressions + Données.
Le seul modèle disponible est une liste des unités. Cependant, vous pouvez personnaliser ce
impressions,
Dans l’onglet Unités, indiquez un intervalle d’unités.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Sélection des unités
Définissez ici les unités à prendre en compte pour l’impression de la liste des unités en indiquant le code
et le libellé de la première et dernière unité .
Impression des textes standards
Pour imprimer les textes standards, sélectionnez la commande Textes standards du menu Impressions
+ Données.
Vous avez la possibilité d’imprimer l’ensemble des textes standards ou une partie en indiquant dans les
champs prévus à cet effet les deux bornes.
Le seul modèle disponible est une liste des textes standards. Cependant, vous pouvez personnaliser ce
impressions en fonction de vos besoins.
258
Les impressions
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Impression des natures d'offres
Impression des gammes
Pour imprimer les gammes, allez dans le menu Impressions + Données + Gammes.
Sélectionnez les gammes à imprimer,
Le seul modèle disponible est une liste des gammes. Cependant, vous pouvez personnaliser ce
impressions,
Dans l’onglet Gammes, sélectionnez un intervalle de gammes.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Sélection des gammes
Dans cet onglet, définissez un intervalle de tailles, de couleurs et de bonnets en indiquant le premier et le
dernier code pour chaque gamme.
Impression des conditions de livraison
Pour imprimer les conditions de livraisons, utilisez la commande Conditions de livraisons du menu
Impressions + Données + DEB.
259
Le seul modèle disponible est une liste des conditions de livraisons. Cependant, vous pouvez
Dans l’onglet Conditions de livraisons, sélectionnez un intervalle de conditions de livraison.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Sélection des conditions de livraison
Définissez ici les conditions de livraison à prendre en compte pour l’impression de la liste des conditions
de livraison en indiquant le code et le libellé de la première et dernière condition de livraison.
Impression des modes de transport
Pour imprimer les modes de transport, utilisez la commande Modes de transport du menu Impressions
+ Données + DEB.
Le seul modèle disponible est une liste des modes de transport. Cependant, vous pouvez
Dans l’onglet Modes de transport, indiquez une sélection de modes de transport.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Sélection des modes de transport
260
Les impressions
Définissez ici les modes de transport à prendre en compte pour l’impression de la liste des modes de
transport en indiquant le code et le libellé du premier et dernier mode de transport.
Impression des natures de transactions
Pour imprimer les natures de transactions, utilisez la commande Natures de transactions du menu
Impressions + Données + DEB.
Le seul modèle disponible est une liste des natures de transactions. Cependant, vous pouvez
Dans l’onglet Natures de transactions, définissez une sélection de natures de transaction.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Sélection des natures de transactions
Définissez ici les natures de transaction à prendre en compte pour l’impression de la liste des natures de
transaction en indiquant le code et le libellé de la première et dernière nature de transaction.
Impression des nomenclatures NC8
Pour imprimer les nomenclatures NC8, utilisez la commande Nomenclatures NC8 du menu Impressions
+ Données + DEB.
Le seul modèle disponible est une liste des nomenclatures NC8. Cependant, vous pouvez
Dans l’onglet NC8, précisez une sélection de nomenclatures NC8.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
261
Sélection des nomenclatures NC8
Définissez ici les nomenclatures NC8 à prendre en compte pour l’impression de la liste des
nomenclatures NC8 en indiquant le code et le libellé de la première et dernière nomenclature NC8.
Impression des codes NAF
Pour imprimer les codes NAF, utilisez la commande Codes NAF du menu Impressions + Données +
Divers.
Le seul modèle disponible est une liste des codes NAF. Cependant, vous pouvez personnaliser
des impressions,
Dans l’onglet Codes NAF, indiquez une sélection de codes NAF.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Sélection des codes NAF
Définissez ici les codes NAF à prendre en compte pour l’impression de la liste des codes NAF en
indiquant le code et le libellé du premier et dernier code NAF à imprimer.
Impression des codes postaux
Pour imprimer les codes postaux, utilisez la commande Codes postaux du menu Impressions +
Données + Divers.
Choisissez le tri à appliquer : Code, Ville ou Département,
Le seul modèle disponible est une liste des codes postaux. Cependant, vous pouvez
Dans l’onglet Codes postaux, définissez un intervalle de codes postaux,
Dans l’onglet Départements / Pays, déterminez une sélection de départements ou pays.
262
Les impressions
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Sélection des codes postaux
Définissez ici les codes postaux à prendre en compte pour l’impression de la liste des codes postaux en
indiquant le code et le libellé du premier et dernier code postal.
Sélection des départements et pays
Définissez ici les départements ainsi que les pays à prendre en compte en indiquant le code et le libellé
du premier et dernier département et pays.
Impression des départements
Pour imprimer les départements, utilisez la commande Départements du menu Impressions +
Données + Divers.
Choisissez le tri : Code ou Nom,
Le seul modèle disponible est une liste des départements. Cependant, vous pouvez personnaliser
des impressions,
Dans l’onglet Départements / Pays, sélectionnez un intervalle de départements ou pays.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Impression des pays
Pour imprimer les pays, utilisez la commande Pays du menu Impressions + Données + Divers.
Vous avez la possibilité d’imprimer l’ensemble des pays ou une partie en indiquant dans les champs
prévus à cet effet les deux bornes.
263
Le seul modèle disponible est une liste des pays. Cependant, vous pouvez personnaliser ce modèle en
cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Impression de l'historique des ventes par client
Pour imprimer un historique des ventes par client, utilisez la commande Client du menu Impressions +
Historique des ventes.
L’historique est un état qui se compose de toutes les lignes articles des différentes factures établies sur
une période donnée et par client. En plus du sous-total par client, un sous-total par article est édité. Pour
chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité vendue, le numéro de la pièce, la date, le
montant HT…. Ce détail est accompagné d’un total par client du montant HT et du net HT.
Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez imprimer l’historique des ventes,
Les modèles d’impression proposés sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle
d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Clients, indiquez un intervalle de clients,
Dans l’onglet Commerciaux / Vendeurs, définissez un intervalle de commerciaux,
Dans l’onglet Tailles Couleurs Bonnets, indiquez un intervalle d’articles collectifs, de tailles, de
Dans l’onglet Devises, indiquez un intervalle de devises,
Dans l’onglet Caisses, indiquez si vous souhaitez imprimer sur une caisse ou toutes les
caisses. Par défaut, l’édition prend en compte toutes les caisses.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
264
Les impressions
Impression de l'historique des ventes par article
Pour imprimer un historique des ventes par article, utilisez la commande Articles du menu Impressions
+ Historique des ventes.
Cet état permet de savoir pour chaque article les factures qui ont été établies.
Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité vendue, le numéro de la pièce, la
date, le montant HT…. Ce détail est accompagné d’un total par article du montant HT et du net HT.
Indiquez la période d’impression,
Choisissez les articles à imprimer : Simples et Composés ou Simples et Composants. Si vous
optez pour la deuxième solution, les articles composés ne seront pas imprimés. Ce sont ces
composants qui seront édités,
d’impression ou en utilisant le menu Outils + Paramétrage des impressions,
modèle,
Dans l’onglet Devises, définissez une sélection de devises,
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression de l'historique des achats par fournisseur
Pour imprimer un historique des achats par fournisseur, utilisez la commande Fournisseurs du menu
Impressions + Historique des achats.
265
L’historique est un état qui ressort toutes les lignes articles dans les différentes factures établies sur une
période donnée par fournisseur. Pour chaque ligne article, sont éditées les informations sur la quantité
achetée, le numéro de la pièce, la date, le montant HT….
Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez un intervalle de fournisseurs,
Dans l’onglet Articles, définissez une sélection d’articles,
Dans l’onglet Devises, précisez une sélection de devises,
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression de l'historique des achats par article
Pour imprimer un historique des achats par article, utilisez la commande Articles du menu Impressions
+ Historique des achats.
Cet état permet de connaître pour chaque article les factures qui ont été établies. Pour chaque ligne
article, sont éditées les informations sur la quantité achetée, le numéro de la pièce, la date, le montant
HT….
modèle
Dans l’onglet Articles, sélectionnez un intervalle d’articles,
266
Les impressions
Dans l’onglet Devises, précisez une sélection de devises.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des statistiques articles
Pour imprimer des statistiques articles, sélectionnez la commande Articles du menu Impressions +
Statistiques + Articles.
Les statistiques articles permettent d’obtenir pour chaque article selon le modèle d’impression utilisé, le
chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total
des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report.
Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires et la marge ainsi que le total et le report
antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution de ces
différentes données.
D’autres tris sont disponibles : quantité, chiffre d’affaires et marge. Ces trois tris classent les
articles par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premiers articles de
ce classement,
Les tris Quantité, Chiffre d’affaires et Marge permettent également d’effectuer des
regroupements d’articles selon différents critères (articles collectifs, tailles, couleurs, bonnets et
fournisseurs) et de classer ces critères. Ainsi, ces regroupements permettent d’éditer des soustotaux,
Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez un intervalle de fournisseurs.
sont disponibles.
267
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des statistiques par famille d'articles
Pour imprimer des statistiques par famille d’articles, sélectionnez la commande Famille d’articles du
menu Impressions + Statistiques + Articles.
Les statistiques par famille d’articles permettent d’obtenir pour chaque famille d’articles selon le modèle
d’impression utilisé, le chiffre d’affaires et la marge sur la période donnée ainsi que le report total des mois
antérieurs et un total égal à la période plus le report.
antérieur. Ces informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de voir l’évolution des
D’autres tris sont disponibles : quantité, chiffre d’affaires et marge. Ces trois derniers tris
classent les familles d’articles par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n
premières familles d’articles de ce classement,
Dans l’onglet Familles d'articles, définissez l’intervalle des familles d’articles.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des statistiques par collection
Pour imprimer les statistiques par collection, allez dans le menu Impressions + Statistiques + Articles +
Collections.
268
Les impressions
Les statistiques par collection permettent d’obtenir pour chaque collection le chiffre d’affaires, la marge et
la quantité sur la période donnée ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période
plus le report. Vous pouvez également éditer des palmarès sur la marge, le chiffre d’affaires et la quantité.
D’autres tris sont disponibles : quantité, chiffre d’affaires et marge. Ces trois derniers tris
classent les collections par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n
premières collections de ce classement,
Dans l’onglet Collections, définissez l’intervalle des collections.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des statistiques clients
Pour imprimer des statistiques clients, lancez la commande Clients du menu Impressions +
Statistiques + Clients.
Les statistiques clients permettent d’obtenir pour chaque client selon le modèle d’impression utilisé, le
chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée ainsi que le report total
des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report.
Deux autres tris sont disponibles : chiffre d’affaires et marge. Ces deux derniers tris classent les
clients par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premiers clients de ce
classement,
Dans l’onglet Clients, définissez un intervalle de clients.
269
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des statistiques par famille de clients
Pour imprimer des statistiques par famille de clients, lancez la commande Famille de Clients du menu
Impressions + Statistiques + Clients.
Les statistiques par famille de clients permettent d’obtenir pour chaque famille de clients selon le modèle
d’impression utilisé, le chiffre d’affaires, la marge et le pourcentage de la marge sur la période donnée
ainsi que le report total des mois antérieurs et un total égal à la période plus le report.
Deux autres tris sont disponibles : chiffre d’affaires et marge. Ces deux derniers tris classent les
familles de clients par ordre d’importance et offrent donc la possibilité d’imprimer les n premières
familles de clients de ce classement,
Dans l’onglet Familles clients, indiquez un intervalle de familles clients.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des statistiques comparatives
270
Les impressions
Pour imprimer des statistiques comparatives, sélectionnez la commande Comparatives du menu
Les statistiques comparatives permettent de comparer 4 périodes différentes concernant le chiffre
d’affaires réalisé client par client et l’évolution de leur CA d’une période sur l’autre.
Définissez les 4 périodes à comparer,
Indiquez un intervalle de chiffre d’affaires pour limiter l’impression,
L’édition peut être effectuée en kilos Euros en cochant l’option appropriée,
Sélectionnez le modèle avec lequel vous souhaitez imprimer. Cependant, les modèles peuvent
être personnalisés en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils +
couleurs et / ou de bonnets.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des statistiques croisées clients
Pour éditer des statistiques croisées clients, sélectionnez la commande Statistiques croisées du menu
Les statistiques croisées permettent de totaliser différentes données comme les quantités, le CA… pour
les critères suivants : Année, Mois, Commercial, Clients, Familles d’articles, Articles.
Choisissez le type de statistiques à imprimer : mensuelles ou journalières. En mensuelle, seules
les factures sont prises en compte et en journalière, les commandes, les BL et les factures sont
prises en compte,
Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués,
Classez les tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Commercial/Vendeurs, Mois,
Tiers, Famille d’articles, Articles et Années,
Dans l’onglet Clients, déterminez un intervalle de clients,
Dans l’onglet Commerciaux / Vendeurs, définissez une sélection de commerciaux,
271
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des statistiques par famille de fournisseur
Pour imprimer des statistiques par famille de fournisseurs, sélectionnez la commande Famille de
fournisseurs du menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs.
Les statistiques par famille de fournisseurs permettent d’obtenir, selon le modèle d’impression utilisé, le
chiffre d’affaires sur une période donnée, le report total des mois antérieurs et le total égal au report plus
la période.
Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires, le report antérieur et le total. Ces
informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires.
Un autre tri est disponible : chiffre d’affaires. Ce tri classe les familles de fournisseurs par ordre
d’importance et offre donc la possibilité d’imprimer les n premières familles de fournisseurs de ce
classement,
Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le
Dans l’onglet Familles fournisseurs, indiquez un intervalle de familles fournisseurs.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des statistiques fournisseurs
272
Les impressions
Pour imprimer des statistiques fournisseurs, lancez la commande Fournisseurs du menu Impressions +
Statistiques + Fournisseurs.
Les statistiques fournisseurs permettent d’obtenir, selon le modèle d’impression utilisé, le chiffre d’affaires
sur une période donnée, le report total des mois antérieurs et le total égal au report plus la période.
Dans l’autre cas, vous obtenez mois par mois le chiffre d’affaires, le report antérieur et le total. Ces
informations sont accompagnées d’un graphique qui permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires.
Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles peuvent être personnalisés en cliquant sur le
Dans l’onglet Fournisseurs, déterminez une sélection de fournisseurs.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des statistiques croisées fournisseurs
Pour éditer des statistiques croisées fournisseurs, sélectionnez la commande Statistiques croisées du
menu Impressions + Statistiques + Fournisseurs.
Les statistiques croisées permettent de totaliser différentes données comme les quantités, le CA… pour
les critères suivants : Articles, Fournisseurs, Familles d’articles, Mois, Année.
Choisissez le type de statistiques : mensuelles ou journalières. En mensuelle, seules les
factures sont prises en compte et en journalière, les commandes, les BR et les factures sont
prises en compte,
Plusieurs tris simultanés peuvent être effectués,
Classez les tris par ordre d’importance. Les tris possibles sont : Année, Mois, Tiers, Familles
d’articles, Articles,
Dans l’onglet Articles, précisez l’intervalle des articles,
Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs.
273
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des commissions commerciaux
Pour imprimer les commissions des commerciaux, lancez la commande Commissions commerciaux du
menu Impressions + Statistiques.
Les statistiques commissions commerciaux calculent la commission du commercial en fonction des
ventes et de la formule de calcul établie dans la fiche du commercial.
Indiquez l’intervalle de dates dans Période de ventes si la formule de calcul a été créée sur le
chiffre d’affaires réalisées ou dans Période d’encaissements si la formule a été établie sur le
chiffre d’affaires encaissées,
Choisissez le tri d’impression à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est
jaune dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le
symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Dans l’onglet Commerciaux / Vendeurs, précisez un intervalle de commerciaux,
Dans l’onglet Devises, indiquez une sélection de devises.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Synthèse des achats / ventes par collection
Pour imprimer la synthèse des achats / ventes par collection, allez dans le menu Impressions +
Statistiques + Synthèse des achats / ventes par collection.
274
Les impressions
Cette édition indique pour chaque fournisseur de chaque collection, les quantités achetées sur la période
de réception, les quantités vendues sur les 3 périodes de références et la différence entre les quantités
achetées et les quantités vendues.
Indiquez la période de réception et les 3 périodes de référence,
Sélectionnez le modèle d’impression. Les modèles sont paramétrables en cliquant sur le lien
Dans l’onglet Collections, précisez un intervalle de collections,
Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression de l'activité du magasin par tranche horaire
Afin d’imprimer les statistiques de votre magasin par tranche horaire, allez dans le menu Impressions +
Statistiques + Chiffre d’affaires + Activité du magasin par tranche horaire.
Cet état permet d’obtenir des informations concernant l’activité du magasin tel que le chiffre d’affaires
généré sur une journée, réparti par vendeur et par tranche horaire. Ainsi, vous connaissez les vendeurs
les plus performants et les horaires sur lesquels vous réalisez le plus de chiffres d’affaires.
Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez connaître l’activité de votre magasin,
Précisez les heures d’ouverture et de fermeture,
L’option Tableau par vendeur permet d’imprimer les informations détaillées par vendeur et par
tranche horaire,
L’option Récapitulatif par jour permet d’imprimer les informations par tranche horaire mais tous
vendeurs confondus,
L’option Afficher les tranches horaires sans vente édite toutes les tranches horaires comprises
entre l’heure d’ouverture et l’heure de fermeture même si aucune vente n’a été réalisée,
Choisissez un modèle d’impression que vous pouvez éventuellement paramétrer en cliquant sur
le lien Modèle d’impression,
Dans l’onglet Commerciaux / Vendeurs, indiquez une sélection de vendeurs,
sont disponibles.
275
Imprimer,
Générer un PDF,
Sélection des caisses
Cet onglet permet de préciser si l’impression doit être effectuée sur une caisse en particulier ou sur toutes
les caisses. Dans la liste déroulante, apparaissent toutes les caisses identifiées.
Impression de l'activité du magasin par vendeur
Afin d’imprimer les statistiques de votre magasin par vendeur, allez dans le menu Impressions +
Statistiques + Chiffre d’affaires + Activité du magasin par vendeur.
Cet état permet d’effectuer des comparaisons en terme de chiffre d’affaires et de marges vendeur par
vendeur et d’une année sur l’autre.
Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez éditer ces statistiques,
Les options Par semaine et Par mois vous permettent d’imprimer un sous-total par semaine et
par mois en plus du sous-total par jour,
Dans l’onglet Commerciaux / Vendeurs, précisez un intervalle de vendeurs,
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Impression du résultat des ventes
Pour imprimer le résultat des ventes, allez dans le menu Impressions + Statistiques + Chiffre d’affaires
+ Résultat des ventes.
276
Les impressions
Cet état permet de connaître le chiffre d’affaires TTC et HT de la journée, le chiffre d’affaires offert, le
nombre d’articles offerts, les avoirs accordés, les avoirs utilisés, les bons d’achat générés et les bons
d’achat utilisés.
Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez effectuer l’impression,
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Impression des statistiques de vente par tarif
Pour imprimer les statistiques de ventes par tarif, allez dans le menu Impressions + Statistiques +
Chiffre d’affaires + Statistiques de vente par tarif.
Cet état permet de connaître par jour et pour chaque tarif le nombre de ventes, le chiffre d’affaires généré
et la marge qui en découle.
Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez éditer ces statistiques,
Dans l’onglet Tarifs, indiquez une sélection de tarifs,
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Sélection des tarifs
277
Cet onglet permet de préciser si l’impression doit tenir compte de tous les tarifs ou non. Indiquez donc le
1er et le dernier tarif à prendre en compte.
Impression des mouvements de stock
Pour imprimer les mouvements de stock, sélectionnez la commande Mouvements du menu Impressions
+ Stock.
Attention : les articles hors stock ne sont pas pris en compte dans cette édition.
Les mouvements de stock impriment l’ensemble des entrées et des sorties de l’article sur une période
donnée. Vous pouvez éditer les mouvements sur tous les types de pièces (Sorties, Entrées, BL,
Réceptions, Ventes, Achats, OF, Inventaires, Tickets de caisse) ou sur une sélection. Le stock est
valorisé soit au PMP soit au dernier prix d’achat selon ce que vous avez indiqué dans les familles de vos
articles.
Le modèle d’impression peut être personnalisé en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou
par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Devises, indiquez une sélection de devises.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression de l'état de stock
Pour imprimer l’état de stock, lancez la commande Etat de stock du menu Impression + Stock.
Cet état édite les quantités entrées et sorties de chaque article et les valeurs. Selon le modèle
d’impression utilisé, vous obtiendrez :
Les entrées et les sorties en quantité et en valeur de chaque article ainsi que le stock final,
278
Les impressions
Un état avec uniquement le stock final pour chaque article,
Le stock final valorisé au dernier prix d’achat et au PMP,
Les entrées, les sorties et le stock final mois par mois en quantité et en valeur ainsi que le report
des mois antérieurs et un total,
Le stock est valorisé soit au PMP soit au dernier prix d’achat selon ce que vous avez indiqué dans
les familles de vos articles.
Choisissez le tri à appliquer. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune
dans le cas où une impression a déjà été effectuée avec ce tri. Dans le cas contraire, le
symbole est gris et devient jaune après la 1ère édition,
Sélectionnez un modèle d’impression. Les modèles peuvent être paramétrés en cliquant sur
le lien Modèle d’impression ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Si vous ne souhaitez pas imprimer les articles non mouvementés, cochez l’option prévue à
cet effet,
Dans l’onglet Articles, définissez un intervalle d’articles,
Dans l’onglet Tailles Couleurs Bonnets, indiquez un intervalle d’articles collectifs, de tailles,
de couleurs et / ou de bonnets,
Dans l’onglet Collections, indiquez une sélection de collections,
Dans l’onglet Fournisseurs, précisez un intervalle de fournisseurs.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression du palmarès de rotation
Le palmarès de rotation permet de connaître le nombre de jours restant avant la rupture de stock d’un
article.
Afin d’imprimer ce palmarès, sélectionnez la commande Palmarès de rotation du menu Impressions +
Stock.
Précisez la période d’impression. Cette période va permettre de savoir le nombre d’articles sortis
sur cette période et ainsi de calculer le nombre d’exemplaires sortis par jour,
Vous pouvez regrouper ces articles par article collectif, taille, couleur et bonnet et classez ces
regroupements. Un sous-total est imprimé pour chaque regroupement coché,
Cette édition est un palmarès des articles classés par le nombre de quantités sorties. L’option
Imprimer les permet donc d’imprimer les n premiers articles de ce classement,
279
Le modèle dont vous disposez est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou
Dans l’onglet Articles, indiquez un intervalle d’articles,
Dans l’onglet Fournisseurs, sélectionnez un intervalle de fournisseurs.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression du palmarès des commandes
Le palmarès des commandes permet de connaître pour chaque article le nombre commandé.
Afin d’imprimer ce palmarès, sélectionnez la commande Palmarès des commandes du menu
Impressions + Stock.
Précisez la période d’impression sur laquelle vous souhaitez connaître le nombre d’articles
commandés par référence,
Ce palmarès peut être effectué pour les commandes clients et pour les commandes fournisseurs,
Choisissez le tri à appliquer : Quantité (vendue) ou Valeur (chiffre d’affaires),
Vous pouvez regrouper ces articles par article collectif, taille, couleur et bonnet et classez ces
regroupements. Un sous-total est imprimé pour chaque regroupement coché,
Cette édition est un palmarès des articles commandés classés par ordre d’importance. L’option
Imprimer les permet donc d’imprimer les n premiers articles de ce classement,
Dans l’onglet Articles, sélectionnez un intervalle d’articles,
Dans l’onglet Fournisseurs, sélectionnez un intervalle de fournisseurs,
sont disponibles.
280
Les impressions
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression du réapprovisionnement
Pour imprimer l’état de réapprovisionnement, sélectionnez la commande Réapprovisionnement du menu
Cette impression édite uniquement les articles que vous devez commander pour honorer vos commandes
clients. Sont indiquées les quantités minimum à commander.
Indiquez si les ventes, les articles en sommeil et les articles non facturables doivent être pris en
compte,
Le modèle d’impression peut être paramétré en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par
le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Articles, précisez un intervalle d’articles,
Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez une sélection de fournisseurs,
Dans l’onglet Collections, indiquez une sélection de collections.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression de la disponibilité
Pour imprimer la disponibilité du stock, lancez la commande du menu Disponibilité du menu
281
Cet état permet d’obtenir le stock prévisionnel article par article en fonction des commandes clients et
fournisseurs. Il édite toutes les commandes clients et fournisseurs sur la période donnée. Le logiciel
calcule le stock prévisionnel à partir du stock actuel + les commandes clients – les commandes
fournisseurs.
Indiquez la date de livraison prévue,
Le modèle d’impression peut être paramétré en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par
le menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Articles, définissez une sélection d’articles,
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression de l'échéancier
Pour imprimer l’échéancier, utilisez la commande Echéancier du menu Impressions. Vous pouvez
l’imprimer pour les clients ou les fournisseurs.
L’échéancier permet de consulter pour chaque client ou fournisseur les échéances non réglées ainsi que
leur date. Les clients ou fournisseurs sont édités en continu.
Précisez si seules les échéances non réglées ou si toutes les échéances doivent être imprimées
et si le SOC doit être différent de 0 ou non,
Dans l’onglet Mode de règlements, indiquez une sélection de modes de règlement,
Dans l’onglet Devises, définissez un intervalle de devises,
Dans l’onglet Clients, précisez un intervalle de clients,
Dans l’onglet Fournisseurs, définissez une sélection de fournisseurs.
282
Les impressions
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression du relevé de factures
Pour imprimer un relevé de factures, utilisez la commande Relevés de factures du menu Impressions.
Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées. En bas de page est
imprimée une traite du montant global des factures si vous le souhaitez (en fonction du modèle choisi).
Les modèles disponibles sont modifiables en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le
menu Outils + Paramétrage des impressions,
Dans l’onglet Pièces, définissez vos critères d’impression,
Dans l’onglet Clients, indiquez une sélection de clients,
Dans l’onglet Devises, précisez un intervalle de devises.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Filtres,
Impression des encours dépassés
Pour imprimer les encours dépassés, utilisez la commande Encours dépassés du menu Impressions.
Cet état permet d’éditer les clients qui ont dépassé leur encours indiqué dans l’onglet Compte de la fiche
client. Pour chaque client, vous obtenez son SOC (=solde des opérations courantes), son encours et le
montant du dépassement.
283
Le modèle dont vous disposez est modifiable en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par
le menu Outils + Paramétrage des impressions
Dans l’onglet Clients, déterminez une sélection de clients.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des paiements
Pour obtenir une aide sur l’impression des billets à ordre, cliquez ici.
Pour imprimer les paiements, utilisez la commande Paiements du menu Impressions.
Vous imprimez les paiements clients ou fournisseurs.
Cet état est un récapitulatif de tous les paiements qui ont été saisis soit dans une facture soit dans
Opérations + Règlements Clients ou Opérations + Règlements fournisseurs sur une période donnée.
Sélectionnez le tri. Les tris proposés sont précédés d’une clef : celle-ci est jaune dans le cas où
Dans l’onglet Mode de règlement, précisez une sélection de mode de règlement,
Dans l’onglet Clients, définissez une sélection de clients,
Dans l’onglet Fournisseurs, indiquez un intervalle de fournisseurs,
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
284
Les impressions
Impression des bordereaux de remise en banque
Pour imprimer un bordereau de remise en banque, utilisez la commande Bordereaux de remise en
banque du menu Impressions.
Cette fonction permet de rééditer les bordereaux de remise en banque qui ont été réalisés par le menu
Opérations + Remise en banque.
Indiquez un intervalle de remises,
Les modèles proposés sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le
Indiquez également si vous souhaitez trier par ordre croissant ou décroissant.
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des bordereaux de décaissements
Pour imprimer un bordereau de décaissement, utilisez la commande Bordereaux de décaissements du
menu Impressions.
Les modèles proposés sont paramétrables en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le
sont disponibles.
285
Imprimer,
Générer un PDF,
Export avancé,
Impression des lettres-chèque
Pour imprimer une lettre-chèque, utilisez la commande Lettres-chèque du menu Impressions.
Cette fonction permet de rééditer les lettres-chèque qui ont été réalisées par le menu Opérations +
Décaissements.
Le modèle proposé est paramétrable en cliquant sur le lien Modèle d’impression ou par le menu
Outils + Paramétrage des impressions,
sont disponibles.
Imprimer,
Générer un PDF,
Impression du tableau de bord
Le tableau de bord permet de suivre l’évolution du chiffre d’affaires sous forme de graphique. Pour éditer
le tableau de bord sélectionnez la commande Tableau de bord du menu Impressions.
Indiquez les années sur lesquelles vous souhaitez éditer ce tableau,
Vous avez également la possibilité d’éditer en kilos Euros,
par le menu Outils + Paramétrage des impressions.
sont disponibles.
Imprimer,
286
Les impressions
Générer un PDF,
Export avancé,
287
Internet
Envoi de pièces de ventes EBP Point de vente
Cette option, accessible depuis le menu Internet, permet d'envoyer vos pièces de ventes via le courrier
électronique. Cependant, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel de messagerie Outlook
Express.
Par exemple, vos commerciaux saisissent des commandes, devis, BL ou factures de leur client dans
EBP Point de vente et par cette option, ils peuvent vous les envoyer et vous pourrez, par l'option Depuis
des mails ou Depuis un fichier XML du menu Internet + Réception des pièces de ventes EBP Point
de vente les réceptionner. Cela évite ainsi des ressaisies inutiles.
Si vous ne devez envoyer qu'une ou deux pièces de ventes, vous pouvez effectuer cette opération depuis
la liste des pièces de ventes en cliquant sur la fonction Envoi par e-mail (saisie déportée) dans le thème
Opérations du volet de navigation.
Indiquez le type de pièces de ventes ainsi que la période sur laquelle vous souhaitez envoyer ces pièces.
Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes :
Sélection par numéro de pièce
Choix du format d'export
Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML
Sélection par numéro de pièce
Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer l'intervalle de numéros de pièces de ventes à envoyer si vous
ne souhaitez pas envoyer toutes les pièces créées sur une même journée par exemple.
Voici les autres étapes de l'envoi des pièces de ventes :
Coordonnées du destinataire ou Création du fichier XML
Lorsque vous arrivez à cette étape, le logiciel indique le nombre de pièces de ventes à envoyer et vous
devez alors choisir sous quel format vous souhaitez les envoyer :
Envoyer un e-mail contenant les pièces de ventes,
Générer un fichier sur votre disque au format XML (cette option étant destinée à tous ceux ne
possédant de compte e-mail mais souhaitant profiter de la saisie déportée).
Voici la dernière étape de l'envoi des pièces de ventes :
Coordonnées du destinataire
ou
Création du fichier XML
289
Coordonnées du destinataire
Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, de générer un e-mail
contenant les pièces de ventes. Vous devez alors indiquer l'adresse électronique de votre destinataire.
Pour ce faire, saisissez le nom et l'adresse e-mail dans les zones prévues à cet effet ou cliquez sur l'icône
pour obtenir votre carnet d'adresses. Sélectionnez alors votre contact et cliquez sur le bouton OK. Le
nom et l'adresse e-mail sont alors automatiquement renseignés. Cliquez sur le bouton Terminer pour
valider l'opération.
Le destinataire de votre e-mail reçoit alors dans sa boîte de réception un message, dont l’objet est
EBPMSG + le type de pièces envoyé.
Remarques
En fonction du logiciel de messagerie installé, vous pouvez obtenir, après cette fenêtre, un message
renvoyé par votre outil, vous devez confirmer ce message afin de rendre effectif l’envoi du mail.
Création du fichier XML
Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez demandé, dans l'étape précédente, d'exporter les pièces
de ventes dans un fichier XML.
Pour cela, saisissez le chemin où vous souhaitez générer le fichier ou cliquez sur l'icône
pour
sélectionner le répertoire dans lequel générer le fichier. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider
l'opération.
Réception des pièces de ventes EBP Point de vente depuis des mails
Cette option permet de récupérer par e-mail, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées dans
un autre dossier à l’exception des factures. En effet, elles ne peuvent pas être importées dans un souci de
cohérence avec le Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006 (Contrôle des
comptabilités Informatisées).
Comme pour l'envoi des pièces de ventes par e-mail, cette fonctionnalité n'est validée qu'avec le logiciel
de messagerie Outlook Express.
La réception du mail passe par l'interrogation de la messagerie, vous devez donc paramétrer dans le
logiciel l'interrogation de votre messagerie.
Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis des mails du menu Internet +
Réception des pièces de ventes EBP Point de vente. Cette opération qui consiste à interroger la boîte
de réception peut prendre plusieurs secondes (cela dépend du nombre de mails présent dans votre boîte
de mails).
Si des mails sont effectivement en attente, une image indiquant Pièces en attente apparaît en bas à
droite de l'écran. Un simple clic sur cette image lance l’importation.
290
Internet
Un écran détaillant le contenu de chaque mail et leur provenance apparaît. Chaque mail est identifié par
le répertoire du dossier depuis lequel la pièce a été saisie, le nom du dossier, le nom de l'émetteur et
l'adresse e-mail de l'émetteur.
Quant à la pièce, elle est identifiée par son numéro, sa date d’émission et la raison sociale du client
concerné.
Conserver les numéros de pièces (sauf factures)
Pour tous les types de pièces sauf la facture, vous pouvez choisir si ces pièces doivent être importées
avec leur numéro d’origine ou si elles doivent être renumérotées en fonction de la dernière pièce présente
dans le dossier. Si vous choisissez de les renuméroter, le numéro de la pièce d’origine est indiquée dans
l’onglet Infos de la pièce en début de zone.
Quant aux factures, elles sont obligatoirement importées avec leur numéro d’origine. Donc, une facture
qui porte le même numéro qu’une facture déjà présente dans le dossier ne sera pas importée.
Remarques
Si le mail contient plusieurs pièces, la liste de toutes les pièces présentes sont affichées. L’importation
concerne donc soit la totalité des pièces présentes dans le mail, soit aucune, il n’est pas possible
d’importer une partie des pièces présentes dans le mail.
Si vous ne choisissez pas d’importer le mail, il vous sera proposé lors de chaque importation, à moins que
vous ne le supprimiez manuellement de votre boîte de réception.
Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les
pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées.
Réception des pièces de ventes EBP Point de vente depuis un fichier XML
Cette option permet de récupérer par un fichier, dans le dossier en cours, des pièces de ventes créées
dans un autre dossier à l’exception des factures de vente. En effet, elles ne peuvent pas être importées
dans un souci de cohérence avec le Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 N°12 du 24 Janvier 2006
(Contrôle des comptabilités Informatisées).
Pour effectuer la réception des mails, cliquez sur la commande Depuis un fichier XML du menu Internet
+ Réception des pièces de ventes EBP Point de vente.
Saisissez le chemin du répertoire dans lequel le fichier a été enregistré ou cliquez sur l'icône
sélectionner le répertoire. Cliquez sur le bouton Importer pour valider l'opération.
pour
Enfin, lorsque l’importation est terminée, un écran vous propose d’imprimer et ou de modifier la ou les
pièces importées. La quasi totalité des informations de la pièce d'origine sont restituées.
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ?
La pièce émise au départ est restituée à l’identique à l’arrivée, à l’exception des éventuels champs
personnalisés qui auraient pu être saisi sur les lignes de la pièce, et la facture d’acompte qui aurait pu être
générée.
291
Par conséquent, sont récupérés :
Dans l’entête, toutes les caractéristiques de la pièce (devise, client, date de pièce et de livraison,
référence, base de calcul, contact, commercial, tarif),
Dans le corps, toutes les lignes du corps, quelque soit leur type (article, texte, sous totaux),
Pour chaque ligne, le taux de TVA, le taux de TPF,
La composition d’un article s’il y a lieu,
La quantité, le prix unitaire, la remise, le code promotion, le code commercial, la date de livraison,
la description longue,
Dans le pied, les remises, frais de port, escompte, divers, acompte déjà comptabilisé, règlement,
Dans l’onglet Infos, le texte saisi, mais non formaté.
Le numéro initial de la pièce est quant à lui récupéré dans l’onglet Infos de la pièce, en début de zone et
la pièce importée porte le prochain numéro de pièce disponible dans le dossier de destination.
Contenu des dossiers émetteurs et récepteurs
Nous pouvons distinguer plusieurs cas :
Le dossier dans lequel la pièce a été créée ne contient aucune donnée commune avec le dossier
dans lequel la pièce est importée : l’importation est tout à fait possible, elle conduira à la création
de la fiche client, à la fiche article, frais de port, promotions ou soldes et mode de règlement.
Le dossier dans lequel la pièce a été créée contient des données communes mais le libellé de la
ligne d’article, dans la pièce émise, a été modifié.
Dans ce cas, l’importation de la pièce est possible mais lors de celle-ci, un écran est affiché
annonçant qu’un article comportant le même code que celui présent dans la pièce a été trouvé,
mais avec une désignation différente : soit vous indiquez qu’il s’agit du même article, soit vous
choisissez de créer un nouvel article.
Ce principe d’identification de l’article par son code, ou sa désignation, est également appliqué
pour le client (identification du client par son code ou sa raison sociale).
292
Les utilisateurs
Gestion des utilisateurs
Vous souhaitez gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs
dossiers : c’est l’objet de la gestion des utilisateurs.
Quelques grands principes
La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en
effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur tous les
dossiers.
La création de vos utilisateurs passe par un modèle type, associé à un autre utilisateur présent par
défaut : il se nomme INVITE, et ne dispose d’aucun droit.
Des droits peuvent être attribués à l’application : possibilité de créer ou de supprimer un dossier, ou à un
dossier : créer ou supprimer une facture.
Des droits peuvent être attribués pour tous les dossiers, ou par dossier : un même utilisateur peut donc,
selon votre choix, disposer des mêmes droits sur tous les dossiers où de droits différents selon les
dossiers ouverts.
Comment préparer votre gestion des utilisateurs
Dans le paragraphe précédent, nous présentions deux utilisateurs par défaut, ADM et Invité.
Pour l’utilisateur ADM, vous pouvez modifier son identité dans l’onglet Identité de la Liste des
utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs mais vous ne pouvez pas modifier tous les droits qui lui ont
été attribués.
Conseil : Cet utilisateur ADM est par défaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin d’en limiter
son accès, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes désignées connaîtront. Pour cela,
placez-vous dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Administrateur et saisissez le mot de passe dans
l’onglet Accès.
Pour l’utilisateur Invité, vous ne pouvez ni modifier son identité ni lui attribuer de mot de passe. En
revanche, vous devez lui définir ses droits, droits qui seront systématiquement attribués à la création d’un
nouvel utilisateur et qui serviront à tout utilisateur qui se connectera sans code.
Comment créer un utilisateur
1) Vous débutez avec l’option :
Vous devez d’abord activer l’option Activer le support des utilisateurs depuis le menu Dossier
+ Utilisateurs + Administration.
Cette étape vous permet d’activer l’utilisateur ADM, lequel vous donnera accès aux autres paramétrages
liés à cette option.
2) Vous avez déjà créé un utilisateur et souhaitez en créer de nouveaux :
Vous ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant
l’ouvrir en tant qu’ADMINISTRATEUR, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs +
Changer d’utilisateur,
Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire, sinon, validez par OK.
3) Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Utilisez le
menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs.
293
Cliquez sur le bouton Nouveau et créez votre utilisateur,
Pour lui attribuer ses droits, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier +
Utilisateurs + Administration. Dans cet écran, vous définissez ses droits pour l’ensemble des
dossiers,
Si vous souhaitez lui attribuer des droits spécifiques à chaque dossier, placez-vous alors dans la
liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs et sélectionnez
votre utilisateur.
Tous les droits dont vous disposez peuvent faire référence à une ou plusieurs fonctions. Afin de connaître
le champ d’action de chacun de ces droits, cliquez ici.
Exemple de création de droits pour un utilisateur
Création de droits pour un utilisateur
Pour un utilisateur X, vous souhaitez lui attribuer des droits différents sur 3 dossiers parmi 5 dossiers.
Pour l’ensemble des dossiers, il a accès à : la gestion des dossiers, la maintenance des dossiers et
consulter la liste des pièces de ventes, d’achats et de stock.
Pour le dossier Gestion, cet utilisateur a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles,
clients et fournisseurs, créer de nouvelles pièces de ventes et les modifier.
Pour le dossier Toto, il a comme droits supplémentaires : créer de nouvelles pièces d’achats et modifier
les pièces d’achat.
Pour le dossier Emballage, il a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et
fournisseurs, créer et modifier les fiches articles, clients et fournisseurs, créer des champs personnalisés.
La démarche à suivre est la suivante :
1) Créer cet utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs ce qui implique
que vous êtes connecté en tant qu’Administrateur. Si vous ne l’êtes pas, utilisez la commande
Changer d’utilisateur du menu Dossier + Utilisateurs et saisissez dans code utilisateur ADM et
un mot de passe si nécessaire.
2) Ensuite, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs +
Administration pour paramétrer les droits de ce nouvel utilisateur sur l’ensemble des dossiers.
Ces droits sont à définir dans la rubrique Droits par défaut sur les dossiers.
Dans la sous-rubrique Dossier, cochez Gestion des dossiers. Dans les sous-rubriques Ventes,
Achats et Stocks, cochez Consultation pièces de vente, Consultation pièces d’achat et
Consultation pièces de stock. Dans la sous-rubrique Outils, cochez Maintenance.
3) Placez-vous dans la liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des
utilisateurs et sélectionnez votre nouvel utilisateur. Cliquez sur l’onglet Droits.
Dans la zone Droits sur, indiquez le dossier Gestion. Par défaut, dans tous les carrés sera
indiqué DEF. Dans la rubrique Fichiers, double-cliquez sur la sous-rubrique Clients et cochez
Consultation clients. Faites de même pour les articles et les fournisseurs. Dans la rubrique
Pièces, double-cliquez sur la sous-rubrique Ventes puis Devis et cochez l’option Gestion devis.
Faites de même pour les commandes, bons de livraison et factures.
294
Les utilisateurs
4) Pour affecter les droits aux autres dossiers, suivez le même principe décrit ci-dessus, en
choisissant les options et menus que vous souhaitez autoriser.
Modification du mot de passe
Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de changer le mot de passe de l’utilisateur courant. Pour
changer, le mot de passe d’un autre utilisateur, il faut d’abord changer d’utilisateur par le menu Dossier +
Utilisateurs + Changer d’utilisateur.
Changement d'utilisateur
Cette commande vous permet de changer d’utilisateur courant sans quitter le dossier.
Liste des droits
Ci-dessous sont énumérés tous les droits disponibles dans la Gestion commerciale et les fonctions qui
leur sont associées.
Paramétrage des impressions
DOSSIER
Gestion des dossiers : Nouveau, Recopier, Supprimer, Sauvegarde, Restauration,
Utilisateurs : Administration, Liste des utilisateurs,
Propriétés : Coordonnées, Préférences, Devise, TVA/TPF,
FICHIERS
Tableau de bord : Tableau de bord, Impression du Tableau de bord
Droits CLIENTS
Consultation clients : Liste, Fiche, Historique, Impression (Clients, Etiquettes), Email, Site Web,
Graphiques, Courriers et Lettres Types, Génération HTML
Règlements clients : Règlements clients, Impression (Echéancier, Relevés de factures, Encours
dépassés, Paiements, Traites, Relances), Bouton liste des factures
Remise en banque : Remise en banque, Impression (Bordereaux de remise en banque)
Consultation des écritures comptables clients : Consultation des écritures comptables
Gestion clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression clients : Supprimer
295
Statistiques clients : Statistiques clients, comparatives, croisées
Import/Export clients : Import/Export
Droits FOURNISSEURS
Consultation fournisseurs : Liste, Fiche, Historique, Impression (Fournisseurs, Etiquettes), Email,
Site Web, Graphiques, courriers et Lettres-Types, Génération HTML
Règlements fournisseurs : Règlements fournisseurs, Impression (lettres-chèque Fournisseurs,
Echéancier, Paiements), Bouton liste des factures
Décaissements
décaissement)
fournisseurs :
Décaissements
fournisseurs,
Impression
(Bordereaux
de
Consultation des écritures comptables fournisseurs : Consultation des écritures comptables
Gestion fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression fournisseurs : Supprimer
Statistiques fournisseurs : Statistiques fournisseurs, Statistiques croisées
Import/Export fournisseurs : Import/Export
Droits ARTICLES
Consultation articles : Liste, Fiche, Historique, Impression (articles, étiquettes, Impression
mouvements, Impression état de stock, Impression Disponibilités, Impression Palmarès de
rotation, Impression Palmarès des articles commandés), Graphique, Génération HTML
Assemblage/Désassemblage : Assemblage/Désassemblage
Réapprovisionnement : Réapprovisionnement, Impression réapprovisionnement
Mise à jour des tarifs : Préparation/Mise à jour des tarifs
Gestion Articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression articles : Supprimer
Statistiques articles : Statistiques Articles
Import/Export articles : Import/Export
Droits COMMERCIAUX
Consultation commerciaux : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion commerciaux : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commerciaux : Supprimer
Statistiques commerciaux : Commissions commerciaux
Droits MODE DE REGLEMENT
296
Les utilisateurs
Consultation mode de règlement : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion mode de règlement : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression mode de règlement : Supprimer
Droits BANQUE
Consultation banque : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion banque : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression banque : Supprimer
Droits FRAIS DE PORT
Consultation frais de port : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion frais de port : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression frais de port : Supprimer
Droits FAMILLES ARTICLES
Consultation familles articles : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles articles : Supprimer
Statistiques familles articles : Statistiques Familles Articles
Droits FAMILLES CLIENTS
Consultation familles clients : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles clients : Supprimer
Statistiques familles clients : Statistiques Familles clients
Droits FAMILLES FOURNISSEURS
Consultation familles fournisseurs : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression famille fournisseurs : Supprimer
Statistiques familles fournisseurs : Statistiques Familles fournisseurs
297
Droits PROMOTIONS SOLDES
Consultation promotions ou soldes : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion promotions ou soldes : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression promotions ou soldes : Supprimer
Droits CODE REMISE
Consultation code remise : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion code remise : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression code remise : Supprimer
Droits UNITES
Consultation unités : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion unités : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression unités : Supprimer
Droits LOCALISATIONS
Consultation localisations : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion localisations : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression localisations : Supprimer
Droits DEVISES
Consultation devises : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion devises : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devises : Supprimer
Droits TEXTES STANDARDS
Consultation textes standards : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion textes standards : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression textes standards : Supprimer
298
Les utilisateurs
Droits DEB
Consultation DEB : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion DEB : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression DEB : Supprimer
Droits DIVERS
Consultation divers : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion divers : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression divers : Supprimer
Import Codes Postaux : Import
PIECES
Impression Pièces
1. VENTES
Consultation pièces de vente : Liste , Impression (Factures d’acomptes, Devis, Commande, BL,
Factures, Portefeuille des devis et commandes, étiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique – Ventes
Impression listes des pièces - Ventes
Droits DEVIS
Traitement devis : Regroupement, Transfert
Gestion devis : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devis : Supprimer
Droits COMMANDES
Traitement commandes : Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer
Livraison globale ou partielle : Livraison globale ou partielle
Gestion commandes : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes : Supprimer
299
Droits BL
Traitement BL : Regroupement, Transfert
Gestion BL : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression BL : Supprimer
Droits FACTURES
Traitement factures : Transfert
Débloquer transfert comptable - Ventes : Débloquer transfert comptable
Gestion factures : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures : Supprimer
2. ACHATS
Consultation pièces d'achat : Liste, impression (Commandes, BR, Factures, Portefeuille des
commandes fournisseurs, Etiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique – Achats
Impression listes des pièces - Achats
Droits COMMANDES FOURNISSEURS
Traitement commandes fournisseurs : Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôturer
Réception globale ou partielle : Réception globale ou partielle
Gestion commandes fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes fournisseurs : Supprimer
Droits BONS DE RECEPTION
Traitement bons de réception : Regroupement, Transfert
Gestion bons de réception : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression bons de réception : Supprimer
Droits FACTURES D’ACHAT
Traitement factures d'achat : Transfert
Débloquer transfert comptable - Achats : Débloquer transfert comptable
300
Les utilisateurs
Gestion factures d'achat : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures d'achat : Supprimer
3. STOCKS
Consultation pièces de stock : Liste, Impression ( Entrée, Sortie , OR, Inventaire, Etiquettes),
Visualiser
Droits ENTREES
Gestion entrées : Nouveau, Enregistrer
Suppression entrées : Supprimer
Droits SORTIES
Gestion sorties : Nouveau, Enregistrer
Suppression sorties : Supprimer
Droits ORDRES DE FABRICATION
Suppression ordres de fabrication : Supprimer
Droits INVENTAIRE
Gestion inventaire : Nouveau, Enregistrer
Suppression inventaire : Supprimer
OPERATIONS
Ecart de règlement : Ecart de règlements
DEB : Déclaration, Impression de la DEB
Transfert comptable : Transfert en comptabilité
Facturation périodique : Facturation périodique
Bascule euros : Basculement en euros
301
OUTILS
Champs personnalisés
Maintenance : Recalcul, Réorganisation, Suppression
Filtres
Agenda
INTERNET
Fonctionnalités Internet
Utilisateurs connectés
Si vous utilisez le logiciel en réseau et que vous avez activé la gestion des droits, vous avez la possibilité
de connaître tous les utilisateurs connectés en même temps au dossier. Sélectionnez donc la commande
Utilisateurs connectés du menu Dossier + Utilisateurs.
La liste des utilisateurs connectés apparaît sous forme d’un tableau et pour chaque utilisateur connecté,
vous obtenez les informations suivantes :
Le code de l’utilisateur connecté,
Le nom de l’utilisateur,
Son e-mail,
Sa fonction,
Son numéro de téléphone,
La date de la connexion,
L’heure de la connexion,
Le nombre de connexions,
Le nom de l’ordinateur.
Les 5 premières informations sont reprises dans la fiche utilisateur que vous avez créé par le menu
Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs.
Historique des connexions
L’historique des connexions permet de connaître tous les utilisateurs qui se sont connectés au dossier
depuis sa création.
Cet historique est accessible depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Historique des connexions et il
est présenté sous forme d’un tableau. Pour chaque connexion, vous avez les informations suivante :
Le nom de l’ordinateur,
La date de connexion,
302
Les utilisateurs
L’heure de connexion,
Le nom de l’utilisateur.
Si dans la colonne utilisateur, aucune information apparaît, cela signifie que la gestion des utilisateurs
n’est pas activée.
Cette liste de connexions peut être triée par nom de machine ou par date de connexion. Vous avez
également la possibilité d’appliquer un filtre pour réduite le nombre d’informations à l’écran.
Le menu contextuel permet de modifier les propriétés d’affichage du tableau et créer un filtre.
303
Index
Courriers
A
Acompte
158
D
Acrobat
234
DEB
244
227
Affaire
56
DEB [Impression]
229
Agenda
206
Décaissements
182
API
187
Département
Articles [Impression]
247
Départements [Impression]
263
Avoir
165
Description longue
106
Devis
161
Devises [Impression]
251
Disponibilité [Impression]
281
B
Banque
Banques [Impression]
Barre d état
60
249
40
67
Dossier [Barre d outils]
36
Billet à ordre [Impression]
236
Dupliquer
94
Bon de livraison
163
E
Bon de réception
141
Ecarts de règlement
183
Bordereaux de remise en banque (Impression)
285
Echéancier [Impression]
282
E-commerce
11
C
E-mail
94
CCMX
188
Encours dépassés [Impression]
283
CEGID
189
Envoi par e-mail
168
Etat de stock
278
Champs personnalisés
70
CIEL
191
Etiquettes
246
Clients [Impression]
249
Etiquettes [Impression]
167
Clôturer [Client]
162
Export paramétrable
221
Clôturer [Fournisseur]
140
F
COALA
190
Facturation au forfait
105
Code postal
67
Facturation périodique
194
Codes NAF [Impression]
262
Facture
164
Codes postaux [Impression]
262
Facture fournisseur
142
Collection
77
Factures d acompte
158
Combinaison
75
Famille d'articles
43
Commande
162
Famille de clients
48
Commande fournisseur
140
Famille de fournisseurs
50
Commercial
53
Familles d articles [Impression]
252
Commerciaux [Impression]
251
Familles de clients [Impression]
253
Commissions commerciaux [Impression]
274
Familles de fournisseurs [Impression]
254
Composants
104
Fenêtres [Barre de]
41
Conditions de livraison [Impression]
259
Fermer
10
Fichiers [Barre d outils]
36
Filtres
71
Configurer
COTE OUEST
10
191
305
Format API
187
M
Format CCMX
188
Mise à jour de tarifs
127
Format CEGID
189
Mise à jour du prix d achat
139
Format CIEL
191
Mode de règlement
Format COALA
190
Modes de règlement [Impression]
257
Format COTE OUEST
191
Modes de transport [Impression]
260
Format EBP Comptabilité
184
Mouvements de stock [Impression]
278
Formatage texte enrichi [Barre d outils]
Formats
Fournisseurs [Impression]
37
N
22
NAF
254
Natures de transaction [Impression]
Frais d'approche
99
Navigation [Barre d outils]
Frais de port
61
Nomenclature NC8
Frais de port [Impression]
255
Gestionnaire de clients
Graphique client
Grilles de remise [Impression]
66
261
36
229
83
O
G
Génération HTML
Numéroteur téléphonique
57
70
205
94
250
H
Ouverture d'un dossier
6
P
Paiements (Impression)
284
Palmarès de rotation
279
Palmarès des commandes
280
Historique des achats
265
Pays
Historique des achats par article
266
Pays [Impression]
263
Historique des commandes
112
PDF
234
Historique des connexions
302
Portefeuille des commandes
240
Historique des ventes par client
264
Portefeuille des devis
239
Promotions
I
Import Paramétrable
Imprimante BL
Imprimer une pièce
210
10
166
Internet
11
Intracom
230
J
67
62
R
Réapprovisionnement
146
Réapprovisionnement [Impression]
281
Recalcul des données
208
Réception des commandes
145
Réception Partielle
145
Journal des achats
242
Recopie
Journal des ventes
241
Règlements clients
175
Règlements fournisseurs
179
L
7
Lettre de relance
192
Regroupement des pièces d achats
144
Lettres types
244
Relance [Commande client]
172
Liste des droits
295
Relance [Commandes fournisseur]
145
Livraison des commandes
171
Relevés de factures (Impression)
283
Livraison partielle
171
Remise
Localisation
Localisations [Impression]
306
64
256
62
Rendez-vous
207
Réorganisation des fichiers
208
Index
Télécopier une pièce
S
166
Sauvegarde de format d'exportation
223
Texte enrichi
37
216
Texte standard
65
Site Web
11
Textes standards [Impression]
Soldes
62
Tiers (barre d'outils)
Solution Oxatis
11
Transfert comptable (Paramétrage)
185
Statistiques articles
267
Transfert comptable des règlements
187
Statistiques clients
269
U
Statistiques comparatives
270
Unité
Statistiques croisées clients
271
Unités [Impression]
258
Statistiques croisées fournisseurs
273
Utilisateur
293
Statistiques fournisseurs
272
Utilisateurs (barre d'outils)
Statistiques par famille d articles
268
Utilisateurs connectés
Statistiques par famille de clients
270
V
Statistiques par famille de fournisseurs
272
Ventilation analytique (famille article)
45
Stock actuel
112
Ventilation analytique (famille client)
49
Stock virtuel
112
Ventilation analytique (famille fournisseur)
50
Suppression de données
209
W
Suppression d'un dossier
9
T
Tableau de bord [Impression]
Téléchargement des commandes
Web [Fiche article]
258
39
64
40
302
109
Z
286
Zoom
234
14
307

EBP Point de vente (back office)

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