ONE® Mail Direct Mobilité

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ONE® Mail Direct
Mobilité
Guide de l’utilisateur
Version: 1.0
Document ID: 3292
Document Owner: Équipe de produit ONE Mail
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Guide ONE Mail/ONE Mail Direct Mobility/v1.0/NUMÉRO DE DOC. 3292F
ii
Contrôle du document
La version électronique de ce document est considérée comme la seule version valide.
Historique approuvé
PERSONNES QUI ONT
APPROUVÉ
TITRE/SERVICE
DATE DE
L’APPROBATION
cyberSanté Ontario
ONE Mail / cyberSanté Ontario
Août 2013
RÉSUMÉ DES CHANGEMENTS
CHANGÉ PAR
Publication initiale
Équipe de produit ONE
Mail
Historique de révision
No DE LA VERSION
1.0
DATE
11-08-2013
Numéro de document
3292
Cote de sécurité du document
Moyenne
Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID 3292F
3
1.0 Table des matières
1.0
Table des matières
iv
2.0
Renseignements sur le guide
1
2.1
But/Objectif……………....................................................................................................................................... 1
2.2
Confidentialité/Sécurité…................................................................................................................................ 1
2.3
Public................................................................................................................................................................. 1
2.4
Modalités d’utilisation……................................................................................................................................ 1
2.5
Soutien............................................................................................................................................................... 1
3.0
Description du service ONE® Mail Mobility
2
3.1
En quoi consiste Microsoft Exchange ActiveSync......................................................................................... 2
4.0
Configuration rapide
3
4.1
Configuration rapide de Microsoft Exchange ActiveSync............................................................................ 3
5.0
Configuration d’Exchange ActiveSync® - iPhoneMC, iPadMC, iPod®
4
5.1
5.2
Prérequis :………............................................................................................................................................... 4
Configurer Exchange :................................................................................................................................ 4
5.3
5.4
Configurer le courriel, le nom de la personne et les calendriers :................................................................. 5
Vérification :..................................................................................................................................................... 6
6.0
Configuration Exchange ActiveSync® - Appareils Android
8
6.1
Configurer Exchange :............................................................................................................. 8
6.2
Vérification :.................................................................................................................................................... 9
6.3
Configurer le calendrier :................................................................................................................................ 9
7.0
Réglages de sécurité
10
7.1
Résumé ONE® Mail Direct - Microsoft Exchange ActiveSync……............................................................ 10
7.1.1
Mot de passe requis : ..................................................................................................................... 10
7.1.2
Longueur minimale du mot de passe :.......................................................................................... 10
7.1.3
Complexité du mot de passe :........................................................................................................ 10
7.1.4
Fermeture après un certain temps :................................................................... ............................ 10
7.1.5
Réinitialiser l’appareil :...................................................................................... ............................. 10
7.1.6
Politique concernant la sécurité......................................................................
........... 10
8.0
Dépannage
11
8.1
Résultats de test réussis................................................................................................................................ 12
9.0
Appareil perdu
13
9.1
« Demande de réinitialisation ».............................................................................................................. 13
10.0 Conseils
Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID 3292F
14
4
2.0 Renseignements sur le guide
2.1 But/Objectif
Les renseignements suivants sont un guide pour les utilisateurs de ONE® Mail Direct pour les aider à intégrer leur
appareil mobile dans Microsoft Exchange ActiveSync. Les instructions ci-dessous concernent les appareils iOS
(iPhone) et Android, bien que les paramètres expliqués peuvent être les mêmes pour d’autres types d’appareils.
Ce document n’a pas pour but de remplacer les détails des annexes. Si jamais un point ne correspond pas à l’annexe
des services ONE® Mail Direct, l’annexe des services ONE® Mail Direct est considérée correcte.
2.2 Confidentialité/Sécurité
Tout utilisateur qui décide d’intégrer un appareil mobile doit s’assurer qu’il comprend toutes les déclarations
concernant la confidentialité, la sécurité et les clauses juridiques de l’annexe des services ONE® Mail Direct et les
politiques de leurs organismes concernant l’utilisation d’ActiveSync.
2.3 Public
Le public comprend tous les utilisateurs de ONE® Mail Direct qui veulent intégrer leur appareil mobile avec Microsoft
Exchange ActiveSync pour leur compte ONE® Mail Direct.
2.4 Modalités d’utilisation
Tout utilisateur qui décide d’intégrer un appareil mobile doit s’assurer qu’il comprend toutes les déclarations
concernant la confidentialité, la sécurité et les clauses juridiques de l’annexe des services ONE® Mail Direct et les
politiques de leurs organismes concernant l’utilisation d’ActiveSync.
2.5 Soutien
cyberSanté Ontario soutient le service ONE® Mail comme expliqué dans l’annexe des services ONE®
Mail Direct. cyberSanté Ontario ne soutient pas l’appareil mobile et ne règle pas les problèmes de
connectivité.
Pour avoir du soutien sur l’appareil, communiquer avec le fournisseur de l’appareil ou le fournisseur du réseau.
Guide de mobilité ONE Mail/ONE Mail Direct/v1.0/DOC ID 3292
1
3.0 Description du service ONE® Mail Mobility
3.1 En quoi consiste Microsoft Exchange ActiveSync
Microsoft Exchange ActiveSync est un protocole de connexion qui permet aux utilisateurs d’accéder à leur
boîte de courriel ONE® Mail Direct en utilisant des appareils mobiles qui acceptent cette technologie. La
fonctionnalité permet aux utilisateurs d’envoyer et de recevoir des messages, de vérifier leur calendrier, etc., en
utilisant leur appareil mobile.
2
4.0 Configuration rapide
Voici un résumé des procédures de configuration de Microsoft Exchange ActiveSync sur la plupart des appareils
mobiles.
4.1 Configuration rapide de Microsoft Exchange ActiveSync
Si l’utilisateur connaît bien son type d’appareil mobile, voici les détails techniques pour la plupart des
modèles d’appareil mobile.
•
Nom du serveur Microsoft Exchange ActiveSync=mail.one-mail.on.ca
•
Domaine=laisser vide
•
Adresse de courriel= (Exemple [email protected])
•
Identification de l’utilisateur=indiquer l’identification de l’utilisateur.
(Exemple [email protected])
•
Mot de passe=Entrer le mot de passe ONE-ID
Si on demande d’accepter les réglages de sécurité, il faut accepter les réglages pour continuer.
Consulter le manuel du fabricant de l’appareil pour voir les fonctions offertes avec cet appareil en
particulier.
3
5.0
Configuration d’Exchange ActiveSync® - iPhoneMC, iPadMC, iPod®
5.1 Prérequis :
•
•
L’appareil doit être de type 3G, 3Gs et fonctionner sur iOS 4.0+.
Note : On recommande d’arrêter la fonction sans fil sur l’appareil avant de commencer.
5.2 Configurer Exchange :
•
Dans la configuration du client, cliquer sur le lien ActiveSync. Ceci ouvre une fenêtre de Configuration
ActiveSync. Il faut utiliser ces renseignements pour configurer le compte.
•
Sur l’iPhone, taper sur l’icône Réglage.
4
5.3 Configurer le courriel, le nom et les calendriers
Appuyer sur Courriel, Contacts, Calendriers, et choisir Ajouter le compte puis Microsoft Exchange.
•
•
L’écran de configuration d’Exchange va s’ouvrir. Indiquer les renseignements suivants :
•
•
Courriel—Entrer l’adresse de courriel au complet (p. ex., [email protected]), en utilisant toutes des
minuscules.
Serveur—Indiquer le nom du serveur (mail.one-mail.on.ca)
•
•
Domaine—Laisser vide.
Nom d’utilisateur—Entrer le nom d’utilisateur (p. ex., [email protected]) dans la fenêtre de
Configuration d’ActiveSync. Note : Le nom de l’utilisateur est différent de l’adresse de courriel.
•
Mot de passe—Entrer le mot de passe correspondant au nom de l’utilisateur.
•
Description—Entrer un nom descriptif pour le compte (p. ex., compte ONE® Mail). Seulement
l’utilisateur peut voir cette description.
5
5.4 Vérification :
•
•
Appuyer sur le bouton Suivant et l’appareil va essayer de vérifier le compte.
L’appareil va continuer de vérifier le compte. Une fois qu’il l’a trouvé, appuyer sur le champ Serveur et
•
entrer l’adresse du serveur à partir de la fenêtre Configuration d’ActiveSync.
Appuyer sur le bouton Suivant et l’appareil va essayer de créer une connexion sécurisée (SSL) avec le serveur
•
Exchange. S’il n’arrive pas à le faire, il va essayer une connexion non sécurisée. S’il demande de confirmer,
appuyer oui pour continuer.
Appuyer sur les boutons ON/OFF pour choisir le type d’information à synchroniser avec Exchange et appuyer
sur le bouton Fait.
•
Note : Afin que les contacts se synchronisent à partir de l’appareil vers le serveur, il faudra changer le
•
compte par défaut pour « Compte ONE® Mail » plutôt que « Sur mon IPhone ».
Réglages > Courriel, Contacts, Calendriers > Choisir le compte Exchange > Défiler jusqu’aux
contacts > Compte par défaut> Changer pour compte ONE® Mail.
6
Note : Quand on envoie un courriel, il faut appuyer dans le champ À partir de pour choisir les adresses associées avec
le compte Exchange.
7
6.0
Configuration d’Exchange ActiveSync® - Appareils Android
6.1 Configurer Exchange :
•
Sur cet appareil, aller sur les réglages > « comptes et synchronisation » - ajouter un compte Exchange
ActiveSync.
On demandera les renseignements suivants.
•
adresse de courriel=entrer l’adresse de courriel ici, (par exemple [email protected])
•
nom du domaine=laisser vide
•
•
•
•
nom du serveur=mail.one-mail.on.ca
nom de l’utilisateur= [email protected]
Mot de passe=******** (Entrer le mot de passe ONE-ID)
S’assurer de cocher la connexion SSL
8
6.2 Vérification :
•
Avant de procéder à la première synchronisation, il faut accepter les politiques de sécurité activées par le système
ONE® Mail.
6.3 Configurer le calendrier :
•
On peut régler la mise à jour du calendrier avec précision (période occupée, début et fin, fréquence)
9
7.0 Réglages de sécurité
7.1 Résumé ONE® Mail Direct - Microsoft Exchange ActiveSync
7.1.1
Mot de passe requis :
Si l’information n’est pas déjà tapée, il faut garder le mot de passe local sur l’appareil afin de respecter
les politiques de sécurité assignées par le service ONE® Mail Direct sur Microsoft Exchange
ActiveSync.
7.1.2
Longueur minimale du mot de passe :
Tous les appareils intégrés doivent avoir des mots de passe d’au moins quatre caractères de long.
7.1.3
Complexité du mot de passe :
Il n’y a pas de restriction en ce qui concerne la complexité du mot de passe.
7.1.4
Fermeture après un certain temps :
Tous les appareils intégrés sont configurés pour sortir du système s’il n’y a pas d’activité après 15 minutes.
7.1.5
Réinitialiser l’appareil :
Dans le but de s’assurer qu’on n’ait pas un accès non autorisé aux données sur l’appareil mobile, la
politique mise en place est d’utiliser la commande Réinitialiser l’appareil, si le mot de passe local
est entré incorrectement. Les utilisateurs auront dix essais pour entrer le bon mot de passe. S’il faut
plus de dix essais pour y arriver, l’instruction Réinitialiser l’appareil se met en marche
automatiquement et TOUTES LES DONNÉES seront effacées.
Une « demande de réinitialisation » peut aussi être mise en place pour les appareils perdus, voir section 8.0.
7.1.6
Politique concernant la sécurité :
Toutes les restrictions de configuration de sécurité sont faites à toutes les 24 heures.
1
8.0 Dépannage
Suivre les trois étapes ci-dessous pour aider à identifier et à régler les problèmes d’accès. Si on n’arrive pas
à régler le problème, communiquer avec le soutien technique de votre organisme.
ÉTAPE 1 :
Accéder au compte ONE ® Mail par l’intermédiaire d’un appareil non mobile.
(Un ordinateur de bureau ou un ordinateur portatif raccordé au réseau par un câble.)
 Si on arrive à accéder, passer à l’ÉTAPE 2
 Si on n’arrive pas à accéder, communiquer avec le soutien technique de votre organisme pour qu’il communique
avec le soutien technique de cyberSanté Ontario.
ÉTAPE 2 :
Vérifier la connectivité Internet sur l’appareil mobile.
On peut le faire d’une des façons suivantes :
o Aller sur un site Web (autre que cyberSanté Ontario).
o Communiquer avec le fournisseur Internet pour vérifier la connectivité du système.
o Faire un « test de vitesse » (on le trouve en ligne dans « test de vitesse »)


Si la connectivité Internet fonctionne, passer à l’ÉTAPE 3
Si la connectivité Internet ne fonctionne toujours pas, communiquer avec le fournisseur Internet (ISP)
pour avoir de l’aide.
ÉTAPE 3 :
Pour vérifier que le service ActiveSync est disponible (nécessaire pour accéder à des appareils mobiles par
l’intermédiaire de ONE ® Mail). Faire le test « Connectivité Microsoft Exchange »
à https://www.testexchangeconnectivity.com.
On donne un exemple d’un test réussi ci-dessous.



Si le test Microsoft Exchange ActiveSync ne fonctionne pas correctement, vérifier la configuration de
l’appareil mobile et s’assurer qu’il a été réglé en suivant les directives de ce guide de l’utilisateur.
Une fois que l’appareil a été configuré correctement, répéter cette étape pour assurer la connectivité.
Si le Microsoft Exchange ActiveSync fonctionne correctement, communiquer avec le
soutien technique de votre organisme pour qu’il communique avec le soutien
technique de cyberSanté Ontario.
1
8.1 Résultats d’un test réussi
Microsoft"'
Analyse de connectivité à distance
Essai de connectivité réussi
Détails
S ExRCA essaye Exchange ActiveSync.
Exchange ActiveSync a été vérifié avec succès.
Étapes du test
S Essai de vérification de l’hôte mail.one-mail.on.ca dans DNS.
L’hôte a été vérifié avec succès.
Autres détails
S
En train de tester le port TCP 443 sur l’hôte mail.one-mail.on. ca pour s’assurer qu’il est ouvert et
fonctionne.
Le port fonctionne correctement.
S En train de vérifier que le certificat SSL est valide.
Le certificat a passé tous les tests de validation.
Étapes du test
S En train de vérifier la configuration ITS pour l’authentification du certificat du client.
L’authentification du certificat du client n’a pas
été détectée.
Autres détails
S En train de tester les méthodes d’authentification HTTP pour URL https://mail.one-mail.on.ca/MicrosoftServer-ActiveSync/.
Les méthodes d’authentification HTTP sont correctes.
Autres détails
S Une séance ActiveSync est en cours avec le serveur.
Vérifications de la séance Exchange ActiveSync réussies. Étapes
du test
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9.0 Appareil perdu
9.1 « Demande de réinitialisation »
Si jamais on perd l’appareil mobile, communiquer avec le soutien technique de cyberSanté Ontario pour
faire effacer les données sur l’appareil. On peut rejoindre le soutien technique au numéro suivant :
Numéro de téléphone principal
1-866-250-1554
Courriel
[email protected]
Heures d’ouverture (HNE)
24/7 (anglais/français)
13
10.0 Conseils
Ces conseils n’ont que pour seul but de protéger les renseignements personnels dans un lieu de travail mobile.
Consulter le manuel de l’utilisateur de l’appareil mobile pour avoir plus de détails, connaître les politiques de
l’organisme et les règlements du gouvernement en matière de confidentialité.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Apprendre comment utiliser l’appareil mobile et comment mettre en fonction ou ajouter les outils de
confidentialité et de sécurité.
Mettre en fonction les réglages de sécurité sur le téléphone.
Aviser immédiatement que le téléphone est perdu ou a été volé (chaque téléphone a un numéro IMEI
d’identité internationale d’équipement mobile unique). La plupart des téléphones vont afficher leur numéro
IMEI (si on appuie sur *#06#). Si le téléphone est perdu ou volé, on peut demander au fournisseur du réseau
de bloquer le numéro d’identité pour éviter que d’autres personnes utilisent le téléphone.
Fermer le GPS et Bluetooth quand on ne s’en sert pas.
Vérifier régulièrement les nouvelles versions du logiciel.
Ne pas sauvegarder les mots de passe ou numéros d’utilisateur dans les contacts du téléphone.
Limiter les renseignements personnels sauvegardés sur les appareils mobiles pour garder seulement les
renseignements nécessaires.
S’assurer que les appareils mobiles soient protégés avec des mots de passe difficiles à deviner. Ne jamais utiliser
les mots de passe fournis par le fabricant.
Utiliser une fonction de verrouillage automatique qui exige l’utilisation d’un mot de passe pour accéder aux
renseignements sur l’appareil mobile.
Penser à utiliser une technologie de cryptage récente pour donner un niveau de protection supérieur aux
renseignements personnels sur les appareils mobiles. Sans le cryptage, les renseignements personnels sont
vulnérables aux accès non autorisés. Le cryptage consiste à utiliser un algorithme pour transformer l’information
en texte qui est impossible à lire sans avoir la « clé » pour lire le code.
Installer et utiliser des logiciels antivirus; anti espion et pare-feu sur l’appareil mobile – et garder ces
programmes à jour. Les attaques contre les appareils mobiles (pourriel, virus, espion et vols) sont en hausse.
Par exemple, télécharger un programme infecté pourrait infecter l’appareil mobile.
Faire attention quand on utilise des réseaux sans fil. Ne pas envoyer de données personnelles dans les réseaux
sans fil publics (à des cafés, par exemple) à moins que l’on ait ajouté le protocole de sécurité VPN (réseau privé
virtuel). Les réseaux sans fil publics peuvent être sécuritaires ou non et il y a un risque que les autres puissent
consulter les données envoyées sur ces réseaux.
Ne jamais laisser un appareil mobile sans surveillance dans un endroit public ou un véhicule.
S’assurer d’effacer les données sauvegardées sur un appareil mobile dont on n’a plus besoin.
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ONE® Mail Direct Mobilité

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