Référentiel des activités professionnelles

Référentiel
des activités
professionnelles
1. PRÉSENTATION
DU DIPLÔME
Le BEP des métiers du secrétariat
atteste un niveau de compétences
générales
et professionnelles
permettant
au titulaire du diplôme :
- de poursuivre
une formation,
soit vers le baccalauréat
sciences et technologies
tertiaires,
soit vers un baccalauréat
(particulièrement
le baccalauréat
professionnel
secrétariat) ;
- de s’insérer professionnellement
dans des entreprises
trations qui font appel à des employés
qualifiés
de niveau
tout ou partie des tâches de secrétariat
dans leurs services
technologique
professionnel
et des adminisV pour assurer
ou leurs unités.
Le BEP des métiers du secrétariat
atteste des compétences,
savoirs et
savoir-faire
de premier niveau dans le champ du secrétariat.
Ce diplôme (en
l’absence
de CAP dans ce champ professionnel)
peut donc convenir
aux
petites entreprises
et aux organisations
recrutant
au niveau V pour les
emplois du secteur tertiaire administratif.
Mais les enquêtes
montrent que
les entreprises,
dans ce secteur, ont tendance
à ne recruter
les jeunes
sortant du système éducatif qu’à partir du niveau IV de qualification.
C’est
pourquoi une année complémentaire
de formation au-delà du BEP peut être
nécessaire
pour faciliter l’insertion
des jeunes diplômés qui n’accèdent
pas
au niveau IV. Sanctionnée
par une mention complémentaire
(de niveau V)
centrée
sur des besoins
de qualification
identifiés
avec les professions
intéressées,
cette année complémentaire
pourrait être organisée
en alternance conformément
à des référentiels
spécifiques
à définir progressivement.
2. RÉFÉRENTIEL
DES ACTIVITÉS
PROFESSIONNELLES
2.1.
Champ
professionnel
Le domaine
d’intervention
du titulaire
du diplôme
recouvre
pour partie
celui du titulaire du BEP des métiers de la comptabilité;
cette zone commune
d’activités
peut être désignée par le terme générique
d’« activités adminis-
tratives courantes ».
Deux caractéristiques
BEP :
principales
marquent
cette zone commune
- une intervention
administrative
de préparation (collecte,
enregistrement
de données quantitatives
et textuelles) ;
aux deux
centralisation,
- une dimension de communication écrite ou orale incontournable
duction de documents,
accueil, téléphone...).
Par ailleurs,
à son niveau,
formation.
(pro-
le titulaire du BEP des métiers du secretariat
prend en charge,
les activités de secrétariat
correspondant
à sa dominante
de
7
2.2. Description
des activités
2.2.1. Activités
administratives
2.2.7.7. Activités
liées
courantes
à /a gestion
de /‘information
A l’aide des technologies
et des méthodes
de l’informatique
et de la
communication
et en tenant compte du contexte informationnel
et relationnel,
des procédures
en usage et des consignes
reçues :
- collecte,
traitement
et transmission
des informations
- saisie
et mise
en forme
de l’information
quantitative;
- saisie
et mise en forme
de l’information
textuelle;
- production
de courrier,
tableaux,
graphiques...
et données;
;
- édition, duplication
et transmission
d’états et de documents
- mise à jour et exploitation
d’une documentation;
- contrôles
2.2.1.2.
élémentaires
Activités
liées
- Tenue des dossiers
l
l
l
et systématiques.
à /‘organisation
:
classement
et suivi de dossiers;
recherche d’informations
en fonction
mises à jour et relances.
- Gestion
du temps
(agendas,
-
du poste
de travail.
Gestion
2.2.1.3.
Activités
de qualité;
liées
de réquisitions
échéanciers,
précises;
planning).
au relationnel
-’ Information
des demandeurs
internes et externes :
accueil, orientation,
renseignements
;
l
prise de contact avec les différents
partenaires
(clients,
transporteurs...)
dans des situations courantes.
l
- Communication
avec les responsables
de l’unité
rendu des travaux effectués,
prise de consignes...).
2.2.2.
8
ou du service
(compte
Activités liées B la dominante secrétariat
(y compris l’enregistrement comptable des factures,
des règlements) -
2.2.2.1. Accueil
et utilisation
- tenue
d’un standard
- filtrage
et passage
ternes.
fournisseurs,
du téléphone
téléphonique;
de communications
à differents
interlocuteurs
in-
2.2.2.2.
-
Traitement du courrier
enregistrement,
tri, diffusion
du courrier;
-
mise en forme de messages écrits dans des situations
habituelles
en
se référant a des formules types ou d’après des projets de courriers fournis
par d’autres rédacteurs ;
- rédaction de messages, de courriers aux contenus élémentaires
accusé de réception,
accompagnement
de dossiers, de documents...).
2.2.2.3.
Edition et transmission
(ex. :
de documents
- utilisation professionnelle
des ressources
logicielles
permettant
la mise
en forme de documents
(en respectant les régles d’ecriture et de disposition,
les usages propres à l’entreprise,
les choix particuliers
définis par/ou avec
les auteurs) ;
- transmission
verses.
2.2.2.4.
des
informations
Participation
du service
aux
à l’organisation
- participation à la préparation
et de déplacements;
- participation
2.2.2.5.
l
destinataires,
des formes
di-
et au suivi des activités
de réunions,
au suivi et au contrôle
sous
de manifestations
courantes
des actions.
Tenue de dossiers fonctionnels
Dossiers
:
clients
- information
des clients,
devis;
- prise de commandes,
saisie
de commandes;
- suivi des livraisons;
- facturation
dans
œuvre par l’entreprise
le
cadre
des
procédures
habituellement
mises
en
;
- suivi des règlements;
- enregistrement
l
Dossiers
comptable
et comparaison
- commandes
- suivi des livraisons,
l
notamment
des factures
- enregistrement
Opérations
- remise
reçus.
des offres;
des commandes
des factures
- paiement
et des règlements
;
- rapprochement
- contrôle
émises
:
fournisseurs
- analyse
des factures
de trésorerie
et des livraisons;
reçues;
approuvées;
comptable
à l’encaissement
des délais;
des factures
reçues
et des règlements
émis.
:
des chèques;
9
- suivi des mouvements
- suivi des opérations
d’espèces;
de virement;
- suivi des mouvements
courants
. Dossiers
:
du personnel
de trésorerie.
- enregistrement
aux congés
- tenue
des informations
relatives à la présence, aux absences,
du personnel,
établissement
des documents
correspondants
;
à jour des fichiers
« personnel
>B;
- établissement
de documents
et imprimés
extérieures
et déplacements
du personnel ;
- organisation
matérielle
participation
à l’organisation
élections des représentants
2.3.
Conditions
nécessaires
de l’activité
Les activités confiées au titulaire de l’emploi
formations
dans le cadre d’applications
diverses
relèvent du traitement
et supposent :
1. La mise en œuvre de capacités gén&ales
communiquer,
rendre compte, contrôler...
2. La maîtrise des savoirs et techniques
l
communication
maîtrise
des outils
orale
l
maîtrise
de techiques
missions
d’opérations
liées à la gestion du personnel :
des stages de formation,
à l’organisation
des
du personnel,
etc.
d’exercice
l
aux
: analyser,
préparer,
de base du métier
d’in-
traiter,
:
et écrite;
de l’information
et d’outils
et de la communication;
d’organisation
et de suivi des activités;
compétences
générales :
- utilisation correcte de la langue française (écrite et orale),
- compréhension
d’une langue étrangère
(frappe de courriers
simples,
saisie de messages
simples émis par télécopie...),
- maîtrise de calculs simples appliqués
au contexte professionnel,
- connaissances
juridiques
et économiques
nécessaires
à l’activité
professionnelle.
l
3. Des attitudes
l
disponibilité
et des qualit6s professionnelles
par rapport
aux demandes;
capacité d’écoute
et de concentration
délais le travail demandé;
l
l
initiative
et autonomie
dans
lièrement défini et supervisé ;
l
10
rigueur
et auto-contrôle.
:
le cadre
pour
d’un
réaliser
programme
dans
les meilleurs
de travail
régu-