Contenu archivé

Contenu archivé
L'information archivée sur le Web est disponible à des fins de consultation, de recherche ou de tenue de
dossiers seulement. Elle n’a été ni modifiée ni mise à jour depuis sa date d’archivage. Les pages archivées
sur le Web ne sont pas assujetties aux normes Web du gouvernement du Canada. Conformément à la
Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez obtenir cette information dans un
format de rechange en communiquant avec nous.
Vérification des outils d’ordinateurs de bureau
7 mai 2001
Table des matières
1.0 SOMMAIRE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
2.0 CONTEXTE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
3.0 MÉTHODE DE LA VÉRIFICATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
4.0 SONDAGE PAR INTERNET -- MÉTHODOLOGIE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
5.0 PRINCIPALES CONCLUSIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
6.0 RECOMMANDATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
7.0 ANNEXES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.0 SOMMAIRE
•
La Direction de la vérification (SIV) et la Direction générale de la gestion de
l’information et de la technologie (SXD) ont constaté qu’il fallait sonder le
personnel du MAECI afin d’évaluer dans quelle mesure les outils électroniques
courants du Ministère facilitaient le travail des utilisateurs et le niveau général de
satisfaction de ces derniers.
•
Les données ont été recueillies au moyen d’un sondage fait par Internet (un
échantillon représentatif de 644 questionnaires remplis) et d’entrevues avec le
personnel de l’administration centrale et des missions.
•
La plupart des employés du MAECI utilisent le progiciel standard. Les
programmes les plus utilisés (Outlook Mail, WordPerfect, Netscape, Jetform,
Quick View Plus, Outlook Calendar) le sont dans l’ensemble du Ministère.
•
Le progiciel (standard) fourni par le MAECI était utilisé à cause de son
accessibilité, de sa convivialité et de sa fonctionnalité. Quand le personnel
n’utilise pas un logiciel courant, c’est d’abord parce qu’il n’en a pas besoin pour
son travail.
•
Au moins quatre employés sur dix (43 %) du MAECI utilisent des applications
non standard, d’abord pour échanger des fichiers avec des partenaires externes
ou quand le MAECI n’a pas de programmes dotés de fonctions équivalentes.
•
Les pratiques d’échange d’information sont surtout internes au Ministère même
si presque le tiers des employés doit transmettre de l’information à des clients
externes. Le courrier électronique et les unités de disque partagées (les unités
«I») sont les principaux moyens d’échange d’information.
•
Voici certaines recommandations :
•
Réévaluer le programme de formation actuel afin qu’il reflète davantage
les besoins des utilisateurs.
•
Élaborer et mettre en oeuvre un plan de communication afin d’améliorer
la connaissance que possède le personnel des lignes directrices actuelles
en ce qui concerne l’échange et le stockage d’information dans les
référentiels logiciels de l’organisation.
•
Compte tenu de l’utilisation généralisée du progiciel Microsoft, étudier les
options qui s’offrent en vue de réduire les coûts d’obtention de permis.
-1-
•
Évaluer le caractère adéquat des ressources consacrées au soutien
technique, par exemple en faisant des comparaisons avec d’autres
organisations et des points de repère externes.
2.0 CONTEXTE
•
SIV et SXD ont constaté qu’il fallait réaliser trois vérifications relatives à SXD au
cours de l’exercice 2000-2001.
•
L’une des trois vérifications mentionnée était la «vérification de l’utilisation
efficace des outils de bureau».
•
SIV a effectué la vérification entre août et novembre 2000.
•
L’objet de la «vérification de l’utilisation de outils de bureau» consistait à vérifier
dans quelle mesure les outils électronique standard du MAECI facilitent le travail
des utilisateurs. La vérification a porté sur les grands points suivants :
•
•
•
•
Quel sont les programmes standard utilisés et comment les utilise-t-on?
Quels sont les programmes non standard utilisés et comment les utilise-ton?
Quelles sont les pratiques d’échange d’information des utilisateurs?
Quel est le degré général de satisfaction des utilisateurs en ce qui
concerne les outils électroniques standard du MAECI?
3.0 MÉTHODE DE LA VÉRIFICATION
•
Étape préliminaire du sondage
•
Entrevues préliminaires et examen de la documentation (y compris un
examen des conclusions des sondages précédents).
•
Sondage fait par Internet pour recueillir l’information.
•
Analyse des résultats du sondage et élaboration des conclusions
préliminaires.
•
Étape de l’examen détaillé
•
Entrevues détaillées avec des représentants de quatre missions.
•
Entrevues détaillées avec des représentants de trois bureaux de
l’administration centrale.
•
4.0 SONDAGE PAR INTERNET -- MÉTHODOLOGIE
•
Sondage par Internet auprès des employés du MAECI.
•
Le questionnaire a été rédigé et distribué.
-2-
•
•
•
•
Les données primaires ont été recueillies concernant l’usage des logiciels
fournis par le MAECI (standard) et fournis localement (non standard).
Échantillon représentatif de 644 questionnaires remplis.
La marge d’erreur est de plus ou moins 3,7% dans 95 % des cas.
Période de collecte des données
•
Du 28 septembre au 4 octobre 2000.
4.1 Profil des répondants
•
•
•
284 répondants travaillaient à l’administration centrale, et 338, dans les
missions.
28 % des répondants étaient des employés recrutés sur place surtout dans les
secteurs du commerce et de l’administration (annexe 1).
La plupart des répondants étaient du personnel canadien (72 %). De ce nombre,
la plupart étaient des agents (53 %) (annexe II).
Lieux de travail des répondants
3%
53 %
44 %
Administration ce ntrale
-3-
Mission
Autre
5.0 PRINCIPALES CONCLUSIONS
5.1
•
Logiciels (standard) fournis par le MAECI
La plupart des employés du MAECI utilisent le progiciel standard. L’utilisation
des applications individuelles varie d’une utilisation quasi universelle (98 % dans
le cas d’Outlook Mail) à une utilisation très limitée (9 % dans le cas de Desktop
Outbound Fax).
•
Les programmes les plus utilisés (Outlook Mail, WordPerfect, Netscape, Jetform,
Quick View Plus, Outlook Calendar) le sont dans tout le Ministère.
•
Certaines applications (Corporate Applications, Conference Rooms, COSICS)
sont davantage utilisées par le personnel de l’administration centrale tandis que
d’autres (Contacts Plus, Outlook Public Folders) sont plus utilisées par le
personnel des missions.
•
Les logiciels (standard) fournis par le MAECI étaient privilégiés à cause de leur
accessibilité, de leur convivialité et de leur fonctionnalité.
•
Là où les utilisateurs n’avaient pas adopté les applications standard, la principale
raison fournie est qu’elles n’étaient pas nécessaires à leur travail, c.-à-d. qu’ils
n’en avaient pas besoin.
•
La formation constitue un important facteur en ce qui concerne l’adoption et le
soutien des programmes fournis par le MAECI. La deuxième raison en
importance pour ne pas utiliser le progiciel standard du MAECI était le fait de ne
pas avoir reçu de formation plutôt que l’accessibilité de la formation.
•
Certaines applications ne sont pas utilisées comme prévu en raison d’un
manque de connaissance des fonctions.
-4-
Programmes (standard) les plus généralement fournis par le MAECI
98%
O utlook 98: Mail
96%
Core l WordPe rfe ct 8
93%
Ne tscape 4
86%
Je tform
74%
Q uickVie w+
74%
O utlook 98: C ale ndar
67%
C ore l Q uattro Pro 8
57%
C orporate Applications
50%
SIGNET Me taframe /Citrix
O utlook 98: Public Folde rs
43%
37%
CATS
Core l Pre se ntations 8
32%
32%
C onfe re nce Rooms
17%
Contacts Plus
De sktop O utbound Fax
9%
•
Outlook 98: Mail, WordPerfect et Netscape étaient les logiciels (standard) fournis
par le MAECI les plus généralement utilisés (voir l’annexe 3 pour la maîtrise de
l’utilisation)
-5-
Utilisation des logiciels (standard) par endroit
•
•
Un plus grand nombre d’employés des missions utilisent Public Folders et
Contact Plus.
Le personnel de l’administration centrale utilise Corporate Applications,
Conference Rooms et COSICS plus que les employés des missions.
Logiciels (standard) fournis
par le MAECI
Personnel de l’administration
centrale
Personnel des missions
Corporate Applications
69 %
46 %
Conference Rooms
57 %
10 %
COSICS
47 %
30 %
Outlook 98: Public Folders(a)
34 %
48 %
Contacts Plus
9%
24 %
(base : tous les répondants)
Note : Les écarts dans l’utilisation des programmes standard étaient significatifs quand ils étaient $10 %
•
(a)
Ces pourcentages sont probablement trop élevés compte tenu des entrevues
effectuées dans les missions et à l’administration centrale. Cela est
probablement imputable à une confusion entre les dossiers utilisés par les
individus pour envoyer des courriels et les «Public Folders» partagés.
Formation reçue concernant les logiciels (standard) fournis par le MAECI
•
Le personnel des missions a reçu plus de formation que celui de l’administration
centrale en ce qui concerne tous les logiciels fournis par le MAECI (voir l’annexe
4 pour les résultats globaux).
•
Les entrevues ont révélé que l’accessibilité à la formation n’est pas la principale
raison qui explique la formation insuffisante; cela tient davantage au fait que les
employés n’ont pas assez de temps pour participer aux séances de formation.
•
•
•
«J’ai raté la plus grande partie de la formation en raison de priorités
opérationnelles.»
«Les outils sont mis à la disposition des gens, mais beaucoup ne
prennent pas le temps de les apprendre.»
Selon plusieurs personnes interrogées, la formation obligatoire est la solution si
on veut s’assurer que tous les employés reçoivent la formation nécessaire.
-6-
Logiciels (standard)
fournis par le MAECI
Personnel de l’administration
centrale
Personnel des missions
Outlook 98: Mail
71 %
93 %
Outlook 98: Calendar
60 %
88 %
Corel WordPerfect 8
58 %
81 %
Outlook 98: Public Folders
47 %
83 %
Contacts Plus
48 %
67 %
Corel Quattro Pro 8
52 %
65 %
Corel Presentations 8
47 %
61 %
Desktop Outbound Fax
33 %
53 %
SIGNET Metaframe/Citrix
43 %
53 %
Netscape
29 %
53 %
Corporate Applications
19 %
47 %
COSICS
25 %
37 %
Quick View Plus
9%
34 %
Jetform
14 %
24 %
Conference Rooms
6%
27 %
(base : ceux qui utilisent le programme)
Note : les écarts dans la formation étaient significatifs quand ils étaient $10 %
-7-
Raisons de ne pas utiliser les logiciels (standard) du MAECI
•
Les principales raisons de ne pas utiliser les logiciels du MAECI étaient les
suivantes : absence de nécessité pour le travail et manque de formation
concernant le programme.
•
En comparant les raisons fournies selon l’endroit, on a constaté que le personnel
des missions connaît des délais de réponse plus longs que les employés qui
travaillent à l’administration centrale.
•
Voici quelques exemples de commentaires personnels à ce sujet :
•
•
•
•
«Je n’utilise pas Public Folders parce que je ne sais pas où ils se
trouvent».
«De plus en plus de gens ont Word à la maison... trouvent WordPerfect
trop compliqué».
«Je ne les utilise pas (programmes standard) parce que j’en ai pas
besoin... et pas parce que je manque de formation».
«Je ne connais pas la raison d’être de certains programmes standard et la
manière dont ils pourraient améliorer ma vie... je n’en ai pas besoin pour
mon travail».
Cinq principales raisons
Réponses fournies (%)
(base : tous les répondants)
Mon travail ne m’oblige pas à les utiliser
51 %
Manque de formation concernant le logiciel
42 %
Les logiciels ne possèdent pas les fonctions dont j’ai besoin
23 %
Les logiciels sont incompatibles avec mes exigences (p.ex., échange
d’information)
22 %
Les délais de réponse sont trop longs
19 %
Système C4 : utilisation et satisfaction
•
•
•
•
Environ le tiers (32 %) des employés sondés a dit ne pas en avoir besoin du
Système C4 pour son travail.
58 % des employés de l’administration centrale n’ont pas besoin d’utiliser le
logiciel C4 par rapport à 47 % dans les missions
La satisfaction à propos de divers aspect du système C4 (p.ex., convivialité,
soutien technique, fonctionnalité, accessibilité et formation) est assez élevée.
Les employés des missions (31 %) sont moins satisfaits de la formation reçue
concernant le système C4 que ceux de l’administration centrale (46 %).
-8-
5.2
Logiciels du MAECI (non standard) fournis localement
Résumé des conclusions concernant les logiciels (non standard) fournis
localement
•
•
•
Au moins quatre employés sur dix (43 %) du MAECI utilisent des applications
non standard (peut-être plus de 50 %, puisque le quart ne sait pas s’il le fait ou
non.
La principale raison pour laquelle on utilise des applications non standard est la
compatibilité p. ex., pour l’échange de fichiers, en particulier avec les partenaires
externes.
En général les employés pensent qu’ils ont accès au logiciel dont ils ont besoin
pour effectuer leur travail, p. ex., s’ils ont besoin d’un logiciel non standard, ils
peuvent l’obtenir.
Utilisation de logiciels (non standard) fournis localement
•
43 % des employés du MAECI ont dit utiliser des logiciels fournis localement.
•
Les employés de l’administration centrale (49 %) utilisent davantage les logiciels
fournis localement que ceux des missions (37 %).
•
Internet Explorer et Microsoft Office sont les logiciels (non standard) du MAECI
fournis localement le plus souvent (voir l’annexe 5 pour la fréquence d’utilisation
générale).
-9-
Logiciels (non standard du MAECI)
fournis localement
% de ceux qui utilisent le programme
(base : tous les répondants)
Internet Explorer
25 %
Microsoft Word
24 %
Microsoft Power Point
21 %
Microsoft Excel
16 %
Microsoft Access
15 %
Microsoft Project
7%
Printkey and SnagIt
6%
Microsoft Photo Editor
4%
Lotus 1-2-3*
1%
Lotus WordPro
1%
Note : *écart important entre le personnel de l’administration centrale et celui des missions
Formation reçue concernant les logiciels (non standard) fournis localement
•
•
La formation reçue concernant les logiciels (non standard) fournis localement
est, en proportion, plus faible que celle reçue à propos des logiciels (standard)
fournis par le MAECI.
Parmi les logiciels (non standard) les plus utilisés localement, entre un quart et
un tiers des utilisateurs ont reçu une certaine formation.
-10-
Logiciels (non standard du MAECI)
fournis localement
% de ceux qui utilisent le programme
(base : tous les répondants)
Internet Explorer
24 %
Microsoft Word
24 %
Microsoft Power Point
29 %
Microsoft Excel
31 %
Microsoft Access
37 %
Microsoft Project
30 %
Printkey and SnagIt
17 %
Microsoft Photo Editor
14 %
Lotus 1-2-3*
38 %
Lotus WordPro
33 %
Microsoft Binder
50 %
Note : *écart important entre le personnel de l’administration centrale et celui des missions
Raisons pour lesquelles on utilise les logiciels (non standard) fournis localement
•
•
La compatibilité avec les exigences du travail et la fonctionnalité des
programmes fournis par le MAECI étaient les principales raisons pour lesquelles
on utilisait les logiciels (non standard) fournis localement.
Voici quelques exemples de commentaires personnels concernant cette
question :
•
«Personne n’utilise Corel Presentations…Je reçois des fichiers en
PowerPoint»
•
«Le fait d’avoir Microsoft Office m’a été beaucoup utile parce que
beaucoup de personnes avec lesquelles je communique l’utilisent.»
-11-
Réponses fournies (%)
Cinq principales raisons
(base : ceux qui utilisent des programme fournis localement)
Le programme est compatible avec mes exigences
(p.ex., échanger de l’information et y avoir accès).
53 %
Aucun programme du MAECI ne possède de
fonctions équivalentes.
41 %
Les programmes sont plus faciles à utiliser que les
programmes du MAECI.
30 %
Je connais mieux ces programmes.
24 %
Je n’utilise aucun logiciel (non standard du MAECI)
localement.
20 %
5.3 Pratiques d’échange d’information
Résumé des pratiques d’échange d’information
•
Les pratiques d’échange d’information sont surtout internes au Ministère même
si presque le tiers des employés doivent échanger de l’information avec des
clients externes.
•
La plupart des employés échangent des fichiers de traitement de texte, ce qui
est rendu possible par un solide soutien et la mise en place des logiciels
standard du MAECI.
•
Les principaux moyens d’échange d’information sont le courrier électronique et
l’unité de disque partagée locale (l’unité «I»).
•
Comme on l’a déjà mentionné, le personnel a accès à un logiciel non standard
quand il en a besoin pour faciliter l’échange d’information avec les partenaires
externes.
•
L’utilisation des Public Folders est limitée (37 %), ce qui en restreint l’accès dans
le Ministère.
•
On s’inquiète de l’organisation de l’information et des fichiers stockés;
•
•
Contrôle de la version des documents
l’organisation des dossiers sur l’unité de disque partagée
-12-
L’importance de l’échange d’information
•
81 % des employés du MAECI affirment que l’échange d’information est très
important pour leur travail.
•
Il y a beaucoup d’échange d’information chez les employés du MAECI des
missions et de l’administration centrale.
•
47 % des employés du MAECI échangent des fichiers avec les autres ministères
du gouvernement et 35 %, avec les clients externes.
•
Avec qui échangez-vous des fichiers?
Réponses fournies (%)
(base : tous les répondants)
Employés du MAECI des missions
78 %
Employés du MAECI de l’administration centrale
73 %
Autres ministères gouvernementaux
47 %
Clients externes
35 %
Méthodes d’échange d’information
•
Les employés du MAECI sont plus susceptibles d’échanger de l’information par
courrier électronique et unités de disque partagées.
•
Les employés des missions utilisent les Public Folders plus souvent que ceux de
l’administration centrale.
•
Les employés de l’administration centrale (40 %) échangent généralement plus
de fichiers de présentation que ceux des missions (25%).
•
Les employés ont accès à un logiciel non standard quand ils en ont besoin pour
faciliter l’échange d’information.
•
L’usage limité des Public Folders peut indiquer qu’il y a de la confusion au sujet
de la définition ou de l’utilisation de l’outil d’échange d’information.
•
•
«Je ne connais pas le système de classement du Ministère ni ne sais où
le trouver.»
«Je n’utilise pas les Public Folders autant que je le devrais parce que les
structures prêtent à confusion et ont besoin d’être clarifiées.»
-13-
Méthodes d’échange
de fichiers
(base : tous les répondants)
Personnel de l’administration
centrale
Personnel des missions
Courrier électronique*
89 %
79 %
Lecteurs partagés
81 %
86 %
Sur Internet
29 %
26 %
Dossiers publics*
27 %
44 %
COSICS
20 %
19 %
Note : * très différent
Problèmes liés à l’échange d’information
•
La plupart des employés (70 %) ont dit éprouver des problèmes importants en ce
qui concerne l’échange d’information fichier.
•
Les programmes incompatibles, les problèmes techniques et les versions
incompatibles constituaient les principaux problèmes en ce qui a trait à
l’échange d’information fichier.
•
•
«Tandis que les documents en Word peuvent être convertis en
WordPerfect, on ne peut pas faire la même chose entre
PowerPoint et Corel Presentations.»
«Le contrôle des versions de documents constitue un problème
important... il existe une multitude de versions du même document
sur disquette, unité : d, unité : h, unité : i.»
Types de problèmes importants
Réponses fournies (%)
(base : tous les répondants)
Programmes incompatibles
17 %
Problèmes techniques
13 %
Versions incompatibles
9%
Problèmes de confidentialité
7%
-14-
5.4
Satisfaction générale
Sommaire de la satisfaction générale
•
•
En général, les employés du MAECI sont satisfaits du progiciel standard du
MAECI même s’il y a des poches d’insatisfaction (15 %).
Ils sont moins satisfaits de la formation et du soutien technique reçus.
•
•
•
On considère que la formation est offerte, mais qu’elle n’est pas
suffisamment adaptée ou flexible;
La qualité du soutien ne pose pas problème - la principale préoccupation
concernant le soutien technique a trait à l’opportunité de la réponse.
La quantité de formation reçue varie selon les endroits; le personnel des
missions a reçu plus de formation concernant les logiciels fournis par le MAECI
que celui qui travaille à l’administration centrale.
Satisfaction relative aux logiciels (standard) fournis par le MAECI
•
L’insatisfaction générale relative au progiciel standard s’élève à 15 %; 59 % sont
satisfaits; 26 % sont ni satisfaits ni insatisfaits.
•
Les employés sont surtout satisfaits d’Outlook Mail, d’Outlook Calendar et de
Nestscape et moins satisfaits de Jetform, de Corporate Applications et de
COSICS.
•
La satisfaction relative aux logiciels fournis par le MAECI selon l’endroit révèle
que les employés des missions sont moins satisfaits de Contacts Plus, de Corel
Presentations 8, de Corporate Applications, de Desktop Outbound Fax et de
SIGNET Metaframe/Citrix que les employés de l’administration centrale.
-15-
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Neither Satisfied/Nor Dissatisfied
Somewhat Satisfied
Completely Satisfied
Satisfaction générale relative à divers aspects des logiciels (standard) fournis par
le MAECI
•
Les répondants étaient très satisfaits de l’accessibilité, de la convivialité et de la
fonctionnalité des logiciels fournis par le MAECI.
•
Les attributs qui ont le plus d’incidence sur la satisfaction générale relative aux
logiciels fournis par le MAECI sont les suivants : la fonctionnalité, la convivialité
et la flexibilité.
-16-
Attributs
Satisfaction générale
(base : tous les répondants)
Accessibilité
58 %
Convivialité
55 %
Fonctionnalité
56 %
Soutien technique*
54 %
Fiabilité
53 %
Flexibilité
44 %
Caractéristiques relatives à la sécurité
(confidentialité)
34 %
Capacité des versions
37 %
Capacité des programmes
35 %
Quantité de formation
27 %
Note :*Les différences entre les employés des missions et ceux de l’administration centrale étaient importantes
Rétroaction concernant le soutien technique
•
Le délai de réponse dans les cas d’urgence était préoccupant. On considère que
le personnel de soutien technique est très compétent, mais qu’il y a un manque
de ressources. Le personnel des missions est moins satisfait du soutien
technique que celui de l’administration centrale.
•
•
•
•
•
«Oui, il y a suffisamment de soutien technique... les réponses rapides
sont limitées... habituellement, on obtient une réponse au cours de la
journée... il n’y a pas d’aide d’urgence.»
«Le soutien technique est bon... il n’y a aucun problème ici. Nous
devrions recevoir une formation obligatoire concernant les logiciels.
L’ordinateur ne pose pas problème.»
«Suffisant, mais non opportun... le soutien pour l’équipement est bon.»
«S’il vous plaît, ne changez pas de nouveau le progiciel.... on commence
seulement à s’habituer à l’actuel.»
« La formation assistée par ordinateur sur Outlook est excellente... cela
prend environ cinq minutes... On aimerait en avoir davantage ( p.ex.,
Contacts Plus, Public Folders).»
-17-
Rétroaction sur la formation
•
Problèmes relatifs à la formation :
•
La formation fournie :
«Il faut différents modèles de formation pour différentes personnes
et il faut reconnaître que les gens apprennent différemment et à un
rythme différent... il faut différents modèles pour avoir de la
flexibilité.»
•
Opportunité des cours offerts :
« Le calendrier de formation n’est pas favorable aux horaires des
gestionnaires, il faut de la formation personnalisée.»
•
L’inaptitude du matériel didactique à répondre aux besoins directs des
utilisateurs.
« Il faut adapter les cours aux besoins de l’employé (compte tenu
de ses besoins, de la quantité des renseignements qu’il utilisera et
de sa façon d’apprendre).»
«(Le MAECI) doit imaginer un outil de formation pour l’organisation
qui comprend les besoins des utilisateurs... les outils
d’apprentissage actuels sont inefficaces, trop techniques et
supposent un certain niveau de connaissances.»
5.5 Utilisation efficace
Utilisation efficace des outils de bureau
•
En cherchant à atteindre les quatre principaux objectifs concernant les outils
standard, les outils non standard, l’échange d’information et la satisfaction
générale, la vérification s’est aussi efforcée d’évaluer si le personnel utilisait les
outils d’ordinateur de façon efficace.
•
La possibilité de tirer des conclusions est limitée :
•
Le MAECI ne possède aucune norme ni aucun niveau défini de
compétences prévues pour le personnel - les compétences nécessaires
varieraient beaucoup selon le poste -- on ne dispose pas de repères
externes pertinents et
-18-
•
le domaine est subjectif -- les outils de bureau font partie des outils
utilisés par le personnel -- la capacité de les utiliser ne signifie pas
nécessairement qu’on les utilise de façon efficace.
•
Compte tenu de ces limites, les responsables de la vérification ont relevé
certains points qui méritaient d’être relevés.
•
Même si Outlook 98 : Mail est le programme le plus utilisé, les utilisateurs ont
tendance à utiliser les caractéristiques de base, p.ex., peu de gens utilisent la
caractéristique «filtrer les messages» -- compte tenu des plaintes habituelles
concernant la quantité excessive de courriels, une meilleure utilisation de cette
caractéristique entraînerait une utilisation plus efficace du programme.
•
Sur le plan du stockage et de l’échange d’information, il existe une vaste gamme
de pratiques et d’outils utilisés. Cela suscite de la frustration quand quelqu’un
essaie de trouver ou d’échanger de l’information, ce qui réduit l’efficacité
générale. L’adoption de pratiques plus courantes dans l’ensemble du Ministère
accroîtrait l’efficience et l’efficacité.
•
Outlook 98 : Calendar est beaucoup utilisé; toutefois, peu de personnes
l’utilisent comme ordonnanceur -- résultat : il n’existe pas une masse critique qui
permet une planification ou une organisation efficace des réunions. Les
organisation qui ont adopté ce genre d’outil le trouvent très efficace. Son
adoption dans les missions peut être moins utile qu’à l’administration centrale
compte tenu du nombre assez important de réunions externes.
6.0 RECOMMANDATIONS
Recommandation à CFSS :
•
Réévaluer le programme de formation actuel afin qu’il reflète davantage les
besoins des utilisateurs. Examiner les points suivants :
•
•
•
•
•
déterminer les programmes les plus essentiels (c.-à.-d. les plus utilisés);
déterminer un ordre de priorité de l’élaboration des cours de formation;
définir les compétences minimales requises à chaque niveau en mettant
l’accent sur les habiletés plutôt que sur les logiciels:
élaborer un programme de formation obligatoire pour le progiciel standard
du MAECI pour le nouveau personnel et définir les compétences
minimales;
évaluer chaque année les exigences relatives à la formation et fournir des
cours de recyclage concernant les fonctions de base.
-19-
Réponse de CFSS :
•
CFSS étudiera les recommandations en détail et évaluera ce qui pourra être fait
avec le financement dont il dispose actuellement et soumettra un plan d’action
d’ici la fin de juin 2001.
Recommandation à SXD :
•
Élaborer et mettre en oeuvre un plan de communication destiné à accroître
la connaissance qu’a le personnel des lignes directrices actuelles visant
l’échange et le stockage d’information dans les référentiels logiciels de
l’organisation.
Réponse de SXD :
•
D’accord. SXD dressera un plan de communication destiné à améliorer la
connaissance que le personnel a des lignes directrices visant l’échange et le
stockage d’information dans divers systèmes du Ministère. Cela se fera dans le
cadre des projets de gestion de l’information prévus.
Recommandation à SXD :
•
Compte tenu de l’utilisation importante du progiciel Microsoft, examiner les
options en vue de réduire les coûts d’obtention de permis.
Réponse de SXD :
•
Le comité de direction de SXD a récemment produit un rapport d’étape qui
recommande que l’on maintienne le statu quo en ce qui concerne le progiciel du
Ministère au cours des prochains mois. SXD prévoit revoir cette activité au cours
de 2001-2002 puisque les discussions au sein du Ministère concernant ce sujet
continuent.
-20-
Recommandation à SXD :
•
Évaluer le caractère adéquat des ressources consacrées au soutien
technique, p.ex., en faisant des comparaisons avec d’autres organisations
et des repères externes.
Réponse de SXD :
•
SXD accepte cette recommandation en principe; toutefois, il convient de signaler
qu’il s’agit d’une activité permanente au sein de SXD fin d’établir un équilibre
entre les services et les coûts de façon générale.
-21-
7.0 ANNEXES
Annexe I
Sondage auprès des répondants engagés sur place par
programme
35 %
31 %
11 %
7%
5%
7%
6%
-22-
s
re
ut
Base : tous les répondants engagés sur place
A
ce
ue
er
iq
m
om
on
éc
G
M
n
A
io
at
ist
in
dm
A
ts
la
su
on
s
C
ic
bl
pu
es
ir
ffa
A
m
co
equ
iti
l
Po
Répondants = 177
Annexe II
Sondage auprès des répondants canadiens par niveau
53 %
15 %
13 %
12 %
8%
R
is/
les répondants canadiens
-23-
s
re
ut
m
Base : tous
A
om
nt
ge
A
en
ci
ni
ch
Te
ur
te
ra
e
ist
in
ist
nn
dm
tio
ep
éc
A
C
Répondants = 464
Annexe III
Niveau de compétence auto-évalué des répondants
Élémentaire
Intermédiaire
Avancé
Expert
Outlook 98: Mail
7%
32 %
46 %
15%
Corel WordPerfect 8
9%
35 %
44 %
13%
Netscape
13 %
34 %
34 %
19%
Jetform
38 %
40 %
18 %
4%
Quick View+
33 %
37 %
20 %
10 %
Outlook 98: Calendar
17 %
36 %
35 %
13 %
Core Quattro Pro 8
34 %
38 %
23 %
6%
Corporate Applications
41 %
41 %
16 %
3%
SIGNET Metaframe/Citrix
36 %
39 %
19 %
7%
Outlook 98: Public Folders
33 %
34 %
24 %
10 %
COSICS
62 %
23 %
11 %
4%
Corel Presentations 8
39%
31 %
22 %
8%
Conference Rooms
35 %
30 %
20 %
14 %
Contacts Plus
32%
38 %
25 %
5%
Desktop Outbound Fax
46 %
30 %
18 %
5%
Base : Répondants qui utilisent le programme
-24-
Annexe IV
Pourcentage de répondants qui ont reçu une formation concernant les logiciels
(standard) les plus utilisés fournis par le MAECI
82 %
O utlook 98: Mail
70 %
C ore l WordPe rfe ct 8
41 %
Ne tscape 4
19 %
Je tform
22 %
Q uickVie w+
75 %
O utlook 98: C ale ndar
59 %
Core l Q uattro Pro 8
31 %
Corporate Applications
47 %
SIGNET Me taframe /Citrix
68 %
O utlook 98: Public Folde rs
30 %
C ATS
54 %
C ore l Pre se ntations 8
Confe re nce Rooms
9%
61 %
Contacts Plus
49 %
De sktop O utbound Fax
Base : ceux qui utilisent le programme
-25-
Annexe V
Fréquence d’utilisation des logiciels (non standard) fournis localement
•
•
Internet Explorer et Microsoft Word sont les logiciels (non standard du MAECI)
fournis localement qu’on utilise le plus fréquemment
Le personnel de l’administration centrale utilise Microsoft Photo Editor et
Microsoft Access plus souvent que le personnel des missions.
Quotidiennement
2-3 fois
par
semaine
une fois
par
semaine
une fois
aux 2 ou 3
semaines
une fois
par
mois
moins
d’une fois
par mois
Internet Explorer
59%
21 %
9%
6%
3%
3%
Microsoft Word
35 %
34 %
10 %
12 %
3%
5%
Microsoft Power Point
5%
9%
17 %
28 %
14 %
28 %
Microsoft Excel
16 %
24 %
24 %
16 %
12 %
9%
Microsoft Access
19 %
16 %
13 %
17 %
16 %
20 %
Microsoft Project
6%
19 %
13 %
11 %
13 %
38 %
Printkey and Snagit
26 %
28 %
15 %
18 %
13 %
-
Microsoft Photo Editor
7%
29 %
11 %
36 %
7%
11 %
Lotus 1-2-3
13 %
13 %
-
38 %
13 %
25 %
Lotus Notes
-
17 %
-
17 %
-
67 %
Microsoft Binder
-
-
50 %
-
-
50 %
-26-