reglement - Chartres

Note organisationnelle
Salon des associations 2014
Direction Générale
Animation & Promotion de la Ville
Direction de l’Evénementiel et des Animations
Affaire suivie par Emmanuelle Housseau
EH/
6 et 7 septembre 2014
Tél : 02 37 18 47 61
Fax : 02 37 18 47 78
Email : [email protected]
I – ORGANISATION :
La mairie de Chartres organise depuis plusieurs années un salon des associations dans l’objectif
de rassembler les différentes associations chartraines et permettre au public de découvrir le
monde associatif chartrain.
Le salon des associations est strictement réservé aux associations chartraines et/ou
départementales.
Adresse : Mairie de Chartres place des halles – 28019 CHARTRES Cedex
Contacts : Direction de l’Evénementiel et des Animations au 02-37-18-47-60
II – LIEU, DATE ET HORAIRES :
Le salon des associations se déroule sur le boulevard Chasles, la place des Epars ainsi que le
boulevard Maurice Violette du samedi 6 au dimanche 7 septembre 2014 inclus. Il est ouvert le
samedi de 11h00 à 19h00 et le dimanche de 11h00 à 18h00.
III – ADMISSIONS, INSCRIPTIONS ET PRESENCE :
Le but du Salon des Associations étant de faire découvrir à la population locale les activités de
loisirs proposées sur le territoire communal, seules les associations chartraines et les comités
départementaux peuvent participer au salon des associations. Sont considérées comme
chartraines, les associations dont l’activité se déroule dans cette commune.
Un stand sera attribué par association, sous réserve des places disponibles. Néanmoins, les
associations sportives possédant plusieurs sections pourront réserver 3stands maximum.
L’inscription est effective après réception par la Ville de Chartres du bulletin d’engagement, du
chèque pour la réservation du stand et des statuts pour les nouvelles associations.
Les associations devront s’inscrire avant le 5 mai 2014 en adressant par courrier ou directement
auprès de la Direction de l’Evénementiel et des Animations (10 place de l’Etape au Vin – 28000
Chartres – 2ème étage) les documents précités.
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Aucun participant ne pourra sous-louer ou échanger tout ou partie de son stand. De même, aucun
participant ne sera autorisé à changer d’emplacement sans l’accord express de la Ville de
Chartres.
La présence des membres des associations est impérative pendant la période de la manifestation
aux heures d’ouverture y compris les dimanches.
L’inscription au salon des associations 2014 n’ouvre pas droit à participation à une quelconque
autre manifestation organisée par la Ville de Chartres.
IV – TARIF :
Le tarif fixé par la délibération du conseil municipal n° 13/367 du 25 novembre 2013 pour les 2
jours et par stand. Ce tarif comprend la réservation du stand, l’électricité et le gardiennage de
19h00 à 10h00. Le paiement est réalisé par chèque à l’ordre du Trésor Public et à transmettre
avec l’ensemble des pièces du dossier lors de l’inscription.
La mise à disposition du stand ne pourra être définitive qu’après réception dudit chèque.
En cas d’annulation par la Ville, les sommes perçues seront reversées aux participants.
V – OBLIGATIONS LEGALES :
Les participants sont tenus de demander une autorisation à la municipalité pour toute vente
d’objets, de produits alimentaires et de boissons. A cet effet, les associations devront rédiger
une demande écrite en décrivant les produits et article mis en vente.
VI – FOURNITURES MISES À DISPOSITION ET DECORATION :
Une table, deux chaises et un stand (chalet ou abri facile) sont attribués à chaque participant.
La décoration ne doit pas endommager les chalets. Ainsi, il est demandé de ne pas utiliser de vis,
de clou, de colle et d’agrafe.
Pour les participants disposant d’un chalet, l’organisateur leur mettra à disposition une clé. Cette
dernière devra être restituée le dimanche. Il est impératif pour les associations concernées
prévoient en plus un cadenas afin de vraiment assurer la fermeture de leur chalet pour la nuit du
samedi au dimanche.
Aucun matériel et mobilier ne peut être installé dans les allées et parties communes sans accord
express de l’organisateur.
VII – GARDIENNAGE :
Un gardiennage est assuré chaque jour de 19h00 à 10h00.
VIII – INSTALLATION ET DEMONTAGE :
Les chalets, tables et chaises seront déposés et installés par les services de la Ville avant le 7
septembre et retirés après le 8 septembre.
L’installation et la décoration des stands se feront le samedi 6 septembre à partir de 8h00. Il est
recommandé de respecter la configuration. Il est possible d’ouvrir les deux côtés lorsque les
stands sont situés en angle. Les participants devront vider leur stand à la fin de la manifestation
et laisser leur stand en bon état de propreté.
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Durant le week-end et notamment lors de l’installation, trois points ‘’accueil’’ seront à votre
disposition pour tous renseignements : place des Epars, boulevard Chasles et place de la Porte
Saint-Michel.
Les participants devront s’y présenter lors de leur arrivée afin de récupérer :
- les bâches des stands. Nous rappelons que ce sont les organisateurs qui les distribuent ??
- le macaron de stationnement (détail dans le point X)
- un sac poubelle.
IX – ORDURES MENAGERES :
Les participants devront laisser le stand utilisé en bon état de propreté et sans détritus, et
déposer les sacs poubelles dans les containers enterrés à proximité.
X – CIRCULATION, STATIONNEMENT ET APPROVISIONNEMENT :
La place des Epars (zone piétonne) est fermée à la circulation et au stationnement.
Les associations ont la possibilité de stationner sur la butte des Charbonniers dans la mesure des
places disponibles. Par ailleurs, l’arrêt des véhicules est toléré sur les voies de bus, le samedi de
8h à 10h et le dimanche de 18h à 20h, afin de permettre exclusivement le déchargement et le
chargement des véhicules.
XI – RESPONSABILITE ET ASSURANCE :
Les participants sont responsables par eux-mêmes de tous les dégâts occasionnés aux matériels
lors du transport, de l’installation, du fonctionnement ou de l’enlèvement du matériel.
La Ville de Chartres ne peut être tenue responsable des matériels et biens appartenant à
l’exposant qui seraient détériorés ou volés.
Les participants est tenu de souscrire une assurance couvrant les risques liés à sa participation
(protection en matière de risques locatifs et/ou vols).
XII – RECLAMATIONS ET LITIGES :
En cas d’annulation, de report ou d’interdiction de l’opération ou par suite d’une disposition légale,
réglementaire ou judiciaire, une solution amiable sera recherchée.
A défaut, le litige sera porté devant les tribunaux compétents.
Pour le Député-Maire et par délégation,
L’Adjoint chargé de l’Animation,
Laurent LHUILLERY
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