Workforce Planning: The Key to Recruitment Success

Planification de la main-d'œuvre:
La clé de la réussite du recrutement
Cheryl Anne Smith, IA
Évaluation des programmes Cert, MScN
Coordonnatrice de recrutement du
personnel infirmier, de rétention et
reconnaissance
Aperçu
La planification de la main-d'œuvre est:
Un processus méthodologique d'analyse de la main-d'œuvre
actuelle, d'identification des besoins de main-d'œuvre,
d'établissement des écarts entre les besoins actuels et
futurs et de mise en œuvre des solutions.
Un élément clés dans la prévision des besoins de maind'œuvre et la conception des stratégies.
Contexte
Pénurie d'infirmières :
- 60 000 au Canada en 2022 et 1,05 million aux États-Unis en 2022 (AIIC et
AACA)
- Moyenne d'âge: 45,2 ans au Canada, 45,7 ans en Ontario (ICIS) et 42,7 ans
à l’Hôpital d’Ottawa
Caractéristiques de la main-d'œuvre :
- ↑ la dotation en IA associée ↓ la mortalité et les événements indésirables
(Kane et al)
- La hausse des heures de soins directs dispensés par les IA diminue la durée
du séjour à l’hôpital
- L’augmentation du ratio patients par infirmière augmente le taux de mortalité
dans les hôpitaux et l’échec de répondre adéquatement aux besoins (Aiken et
al)
Le caractère unique de la main-d'œuvre en soins infirmiers:
• 61% des infirmières travaillent à temps plein
• 95,6% sont des femmes
• 81% ont 35 ans et plus (ICIS)
• 17% ont 55 ans et plus (ICIS)
• 24/7 de travail
Approche proactive:
• L'approche traditionnelle de l'embauche lorsque des postes vacants ne
seraient pas suffisants
• Besoin de prédir avec exactitude les besoins et d’élaborer un plan
rétention de la main-d’oeuvre.
Méthodologie
Revue de la littérature
• Aucun accord universel sur les moyens et méthodes utilisés dans la
planification de la main-d'œuvre (Anderson)
ETP vs nombre d’employés
• Financement des ETP
• Conversion varie en fonction de l'équilibre temps plein/temps partiel
• 50% = 2,2 et 70% = 1,62 (Smith)
• Besoin de savoir combien de personnes doivent être recrutées
Modèle logique
Développé avec les parties prenantes et présenté par la suite à un groupe
large de personnes pour une rétroaction
Les modèles logiques sont une façon de penser ou de présenter un
programme
• Image simplifiée montrant les relations entre les ressources investies,
les activités qui ont lieu et les avantages des changements qui
devraient se produire
• Décrire une séquence d'événements à mettre en place ou à changer au
fil du temps
Contenu
Activités
Public cible
Résultats à court terme
Unicité
Examen des données
démographiques, des heures
d’ouverture et de la dotation en
personnel
Infirmières
Comprendre les besoins de
main-d'œuvre
Comprendre l’offre
de l'organisation
Passez en revue les tendances
actuelles
Ressources
humaines
Image claire de l'offre de
l'organisation
Comprendre la
demande
organisationnelle
Réviser les composantes de la
demande
Personnel
opérationnel
Comprendre les différentes
composantes de la demande
Ressources
humaines
Déterminer les
intrants
organisationnels
Passez en revue les exigences de
formation, l'offre régionale et les
possibilités de recrutement
Ressources
humaines
Comprendre les intrants
potentiels
Développer la
planification des
effectifs
Développer un modèle
Prédire des modèles complets
Effectuer une analyse des écarts
Effectuer une analyse des solutions
Effectuer une évaluation
Ressources
humaines
Mettra en œuvre le cycle de
planification de la maind'œuvre avec l'évaluation
Définitions
Items
Définition
Hypothèses
Ensemble du
personnel infirmier
# infirmières + # postes
vacants
Représenter le # total d’infirmières nécessaires
pour fournir des services
Taux de
désabonnement
normal
Moyenne des rotations sur 5
années
Une pourcentage du personnel est stable
OT et agences
Heures OT + agences /1950 =
Temps plein avec excès
d’heures à temps partiel
Nouveaux postes créés la première année
pour éliminer les OT et les agences
Durée
d’hospitatisation
Moyenne des 5 dernières
années + postes temporaires /
2
Pourcentage stable et est ajustée en fonction
de l'effectif total
Retraites
Pourcentage de ceux qui ont
pris leur retraite dans les 5
dernières années
Supposer la stablité
Supposer aucun facteur qui influence comme
le SRAS
Programme
La croissance ou le déclin de
postes
Prédictions pour les nouveaux postes ou la
suppression de postes actuels
5 étapes
Analyse de l'offre
Analyse de la demande
Analyse de l'écart
Analyse de la solution
Évaluation
Modèle de planification des effectifs
Offre :
# postes actuels +
Postes vacants
Demande :
Extrant
+
(taux de désabonnement,
durée hospitalisation)
+ OT/Agence +croissance
+ retraites
Écart:
Nouveaux diplômés dans la région
+ autres recrutements externes
= Solution
Évaluation
RN Recruitment Hiring Targets
Compte-rendu
Les objectifs trimestriels
Suivi des progrès accomplis
Groupes
Nouveaux
diplômés
Expérimentés
Total
1er trimestre
170
2e trimestre
22
3e trimestre
13
4e trimestre
7
Total
212
34
203
36
57
22
35
21
3
113
325
Résultats
Croissance / déclin:
• 2 méthodes: changements prévus de programme et de la
population
• Notre analyse a indiqué une augmentation des positions
congruentes avec la population
• Ne comprend pas les besoins de la population vieillissante
Évaluation
Faite trimestriellement et annuellement
Comprend le nombre de recrutements cibles et les activités de recrutement
Objectif: obtenir l'information la plus utile pour les décideurs clés
Fournir les preuves des réussites et les lacunes
Lier les activités quotidiennes de recrutement aux objectifs précis
% Variance
12
10
10
8
6
4.8 4.9
4
2
0
0.6
1.3
4
5
3.8 3.7
1.4
Avantages
Ayant un nombre de recrutement cible
Suivi des progrès et rapport sur l'impact organisationnel trimestriellement et annuellement
Ajustement s’il y a un changement
Justification du budget et des ressources
La diminution de l'impact de la pénurie du personnel infirmier
Approche proactive
Améliorer l’efficacité et les résultats
Limites
•
•
•
•
Exactitude de l'information reçue sur la croissance / décroissance
Les facteurs externes tels que le SRAS
Pas moyen de savoir combien d'infirmières occupent des postes
à plus d'une organisation dans la région, ce qui affecte leur
mouvement et leur capacité à se déplacer
Hypothèses incluent l'âge de la retraite et un taux de rotation
stable
Leçons apprises
• Quand cela est fait au niveau régional, des organisations ne peuvent
facilement fournir les données requises
• Considérer les facteurs externes tels que les changements dans les
accords de financement
• Taux d'inoccupation pour permettre le mouvement dans l'organisation
• Augmenter la rotation d’emplois et les coûts associés lorsqu’il n’y a pas
assez d’opportunités
• A été utilisé par d'autres groupes au sein de l’hôpital d’Ottawa
Conclusion
L'utilisation d'un modèle de planification de la main-d'œuvre fondé sur les
preuves fait passer les organisations de la réactivité à la proactivité
Soutenir les activités de l'organisation et avoir plusieurs rôles dans la
planification: justifier le budget, démonstrer le besoin des 3 prochaines
années
Prise en charge "out of the box" des stratégies de recrutement
Fournit une nouvelle façon d’exécuter les tâches
Met l'organisation dans une bonne position : s’assurer d’avoir le bon personnel
pour fournir des soins de qualité aux patients.
Références
AACN (American Association of Colleges of Nursing), 2014. Nursing Shortage Fact Sheet. Washington, DC:
retrieved June 2014 from http://www.aacn.nche.edu/media-relations/NrsgShortageFS.pdf
Aiken, L.H., S.P. Clarke, D.M. Sloane, J. Sochalski and H. H. Silbert, 2002. Hospital nurse staffing and patient
mortality, nurse burnout and job dissatisfaction. Journal of the American Medical Association, 288 (16):
1987-93.
Anderson, M. W. 2004. The metrics of workforce planning. Public Personnel Management, 33 (4): 363-78.
CIHI (Canadian Institute for Health Information), 2012. Supply and distribution of Registered Nurses in
Canada. Ottawa, ON: retrieved June 2014 from
https://secure.cihi.ca/estore/productFamily.htm?locale=en&pf=PFC2016&lang=en
CNA (Canadian Nursing Association). Tested solutions for eliminating Canada’s Registered Nurse Shortage.
Ottawa, ON: Retrieved June 2014 from:
https://cna-aiic.ca/~/media/cna/page-content/pdf-en/rn_highlights_e.pdf
Kane, R.L., T. Shamliyan, C. Mueller, S. Duval and T.J. Witt, 2007. Nursing staffing and quality of patient care.
Rockville, MD. Agency for Healthcare Research and Quality. Retrieved July 2008 from:
http://www.ahrq.gov/gov/tp/nursesttp.htm.
Smith, C. A., 2009. Nursing workforce planning: The key to success. Healthcare Quarterly, 12(2):78-85.
Contact
Cheryl Anne Smith, IA
Évaluation des programmes Cert MScN
Coordonnatrice de recrutement du personnel infirmier,
de rétention et de reconnaissance
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Phone: 613-798-5555 ext 17894