GROUPE DE TRAVAIL DLU GROUPE DE TRAVAIL DLU

Retour sur les groupes de travail
GROUPE DE TRAVAIL DLU
Territoire de santé III
Dominique LEHMANN
Carine PAILLER-PRADEAU
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
Objectifs et déroulé de l’atelier
Objectifs
- Partager ce qui a été fait
- Recueillir les avis pour enrichir et objectiver le travail
- Echanger sur la pertinence de mettre en œuvre les différentes
actions
Le déroulé
- Tour de table sur les motivations du choix
- Présentation de la méthodologie
- Présentation du plan d’actions
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
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Vos attentes
Tour de table
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
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Les objectifs du groupe de travail
Fixés par la lettre de mission du 18 juin 2014
-
Analyser les causes du mésusage du DLU
- En EHPAD
- En établissement de santé
Identifier les leviers d’actions permettant d’améliorer
l’utilisation systématique du DLU
Mettre en œuvre des actions d’amélioration
Proposer des indicateurs de suivi et leurs modalités de
recueil
A l’issue de l’évaluation du dispositif et s’il s’avère
concluant, participer à son déploiement
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
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Organisation des travaux / composition
du groupe
Les travaux se sont déroulés au sein d’un groupe de travail pluridisciplinaire
accompagné par un cabinet de consultant, le cabinet ADVIMED.
Les membres du groupe sont les suivants :
M. Dominique LEHMANN
Dr Carine PAILLER-PRADEAU
Mme Sylvie DESON
Mme Isabelle MASSON
Mme Laure-Amandine COUDREUSE
Dr Yannick GOTTWALLES
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
Directeur
CDRS - Colmar
Chef de service des Urgences
Hôpital de Sélestat
Cadre de santé des Urgences
Cadre de santé
EHPAD Stoltz-Grimm à ANDLAU
Directrice
EHPAD intercommunal du canton de
Villé
Chef de service des Urgences
Hôpitaux Civils de Colmar
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Méthodologie
La méthode permettant de poser le diagnostic de mésusages s’est rapidement
orientée vers un système d’enquête :
Une enquête au sein des services d’Urgences des Hôpitaux du Territoire 3
(cf diapositive suivante).
Cette enquête a permis d’échantillonner 60 admissions provenant d’EHPAD et
a mis en évidence :
-
Que 74% des patients arrivent aux Urgences avec un DLU officiel (41 %) ou
équivalent (diversité des systèmes d’information) ;
-
Que les DLU sont presque toujours correctement remplis avec les
renseignements nécessaires (traitements en cours, personne à prévenir…),
mais les urgentistes ont mis en exergue l’absence de deux informations
essentielles :
-
Le motif de l’adressage
-
Les dernières prises de médicaments effectives
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
6
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
7
Méthodologie /2
La deuxième partie du travail a consisté en des entretiens avec les directeurs
et cadres d’EHPAD.
Ces entretiens ont fait ressortir différents types de situation :
-
Il existe une différence importante dans l’organisation du départ à l’hôpital selon
que l’établissement dispose d’infirmier de nuit ou pas.
-
Il existe de même une grande différence selon que le départ est organisé pendant
les heures de présence d’un médecin ou pas.
-
Certains EHPAD n’ont pas de dossier de soins informatisé.
Les problèmes les plus importants signalés par les EHPAD sont ces
problématiques de compétences, mais aussi la mise à jour du dossier médical
selon l’implication des médecins traitants.
-
Sont également évoqués, les problèmes de permanence des soins et du centre
15, ainsi que la sécurisation physique du DLU pendant le transfert, à l’arrivée aux
urgences, dans la transmission, au service d’hospitalisation finale.
-
Les EHPAD attendent des améliorations sur l'information concernant les
sorties des patients
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
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Méthodologie /3
Dans son ensemble, l’enquête peut être reproduite par le logigramme suivant :
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
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Les enjeux
Optimisation de la couverture médicale
et soignante des EHPAD
EPHAD
Sécurisation du circuit physique du DLU
SAMU
DLU
Amélioration du retour
d’information vers les
EHPAD
Amélioration des
processus internes
des EHPAD
Unité
d’hospitalisation
Urgences
Poursuite et optimisation de l’informatisation du dossier
MT
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
Information et motivation
des MT
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Priorisation
1. Organisation interne des EHPAD :
- Protocole
- Outil / modalité d’autodiagnostic de la qualité du DLU par
chaque EHPAD ; démarche qualité / EPP / mesurer la qualité
du DLU
- Communication
2. Protocolisation du recours à la PDS
3. Retour d’informations vers les EHPAD
4. Informatisation : problème de l’informatisation du dossier
soignant, non effective dans de nombreux EHPAD
5. Information des médecins traitants :
- Inciter à la création du DMP
- Informer sur les protocoles existants
6. Information des MT ; piqûre de rappel sur le DMP à
ajouter
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
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Temps d’échanges
Retour sur la thématique, avis et commentaires :
Méthodologie suivie et analyses effectuées
Priorisation des actions
Expériences similaires
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
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Présentation du plan d’actions
Sous-projet n°1 : Information/motivation des médecins traitants
N°
Action
Identifiant de
l’étape
Information des
MT à distance
A1
Information des
MT en présentiel
A2
Contenu
Responsable
Elaboration de courriers
ARS Alsace
électroniques et/ou papier
expliquant le lien entre
dossier médical, dossier
patient et DLU et donnant de
l’information sur la démarche
Information / formation à
l’usage du dossier des
institutions dans lesquels ils
interviennent ainsi qu’aux
motifs médicaux-légaux de
cette contrainte lors de
réunions de coordination
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
Directions
d’établissement
Personnes
impliquées
Pilotes du projet
Groupe de travail
Médecins
coordonnateurs
Direction des
établissements
Date de
début
Date de
fin
1er mars 2015
Juin 2015
Septembre
2015
Juin 2016
13
Présentation du plan d’actions
Sous-projet n°2 : Amélioration processus interne des EHPAD
N° Action
Identifiant de
l’étape
Protocolisation
A1
Formation
Contenu
A3
Pérennisation
A4
Personnes
impliquées
Coordonnateurs
cadres de santé et
infirmières
régulateurs du
SAMU
Direction des
établissements
Etablissement de protocoles de
préparation de l’appel au 15 et de
préparation des transferts à usage
des soignants
Directions
d’établissement
Formation des AS des EHPAD
Directions
d’établissement
Médecins
coordonnateurs
Mise en place d’un dispositif de
traçabilité de la mise en œuvre du
protocole
Directions
d’établissement
Coordonnateurs
cadres de santé et
infirmières
Intégration de cette formation
dans le processus d’accueil et
d’accompagnement des nouveaux
soignants
Directions
d’établissement
Coordonnateurs,
cadres de santé et
infirmières
A2
Evaluation
Responsable
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
Date de début
Date de fin
1er mars 2015
Juin 2015
Septembre 2015
Décembre 2015
En routine à
partir de janvier
2016
En routine à
partir de janvier
2016
14
Présentation du plan d’actions
Sous–projet n°3 : Sécurisation du circuit physique du DLU
N° Action
A1
A2
A3
Identifiant de
l’étape
Information des
personnels
assurant les
transports des
personnes
Contenu
Responsable
Elaboration de courriers
électroniques et/ou papier
expliquant l’importance
d’acheminer et transmettre le
DLU et donnant de l’information
plus globale sur les contraintes
liées au transfert de ce type de
personnes (effets personnels,
documents, etc.
ARS Alsace
Vérification du
transfert du DLU
des urgences aux
services
destinataires
finaux
Intégration de cet item dans la
check-list de sortie des urgences
Chefs de service
des urgences de
Colmar et de
Sélestat
Information/Form
ation des
praticiens et
équipes des
services
d’hospitalisation
Information/Formation sur
l’existence, le contenu et
l’intérêt du DLU pour les
personnels soignants
Information en CME pour les
médecins
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
Personnes
impliquées
Pilotes du projet
Médecins
coordonnateurs
Médecins et cadres
des urgences
Service qualité
Médecins
urgentistes
Date de début
1er mars
2015
Date de fin
Juin 2015
En routine
après
activation du
dispositif
2ème trimestre
2015
15
Présentation du plan d’actions
Sous–projet n°4 : Poursuite et optimisation de l’informatisation du dossier
N° Action
Identifiant de
l’étape
Affinement du
cahier des charges
du DLU
Responsable
Personnes impliquées
Ajouter au cahier des charges
Espace pour motif du transfert
Espace pour derniers traitements
effectivement pris
Et adaptation mise en page
(informations utiles aux urgences
groupées en page 1)
ARS Alsace
&
GCS e-santé
Alsace
Groupe de travail
Information des
éditeurs de logiciel
Information réalisée par l’Agence
(courrier)
ARS Alsace
Pole Appui à la
Performance et
Gestion des Risques
diffusion
Diffusion aux établissements du
modèle papier du DLU modifié avec
protocole d’utilisation
ARS Alsace
Contractualisation avec les
prestataires sur ce point
Direction des
établissements
A1
A2
Contenu
A3
contractualisation
A4
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
Date de début
Date de fin
1er juin 2015
Fin juin
2015
Septembre
2015
Septembre 2015
Septembre 2015
Décembre 2015
Après envoi
information par
ARS
En routine au fur
et à mesure des
contractualisations
Groupe de travail
Direction des
établissements
16
Présentation du plan d’actions
Sous–projet n°5 : Optimisation de la couverture médicale et soignante des
EHPAD
N° Action
Identifiant de
l’étape
Protocolisation
A1
Incitation
A2
Contenu
Responsable
Protocoliser le recours à la PDS
médicale afin que ce soit
systématiquement le premier niveau
d’action en cas de besoin (jusqu’à
minuit)
Direction des
établissements
Coordonnateurs
Cadres de santé et
infirmières
Direction des
établissements
Inciter les établissements de petite
taille à mutualiser les ressources
infirmières qui pourraient être
créées pour augmenter le taux de
couverture de leurs unités
ARS Alsace
DAPAH (Département
de l’autonomie et des
personnes âgées et
handicapées)
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
Personnes impliquées
Date de début
1er juin 2015
Date de fin
Septembre 2015
A partir de la
création des
postes
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Présentation du plan d’actions
Sous-projet n°6 : Amélioration du retour d’information vers les EHPAD
N° Action
Identifiant de
l’étape
Protocolisation
A1
Formation
A2
Evaluation
Contenu
A4
Personnes impliquées
Date de début
Date de fin
Etablissement de documents et de
protocoles de liaison urgences ->
EHPAD
Chefs de service
des urgences de
Colmar et de
Sélestat
Pilotes du projet
Médecins et cadres
des urgences
Juin 2015
Juin 2015
Information/Formation des équipes
des urgences (médecins y compris)
expliquant l’importance et les
modalités d’une démarche
coordonnée et anticipée avec les
établissements d’hébergement
Chefs de service
des urgences de
Colmar et de
Sélestat
Pilotes du projet
Médecins et cadres
des urgences
Juin 2015
Juin 2015
Mise en place d’un dispositif de
traçabilité de la mise en œuvre du
protocole
Chefs de service
des urgences de
Colmar et de
Sélestat
Directions
d’établissement
Cellules qualité
Intégration de cette formation dans
le processus d’accueil et
d’accompagnement des nouveaux
arrivants
Chefs de service
des urgences de
Colmar et de
Sélestat
Pilotes du projet
Médecins et cadres
des urgences
A3
Pérennisation
Responsable
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
En routine après
formation
information des
personnels
En routine après
installation du
processus
18
Point d’avancement du plan d’actions
Il a été convenu que le premier sous-projet à mettre en œuvre
serait la protocolisation du départ à l’hôpital.
Sur la base du groupe DLU, un nouveau groupe de travail a été
constitué qui propose une première version du sous-projet n°2 :
« Protocolisation du départ à l’hôpital à partir d’un EHPAD »
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
19
Perspectives
Perspectives de déploiement
On peut considérer comme viable 80% du plan d’action déployé
d’ici la fin d’année 2015 à l’échelle territoriale … qu’en est-il à
l’échelle régionale ?
Echanges avec la salle
- Critiques, limites
- Suggestions, facteurs clefs de succès
- Comment favoriser l'appropriation de la problématique ?
- quels changements de pratiques, changement culturel,
- quels points de blocage et comment les identifier...)
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
20
Exemples de protocolisation
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
21
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
22
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
23
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
24
Un compte-rendu vous sera transmis dans les
prochaines semaines.
Merci pour votre participation
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
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Restitution ateliers
Comment améliorer l’usage du DLU ?
Groupe de travail piloté par M. Lehmann et Dr PaillerPradeau – Territoire de santé 3
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
Général
Le DLU, un dispositif existant (et effectif) fixé par circulaire
de mai 2008
Un document à l’interface entre plusieurs acteurs autour de la
personne âgée en EHPAD
Besoin d’efficience et d’articulation dans l’utilisation
Besoin de communication autour du dispositif et de bonnes
pratiques partagées
Accord sur le diagnostic établi :
- Intérêt fort pour la problématique
- Diversité d’acteurs qui se sentent concernés : EHPAD, services
des urgences, médecins coordonateurs ou libéraux, SAMU, HAD,
SSIAD, services ambulatoires…
Des enjeux mis en lumière à chaque étape du parcours du
résident entre le domicile EHPAD et le service des urgences
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
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Enjeux repérés lors des ateliers
Mise à jour et complétude des dossiers de soins informatisés
Optimisation de l’informatisation des EHPAD
Rationalisation des départs vers les urgences
Un transfert = un DLU
Utilisation du DLU à l’hôpital
Coordination autour de la sortie d’hospitalisation
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
28
Analyse des enjeux repérés lors des ateliers
Mise à jour et complétude des dossiers de
soins informatisés
Problématique
Information et motivation des médecins
traitants
Limites/difficultés
Prise en main de différents logiciels de soins
Responsabilité de la tenue du dossier du
résident : médecin coordonnateur ou traitant ?
Facteurs de succès
Synthèse médicale annuelle valorisée
Convention EHPAD/médecins traitants
comprise et signée
Interface compatible logiciel EHPAD/cabinet
Pistes de travail ou articulation avec l’existant
Commission gérontologique médicale
organisée par le médecin coordonnateur
Visiteur VRP auprès des médecins traitants
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
Optimisation de l’informatisation
des EHPAD
Problématique
Ajouts d’informations sur la fiche DLU dans
les dossiers informatisés : motif du transfert
(attention il ne s’agit pas du diagnostic
médical, rôle pouvant donc être assumé par
une AS), dernière prise médicamenteuse,
directives anticipées
Limites/difficultés
Diversité des logiciels de soins
Informatisation de l’EHPAD en cours
Facteurs de succès
Droit d’accès pour tous les soignants à la
fiche DLU du logiciel de soins
Standardisation des logiciels de soins
Pistes de travail ou articulation avec
l’existant
Articulation avec le E-Santé Alsace
DMP pour tous les résidents
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Analyse des enjeux repérés lors des ateliers
Rationalisation des départs vers les urgences
Problématique
Protocolisation du départ d’hospitalisation d’urgence
Formation des soignants en EHPAD à l’appel pour urgence
Optimisation de la couverture médicale et soignante des EHPAD
Autres : Télémédecine ; ECG dans les EHPAD
Limites/difficultés
Permanence des soins entre 20h et minuit : articulation médecin de garde ou SAMU
Définition des termes d’urgence vitale et d’hospitalisation en urgence
Absence de ressources infirmières au sein des EHPAD la nuit
Imprécision dans le DLU actuel (motif de transfert, dernière prise médicamenteuse)
Directives anticipées non connues ou non communiquées
Facteurs de succès
Protocole et check list de départ pour urgence connue de tous les acteurs
Hot line pour les veilleuses de nuit vers le médecin régulateur
IDE mutualisée mobile entre plusieurs EHPAD
ECG dans chaque EHPAD
Pistes de travail ou articulation avec l’existant
Travail sur le SROMS PA - IDE de nuit
Articulation avec E-Santé Alsace
Investissement en EHPAD dans des ECG
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
30
Analyse des enjeux repérés lors des ateliers
Coordination autour de la
sortie d’hospitalisation
Un transfert, un DLU
Utilisation du DLU à l’hôpital
Problématique
Sécurisation du circuit physique
du DLU
Information et formation des
SAMU, pompiers…
Problématique
Transfert d’information entre les
services des urgences et les
unités d’hospitalisation dans une
logique de continuité du
parcours
Problématique
Amélioration du retour
d’informations vers les EHPAD
Limites/difficultés
Permanence des soins entre
21h et minuit : médecin de
garde ou SAMU ?
Non appropriation du DLU
Limites/difficultés
Articulation entre prise en
charge sanitaire et
accompagnement médico-social
Limites/difficultés
cf. Groupe de travail Parcours
PA n°2
Facteurs de succès
Protocole et check list de départ
pour urgence connue de tous
les acteurs
Facteurs de succès
Transmission d’un DLU complet
et contenant les informations
utiles par les EHPAD
Un appel entre soignants
hôpital/EHPAD
Pistes de travail ou articulation
avec l’existant
Formation et information de
tous: SAMU, transporteurs,
ambulanciers, pompiers…
Pistes de travail ou articulation
avec l’existant
Protocolisation de l’utilisation du
DLU entre les services des
urgences et unités
d’hospitalisation
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
Facteurs de succès
Protocole et check list de sortie
des urgences (proposition de Dr
Lehmann de constituer un
groupe de travail sur ce thème)
Pistes de travail ou articulation
avec l’existant
Groupe de travail Parcours PA
n°2
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Perspective de généralisation du protocole DLU
EHPAD
Le groupe de travail propose
la transmission aux EHPAD d’un protocole type (perspective s
d’échanges bonnes pratiques),
et son appropriation par les équipes soignantes.
Avec les modifications suivantes:
- Définir les termes : urgence vitale, hospitalisation en urgence
- Dans l’étape « appeler le 15 », s’assurer de l’urgence vitale avec
-
le médecin régulateur
Dans l’étape « déplacement du 15 : préparer les documents »,
ajouter « les directives anticipées »
Autres perspectives de généralisation :
Inscrire un objectif relatif à l’hospitalisation en urgence dans les
conventions tripartites
Envoyer le protocole aux services des urgences (objectif : que
les acteurs aient le même degré d'information)
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
32
Autres échanges (projets convergents, mises en
relation, nouveaux axes de travail émergents)
Articulation et définition des prises en charge entre SSR et
HTU à clarifier
Axe de travail régional sur la fin de vie des résidents en
EHPAD à mettre en place
Permanence des soins et articulation médecin de garde /
SAMU à clarifier
Information large autour du DLU notamment avec la
psychiatrie gérontologique
Séminaire régional Parcours des personnes âgées
33