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P 251505B MAG 09 FM STAMADIFESA TO STATESERCITO UFFICIALI ROMA STATESERCITO SOTTUFFICIALI ROMA MARIUGP PERSAEREO ROMA CARABINIERI COMANDO INFO SEGREDIFESA PRIMO ITALNAMSO BT UNCLAS SIC WAA SMD 112/3808/2118.E OGGETTO: BANDI DI CONCORSO PER POSTI A “STATUS INTERNAZIONALE” PRESSO LA NAMSA IN CAPELLEN LUSSEMBURGO. RIFERIMENTI: A. LET.N. ITN/NT/394/P.01.06 IN DATA 19 MAGGIO 2009 DI ITALNAMSO; B. LET.N. ITN/NT/411/P.01.06 IN DATA 21 MAGGIO 2009 DI ITALNAMSO; C. LET.N. ITN/NT/412/P.01.06 IN DATA 21 MAGGIO 2009 DI ITALNAMSO. 1.CON LE LETTERE CUI SI FA RIFERIMENTO, SONO PERVENUTE LE SEGUENTI SEGNALAZIONI DI VACANCIES: - P.N. FF DI “OFFICERS (LO)” DI GRADO A2; - P.N. LE-180 “SENIOR TECHNICAL OFFICERS (ILS)” DI GRADO A3; - P.N. LM-34 “JUNIOR TECHNICIAN” DI GRADO B4. PER QUANTO PRECEDE TENUTO CONTO DEL PARERE DELLA RAPPRESENTANZA, SI ESPRIME L'INTERESSE DIFESA PER L'ACQUISIZIONE DELLE POSIZIONI IN PAROLA. 2.PERTANTO LE EVENTUALI IDONEE CANDIDATURE, CORREDATE DALLE SCHEDE BIOGRAFICHE IN LINGUA ITALIANA E DALLE APPLICATION FORMS COMPLETE DI "POST REQUIREMENTS FORM" (FORMATO WORD SCARICABILE DAL SITO INTERNET DELL'AGENZIA WWW.NAMSA.NATO.INT/VACANCIES) IN LINGUA INGLESE, IN DUPLICE COPIA (ORIGINALI E CON FIRMA AUTOGRAFA) E SU SUPPORTO INFORMATICO (FORMATO PDF CON MEDESIMA FIRMA AUTOGRAFA), IN RAGIONE DEI SUCCESSIVI ADEMPIMENTI NECESSARI PER LA LORO FORMALIZZAZIONE, DOVRANNO PERVENIRE IMPROROGABILMENTE PER IL TRAMITE DELLA FORZA ARMATA ALLO STATO MAGGIORE DIFESA ENTRO IL 17 LUGLIO 2009 PER LE POSIZIONI "FF" DI GRADO A2 E LE-180 DI GRADO A3 ED IL 27 LUGLIO 2009 PER LA POSIZIONE LM-34 GRADO B4. 3.SI COMUNICA, INOLTRE, CHE I BANDI SARANNO PUBBLICATI SULLA PAGINA WEB DELLA DIFESA (WWW.DIFESA.IT), PERCORSO: STATO MAGGIORE DELLA DIFESA/ STAFF DELLO STATO MAGGIORE DELLA DIFESA/ REPARTI/ I REPARTO/ IMPIEGO DEL PERSONALE/ BANDI EMESSI DA ENTI INTERNAZIONALI/ BANDI PER POSTI A STATUS INTERNAZIONALE IN ATTO. FIRMATO D'ORDINE IL CAPO UFFICIO IMPIEGO DEL PERSONALE COL. AARAN VINCENZO LANZA P.D.C.: 1°MAR. CAMBIOTTI - 23330 BT LDI: - UFFICIO GENERALE DEL CAPO DI SMD; - UFFICIO DEL SOTTOCAPO DI SMD; - II REPARTO; - III REPARTO; - IV REPARTO; - V REPARTO; - VI REPARTO; - UGPPB; - UGAG; - UGESAN; - UFF. AMMINISTRAZIONE; - UPU. NICO OOREBEEK ACTING CHIEF OF PERSONNEL DIVISION CHEF DE LA DIVISION DU PERSONNEL PAR INTERIM AP/2009/26/34-BOD NO/sb 05 May 2009 TO : NAMSO Board Members of BELGIUM, BULGARIA, CANADA, CZECH REPUBLIC, DENMARK, ESTONIA, FRANCE, GERMANY, GREECE, HUNGARY, ICELAND, ITALY, LATVIA, LITHUANIA, LUXEMBOURG, the NETHERLANDS, NORWAY, POLAND, PORTUGAL, ROMANIA, SLOVAKIA, SLOVENIA, SPAIN, TURKEY, UNITED KINGDOM and the UNITED STATES. SUBJECT : Notification of vacancies. 1. Subject to materialization of workload, NAMSA will be facing urgent requirements to hire in the FINANCE DIVISION, LO Support Unit, in Capellen, G. D. Luxembourg: FF / A-2 - Officers (LO) - Grade A-2. 2. The incumbents of these posts will be expected to deploy to specified areas in support of NATO council approved operations requiring civilian support. 3. The above mentioned addressees are requested to nominate qualified candidates within the period of THREE months in accordance with the terms of Directive N° 512. Consequently, the application forms should reach NAMSA by 05 August 2009, after which date arrangements will be made for the convening of a Selection Committee. The interviews date will be fixed later. 4. Candidates are invited to fill the standard NAMSA/NATO application form as well as the posts requirements form and forward them preferably by e-mail to the following address: [email protected]. Applications which do not fulfil the above mentioned prerequisites will be automatically rejected. 5. To facilitate invitations and correspondence, candidates are requested to provide an e-mail address and a phone number. 6. The Agency would appreciate support from the addressee countries by their submission of candidates whose security clearance can be effected rapidly and who could report for duty as soon as possible after selection. 7. The positions description is attached for the convenience of candidates. ISO 9001:2000 L-8302 CAPELLEN (G.D. LUXEMBOURG) Tél. : (+352) 3063-6540 Fax : (+352) 3063-6841 e-mail : [email protected] N. OOREBEEK A CTING C H I E F P E R S O N N E L D I V I S I O N NICO OOREBEEK ACTING CHIEF OF PERSONNEL DIVISION CHEF DE LA DIVISION DU PERSONNEL PAR INTERIM AP/2009/26/34-BOD NO/sb 05 mai 2009 AUX : Représentants de l'ALLEMAGNE, de la BELGIQUE, de la BULGARIE, du CANADA, du DANEMARK, de l'ESPAGNE, de l’ESTONIE, des ETATS-UNIS, de la FRANCE, de la GRECE, de la HONGRIE, de l’ISLANDE, de l'ITALIE, de la LETTONIE, de la LITUANIE, du LUXEMBOURG, de la NORVEGE, des PAYS-BAS, de la POLOGNE, du PORTUGAL, de la REPUBLIQUE SLOVAQUE, de la REPUBLIQUE TCHEQUE, de la ROUMANIE, du ROYAUME-UNI, de la SLOVENIE et de la TURQUIE auprès du Comité de Direction du NAMSO. OBJET : Notification de vacances de postes. 1. Sous réserve de la concrétisation de la charge de travail, la NAMSA devra faire face à un besoin urgent d’engager au sein de la DIVISION DES FINANCES, Unité de soutien LO, à Capellen, G.-D. Luxembourg, des: FF / A-2 - Responsables (LO) - Grade A-2. 2. Les titulaires de ces postes seront appelés à partir en mission dans des zones qui seront précisées, afin d’apporter un soutien à des opérations approuvées par le Conseil de l’OTAN qui nécessitent un appui civil. 3. Les destinataires indiqués ci-dessus sont invités à proposer des candidats qualifiés dans le délai de TROIS mois conformément à la Directive N° 512. En conséquence, les demandes d'emploi devront parvenir à la NAMSA pour le 05 août 2009, terme auquel une date sera fixée pour la réunion d'un Comité de Sélection. La date des entretiens de sélection sera fixée ultérieurement. 4. Les candidats sont invités à retourner le questionnaire réglementaire (NAMSA/OTAN) ainsi que le formulaire des besoins des postes dûment complétés, de préférence par courriel à l’adresse suivante : [email protected]. Les candidatures qui ne répondent pas aux prérequis mentionnés ci-dessus seront automatiquement rejetées. 5. Dans le but de faciliter l’envoi des invitations et de la correspondance, les candidats sont invités à fournir une adresse électronique et un numéro de téléphone. 6. L'Agence souhaiterait que les pays destinataires facilitent sa tâche en lui présentant des candidats pouvant recevoir une habilitation de sécurité rapidement et qui seraient en mesure de prendre leurs fonctions dès que possible après la sélection. 7. des postes en question. Pour l'information des candidats vous trouverez ci-joint une description d'emploi ISO 9001:2000 L-8302 CAPELLEN (G.D. LUXEMBOURG) Tél. : (+352) 3063-6540 Fax : (+352) 3063-6841 e-mail : [email protected] N. OOREBEEK A CTING C H I E F P E R S O N N E L D I V I S I O N ORIGINAL : English DATE VALIDATED : 15 November 2007 VALIDATED BY : I. Gjetnes SERVICE NAMSA : FINANCE DIVISION, LO Support Unit POST : Officer (LO) GRADE : A-2 Job Code: A41 RESPONSIBILITIES : The incumbent is functionally responsible to the Chief of Finance Division (FF) through the Principal Finance Officer (LO) for performing the functions described below. He/she is responsible to the Programme Manager of the LO Programme Office for the operational performance of the financial functions delegated to the Programme Office. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions: General Responsibilities: - Assisting in organizing the work of and supervising the Financial Staff assigned to the Programme Office and replacing them as necessary. - Ensuring that work is performed in accordance with NAMSA financial and NATO Security Investment Programme (NSIP) procedures, including monitoring, guiding and assisting the financial staff (or other staff performing finance work) as assigned to the Programme Office and reporting to SHAPE and NATO Infrastructure Committee (IC) as required. - Ensuring that there is a financial “audit trail” in his/her area of assigned responsibility to include all documentation required for NSIP audits in addition to standard financial audits of SHAPE projects. - Preparing, in close coordination with the Project Manager, the financial elements for the Joint Formal Acceptance Inspection (JFAI) and the request for Certification Of Final Financial Acceptance (COFFA) in accordance with NSIP procedures. - Participating in the JFAI and assisting the audit as required. - Reporting regularly on the status of the finance functions in the Programme Office to the Programme Manager and the Chief of Finance Division. - Liaising with the Finance staff at NAMSA, SHAPE and the International Secretariat (IS) of NATO HQ in order to ensure proper billing, budgetary management, financial accounting and financial reporting [e.g. input to the Semi Annual Financial Report (SAFR) to the NATO IC]. - Replacing financial staff as required. - If required, undertaking deployments, including duty travel, in direct support of NACapproved operations/missions. - Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war. - In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of NAMSA. Specific Responsibilities: - Coordinating with the Project Manager on the daily work. - Informing the Project Manager on the accounting procedures and policies affecting the Programme Office. FILE 2007 - Following up on deficiencies in the Programme Office reported by the Project Manager or the Finance staff. - Reviewing regularly the financial situation of the Programme Office with the Programme Manager and Finance staff concerned. - Providing oversight of budget execution, documenting budget allocation and financial reports. - Preparing and maintaining statistics and providing monthly reports for management of the Programme Office/NSIP operational budget (s). - Attending meetings, preparing reports and correspondence to the customers, NATO bodies and/or individual countries relating to budgetary, financial or accounting matter of the Programme Office. - Assisting in supervising the co-located finance staff and exercising functional supervision of finance work performed in the Programme Office. QUALIFICATIONS REQUIRED: General Qualifications: - University degree or equivalent education. - Recognized accountancy qualification or equivalent training and experience. - Good knowledge of and experience in budget control. - Demonstrated flexibility and practical approaches to performing assigned. - Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. - Good knowledge of one of the two official NATO languages and working knowledge of the other. - A “NATO SECRET” security clearance. Specific Qualifications: - Good experience in commercial financial accounting and reporting software. - Knowledge of NSIP and IC policies, procedures, reporting, review and documentation requirements. - Knowledge of Systems Applications Products (SAP) would be an asset. - Knowledge of SHAPE projects, their procedures and execution as well as the NATO Automated Financial System (NFAS) would be an asset. ADDITIONAL INFORMATION: - Good knowledge of the second official NATO language would be an asset. Note: - Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national policy. FILE 2007 ORIGINAL : Anglais DATE DE VALIDATION : 15 novembre 2007 VALIDÉ PAR : I. Gjetnes Code poste : A41 SERVICE NAMSA : DIVISION DES FINANCES, Unité de soutien LO POSTE : Responsable (LO) GRADE : A-2 RESPONSABILITÉS : Responsable du point de vue fonctionnel envers le chef de la Division des finances (FF), par l’intermédiaire du premier responsable financier (LO), le (la) titulaire exerce les fonctions présentées ci-dessous. Responsable envers le gestionnaire du bureau de programme LO, le (la) titulaire est chargé(e) de l'exercice, au niveau opérationnel, des fonctions financières déléguées au bureau de programme. Il (elle) exerce plus précisément les fonctions suivantes : Responsabilités générales : - aider à organiser le travail à accomplir par les personnels de la Division des finances affectés au bureau de programme, les encadrer et les remplacer en tant que de besoin ; - veiller à ce que le travail soit réalisé conformément aux procédures financières de la NAMSA et du Programme OTAN d'investissement au service de la sécurité (NSIP), et notamment suivre, orienter et assister dans leur travail les personnels de la Division des finances (et d'autres personnels chargés de dossiers financiers) affectés au bureau de programme et rendre compte au SHAPE et au Comité de l'infrastructure de l'OTAN selon les besoins ; - veiller à ce que la comptabilité financière relevant de sa responsabilité permette une analyse rétrospective, comportant notamment toute la documentation nécessaire aux audits du NSIP en plus des audits financiers ordinaires des projets du SHAPE ; - élaborer, en coordination étroite avec le gestionnaire de projet, les éléments financiers nécessaires à l'inspection mixte de réception définitive (JFAI) et à la demande de certificat d'acceptation financière définitive (COFFA) conformément aux procédures du NSIP ; - participer à l'inspection mixte de réception définitive et aider à la réalisation de l'audit selon les besoins ; - fournir au gestionnaire de programme et au chef de la Division des finances des comptes rendus réguliers sur la situation des fonctions financières exercées au sein du bureau de programme ; - assurer la liaison avec les personnels des services financiers de la NAMSA, du SHAPE et du Secrétariat international au Siège de l'OTAN pour garantir la bonne marche des activités de facturation, de gestion budgétaire, de comptabilité financière et de comptes rendus financiers (p. ex. : contribution au rapport financier semestriel présenté au Comité de l'infrastructure de l'OTAN) ; - remplacer le personnel chargé des finances selon les besoins ; - si nécessaire, entreprendre des déploiements, y compris des déplacements de service, en soutien direct d'opérations ou de missions approuvées par le Conseil de l'Atlantique Nord ; - exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre. - En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de la NAMSA, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières : - assurer une coordination avec le gestionnaire de projet en ce qui concerne le travail quotidien ; - informer le gestionnaire de projet au sujet des procédures et principes comptables ayant une incidence sur le bureau de programme ; DOSSIER 2007 1212_07#2xx.doc - intervenir suite aux insuffisances constatées dans le bureau de programme et signalées par le gestionnaire de projet ou par les personnels financiers ; - vérifier à intervalles réguliers la situation financière du bureau de programme avec le gestionnaire de ce dernier et les personnels financiers concernés ; - surveiller l’exécution du budget et assurer le suivi documentaire des affectations budgétaires et des rapports financiers ; - établir et tenir à jour des statistiques et présenter des rapports mensuels aux fins de gestion du ou des budgets opérationnels du bureau de programme/ du NSIP ; - assister à des réunions et rédiger des rapports et la correspondance à adresser aux clients, organismes de l’OTAN ou pays concernant les questions budgétaires, financières ou comptables traitées par le bureau de programme ; - aider à encadrer les personnels financiers travaillant au sein de l'unité de soutien et assurer le contrôle fonctionnel des activités exercées au sein du bureau de programme dans le domaine des finances. QUALIFICATIONS REQUISES : Qualifications générales : - Diplôme d’études supérieures ou formation équivalente. - Qualification reconnue en comptabilité, ou formation et expérience équivalentes. - Bonne connaissance et expérience du contrôle budgétaire. - Capacité d'adaptation confirmée et esprit pratique attesté dans l'exécution du travail. - Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. - Bonne connaissance de l’une des deux langues officielles de l’OTAN et connaissance pratique de l’autre. - Habilitation de sécurité "NATO SECRET". Qualifications particulières : - Bonne expérience de l'utilisation de logiciels commerciaux de comptabilité et de comptes rendus financiers. - Connaissance des principes, des procédures ainsi que des besoins en matière de comptes rendus, de revues et de documentation du NSIP et du Comité de l'infrastructure. - La connaissance du progiciel SAP (Systems Applications Products) constituerait un atout. - La connaissance des projets du SHAPE, de leurs procédures et de leur exécution, ainsi que du Système financier automatisé de l'OTAN (NFAS), serait un avantage. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES : - Une bonne connaissance de la seconde langue officielle de l’OTAN constituerait un atout. Note : - Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'OTAN ou leur travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales. DOSSIER 2007 POSTS REQUIREMENTS FORM NAME POSTS TITLE REFERENCE POSITION No. GRADE DEADLINE INTERVIEW DATE OFFICERS (LO) 34/2009 N/A A-2 05.08.2009 TO BE FIXED DEAR APPLICANT, This form has been specifically designed to aid the NAMSA Personnel Division (AP) in assessing whether or not you meet the general and specific qualifications requirements of the aforementioned post as advertised. If you are applying for more than one vacant post listed in separate advertisements, it will be necessary for you to complete a separate form for each vacancy. The form consists of 2 parts. You are required to make entries in all blocks in both parts under “B” below. • Part 1 lists the General Qualifications of the above post. In completing each block under “B” in part 1, you must provide factual information stating how you meet the respective general qualifications quoted under “A”. IMPORTANT : If you do not fulfill MOST of the General Qualifications, we strongly advise you not to proceed with your application. • Part 2 lists the Specific Qualifications, desirable for the above post. In completing each block under “B” in part 2, you must either provide factual information stating how you meet the respective specific qualifications quoted under “A” or indicate that you do not meet it. For more information about this post, you are kindly advised to refer to the official advertisement available at our website (http://www.namsa.nato.int, “job opportunities”, “current vacancies”). The form is to be completed electronically and forwarded to the NAMSA Personnel Division (AP) ([email protected]). It will be attached to your candidature and to your updated CV (not mandatory). Expressions such as: please see attachment, annex, enclosed document, CV, etc., are not acceptable. PART 1 - GENERAL QUALIFICATIONS A B POST CANDIDATE - GENERAL QUALIFICATIONS - University degree or equivalent education. Recognized accountancy qualification or equivalent training and experience. Good knowledge of and experience in budget control. Demonstrated flexibility and practical approaches to performing assigned. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Good knowledge of one of the two official NATO languages and working knowledge of the other. PART 2 - SPECIFIC QUALIFICATIONS A B POST CANDIDATE - SPECIFIC QUALIFICATIONS - Good experience in commercial financial accounting and reporting software. Knowledge of NSIP and IC policies, procedures, reporting, review and documentation requirements. Knowledge of Systems Applications Products (SAP) would be an asset. Knowledge of SHAPE projects, their procedures and execution as well as the NATO Automated Financial System (NFAS) would be an asset. “I understand that the information provided by me above will be used in determining my qualifications for possible employment/career with NAMSA. I realize that any false statement or omission even if unintended on my part, may lead to the cancellation of my application or may render a future appointment liable to termination.” NAME ___________________________ SIGNATURE ___________________________ DATE _____________________________ FORMULAIRE DES BESOINS DES POSTES NOM TITRE DES POSTES REFERENCE POSTE N° GRADE DATE DE CLOTURE DATE D’ENTREVUE RESPONSABLES (LO) 34/2009 N/A A-2 05.08.2009 A FIXER CHER(E) CANDIDAT(E), Ce formulaire a été spécialement conçu afin d’aider la Division du Personnel de la NAMSA (AP) à déterminer si vous possédez ou non les qualifications générales et particulières du poste publié, indiqué ci-dessus. Si vous postulez pour plus d’un poste vacant figurant sur des annonces de vacances distinctes, il vous sera nécessaire de compléter un formulaire par vacance de poste. Le formulaire comprend 2 parties. Il vous est demandé de compléter chaque bloc, dans les 2 colonnes “B” ci-dessous. • La partie 1 énumère les Qualifications Générales requises pour remplir le poste en objet. En complétant chaque bloc sous la colonne “B” de la partie 1, vous devrez apporter des données précises, décrivant comment/en quoi vous remplissez les qualifications générales reprises sous “ A “. IMPORTANT : Si vous ne remplissez pas la MAJORITE des Qualifications Générales, nous vous conseillons vivement de ne pas vous porter candidat(e). • La partie 2 énumère les Qualifications Particulières, qui seraient un atout pour remplir le poste en objet. En complétant chaque bloc sous la colonne “B” de la partie 2, vous devrez soit apporter les données précises décrivant comment/en quoi vous remplissez les qualifications particulières reprises sous “ B “, soit indiquer que vous ne les possédez pas. Pour plus d’informations sur ce poste, il vous est conseillé de consulter la publication officielle disponible sur notre site internet (http://www.namsa.nato.int, “Offres d’emploi”, “Postes actuellement vacants”). Le formulaire doit être complété par voie électronique et transmis à la Division du Personnel de la NAMSA (AP) ([email protected]). Il sera joint à votre formulaire de candidature et au CV que vous aurez éventuellement mis à jour (facultatif). Toute mention telle que : voir ci-joint, annexe, document joint, CV, n’est pas acceptable. PARTIE 1 – QUALIFICATIONS REQUISES A B POSTE CANDIDAT - QUALIFICATIONS REQUISES- Diplôme d’études supérieures ou formation équivalente. Qualification reconnue en comptabilité, ou formation et expérience équivalentes. Bonne connaissance et expérience du contrôle budgétaire. Capacité d'adaptation confirmée et esprit pratique attesté dans l'exécution du travail. Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Bonne connaissance de l’une des deux langues officielles de l’OTAN et connaissance pratique de l’autre. PARTIE 2 – QUALIFICATIONS PARTICULIERES A B POSTE CANDIDAT - QUALIFICATIONS PARTICULIERES- Bonne expérience de l'utilisation de logiciels commerciaux de comptabilité et de comptes rendus financiers. Connaissance des principes, des procédures ainsi que des besoins en matière de comptes rendus, de revues et de documentation du NSIP et du Comité de l'infrastructure. La connaissance du progiciel SAP (Systems Applications Products) constituerait un atout. La connaissance des projets du SHAPE, de leurs procédures et de leur exécution, ainsi que du Système financier automatisé de l'OTAN (NFAS), serait un avantage. “Il est bien entendu que les informations fournies ci-dessus seront utilisées pour déterminer mes qualifications à un emploi/une carrière à la NAMSA. Je suis conscient(e) que toute fausse déclaration et/ou omission, même involontaire de ma part, pourront mener à l’annulation de ma candidature ou de tout engagement futur.” NOM ___________________________ SIGNATURE ___________________________ DATE _____________________________