COMPTE-RENDU CONSEIL D`ADMINISTRATION n°01 7 mars 2014

Banda ESPERANZA
40 ter avenue Côte d’argent
40230 SAINT VINCENT DE TYROSSE
[email protected]
www.banda-esperanza.com
COMPTE-RENDU
CONSEIL D’ADMINISTRATION n°01
7 mars 2014
Convoqués pour 19h: Les membres du conseil d’administration.
Ordre du jour :
- Animation
- Vestimentaire
- Local
- Contrats
- Questions diverses
I. Animation
 Journée marrainage
La journée marrainage est confirmé pour le samedi 22/03/2014. La commission vous tiendra au courant du
programme à venir.
 Voyage 2015
La destination validée pour le voyage en 2015 est la fête de la bière à Bruxelles prévu normalement du
vendredi 04/09/2015 au dimanche 06/09/2015.
L’organisation de ce voyage est prise en charge par la commission Animation.
Sur le principe, les musiciens et leurs conjoints et enfants sont conviés à ce voyage. La banda prendrait en
charge une participation pour les musiciens seulement. Le montant de la participation est encore à définir en
fonction du coût du voyage.
Des devis sont à réaliser auprès d’agences de voyage ou directement, sur les coûts suivants :
- transports (avion, bus ou taxi sur place, etc…)
- hébergement et restauration
Un budget sera défini pour ce voyage en fonction des devis, du nombre de participants et du montant de la
participation pour les musiciens qui reste à définir.
II. Vestimentaire
Deux projets sont en cours au niveau vestimentaire : remplacement des pulls blancs par des gilets zippés et
renouvellement des chemises pour les nouveaux musiciens et pour le stock.
Pour ces deux projets, des devis ont été réalisés auprès de divers prestataires. La société Rucking de DAX a été
retenue en raison des prix et de la qualité des produits.
Pour le projet de remplacement des pulls, le pull blanc sera remplacé par un gilet zippé avec capuche et
poches à l’avant de couleur bleu marine avec logo brodé.
Un échantillon de chaque taille (S / M / L / XL / XXL) sera mis à disposition de la banda pour faire des
essayages et valider les tailles à commander pour les musiciens et pour le stock.
Pour le renouvellement des chemises, un point par mail sera fait auprès de tous les musiciens pour voir le
nombre de chemise à remplacer. Au passage, un point sur les tenues sera de nouveau réalisé auprès des
musiciens pour faire un état des lieux des tenues et voir si des musiciens souhaitent des changements de
taille. Merci de répondre au mail en question.
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D:\Documents\Banda Esperanza\Dropbox-Banda\Dropbox\Secrétariat\2014\02-Compte-rendus\Compte-rendu CA n°01 07032014.docx
Imprimé le 30/03/2014 20:03
Propriété de la Banda ESPERANZA
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7 mars 2014
III. Local
Pour la vie du local, il sera en mis en place une urne pour participation aux consommations notamment
pendant les répétitions et au bon vouloir des musiciens.
Sur le thème de l’avenir du local, le propriétaire a été contacté et un rendez-vous a été pris avec lui pour
parler des différents thèmes évoqués en réunion :
- problématique du bail à expiration pour 2015. Le propriétaire valide son renouvellement à partir de
l’année prochaine.
- problématique de l’état de la charpente, des murs extérieurs et la présence de fuites dû à l’état de la
couverture.
Au niveau de l’aménagement du local, il faut avancer sur les points suivants :
- tâche prioritaire : changement du cumulus qui a une consommation électrique trop importante. Des
devis seront réalisés par la commission Local.
- tâche prioritaire : rangement du bas et du matériel du haut (caisse en fer ou plastique pour ranger du
matériel en haut ou pour déplacement comme pour la Sainte Cécile ou autre).
- tâche prioritaire : décoration du local avec des cadres photos et affiches.
- projet à l’étude (en fonction des points vus avec le propriétaire) : aménagement du haut.
- projet à l’étude : aménagement d’une terrasse avec avant-toit devant le local.
- trouver des tables pliantes pour des soirées (à acheter ou à récupérer auprès de la mairie).
IV. Contrats
Il y a eu peu de contrats validés cette année.
Certains contrats n’ont pas pu être pris car les réponses des musiciens ont mis trop longtemps à arriver.
Ceci est essentiellement dû à l’inertie des musiciens à répondre à leur chef de pupitre voir même à l’absence
de réponse des musiciens.
Ceci nous empêche de répondre aux contrats dans des délais corrects et amène des réponses négatives car les
organisateurs de festivités vont voir ailleurs sans réponse de notre part.
Sur le fonctionnement des chefs de pupitre, ils font le tour des musiciens lors de propositions de contrats et
font le point des présents dans leur pupitre une semaine avant un contrat à venir. Ceci permet de trouver des
renforts si besoin si il manque du monde. Ces démarches sont importantes pour garantir la qualité des
contrats à venir.
Donc en règle générale, il est demandé à tous les musiciens de faire l’effort de répondre rapidement aux chefs
de pupitre.
Point sur les contrats de l’année :
Fêtes de Saint Geours dimanche 20/04/2014 de 12h à 14h
Dandolette vendredi 23/05/2014 de 19h à 1h
Casetas à Tosse samedi 21/06/2014
Soirée basque à Saint Aigulin (vers Bordeaux) samedi 14/06/2014 de 16h à 5h
Fête de la rosière à Vinay (vers Grenoble - 8h de bus) 30 et 31/08/2014
Fête Angresse vendredi 01/08/2014 19h à 0h
=> ANNULE
=> VALIDE
=> A confirmer
=> Retour négatif
=> Retour négatif
=> VALIDE
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D:\Documents\Banda Esperanza\Dropbox-Banda\Dropbox\Secrétariat\2014\02-Compte-rendus\Compte-rendu CA n°01 07032014.docx
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V. Questions diverses
Il n’y a plus d’internet au local. Ceci est fortement pénalisant pour le bureau du CA depuis la mise en place du
logiciel DROPBOX permettant le partage et la modification de tous les dossiers administratifs de la banda
(suivi cotisation, trésorerie, inventaire, etc…) entre différents utilisateurs et différents ordinateurs notamment
celui du local.
Il est proposé 2 solutions :
- un forfait Internet ADSL basique illimité pour 15€ par mois environ.
- ou une clé 3G mais dont le coût est proportionnel à la consommation et qui reviendrait donc aussi cher
dans le temps que la première solution.
Il est donc validé la mise en place d’un forfait Internet ADSL basique illimité pour 15€ par mois environ.
Les comptes-rendus des CA devront dorénavant dans la mesure du possible être disponibles une semaine
après la réunion correspondante. Ils seront envoyés par mail à tous les musiciens et seront mis en ligne sur
l’accès Membres du site internet.
Tous les débats étant clos, la séance est levée à 20h45.
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D:\Documents\Banda Esperanza\Dropbox-Banda\Dropbox\Secrétariat\2014\02-Compte-rendus\Compte-rendu CA n°01 07032014.docx
Imprimé le 30/03/2014 20:03
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