Bienvenue dans la gestion de flotte numérisée

FLEET MANAGEMENT
SOFTWARE & REPORTING
Bienvenue dans la gestion
de flotte numérisée
La gestion de flotte est devenue impensable sans mécanisation, synonyme d'automatisation
et aujourd'hui de numérisation, ou mieux encore de systèmes assistés par logiciel aidant le
gestionnaire à assumer des tâches toujours plus complexes.
L
es systèmes de management aidant le fleet-owner
à gérer une flotte sont tellement nombreux qu'énumérer
toute l'offre commerciale serait
trop fastidieux. Le nombre de
solutions ICT ou d'applications
télématiques est en effet
impressionnant. Notons aussi
l'absence regrettable de toute
uniformité – sans parler de
standardisation.
Il existe manifestement des différences de convivialité et de
précision, de prix et d'efficacité expliquant la diversité de
l'offre. La seule harmonisation
se limite aux slogans de “marketeurs” avides. Toute cette
machinerie de management
numérisé brille en effet, selon
leurs propres dires, par la simplicité d'application, la transparence, le gain de temps
La gestion de flotte numérique peut être modulaire.
Les logiciels existants sont ici associés à de nouvelles applications logistiques.
ANALYSE DU STYLE DE CONDUITE ON-LINE
Les tentatives de réduction de la consommation et la prise de conscience environnementale accrue ont
fait exploser l'offre de systèmes d'analyse du style de conduite, en matière de gestion numérique des
flottes et dans l'optique d'un contrôle budgétaire plus sévère. Ces logiciels font appel à une “boîte
noire” installée à bord du véhicule et à une connexion GPRS avec le siège central. En y ajoutant un
GPS, le gestionnaire dispose donc en ligne de tous les paramètres d'analyse du style de conduite.
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et, évidemment, l'investissement absolument justifié.
La réalité se situe souvent
quelque part au milieu, ce
''quelque part'' restant lui aussi
sujet à interprétation.
Souplesse
Les fleet managers recherchant
une mécanisation “tendance”
doivent savoir que toute forme
de gestion “maîtrisée” repose
sur des aperçus contrôlés et
actualisés en permanence.
Gérer une flotte est une question de suivi, d'évaluation,
de comparaison, d'enregistrement et de reporting permanents. L'efficacité dépend de
l'étendue de l'aperçu et de la
profondeur du contrôle. Cette
vision intensive du fleet management quotidien semble
désormais impossible sans
aide informatique.
Comme déjà dit, l'informatique
est présente en abondance
mais comme elle n'est pas donnée, le choix s'avère souvent
difficile. Si convivialité et précision sont importantes, le fleetowner est également souvent
confronté à la nécessité de réaliser des économies.
Il faut dès lors savoir qu'il existe
des systèmes misant sur la
souplesse. Des solutions
laissant le choix entre,
par exemple, un reporting
sommaire ou exhaustif. Il s'agit
de logiciels d'assistance à
la gestion permettant un
travail sur mesure en fonction
des souhaits prioritaires
du fleet-owner, de logiciels
répondant aux besoins caractéristiques des flottes les plus
diverses.
Un fleet manager peut détermi-
ner lui-même les critères essentiels ou régler les paramètres à
enregistrer, voire la fréquence
des mesures, des enregistrements ou des rapports. Il peut
aussi spécifier s'il souhaite
numériser l'entretien des véhicules, le tout en sachant que
plus on en demande, moins on
économise.
Applications
Internet
La quête de logiciels d'aide au
fleet management nous entraîne
immanquablement vers les
applications Internet permettant au gestionnaire, via un navigateur Web et un mot de passe,
d'accéder aux fichiers de données informatives. Ici encore,
les applications sont innombrables. Elles permettent non
seulement de consulter des
informations, d'enregistrer ou
de proposer des rapports mais
aussi de régler divers paramètres et peuvent même parfois
être qualifiées d'interactives.
L'un des avantages des applications logicielles Internet est
d'offrir une solution adaptée
aux flottes les plus diverses.
La souplesse est donc de mise,
même en terme de personnalisation. On trouve même
des applications permettant
de déterminer soi-même le
lay-out des fichiers consultables
En matière de reporting et de contrôle se pose rapidement
la question de l'analyse du style de conduite.
et d'appliquer sa propre terminologie.
Modularité
Dans le monde numérique,
“modularité” n'est pas un vain
mot. Heureusement... Le fleet
management numérique peut
aussi être modulaire, en associant la programmation existante à une nouvelle exploitation logicielle. Le programme
Microsoft Outlook constitue
un module souvent utilisé, largement répandu et donc connu
de tous.
Le gestionnaire peut utiliser ce
programme comme plateforme de communication pour
une application de fleet management sur une base Internet,
ce qui offre surtout de nouvelles possibilités de reporting :
alarmes en cas de passages
anormaux à la pompe ou d'entretiens urgents.
Gestion automatisée
des coûts
Une gestion efficace des coûts
n'est pas davantage possible
sans supervision logicielle cor-
recte. L'utilisation optimale d'un
véhicule est manifestement l'un
des principaux facteurs de
coûts, qui plus est difficilement
quantifiable. Toutes les données relatives à l'usage correct doivent donc être soigneusement répertoriées si l'on
souhaite assurer un suivi précis
du cycle de vie complet d'un
véhicule. Ces logiciels permettent également de comparer
les véhicules envisagés. Il
existe d'ailleurs des applications comparant et analysant
rapidement et en détails les
Comme en F1, l'écran du gestionnaire affiche en ligne le comportement du pilote,
sa vitesse, sa consommation et l'état technique du véhicule.
L'enregistrement automatique,
la communication mobile des données
et le positionnement GPS ont
suscité un intérêt croissant pour la
géonavigation, toujours intéressante
pour le suivi d'une flotte, le
dispatching efficace et les corrections
logistiques. La géonavigation
permet de détecter l'usage privé
d'un véhicule ou, comme dans une F1,
de mémoriser l'état technique du
véhicule, le comportement du
conducteur, la vitesse, la
consommation, etc. dans les données
de contrôle du gestionnaire.
Fleet&Business I 173 I JUIN - JUILLET 2009 I
COMME DANS UNE F1
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Fleet&Business I 173 I JUIN - JUILLET 2009 I
Les logiciels de contrôle et de reporting assistent le gestionnaire dans une tâche toujours plus complexe.
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offres des sociétés de leasing.
On peut recourir à des logiciels à d'autres fins que le suivi
automatisé du cycle de vie
d'une flotte, en l'occurrence
pour l'acquisition de véhicules
neufs, une mission souvent
synonyme de charges administratives, de soucis et de perte
de temps.
Le fleet manager peut compter
sur des logiciels efficaces permettant d'étudier en détails la
gestion des carburants, des
entretiens, des réparations, des
pneus, de la densité du trafic,
des assurances, des sinistres,
des véhicules de remplacement, des contraventions, etc.,
ce qui permet d'assurer un
suivi efficace.
Moins fréquent, mais tout aussi
intéressant en matière de gestion numérique des coûts, le
contrôle numérique permet parfois d'enregistrer et d'analyser
le degré d'occupation. Il s'agit
ici encore de progiciels modulaires permettant de vérifier la
disponibilité de certains véhicules et informant le gestionnaire de l'endroit où se trouvent ces véhicules, qui les
conduit, pourquoi ils s'arrêtent
trop longtemps, pourquoi certains parcourent trop de km.
Ces logiciels modulaires –
résolument orientés logistique
– sont suffisamment souples
pour convenir aux exigences
spécifiques de n'importe quel
gestionnaire et permettent
d'opter pour un suivi et un
enregistrement efficaces des
paramètres jugés prioritaires
d'une politique de flotte.
seulement utiles pour calculer
la valeur résiduelle réelle en
fin de contrat mais aussi pour
simuler ce calcul lors de l'acquisition de véhicules neufs.
On peut ainsi, avant même
d'acheter, comparer fictivement plusieurs marques et
modèles, divers équipements,
etc. afin d'étudier ensuite les
valeurs résiduelles escomptées
d'ici quelques années et en fin
de contrat.
Détermination
de la valeur
résiduelle
Gestion énergétique
et éco-management
Question coûts, impossible de
faire l'impasse sur le critère
de la valeur résiduelle, pour
lequel le fleet-owner peut
recourir à des logiciels d'aide.
Ces programmes partent du
prix neuf et d'un ensemble de
cotations, de tendances de
marché, sans oublier le climat
du marché de l'occasion pour
calculer une valeur résiduelle
réaliste. Le fleet manager n'a
plus qu'à entrer les données
liées à l'immatriculation et au
kilométrage pour que le programme détermine ensuite sa
cote d'occasion actualisée.
Ces programmes sont non
Consommation et impact environnemental sont devenus des
thèmes incontournables pour
toute flotte moderne. C'est surtout en matière de gestion
énergétique et écologique que
le secteur fleet est aujourd'hui
submergé d'outils de gestion
auxiliaires. Ces logiciels aident
le gestionnaire à choisir des
véhicules éco-intéressants ou à
optimiser leur stratégie de flotte
afin de réduire au maximum le
coût énergétique et l'empreinte
écologique d'une flotte. Ici
encore, l'enregistrement, les
mesures répétées, le suivi, les
corrections et l'évaluation per-
manentes s'avèrent impossibles sans aide informatique.
Celle-ci prend la forme de
fichiers de données détaillés,
imprimés ou non et partant des
kilométrages, reprenant toutes
les caractéristiques liées à la
consommation, à l'usure des
pneus, aux entretiens & réparations, aux sinistres et aux excès
de vitesse. Le gestionnaire peut
ainsi déterminer l'ensemble des
facteurs influençant la consommation et le taux de CO2 dont
il souhaite obtenir un aperçu.
Ici encore, le simple recours à
des voitures à faible CO2
ne suffit pas : un contrôle
s'impose. Si l'on investit
dans des moyens de contrôle
numériques - ce qui affecte
évidemment la plus-value liée
aux mesures d'économie il faut oser exploiter davantage
les statistiques et les observations obtenues via ces
logiciels. Une fois encore, il
ne suffit pas d'enregistrer.
Il faut suivre, contrôler, adapter
et analyser en permanence.
C'est manifestement le leitmotiv actuel en matière de fleet
management numérique.
Ferre BEYENS