Manuel d`aide à l`utilisation - Bienvenue sur le webmailum1, le mail

Sommaire
CONNEXION ‘WEBMAIL’ ..................................................................................................... 2
1.
Comment se connecter au Webmail ? ................................................................................ 2
LE COURRIER ................................................................................... 4
CREER UN NOUVEAU MESSAGE........................................................................................ 4
1.
Comment envoyer un mail ? .............................................................................................. 4
2.
Envoi avec une pièce jointe ?............................................................................................. 7
REPONDRE A UN MAIL......................................................................................................... 8
1.
Options classiques .............................................................................................................. 8
2.
Options supplémentaires .................................................................................................... 8
SUPPRESSION DES MESSAGES .......................................................................................... 9
1.
Supprimer les messages de la boîte de réception ............................................................... 9
2.
Vider la corbeille................................................................................................................ 9
3.
Restaurer un mail supprimé.............................................................................................. 10
LE CARNET D’ADRESSES.................................................... 10
1.
Comment trouver l’adresse électronique d’un membre de l’UM1 ?................................ 10
2.
Comment ajouter des nouveaux contacts à mon carnet d’adresses ? ............................... 11
3.
Comment rechercher un utilisateur ? ............................................................................... 12
AGENDA................................................................................................ 13
1.
Comment ajouter des événements à mon agenda............................................................. 13
OPTIONS POSSIBLES ..................................................................................... 15
1.
Comment actualiser ma messagerie ? .............................................................................. 15
2.
Comment quitter ?............................................................................................................ 15
PERSONNALISER SON WEBMAIL ............................................... 15
1.
Mise en place des opérations de maintenance.................................................................. 16
2.
Comment modifier votre mot de passe ?.......................................................................... 17
3.
Comment mettre en place une règle de transfert d’email ?.............................................. 18
4.
Comment supprimer une règle de transfert d’email ? ...................................................... 19
5.
Comment envoyer une réponse automatique à vos correspondants pendant vos
absences ?................................................................................................................................. 19
6.
Suppression de la réponse automatique. .......................................................................... 20
Installation du certificat avec Mozilla Firefox ........................................................................ 21
Université Montpellier I
Manuel de l’utilisateur Webmail
03/01/2006
CONNEXION ‘WEBMAIL’
Le Webmail est un service qui permet la consultation des messages électroniques via un poste
informatisé et un lien internet.
1. Comment se connecter au Webmail ?
Saisissez sur votre navigateur Internet (Netscape, Internet Explorer ou autre) l’adresse
suivante :
https://webmailum1.univ-montp1.fr
Lors de la première consultation au site, une fenêtre vous signalant que vous allez effectuer
une connexion sécurisée apparaît. Ce message est informatif, cliquez sur OK après lecture.
Une fenêtre d’acceptation du certificat de sécurité apparaît, vous pouvez soit accepter le
certificat à chaque fois que vous allez sur le site, soit l’installer de façon à ce que cette
question ne soit plus posée la fois prochaine.
Installation du certificat :
(Pour Mozilla Firefox allez à la fin du document)
Lorsque vous obtenez le message d’alerte de
sécurité,
Cliquez sur « Afficher le certificat » puis
sur l’onglet « Chemin d’accès de
certification », Cliquez deux fois sur « acracine »
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puis sur « Installer le Certificat »
Cliquez sur « Suivant », Sélectionner
automatiquement le magasin de certificats
selon le type de certificat
Puis sur « Suivant »
Choisir « Terminer ».
Confirmez l’installation du certificat par « Oui ».
Vous remarquerez alors que l’adresse a changé pour commencer par « https://».
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Apparaît alors la page d’accueil :
Dans le champ « Nom de connexion », saisissez le nom de connexion inscrit sur votre carte
d'étudiant au dessus de votre mot de passe provisoire. Ensuite saisissez votre mot de passe et
validez le tout en cliquant sur le bouton « Connexion ».
LE COURRIER
CREER UN NOUVEAU MESSAGE
1. Comment envoyer un mail ?
Après avoir cliqué sur « Nouveau », une nouvelle fenêtre s’ouvre :
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Explication des différents champs :
(i) "Identité"
Ceci votre adresse de courrier électronique. Elle est générée automatiquement par le
programme mais vous pouvez envoyer un mail sous une autre identité en passant par le menu
« Options » puis dans la section « Données Personnelles ».
(ii) "A"
Entrez les adresses des personnes qui doivent recevoir votre message. Vous devez séparer
chaque adresse par une virgule. Deux possibilités vous sont offertes pour saisir vos
correspondants : les icônes « Développer les noms » et « Carnet d’adresses ».
Développer les noms : Cliquez sur "Développer les noms" pour associer
automatiquement les noms partiels de vos destinataires (que vous devez entrer au
préalable, soit dans le champs A:, CC: ou Bcc:), à leur adresse de courrier personnel.
Pour utiliser cette option, vous devez avoir au moins une entrée dans votre carnet
d'adresses.
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Carnet d’adresses : cet outil classique vous permet de choisir un destinataire
de votre carnet personnel ou d’un annuaire LDAP
(iii) "Cc"
Entrez ici le ou les adresse(s) de ceux qui doivent recevoir une copie conforme de votre
message. Assurez-vous de séparer chaque adresse par une virgule. Les copies conformes sont
généralement envoyées à des gens autres que ceux directement inscrits dans le champs 'A',
mais qui sont peut-être indirectement concernés par la sujet de votre message.
(iv) "Cci"
Entrez ici le ou les adresse(s) de ceux qui doivent recevoir une copie conforme invisible.
Assurez-vous de séparer chaque adresse par une virgule. Les copies conformes invisibles sont
généralement envoyées à des gens autres que ceux qui sont directement concernés par le sujet
du message, qui doivent prendre connaissance du dit message, SANS que les autres sachent
que ce message leur a été envoyé. Ainsi, seul vous et la personne qui a été destinée à recevoir
cette copie en mode invisible êtes informés de qui a reçu ce message.
(v) "Objet"
Entrez le sujet de votre message. Gardez-le court, simple et descriptif. Le sujet est le seul
moyen simple, pour vous et vos correspondants, de vous souvenir quel était le contenu de ce
message. Aussi, lorsque vous répondez, ou que vous faites suivre un message, la ligne `Sujet`
est copiée. Ceci permet de faire un suivi organisé d'une conversation. Par contre, si une
réponse comprend de nouvelles idées, vous pouvez ajouter de simples modifications à ce
même sujet pour que les destinataires de votre message puissent suivre la progression du
message.
Il vous est également possible de vérifier l’orthographe de votre message en cliquant sur le
lien « Vérification de l’orthographe », si une faute est trouvée plusieurs propositions vous
sont faites et vous avez ensuite le choix d’appliquer ces modifications ou non.
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2. Envoi avec une pièce jointe ?
Cliquer sur le bouton « Parcourir » pour naviguer dans l’arborescence de votre
disque dur et sélectionner le fichier à envoyer. Attention, cette pièce est
définitivement jointe uniquement après avoir validé en cliquant sur «le bouton
« Attach ».
Le nom du fichier et sa taille sont alors spécifiés dans l’encadré « Pièces jointes »,
une assurance que le document a bien été joint.
Si vous souhaitez envoyer un autre fichier, cliquer de nouveau sur « Parcourir »…
Si le fichier sélectionné n’est pas correct, vous avez la possibilité de le supprimer en
cochant la case précédée de « Supprimer ? ». Cliquez sur « Modifier les informations
de la pièce jointe ».
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REPONDRE A UN MAIL
1. Options classiques
Après avoir reçu un mail, comme tout outil de messagerie, le Webmail propose les options
« Supprimer » - « Répondre » - « Répondre à tous » - « Transfert » - « Rediriger » « Imprimer »
2. Options supplémentaires
Il existe également des options de type :
-
Source du message : permet de voir le message sous sa forme brute.
-
Enregistrer sous : permet d’enregistrer dans un format texte le message en question
(Source du message et message)
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SUPPRESSION DES MESSAGES
1. Supprimer les messages de la boîte de réception
Pour supprimer un mail il vous faut cliquer dans la case à cocher correspondante puis de
cliquer sur supprimer. Ce message apparaît alors grisé et barré.
ATTENTION : Vous devez régulièrement vider votre corbeille, sous peine de voir celleci saturée. Il vous sera alors impossible de recevoir de nouveaux messages.
Pour veiller à ce que votre boîte mail ne sature pas vous pouvez vérifier l’état du quota qui
vous est alloué pour votre compte email.
2. Vider la corbeille
Pour effacer définitivement les messages présents dans la corbeille, cliquez sur :
« Vider la corbeille ».
ATTENTION : Une fois supprimé de la corbeille le mail est irrécupérable
Il existe la possibilité d’effectuer des tâches de maintenance automatiques permettant de
mieux gérer l’espace de votre boite mail. Par défaut la corbeille est vidée automatiquement
tous les mois, vous pouvez modifier cette fréquence. Ceci sera abordé dans le chapitre
« Personnaliser son Webmail » de cette aide.
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3. Restaurer un mail supprimé.
Si vous avez mis par inadvertance un mail à la corbeille vous pouvez le restaurer.
Pour cela vous devez sélectionner les mails que vous voulez récupérer à l’aide des cases à
cocher, puis choisir « Restaurer » dans le barre de menu.
LE CARNET D’ADRESSES
1. Comment trouver l’adresse électronique d’un membre
de l’UM1 ?
Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’envoi de messages, cliquez sur « Carnet d’adresses »
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Par défaut, un annuaire LDAP est fonctionnel : il recense tous les étudiants et le personnel de
l’université.
Saisissez les premières lettres du nom ou prénom de la personne recherchée puis cliquez sur
le bouton « Recherche ».
2. Comment ajouter des nouveaux contacts à mon carnet
d’adresses ?
Il vous est également possible de créer un carnet d’adresses personnelles, pour cela vous
devez d’abord cliquer sur « Mes adresses » dans le menu de gauche (qui se trouve dans la
partie « organisation » du menu).
Puis vous devez cliquer sur « ajouter » dans le menu du carnet d’adresses.
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Il suffit alors de remplir convenablement les champs suivants :
Puis de valider cet enregistrement en cliquant sur « Enregistrer ».
3. Comment rechercher un utilisateur ?
Il vous est alors possible de rechercher un utilisateur dans votre carnet d’adresses
nouvellement créé comme suit :
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AGENDA
1. Comment ajouter des événements à mon agenda.
Votre Webmail peut également vous servir d’agenda, pour pouvoir afficher celui-ci, cliquez
sur « agenda » dans le menu de gauche.
Comme vous pouvez le constater, on peut afficher le planning en montrant les événements
relatifs à une journée, une semaine, ou un mois. Pour cela il suffit de cliquer sur les différents
icônes du menu de gauche correspondants.
Pour ajouter un événement à une journée, il suffit de cliquer sur la croix à coté du jour
correspondant.
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Il suffit ensuite de remplir les différents champs puis d’appuyer sur enregistrer l’événement.
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OPTIONS POSSIBLES
Attention, les options diffèrent suivant l’état de la boite de réception (il est préférable d’avoir
un message dans sa BAL.)
1. Comment actualiser ma messagerie ?
Cliquez sur l’icône «Réception » dans le menu de gauche.
2. Comment quitter ?
Cliquez sur l’icône « Déconnexion » tout en bas du menu de gauche.
PERSONNALISER SON WEBMAIL
Pour personnaliser votre Webmail cliquez sur l’icône «Options » du menu de gauche.
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Vous pouvez ensuite à partir de cette page avoir accès aux options de toutes les différentes
parties de votre Webmail grâce au menu déroulant sur la droite.
1. Mise en place des opérations de maintenance
Vous pouvez choisir d’activer les opérations de maintenance pour cela choisissez « courrier »
dans le menu déroulant des options puis cliquez sur « Tâches de connexion ».
Vous pouvez à partir de cette page décider d’effacer automatiquement les anciennes pièces
jointes mais également choisir la fréquence d’effacement de la corbeille.
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2. Comment modifier votre mot de passe ?
Pour modifier votre mot de passe utilisez le lien « Changement du mot de passe » présent sur
la page où vous saisissez votre nom de connexion et votre mot de passe pour vous connecter.
•
•
•
•
Votre nouveau mot de passe doit être différent de votre mot de passe actuel.
Choisissez un nouveau mot de passe de 12 caractères, avec au moins 2 chiffres, 2 lettres et 1 caractère spécial
parmi : $ & ( * , . : < > @ ! # % ) + - /
Ne mettez ni votre nom ou votre prénom ou des prénoms familiers.
Ne mettez pas de répétitions de lettres.
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3. Comment mettre en place une règle de transfert
d’email ?
Le transfert d’email permet de recevoir les messages de votre compte webmail sur un autre
compte email. Pour mettre en place une règle de ce type suivez les étapes suivantes.
Cliquez sur « Redirection » dans le sous-menu « courrier » du menu de gauche.
Saisissez l’adresse
externe destinataire
de votre courrier
Pour conserver une
copie à l’université
cochez la case.
Attention, ce ne doit
pas être la règle.
Pour confirmer, saisissez votre mot de passe
L’option « Conserver une copie dans votre boîte aux lettres » permet de conserver une copie
des mails envoyés dans sa boite aux lettres. Cela nécessite la consultation de l’adresse
[email protected], et la suppression des messages, sous peine de saturation de la boîte
aux lettres.
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4. Comment supprimer une règle de transfert d’email ?
Pour supprimer le transfert
Pour confirmer, saisissez votre mot de passe
5. Comment envoyer une réponse automatique à vos
correspondants pendant vos absences ?
Cliquez sur « Absences » dans le sous-menu « courrier » du menu de gauche.
Saisissez votre texte ici.
Pour le modifier, il vous
faudra le supprimer et
ensuite le saisir à
nouveau, sauvegardezle dans un document
Word sur votre
ordinateur.
Pour confirmer, saisissez votre mot de passe.
Après validation, le texte par défaut s’affiche, mais c’est
bien le texte que vous avez tapé qui est pris en compte.
Pour le tester, envoyez-vous un message.
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Attention : Pour valider la mise en place de la réponse automatique ; il faut cliquer sur le
bouton « Soumettre », en effet la validation ne marche pas si l’on tape sur la touche
« Entrée ».
Vous pouvez vérifier que la validation s’est bien effectuée grâce aux messages d’information
qui s’affiche après que vous ayez cliqué sur « Soumettre ».
Un seul message par semaine est envoyé par expéditeur. Pour modifier la réponse
automatique passez par l’étape 4 « comment supprimer une réponse automatique », puis
saisissez votre nouveau texte.
Pour tester le service, envoyez à votre adresse un message quelconque, vous recevrez le
message, et la réponse automatique, qui à pour sujet : vacation message.
6. Suppression de la réponse automatique.
Choisissez Suppression/désactivation des
règles d’information d’absence
Saisissez votre mot de passe, puis cliquez sur
soumettre.
Si la suppression s’est bien effectuée, vous devriez voir ce « message » s’afficher au dessus
du formulaire.
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Installation du certificat avec Mozilla Firefox
1. Si ce n’est pas déjà le cas, lancez votre butineur (navigateur).
2. Cliquez ensuite sur le lien suivant :
http://igc.cru.fr/cgi-bin/viewca?cmd=save&CA=ac-racine&ca=ac-racine
3. Une boîte de dialogue va s’ouvrir. On obtient sous Firefox :
4. Cliquez sur OK.
5. Si on vous le demande, choisissez l’endroit où vous allez sauvegarder le fichier. Gardez
le nom du fichier ac-racine. Mémorisez l’endroit où ce fichier est sauvegardé.
6. Ouvrez Mozilla Firefox.
7. Cliquez sur Outils -> Options...
8. Cliquez sur Avancé puis sur Afficher les certificats....
9. Ouvrez l’onglet Autorité puis cliquez sur Importer.
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10. Dans la fenêtre qui s’ouvre, parcourez les dossiers pour retrouver le fichier ac-racine,
cliquez sur celui-ci puis cliquez sur Ouvrir.
11. Après avoir coché toutes les options, la fenêtre qui s’est ouverte doit correspondre à
celle de la figure suivante :
12. Cliquez sur OK trois fois.
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