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Dossier suivi par Bernard ROSE
Vendredi 25 mars 2016
CONCEPTION & FABRICATION
DE STANDS PROFESSIONNELS
2017-2018
CAHIER DES CHARGES
Avril 2016
NANTES SAINT-NAZAIRE DEVELOPPEMENT
2 cours du Champ de Mars - BP 11909 - 44019 NANTES CEDEX 1
Tél : 33 (0)2 40 35 55 45 | Fax : 33 (0)2 40 89 08 80
[email protected] | www.nantes-developpement.com | www.nantes-just-imagine.com
N:\Arborescence 2015\ACTIVITE NMD\PROMOTION\SALONS\NSD_APPEL_OFFRE_standiste_2016.doc.docx
SOMMAIRE
I) PRESENTATION
1. Présentation du document
2. Présentation de Nantes Métropole Développement
3. Présentation du projet
II) PRESTATION ATTENDUE
1. Conception technique
2. Fabrication
3. Relation avec l’organisateur et les prestataires
4. Logistique et gestion des stocks
5. Montage et démontage
6. Facturation
III) PLANNING ANNUEL DES SALONS
IV) CONDITIONS DE REMISE DE L’OFFRE
1. Offre de prix
2. Durée de la prestation
3. Volume du marché
4. Confidentialité
5. Contacts
6. Dépôt
7. Obligations réciproques
Tél : 33 (0)2 40 35 55 45 | Fax : 33 (0)2 40 89 08 80
I) PRESENTATION
1. Présentation du document
Le présent document a pour objectif de présenter au prestataire potentiel les éléments utiles et
nécessaires à l’élaboration d’une offre de services, pour la réalisation d’une proposition.
2. Présentation de NANTES SAINT-NAZAIRE DÉVELOPPEMENT
Association loi 1901, Nantes Saint-Nazaire Développement est un outil opérationnel au service des
entreprises, créé et financé par la communauté urbaine de Nantes. L’agence associe également à son
fonctionnement l’agglomération nazairienne, la CCI de Nantes et la Chambre de Métiers de LoireAtlantique. Elle est membre du CNER (Conseil National des Economies Régionales). L’agence est certifiée
ISO 9001 depuis fin 2004.
L’agence de développement économique a pour missions principales la prospection, l’accueil et
l’accompagnement des entreprises sur l’agglomération nantaise, l’animation économique par la mise en
relation des acteurs locaux, la promotion de la Métropole Nantes Saint-Nazaire à l’échelle nationale et
internationale.
3. Contexte de la prestation
Dans le cadre de sa mission de promotion, Nantes Saint-Nazaire Développement prend en charge ou
copilote un certain nombre de salons professionnels. Ceux-ci peuvent être dédiés à la promotion d’une
filière professionnelle (ex. : les activités de la filière numérique) ou d’une thématique (ex. : immobilier
d’entreprise). Disposant des ressources humaines internes et collaborant avec une agence de
communication pour la création graphique des stands, la prestation décrite dans ce cahier des charges
porte sur la conception technique, la fabrication, la mise en œuvre et l’entretien des stands.
L’agence dispose également en propre de matériels (mobilier, éclairage, structures…) entreposés dans
un local lui appartenant (Nantes) que le prestataire devra utiliser et gérer en fonction du planning
annuel des salons et compléter par du matériel de location dans certains cas.
II) PRESTATION ATTENDUE
1. Conception technique
Sur la base des plans fournis par les organisateurs de salons et en collaboration avec l’équipe dédiée à
chaque opération (Nantes Saint-Nazaire Développement et son agence…), le prestataire devra concevoir
l’agencement du stand sur la base des principes graphiques et d’aménagements retenus.
Ce faisant, il proposera les solutions techniques permettant de réaliser chaque opération dans le budget
imposé. A cet effet, il devra réaliser un plan coté de chaque stand qui servira de base à sa fabrication et
fournir une vue 3D du projet.
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2. Préparation et fabrication
Le prestataire devra mettre en œuvre avec ses propres moyens et ceux de Nantes Saint-Nazaire
Développement la réalisation technique du stand (chaque opération type est décrite en partie III de ce
cahier des charges). Il déterminera, en concertation avec son interlocuteur de l’agence, les meilleures
solutions pour respecter le budget et le planning imposés.
Le personnel employé par le prestataire sera mis à disposition de Nantes Saint-Nazaire Développement
pendant la durée nécessaire à la fabrication et à la préparation des stands dans ses locaux techniques.
3. Relation avec l’organisateur et les prestataires
Pour chaque salon, le prestataire devra s’assurer que les principes d’aménagement du stand (hauteur
sous plafond, matériaux utilisés…) sont compatibles avec les contraintes imposées par l’organisateur et
le lieu d’exposition. Il devra également délivrer à l’organisateur l’ensemble des justificatifs techniques
qui lui seront demandés et s’assurer de leur prise en compte.
Le prestataire devra également prendre en charge la relation avec l’ensemble des professionnels
intervenant dans le cadre d’une opération (fournisseurs de matériaux, imprimeur, transporteur…). Ces
prestataires seront choisis en concertation avec Nantes Saint-Nazaire Développement.
4. Logistique et gestion des stocks
Sur chaque opération, le prestataire devra retenir un transporteur en charge de l’acheminement et du
retour des éléments destinés au stand. Il en assurera le suivi et veillera au bon déroulement de chaque
étape.
Il devra également assurer la gestion du matériel appartenant à Nantes Saint-Nazaire Développement,
entreposé dans son local nantais, pendant les périodes de préparation de stands et de rangement.
5. Montage et démontage
Le prestataire retenu aura la charge du montage et du démontage des stands. En fonction des
contraintes de temps imposées par l’organisateur, il « dimensionnera » son équipe pour garantir le
montage et le démontage du stand dans les délais et dans de bonnes conditions.
6. Facturation
Le prestataire prendra à sa charge les factures propres à tous les éléments de coût entrant en ligne de
compte dans chaque salon, à l’exception de la réservation de l’espace nu et des branchements divers qui
incomberont à Nantes Saint-Nazaire Développement.
En conséquence, le prestataire retenu définira l’enveloppe budgétaire afférente à chaque salon en
prenant en compte les paramètres définis en amont (cloisons, revêtements de sols, signalétique,
location de matériel audio-vidéo, logistique…).
Toutefois, sur certaines opérations sortant du cadre initial, Nantes Saint-Nazaire Développement pourra
prendre en charge en direct certaines prestations, en accord avec le prestataire.
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III) PLANNING ANNUEL DES SALONS (NON CONTRACTUEL)
SITL
Le salon :
-
Semaine Internationale du Transport et de la Logistique
Lieu : Paris
Périodicité : annuel : mars/avril
Durée : 4 jours – du mardi au vendredi
Le stand :
-
Espace nu d’une superficie de 110 m²
Pose d’un revêtement de sol et plancher technique
Installation d’un pont lumière sur structure auto portante et d’éclairages (fluo et leds)
Installation d’une réserve technique centrale
Installation d’une bannière haute
L’aménagement de l’espace :
- 1 espace accueil : 1 bar réceptif
- 12 espaces de travail (borne informatique, table haute, visuel) destinés aux co-exposants
- 1 réserve équipée complète
Ces espaces seront aménagés à partir d’éléments et mobiliers qui pourront être soit prélevés sur le
stock appartenant à l’agence (après adaptation ou fabrication) soit loués auprès des fournisseurs
habituels selon des critères précis.
Le prestataire réalisera les différents visuels du stand
Dans tous les cas, la préparation de l’ensemble des éléments de stand (hors locations) s’effectuera dans
nos locaux avant chargement.
Le transport inclura les documentations et autres produits ou matériels nécessaires à la vie du stand.
Maintenance :
-
Une maintenance technique permanente (électricité-vidéo-sono/informatique) devra être assurée
pendant toute la durée du salon
Organisation :
-
Le prestataire en charge du stand assurera la relation avec l’organisateur de la manifestation et
leur fournira les éléments techniques nécessaires au bon déroulement des opérations :
o
o
o
o
o
plans de montage
branchements électriques
accréditations du personnel technique
procès-verbaux de sécurité
accès camion et parking
Il fournira à Nantes Saint-Nazaire Développement une visualisation 3D du projet de stand incluant
l’agencement et les présentations visuelles conformes au projet avant toute mise en œuvre.
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MIPIM
Le salon :
-
Salon international des professionnels de l’immobilier d’entreprise
Lieu : Palais des Festivals de Cannes
Périodicité : annuel – 2ème ou 3ème semaine de mars
Durée : 4 jours – du mardi au vendredi
Le stand :
-
Pose d’un plancher technique et d’un revêtement de sol
Installation d’un pont lumière comprenant un velum et divers éclairages (fluo et leds)
Habillage de piliers
Construction de cloisons techniques recevant visuels et écrans
Tous les matériaux utilisés devront respecter les normes de sécurité et de prévention en vigueur au
palais des congrès de Cannes
L’agencement :
- Aménagement des espaces :
o
o
o
o
o
o
o
o
o
1 dispositif audio-visuel (écrans de grande taille intégrés)
Bornes vidéo informatiques (animations 3D)
1 sono intégrée permanente
1 espace réception
1 espace accueil
Espaces de travail
1 réserve équipée complète
Maquettes
Cloisons rétro-éclairées
Dans tous les cas, la préparation de l’ensemble des éléments de stand (hors location) s’effectuera dans
nos locaux avant chargement. Le transport inclura les documentations et autres produits ou matériels
nécessaires à la vie du stand.
De la même manière, le départ du camion affrété à cet effet devra intervenir une semaine avant le jour
d’ouverture du salon (2 jours de délai de route et 4 jours de montage).
Maintenance :
- Une maintenance technique permanente (électricité–vidéo–sono/informatique) devra être assurée
pendant toute la durée du salon (4 jours)
- Le camion et son chauffeur devront également être disponibles pendant cette durée et jusqu'au
déchargement et rangement du matériel dans nos locaux après retour (astreinte technique).
Tél : 33 (0)2 40 35 55 45 | Fax : 33 (0)2 40 89 08 80
Organisation :
- Le prestataire en charge du stand assurera la relation avec l’organisateur de la manifestation et
o
o
o
o
o
o
plans de montage
pose d’élingues
MAPIC
Le salon :
-
Marché des Professionnels des Implantations Commerciales
Lieu : Palais des Festivals de Cannes
Périodicité : annuel – 3ème semaine de novembre
Durée : 3 jours – du mercredi au vendredi
Le stand :
-
Pose d’un plancher technique et d’un revêtement de sol
Installation d’un pont lumière comprenant un velum et divers éclairages (fluo et leds)
Habillage des cloisons et des piliers à l’aide d’éléments visuels
Tous les matériaux utilisés devront respecter les normes de sécurité et de prévention en vigueur au
palais des congrès de Cannes
L’agencement :
- Aménagement des espaces :
o
o
o
o
o
o
o
1 aménagement type commerce
Bornes vidéo informatiques (animations 3D)
Espace réception
Espace accueil
Espaces de travail
Sono intégrée permanente
habituels selon des critères précis
Dans tous les cas, la préparation de l’ensemble des éléments de stand (hors location) s’effectuera dans
nos locaux avant chargement. Le transport inclura l’ensemble des produits, fournitures ou matériels
nécessaires à la vie du stand.
De la même manière, le départ du camion affrété à cet effet devra intervenir une semaine avant le jour
d’ouverture du salon (2 jours de délai de route et 4 jours de montage).
Tél : 33 (0)2 40 35 55 45 | Fax : 33 (0)2 40 89 08 80
Maintenance :
- Une maintenance technique permanente (électricité-vidéo-sono/informatique) devra être assurée
- Le camion et son chauffeur devront également être disponibles pendant cette durée et jusqu'au
déchargement et rangement du matériel dans nos locaux après retour (astreinte).
Organisation :
o
o
o
o
o
o
plans de montage
pose d’élingues
SIMI
Le salon :
-
Salon de l’immobilier d’entreprise
Lieu : Palais des Congrès de Paris
Périodicité : annuel – 1ère semaine de décembre
Durée : 3 jours – du mercredi au vendredi
Le stand :
-
Pose d’une cloison technique de 25 ML
Pose d’un revêtement de sol
Installation d’un pont lumière sur structure autoportante comprenant divers éléments d’éclairages
(fluos et leds) de sonorisation, lyres, velum
- Habillage complet du linéaire d’exposition (25 ml) par des visuels
- Sono intégrée permanente
- Ecran de grande dimension intégré
L’aménagement de l’espace :
-
1 dispositif audio-visuel (intégré)
5 bornes vidéo informatiques
1 espace réception
1 espace accueil
Espaces de travail et rdv
Tél : 33 (0)2 40 35 55 45 | Fax : 33 (0)2 40 89 08 80
Dans tous les cas, la préparation de l’ensemble des éléments de stand (hors locations) s’effectuera dans
nos locaux avant chargement.
Le transport inclura les différents produits, fournitures ou matériels nécessaires à la vie du stand.
Maintenance :
Une maintenance technique permanente (électricité-vidéo-sono/informatique) devra être assurée
Organisation :
o
o
o
o
o
plans de montage
IV) CONDITIONS DE REMISE DE L’OFFRE DE SERVICE
1. Offre de prix
Sur la base des prestations détaillées dans la partie III, le candidat devra proposer sa meilleure offre
tarifaire pour chaque salon, en excluant de sa proposition de prix les coûts engendrés pour les
prestations dont il n’aurait pas la charge. Voici une liste (non exhaustive) des prestations à exclure de
l’offre de prix :
-
Locations diverses (mobilier, informatique, vidéo, sono…)
La logistique transport (véhicule, chauffeur)
Signalétique (panneaux ou bâches imprimées)
Matériaux et fournitures complémentaires pour la mise en œuvre des stands
Le candidat se bornera à évaluer le montant de sa prestation incluant sa mission d’analyse, de conseil
et de mise en œuvre pour chaque opération décrite.
2. Durée de la prestation
L’accord entre les parties porte sur une durée de 2 ans, soit les salons programmés en 2017 et 2018,
avec une année supplémentaire en option. Chaque année, une évaluation du prestataire sera effectuée
par Nantes Saint-Nazaire Développement dans un processus d’amélioration continue.
Tél : 33 (0)2 40 35 55 45 | Fax : 33 (0)2 40 89 08 80
3. Volume du marché
Le planning annuel des salons décrit en partie III n’a pas de valeur contractuelle. Bien que régulier
depuis des années, ce planning peut être amené à évoluer, avec des opérations supprimées ou rajoutées
au programme.
4. Confidentialité
Le contenu du présent cahier des charges est divulgué à titre confidentiel. Toute société ou consultant
qui reçoit ou détient le présent cahier des charges s’engage à n’en dévoiler la teneur et le contenu que
pour les besoins de l’élaboration éventuelle de l’offre de service.
5. Contacts
Pour l’obtention de précisions additionnelles sur le présent cahier des charges, le prestataire peut
contacter :
Fabienne Giovannoli
Tél. : 02 40 35 22 12
[email protected]
6. Dépôt
L’offre de service doit parvenir au plus tard le vendredi 22 avril 2016 à l’adresse suivante :
NANTES SAINT-NAZAIRE DÉVELOPPEMENT
Fabienne Giovannoli
2 cours du champ de mars
44019 Nantes cedex 1
ou par mail à : [email protected]
7. Obligations réciproques
Nantes Saint-Nazaire Développement s’engage à se rendre disponible pour répondre aux interrogations
du prestataire interrogé.
Celui-ci devra :




Fournir une fiche d’identité de sa société, faisant notamment apparaître sa raison sociale, son
ancienneté
Préciser ses principales références clients et les principaux stands réalisés
Transmettre une approche budgétaire pour chacun des salons concernés
Le prestataire doit détailler clairement les modalités de facturation, les modes de paiement, les
termes de garanties, la durée de validité de l’offre, les conditions de confidentialité
Le prestataire interrogé a également la liberté de fournir tout élément d’information complémentaire,
qu’il jugerait utile pour évaluer correctement l’offre de service qu’il propose.
8. Processus de sélection du prestataire
-
Deux étapes conduiront au choix du prestataire :
1- Une pré-sélection sur la base du dossier de candidature (adressé au plus tard le 22 avril)
en vue d’un jury.
2- Le jury pour le choix final du prestataire qui se tiendra le mercredi 27 avril, à partir de
14h dans les locaux de Nantes Saint-Nazaire Développement.
Tél : 33 (0)2 40 35 55 45 | Fax : 33 (0)2 40 89 08 80

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