Exigences formelles concernant les réquisitions - Justiz

Direction de la justice, des
affaires communales et des
affaires ecclésiastiques du
canton de Berne
Justiz-, Gemeinde- und
Kirchendirektion des
Kantons Bern
Office du registre du commerce
du canton de Berne
Handelsregisteramt des
Kantons Bern
Notice
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Télécopie 031 633 43 63
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Exigences formelles concernant les réquisitions d’inscription
et les pièces justificatives à produire
1.
Réquisition d’inscription
1.1
Principe
Une inscription au registre du commerce a lieu en principe sur la base d'une réquisition d'inscription qui doit être accompagnée des pièces justificatives prescrites par la loi. Les personnes tenues
de déposer une réquisition répondent de la communication des faits devant être enregistrés auprès de l’office du registre du commerce. Celui qui aura tu un fait devant être inscrit ou déterminé
l’office à procéder à l’inscription d’un fait contraire à la vérité sera puni (art. 153 CPS).
1.2
Réquisition d’inscription (demande d’inscription)
La réquisition d'inscription est une déclaration écrite ou électronique (conformément à l'art. 16,
al. 3 ORC) adressée à l’office du registre du commerce par laquelle les requérants demandent
qu'un fait déterminé (fondation, modification de statuts, modification personnelle telle que la radiation d’une personne, fusion, etc.) soit inscrit au registre du commerce. Nous proposons sur notre
site Internet des formulaires permettant de requérir une inscription. L’utilisation de ces formulaires
n’est toutefois pas obligatoire et les requérants peuvent également établir des formulaires euxmêmes. Il convient à cet égard de préciser le type d’inscription souhaitée et les pièces justificatives
sur lesquelles elle se fonde.
1.3
Langue
La réquisition doit être rédigée dans une langue officielle du canton dans lequel l’inscription aura
lieu.
1.4
Signature (art. 17 ORC)
Les personnes suivantes doivent signer personnellement la réquisition d’inscription (pas de signature par un représentant):
Forme de la société
Personnes devant signer
 Entreprise individuelle
Titulaire
 Société en nom collectif et société en commandite
L’ensemble des associés, article 556, alinéa 1 ou article
597, alinéa 1 CO (à l’exception de la révocation du fondé
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de procuration: art. 566 CO)
Personnes morales:
 Société anonyme, société en
commandite par actions
 Sàrl
Un membre disposant d’un droit de signature individuelle
ou deux membres de l’organe supérieur de direction ou
d’administration (pour les membres qui ne sont pas habilités à signer, la signature doit être légalisée)
 Société coopérative
 Association
 Fondation
 Société d’investissement à capital fixe/variable
 Société en commandite de placements collectifs
Tous les associés indéfiniment responsables, par
l’intermédiaire d’une personne physique habilitée à les représenter
 Institut de droit public
La ou les personnes compétentes en vertu du droit public,
article 17, alinéa 1, lettre e ORC
 Succursale
La personne disposant du droit de signature individuelle
au siège de l’établissement principal ou de la succursale à
inscrire au registre du commerce
 Radiation d’une entité juridique
Les liquidateurs
1.5
Réquisition par la personne intéressée selon l’article 17, alinéa 2 ORC et l’article 938b
CO
Si les personnes inscrites au registre du commerce ont quitté leur fonction, la personne morale
concernée requiert sans retard leur radiation. Dans un tel cas, la personne peut également requérir
elle-même cette radiation, en produisant les pièces justificatives nécessaires (art. 15, al. 2 ORC).
Les changements de noms, de lieu d’origine (nationalité) ou de domicile d’une personne inscrite au
registre du commerce peuvent être requis par la personne intéressée elle-même, qui doit produire
les pièces justificatives nécessaires (art. 15, al. 2 ORC).
La radiation d’une adresse de tiers (adresse c/o) peut être requise par le domiciliataire lui-même.
2.
Signature d’une personne autorisée à signer
Il s’agit de la signature apposée pour la raison de commerce concernée dans le cadre de ses relations commerciales. La signature (personnelle) est ajoutée à la raison de commerce (la société
concernée reconnaît ainsi son engagement).
Les fondés de procuration doivent faire précéder leur signature de l’indication de la procuration (p.
ex. pp ou ppa).
3.
Actes authentiques
Les actes authentiques bernois doivent être produits sous forme d’expéditions. Les actes authentiques d’autres cantons doivent être produits dans leur forme originale ou sous forme de copies attestées conformes officiellement.
4.
Statuts
 Les statuts d'une société anonyme, d’une société en commandite par actions, d’une société à
responsabilité limitée (Sàrl), d’une société d’investissement à capital variable (SICAV) ou d’une
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société d’investissement à capital fixe (SICAF) doivent être attestés conformes par l'officier public.
 Les statuts d’une société coopérative ou d’une association doivent être signés par un membre
de l’administration ou de la direction; ils doivent être produits dans leur forme originale ou sous
forme de copie attestée conforme par un notaire.
5.
Procès-verbaux
Dans la mesure où la loi ne prescrit pas la forme authentique, les décisions ou les élections des
organes d'une personne morale doivent être attestées par un procès-verbal, qui peut être produit
sous différentes formes:

procès-verbal intégral (comprenant l’ensemble des points à l’ordre du jour), signé de la main
de son auteur ainsi que de celle du président de l’organe qui a pris la décision;

extrait du procès-verbal (comprenant une invitation valable, l’ordre du jour, la liste de présence
des membres, le quorum), signé de la main de son auteur ainsi que de celle du président de
l’organe qui a pris la décision;

décisions prises par voie de circulation, qui doivent être signées par toutes les personnes qui
sont membres de cet organe;

il est possible de renoncer au procès-verbal de l’organe supérieur de direction ou
d’administration lorsque tous les membres de cet organe ont signé la réquisition (cf. art. 23, al.
3 ORC).
6.
Déclarations d’acceptation d’une nomination
L'acceptation d'une nomination au sein d'un organe d'une personne morale peut être prouvée par

la présentation d’une déclaration écrite d’acceptation de la nomination;

l’inscription expresse de l’acceptation de la nomination au procès-verbal de l’assemblée ayant
procédé à celle-ci (dans le cas où l’intéressé était présent) ou par

la cosignature de la réquisition d’inscription au registre du commerce.
7.
Démission / Destitution / Non-réélection au sein d’un organe d’une personne morale
Le départ d’une personne d’un organe d'une personne morale peut être prouvé par

la présentation d’une déclaration écrite de démission adressée à la société ou

la cosignature de la réquisition d’inscription.
S'il ressort clairement d'un procès-verbal de l'assemblée générale ou de l'administration que la
personne concernée a fait part de sa démission à la société, il n'est pas nécessaire de produire
une déclaration séparée.
La destitution ou la non-réélection doit être prouvée au moyen du procès-verbal de l’assemblée
générale.
Réquisition par la personne intéressée: cf. supra.
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8.
4
Radiation de personnes extérieures à l’administration
A l’exception de la signature formellement correcte de la réquisition d’inscription au registre du
commerce de l’organe supérieur de direction ou d’administration, aucune autre pièce justificative
ne doit être produite en cas de radiation de la signature d’autres personnes (membres de l’organe
de gestion, directeurs, fondés de procuration) qui n’appartiennent pas à l’administration d’une personne morale et qui ne sont pas les associées d’une société de personnes ou d’une société à responsabilité limitée.
9.
Légalisations
9.1
Les signatures des personnes qui requièrent l’inscription doivent être légalisées. Pour les réquisitions d’inscriptions subséquentes, le préposé exigera seulement la légalisation des signatures qui n’ont pas déjà été produites pour la même société ou lorsqu’il a des doutes fondés quant à leur authenticité (art. 18, al. 2, 3e phrase ORC).
Pour qu’une signature soit légalisée, il convient de mentionner le nom de famille et les prénoms dans le bon ordre (ainsi que, si la publication est souhaitée, le prénom usuel, le diminutif ou le nom d’artiste), les titres universitaires éventuels (docteur ou professeur, pièce justificative à l’appui), la date de naissance, le sexe, la commune politique du lieu d’origine,
l’adresse, la commune politique du domicile, le numéro du passeport ou de la carte d’identité
(ou du document d’identité étranger, avec l’indication du pays d’émission). Une pièce
d’identité telle qu’un passeport ou une carte d’identité doit être présentée.
L’office du registre du commerce peut dans tous les cas exiger la copie d’un document
d’identité officiel à des fins d’identification d’une personne dont la signature est déjà légalisée.
9.2
Les photocopies, les extraits et les copies de pièces justificatives doivent également être attestées conformes.
9.3
Le notaire, un autre officier public ou l’office du registre du commerce compétent procède à
la légalisation. Les légalisations auxquelles il est procédé à l’étranger doivent faire l’objet
d’une surlégalisation réalisée par la représentation diplomatique ou consulaire suisse compétente ou être munies d’une apostille prévue par la Convention de la Haye (selon la Convention supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers, RS
0.172.030.4). Les réglementations spéciales faisant l’objet d’accords entre la Suisse et
d’autres Etats sont réservées. Ainsi, les légalisations réalisées par les tribunaux allemands
(RS 0.172.031.36) et autrichiens (RS 0.172.031.63) n’ont pas besoin d’une surlégalisation.
En Allemagne et en Autriche, les registres du commerce étant tenus par les tribunaux de
première instance, les extraits provenant des registres de ces pays n’ont pas besoin d’être
surlégalisés.
10.
Traductions
Les traductions des pièces justificatives ne sont reconnues que si elles émanent de traducteurs
qualifiés (p. ex. traducteurs et interprètes diplômés, traducteurs officiels, traducteurs admis auprès
des tribunaux suisses, détenteurs de diplômes universitaires ayant suivi une formation dans la
langue concernée, détenteurs d'un diplôme d’une institution dispensant des formations linguistiques reconnue par le droit public). Le traducteur ou la traductrice doit indiquer ses qualifications
(en mentionnant son nom de famille, son prénom, sa profession, son lieu d'origine et de domicile)
et confirmer que la traduction est conforme au texte en langue étrangère; il doit faire légaliser sa
signature et la faire surlégaliser si nécessaire.
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