E xcel est un logiciel de Microsoft de la famille des tableurs. Cela
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E xcel est un logiciel de Microsoft de la famille des tableurs. Cela
E xcel est un logiciel de Microsoft de la famille des tableurs. Cela signifie que sa vocation principale est de réaliser des tableaux. Plus ou moins complexes, ces tableaux se présentent sous la forme de feuilles regroupées ou non dans des classeurs. A l’ouverture du logiciel vous arrivez sur une page comme celle présentée ci-contre et qui représente votre première feuille. D’emblée, Excel vous ouvre 3 feuilles auxquelles vous accédez grâce aux onglets visibles en bas à gauche de la feuille. Ces feuilles sont quadrillées comme vous pouvez le remarquer sur l’écran mais attention elles ne seront visibles à l’impression qu’après avoir demandé l’application de bordures (dans le menu déroulant «Format»). Les cellules sont identifiées par la lettre correspondant aux colonnes et le chiffre des lignes. Par exemple il est souhaitable de ne pas commencer un tableau par la case A1 sous peine d’être gêné pour ajouter des titres. Vous pouvez, en fonction de la nature du travail, créer plusieurs feuilles qui appartiendront à un même classeur. Il suffit d’aller dans le menu «Insertion» et de cliquer sur «feuille». Vous pourrez ainsi à loisir les nommer à votre convenance et les déplacer pour organiser votre classeur : − les renommer : placer le curseur de votre souris sur l’onglet indiquant le numéro de la feuille et appuyez sur le clic droit de la souris puis choisissez « renommer ». Taper ensuite le nom que vous souhaitez donner à la feuille. − les déplacer : placer le curseur de votre souris sur l’onglet de la page à déplacer, maintenez le clic gauche enfoncé et glissez la souris vers la gauche ou la droite et relâchez à l’endroit où vous voulez voir figurer votre feuille. exemple de classeur : Pour nous rendre compte de l’intérêt d’Excel prenons rapidement un exemple issu de notre pratique professionnelle : élaborer les tableaux des différentes classes avec les principaux renseignements relatifs aux élèves. ♦ Il n’est bien sur pas nécessaire de saisir la totalité des noms dans les cellules du tableau. Excel sait convertir les données issues de GEP et les afficher sur une seule et même feuille. La démarche est la suivante : 1 2 3 4 5 Ouvrez « fichier » dans le haut du menu déroulant et glisser la souris jusqu’à « ouvrir ». Là cherchez le fichier nommé «f_ele.dbf» dans le répertoire GEP Une fois ce fichier repéré, cliquez simplement sur «ouvrir» et il apparaîtra sur votre feuille avec l’ensemble des informations contenues dans la base de GEP. Une alternative est possible en récupérant des informations concernant les élèves (les principales et les plus utiles) à partir d’une extraction. cf le document dur GEP et les extractions libres) Il vous reste à supprimer une à une les colonnes indésirables en cliquant sur la lettre correspondant à la colonne pour la sélectionner entièrement puis se rendre dans le menu déroulant «Edition» puis «supprimer» La mise en forme respecte ensuite les mêmes règles que le traitement de texte classique : sélectionner la cellule, le texte, la colonne, etc à modifier en cliquant dessus ou en surlignant puis appliquer l’opération. (changer la police, agrandir les caractères, mettre en gras, changer la couleur de la police ou des cellules, etc) Une fois la mise en forme terminée vous obtenez des tableaux fonctionnels à votre goût et pratiques à utiliser sans être dépendant de votre secrétariat ni obligé de saisir de longues et fastidieuses listes d’élèves. Outre la réalisation de tableaux, Excel offre surtout la possibilité d’effectuer des calculs à l’intérieur de ces tableaux. Un exemple ? ce montant n’a pas été rempli manuellement mais calculé par Excel à partir du nombre de cellules comportant un nom dans le tableau. Ce chiffre correspond au nombre de fois où Excel a trouvé AG dans la colonne LV2. Comment ? Simplement parce qu’Excel sait (pourvu que vous lui demandiez) aller chercher lui même les informations contenues dans les cellules et effectuer les opérations qui conviennent. Démonstration ! 1. Vous placez le curseur de la souris dans la cellule où vous souhaitez voir apparaître la somme. 2. Vous allez cliquer sur le raccourci «Σ» dans la barre d’outils ce qui signifie «somme» 3. la cellule se remplit de la formule « =somme(Xx, Xx) » Les chiffres entre parenthèse sont fixés aléatoirement et il suffit de spécifier au moyen de la souris en maintenant le clic gauche et en glissant sur la totalité des cellules à prendre en compte pour le calcul de la somme. Une fois toutes les cellules entourées d’un cadre clignotant, relâchez le bouton de la souris et taper sur la touche «entrée». La somme s’affichera automatiquement dans la cellule choisie et sera modifiée automatiquement en cas de modification du tableau et de ses caractéristiques. 4. Les cellules à prendre en compte pour le calcul de la somme peuvent venir d’autres feuilles. Dans ce cas il suffit d’aller définir les cellules en changeant de page grâce à l’onglet de bas de feuille. Après le calcul simple d’une somme chiffrée, il est indispensable puisque ce sont plutôt des élèves qui emplissent nos tableaux, de comptabiliser des éléments alphabétiques. Dans ce cas Excel va s’attacher à compter les cellules qui ont une valeur. On utilisera la fonction «nbval». La démarche est la suivante : 1. Placez le curseur de la souris dans la cellule où vous souhaitez voir apparaître la fonction. Ici nous voulons calculer l’effectif de la classe. 2. Vous allez cliquer sur le raccourci «fx» dans la barre d’outils ce qui signifie «coller une fonction» ou bien aller chercher dans le menu déroulant «insertion, fonction»et cliquer dessus. 3. Une fenêtre s’ouvre alors. elle vous offre une multitude de fonctions présentées en 2 colonnes : catégorie de fonctions et nom de la fonction. Dans la catégorie «statistiques» vous allez trouver la fonction «nbval», cliquez dessus. Alors un tableau apparaît. Selon le même principe que pour le calcul de la somme vous devez définir la plage de cellules à prendre en compte pour le calcul (ici C34:E34). Soit vous faites glisser la souris sur la plage en maintenant le clic, soit vous saisissez manuellement les cellules en séparant par un point virgule la première et la dernière cellule. Confirmez votre sélection en cliquant sur « ok » et le calcul du nombre de cellules comportant une valeur sera affiché, en l’occurrence ici, l’effectif de votre classe. Dans ce cas il n’est pas nécessaire de renseigner la 2ème fenêtre. Nous allons passer à une fonction différente mais la démarche est rigoureusement la même. Il s’agit de donner des critères sélectifs au calcul. Par exemple cette fonction est très utile pour comptabiliser le nombre de redoublants ou de latinistes dans la classe 1. Après avoir placé le curseur de la souris dans la cellule où vous souhaitez voir apparaître le résultat. Ici nous voulons calculer le nombre d’élèves redoublants 2. Vous cliquez donc sur le raccourci «fx», la fenêtre des fonctions s’ouvre. 3. La fonction qui permet le calcul recherché est appelée « nb.si » et on la trouve également dans la catégorie « statistiques ». Après l’avoir utilisée elle est facilement accessible dans la colonne de gauche du tableau «les dernières utilisées ». 4. Le choix de la fonction, comme précédemment, ouvre un tableau dans lequel nous avons à spécifier les cellules concernées par le calcul (cf chapitre précédent) mais la particularité réside dans la saisie du critère dans la 2ème fenêtre du tableau. Ici les redoublants sont repérés par la présence de la lettre « o » dans la colonne. Nous allons donc demander à Excel de comptabiliser toutes les cellules de la plage C2 à C29 qui contiennent une valeur = à o. 5. Comme à chaque fois vous confirmer votre sélection et le calcul est automatiquement reporté dans la cellule initialement choisie. Il est à signaler que, malgré les nombreuses corrections qui seront peut-être apportées au tableau, le calcul restera juste. L’intérêt par la suite réside dans la multiplication des formules de calcul et dans la recherche de formules de plus en plus élaborées en fonction des besoins. Il est cependant à noter que le cadre de notre activité professionnelle de C.P.E. s’accommode très bien de ces quelques fonctions. Enfin et comme pour tous les outils informatiques il est indispensable de les mettre en œuvre rapidement afin de garder l’habitude et d’assimiler définitivement ces démarches. En cas de grosse défaillance … il vous reste les collègues du pôle de compétence TICE C.P.E.