Big Lottery Fund

Big Lottery Fund
Gérer plus de 4,4 milliards £ destinés aux bonnes causes
ÉTUDE DE CAS
B
ig Lottery Fund (BIG) est le plus important distributeur
de fonds issus de la loterie nationale vers les bonnes
causes au Royaume-Uni. L’organisme a pour mission
d’apporter des améliorations tangibles aux collectivités et dans
les vies des plus démunis. Afin d’atteindre cet objectif,
l’organisme utilise l’argent amassé par la National Lottery pour
financer des projets liés à la santé, à l’éducation, à
l’environnement et à des activités caritatives.
Chaque année, BIG reçoit des milliers de demandes de financement, et choisit
surtout celles provenant d’organisations du secteur bénévole et
communautaire, puisqu’elles sont bien placées pour l’aider à remplir sa
mission. Parmi l’éventail de programmes de financement par lesquels BIG
apporte sa contribution financière, certains s’appliquent à tout le Royaume-Uni,
tandis que d’autres sont conçus et gérés par les conseils d’administration en
Angleterre, en Écosse, au Pays de Galles ou en Irlande du Nord. En 20112012, BIG a fait 13 652 promesses de financement à des groupes du
Royaume-Uni, dont la valeur s’élevait de 150 £ à plus de 150 millions £, pour
un total de 877 millions £. Au cours de cette période, BIG a reçu plus de 24 000
demandes et géré 26 000 dossiers liés à des montants octroyés dans les
années précédentes.
LES BESOINS DE BIG LOTTERY FUND
La gestion des subventions a facilité les choses.
BIG pénètre au cœur des collectivités du Royaume-Uni et apporte son aide,
sous forme de subventions, aux plus démunis. Ces dons pourraient offrir une
visite paralympique à un jeune handicapé, aider des communautés rurales
d’Écosse à devenir plus résistantes et durables, encourager un studio de
musique pour jeunes financé par l’État, ou encore contribuer à la création de
collectivités locales solides grâce à des projets à saveur sociale ou
environnementale.
GOUVERNEMENTS
INSÉRER LE SECTEUR D’ACTIVITÉ
Encadré –Style centraux
Titre 1 et fédéraux
Gouvernements
 Encadré – Utilisez le style
« Au
cours
desà puces
cinq».
« Encadré
– Liste
Cet encadré estannées,
ancré à l’en-tête
dernières
BIGpour
a
le rendre plus difficile à effacer. Se
su
élargir
horizons
référer
au texteses
primaire
pour des et
instructions plus
détaillées.
devenir
le principal
La colonne de l’encadré s’allongera à
organisme
d’attribution de
mesure que vous saisissez du texte ou
subventions
enlagérant
que vous appuyez sur
touche Retour
de votre clavier.
des fonds au nom
d’autres organismes. Le
système de gestion des
subventions de CGI a
joué un rôle crucial dans
cette évolution. Certaines
des innovations mises en
place par CGI, comme le
soutien de système pour
la prise de décision, ont
été qualifiées de solutions
de classe mondiale. »
Miranda Collett
Responsable de la gestion des
données
BIG Lottery Fund
Les organisations du secteur bénévole et communautaire qui comptent sur les
subventions que BIG octroie sont de plus en plus nombreuses. En 2007, BIG a
décidé de renforcer son processus de gestion des subventions. Ils souhaitaient
un résultat qui permettrait non seulement de s’occuper du volume croissant de
demandes, mais aussi de gérer la répartition des fonds et l’environnement de
travail changeant, sans incidence majeure sur les demandes en cours. La
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solution devait être facile à utiliser, résiliente et efficace en matière de coûts et
d’évolution des fonctionnalités.
NOTRE SOLUTION
De grands changements en vue
Nous avons conçu, élaboré et mis en œuvre la suite logicielle Merlin, qui est
désormais le portail officiel de BIG. Il s’agit de l’outil professionnel le plus utilisé
par les responsables des subventions et les gestionnaires de BIG. D’autres
services, comme les finances, s’en servent également, en particulier pour
allouer et verser des subventions. Les utilisateurs tirent parti de l’accès rapide
au système, de la possibilité d’autoconfigurer le flux des travaux des
programmes de financement et de la résilience obtenue au moyen d’un
hébergement du système en deux emplacements.
Les utilisateurs peuvent accéder à l’application grâce à des parcs de serveurs
dupliqués situés en des endroits physiques différents : ils n’ont qu’à cliquer sur
un autre lien du menu démarrer. Cette stratégie augmente la robustesse en cas
d’interruption de service.
UN APERÇU DE NOTRE INTERVENTION
Nous avons mis à niveau l’application principale Merlin en la déplaçant d’un
client-serveur vers une application Web dont l’accès est possible à partir du
portail. Nous avons ensuite effectué une migration réussie des données
présentes dans d’autres bases de données de financement vers la base de
données Merlin.
L’ensemble des applications Merlin qui soutiennent le processus de
financement constitue, pour BIG, l’application principale de gestion des
subventions. Les attributions de subventions sont traitées en fonction de
modèles axés sur les données et comprennent les avantages ci-dessous.



Une approche des demandes de financement fondée sur le flux des
travaux, de la capture de données à l’évaluation, et de l’attribution à la
surveillance (c’est-à-dire le cycle de vie complet) des fonctionnalités de
l’assistant afin de guider la saisie de données sur des chemins particuliers
– ces derniers dépendent du type de programme de financement et sont
personnalisés selon le formulaire de demande
Des outils de production de rapports financiers et de gestion
Une intégration facile des produits afin de soutenir l’accès aux TI, comme
JAWS, destiné aux personnes souffrant de troubles de la vue
Pour les demandes


Une interface sur mesure pour la création de rapports ponctuels à partir
d’une capture d’écran prise la veille en fin de journée
Une intégration des outils MS Office pour des analyses avancées à l’aide
de graphes et de tableaux croisés dynamiques
Pour le suivi des équipes

Un outil de soumission de tâche et d’autorisation par courriel, fondé sur le
flux de travaux
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

Une gestion de la configuration
Un contrôle programmé pour tous
Pour l’administration
AVANTAGES IMPORTANTS


Le système :
Une zone d’accès pour CGI (suivi et soutien)
Une zone libre-service pour les utilisateurs

a résisté aux changements
survenus dans l’entreprise;

permet d’intégrer sans heurt
de nouveaux programmes
de financement;

n’a pas occasionné de coûts
supplémentaires pour BIG.
Fonctionnalités du portail



Aucune ouverture de session (l’authentification de l’utilisateur n’est plus
nécessaire)
Adaptées aux rôles des personnes selon leur groupe : les zones de
formation, les zones d’utilisation en direct et les zones de test, par exemple
S’intègrent bien aux mises en œuvre liées aux technologies de l’information
et des communications (TIC) de BIG à l’échelle de l’entreprise, ce qui
procure certains avantages, notamment l’authentification unique
UNE VÉRITABLE RÉUSSITE
Aujourd’hui, cinq ans plus tard, BIG ne peut qu’être satisfaite de la manière
dont le processus de gestion des subventions a été refondu et uniformisé.
En somme, le système a remplacé les listes dans le quotidien de nombreuses
personnes issues de divers services. Par exemple, grâce à la fonctionnalité de
paiement que nous avons mise en place, le service des finances est en mesure
de déterminer et de gérer la répartition des subventions entre les demandeurs
retenus. Les responsables des subventions peuvent aussi transmettre des
données sur les demandes de financement afin d’accélérer le processus
décisionnel. Il est maintenant facile pour les gestionnaires d’avoir accès à un
éventail de fonctionnalités liées à la production de rapports (prédéfinis ou
ponctuels) en utilisant une application réservée aux requêtes.
POURQUOI CHOISIR CGI?
Diverses organisations du secteur public, notamment des organismes publics
d’administration locale et centrale, ont compté sur nous pour prendre en charge
leur programme de transformation, en vue de réduire les coûts ou d’améliorer la
qualité de leurs services. Leurs attentes ont pu se réaliser grâce à notre fine
compréhension des défis que ces organisations doivent relever, combinée à
une utilisation intelligente de l’innovation.
Nous comptons plus de 35 ans d’expérience en services de paie et en
ressources humaines au sein du secteur public. Nous continuons d’investir
dans ce secteur au moyen de modèles adaptés à une variété de plateformes et
de services.
Pour en savoir davantage, écrivez-nous à
[email protected] ou visitez www.cgi.com
Fondée en 1976, CGI est un fournisseur mondial de services en technologies de l’information (TI) et en gestion des
processus d’affaires qui offre des services-conseils en management ainsi que des services d’intégration de systèmes et
d’impartition. Grâce à ses 69 000 membres présents dans 40 pays, CGI a un bilan inégalé de projets réalisés selon les
échéances et budgets prévus. Nos équipes s’arriment aux stratégies d’affaires des clients afin d’obtenir des résultats
probants sur toute la ligne.
Le projet abordé dans cette étude de cas a été réalisé par Logica, que CGI a acquise en août 2012.
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