Sélection et recrutement de personnel

SÉLECTION ET RECRUTEMENT DU PERSONNEL
Ce qu’il faut savoir sur les procédures en matière de sélection et de recrutement du personnel
Les procédures de sélection sont essentielles au processus de recrutement et permettent de
sélectionner du personnel pour pourvoir des emplois spécifiques, en fonction de critères particuliers. Les
procédures de sélection et de recrutement supposent toutes deux la collecte et le traitement
d’informations à caractère personnel (également appelées «données à caractère personnel»). Par
exemple, dans le cadre d’une procédure de sélection, ces informations peuvent comprendre les CV (y
compris les diplômes ou les informations concernant l’expérience professionnelle) ou encore les tests et
rapports d’évaluation. Aux fins du recrutement, des certificats d’aptitude médicaux (qui constituent des
données sensibles), des casiers judiciaires, des statuts familiaux, ou encore toute information concernant
un handicap exigeant un aménagement particulier du lieu de travail sont susceptibles d’être collectés et
traités.
Quelles sont les principaux enjeux en matière de protection des données?
Qualité des données — il importe de ne pas traiter plus de données à caractère personnel que
nécessaire. Comment? En collectant uniquement, lors de l’élaboration du formulaire de candidature, les
informations strictement nécessaires et pertinentes compte tenu des critères de sélection. Par exemple,
les questions relatives aux «motifs pour quitter un emploi précédent» ne sont pas nécessaires dans le
cadre d’un recrutement. Les questions portant sur une éventuelle condamnation passée doivent être
évitées, dans la mesure où celles-ci peuvent déboucher sur une situation dans laquelle le candidat se
sentirait tenu de révéler des informations non pertinentes pour le recrutement. S’il s’agit d’une
obligation légale (pour certains types de postes, par exemple), cette question doit être remplacée par
une invitation à fournir des informations concernant un extrait de casier judiciaire récent ou tout autre
document officiel similaire. Les organisations doivent fait preuve de vigilance lors de l’analyse de ces
documents, de sorte que seules les données requises soient traitées.
Droit à l’information — les candidats doivent être informés de leurs droits et des finalités du traitement
de leurs informations, non seulement avant le début de la procédure de sélection (c’est-à-dire avant le
dépôt de la candidature), mais également au moment de leur recrutement.
Droit d’accès — les candidats doivent pouvoir accéder aux informations et aux résultats les concernant à
chaque étape de la procédure de sélection. Des exceptions peuvent bien sûr être prévues, par exemple
pour les informations comparatives comprenant des données sur d’autres candidats et pour les rapports
reflétant les avis personnels des membres du comité de sélection. Toutefois, même dans pareils cas, les
résultats agrégés doivent être fournis aux candidats.
Délais de conservation — les organisations doivent souvent conserver des informations à caractère
personnel pour certaines finalités. Il est toutefois illégal de conserver indéfiniment de telles
informations. Les fichiers contenant des informations sur les candidats non retenus ne doivent pas être
conservés aussi longtemps que ceux concernant les candidats retenus. En outre, les informations qui ne
constituent qu’une condition du recrutement ne doivent pas être conservées à l’issue de celui-ci. Par
exemple, rien ne justifie de conserver des casiers judiciaires, puisque ceux-ci constituent un instantané
de la vie d’une personne qui ne reflète plus nécessairement la réalité.
Informations complémentaires
La liste suivante, non exhaustive, est une sélection de documents à consulter pour toute information
complémentaire:
Lignes directrices du CEPD:
Orientations du CEPD concernant les opérations de traitement des données en matière de recrutement
de personnel
Avis de contrôle préalable du CEPD:
Avis du CEPD concernant la sélection et le recrutement d’agents temporaires et contractuels, de
fonctionnaires détachés de la Commission, du personnel intérimaire et concernant le recrutement
interne et l’administration des candidatures spontanées à la REA (dossiers 2012-0057-0061, 0063, 0065
et 0066-0067)
Avis du CEPD concernant les procédures de recrutement de personnel dans certaines agences
européennes (dossier 2009-0287).
Sujets connexes:
Casiers judiciaires
Données relatives à la santé
Évaluation du personnel