Dématérialisation des factures, un projet à dimension humaine

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« Avec la dématérialisation des factures,
les équipes comptables se positionnent
davantage dans une logique de gestion
de portefeuille fournisseurs »
Pour cette édition, Monsieur Yannick Dupond, Directeur Financier
de Boulanger, a accepté de répondre aux questions de Fed Finance
sur les enjeux de la dématérialisation des factures.
Monsieur Dupond a précédemment occupé les postes de Finance Operations
Manager chez Oxylane Group puis de Directeur des Services chez Jacadi.
Quel est le périmètre de dématérialisation mis en œuvre chez Boulanger
aujourd’hui ?
Yannick Dupond : Nous avons dématérialisé les factures frais généraux
depuis cinq ans et les factures fournisseurs marchandises depuis deux ans.
Nos fournisseurs envoient directement leurs factures chez un prestataire externe
qui les scanne afin qu’elles soient intégrées à nos outils de gestion pour être validées
en interne informatiquement.
Nous étudions actuellement la mise en place d’une « phase 2 », soit la dématérialisation
en EDI (Echanges de Données Informatisées) afin de couvrir un périmètre s’étendant
au-delà des factures et permettant de prendre en compte les relations avec
des fournisseurs plus importants.
Quels sont les avantages apportés par ce système ?
Yannick Dupond : En interne, les apports sont multiples : nous ne saisissons plus
les factures et surtout aucune facture ne reste très longtemps en attente d’être validée.
La comptabilité est donc plus juste.
Parallèlement, en externe, nos fournisseurs sont plus satisfaits des délais de règlement.
Autre avantage, essentiel, le coût. On considère qu’un traitement classique
de facture sur l’ensemble de la chaine revient à environ 30 euros par facture.
Aujourd’hui, le coût est de seulement quelques centimes d’euros par facture.
Il faut de plus préciser que la mise en œuvre technique d’un tel projet et son utilisation
sont très simples.
En termes de Ressources Humaines,
quelles sont les incidences de la mise
en place d’un tel système ?
Yannick Dupond : La dématérialisation
favorise le passage à des organisations
horizontales, c'est-à-dire en interaction
avec l’environnement externe
de l’entreprise et non plus uniquement
interne. Sans la dématérialisation,
certains opérationnels comptables ne
feraient que de la saisie de factures et
n’auraient accès qu’à une faible partie
de la relation fournisseurs.
Avec ce système, les équipes comptables
se positionnent davantage dans une
logique de gestion de portefeuille
fournisseurs.
On a ainsi besoin de collaborateurs
comptables qui ne soient plus uniquement
des techniciens mais également de bons
communicants capables de gérer une
relation globale avec les fournisseurs
(litiges, paiements et informations
diverses). D’où l’importance de s’allier
les services de partenaires de recrutement
fiables et exigeants.
Propos recueillis par le bureau
lillois de Fed Finance, société
de recrutement temporaire
et permanent spécialiste des métiers
de la comptabilité, banque,
finance et assurance.
Votre contact à Lille :
Nicolas Ghislain
Responsable Régional Nord
LD : 03.28.14.11.46
[email protected]
Subsiste-t-il des freins à la mise en place de tels projets ?
Yannick Dupond : Très franchement, je n’en vois pas.
Certes, comme pour toute mise en œuvre de projet, il faut mener une réelle conduite
du changement en accompagnant les équipes dans cette évolution vers une gestion
de tâches à plus forte valeur ajoutée.
La dématérialisation, un projet incontournable ?
Yannick Dupond : Sans aucun doute, oui.
Pour insuffler du dynamisme à la gestion d'une entreprise, la direction financière
doit savoir se remettre en question et réfléchir aux leviers à mettre en œuvre
pour gagner en productivité. La dématérialisation me semble un projet répondant
en tout point à cette exigence.
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