guide relatif à la préparation et au déroulement de l`assemblée

GUIDE RELATIF À LA PRÉPARATION
ET AU DÉROULEMENT DE
L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES PARENTS
Dans ce document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le
texte.
Une référence à un article de loi est une référence à la Loi sur l’instruction publique.
TABLE DES MATIÈRES
INTRODUCTION............................................................................................................... 1
Les fondements de la tenue de l’assemblée générale des parents......................................... 2
Le moment de sa tenue ....................................................................................................... 2
Sa convocation ................................................................................................................... 3
Sa composition................................................................................................................... 3
La présidence d’assemblée ................................................................................................. 4
L’ordre du jour ................................................................................................................... 4
Les élections....................................................................................................................... 6
ANNEXE I (Ordre du jour suggéré) ........................................................................................ 9
ANNEXE II (Le conseil d’établissement) ................................................................................ 10
ANNEXE III (L’organisme de participation de parents) ............................................................. 13
ANNEXE IV (Le Comité de parents) ...................................................................................... 14
GUIDE RELATIF À LA PRÉPARATION ET AU DÉROULEMENT DE
L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES PARENTS
INTRODUCTION
Le conseil d’établissement et l’organisme de participation des parents sont des instances
pour lesquelles beaucoup reste encore à découvrir… et à établir. Le présent guide a pour
objectif d’éclairer un aspect de la formation de ces instances : l’assemblée générale
annuelle des parents.
L’entrée en vigueur des dispositions du projet de loi 180 est relativement récente
puisqu’elle ne date que de 1998. Aussi, le monde scolaire doit continuer son appropriation
de certains éléments de l’actuelle Loi sur l’instruction publique, qui marquent un
changement important par rapport aux dispositions précédentes. Par ailleurs, comme
l’assemblée générale des parents n’a lieu qu’une fois par année, le suivi d’une assemblée à
l’autre n’est pas chose facile. D’où l’idée de préparer ce guide afin d’aider celles et ceux
qui ont la responsabilité de préparer et de conduire une telle assemblée : les parents au
conseil d’établissement ainsi que les directions d’école.
Le présent document n’a pas la prétention de répondre à toutes les questions entourant la
tenue de l’assemblée de parents; il souhaite attirer l’attention sur certains éléments liés à la
préparation et au déroulement de l’assemblée. Par ailleurs il propose des pistes de
réflexion sur le sens et la portée de l’assemblée générale des parents.
1
1. LES FONDEMENTS DE LA TENUE DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES PARENTS
1.1. Obligation légale
La tenue l’assemblée générale des parents est un impératif légal. Les articles 47 et 96 de
la Loi sur l’instruction publique prévoient qu’on y procède à trois types de nominations :
celle des représentants des parents au conseil d’établissement, celle d’un représentant au
Comité de parents et de son substitut de même que celle des membres de l’organisme de
participation de parents.
1.2. Occasion de favoriser la participation des parents
Au-delà de la dimension juridique, l’assemblée de parents est une occasion tout indiquée
de favoriser la participation des parents; l’assemblée générale est le plus important, sinon
le seul, moment de l’année où l’ensemble des parents de l’école ont l’occasion de se
réunir.
Les statistiques démontrent que 4 à 5 %1 des gens s’engagent dans les structures publiques
de participation. Il ne faut donc pas se surprendre du fait que le nombre de parents
présents à l’assemblée ne soit pas toujours celui qu’on souhaiterait. Cela dit, il y aura
d’autant plus de chances que des parents s’impliquent dans la vie de l’école qu’ils auront
la conviction de pouvoir y apporter quelque chose de réel; cet apport des parents à la vie
de l’école devrait pouvoir se démontrer concrètement lors de l’assemblée générale, tant
dans la forme que dans le fond.
Dans la mesure où l’assemblée générale est destinée aux parents et concerne directement
leur implication, les parents devraient normalement y jouer un rôle important. La mise en
valeur, par les parents eux-mêmes, des réalisations du conseil d’établissement, de
l’organisme de participation des parents et du Comité de parents est un moyen de
démontrer concrètement leur implication et la place qui leur est faite au sein de l’école.
2. LE MOMENT DE SA TENUE
L’article 47 de la LIP prévoit que l’assemblée générale des parents doit avoir lieu au cours
du mois de septembre. Le président du conseil d’établissement, ou à défaut la direction
d’école, a donc toute latitude pour déterminer le moment du mois où se tiendra l’assemblée.
Toutefois, il est prudent de tenir l’assemblée le plus tôt possible en septembre, de façon à se
donner une marge de manœuvre si les parents devaient être convoqués de nouveau avant la
fin septembre. De fait, comme le défaut d’élire le nombre requis de représentants de parents
au conseil d’établissement compromet l’existence du conseil d’établissement pour l’année en
cours, la tenue d’une deuxième rencontre pourrait s’avérer nécessaire s’il n’avait pas été
possible d’élire le nombre requis de parents lors d’une première rencontre. Or cette
deuxième rencontre, tout comme la première, devra se tenir en septembre.
1
L’assemblée annuelle des parents, Fédération des comités de parents, fascicule 2, 2001, p. 2
2
3. SA CONVOCATION
Le premier alinéa de l’article 47 prévoit que la convocation à l’assemblée générale est faite
par le président du conseil d’établissement ou, à défaut, le directeur de l’école.
Normalement, il revient donc au président de procéder à la convocation; le directeur a dans
ce domaine un rôle supplétif, qu’il exercera notamment si le président du conseil
d’établissement a manifesté son intention de ne plus participer aux activités du conseil
d’établissement ou s’il est dans l’incapacité de procéder à la convocation.
Quant au fond, la convocation doit présenter clairement les objets sur lesquels portera
l’assemblée. Aussi, elle comprendra normalement l’ordre du jour.
La convocation doit se faire au moins 4 jours avant la tenue de l’assemblée. Il est toutefois
clair que pour favoriser la participation des parents, on aura intérêt à la faire le plus tôt
possible, quitte à faire un rappel. L’idée de faire une première convocation à la fin même de
l’année scolaire précédente est envisageable.
4. SA COMPOSITION
Seuls les parents d’élèves fréquentant l’école sont convoqués à l’assemblée générale des
parents, à laquelle participe le directeur d’école en tant que premier responsable de l’école.
Il ne s’agit pas d’une assemblée publique contrairement, par exemple, aux séances du conseil
d’établissement. Aussi, des personnes autres que les parents ne peuvent revendiquer le droit
d’y assister.
3
La présence et, éventuellement, la prise de parole de personnes autres que des parents peut
toutefois être prévue explicitement à l’ordre du jour de l’assemblée; il appartiendra au
président du conseil d’établissement de le proposer à l’ordre du jour. Cependant, il faut
éviter l’ingérence de personnes autres que des parents dans le fonctionnement de l’assemblée
de parents et des élections qui y sont prévues. Ce raisonnement vaut pour l’ensemble des
assemblées tenues afin d’élire les représentants des différents groupes au conseil
d’établissement (personnel enseignant, personnel de soutien, personnel professionnel,
élèves).
5. LA PRÉSIDENCE D’ASSEMBLÉE
Rien dans la loi n’indique qui doit présider l’assemblée. Il revient donc à l’assemblée
générale de nommer elle-même son président; bien sûr, il est beaucoup plus prudent d’arriver
avec une suggestion, de façon à s’assurer de l’efficacité de l’assemblée. On comprendra que,
dans la mesure où elle est convoquée par le président du conseil d’établissement, ce dernier
est une personne bien placée pour assumer la présidence de l’assemblée.
En cas d’absence du président, on pourrait envisager au moins deux autres possibilités.
Tout comme elle le fait pour la convocation, la direction de l’école pourrait assumer cette
fonction à titre supplétif. Par ailleurs, comme la loi prévoit que la présidence du conseil
d’établissement est obligatoirement assumée par un représentant des parents, il serait aussi
conforme à l’esprit de la loi de faire présider l’assemblée générale des parents par un parent
siégeant au conseil d’établissement.
6. L’ORDRE DU JOUR2
6.1. Adoption de l’ordre du jour
En règle générale, un projet d’ordre du jour aura été dressé par le président du conseil
d’établissement ou, à titre supplétif, par le directeur de l’école. Ce projet aura
normalement été intégré à la convocation.
Au moment de l’adoption de l’ordre du jour, il est possible pour les participants de
modifier le projet en y ajoutant un ou plusieurs points. Généralement, une fois adopté,
2
Un ordre du jour vous est proposé à l’annexe I.
4
l’ordre du jour n’est plus modifié. Il pourrait néanmoins l’être si, en cours de réunion, les
membres présents acceptaient qu’il le soit.
6.2. Éléments reliés au fonctionnement même de l’assemblée
Certains éléments sont directement reliés au fonctionnement même de l’assemblée et
devraient normalement se retrouver à l’ordre du jour :
- nomination d’un président d’assemblée;
- nomination d’un secrétaire d’assemblée;
- adoption de l’ordre du jour;
- adoption du compte-rendu de l’assemblée annuelle précédente;
- adoption d’une procédure d’élection;
- période de question;
- évaluation de la rencontre;
- levée ou ajournement de l’assemblée.
6.3. Éléments prévus à la loi
La loi prévoit explicitement que les points suivants doivent être placés à l’ordre du jour :
- élection des représentants des parents au conseil d’établissement (art. 47);
- élection d’un représentant au Comité de parents (art. 47);
- formation d’un organisme de participation des parents (art. 96).
S’il y a formation d’un organisme de participation des parents, on doit en déterminer
certains éléments (art. 96) :
- le nom;
- la composition;
- les règles de fonctionnement;
- l’élection des membres.
6.4. Éléments suggérés
Sans que l’occasion soit aux grands discours et aux imposantes présentations magistrales,
l’assemblée générale peut être une bonne occasion de transmettre aux parents de
l’information leur permettant de mieux comprendre le fonctionnement des différentes
instances et les principaux enjeux entourant la vie de l’école.
5
Le directeur de l’école peut y faire un rapport sur les réalisations de l’année précédente,
de même que sur les défis et enjeux se dessinant pour l’école et, éventuellement, la
Commission scolaire.
Dans la mesure où on souhaite favoriser la participation des parents et la compréhension
qu’ils ont du rôle du conseil d’établissement, de l’organisme de participation de parents et
du Comité de parents, il est suggéré de prévoir, au début de la rencontre, un moment
d’explication sur les rôles et de ces instances (voir les annexes II à IV). Les parents
seraient ainsi mieux en mesure d’évaluer à quel niveau pourrait se situer leur
participation.
Finalement, avant chaque élection, un rapport pourrait être déposé par les élus de l’année
précédente. Ceci permettrait de rendre compte du travail fait au cours de l’année et de
démontrer concrètement le rôle des différentes instances.
7. LES ÉLECTIONS
7.1. La teneur des élections
Au cours de l’assemblée, on comblera par élection les postes suivants :
- les représentants des parents au conseil d’établissement;
- le représentant au Comité de parents et son substitut;
- les membres de l’organisme de participation des parents.
Dans le cas des parents au conseil d’établissement, il conviendra de vérifier les postes qui
sont en élection puisque le mandat des parents est généralement d’une durée de deux ans.
7.2. Éligibilité
Tous les parents d’élèves inscrits à l’école, mais seulement eux, peuvent prendre part au
vote en vue d’élire les représentants aux différents postes. Dans le cas de certaines
élections qui s’annoncent tendues, la vérification de l’identité des parents à partir d’une
liste et le témoignage de leur présence au moyen d’une signature pourraient être fort
utiles.
6
Certains parents ne sont pas éligibles au poste de représentant des parents au conseil
d’établissement :
- un parent ayant été élu ou nommé commissaire de la commission scolaire à laquelle
appartient l’école (art. 45);
- un parent membre du personnel de l’école (art. 42).
Il est à noter qu’on parle ici du personnel de l’école, et non pas de la commission scolaire.
Un salarié de la commission scolaire qui ne travaille pas à l’école demeure éligible. Par
ailleurs, est membre du personnel de l’école toute personne qui travaille à l’école contre
rémunération, même si elle n’a pas un poste régulier.
En ce qui concerne l’élection de personnes qui ne sont pas présentes à l’assemblée, la loi
ne mentionne rien. Aussi, il reviendra à l’assemblée générale de statuer sur la possibilité
d’élire un parent non présent à l’assemblée.
7.3. La procédure d’élection
Rien n’est prévu dans la loi relativement à la procédure d’élection. Il y a cependant des
principes de justice naturelle qui s’appliquent : l’élection doit se faire de façon juste et
équitable.
Plusieurs procédures d’élection sont envisageables; l’important est que l’assemblée
établisse, avant le tout début du processus électoral, la procédure qui sera retenue.
Celle que nous vous proposons est la suivante :
- nomination d’un président d’élection3 (qui n’a pas l’intention de se porter candidat);
- nomination de scrutateurs4 (si on le souhaite);
- ouverture de la période de mise en candidature;
- fin de la période de mise en candidature;
- acceptation des nominations;
- élection par scrutin secret;
- proclamation des élus;
- résolution de nomination des élus.
3
4
Le président et les scrutateurs ne perdent pas leur droit de vote.
Ibid.
7
7.4. Le défaut d’élection
En ce qui concerne le défaut d’élection au conseil d’établissement, l’article 52 se lit comme
suit :
Faute par l’assemblée des parents convoquée en application de l’article 47
d’élire le nombre requis de représentants des parents, le directeur de l’école
exerce les fonctions et pouvoirs du conseil d’établissement.
L’absence du nombre requis de représentants de tout autre groupe n’empêche pas
la formation du conseil d’établissement.
Si, lors de l’assemblée des parents, on ne pouvait élire le nombre requis de parents, on
pourrait envisager de réunir à nouveau les parents afin de combler les postes toujours
vacants. Il conviendrait alors d’ajourner l’assemblée générale et de fixer une nouvelle date
de rencontre, toujours avant la fin septembre.
Le défaut d’élection au Comité de parents n’empêchera pas la tenue des rencontres du
Comité, elle privera toutefois les parents de l’école d’une représentation au Comité, tout
comme elle privera le Comité de l’apport d’un représentant de cette école.
8
ANNEXE I
L’ORDRE DU JOUR SUGGÉRÉ
1. Ouverture de l’assemblée et mot de bienvenue;
2. Nomination d’un président d’assemblée;
3. Nomination d’un secrétaire d’assemblée;
4. Lecture et adoption de l’ordre du jour;
5. Adoption du compte-rendu de l’assemblée annuelle précédente;
6. Rôle et fonction du conseil d’établissement, de l’organisme de participation des parents et du
Comité de parents;
7. Adoption d’une procédure d’élection;
8. Rapport du directeur d’école;
9. Conseil d’établissement;
9.1 Présentation du rapport de l’année précédente;
9.2 Élection des nouveaux membres;
10. Organisme de participation des parents;
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
Présentation du rapport de l’année précédente (selon le cas);
Formation d’un OPP (selon le cas);
Composition;
Règles de fonctionnement;
Élections;
11. Comité de parents;
11.1
11.2
Présentation du rapport du délégué;
Élection du délégué et de son substitut;
12. Période de questions;
13. Évaluation de la rencontre;
14. Levée ou ajournement de l’assemblée.
9
ANNEXE II
LE CONSEIL D’ÉTABLISSEMENT
1.
Fonctions et pouvoirs
Le conseil d’établissement est une instance politique, propre à l’école, formée de
représentants élus de différents groupes présents à l’école et dans la communauté :
parents, enseignants, professionnels, membres du personnel de soutien, élèves et
représentants de la communauté.
L’ensemble des fonctions et pouvoirs du conseil d’établissement est précisé aux articles
74 à 95. Il s’agit d’une instance décisionnelle qui exerce plusieurs pouvoirs confiés par
la loi, notamment en matière de services éducatifs, de services extra scolaires et de
ressources matérielles. Le conseil d’établissement a aussi un rôle consultatif auprès de
la commission scolaire sur certains éléments concernant l’école ou l’ensemble de la
commission scolaire.
2.
Composition du conseil d’établissement
Les articles 42 et 43 fixent le cadre général de la composition des conseils
d’établissement. Ils se lisent comme suit :
Article 42 :
Le conseil d’établissement comprend au plus 20 membres et il est composé des
personnes suivantes :
∑ au moins quatre parents d’élèves fréquentant l’école et qui ne sont pas
membres du personnel de l’école, élus par leurs pairs;
∑ au moins quatre membres du personnel de l’école, dont au moins deux
enseignants et, si les personnes concernées en décident ainsi, au moins un
membre du personnel professionnel non enseignant et au moins un
membre du personnel de soutien, élus par leurs pairs;
∑ dans le cas d’une école qui dispense l’enseignement secondaire du second
cycle, deux élèves de ce cycle élus par les élèves de l’école inscrits au
secondaire ou, selon le cas, nommés par le comité des élèves ou
l’association qui les représente;
10
∑ dans le cas d’une école où des services de garde sont organisés pour les
élèves de l’éducation préscolaire et de l’enseignement primaire, un
membre du personnel affecté à ces services, élu par ses pairs;
∑ deux représentants de la communauté et qui ne sont pas membres du
personnel de l’école, nommés par les membres visés aux paragraphes 1, 2
et 4.
Les représentants de la communauté n’ont pas le droit de vote au conseil
d’établissement.
Article 43 :
La commission scolaire détermine, après consultation de chaque groupe
intéressé, le nombre de représentants des parents et des membres du personnel
au conseil d’établissement.
Le nombre total de postes pour les représentants des membres du personnel
visés aux paragraphes 2 et 4 du deuxième alinéa de l’article 42 doit être égal
au nombre de postes pour les représentants des parents.
Dans les faits, il appartiendra à la direction de l’école de consulter chacun des groupes
visés à l’article 42 afin de faire une proposition à la commission scolaire sur la
composition du conseil d’établissement. Une fois cette proposition faite, la commission
scolaire fixera la composition du conseil d’établissement.
3.
Présidence et rôle du représentant des parents au conseil d’établissement
En ce qui concerne la présidence du conseil d’établissement, l’article 56 mentionne ce
qui suit :
Article 56 :
Le conseil d’établissement choisit son président parmi les représentants des
parents qui ne sont pas membres du personnel de la Commission scolaire.
Les représentants des parents au conseil d’établissement doivent donc avoir en tête, au
moment de poser leur candidature, que c’est à l’un d’entre eux que reviendra la
11
responsabilité de présider le conseil. Contrairement à ce que l’on retrouvait à l’article
42, on parle ici de membre du « personnel de la commission scolaire » plutôt que de
parent membre du « personnel de l’école »; tout membre du personnel de la commission
scolaire, même s’il ne travaille pas à l’école, est donc inéligible au poste de président du
conseil.
Comme c’est le cas pour chacun des groupes, c’est normalement à leurs représentants
que s’adresseront les parents qui souhaitent faire valoir leur point de vue au conseil
d’établissement. C’est aussi aux représentants des parents que seront transmis les avis
des membres de l’organisme de participation des parents (art. 96.2). Cela dit, les
représentants ne sont pas des délégués et encore moins des porte-parole, dont le seul rôle
serait de transmettre et de défendre le point de vue d’une personne ou du groupe qui les
a nommés. Les représentants doivent avoir toute l’autonomie nécessaire afin de pouvoir
jouer efficacement leur rôle au sein du conseil d’établissement.
12
ANNEXE III
L’ORGANISME DE PARTICIPATION DES PARENTS
L’organisme de participation des parents (OPP) est un organisme participatif et consultatif,
propre à l’école. Son rôle est précisé aux articles 96.2 et 96.3 :
L’organisme de participation des parents a pour fonction de promouvoir la
collaboration des parents à l’élaboration, à la réalisation et à l’évaluation
périodique du projet éducatif de l’école ainsi que leur participation à la réussite
scolaire de leur enfant.
L’organisme de participation des parents peut donner son avis aux parents du
conseil d’établissement sur tout sujet qui concerne les parents ou sur lequel les
parents du conseil d’établissement le consultent.
La présence d’un OPP à l’école permet au conseil d’établissement de mieux connaître
l’opinion de l’ensemble des parents et elle constitue un soutien aux parents membres du
conseil. Soulignons toutefois qu’il s’agit d’un organisme autonome, qui ne relève pas du
conseil d’établissement.
13
ANNEXE IV
LE COMITÉ DE PARENTS
1.
Composition et fonctions
Le Comité de parents est un comité de la commission scolaire, formé de représentants de
chacune des écoles de la commission scolaire. Il s’agit d’un organisme participatif et
consultatif dont le mandat est stipulé à l’article 192 :
Le comité de parents a pour fonctions :
- de promouvoir la participation des parents aux activités de la commission
scolaire et de désigner à cette fin les parents qui participent aux divers
comités formés par la commission scolaire;
- de donner son avis sur tout sujet propre à assurer le meilleur
fonctionnement possible de la commission scolaire;
- de transmettre à la commission scolaire l’expression des besoins des
parents identifiés par les représentants des écoles et par le représentant du
comité consultatif des services aux élèves handicapés et aux élèves en
difficulté d’adaptation ou d’apprentissage;
- de donner son avis à la commission scolaire sur toute question qu’elle est
tenue de lui soumettre.
2.
Rôle du représentant de l’école
Le représentant de l’école au Comité de parents aura comme mandat de contribuer aux
travaux du Comité; il participera aux rencontres du Comité afin de l’aider à remplir le
mandat qui lui est confié par la loi. Il aura aussi un rôle important quant à la
transmission de l’information en provenance du Comité de parents vers les parents de
son école; il transmettra aussi au Comité de parents l’information en provenance de son
école qui est susceptible de nourrir les travaux du Comité.
14