IDEA V8 Features

I D E A
V E R S I O N
H U I T
Que pouvez-vous faire avec IDEA
Importer et exporter vos données
IDEA vous permet d'importer vos données d'une multitude de formats, y compris des fichiers provenant d'ordinateurs
centraux et de logiciels de comptabilité.
Assistant à l'importation
Importez facilement presque n'importe quel type de fichiers, de presque n'importe quelle source, en utilisant un assistant
à l'importation pour vous guider. Importez divers types de données provenant d'ordinateurs récents et moins récents, de
logiciels de comptabilité de milieu de gamme et de grands progiciels de gestion intégrés (ERP). IDEA vous permet de lire
des données contenues dans :
• Des fichiers texte (longueur fixe et variable) et délimités (CSV, DEL)
• Des fichiers AS-400, Microsoft Access ou Excel
• " Des bases de données XML, dBASE ou SAP AIS et plus encore
ODBC
Connectez-vous, à l'aide d'ODBC, à toutes les plus grandes bases de données relationnelles telles que Oracle, DB2,
SQL, Sybase, SAP ou AS-400.
Report Reader
Créez des rapports en utilisant les utilitaires existant sur votre système, enregistrez les fichiers d'impression (au format
PRN ou PDF), puis utilisez Report Reader pour décrire et saisir les données dans IDEA. Définissez les rapports en
utilisant les outils simples " pointer-cliquer " afin de repérer les données dont vous avez besoin.
Exportez vos résultats et vos données à partir d'IDEA en plusieurs formats tels que Excel, Access, HTML, XML, Texte, RTF
(Microsoft Word), PDF et plus encore.
Protéger l'intégrité des données
IDEA protège les données de la source en autorisant l'accès aux données de vos clients en lecture seule uniquement, et ce,
afin d'éviter tout changement non désiré et de maintenir l'intégrité des données. Cette fonctionnalité, conjointement avec la
création de piste d'audit automatique, vous permet de documenter et d'examiner facilement votre travail.
Gérer vos données
IDEA vous permet de gérer facilement vos fichiers et vos résultats en les regroupant tous dans un seul dossier de travail.
Tous les résultats, les macros, les bases de données et les définitions sont automatiquement stockés dans ce dossier central.
Pour sauvegarder votre projet, il vous suffit de faire une copie de secours de votre dossier de travail.
Organiser vos données
Explorez vos données en ajoutant d'autres champs ainsi qu'en groupant et en classant vos données avant de commencer
une analyse approfondie.
Trier les enregistrements dans un ordre particulier. Créez une nouvelle base de données triée physiquement
dans l'ordre spécifié. Vous pouvez également afficher simplement vos données dans n'importe quel ordre sans créer de
nouvelle base de données; pour ce faire, cliquez sur une colonne ou utilisez la fonction Index.
Grouper les enregistrements correspondants ensemble. Utilisez la fonction Grouper dans des champs
indexés (clés) à l'intérieur de groupes extensibles ou comprimés.
Afficher vos données sous forme graphique. Valeurs graphiques dans une base de données ou résultats de test
dans des graphiques linéaires, des diagrammes en bâtons, des diagrammes de dispersion, des graphiques circulaires,
des graphiques de surface ou sur des courbes.
Ajouter, supprimer ou changer les propriétés des champs. Changez le type, le nom, la description ou
ajoutez des étiquettes pour IDEA Smart Analyzer.
Créer des champs calculés « virtuels ». Créez des champs virtuels en fonction des calculs effectués ou créez des
champs modifiables vous permettant d'entrer votre propre information; par exemple, vous pouvez insérer directement vos
résultats ou étapes d'audit dans la base de données.
Exécuter des calculs et des conversions complexes. IDEA fournit pratiquement 100 fonctions@ qui peuvent être
utilisées pour convertir des formats, manipuler des segments de texte ou calculer des données numériques, financières ou
statistiques. Créez vos propres fonctions d'équation personnalisées en utilisant Visual Basic dans une interface riche.
Utilisez vos fonctions personnalisées dans l'Éditeur d'équations tout comme vous utilisez les fonctions@ et partagez-les
avec votre équipe.
Associer des champs connexes. Cliquez sur une valeur dans un champ et assignez une action basée sur cette
valeur. Ce type de champ vous permet de configurer des relations sur plusieurs bases de données. Par exemple, créez
un champ exécutoire sur le numéro du client dans la base de données d'un client afin de le relier à des factures
connexes. Les champs exécutoires peuvent également être utilisés pour exécuter des macros IDEAScript (voir ci-dessous)
ou d'autres applications.
Synthétiser vos données
Obtenez un aperçu de millions de transactions et affichez vos données dans un format complet et résumé.
Afficher des statistiques. Il est possible de
générer des statistiques pour tous les champs
numériques et champs date/heure dans une base de
données. Les statistiques peuvent également être
utilisées dans les équations pour comparer des
enregistrements distincts aux données statistiques de
l'ensemble de la base de données. Cliquez sur
n'importe quelle statistique pour afficher les
enregistrements connexes.
Synthétiser vos données. Stratifiez les fichiers
par un champ numérique, caractère ou date pour
catégoriser les enregistrements en bandes. Totalisez
vos données et vos données numériques pour chaque
clé unique; vous pouvez totaliser vos données, calculer
Écran 1 – Totaliser
la somme ou la moyenne et convertir vos résultats en
des diagrammes professionnels, et ce, en quelques
secondes à peine. Classez le contenu d'une base de
données à partir d'une date spécifiée pour un
maximum de six intervalles définis par l'utilisateur. Par exemple, il est possible de classer chronologiquement les comptes
en souffrance à la fin de l'exercice en vue de déterminer la provision pour ces créances.
Effectuer des analyses multidimensionnelles à plusieurs variables de grandes bases de données.
Vous pouvez glisser-déposer les champs de données requis dans un tableau croisé pour exécuter une analyse puissante.
Analyser vos données
Effectuez des tâches conçues tout particulièrement pour les audits et les analyses. Grâce à l'aspect convivial d'IDEA, les
comptables, les auditeurs, les professionnels financiers et les spécialistes des systèmes d'information peuvent exécuter
facilement leur propre analyse.
Extraire des enregistrements spécifiques. La fonction d'extraction, ou recherche d'exceptions, est la fonction la
plus utilisée. Elle sert à relever les éléments qui satisfont à une caractéristique précise telle que les paiements supérieurs à
10 000 $ ou les transactions effectuées avant une date donnée. Le critère d'extraction est entré au moyen de l'Éditeur
d'équation. Vous pouvez effectuer jusqu'à 50 extractions distinctes en une seule lecture du fichier de données. L'Éditeur
d'équation IDEA permet de créer des extractions simples ou complexes à l'aide d'une interface intuitive.
Extraire les enregistrements extrêmes. Vous pouvez extraire les premiers ou les derniers enregistrements. Par
exemple, vous pouvez extraire les dix premières transactions pour chaque compte.
Repérer les enregistrements manquants ou en double. Repérez les éléments en double dans la base de
données, par exemple les numéros de compte en double, les adresses en double ou des déclarations de sinistre en
double ou des demandes de prestation en double. La détection exclusive de doublons permet de repérer les doublons
mais seulement dans les cas où un champ spécifié est différent. Recherchez des écarts dans des séquences numériques
ou alphanumériques (par exemple, des numéros de facture) ou dans des plages de dates.
Relever les fraudes éventuelles. Décelez des erreurs possibles, des activités frauduleuses éventuelles ou toute autre
irrégularité en appliquant la loi de Benford. Cette loi stipule que les chiffres et les séquences de chiffres d'un ensemble
de données suivent un modèle prévisible. L'analyse fait le décompte de l'occurrence numérique de valeurs dans le fichier
et compare les totaux au résultat prévu suivant la loi de Benford.
Recherche. Retrouvez facilement du texte dans plusieurs champs d'une base de données sans avoir recours à une
équation pour préciser les critères. En entrant le texte que vous recherchez et en utilisant des caractères génériques, vous
pouvez repérer et isoler rapidement les transactions recherchées. Vous pouvez faire des recherches non seulement dans
les champs d'une base de données mais également dans plus d'une base de données, et ce, de façon simultanée.
Corrélation, analyse des tendances et séries chronologiques. Développé en collaboration avec le Dr Mark
Nigrini, IDEA vous permet d'analyser des données historiques et de prévoir des valeurs. Anticipez les données actuelles
et déterminez la différence entre les données prévues et les données réelles. Évaluez la relation entre deux variables
telles que les ventes réalisées par une division comparées aux ventes de l'ensemble de l'entreprise. Détectez les groupes
avec un plus haut niveau possible de fraude ou de transactions erronées.
Échantillonner vos données
IDEA offre cinq méthodes d'échantillonnage ainsi que la capacité de calculer des tailles d'échantillon selon les paramètres
fournis et aussi d'évaluer les résultats des échantillonnages.
Échantillonnage systématique : Entrez soit le nombre d'échantillons voulus ou l'intervalle; cette méthode vous
permet d'extraire des enregistrements d'une base de données à des intervalles définis.
Échantillonnage aléatoire : Entrez la taille de l'échantillon ainsi que l'étendue de laquelle les enregistrements seront
extraits par IDEA afin d'être placés dans un fichier distinct. Vous pouvez également extraire un nombre d'échantillons
aléatoires pour chaque bande générée par la stratification.
Échantillonnage par attributs : Déterminez le nombre d'échantillons que vous devez extraire aléatoirement afin
d'extrapoler (à l'étape de l'évaluation) les erreurs trouvées dans les échantillons pour la population complète.
Échantillonnage monétaire : Prévoyez le nombre total d'erreurs dans une base de données (population) en fonction
des erreurs trouvées dans un échantillon de la base de données en utilisant des méthodes d'échantillonnage avancées, y
compris des intervalles fixes ou de cellules, l'évaluation de plusieurs échantillons ou l'évaluation classique proportionnelle
à la taille.
Échantillonnage classique par variables : Sélectionnez des échantillons en fonction de caractéristiques
particulières comme l'estimation de la moyenne ou de la différence, de ratios combinés et séparés ou de la régression
individuelle. Cette méthode d'échantillonnage vous permet de stratifier (en fonction de la valeur monétaire), de planifier,
d'extraire et d'évaluer vos échantillons.
Utiliser plusieurs fichiers de données
Chaque fois que vous devez faire correspondre, valider ou ajouter de l'information provenant de différentes sources, IDEA
peut vous aider en vous proposant plusieurs fonctions que vous pouvez utiliser pour atteindre votre but.
Créer une connexion visuelle entre plusieurs bases de données. Générez une seule base de données à
partir de plusieurs autres bases de données qui partagent des champs communs ou clés. Pour créer un seul fichier à
partir de plusieurs fichiers avec une clé commune en utilisant le connecteur visuel, il faut sélectionner un fichier principal
et ensuite connecter des fichiers qui renferment des enregistrements concordants. Le connecteur visuel prend en charge
les relations univoques (un-plusieurs) et multivoques (plusieurs-plusieurs).
Combiner deux bases de données pour n'en créer qu'une seule. Vous pouvez tester les données qui
concordent ou qui ne concordent pas sur l'ensemble des bases de données. Vous pouvez également comparer
l'information contenue dans les bases de données et celle provenant d'autres sources comme des enregistrements
d'employés ou une base de données de fournisseur en utilisant l'adresse ou le numéro de téléphone.
Fusionner deux bases de données ou plus en une seule. Par exemple, il est possible de fusionner 12 bases
de données mensuelles de paie pour produire un fichier de toutes les opérations de paie de l'année.
Déterminer rapidement les différences entre deux bases de données en prenant un champ commun
comme critère. Par exemple, vous pourriez comparer un champ numérique de différents systèmes, par exemple, la
quantité sur la base de données principale sur les stocks par rapport à la quantité sur la base de données sur l'inventaire
physique.
Traiter vos données
IDEA peut lire et traiter des millions d'enregistrements en quelques secondes. IDEA peut traiter un nombre illimité
d'enregistrements.
Automatiser vos processus
Automatisez les tâches répétitives et créez des fonctions ou des tests spéciaux.
Créer vos propres macros. IDEAScript est un langage de programmation orienté vers la définition des objets
compatible avec LotusScript™ et Visual Basic for Applications™ de Microsoft. Les macros IDEAScript peuvent être créées
soit en enregistrant une série d'étapes, soit en copiant des éléments de l'historique ou de l'aperçu du projet (voir cidessous), soit en tapant les paramètres dans une fenêtre macro ou une combinaison de ce qui précède.
Nul besoin de connaître la programmation. Maintenant, vous pouvez créer vos propres macros automatiques
sans aucune expérience en programmation. Il vous suffit d'enregistrer certaines tâches communes puis de choisir de
créer Visual Script. Vous pouvez modifier votre macro en ajoutant ou en supprimant les tâches à partir d'un menu simple
et en utilisant les boîtes de dialogue IDEA.
Rapporter et Documenter vos résultats
IDEA crée un enregistrement de tous les changements effectués à toutes les bases de données dans un projet et maintient une
piste d'audit de toutes les opérations exécutées sur chaque base de données.
Examiner une piste d'audit de toutes les opérations exécutées sur une base de données. Présenté sous
la forme d'une liste extensible facile à utiliser, l'historique vous montre tous les détails relatifs à chaque tâche exécutée sur
un fichier particulier. Chaque tâche effectuée automatiquement génère un code IDEAScript, qu'il est possible de copier
dans l'éditeur IDEAScript à des fins de réexécution.
Examiner une piste d'audit graphique pour l'ensemble de votre projet. L'aperçu de projet fournit une piste
d'audit graphique pour l'ensemble d'un dossier de travail. Vous pouvez également afficher les bases de données et les
résultats dans votre projet sous la forme d'un tableau. Vous pouvez même créer Visual Script ou IDEAScript directement
à partir de l'aperçu de projet.
Écran 2 – Aperçu du projet