Optimiser sa fonction d`AA v231213FG
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Optimiser sa fonction d`AA v231213FG
V010711 OPTIMISER SA FONCTION D’ASSISTANT(E) D’AGENCE OBJECTIF(S) A l’issue de la formation les stagiaires seront capables de : Connaître les différentes ressources possibles d’organisation du temps à partir du recensement effectué au préalable Choisir leurs outils et leurs moyens Apprendre à choisir leurs priorités à partir de l’élaboration de leurs objectifs Planifier leur temps à la journée, à la semaine et au mois Identifier les clefs de la gestion du temps S’organiser sur leur poste et dans leur fonction quotidienne Optimiser sa polyvalence Optimiser le poste accueil Repérer le candidat potentiel Gérer un public difficile PUBLIC CONCERNE Assistant(e) d’Agence NOMBRE DE STAGIAIRES Minimum : 3 Maximum : 10 PRE-REQUIS Expérience professionnelle : 1 mois minimum dans la société DUREE 2 jours soit 14 heures METHODES, MOYENS PEDAGOGIQUES ET D’ENCADREMEMENT MIS EN ŒUVRE Avec l'accompagnement de l'animateur : Mise en pratique avec des exercices Utilisation et appropriation d'outils de gestion du temps Analyse personnelle et mise en place d'un plan de développement commun Remise d’un support pédagogique Validation des acquis Remise d’une attestation de présence individuelle à la fin de la formation pour le suivi intégral de la formation VALIDATION DE FIN DE FORMATION Evaluation MAN'AGIR Consultants S.A. Un pôle de compétences associées 15, rue Ambroise Thomas PARIS 75009 Tél. 01.45.23.22.22 Fax. 01.45.23.22.24 e-mail : [email protected] TVA intra-communautaire FR 644 228 11539 S.A. au capital de 100 000 Euros APE 8559A RCS 422.811.539.000.28 www.managir.com 1/4 PROFIL DU FORMATEUR Formateur expert sur les problématiques d'organisation et de gestion. Spécialiste du Travail Temporaire. INFORMATION ET SUIVI Organisation administrative et logistique : Tél : 01.45.23.22.51 – mail : [email protected] Programme, objectifs et méthodes pédagogiques : Tél : 01 45 23 22 32 ou 85 - mail : [email protected] 2/4 CONTENU OUVERTURE DE LA FORMATION Présentation du stage, des méthodes utilisées et des objectifs à atteindre Présentation et attentes des participants L'OPTIMISATION DE LA GESTION DE SON TEMPS EN AGENCE D'EMPLOI Faisons un état des lieux : Quelles sont vos missions ? Quels sont vos objectifs ? (chiffre et échéance) Quelle est votre organisation actuelle ? o Répartition tâches ? o Résultats ? Quelles sont les difficultés rencontrées ? Identifions les éléments parasites : Venant de moi Venant de mes collègues Venant de mon hiérarchique Venant de mon activité Les 6 règles de conduite à avoir Savoir où l'on va Garder à l'esprit les priorités de l'entreprise Se focaliser sur l'essentiel Lutter contre soi-même Intégrer les autres dans sa propre gestion du temps Anticiper et composer avec les événements La gestion des priorités Faire la différence entre l'urgent et l'important La répartition des tâches Les outils de la gestion du temps Le process de répartition des taches La méthode de délégation Le travail en temps masqué 3/4 LES FONDAMENTAUX DE LA QUALITE D'ACCUEIL EN AGENCE D'EMPLOI Accueillir les candidats Les principes fondamentaux de l’accueil Le comportemental Gérer le flux Identifier rapidement le potentiel d’un candidat Savoir dire non Véhiculer les valeurs de la société Focus sur l'accueil téléphonique La gestion administrative Comment organiser et classer ses fichiers ? Faire vivre ses fichiers Focus sur l'utilisation d'Outlook Savoir gérer les situations d'agressivité Comprendre et canaliser son comportement face à une situation agressive Prévenir et affronter une situation d’agression TRAVAIL INDIVIDUEL : EVALUATION DES ACQUIS Savoir : Quizz CONCLUSION - EVALUATION ECRITE ET ORALE 4/4