Sélection d`un « service provider » pour le Programme de Transfert

INVITATION A SOUMISSIONNER
POUR LA
Sélection d’un « service provider » pour le Programme de
Transfert Monétaire aux 100 prestataires de santé dans les
localités enclavées et à accès difficiles et de 5 staffs pour le
niveau central du Programme Elargi de Vaccination (phase1)
DANS LE CADRE D’UN ACCORD A LONG TERME (LTA)
LRFP-GUIA-2016-9126911
Date de Republication : Mercredi 24 Aout 2016
Date de clôture : Mercredi 31 Aout 2016 à 15h00 (Heure locale en Guinée)
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INTRODUCTION A L’INVITATION A SOUMISSIONNER
Date: 24 août 2016
Objet : Invitation à soumissionner dans le cadre d’un accord à long terme (LTA) pour la
Sélection d’un « service provider » pour le Programme de Transfert Monétaire aux 100
prestataires de santé dans les localités enclavées et à accès difficiles et de 5 staffs pour le
niveau central du Programme Elargi de Vaccination (phase1)
Monsieur/Madame,
Le Fonds des Nations Unies pour l’enfance (UNICEF) en Guinée souhaite établir un Accord à Long Terme (LTA)
pour le transfert monétaire aux 100 prestataires de santé dans les localités enclavées et à accès difficiles et de 5
staffs pour le niveau central du Programme Elargi de Vaccination.
Les sociétés régulièrement inscrits au registre du commerce et spécialisés dans le service de transfert monétaires sont
invitées à soumettre une offre.
Retrait du dossier
Le Dossier d’Appel d’Offres peut être consulté sans frais et téléchargé sans frais sur le site internet suivant :
www.guineenews.org ou demande à l’UNICEF en adressant un e-mail à [email protected]
Réception des offres
L’offre technique et l’offre financière seront déposées dans deux enveloppes séparées sous pli fermé et cacheté à la
réception du bureau de l’UNICEF, Corniche Coleah, Corniche Sud – BP 222, Conakry, Guinée et porteront la
mention :
UNICEF – Avis d’Appel d’Offres LRFP-GUIA-2016-9126911
« Invitation à soumissionner
dans le cadre d’un accord à long terme (LTA) pour la
Sélection d’un « service provider » pour le Programme de Transfert Monétaire aux 100 prestataires
de santé dans les localités enclavées et à accès difficiles et de 5 staffs pour le niveau central du
Programme Elargi de Vaccination (phase1)»
La date limite de réception des offres est fixée au 31 Aout 2016 à 15 heures.
Toutes les offres reçues après la date et heures indiquées ou envoyées à toute autre adresse, seront rejetées.
Tout soumissionnaire désirant des éclaircissements ou compléments d’informations sur le dossier d’appel à
propositions, pourra envoyer une requête, par email uniquement, au Superviseur de cette consultation à l’adresse
suivante : [email protected] au plus tard le Mercredi 17 Aout 2016 soit sept (7) jours avant la date limite de dépôt
des propositions.
CETTE ADRESSE NE DEVRA PAS ETRE UTILISEE POUR L’ENVOI DES SOUMISSIONS.
Chef des Operations a.i
Daouda Diop
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CONTEXTE
I-
L’éruption de l’épidémie à virus Ebola, déclarée en Guinée en Mars 2014, a eu un impact négatif sur
l’utilisation des services de santé infantile en particulier ceux en âge d’être protégés par la vaccination.
Cette sous-utilisation serait causée essentiellement par la peur d’une contagion chez la population à
fréquenter les structures sanitaires, la démobilisation du personnel existant de crainte de se faire infecter et
l’insuffisance de vaccins et autres consommables pour l’offre de service efficace des enfants dans les
structures sanitaires et dans les communautés surtout en milieu rural.
Ainsi, la disponibilité du personnel pour l’offre des services de santé maternelle, néonatale et infantile en
général et la vaccination en particulier et les stratégies avancées déjà en deçà des besoins dans le pays,
s’amoindrissent davantage notamment les agents vaccinateurs. Du coup, la couverture vaccinale et
l’utilisation des services de PEV sont ralentis entrainant ainsi un risque de morbidité et de mortalité
infantile élevée.
En dépit des efforts fournis dans le cadre du développement des services à base communautaires qui est
une stratégie développée par le ministère de la santé pour amélioration de l’accès des services, la
couverture vaccinale reste encore très faible.
Pour mitiger l’impact négatif de l’épidémie Ebola sur l’utilisation des services de santé par les
communautés notamment les enfants à vacciner, et pour rendre opérationnel ce processus, le Ministère de
la Santé à travers la Division des Ressources Humaines, avec l’appui de GAVI a recruté 100 prestataires
pour le renforcement des capacités des structures sanitaires à offrir les services de vaccination de qualité.
Ces prestataires sont localisés dans les zones à accès difficiles ou les besoins en ressources humaines sont
des plus importants. En plus de ces 100 prestataires, le niveau central du PEV va bénéficier de 5 staffs pour
renforcer les unités de la communication, du monitoring et de la maintenance de la chaine de froid.
Une fois déployés et enregistrés, les conditions de paiement remplis, les prestataires bénéficiaires vont
recevoir les transferts monétaires de l’UNICEF pour le compte du Programme Elargi de Vaccination
(PEV). Les transferts monétaires au bénéfice de ces prestataires utiliseront exclusivement des techniques
sécurisées via les paiements mobiles (transfert électronique).
Les présents termes de référence sont développés pour la sélection d’un Service Provider chargé d’assurer le paiement des
105 prestataires de santé pour le compte du Programme Elargi de Vaccination pendant une période initiale de 5(cinq) mois
MANDAT DU SERVICE PROVIDER
II

Le mandat du Service provider consiste à assurer les paiements des transferts d’argent au
niveau des Préfectures de résidence/fonction des prestataires de sante du PEV auprès d’une
caisse (fixe ou mobile) conformément au calendrier défini par les deux parties (UNICEF et
Service Provider).
Le Service Provider s’engage à exécuter les services de paiement des bénéficiaires du PEV
conformément aux clauses de la convention ainsi qu’aux normes comptables et financières
requises.
Les cartes SIM seront fournies par le service provider avec tout accessoire permettant aux
bénéficiaires de sécuriser la garde des cartes. A cet effet, la fourniture de postes téléphoniques
a tous les bénéficiaires du Programme devra faire partie du package à offrir par le Service
Provider.
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Pour mitiger le risque de perte de téléphone ou d’utilisation avec d’autres cartes SIM, le
Service Provider devra également configurer les postes téléphoniques de manière à restreindre
l’utilisation au seul operateur choisi dans le cadre du Programme.
Le Service provider précisera également dans son offre les modalités de remplacement des
cartes en cas de perte, de vol ou de défaillance. Les cartes ainsi fournies seront gardées
actives jusqu’à la fin du contrat entre l’UNICEF et le Service Provider sans qu’il soit nécessaire
de les recharger en crédits d’appel.
III-
MODE OPERATOIRE DES PAIEMENTS AUX BENEFICIAIRES
Le PEV mettra en place un système d’information pour la gestion de ses bénéficiaires, l’UNICEF mettra
à la disposition du Service Provider les fichiers électroniques contenant la liste des bénéficiaires ainsi
que les montants à payer.
3.1 Modalité de paiement des bénéficiaires
Sur la base de la liste définitive des bénéficiaires, le Service Provider ouvrira un compte et le rattachera
à chaque bénéficiaire.
Le Service Provider détaillera dans son offre les étapes à suivre pour l’ouverture des comptes.
Le Service Provider développera les concepts de caisse mobile et caisse fixe dans son offre afin de
garantir le retrait en espèces dans les délais requis.
En tenant compte de la situation géographique de la Préfecture, prévoir un système alternatif à utiliser
en cas d’absence de réseau téléphonique.
Le paiement des transferts aux bénéficiaires du PEV se fera :
- mensuellement, à des dates qui seront définies entre les deux parties (UNICEF et Service Provider).
- et par remise du montant aux prestataires du PEV selon la liste nominative des bénéficiaires
à payer après l’émission d’un ordre de virement de l’UNICEF en faveur du Service
Provider, pour un montant égal à la totalité des primes à payer par le Service Provider.
- avant les premiers transferts, le Service Provider offrira, pour chaque Région ou intervient
le Programme, une formation aux bénéficiaires sur le mode de paiement et tout le processus
qui l'accompagne;
Le Service Provider effectuera le paiement aux bénéficiaires dans un délai maximum de 2 jours
ouvrables à compter de la réception de l’ordre de transfert effectue par l’UNICEF. Aucun changement
de date ne sera recevable sauf cas de force majeur avec justificatif.
Le Service Provider notifiera les bénéficiaires de l’effectivité du transfert par le procédé « short message
service » ou « sms ».
Le Service Provider doit effectuer en totalité le paiement de la somme inscrite dans l’état de paiement
en provenance de l’UNICEF.
Le compte Mobile money doit être individuel et attitré à un seul et unique bénéficiaire. Une carte SIM
attribuée à un bénéficiaire ne doit plus être attribuée à d'autre personne même s'il ne l'utilise que rarement
pendant la durée du Programme.
En cas d’indisponibilité du bénéficiaire au moment de la date prévue de paiement, le Service Provider
cumulera le montant non perçu dans le compte du bénéficiaire concerné.
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Le Service Provider précisera dans sa méthodologie le traitement des cas suivants :

Des pertes de cartes SIM

Utilisation illégale des comptes,

Non retrait de 2 transferts consécutifs par un bénéficiaire

Indisponibilité ou Décès du bénéficiaire au moment des paiements,

Changement de poste telephonique,

Intégration en cours de contrat de nouveaux bénéficiaires.
Le Service Provider proposera dans son offre sa méthodologie de traitement des erreurs liés aux
transferts telles que :

cas de surplus ou de manque dans les fonds à être payés aux bénéficiaires ;

cas d’erreur sur le bénéficiaire.
Le Service Provider devra intégrer et prévoir dans son offre tout frais relatif à l'acheminement et la
sécurisation des fonds vers les lieux de paiement des bénéficiaires.
En cas d’indisponibilité temporaire (maladie, raison professionnelle,..) ou définitive (décès) du
bénéficiaire inscrit dans la liste nominative initialement fournie par l’UNICEF, l’UNICEF informera
le Service Provider de tout changement pour les régularisations nécessaires. La modification de la liste
des bénéficiaires sera faite uniquement par l’UNICEF sur proposition du PEV.
Toute régularisation demandée par l’UNICEF doit s’effectuer dans les 24h et par écrit.
Le Service Provider devra organiser les paiements de sorte que les bénéficiaires attendent :



dans des conditions minimales de confort acceptables. (abri de la pluie et du soleil)
pas plus de trois heures dans les lieux de paiements.
à des lieux et aux heures garantissant la sécurité des bénéficiaires
Le paiement du transfert sera sécurisé par :
- le virement bancaire initié par l’UNICEF en faveur du Service Provider ;
- la garantie par le Service Provider de la disponibilité, dans les Préfectures, lieu de paiement et
résidence des bénéficiaires, des sommes qui lui ont été virées dans le cadre du paiement des
bénéficiaires ;
3.2 Zones d’intervention


Pour la présente phase du Programme, les activités du PEV sont exécutées dans 8
Régions répartis dans 32 préfectures de la Guinée.
Les détails des montants approximatifs à transférer sont présentés dans le tableau ci-après :
Régions sanitaires
BOKE (15)
KINDIA (15)
5|Page
DPS/DCS
Boke
Boffa
Fria
Gaoual
Koundara
Kindia
Telimele
Nombres
Salaire
de
mensuel
prestataires
GNF
4
700,000
2
700,000
2
700,000
4
700,000
3
700,000
2
700,000
8
700,000
Total
mensuel à
payer
2,800,000
GNF
1,400,000
1,400,000
2,800,000
2,100,000
1,400,000
5,600,000
Total à
payer pour
la14,000,000
phase 1
GNF
7,000,000
7,000,000
14,000,000
10,500,000
7,000,000
28,000,000
Régions sanitaires
MAMOU (09)
LABE (13)
FARANAH (06)
KANKAN (20)
NZEREKORE (22)
Nombres
Salaire
de
mensuel
prestataires
GNF
Forecariah
3
700,000
Dubreka
2
700,000
Mamou
3
700,000
Pita
3
700,000
Dalaba
3
700,000
Labe
1
700,000
Lelouma
3
700,000
Tougue
3
700,000
Mali
5
700,000
Koubia
1
700,000
Faranah
1
700,000
Dabola
1
700,000
Dinguiraye
2
700,000
Kissidougou
2
700,000
Kankan
4
700,000
Kouroussa
3
700,000
Mandiana
4
700,000
Kerouane
5
700,000
Siguiri
4
700,000
NZerekore
4
700,000
Macenta
5
700,000
Gueckedou
4
700,000
Beyla
4
700,000
Lola
3
700,000
Yomou
2
700,000
DPS/DCS
Coordination Nationale du
PEV (05)
TOTAL
IV-
5
105
1,500,000
Total
mensuel à
payer
2,100,000
GNF
1,400,000
2,100,000
2,100,000
2,100,000
700,000
2,100,000
2,100,000
3,500,000
700,000
700,000
700,000
1,400,000
1,400,000
2,800,000
2,100,000
2,800,000
3,500,000
2,800,000
2,800,000
3,500,000
2,800,000
2,800,000
2,100,000
1,400,000
Total à
payer pour
la10,500,000
phase 1
GNF
7,000,000
10,500,000
10,500,000
10,500,000
3,500,000
10,500,000
10,500,000
17,500,000
3,500,000
3,500,000
3,500,000
7,000,000
7,000,000
14,000,000
10,500,000
14,000,000
17,500,000
14,000,000
14,000,000
17,500,000
14,000,000
14,000,000
10,500,000
7,000,000
7,500,000
37,500,000
77,500,000
387,500,000
OUTILS ET REPORTING
4.1 Plateforme de suivi des Operations de paiement
Pour faciliter le suivi des Operations de paiement en temps réel, le Service Provider donnera à
l’UNICEF des accès sur une plateforme dynamique, fiable et sécurisée permettant, entre autres, les
services de consultation et d’Edition de rapports avec le statut des transactions.
4.2 Rapports
Pour chaque tranche de financement transférée par l’UNICEF au Service Provider pour le paiement en
faveur des bénéficiaires du PEV, le Service Provider dressera l’état de l’utilisation de chaque tranche
de financement transféré à son compte. Le rapport détaillé sera établi suivant le canevas qui lui sera
remis à la signature de la convention, sur l’exécution des paiements en faveur bénéficiaires cités plus
haut.
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Le rapport accompagné d’une facture définitive sera remis à l’UNICEF au plus tard 05 jours après
la fin de chaque paiement. Le rapport sera établi en une version électronique. Les états de
paiement ainsi que la facture définitive en seront les annexes. Une copie sera transmise au PEV.
Les reliquats et absences qui n’ont pas été payés devront être remboursés par le Service Provider.
Le Service Provider tiendra régulièrement des réunions avec l’UNICEF et le PEV pour discuter de la
performance, des défis et des risques du Programme, des problèmes rencontrés, et d'identifier les
corrections primordiales et les ajustements nécessaires.
4.3 Evaluation
Pour la pérennisation de cette initiative et élargissement à d’autres activités financées par l’UNICEF,
le Service Provider sera évalué au terme de la 1ere phase du Programme.
L'évaluation se basera sur les notes de qualité de sa prestation et le nombre de plaintes reçues.
Les critères suivants seront considérés : respect du calendrier de paiement (date et horaire), qualité de
gestion du transfert, (organisation), respect des délais de remise des rapports, respect des droits des
bénéficiaires, respect des clauses contractuelles,
Les résultats de l’évaluation pourront conduire à la résiliation du contrat.
La modalité, les critères d'évaluation et les conditions de poursuite du contrat sont détaillés ci-dessous :
NOTE 1 SUR LA QUALITE DES PRESTATIONS
CRITERES
1. respect du calendrier de paiement (date et horaire)
2. qualité de réalisation du transfert (organisation relation avec les
bénéficiaires)
3. Respect
des clauses contractuelles
TOTAL
NOTE 1= INSUFFISANTE
NOTE = N1
N1=(maximum 9)
NOTE 2= MOYENNE
NOTE 3= BONNE
Détail de la NOTE 1
RESPECT DU
CALENDRIER QUALITE DE REALISATION DU
QUALITE
DE
TRANSFERT (ORGANISATION,
# DE
PAIEMENT
RELATION AVEC LES
PRESTATION
(DATE ET
BENEFICIAIRES)
HORAIRE)
-Transfert effectué sans le système
prévu dans le contrat sur site
-Caissier indélicat avec les
bénéficiaires
Horaire et jour
-Matériel logistique insuffisant (état
1
INSUFFISANTE de paiement
de paiement,…)
=
non respecté
-attente d’un bénéficiaire pendant
plus de 5h
-paiement mal organisé et non
préparé
7|Page
QUALITE DES
RAPPORTS ET
RESPECT DES
CLAUSES
CONTRACTUELLES
-Non respect de plus
de 3 clauses du contrat
2
MOYENNE
=
Jour de
paiement
respecté mais
Horaire décalé
3
BONNE
=
Horaire et
jour de
paiement
respecté
-Transfert effectué sans le système
prévu dans le contrat sur site
-Caissier indélicat avec les
bénéficiaires
-Matériel logistique suffisant (état
de paiement,…)
-attente d’un bénéficiaire pendant
plus de 3h
-paiement organisé mais non
préparé
-Transfert effectué suivant le
système prévu sur site
-Caissier courtois et accueillant
-Matériel logistique suffisant (état
de paiement,…)
-attente d’un bénéficiaire pendant
moins de 2h
-paiement organisé et préparé
-Non respect des 3
clauses du contrat
- Respect des clauses
du contrat
NOTE 2 SUR LE NOMBRE DES PLAINTES RECUES
APPRECIATION
Nombre de plaintes (P) reçues par NOTE
site
0 ≤ P ≤ 10
6
BONNE PERFORMANCE
11 ≤ P ≤ 25
3
PERFORMANCE MOYENNE
P > 25
1
PERFORMANCE INSUFFISANTE
La somme des notes obtenues par une agence de paiement N = N1 + N2 va de 4 à 15.
Le classement et l'appréciation se feront suivant les intervalles de :
Total des Notes
N
4à9
10 à 12
PERFORMANCE
PERFORMANCE
INSUFFISANTE MOYENNE
13 à 15
BONNE PERFORMANCE
V-
Appreciation
Mesure
Contrat non reconduit
Reconduction avec des mesures de suivi plus
rapprochées
Reconduction
QUALIFICATIONS REQUISES:
Le Service Provider doit être une entité dotée de la capacité d’assurer les services et de s’acquitter des
obligations décrites dans les présents termes de référence, dûment autorisée à exercer ses activités et
ayant une existence légale sur le territoire de la République de Guinée.
Les critères de qualification du Service Provider sont les suivants :
(a) avoir une expérience de Service provider en transfert d’argent correspondant au moins au
nombre de DEUX (02) de même nature et complexité que les prestations de services objet
de cet appel d’offres pendant les TROIS (03) dernières années (pour être admises, ces
activités doivent être terminés au moins pour 100 pour cent) ;
(b) Pertinence des moyens d’intervention et de transfert au niveau de chaque préfecture
d’intervention du Programme.
(c) Autres qualifications
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Tout Service provider qui souhaite faire une soumission devra remplir les conditions suivantes :





être basée en Guinée et constituée selon les lois et les règlements en vigueur ;
avoir son siège ou une agence dans l’une des zones d’intervention du Programme ;
avoir un réseau bien structuré dans la zone d’intervention ;
avoir une structure de gouvernance solide ;
avoir démontré un engagement envers les populations en milieu rural et majoritairement
les femmes et les enfants;
 disposer de politiques, de procédures, de l’organisation et du personnel d’exploitation
nécessaires pour évaluer les risques et superviser le paiement des primes aux
bénéficiaires du PEV.
 doter d'une large couverture géographique réseau;
 posséder des systèmes d’information pour la gestion et la prise de décision (plateforme)
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