Pas à pas OM ITINERANT

Pas à pas : ULYSSE – personnels itinérants
Comment saisir un ordre de mission ?
Initialisation d’un ordre de mission à partir d’un ordre de mission permanent
1. Pour créer un nouvel ordre de mission (OM), sélectionner dans la liste déroulante du menu le lien correspondant ou utiliser le raccourci
disponible.
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2. L’écran de création d’un nouvel OM est affiché. Il est alors possible de créer un OM vierge ou de l’initialiser à partir d’un autre document (OM
existant ou OM Permanent).
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le document vierge : sert pour la création de tout OM ponctuel.
l’OM Permanent : est créé par les services gestionnaires pour tout itinérant autorisé à utiliser son véhicule personnel dans le cadre de la mission
qui lui a été confié.
L’Initialisation à partir d’un ordre de mission du collaborateur : sert à créer un OM à partir d’un modèle. L’agent par défaut est sélectionné, il
peut être modifié en cliquant sur la loupe. La liste des précédents OM de l’agent en référence s’affiche ; sélectionner le modèle en cliquant sur
son numéro, son lieu ou sa date. Le nouvel OM ainsi créé reprendra l’ensemble des données de l’OM sélectionné dans les pavés Général et
Prestations.
L’initialisation d’un OM ponctuel à partir d’un OM permanent : est obligatoire pour les personnels itinérants munis d’un OM permanent
(OMP).
L’OM ponctuel à partir d’un OM Permanent permet de tenir compte des kilomètres déjà parcourus par l’agent.
Les personnels itinérants doivent saisir un OM ponctuel rattaché à l’OMP de référence avant leur déplacement en mission.
L’OM ponctuel à partir d’un OMP reprend les données de l’OMP.
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3. Initialiser un OM ponctuel à partir d’un OM permanent
A partir de l’écran de création d’un OM, sélectionner « initialisation d’un OM Ponctuel à partir d’un OMP ».
La liste des OMP validés s’affiche, choisir l’OMP de référence.
L’OM en cours de création présentera un champ supplémentaire : référence de l’OMP de rattachement
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4. Préparer son déplacement : saisir son ordre de mission d’après d’un OMP
Dès détention d’un OMP validé, l’agent a l’obligation de saisir un OM ponctuel rattaché à l’OMP avant le déplacement en mission.
Cet OM ponctuel peut être mensuel et regroupe les déplacements effectués à l’intérieur de la période définie.
L’OM ponctuel est constitué de plusieurs « blocs » ou « pavés » d’informations que l’utilisateur devra renseigner successivement .
Pavé général
Ce pavé permet de définir les données administratives de la mission.
A noter : Certaines informations sont facultatives, d’autres doivent obligatoirement être renseignées. Un champ de saisie obligatoire est
identifiable rapidement par un astérique* affiché à côté du libellé du champ.
L’agent doit compléter son lieu de départ et son lieu de retour. La loupe ouvre une liste de choix.
Le lieu de départ est par défaut la résidence administrative.
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L’agent doit saisir la destination principale de sa mission (un moteur de recherche se met en route dès saisie des premiers caractères) de ses
déplacements.
Si la destination ne fait pas partie des villes proposées, il reste toujours possible de la saisir en toutes lettres dans le champ (ex : texte libre :
Département de … ; Circuit …) et de la rattacher à un pays.
L’agent doit ensuite saisir le type de sa mission dans le menu déroulant.
L’agent muni d’un OMP doit impérativement sélectionner Personnels itinérants .
Le choix Personnels itinérants va supprimer certains « blocs » pour adapter l’ordre de mission aux personnels itinérants.
Des alertes vont demander à l’agent de continuer. Cliquer sur OK.
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L’OM ponctuel reprend automatiquement les données de début et de fin de mission ainsi que l’objet de la mission saisies dans l’ordre de
mission permanent.
L’agent doit alors modifier ses données et inscrire la période de l’ordre de mission ponctuel en cours (ex : déplacements du mois d’octobre = du
1er au 31 octobre 2009). Les horaires saisis n’ont pas d’incidence dans le calcul des indemnités de mission.
L’enveloppe budgétaire et le centre de coûts CHORUS sont repris d’après les données renseignées dans la fiche profil de l’agent. Ces données
sont modifiables par le service gestionnaire.
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Exemple de saisie du pavé général pour un mois de déplacement :
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Pavé Frais prévisionnels
Ce pavé permet de détailler l’ensemble des dépenses prévues au cours de la mission.
Pour déclarer un frais prévisionnel, cliquer sur l’un des icônes de création rapide puis renseigner les champs demandés.
Un itinérant peut saisir des frais de parking, de péage, de repas et de transports en commun.
Exemple de saisie :
- pour un frais parking :
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pour un frais péage :
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pour des repas :
L’agent a alors 2 possibilités :
• soit il inscrit un frais de repas par jour de déplacement
• soit il inscrit le nombre total de repas prévus pour la période de l’ordre de mission dans la case Nombre de repas.
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pour du transport en commun (Navigo) :
Le bloc Frais prévisionnels récapitule les frais saisis et somme automatiquement une estimation des frais qui seront engagés.
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Pavé Saisie des indemnités kilométriques
Ce pavé permet de détailler les indemnités kilométriques prévues au cours de la mission.
L’agent devra renseigner le pavé indemnités kilométriques pour déclarer ses trajets prévisionnels et le nombre de kilomètres correspondants.
Dès validation, le compteur de kilomètres de l’ordre de mission permanent sera incrémenté des kilomètres déclarés dans l’ordre de mission
ponctuel.
Pour saisir les indemnités kilométriques, cliquer sur Créer :
1. Sélectionnez le véhicule dans la liste de choix
Dans le cas d’un OMP, le véhicule de l’agent ainsi que ses caractéristiques (puissance fiscale) auront été déclarés au préalable dans la fiche
profil de l’agent.
2. Sélectionnez le barème kilométrique : Indemnités Kilométriques standard dans la liste de choix
3. Saisissez vos déplacements : 3 possibilités
1.
Vous effectuez 1 circuit (ligne 1 dans l’exemple ci-dessous) :
- saisir le jour de déplacement
- détailler le trajet (départ – étapes – arrivée)
- saisir 1 en nombre de trajets
- saisir le nombre total de kilomètres parcourus dans les kilomètres remboursés
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2.
Vous effectuez plusieurs déplacements « simples » (lignes 2 et 3 de l’exemple) :
saisir les jours de déplacement
saisir les trajets parcourus
saisir le nombre de trajets (1 pour 1 aller simple, 2 pour un aller retour)
saisir les kilomètres parcourus (il s’agit de la distance d’un trajet simple)
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3.
Vous effectuez plusieurs fois le même déplacement (ligne 4 de l’exemple)
saisir une date
saisir le trajet parcouru
saisir directement le nombre total de trajets parcourus pour la même distance
saisir le kilométrage parcouru pour un aller simple.
ULYSSE somme automatiquement le nombre total de kilomètres à rembourser et calcule en fonction de la puissance fiscale du véhicule
choisi et du nombre de kilomètres déjà effectués, le montant des indemnités kilométriques de l’ordre de mission.
Si l’agent ne connaît pas le nombre de kilomètres à rembourser, il peut cliquer sur le lien « Cliquez ici pour se rendre sur MAPPY » . Le
site MAPPY s’ouvre alors dans une nouvelle fenêtre.
Une fois les déplacements saisis, cliquer sur Enregistrer.
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5. Soumettre son ordre de mission à validation
Quand tous les pavés et informations obligatoires ont été renseignés et que l’ordre de mission ne comporte plus d’anomalie bloquante, l’agent peut envoyer son
OM en validation.
Cliquer sur « Avancer » de l’OM ou la flèche verte :
Pour information : ULYSSE somme automatiquement les frais engagés dans l’ordre de mission. Le montant se calcule automatiquement en fonction des frais
et des indemnités kilométriques saisis. La somme totale est indiquée sous la référence de l’ordre de mission.
L’ agent demande à passer au statut 2 : en attente de validation hiérarchique
Lors de la demande de changement de statut, ULYSSE affiche une page de détail dans laquelle l’agent :
1. peut saisir un commentaire à l’attention du valideur de son document
2. doit sélectionner un destinataire : soit en conservant le valideur affiché par défaut s’il existe ou en ouvrant la fenêtre en cliquant sur la loupe pour
sélectionner un valideur parmi la liste des personnes habilitées à valider le document
3. peut choisir de prévenir ou de ne pas prévenir le destinataire par l’envoi d’un mail
4. doit cliquer sur confirmer le changement de statut : ULYSSE modifie automatiquement le statut du document en cours qui n’est alors plus modifiable
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Après validation du valideur hiérarchique puis du service gestionnaire, l’ordre de mission ponctuel sera validé. Ces validations se feront au niveau du
service gestionnaire.
6.
Régularisation
Un ordre de mission validé n’est plus modifiable. Néanmoins, à son retour de mission, l’agent peut procéder à la régularisation de l’OM afin qu’il
corresponde à la réalité de la mission. Pour cela, l’agent passe l’ordre de mission du statut V (validé) au statut RM (régularisation mission).
Attention : Ces modifications sont a effectuer si les informations du pavé général de l’ordre de mission validé ne correspondent plus (dates de début et de
fin de mission…). Si ce sont les frais prévisionnels ou les indemnités kilométriques qui ne correspondent plus, l’agent n’a pas besoin de modifier son ordre
de mission, il régularisera ces données dans l’état de frais.
Pour régulariser un OM :
- Rappeler l’OM validé (bloc « Ordres de mission en cours de traitement » dans l’écran d’accueil)
- Cliquer sur la flèche orange ou sur Revenir
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Faire passer l’état au statut régularisation mission
Effectuer les modifications nécessaires et soumettre de nouveau l’ordre de mission à validation. (reprendre la même procédure qu’en 5.).
Un OM en attente de validation reste toujours modifiable par l’agent.
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