Conception de PV et RN - version de novembre 2010

Université d’Angers
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D.S.I. - Service Applications
Novembre 2010
Support de formation Apogée.
Conception de procès verbaux (PV)
et de relevés de notes (RN).
Cette formation a pour objectif d’apprendre aux utilisateurs comment concevoir des documents
pour une délibération de jury (PV) ainsi que des relevés de notes à l’attention des étudiants.
C’est le domaine Collecte et diffusion des résultats qui servira tout au long de cette formation.
Pré-requis :
Toute cette formation est basée sur le principe que les travaux qui suivent sont déjà réalisés.
• La structure des enseignements (définition des éléments pédagogiques « ELP »,
des listes d’éléments ainsi que des liens entre les deux).
• L’édition d’un document schématique de cette structure qui permet de contrôler
rapidement si l’arborescence est bien faite (schéma Diego).
• La prise en compte pour chaque ELP du barème de saisie si on attend une note,
d’un résultat (si on en a besoin), d’une mention (si elle est demandée),
de la possibilité ou non de saisir des points de jurys, de capitalisation de la note et du résultat,
d’une ou plusieurs formules d’examens (si nécessaire), du centre de traitement des notes,
du report (ou non) entre la session 1 et la session 2 lorsque l’ELP n’est pas capitalisé
et de préciser s’il y a délibération d’un jury sur l’ELP.
C’est ce dernier point qui permettra ou non de concevoir un PV sur un élément pédagogique donné.
La plupart du temps, il s’agit d’un élément « semestre 1,2, …,6 ».
Création d’un procès verbal (PV) au niveau d’un élément pédagogique.
Aller dans le menu Délibération /
Maquette de procès verbal /
Elément pédagogique,
pour accéder à cet écran.
Rechercher l’ELP sur lequel on doit
définir un PV comme indiqué en 1.
Se placer sur le champ en 2
N°/libellé PV et saisir un numéro
pour créer un nouveau PV : on saisira
le numéro 1 s’il n’y a aucun PV déjà
conçu pour l’ELP sélectionné sinon
une valeur non encore attribuée.
1
2
4
3
En 3, vous choisirez pour quelle session
ce PV sera utilisé.
Par défaut, c’est ce qui a été paramétré
dans les MCC qui est sélectionné en 4 :
si vous souhaitez travailler sur
l’admissibilité, cocher la case prévue
uniquement si cela a été prévu
dans les MCC.
Remarques :
ème
session,
En 3, vous pourrez à tout moment, modifier ce champ. Il se peut qu’à la 2
ce ne soit pas le même PV qu’il faut utiliser : un coefficient qui change, une épreuve qui n’existe plus
ou bien qui doit être ajoutée, etc. En revanche, si vous constatez aucun changement entre les deux sessions,
vous cocherez à ce niveau Toutes (1 et 2).
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En 5, il est possible d’intervenir
sur le libellé affiché : par défaut,
c’est le libellé long de l'élément
qui est proposé.
5
La date de début de validité du PV
correspond à l’année sur laquelle
vous travaillez, ex : 2008 correspond
à l’année 2008/2009.
6
7
La date de fin de validité détermine
jusqu'à quelle année ce PV pourra
être utilisé : lors de la création,
ce champ reste à blanc. L’année
suivante, s’il y a des changements,
on indiquera en 6 une fin de validité.
En 7, laisser cette case cochée
tant que vous n’utilisez pas d’éléments
ou d’épreuves n’appartenant pas
à l’ELP sur lequel vous concevez le PV.
11
10
8
Remarque :
En 8, la zone Descriptif permet d’écrire un commentaire sur le contenu du PV :
cette information s’affichera dans la fenêtre d'édition du PV.
C’est également ici que l’on peut préciser si le PV peut être édité en A3.
Un procès verbal comporte en général des éléments, des épreuves (si elles existent) et parfois des listes.
La manœuvre consiste donc à la saisie des objets à faire figurer sur le PV.
Les boutons 9, 10 et 11 permettent de choisir les épreuves, les éléments et les listes à faire figurer sur le PV.
En cliquant sur ces boutons, une fenêtre de recherche apparaît.
Ici : on souhaite ajouter des épreuves.
Cliquer sur Ajouter épreuve en 9.
Avec le mode recherche, saisissez
les 4 ou 5 premiers caractères
des épreuves appartenant à l’ELP
sur lequel vous concevez votre PV
suivis du symbole % puis exécutez
avec la touche F8 comme indiqué
en 12.
12
La liste de toutes les épreuves
correspondant au critère de recherche
apparaîtra.
2
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Il ne reste plus qu’à cocher en 13
les épreuves souhaitées
puis de cliquer sur Accepter en 14.
Novembre 2010
13
14
Toutes ces épreuves se retrouvent sur la maquette de PV triées sur la zone Code.
Vous observerez sur la gauche la colonne Objet avec pour chaque ligne un numéro unique.
Ce numéro correspond à l’ordre dans lequel les colonnes apparaîtront sur votre PV.
Pour ajouter des éléments, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter élément en 10.
Comme pour les épreuves, avec le mode recherche, cocher les 4 ou 5 premiers caractères des éléments appartenant à l’ELP
sur lequel vous concevez votre PV suivis du symbole % puis exécutez avec la touche F8.
La liste de tous les éléments correspondant au critère de recherche apparaîtra.
Il ne reste plus qu’à cocher les éléments souhaités puis à cliquer sur Accepter .
Il est possible de saisir les objets
directement en se plaçant sur la ligne
d'un objet en saisissant son code ainsi
que les informations complémentaires.
Pour cela, placez-vous sur la ligne
(dans la zone Objet, Type ou Code)
que l’on souhaite voir avant le nouvel
objet que l’on veut ajouter puis
appuyez sur la touche F6.
Le n° d’objet s‘affiche logiquement.
Une fois le curseur sur la zone Type,
appuyez sur F9 pour avoir la liste
de valeurs et prendre celle souhaitée.
Une fois le curseur sur la zone Code,
appuyez sur F9 pour avoir la liste
de valeurs et taper les premiers
caractères. Au fur et à mesure que l’on
tape un caractère, la liste s’affine :
il suffit ensuite de prendre l’objet voulu
et de cliquer sur OK .
15
Si l’ordre d’affichage des objets
ne vous convient pas, corrigez en 15
les n° des lignes que vous souhaitez
modifier.
10
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Important :
Si vous corrigez les n° d’objet en voulant un ordr e d’affichage précis, il ne faut pas qu’il y ait deux objets
avec le même n° sous peine d’avoir un message d’err eur.
Il ne faut pas non plus d’objet avec le n° 0 (zéro) ni obtenir de valeurs négatives !
Remarque :
Dans la zone Libellé PV, faites en sorte de ne pas mettre trop de caractères car les colonnes
sont courtes et autorisent un affichage abrégé sur deux lignes maximum.
Sur cette zone, en tenant compte du contrôle des connaissances, on peut taper un coefficient
entre parenthèses, mettre des majuscules ou des minuscules à votre convenance
pour bien différencier les colonnes qui seront affichées, etc.
Pour ajouter des listes, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter liste en 11.
Comme pour les épreuves ou les éléments, avec le mode recherche, cocher les 4 ou 5 premiers caractères
des listes appartenant à l’ELP sur lequel vous concevez votre PV suivis du symbole % puis exécutez avec la touche F8.
L’ensemble de toutes les listes correspondant au critère de recherche apparaîtra.
Il ne reste plus qu’à cocher la ou les listes souhaitées puis à cliquer sur Accepter .
A tout moment, il est possible de supprimer un objet. Il suffit de se placer sur l'objet et de cliquer sur l'icône
ou bien d’appuyer sur les touches Shift+F6. La renumérotation des objets restants est automatique.
Après avoir ordonné les objets de manière logique, voici ce que l’on peut obtenir :
Les cases à cocher servent à indiquer
si l'information doit apparaître ou non
sur le PV.
Certaines informations sont cochées
par défaut soit de manière arbitraire,
soit en fonction de ce qui
a été programmé.
18
16
En 16, ce témoin indique que
la session prise en compte dans le PV
pour l'objet manipulé est la même
que celle du PV.
17
20
Les informations affichées en 17, 18,
19 et 20 proviennent de ce qui a
été paramétré dans les MCC.
19
Si en 18, vous souhaitez que
sur le PV une note soit sur une autre
valeur que celle proposée, il suffit
de se placer dessus et de modifier
le barème.
11
Remarque :
Si l’on coche la case Formule d’examen devant un objet de type ELP, cette information figurera
sur le PV si on choisit le PV complet.
Important :
En 16, pour un PV de Session 2 ou Toutes sessions, si on décoche cette case, celui-ci utilisera
la note et/ou le résultat de cet objet qui a pu être obtenu en session 1.
Pour un PV de Session 1 ou bien de Session unique, ce témoin ne peut pas être décoché.
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En 20, la case Crédits est cochée lorsque l'objet manipulé de la maquette est porteur d'une valeur de crédits dans la SE.
Lorsque cette information est demandée sur le PV, les crédits acquis sont restitués pour les étudiants
qui ont obtenu un résultat d'admission positif à l'objet de la maquette.
Il est possible d’éditer dans les PV des mentions sans notes lorsque le cas se présente.
Apogée n’affiche pas les coefficients des objets définis dans les règles de calcul, l’utilisation du barème
permet de contourner ce manque. On peut aussi compléter le libellé de l’objet par le coefficient.
Pour les objets de type LSE (liste), la case Note en 18 est cochée par défaut.
Une fois toutes ces données insérées et/ou modifiées, il faut cliquer sur Complément PV .
Dans cet écran, certaines cases
sont cochées par défaut comme
les informations en 21 et en 22.
Dans le rectangle de gauche,
il est possible d’ajouter
des informations complémentaires
à celles déjà sélectionnées.
Ici, par exemple, la case Nationalité.
Ces informations seront visibles
si vous choisissez le PV complet
au moment de l’édition.
Dans le rectangle de droite, c’est ce
qui ressort des MCC qui est coché :
il est également possible d’ajouter
les cases restantes si nécessaire.
En 23 et en 24, on peut modifier
ou compléter les champs proposés
avec 40 caractères maximum.
Ces champs apparaîtront
sur la dernière page du PV édité.
21
22
23
24
25
Remarque :
En 21, si l’on souhaite avoir un minimum d’informations sur l’étudiant, seul le Numéro étudiant
ne peut pas être décoché car il figure obligatoirement sur le PV.
Vous avez la possibilité d’ajouter une colonne dite « colonne d’observation » : elle se situera, au moment de l’édition du PV,
après le dernier objet : pour cela, il suffit de cocher la case correspondante.
er
Une fois ces informations corrigées, cliquez en 25 sur Objets PV pour revenir sur le 1 écran de paramétrage de PV.
De retour sur cet écran, sauvegardez avec la touche F10 ou cliquer sur l’icône
Notes personnelles
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.
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Une fois tout ce travail réalisé, on doit contrôler si ce que l’on affiche correspond bien à ce qu’il faut.
Cliquez sur le bouton Test en 26.
Une nouvelle fenêtre apparaît
au centre de l’écran.
Elle permet de préciser les choix
d’édition (type de PV, format d’édition,
mode anonyme).
Par défaut, l’édition est paramétrée pour
un PV complet au format A4, nominatif.
Après avoir fait vos choix, cliquez
en 27 sur le bouton Imprimer .
En réalité, Apogée propose
une visualisation à l’écran.
27
Choisissez le format d’édition PDF
sur la fenêtre intermédiaire
puis cliquez sur Imprimer.
28
26
Important :
Tout ce paramétrage de PV vu au niveau ELP est identique aux niveaux VET et VDI.
La différence vient de l’écran sur lequel on travaille ainsi, si vous souhaitez concevoir un PV de VET,
vous irez dans Délibération / Maquette de procès verbal / Version d’étape.
S’il s’agit d’un PV de version de diplôme, vous irez dans
Délibération / Maquette de procès verbal / Version de diplôme.
Remarques :
Lorsque vous travaillerez sur un PV de VET, vous aurez la possibilité, dans le 2
écran Complément PV
de cocher davantage d’informations concernant l’étudiant qui s’afficheront au moment de l’édition :
le fait de savoir s’il est boursier, s’il s’agit d’une étape en dette, le nombre d’inscription à l’étape
ainsi que le nombre d’inscription dans le cycle.
Lorsque vous travaillerez sur un PV de VDI, en plus d’avoir les données complémentaires d’un PV de VET,
vous aurez en plus la possibilité de cocher l’information Délivrance.
Toutes ces informations supplémentaires figureront uniquement si vous sélectionnez le type PV Complet.
ème
A n’importe quel niveau, ELP, VET ou VDI, il est possible de créer et/ou de dupliquer un PV.
Sur le champ N° / libellé PV , appuyez sur la touche F6 pour créer un autre PV.
Vous devrez indiquer un numéro différent d’un déjà existant et refaire toute la procédure ci-dessus.
Si vous souhaitez créer un PV à partir d’un autre déjà existant : c’est le cas par exemple où un PV n° 1 est conçu
pour la session 1 et qu’il n’y a que quelques différences à apporter pour la session 2, vous appuierez sur la touche F6
pour créer puis sur la touche F4 pour dupliquer. Un PV n° 2 vous sera proposé et il ne vous restera plus qu’à apporter
les quelques changements nécessaires.
Remarque :
Deux icônes en haut à gauche permettent d’exécuter les commandes Créer
Notes personnelles
6
et Dupliquer
.
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Création d’un relevé de notes (RN) au niveau d’un ELP.
Il est possible, à partir d’un PV, de concevoir automatiquement un relevé de notes.
C’est le bouton RN déduit en 28 sur l’écran précédent qui permet de faire ce travail.
Un message de confirmation vous demande s’il faut exporter les données vers une maquette de relevé de notes.
Si vous répondez Oui , une fenêtre avec une liste de signataires s’ouvre.
Vous choisissez le signataire en tapant les premières lettres du prénom (ou du nom), puis, au fur et à mesure
que la liste s’affine, positionnez-vous sur le bon et cliquez sur OK .
Sous le signataire, il est possible de renseigner une date de délibération : si ce champ est rempli, le RN en tiendra compte,
sinon, ce sera la date du jour qui sera affichée.
Vous retrouvez sur cet écran,
les colonnes Objet, Type, Code
plus une autre colonne Déc.
En 29, la colonne Objet fonctionne
de la même manière que pour un PV.
En 30, cette nouvelle colonne peut
prendre 4 valeurs : 0 , 1 , 2 ou 3 .
29
Cette valeur correspond au décalage
à partir de la gauche que vous
souhaiterez voir sur le RN : 0 (zéro)
signifie le plus à gauche possible
et 3 , le plus grand retrait possible.
Souvent, sur un RN, on a des ELP
« unités », « matières », des listes
et des épreuves.
30
On peut appliquer, par exemple,
le 0 aux « unités », le 1 aux « matières »
ainsi qu’aux listes à choix et le 2
aux épreuves.
31
32
En 31, vous pourrez corriger
pour chacune des lignes affichées,
l’intitulé qui figurera sur le RN.
Remarques :
Toutes les informations comme barème, résultat, crédits, etc. ainsi que la notion de Fin de validité
suivent la même logique que pour la maquette de PV.
Il est possible de saisir les objets directement en se plaçant sur la ligne d'un objet en saisissant son code
ainsi que les informations complémentaires.
Si vous souhaitez insérer des objets, placez-vous sur la ligne (dans la zone Objet, Type ou Code)
que l’on souhaite voir avant le nouvel objet que l’on veut ajouter puis appuyez sur la touche F6.
Le remplissage des champs suit la même logique que celle utilisée au cours du maquettage de PV.
A tout moment, il est possible de supprimer un Objet. Il suffit de se placer dessus et de cliquer sur l'icône
ou bien d’appuyer sur les touches Shift+F6. Pour les ajouts comme pour les suppressions, la renumérotation des objets
restants est automatique.
ème
En cliquant sur Complément relevé en 32, vous trouverez un 2
écran. Comme pour le paramétrage des PV,
certaines cases sont cochées d’office (voir MCC) et d’autres peuvent être cochées en plus.
Dans la zone Commentaire (pied de page), c’est la phrase qui suit qui est mise par défaut :
Avis important : Il ne peut être délivré qu'un seul exemplaire du présent relevé de note. Aucun duplicata ne sera fourni.
Vous pouvez éventuellement ajouter du texte après cette phrase mais avec 28 caractères maximum.
Ce champ apparaîtra en bas de chaque RN édité.
er
Vous devez ensuite cliquer sur Objets relevé pour revenir sur le 1 écran.
N’oubliez pas de sauvegarder avec la touche F10 ou de cliquez sur l’icône
7
.
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En 33, le bouton Test permet d’éditer un relevé de notes vierge.
Choisissez le format d’édition PDF sur la fenêtre intermédiaire puis cliquez sur Imprimer.
Attention, ce relevé ne peut être édité que si les modifications récentes ont été validées !
Vous vous rendrez compte à ce moment là, de l’importance du décalage que vous avez appliqué sur votre RN.
A tout moment, ce décalage peut-être modifié mais toujours par une valeur située entre 0 (zéro) et 3 .
Avantage de cette technique : Par rapport au PV, on ne peut pas oublier d’objets donc tout ce qui figure
sur le PV apparaîtra sur le RN.
Inconvénient :
Si vous avez beaucoup d’objets dont la désignation est longue, vous êtes obligés,
si vous souhaitez qu’elle apparaisse en clair, de retaper celle-ci ce qui est parfois très long.
L’autre technique consiste à partir de zéro au niveau du RN et d’ajouter tous les objets dont on a besoin.
C’est à partir du menu Documentation /
Maquette de relevé de notes /
Elément pédagogique que l’on accède
à cet écran.
En 34, après avoir recherché l’ELP
sur lequel on veut faire un RN,
positionnez-vous en 35 et appuyez
sur la touche F6 (création).
Indiquer ensuite un n° de RN, corrigez
si nécessaire le libellé puis renseignez
en 36, avec la touche F9, le signataire.
34
35
36
Comme pour le PV, vous ajoutez
des objets avec les boutons
37, 38 et 39.
En 40, la zone Descriptif
permet d’écrire un commentaire
sur le contenu du RN :
cette information s’affichera
dans la fenêtre d'édition des RN.
39
38
37
40
33
Avantage de cette technique : Si vous avez beaucoup d’objets dont la désignation est longue,
c’est automatiquement les libellés longs saisis dans la SE pour les ELP
et dans les MCC pour les épreuves, qui apparaissent sans avoir à les retaper.
Inconvénient :
Par rapport au PV, on peut oublier ou mettre en trop des objets.
Remarque :
Comme avec l’autre technique vue en page précédente, le reste du paramétrage se fait de la même manière.
Important :
Tout ce paramétrage de RN vu au niveau ELP est identique aux niveaux VET et VDI.
La différence vient de l’écran sur lequel on travaille ainsi, si vous souhaitez concevoir un RN
de VET, vous irez dans Documentation / Maquette de relevé de notes / Version d’étape.
S’il s’agit d’un RN de version de diplôme, vous irez dans
Documentation / Maquette de relevé de notes / Version de diplôme.
Notes personnelles
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Pour les relevés de notes (RN), la solution classique consiste à tous les imprimer par le service Examen
de votre composante puis de les distribuer ou les envoyer aux étudiants.
Vous avez également la possibilité d’afficher le contenu d’un RN en ligne soit pour éviter de les imprimer
soit pour permettre à l’étudiant de pouvoir le consulter à distance dans son dossier.
Sur ce RN, c’est vous qui précisez ce que vous souhaitez que l’étudiant ait comme informations (épreuves, moyenne, etc.).
Pour cela, il faut aller dans le domaine Inscription Pédagogique / Administration / Autres traitements.
Après avoir sélectionné Mise à jour PARAM_ANGERS, cliquez sur Accepter puis sur Oui .
L’écran va vous afficher les trois
premières étapes de votre centre
de gestion. Si aucune des trois
ne vous convient, en mode recherche,
indiquer en 41, le code étape voulu
ou, avec les flèches du clavier et ,
positionnez-vous sur l’étape souhaitée.
43
44
41
Si votre RN à afficher dans le dossier
étudiant a été conçu au niveau
de la VET, placez-vous en 42
en indiquant l’année universitaire,
le n° du RN ainsi que les dates
de début et de fin d’affichage en ligne.
42
Pour sauvegarder et quitter,
cliquez en 43 sur Action / Save ,
puis sur Action / Exit .
Si votre RN a été conçu
au niveau d’un ELP, cliquez en 44
pour obtenir l’écran suivant.
Important :
Lorsque vous indiquez un n° de RN, vérifiez bien q ue lui-ci existe.
Sachez enfin que ce RN est valable pour toutes les sessions.
43
S’il existe des ELP, positionnez-vous
dans le rectangle de l’élément
pédagogique souhaité.
S’il n’y a pas d’ELP, indiquez en 46,
soit en saisissant le code soit en allant
le récupérer avec l’icône
,
l’élément pédagogique
sur lequel vous avez conçu un RN.
46
47
45
Indiquez dans le rectangle en 45
l’année universitaire, le n° du RN
ainsi que les dates de début et de fin
d’affichage en ligne.
Pour sauvegarder,
cliquez en 43 sur Action / Save .
Avant de quitter, vous devez revenir
sur l’écran précédent en cliquant
en 47, puis sur Action / Exit .
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Par la suite, et surtout pour les utilisateurs qui ne sont pas habilités à mettre à jour les affichages en ligne,
il existe un écran qui permet de voir rapidement ce qui est accessible sur le web.
Allez dans le menu Administration / Autres traitements, choisissez Consultation Affichage Web,
cliquez sur Accepter puis sur Oui .
L’écran va vous afficher les étapes
de votre centre de gestion.
Si vous ne voyez pas rapidement
l’étape qui vous intéresse,
passez en mode recherche,
puis indiquer en 48, la requête voulue.
57
48
49
Sur cet écran, vous observerez en 49
s’il existe des champs remplis à ce
niveau : cela signifie qu’un RN existe
sur cette étape et qu’il est consultable
entre la date Début et la date Fin.
S’il n’y a rien à ce niveau,
c’est que votre RN a été conçu
au niveau d’un ou plusieurs ELP.
Dans la partie Affichage web, en 50,
vous trouverez sur quels critères,
sont mis en ligne,
l’affichage public des résultats.
Vous remarquerez en 51, un chiffre :
c’est le nombre d’ELP sur lesquels
il peut y avoir un RN.
Cliquez en 52 sur le bouton Elp.
pour obtenir l’écran suivant.
Remarque :
52
51
50
53
N’hésitez pas à vous déplacer sur la droite avec l’ascenseur horizontal en 53,
pour observer les champs Complément Web, Calendrier et Affectation Groupes.
Si des informations ont été saisies,
vous retrouvez en 54
l’année universitaire, le n° du RN
ainsi que les dates de début
et de fin d’affichage en ligne.
56
55
Aucune mise à jour
de ces informations
n’est possible sur ces écrans.
54
Dans le rectangle Affichage web,
en 55, vous trouverez sur quels
critères, sont mis en ligne, l’affichage
public des résultats de l’ELP.
Pour quitter, cliquez sur le bouton
Retour Etape en 56 :
vous revenez à l’écran précédent.
Vous avez la possibilité de consulter
d’autres VET et/ou ELP
ou bien de quitter en cliquant
sur le bouton Quitter en 57.
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On se demande souvent à partir de quel moment, l’étudiant peut prendre connaissance de ses résultats par internet.
Voici un tableau récapitulatif du fonctionnement de l’affichage des notes sur le dossier étudiant.
Niveau d’affichage de RN
Statut de la session
Date d’affichage
Effet
Etape
Etape
Etape
Etape
A ou E
T
T
T
Quelque soit la date
Non atteinte
Atteinte
Pas de date
Pas d’affichage
Pas d’affichage
Affichage
Affichage
Elément
Elément
Elément
Quelque soit le statut
Quelque soit le statut
Quelque soit le statut
Pas de date
Non atteinte
Atteinte
Affichage
Pas d’affichage
Affichage
11