Règles relatives à la location des salles

CENTRE D’ENSEIGNEMENT DR FRÉDÉRIC-GRUNBERG
RÈGLES RELATIVES À LA LOCATION, À LA SÉCURITÉ ET
À L’UTILISATION DES SALLES ET DE L’ÉQUIPEMENT
Les salles du Centre d’enseignement Dr Frédéric-Grunberg sont dédiées et
réservés prioritairement aux activités d’enseignement de l’Hôpital Louis-H.
Lafontaine. Les effets et conséquences liés à des événements de nature autre
ne doivent jamais nuire au fonctionnement des activités du Centre
d’enseignement.
DÉPÔT
Un dépôt de 10% est requis dans les 10 jours suivant la réservation. Le chèque
doit être émis au nom de l’Hôpital Louis-H. Lafontaine et envoyé à l’adresse
suivante :
Centre d’enseignement Dr Frédéric-Grunberg
Pavillon Bédard- 3ième étage
Hôpital Louis-H. Lafontaine
7401 Hochelaga
Montréal, Québec
H1N 3M5
POLITIQUE D’ANNULATION DES LOCATIONS DE SALLE
Une annulation à 10 jours ou moins de la date de réservation entraîne un
paiement de 40% de la valeur de la location.
Ne pas se présenter et n’avoir effectué aucune annulation au préalable entraîne
un paiement de 100% de la valeur de la location.
SOUTIEN TECHNIQUE
Selon votre activité et l’équipement requis, la présence d’un technicien pourrait
être obligatoire.
Seuls les techniciens du centre d’enseignement et le personnel autorisé ont
accès aux salles de régie technique.
Selon vos besoins, le moment de la location et l’équipement loué, les frais de
soutien technique peuvent varier de 30$ à 50$ /heure. Un minimum de 3 heures
sera facturé.
Direction de l’enseignement, décembre 2009.
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UTILISATION D’UN ORDINATEUR PORTABLE, ACCÈS INTERNET ET APPLICATIONS
Compte tenu des normes de sécurité informatiques en vigueur dans le réseau de
la Santé et des Services sociaux, si vous souhaitez utiliser vos portables
personnels, aucun accès Internet ne sera possible. Par contre, les applications
installées sur vos portables demeureront fonctionnelles.
Si vous souhaitez avoir accès à Internet durant votre activité, vous pouvez louer
un portable de l’établissement.
Le personnel du CEFG pourra vous renseigner sur les applications disponibles
sur les portables. Pour des raisons de sécurité, aucune application autre que
celles installées par le CSI de l’Hôpital ne peut être installée sur nos portables.
Afin de minimiser les risques de problèmes techniques, nous vous suggérons
d’arriver 20 minutes avant la tenue de votre événement afin que le technicien
procède à l’installation nécessaire.
TÉLÉFORMATION ET TÉLÉCONFÉRENCE
La présence d’un technicien de l’Hôpital Louis-H. Lafontaine est obligatoire lors
d’activités de téléconférence ou de téléformation.
À l’intérieur des heures régulières, soit du lundi au vendredi de 8h00 à 16h00, le
taux horaire du technicien est inclus dans le prix de location d’un équipement de
téléformation ou de téléconférence.
Le soir et les fins de semaine, les frais de soutien technique et frais d’utilisation
de la passerelle. s’ajouteront aux frais de location d’équipement : temps du
technicien
Les frais d’interurbain ne sont pas inclus dans les frais de location de
l’équipement de téléconférence ou de téléformation et seront facturés en sus du
prix de location régulier.
Aux frais de location d’équipement de visioconférence s'ajoutent les frais de
location des salles (voir grille tarifaire Location des salles)
* minimum 3 hres
VOL, PERTE OU BRIS
L’Hôpital Louis-H. Lafontaine n’est pas responsable des vols, pertes ou des bris.
Direction de l’enseignement, décembre 2009.
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En cas de perte, de bris ou de vol d’équipement ou de matériel appartenant à
l’Hôpital Louis-H. Lafontaine, le locateur devra assumer les frais de réparation ou de
remplacement.
RÈGLES RELATIVES À L’UTILISATION DES LOCAUX
L’utilisation des lieux doit être conforme aux informations fournies lors de la
location (nature de l’activité, nombre de personnes attendues, durée de
l’activité).
L’activité doit se dérouler dans les locaux prévus à cet effet lors de la location.
Les visiteurs ne sont pas autorisés à circuler dans l’hôpital sauf dans les couloirs
menant vers les aires de stationnement, vers la cafétéria et vers le casse-croûte.
L’utilisation des locaux doit correspondre à un usage « normal ».
La location ou l’utilisation ne peut être cédé à un tiers sans l’autorisation
expresse du Centre d’enseignement Dr Frédéric-Grunberg
Toute modification à l’aménagement des lieux doit être préalablement autorisée
par le personnel du Centre d’enseignement Dr Frédéric-Grunberg.
Les lieux utilisés doivent être remis dans le même état qu’au début de
l’événement.
La vente et le service de boissons alcoolisées doivent être préalablement
autorisés par le Centre d’enseignement Dr Frédéric-Grunberg avant d’être
soumis à la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec (RACJ) et
être conformes au règlement édictés par la RACJ (www.racj.qc.ca ).
RÈGLES RELATIVES À LA SÉCURITÉ ET À L’AMÉNAGEMENT DES LIEUX
Respecter la capacité de la salle en fonction de l’aménagement et du mobilier
sur les lieux.
En tout temps, maintenir les accès aux sorties de secours ainsi que les
passages libres de toute obstruction.
Ne pas obstruer la signalisation d’issue « sortie », ni le matériel de combat
d’incendie, ni les stations manuelles pour faciliter les manoeuvres liées à la
sécurité.
Les décorations doivent être ignifuges.
L’éclairage d’appoint doit être de type électrique
Direction de l’enseignement, décembre 2009.
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Ne pas utiliser d’éclairage ou d’articles décoratifs avec bougie ou à flamme
Les ampoules et les projecteurs doivent être éloignés d’au moins 600 mm ou
2 pieds de toute matière combustible.
Toute installation électrique d’appoint doit préalablement être autorisée par le
personnel du Centre d’enseignement
Les câbles non aériens doivent être obligatoirement installés par le personnel
de l’Hôpital Louis-H. Lafontaine et être recouverts par des protecteurs dans
les aires de circulation afin de prévenir les chutes et éviter de les
endommager.
L’accès aux installations et équipements électriques,
commutateurs et les fusibles est strictement interdite.
incluant
les
Aucun cuisson, sauf au micro-ondes, n’est permise sur les lieux et à l’intérieur
des salles (ni réchaud, ni système de fondue…)
L’entreposage ou l’utilisation de bonbonnes de gaz propane est strictement
prohibé.
En cas de problème, le responsable désigné par le locateur doit
communiquer avec le personnel du Centre d’enseignement ou en dehors des
heures régulières avec le service de sécurité.
BUFFET, BOÎTES À LUNCH ET SERVICE DE TRAITEUR EXTÉRIEURS
Le locateur est responsable d’informer le personnel du Centre d’enseignement
de toute entente prise avec des traiteurs.
Le locateur est responsable de contacter le personnel du Centre d’enseignement
Dr Frédéric-Grunberg afin de préciser ses besoins (nombre et disposition des
tables nécessaires au service, besoin en nappes)
Le locateur est responsable de fournir au traiteur extérieur les détails
nécessaires à la livraison du buffet ou des boîtes à lunch (heure de livraison,
heure de cueillette pour la récupération, no. de porte, localisation de l’ascenseur,
plan du site…)
Le locateur a la responsabilité d’accueillir, de diriger et de superviseur les
fournisseurs avec lesquels il a pris une entente et ce, conformément au présent
règlement.
Direction de l’enseignement, décembre 2009.
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Durant les heures régulières (8h à 16h) et sur demande expresse du locateur, le
personnel du Centre d’enseignement, sous réserve de sa disponibilité, peut
accueillir et orienter les fournisseurs extérieurs.
Le personnel du Centre d’enseignement n’assume pas la responsabilité de
monter les tables (placer sur les tables prévues à cet effet les couverts, plats ou
boîtes à lunch livrés par le traiteur, centres de table, etc.) et d’effectuer le
service. L’organisateur doit prévoir la main d’œuvre pour assurer la mise en
place des tables, la disposition des plats ainsi que le service.
Le locateur est responsable de tout bris, dommages ou problèmes causés par un
fournisseur extérieur avec qui il a conclu une entente.
Le locateur est responsable de veiller à ce que le fournisseur laisse les lieux tels
qu’il était lors de son arrivée.
AUTRES FOURNISSEURS EXTÉRIEURS
Le locateur est responsable d’informer le personnel du Centre d’enseignement
de toute entente prise avec des fournisseurs extérieurs et la nature des services
qu’il a contractés avec ceux-ci (DJ, décoration, animation…)
Le locateur est responsable d’informer le personnel du Centre d’enseignement
Dr Frédéric-Grunberg de la nature des installations, des modifications ou des
aménagements prévus par le fournisseur et de préciser ses besoins.
Le responsable de l’événement est responsable de fournir au fournisseur
extérieur les détails nécessaires à la livraison des services (heure de livraison,
heure de cueillette pour la récupération, no. de porte, localisation de l’ascenseur,
plan du site…)
Le locateur est responsable d’informer le fournisseur du présent règlement et
voir à l’application et au respect de celui-ci par le fournisseur.
Le locateur est responsable de tout bris, dommages ou problèmes causés par un
fournisseur extérieur avec qui il a conclu une entente.
Le locateur est responsable de voir à ce que le fournisseur laisse les lieux tels
qu’il était lors de son arrivée.
AUTRES RESPONSABILITÉS DU LOCATEUR
Signaler au service de sécurité (poste 2221) toute situation anormale
Après l’événement et avant de quitter, inspecter le site pour s’assurer de l’état
et de la sécurité des lieux.
Direction de l’enseignement, décembre 2009.
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En cas de déclenchement d’une alarme incendie :
Ordonner à tous les occupants de se diriger immédiatement vers l’issue
de secours
Informer les occupants du lieu de rassemblement extérieur
Contrôler les personnes du groupe prises de panique
Assister les personnes handicapées et désigner un accompagnateur qui
les dirigera vers le lieu de rassemblement extérieur
Aviser la sécurité que l’évacuation du groupe est complétée.
J’ai lu et j’accepte les conditions des règles relatives à la location, à
l’utilisation et à la sécurité des espaces.
Signature
Direction de l’enseignement, décembre 2009.
Date
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