R9-Compte-rendu de la réunion du 15 novembre

COMPTE RENDU
de la réunion du
JEUDI 15 NOVEMBRE 2007
(8ème REUNION)
PROCHAINE REUNION JEUDI 20 DECEMBRE 2007
Etaient présents :
René CAZENAVE, Jean Pierre BEAUCOUESTE, Christine CORCUERA,
Annie MIURA, Christian DAROCHA, Nicolas MIURA, Yves ZAVALA,
Charly BERTANY, Pierre ARAMBURU et Jean Claude LAFORGE.
Excusé : Paul Martija et Louis Barneix
1) Commission Animation
Contact avec les groupes a été pris. Fin 2007 début 2008 il faudra finaliser les
réservations en versant des arrhes.
Entrée gratuite, un foulard du centenaire, blanc avec le logo
l’entrée coté école maternelle pour 2 €uros
sera proposé à
La tenue préconisée pour le centenaire sera noir et blanc (tee shirt blanc ou noir en vente).
Foulard blanc avec logo du centenaire en noir
En plus des stands de la Fête Basque les autres besoins ont été déterminés.
L’idée d’un chapiteau central est abandonnée, par contre il y aura un parquet sous le grand
chapiteau
Txapeldun : La commission animation doit réfléchir sur l’organisation et sur un règlement.
2) Commission sportive
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Le match d’ouverture
Danièle Irazu s’emploie auprès des entraîneurs de l’équipe de France féminine à VII pour
conclure un match le jeudi 14 Août 2008 au soir.
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Le tournoi de BEACH RUGBY
a) La municipalité est d’accord sur:
1 stand de 30MX30 (CMH) le long du boulevard de la mer sur le sable
contre la descente face à la thalasso.
( pour Boissons, pression, grillades, etc. avec Electricité et eau.)
1 Paillote avec prises électriques pour sono et direction du tournoi
1 Paillote avec prises pour informatique pour table de marque.
Un espace de 50 m x 80 m de sable pour 2 terrains parallèles au boulevard.
Un espace de 80 M x 100 M de sable pour 4 terrains perpendiculaires au boulevard.
Les espaces seront délimités avec des barrières Vauban et du ruban de chantier.
Les terrains seront délimités avec du ruban de chantier
1 arrêté municipal pour interdire la circulation et le stationnement le 15 Août 2008
à partir de 7h00 à 15h00 rue des Lilas et rue Elissacilio
(Parking des voitures des équipes de Beach rugby)
(demande officielle à faire)
b) Possibilité de garer une quinzaine de voiture au parking du port pour l’organisation.
(demande officielle à faire)
c) Les 10 ballons sont offerts par Gilbert
d) Les structures gonflables seront demandées au Comité CCBL (demande officielle à faire)
e) Un service de secours sera mis en place sue la plage (A organiser)
f) Les récompenses
1 tee shirt blanc à chaque participant
3 X 8 survêtements Nike pour les 3 équipes gagnantes
3 X 8 sacs de sport Nike pour les 3 équipes finalistes
g) L’organisation et le règlement du tournoi sont commentés en séance.
h) Une invitation au tournoi a été adressée par Email à tous les clubs du Comité
Côte Basque Landes, de comité du Béarn et au comité de jumelage d’Hendaye.
Elle le sera aussi aux clubs d’Euskadi Sud dès réception des adresses
Email des clubs. Contact est pris avec le consorcio.
• L’entrée des matches du samedi se fera côté tribunes : 10 €uros
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Match de lever de rideau du samedi
Contact en cours avec les principaux correspondants
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Le match de gala
Un courrier a été envoyé au président du BOPB.
Nous attendons de connaître la date de reprise du championnat top 14 2008/2009,
espérons qu’elle n’interfère pas avec la notre.
3) Commission Exposition livre
Un travail remarquable est en cours autour du livre et de l’exposition.
La commission doit se réunir pour faire le point sur les avancées.
Un créneau d’exposition à la médiathèque a été réservé (3 au 14 Juin 2008)
Un livre d’une centaine de pages est en préparation avec photos et textes.
Un tirage limité et numéroté, 300 à 500 exemplaires, avec achat sur réservation.
Des devis de fabrication sont en attente.
4) Commission finances et partenariat
Un catalogue des prix des divers espaces publicitaires est en confection.
Une plaquette publicitaire sera établie avec la présentation des partenaires
5) Commission boutique
Le logo ci contre est définitivement choisi
La ligne de produits, tee shirt, polo, maillot loisirs et maillot du centenaire est
présentée en réunion ainsi que le foulard blanc.
Les objets de pub : autocollants, sacs de supporter et petits ballons de rugby
semblent avoir la préférence.
Il faudrait ensuite placer une pub sur tous les objets.
Les divers produits seront présentés sur le site du Stade Hendayais et dans plusieurs
Magasins d’Hendaye avec la marche à suivre pour les commander.
6) Commission Repas + Buvette
Choix des repas
Le jeudi soir, vendredi midi et samedi soir nous proposerons des grillades.
Le vendredi soir nous ferons une paella géante.
Nous pourrons bénéficier du matériel pour la Paella du comité des fêtes d’Hendaye et de
celui utilisé par les Pompiers de Saint Jean de Luz pour le Téléthon
Repas du centenaire : Plusieurs devis sont présentés (coût avec et sans le service.)
D’autres contact sont en cours, la commission repas + buvette se réunira et fera des
propositions le 20 Décembre. Compte tenu de la date il faudrait réserver le plus rapidement
possible.
8) Divers
La possibilité de faire un char à la fête basque est toujours à l’étude.
Un groupe qui en faisait déjà un est contacté en attente de réponse.
Service de sécurité : Contact pris et devis demandés
Pour l’installation de quelques tentes sur le terrain de Sainte Anne la réponse est attendue.
9) Date de la prochaine réunion
La prochaine réunion est fixée au
Jeudi 20 Décembre 2007
à 18h30
au siège du stade.
D’ici la il serait souhaitable que chaque commission se réunisse et qu’au moins un
représentant par commission soit présent à cette réunion.
La séance est levée à 21h30.