Vous organisez une réunion, un événement

Vous organisez une réunion, un événement
1 – L'organisation pratique
Une fois la date fixée avec vos interlocuteurs, pensez à réserver une salle (mairie, salle Alan
Meur...) auprès de l'accueil de la mairie. Vous devez préciser la date, l'heure de début (heure à
laquelle vous avez besoin de la salle pour installation), le nombre de personnes présentes et la
configuration de la salle des mariages (le public assis face à une table ou les tables en carré, par
exemple).
Pensez à prendre la clé en avance, par exemple si vous organisez une réunion salle Alan Meur.
Vous devez, si nécessaire, réserver le matériel dont vous aurez besoin pour cette réunion :
vidéo projecteur... cette réservation est également à faire auprès de l'accueil de la mairie.
2 – Pour informer en amont de votre réunion concerne un large public, vous pouvez :
Avertir la presse locale :
Albert Quéré (blogueur) : [email protected] ou 06 02 32 91 63
Samira Roth (le Télégramme et Les Infos) [email protected] ou 06 18 89 24 76
Stéphanie Fortin (Ouest France) [email protected] ou 06 29 79 70 89
Alan Duperrin (bulletin municipal) [email protected] ou 06 30 86 49 12
l'idéal, dans tous les cas est de préparer un bref article avec les infos à faire passer :
Quoi ?
Quand ?
Où ?
Combien ?
Qui ?
Et surtout préciser un contact !
Annoncer l'événement dans Ouest France,
vous pouvez aussi passer par infolocale en allant sur le site http://www.infolocale.fr Vous devez
être inscrit pour annoncer des informations par ce biais. Si vous ne l'êtes pas vous pouvez vous
adresser au service communication, ou à tout autre service directement concerné par le thème de
votre annonce.
Annoncer l'événement sur le panneau lumineux
Adressez-vous à :
Alan Duperrin 02-97-26-11-38 (ou [email protected]) ou à
Sophie Daniel 02-97-26-04-72 ([email protected])
le nombre de caractères est extrêmement limité : 7 ligne de 2 mots courts. Merci de préparer votre
annonce dans ce sens.
Annoncer l'événement dans le bulletin municipal
Les informations doivent parvenir au service communication dernier délai en début de mois pour
une parution vers le 15 du même mois.
N'oubliez pas non plus d'en avertir l'office de tourisme au 02-97-26-56-00 ou
[email protected]
3 – Pour un article de compte rendu,,,
Ne pas hésiter à rappeler les correspondants quelques jours avant votre réunion ou votre événement.
Mais, comme on n'est jamais mieux servi que par soi-même, vous pouvez écrire les quelques idées
principales qui ont émané de votre événement et les transmettre aux correspondants. Car ceux-ci ne
se déplacent pas toujours. Pensez aussi à prendre des photos.
Les infos essentielles :
l'ambiance de l'événement
le nombre de personnes présentes
les principaux chiffres, s'il y en a ou les principales décisions prises
une ou deux citations de la personnalité représentative
s'il y aura un suite à l'événement
Inutile de rédiger un article. Quelques infos suffisent.
Une photo est toujours bienvenue, avec le nom et la fonction des personnes.
Ces infos sont à adresser dès le lendemain de la manifestation.
4 – A l'issue de la réunion
Pensez à remettre le mobilier tel qu'il était en arrivant dans la salle.
Ramener éventuellement le matériel emprunté.
Pensez à remettre la clé là où vous l'avez empruntée.
Pour toute question,
contactez le service communication de la mairie :
02 97 26 11 38
[email protected]