Le correspondant catalogage - Guide méthodologique

Le correspondant catalogage
Version : 02-12-2015
Le correspondant catalogage
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Table des matières
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1. Définition .............................................................................................................................4
2. Outils propres au correspondant catalogage ............................................................................5
3. Descriptions des missions ......................................................................................................6
3.1. Représentation de l’établissement auprès de l’ABES ....................................................6
3.2. Responsabilité de la production catalographique de l’établissement auprès du réseau
Sudoc ..............................................................................................................................7
3.3. Assistance et formation de premier niveau .................................................................10
3.4. Contrôle de la qualité de la production catalographique de l’établissement ...................11
4. Les compétences requises ....................................................................................................13
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Chapitre 1. Définition
Dans chaque établissement déployé dans le réseau Sudoc, l’ABES préconise la nomination d’un
correspondant catalogage.
Celui-ci aura pour missions :
• d’être l’interlocuteur direct de l’ABES pour toutes les questions relatives au catalogage ;
• d’être l’interlocuteur direct du réseau, pour les questions relatives aux données catalographiques
produites par son établissement ;
• d’être, au niveau de l’établissement, le recours de premier niveau pour les questions d’assistance et de
formation au catalogage ;
• d’exercer le contrôle de la qualité de la production catalographique de l’établissement.
Le correspondant catalogage travaille en collaboration avec le coordinateur local du Sudoc, et le
responsable de la base locale.
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Chapitre 2. Outils propres au
correspondant catalogage
Le correspondant catalogage doit être identifié dans l’annuaire des correspondants spécifiques de l’ABES
Il communique avec l’ABES et le réseau via la liste de diffusion « CORCAT », liste destinée aux
échanges concernant les questions de catalogage. Un membre du réseau qui ne serait pas correspondant
catalogage et non inscrit à Corcat peut y poster un message, celui-ci sera alors modéré par l’ABES. Les
messages postés par les correspondants catalogage dûment désignés ne sont pas modérés.
Pour contacter ses pairs, dans les autres établissements membres du réseau, afin de leur demander des
vérifications sur exemplaires, il dispose d’un script « Correspondants », dans WinIBW. Ce script permet
d’obtenir dans un fichier-texte les adresses de messagerie des correspondants catalogage de tous les
établissements localisés sous une notice précise.
Il est abonné à la liste de diffusion à destination des catalogueurs du réseau Sudoc, « SUCAT ».
Il dispose dans l’outil WinIBW d’un login spécifique, de type <ILN>CA<nnn>, du groupe des
« vcatalogueurs » et qui lui donne tous les droits de catalogage, y compris celui de verrouiller des notices
bibliographiques.
Voir, à ce propos, le manuel Administration / Gestion des utilisateurs.
Il doit se référer aux règles de catalogage propres au Sudoc, consignées dans le guide méthodologique de
WinIBW.
Il doit se référer au manuel Unimarc, format bibliographique.
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Chapitre 3. Descriptions des missions
3.1. Représentation de l’établissement auprès
de l’ABES
Lorsque l’ABES souhaite échanger avec un établissement du réseau Sudoc à propos de sa production
catalographique, elle ne doit avoir qu’un seul interlocuteur identifié (en plus du coordinateur local), et ce
pour des raisons de clarté et de rapidité des échanges.
Exemple d’échange entre l’ABES et un correspondant catalogage
Question de la cellule d’assistance de l’ABES :
« Bonjour, la cellule d'assistance a été saisie d'une demande de correction de données (ci-dessous) sur la
notice ppn 071060308, créée par une bibliothèque de votre ILN (le RCR XXXXXXXXX). Nous ne
pouvons procéder à la correction, n'ayant pas l'ouvrage en main. Auriez-vous la gentillesse de vérifier, et
si nécessaire, de corriger la-dite notice ? »
Réponse du correspondant catalogage :
« Bonjour Il s'agissait bien, comme le disait votre interlocuteur, d'un conflit page de titre / 1ère de
couverture C'est désormais corrigé »
Le correspondant catalogage doit donc figurer dans l’annuaire des correspondants spécifiques, accessible
à partir du guide méthodologique de WinIBW. Doivent être renseignés dans cet annuaire les champs
suivants :
• ville et nom de l’établissement ;
• numéro ILN de l’établissement ;
• nom et prénom du correspondant catalogage ;
• coordonnées professionnelles (RCR de localisation du correspondant, coordonnées postales,
électroniques et téléphoniques).
C’est le coordinateur local du Sudoc qui, lors de la nomination de son collègue au titre de « correspondant
catalogage », se chargera de communiquer à l’ABES (guichet ABESstp > guichet Sudoc espace pro ) ces
renseignements.
En tant que représentant de son établissement, le correspondant catalogage peut participer aux éventuels
groupes de travail initiés par l’ABES sur des questions de catalogage.
Il peut, avec l’accord de sa direction, participer aux « journées ABES » et en assurer le compte-rendu
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auprès de ses collègues.
3.2. Responsabilité de la production
catalographique de l’établissement auprès du
réseau Sudoc
Lorsqu’une bibliothèque du réseau Sudoc souhaite procéder à une vérification des données cataloguées,
pour ensuite modifier et/ou enrichir une notice, il est souhaitable qu’elle puisse entrer en contact avec
toutes les bibliothèques localisées sous cette notice et vérifier ainsi que la modification proposée leur
convienne.
Pour cela, le correspondant catalogage à l’initiative de la demande utilisera le script « Correspondants »,
proposé dans WinIBW, quelque soit le nombre de correspondants à contacter.
Procédure pour installer le script :
1. dans WinIBW, ouvrir le menu Options > Personnaliser
2. cliquer sur l’onglet « Barres d’outils »
3. cliquer dans la case « Adresses_Corrsp » : le bouton « Correspondants » s’affiche sur votre interface,
prêt à être utilisé
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Procédure pour utiliser le script «Correspondants »
1.Afficher la notice bibliographique à l’origine de la demande de vérification
2.cliquer sur le bouton « Correspondants »
3.choisir le répertoire où le fichier en format texte, contenant les adresses de messagerie, devra être créé.
Donner un nom au fichier puis Enregistrer
4.un message indique qu’un fichier a été créé : aller à l’emplacement défini à l’étape 3 pour ouvrir ce
fichier. Il contient les adresses de messagerie des correspondants à contacter.
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Chaque correspondant catalogage ainsi sollicité pourra vérifier, document en main, si la demande est
pertinente, et donner son avis. Si le document se trouve dans une autre bibliothèque de son établissement,
il pourra transmettre la demande au site concerné en apportant à ses collègues catalogueurs conseil et
assistance.
La liste CORCAT ne doit plus être utilisée pour des demandes de vérification, mais pour lancer des
débats ou discuter de questions de catalogage.
Tout le monde peut écrire sur CORCAT, il n’est pas nécessaire d’être abonné.
Exemples d’échanges entre correspondants catalogage du réseau Sudoc :
Question d’un correspondant adressée par courriel :
« Bonjour, Je m’adresse à la liste des bibliothèques concernées par cet ouvrage [suit une liste de
bibliothèques]. Pouvez-vous vérifier la date d’édition, car je n’arrive pas à définir s’il s’agit d’une date de
dépôt légal ou de copyright. Merci de votre réponse. J’en tiendrai compte pour corriger cette notice si
nécessaire. »
Réponse d’un correspondant catalogage concerné :
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« Bonjour, [dans notre bibliothèque], 2009 est bien mentionnée comme date de dépôt légal. La notice doit
être corrigée en DL2009 Cordialement, »
Question d’un correspondant adressée par courriel :
« Vous êtes localisées sous ppn 110626214. La notice mentionne que le n° dans la collection est 41 alors
que mon tirage de 2007 indique sur le dos et en 4e de couverture que le numéro est 60. Pouvez-vous
vérifier vos exemplaires, SVP ? »
Réponse d’un correspondant catalogage concerné :
« Bonjour, L'exemplaire de [notre bibliothèque] (2006) a bien le n°41 sur le dos, mais sur la 4ème de
couverture le numéro est 60... Cordialement, »
3.3. Assistance et formation de premier niveau
Parce qu’il sera identifié par les catalogueurs de son établissement comme une personne ressource fiable
sur les questions de catalogage, et qu’il est toujours plus simple de s’adresser à quelqu’un de proche et de
connu, le correspondant catalogage aura un rôle d’assistance et de formation de premier niveau, avant de
passer le relais à l’assistance ou le pôle Formation de l’ABES.
Il répondra aux questions relatives aux différentes normes de description et aux formats de catalogage
Unimarc ou Marc21, en se conformant aux règles préconisées par l’ABES et consignées dans le guide
méthodologique (onglet « Aide au catalogage »).
Il répondra aux questions relatives aux commandes ou aux modes de catalogage dans WinIBW, aux
procédures de création ou de modification de notices bibliographiques, en se conformant aux manuels de
cet outil consignés dans le guide méthodologique (onglet « manuels »).
En étroite collaboration avec le coordinateur local, il pourra s’il le désire préparer et organiser des
formations thématiques aux règles de catalogage en vigueur dans le Sudoc, pour les nouveaux personnels
de son établissement, titulaires ou contractuels. Dès lors qu’un collègue exprime le besoin de recevoir une
formation à l’utilisation du logiciel WinIBW, le correspondant catalogage l’aiguillera cependant vers le
pôle Formation de l’ABES.
S’il ne souhaite pas organiser de formations internes, il s’assurera de la bonne prise en compte par ses
collègues des consignes de l’ABES, diffusées via la liste SUCAT.
Il est alors indispensable qu’il y soit abonné.
Pour connaître la procédure d’abonnement, se reporter à la rubrique « Abonnement aux listes de
diffusion » du guide méthodologique.
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3.4. Contrôle de la qualité de la production
catalographique de l’établissement
Le correspondant catalogage est chargé, en collaboration avec le coordinateur local, du contrôle qualité
des données catalographiques produites par son établissement.
Pour cela, il pourra :
• Définir les règles et les pratiques de catalogage pour la base bibliographique locale ;
• Rédiger et diffuser des notes ou des fiches techniques, si besoin ;
• Participer régulièrement à des réunions de service catalogage ;
• Assurer une veille scientifique concernant l’évolution des normes et des formats de catalogage ;
• Traquer les erreurs de catalogage récurrentes dans son établissement et tenter d’y remédier.
Cette liste d’actions, non exhaustive, est donnée à titre d’exemple. Dans le cadre de cette mission de
contrôle, le correspondant catalogage procédera à la vérification des doublons possibles, que la demande
de vérification émane d’un correspondant d’un autre établissement déployé (via la liste CORCAT) ou de
son propre établissement (via les messages d’alertes automatiques envoyés par le système).
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Pour définir les adresses destinataires de ces messages d’alertes, le coordinateur local doit :
• saisir, dans WinIBW, la commande AFF ADR BIB <n°RCR> CAT ;
• cliquer sur le bouton MODIFIER ;
• saisir l’adresse ou les adresses de messagerie destinataires (elles seront alors séparées par une virgule) ;
• cliquer sur le bouton ENTREE.
Enfin, si l’établissement ne dispose pas déjà d’un dédoublonneur local, le correspondant catalogage peut
exercer ce rôle.
Après avoir pris connaissance de la documentation mise à sa disposition par l’ABES, réalisé (avec
succès) les TP interactifs (voir le guide méthodologique, onglet « Aide au catalogage ») et demandé un
login spécifique (auprès de https://stp.abes.fr, [https://stp.abes.fr,/] application « Sudoc Espace Pro »), , il
pourra fusionner les notices bibliographiques doublons qui concernent son établissement.
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Chapitre 4. Les compétences requises
Pour exercer au mieux son rôle, le correspondant catalogage devrait, du point de vue de l’ABES :
• maîtriser les normes de description et les formats de catalogage Unimarc ou Marc21 ;
• maîtriser l’outil de catalogage WinIBW ;
• connaître le guide méthodologique de WinIBW et savoir s’y repérer ;
• connaître les principes de communication avec l’ABES et au sein du réseau Sudoc ;
• avoir le goût du travail en équipe et de la collaboration ;
• posséder des compétences pédagogiques et le sens de la diplomatie ;
• être rigoureux ;
• savoir mettre à jour ses connaissances professionnelles.
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