Guide de soumission des noms de bénéficiaires

1
Guide de soumission des noms de bénéficiaires
(MERCI D’IMPRIMER CE DOCUMENT ET DE LE TRANSMETTRE À VOS EQUIPES DE TERRAIN)
Nous vous prions de lire attentivement les instructions ci-dessous avant de nous faire parvenir vos inscriptions.
Voici les instructions qui s’appliquent à toutes les organisations pour toutes les inscriptions
PRENDRE DES INSCRIPTIONS
Demandez à vos clients de vous fournir un justificatif officiel de domicile pour avoir des informations sûres.
Un modèle de formulaire d’inscription des bénéficiaires est disponible sur notre site internet, afin de vous
donner une structure de base pour enregistrer les demandes de paniers de Noël ; n’hésitez pas à l’adapter
en fonction de vos besoins.
Confidentialité - Dans un esprit de respect de la confidentialité des renseignements personnels, nous
recommandons aux organismes utilisateurs du Fichier de s’assurer que leurs bénéficiaires sont avisés que
leur nom sera communiqué pour vérification. Il serait souhaitable, dans la mesure du possible, que vous
ayez leur consentement par écrit.
INFORMATION MANQUANTE?
Les enregistrements doivent absolument contenir les adresses complètes, les numéros d’appartement, les
codes postaux et les noms. En revanche, il peut vous manquer quelques numéros de téléphone.
Le code postal est un élément essentiel pour toute inscription. Consultez le Répertoire des codes postaux
canadiens (disponible dans les bureaux de poste) ou sur www.postescanada.ca ou canada411.ca afin de
trouver les codes postaux manquants.
Nous ne pouvons pas vérifier les adresses avec boîtes postales.
Il est également très utile de mentionner le nom du/de la conjoint(e) pour éviter des doubles inscriptions.
COLOCATAIRES/CHAMBRES PARTAGÉES/MAISONS DE CHAMBRE
Colocataires ou plusieurs familles habitant au même endroit (ayant la même adresse): on ne peut attribuer
qu’un panier par adresse, quel que soit le nombre de personnes habitant ce logement. Pour éviter que les
enregistrements de ces colocations soient rejetés, soumettez seulement une inscription par adresse et
mentionnez le nombre total de personnes (adultes et enfants) habitant à cette adresse ; ainsi ils pourront se
partager un panier plus conséquent. (consultez notre site web pour voir comment compléter le fichier
correctement)
Maisons de chambre/chambres d’hôpital, etc. : indiquez le numéro de chambre pour chaque personne. Par
exemple, si vous soumettez 12 noms pour la même adresse sans préciser de numéro ou de lettre
d’appartement, la première inscription sera acceptée et les onze autres rejetées.
NOTE A L’ATTENTION DES ORGANISMES MEMBRES DU FONDS DE NOËL DE LA
GAZETTE :
Si votre organisation est aussi un membre du Fonds de Noël de La Gazette, n’envoyez pas la même liste de
noms à La Gazette et au Fichier car cela crée de la confusion et engendre du travail supplémentaire inutile
pour tout le monde. Vous pouvez quand même nous faire parvenir des noms supplémentaires ; ceux que
vous avez faits parvenir à La Gazette nous seront envoyés par celle-ci.
2
POUR SOUMETTRE DES ENREGISTREMENTS AU FICHIER:
Les enregistrements doivent nous être transmis par courriel dans notre formulaire Excel spécifique, disponible
au téléchargement sur notre site web. Aucun autre formulaire ou fichier Excel ne sera accepté.
Remplissez le formulaire correctement (vous trouverez des exemples à la fin de ce document). Par exemple :
pour indiquer l’appartement 1A, inscrivez le numéro “1“ dans la colonne “App. no“ et la lettre “A” dans la
colonne “App. lettre”; pour indiquer le “23 Avenue Maple”, indiquez “23” dans la colonne “No de porte” et
“Maple” dans la colonne “Rue”.
Veuillez indiquer systématiquement votre nom, le nom de votre organisme et les coordonnées complètes, avec
les numéros de téléphone et de fax dans tous vos courriels.
Ne nous envoyez pas de fichier Excel contenant des noms qui ont déjà été vérifiés par le Fichier. Il est
important que vous nous envoyiez chaque nom une fois seulement. Sauvegardez chaque liste de noms sous un
nom de fichier différent et n’ajoutez pas de noms à une liste préalablement envoyée.
SOUMETTRE PLUS DE 500 NOMS À LA VÉRIFICATION
Vous pouvez envoyer un maximum de 500 inscriptions à la fois, mais vous pouvez envoyer autant de listes de
500 noms que vous désirez. Sauvegardez alors chaque liste de noms sous un nom de fichier différent et
n’ajoutez pas de noms à une liste préalablement envoyée. Pour soumettre d’autres noms que vous souhaitez
faire vérifier, créez une nouvelle liste : effacez les données précédentes et recommencez à remplir le fichier
depuis la première ligne. Sauvegardez ce nouveau fichier sous un nom différent pour votre usage interne.
Répétez cette procédure pour les listes suivantes.
FAIRE UN SUIVI DES ADRESSES QUE NOUS N’AVONS PAS ÉTÉ EN MESURE DE VÉRIFIER
Reportez-vous au paragraphe #2 ci-dessous, après la section “lire le rapport du Fichier”.
FAIRE UN SUIVI DES DOUBLONS/DES DOUBLES ENREGISTREMENTS
Reportez-vous au paragraphe ci-dessous, après la section “lire le rapport du Fichier”.
Ne donnez jamais les coordonnées téléphoniques ou courriel du Fichier aux bénéficiaires en leur suggérant
de nous contacter pour résoudre un problème d’inscription; nous ne travaillons qu’avec les organismes et
nous ne pouvons pas répondre aux cas individuels.
Utilisez la liste de contacts que nous vous transmettons pour contacter les autres organismes et discuter des
inscriptions qui posent problème.
LIRE LE RAPPORT DU FICHIER ET LE RAPPORT DES “INVERSIONS” DE LA GAZETTE
Pour chacune des listes de noms soumis, le Fichier vous fera parvenir un « rapport de lot ».
Chaque numéro de lot est indiqué dans le coin supérieur gauche du rapport, suivi de détails tels que le nom de votre
organisme, numéro de téléphone, etc. Par la suite, nous indiquons :
A. Des statistiques - combien de noms étaient sur votre liste, combien sont acceptés, etc. pour cette liste ainsi
que le nombre total de noms soumis par votre organisme à date.
B.
La liste des adresses erronées que nous n'étions pas en mesure de traiter ; nous vous suggérons de
vérifier vos données sur www.canadapost.ca ou par d'autres moyens et de nous renvoyer les inscriptions corrigées
tout comme si elles étaient de nouvelles inscriptions EN CRÉANT UNE NOUVELLE LISTE EXCEL (voir procédure de
soumission de nouveaux noms ci-dessus). Veuillez, SVP, ne pas faire de corrections dans la liste Excel et nous
renvoyer cette liste de nouveau. Renvoyez-nous les inscriptions corrigées comme si elles étaient de nouvelles
inscriptions – ne nous renvoyez pas la liste au complet.
C. Les inscriptions qui sont rejetées parce que l'adresse fournie est déjà dans le Fichier. Nous indiquons
également le nom du bénéficiaire inscrit et le nom de l'organisme donateur pour que vous puissiez les contacter afin
de discuter de la situation. Si le nom de l’organisme donateur indiqué est le vôtre, cela signifie que vous avez envoyé
deux noms pour la même adresse, donc la deuxième inscription est refusée.
3
Comme le Fichier est basé sur les adresses, nous rejetons toutes les adresses qui sont soumises une deuxième fois.
C’est pourquoi les numéros d’appartement sont si importants.
8500 Viau, par exemple, est un immeuble à logements. Si les numéros d’appartement ne sont pas inscrits, la
première fois que cette adresse sera soumise, elle sera acceptée. Par contre, toutes les fois suivantes où elle
sera soumise, elle sera rejetée. Ainsi si cette adresse est soumise 4 fois pour quatre personnes différentes, elle
sera acceptée une fois et rejetée 3 fois. En donnant les numéros d’appartement, cela nous permet de savoir que
ce sont des familles différentes et nous pouvons donc accepter les 4 soumissions.
Après avoir lu le rapport, nous suggérons :
Dans les cas où des noms différents auraient la même adresse, d’appeler l’organisation
mentionnée en bout de ligne (si différente de la vôtre) pour vérifier si une erreur a été commise
et évaluer quoi faire. Il est possible que des membres d’une même famille se soient inscrits en
utilisant chacun leur propre nom sans inscrire le nom de leur conjoint/ ou colocataire, etc.
Dans le cas où une personne ou une famille s’est inscrite auprès de plusieurs organisations,
appelez cette personne ou famille et informez-les qu’ils ne peuvent recevoir qu’un seul panier.
Ce panier viendra du premier organisme qui a soumis leur nom (l’organisme apparaissant en
bout de ligne après le nom et l’adresse du bénéficiaire).
LES RAPPORTS DES « INVERSIONS » LA GAZETTE
Les noms soumis par la Gazette sont prioritaires puisque ceux-ci recevront un chèque de 125$
du Fonds de Noël de la Gazette.
Toute famille soumise par votre organisation au Fichier, et qui a également été soumise par la Gazette, sera incluse
dans la liste de celle-ci. Cela veut dire que cette famille sera intégrée à la liste de la Gazette et enlevée de votre liste.
Vous recevrez une seule télécopie ou PDF par courriel avec la liste de ces noms et adresses. Ainsi, votre organisation
n’est plus responsable de fournir un panier à cette famille, par contre, vous pouvez décider de le faire si vous le
souhaitez, mais en gardant en considération qu’ils recevront également un chèque du Fonds de Noël de la Gazette.
N.B.
Le rôle du Fichier se limite à vous fournir des renseignements—c’est toujours l’organisme qui décide de
donner un panier ou non. Vous pouvez toujours décider de donner un panier à une famille qui a été rejetée
de votre liste si vous estimez que c’est nécessaire. Par exemple, dans des cas comme des familles
nombreuses ou des familles qui ont perdu leur maison suite à un incendie.
Si nous recevons des listes non conformes à nos protocoles et si leur traitement s'avère long ou complexe,
nous nous réservons le droit de les refuser ou de demander des frais additionnels. Nous vous remercions
donc d'agir de manière à ce que le plus grand nombre d'organismes puissent profiter de notre service
pendant cette période chargée de l'année. Nous ferons en retour le maximum pour vous aider.
42 000 bénéficiaires des paniers de Noël vous remercient pour votre travail!
Pour nous contacter, composez le 514.842.3351 ou envoyez un courriel à [email protected] (de la fin octobre au
23 décembre).
4