CAHIER DES CHARGES Création identité visuelle Office de

CAHIER DES CHARGES
Création identité visuelle
Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir
Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir
3, rue Tourny – BP 114 – 24200 SARLAT
Tél. 05. 53. 31. 45. 45.
SOMMAIRE
I.
Présentation du projet ............................................................................................ 3
1. Contexte ............................................................................................................... 3
A. Historique .......................................................................................................... 3
B. Missions de l’Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir ..................................... 4
2. Réflexion autour de la communication ............................................................... 5
A. Objectifs............................................................................................................. 5
B. Cibles ................................................................................................................. 5
II. Objet de la prestation ............................................................................................. 6
1. Prestations demandées ....................................................................................... 6
III.
A
Création du slogan/signature ............................................................................ 6
B
Création de la charte graphique........................................................................ 7
Procédure ............................................................................................................. 8
1. Modalités de réponse .......................................................................................... 8
2. Critères et sélection des offres ............................................................................ 8
3. Modalités d’exécution des prestations ............................................................... 9
A. Délais ................................................................................................................. 9
B. Droits ................................................................................................................. 9
4. Modalités de paiement ........................................................................................ 9
5. Pénalités de retard ............................................................................................. 10
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I. Présentation du projet
1. Contexte
A. Historique
C’est en 1923 qu’est née la première institution touristique à Sarlat sous la simple forme de Syndicat
d’initiatives. Celui-ci deviendra officiellement Office de Tourisme par arrêté préfectoral en 1977.
En décembre 2005, sous l’initiative du Conseil municipal de Sarlat, l’Office de Tourisme prend le
statut d’EPIC (Etablissement Public à caractère Industriel et Commercial). Il s’agit d’un office de
tourisme qui reprendra alors indépendamment les missions de service public pour l’accueil,
l’information, la promotion ainsi que d’autres activités telles que la commercialisation.
L’Office de Tourisme de Sarlat se dote alors d’une signature : « Sarlat, Histoire de goût » qui souligne
à la fois le côté « select » de la destination (seuls les gens de bon goût y viennent) et la richesse
patrimoniale liée à l’Histoire comme à sa gastronomie et son terroir avec la notion de goût.
L’Office de Tourisme utilisait alors une déclinaison du logo et de la charte graphique de la ville de
Sarlat.
Entre 2006 et 2010, les Offices de Tourisme du Périgord Noir ont mutualisé leur communication et
créé une marque Sarlat Périgord Noir dont la signature était L’art de vivre, ça se cultive !
Il s’agissait à l’époque de 17 structures (offices de tourisme et syndicats d’initiative) qui n’en font
plus que 6 aujourd’hui ou d’ici quelques mois).
En janvier 2011, les Communautés de Communes du Périgord Noir et du Sarladais fusionnent en vue
de former une seule et unique Communauté de Communes Sarlat Périgord Noir composée de 13
communes dont Beynac et Cazenac, La Roque Gageac, Marcillac St Quentin, Marquay, Proissans,
Saint André d’Allas, Saint Vincent de Cosse, Saint Vincent le Paluel, Sainte Nathalène, Sarlat,
Tamniès, Vézac et Vitrac.
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Depuis 2012, les Offices de Tourisme de la Communauté de communes du Périgord Noir
(Bureaux d’accueil de Beynac & La Roque Gageac, tous deux plus beaux villages de France) et de
Sarlat ont fusionné pour créer l’Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir.
La section de la Vallée de la Dordogne qui coïncide avec le territoire est réputée comme l’une
des plus attractive de tout le cours de la rivière du fait d’une incomparable concentration en
châteaux et en villages pittoresques (Quatre plus beaux villages de France les uns à côté des
autres).
Sarlat a bénéficié pour son essor touristique de la découverte de la grotte de Lascaux à Montignac
(30 km) et de la proximité d’un site à la notoriété acquise de longue date, Rocamadour (43 Km). Ces
deux attraits majeurs constituent aujourd’hui encore les deux attraits touristiques voisins les plus
forts avec Sarlat. Ce sont ces 3 points forts qui constituent les points d’accroche d’une seule et même
destination entre Périgord Noir et Quercy, reliés par la Vallée de la Dordogne d’une part
(Rocamadour-Sarlat) et son principal affluent la Vézère, ces deux entités géographiques étant l’une
et l’autre régulièrement mobilisées en termes d’images. Surtout la Dordogne qui est à la fois le nom
de la rivière et du département et détient une forte notoriété auprès de certains publics. Les
britanniques en particuliers.
La Vallée de la Dordogne a ces dernières années été revendiquée par l’Office de tourisme du nord du
Lot (Rocamadour, Padirac, Souillac, Martel, St Céré…) ou encore l’aéroport du bassin de Brive.
Aujourd’hui, le tourisme occupe une place déterminante pour la ville de Sarlat et les communes de
sa communauté de communes dont elle est le centre économique et social. En effet plus d’un
million de touristes circulent chaque année à Sarlat et près de 2 million de touristes en Périgord Noir
Parmi ces visiteurs, plus de 450 000 se présentent chaque année au comptoir de l’Office de Tourisme
Sarlat Périgord Noir, ce qui en fait le plus important du département de la Dordogne. Son patrimoine
bâti, ses ressources naturelles, son terroir d’exception et sa notoriété qui dépassent nos frontières
sont quelques-unes des raisons de son succès.
B. Missions de l’Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir
Les missions de l’Office de Tourisme sont déléguées par la communauté de communes Sarlat
Périgord Noir, il s’agit :
 Assurer l’accueil et l’information des touristes sur le territoire Sarlat-Périgord Noir ;
 Assurer la promotion touristique du territoire ;
 Commercialiser des prestations de services touristiques sur le territoire de la
communauté de communes et sur celui de toute commune de la destination qui y
serait favorable ;
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 Contribuer à coordonner les interventions des divers partenaires du développement
touristique local ;
 Etre chargé de tout ou partie de l’élaboration et la mise en œuvre de la politique
locale du tourisme et des programmes locaux de développement touristique ;
D’autres missions sont confiées à l’Office de Tourisme par la ville de Sarlat :
 L’exploitation des visites guidées de la ville dans le cadre du programme « Ville d’Art
& d’Histoire » mis en place par le service Animation du patrimoine ;
 L’élaboration et la réalisation d’événements (Fête de la Truffe, Sarlat Fest’Oie,
Marché de Noël, weekend de la noix, Journées du terroir, Journée de la gastronomie)
Enfin, grâce à son immatriculation au Registre National des Opérateurs de Voyages et de
Séjours , l’Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir a le droit de vendre à la clientèle des
offres de séjours proposées à un prix tout compris mais aussi de gérer une centrale de
réservation.
2. Réflexion autour de la communication
A.
Objectifs
L’Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir ne possède pas sa propre charte graphique et utilise
actuellement des visuels pour ces supports promotionnels. Aujourd’hui, le territoire souhaite se
démarquer en mettant en place sa propre identité visuelle, en somme sa « patte graphique ».
Les objectifs sont donc de :
 Affirmer le positionnement de la destination qui repose sur :
o Art de vivre, Gastronomie et terroir d’exception
o Patrimoine remarquable et dynamique artistique
o Nature et paysages, Authenticité, Ressourcement
 Valoriser l’image de Sarlat Périgord Noir par les atouts majeurs de la destination et de se
démarquer des destinations concurrentes ; histoire, patrimoine, gastronomie, art de vivre,
culture et traditions ;
 Affirmer l’identité et l’existence du territoire en terme touristique qui doit répondre à
différentes clientèles ; Permettre aux clientèles du territoire de se retrouver dans cette
communication
 Donner une image globale et positive de l’ensemble de son territoire et de ses spécificités ;
B.
Cibles
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Il s’agit de définir un concept de communications globales et adaptables aux différentes situations de
communication:
Ce visuel devra être déclinable sur nos supports
Couvertures de brochures, supports commerciaux, site Internet
S’adapter à nos articles boutique et donc déclinables sur les 3 points
de vente (Sarlat, La Roque Gageac et Beynac)
Déclinable sur nos supports de communication, 4x3, sets de table,
insertions presse….
Visuels présents dans nos espaces d’accueil pour renforcer notre
image de territoire
Création d’une Patte Graphique
II.
Objet de la prestation
La présente consultation a pour objet de sélectionner le prestataire qui élaborera la nouvelle identité
visuelle de l’Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir en parfaite cohérence avec la destination et son
positionnement.
1. Prestations demandées
L’agence devra réaliser trois propositions d’identité visuelle et charte graphique pour l’Office de
Tourisme Sarlat Périgord Noir. Elle classera par ordre de préférence ces propositions en justifiant
son classement par un argumentaire fondé sur les éléments de ce cahier des charges.
L’agence créera les éléments de l’identité visuelle qui seront déclinés pour tous les supports de
communication de l’Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir :
 Création de l’identité visuelle et de la charte graphique print et web
 Création d’un slogan, d’une signature
A.
Création du slogan/signature
Les signatures proposées ne devront comporter que quelques mots pour en favoriser la
compréhension et la mémorisation, elles devront être originales et claires.
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Le prestataire créera un slogan qui devra :
-
Reprendre les mêmes idées directrices évoquées par la charte graphique
Etre reconnaissable (sans ambiguïté sur les phonèmes, ce qui n'exclut pas les jeux de mots et
donc les ambiguïtés de sens)
Assez court pour être pertinent et facile à retenir
Remarquable par sa forme graphique qui devra être en harmonie avec le logo déjà existant
B. Création de la charte graphique
Le prestataire devra créer la charte graphique de l’Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir. Cette
charte devra organiser un système de contrôle précis permettant de vérifier que chaque élément
visuel (style de caractères, logotype, couleurs, signalétique…) sera employé à bon escient afin que
tout nouveau document émis par les acteurs de l’office participe à la création d’une identité
commune.
Un Visuel qui nous identifie (photos, dessins, croquis…..)
Qui renforce notre territoire en cohérence
Qui soit le fer de lance de notre communication
La charte graphique devra prendre en compte les éléments techniques suivants :






Typographie, taille et aspect des polices de caractère
Définition des couleurs grâce au nuancier pantone
Mise en page
Principes du choix des images et illustrations
Guide d’utilisation de la charte graphique
Déclinaison de la charte graphique en fonction des différents supports :
- Brochures promotionnelles papiers ; guide des hébergements, guide touristique,
guide de la restauration, manuel des ventes, etc.
- Bureautique ; papier à en-tête, carte de visite, carte de correspondance, carton
d’invitation, signature d’email, enveloppes, etc.
- Evénementiel ; affiches, kakémonos, objets publicitaires, autocollants, signalétique,
etc.
- Communication presse ; encarts publicitaires, communiqués et dossiers de presse.
- Internet ; page d’accueil, page de rubrique, une page article texte, page formulaire
de contact.
- Objets boutique, être sérigraphie sur les objets vendus en boutique
L’agence réalisera des modèles-types pour chaque catégorie d’outils afin d’illustrer les déclinaisons
possibles sur différents supports.
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Tous les éléments fournis par l’agence devront être libres de droits, utilisables sous environnement
PC et Mac et avec tous les logiciels de création quelles que soient les versions utilisées.
III. Procédure
Le présent dossier de consultation sera remis aux agences de communication à compter du 01
Février 2015. Les agences de communication disposeront toutes des mêmes documents remis par
l’organisateur de la consultation.
Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leurs seraient nécessaires au cours de
leur étude, les candidats devront faire parvenir au plus tard 15 jours avant la date limite de remise
des offres une demande écrit par mail à :
 Pour les informations administratives : [email protected]
 Pour les informations techniques : [email protected]; [email protected]
1. Modalités de réponse
Date limite de réception des offres : 30 Mars 2015
Les offres datées et signées doivent parvenir par courrier avant la date limite de réception des offres
indiquée ci-dessus à :
Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir
A l’attention de Katia VEYRET
3, rue Tourny BP 114 – 24203 SARLAT CEDEX
Les candidats fourniront les informations et références suivantes :
 Présentation succincte de l’agence (métiers, stratégies, chiffre d’affaires, etc.)
 Références sur une prestation comparable à celle de l’objet du cahier des charges
 Proposition technique (éléments de la charte graphique) et financière (montants exprimés
en euros en HT et TTC)
Les propositions présentées ne seront qu’un axe de création retenu. L’agence remportant l’appel
d’offre aura pour mission de retravailler cette première base en fonction des remarques qui lui
seront faites lors de la première réunion de projet.
2. Critères et sélection des offres
La sélection de l’offre portera à :
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 60% sur le critère technique :
- Respect du cahier des charges et des objectifs recherchés
- Qualité de la prestation visuelle (pertinence des pistes créatives)
- Délais d’exécution
 40% sur le critère de prix :
- Coût des prestations et réalisations demandées
- Moyens techniques et humains utilisés
L’Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir se réserve la possibilité d’engager des négociations avec les
candidats ayant présenté les trois meilleures offres.
3. Modalités d’exécution des prestations
A.
Délais
Le délai maximum de réalisation de la mission est fixé à deux mois à compter de la notification du
marché.
Les délais de livraison commenceront à partir de la validation de la charte graphique datée et signée.
Rétro-planning :
Choix du prestataire : Début Avril 2015
Création du projet et mise au point du projet retenu : 19 Juin 2015
Validation finale : 30 Juillet 2015
B.
Droits
Le prestataire s’engage à laisser à l’Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir la jouissance exclusive du
visuel, du slogan, de la charte graphique et des maquettes sans autre contrepartie et à lui céder dans
les mêmes conditions les droits exclusifs de reproduction des créations effectuées pour la réalisation
du marché. Ceci inclut notamment les droits d’auteur et les droits de reproduction pour une durée
de 99 ans.
Le titulaire du marché ne pourra en aucun cas faire usage de ces oeuvres pour d’autres bénéficiaires,
que ce soit à titre gratuit ou onéreux, sauf après accord écrit de l’office de tourisme.
L’agence devra fournir à l’Office de Tourisme Sarlat Périgord Noir l’ensemble des éléments
(maquettes, dessins, illustrations, logos, schémas, polices de caractères spécifiques, affiches, etc.) sur
CD Rom sous une forme qui en permettra la ré-exploitation sous toutes les formes.
4. Modalités de paiement
Le paiement sera effectué par mandat administratif sur présentation de facture. Le délai global de
paiement est de 30 jours fin de mois à compter de la réception de facture.
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Le prestataire qui souhaite le versement d’acomptes devra le prévoir dans le devis. Le total des
acomptes ne pourra excéder 30% du coût total de la prestation. Le solde sera versé à la livraison du
CD final de restitution de l’ensemble de la prestation.
Les travaux réalisés par les agences dans le cadre de la consultation ne pourront donner lieu à une
rémunération quelconque
5. Pénalités de retard
L’ensemble de la prestation devra être envoyé par courrier à l’Office de Tourisme Sarlat Périgord
Noir, sur support papier et sur support numérique.
Si le prestataire n’envoie pas l’ensemble des travaux à cette date, l’Office de Tourisme Sarlat
Périgord Noir pourra imputer au montant HT de la prestation une pénalité de 2% par jour ouvré de
retard.
Cette pénalité ne pourra être effective que si le retard pris incombe uniquement au prestataire.
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