Télécharger - PORTAIL CAISSE MAROCAINE DES RETRAITES

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Septembrre 2014
1
Chapitre I : Dispositions administratives et générales
ARTICLE 1 : OBJET DE L’APPEL D’OFFRES
Le présent appel d’offres ouvert a pour objet la réalisation, pour le compte de la Caisse
Marocaine de Retraites sis, à Avenue Al Araar, Hay Ryad, Rabat, des prestations de traitement, de
numérisation, d’indexation, d’intégration et de classement des archives de la CMR.
ARTICLE 2: MODE DE PASSATION
Le présent appel d’offres ouvert sur offres de prix est lancé conformément aux dispositions de
l’alinéa 2 du paragraphe 1 de l’article 16 et du paragraphe 1 et de l’alinéa 3 du paragraphe 3 de
l’article 17 du décret n°2-12-349 du 20 Mars 2013 relatif aux marchés publics.
ARTICLE 3 : DESIGNATION DE LA CMR
La Caisse Marocaine des Retraites, représentée par son Directeur, est désignée ci-après par la "
C.M.R ".
ARTICLE 4 : DESIGNATION DU FOURNISSEUR
Tout FOURNISSEUR des prestations de services de traitement, de numérisation, d’indexation,
d’intégration et de classement des archives faisant l'objet du présent appel d’offres est désigné ciaprès par "le FOURNISSEUR ".
ARTICLE 5 : DESIGNATION DE L'ADRESSE DE LA CMR
La Caisse Marocaine des Retraites, Avenue Al Araar BP 2048, Rabat est désignée ci-après par
l'Adresse de la C.M.R.
ARTICLE 6: REPRESENTANTS DU FOURNISSEUR
Dans son offre, le FOURNISSEUR devra présenter les CV individuels signés de ses
représentants qui vont collaborer avec la C.M.R dans le cadre du présent appel d’offres. Il devra
également préciser l'objet de leurs interventions.
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ARTICLE 7: PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE - DOCUMENTS GENERAUX-TEXTES
SPECIAUX
Les obligations du fournisseur pour l’exécution des prestations, objet du présent appel d’offres,
résultent de l’ensemble des documents suivants :
A)
Pièces constitutives du marché:

L’acte d’engagement ;

Le présent cahier des prescriptions spéciales (C.P.S);

Le bordereau des prix ;

L’offre technique du fournisseur;

Le cahier des clauses administratives générales(CCAG- EMO)applicable aux
marchés de services portant sur les prestations d’études et de maîtrise d’œuvre passés pour le
compte de l’Etat, approuvé par le décret n° 2-01-2332 du 22 Rabii I 1423 (4 juin 2002) ;
En cas de contradiction ou de différence entre les pièces constitutives du marché, ces pièces
prévalent dans l'ordre où elles sont énumérées ci-dessus.
B)
Documents généraux :
Le titulaire du marché qui découlera du présent appel d’offres sera soumis, notamment, aux
dispositions des textes suivants :
 Le Décret n°2-12-349 du 20 Mars 2013 fixant les conditions et les formes dans
lesquelles sont passés les marchés de travaux, de fournitures et de services pour le compte de
l’Etat et des établissements publics ainsi que certaines dispositions relatives à leur contrôle
et à leur gestion;
 Le dahir du 28 Août 1948 relatif au nantissement tel qu'il a été modifié et complété ;
 Le dahir n° 1-03-194 du 14 Rajeb 1424 (11 septembre 2003) portant promulgation de
la loi n°65-99 relative au code du travail ;
 Le décret royal n° 330-66 du 10 Moharrem 1387 (21/04/1967) portant règlement
général de la comptabilité publique tel qu'il a été modifié et complété ;
 Le décret n° 2-07-1235 du 5 kaada 1429 (4 novembre 2008) relatif au contrôle des
dépenses de l’Etat ;
 Les textes législatifs et réglementaires applicables en matière de législation de
travail;
 Les textes législatifs et réglementaires relatifs à la TVA.
Ainsi que tous les textes législatifs et réglementaires rendus applicables à la date de l'acte
d'engagement.
3
ARTICLE 8: RESPONSABILITE DU TITULAIRE DU MARCHE
1- Dans le cadre de l’exécution du marché découlant du présent appel d’offres ouvert, le
prestataire s’engage notamment à :
- fournir les ressources professionnelles nécessaires et à les affecter aux prestations
prévues dans les délais contractuellement arrêtés par les parties;
- exécuter son travail dans les règles de l’art, selon les normes et les standards
professionnels les plus élevés ;
- respecter les lois et les règlements en vigueur au Maroc ;
- fournir les outils et les documents méthodologiques liés à l’objet contractuel et établir
tous les procès-verbaux des réunions qui seront tenues tout au long de l’exécution du marché
découlant du présent appel d’offres.
2- La rémunération qui sera versée au titulaire du marché découlant du présent appel d’offres
constituera la seule rémunération réglée au titre des prestations objet dudit marché.
ARTICLE 9 : CARACTERES GENERAUX ET FORFAITAIRES DES PRIX
1/ Les prix s’entendent toutes taxes comprises. Ils tiennent compte de tout frais et faux
frais, ainsi que toutes suggestions, impôts et taxes. Ces prix sont forfaitaires et rémunèrent
l’exécution de l’ensemble des prestations auxquelles ils s’appliquent non seulement telles que
ces dernières sont définies dans le présent C.P.S, mais encore, telles qu’elles doivent être
réellement exécutées pour aboutir aux résultats définitifs fixés par le présent C.P.S ;
2/Tous les prix seront exprimés en dirhams ;
Les dispositions de l’article 34 du CCAG-EMO restent applicables.
ARTICLE 10 : VARIATION DES PRIX
Les prix du marché, qui sera éventuellement passé suite au présent appel d’offres, seront
fermes et non révisables durant la durée du marché; le fournisseur renonce expressément à toute
révision de prix.
Toutefois, si le taux de la T.V.A est modifié postérieurement à la date de remise des offres, la
C.M.R répercute cette modification sur le prix de règlement.
Les prix du marché sont libellés en dirhams (DH) en toutes taxes comprises (T.T.C).
4
Les dispositions de l’article 35 du CCAG-EMO restent applicables.
ARTICLE 11:
D’EXECUTION
MODIFICATIONS
DES
PRESTATIONS
EN
COURS
Au cours de l’exécution du marché, le maître d’ouvrage peut, après consultation du titulaire du
marché, apporter des modifications au marché initial; pour autant qu’elles n’en modifient pas
l’objet.
En cas d'augmentation de 10% ou de diminution de 25% dans la quantité des prestations, le
titulaire du marché ne peut élever aucune réclamation ni prétendre à l'indemnité.
Ces prestations seront réglées ou décomptées sur la base des prix unitaires portés au bordereau
des prix détail estimatif.
Les dispositions de l’article 36 du CCAG-EMO restent applicables.
ARTICLE 12 : VALIDITE DU MARCHE
Le marché qui découlera du présent appel d’offres ne sera valable, définitif et exécutoire
qu’après visa du contrôleur d’Etat de la C.M.R, quand le visa de celui-ci est requis, et la notification
au titulaire du marché de son approbation par la CMR.
ARTICLE 13 : FRAIS DE TIMBRE ET D'ENREGISTREMENT
Le titulaire du marché supportera les frais de timbres et d'enregistrement de l’original du
marché qui découlera du présent appel d’offres.
ARTICLE 14 : CAUTIONNEMENT PROVISOIRE ET DEFINITIF
En application de l’article 12 du C.C.A.G-EMO, la caution provisoire est fixée à la somme de
soixante mille dirhams (60.000,00 DH).Elle doit être délivrée par une banque installée au Maroc et
libellée au nom de la CMR, portant le n° et l’objet de l’appel d’offres.
Le cautionnement définitif est fixé à 3% du montant initial du marché TTC. Il sera restitué au
prestataire après la réception définitive dudit marché.
Les cautionnements provisoire et définitif ne doivent contenir ni restrictions ni réserves.
ARTICLE 15 : DELAI D’EXECUTION
Le marché qui sera éventuellement passé suite au présent appel d’offres sera exécuté sur une
durée de douze mois (12 mois).
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ARTICLE 16: DATE DEBUT D’EXECUTION DU MARCHE
La date de début d’exécution des prestations du marché qui découlera du présent appel d’offres
commencera à partir de la date fixée dans l’ordre de service de commencement des prestations.
ARTICLE 17 : RECEPTION PROVISOIRE DES PRESTATIONS
Une réception partielle des livrables sera réalisée mensuellement par le comité de suivi et du
contrôle de la qualité des prestations. Le titulaire du marché sera tenu de procéder aux rectifications
qui lui seraient demandées, en cas d’erreurs ou d’insuffisances constatées, sans pour autant que ces
prestations supplémentaires puissent donner lieu à paiement.
Le comité de suivi et du contrôle de la qualité des prestations procédera mensuellement à la
réception :
 Le rapport de production relatant l’état d’avancement des opérations, (sur support
papier et électronique) de scannage/archivage électronique avec la table index
établissant les relations entre les documents sources et les fichiers électroniques
associés, et les opérations de chargement des données. Le rapport devra mettre en
évidence les difficultés rencontrées, les rejets éventuels et l’évolution des risques.
 Les chargements électroniques des dossiers scannés et archivés ;
 Les dossiers numérisés, consultables sur la solution GED implémentée à la CMR (voir
ci-joint, description technique de la solution GED de la CMR). Exemples de critères de
recherche:
- Identifiant du document sur la base documentaire (INDEX) ;
- Date ;

Le classement des documents numérisés remis à leur état initial, après emballage
dans des boîtes (Validées par la CMR) étiquetées avec la fourniture d’un état
comprenant l’ensemble des dossiers scannés, archivés dans chaque boite (étiquette
imprimée).
L’ensemble des documents fournis par le titulaire du marché doivent également être remis à la
CMR sur support magnétique.
Un procès-verbal de réception provisoire sera dressé dès l'achèvement de toutes les prestations.
6
ARTICLE 18 : DELAI DE GARANTIE ET RECEPTION DEFINITIVE
Le délai de garantie est fixé à une année (1année) à compter de la date du procès- verbal de la
réception provisoire des prestations du marché.
Pendant le délai de garantie, le titulaire du marché sera tenu de procéder aux rectifications qui
lui seraient demandées en cas d’erreurs ou d’insuffisances constatées et de remanier l’ensemble des
livrables remis à la C.M.R, sans pour autant que ces travaux supplémentaires puissent donner lieu à
paiement.
La réception définitive des prestations sera prononcée à l’expiration du délai de garantie fixé à
une année (1 année) à partir de la date du procès- verbal de réception provisoire.
L’ensemble des livrables fournis par le titulaire du marché doivent également être remis à la
CMR sur support magnétique (format compatible (pdf, word…) avec les applications sous
windows).
ARTICLE 19: PROPRIETE DES DOCUMENTS ETABLIS PAR LE
PRESTATAIRE
Après leur approbation, les documents établis par le titulaire du marché découlant du présent
appel d’offres (documents élaborés à l’occasion de la mission, base de données, ...) deviennent la
propriété de la CMR qui pourra les utiliser sans aucune redevance ni restriction.
ARTICLE 20 : RESPONSABLE DU PROJET - CMR
La CMR désignera auprès du FOURNISSEUR, un comité de suivi et du contrôle de la qualité
des prestations qui aura pour mission de suivre de près les différentes étapes d’exécution des
prestations faisant objet du présent appel d’offres et ce, pendant la durée du marché.
ARTICLE 21 : RESPONSABLE DU PROJET - Fournisseur
Le FOURNISSEUR devra présenter à l’agrément de la C.M.R le responsable qualifié qu’il
compte affecter au projet, et qui sera l’interlocuteur de la C.M.R.
ARTICLE 22 : PENALITES DE RETARD
A défaut par le titulaire du marché d’avoir terminé les prestations demandées dans les délais
fixés à l’article 15, il lui sera appliqué, sans préjudice des mesures qui pourraient être prises par la
CMR, une pénalité de mille dirhams (1000,00 DH) par jour effectif de retard.
7
Néanmoins, le montant total de ces pénalités ne pourra dépasser un plafond de dix pour cent
(10%) du montant initial du marché et ce conformément à l’article 42 du C.C.A.G-EMO.
Ces pénalités seront déduites d’office des factures, sans aucune mise en demeure.
ARTICLE 23 : RETENUE DE GARANTIE
La retenue de garantie à prélever sur les décomptes est de dix pour cent (10 %). Elle cessera de
croître lorsqu’elle aura atteint sept pour cent (7 %) du montant initial du marché, augmenté le cas
échéant du montant des avenants. Elle sera remboursée à la réception définitive.
Cette retenue pourra être remplacée par une caution bancaire et sera restituée au fournisseur
après la réception définitive des travaux.
ARTICLE 24 : MODALITES DE PAIEMENT
Le paiement des prestations sera effectué trimestriellement par virement au compte bancaire
du fournisseur dans un délai de 90 jours sur présentation d’une facture en trois (3) exemplaires,
signées et cachetées et du PV de réception partielle.
Les factures appuyées du PV de réception partielle et des livrables, doivent être arrêtées en
toutes lettres et chiffres certifiées exactes et signées par le fournisseur qui doit en outre rappeler
l’intitulé exact de son compte bancaire.
La facturation démarrera à la fin du trimestre suivant la date de commencement du service
définie à l’article 16 du présent appel d’offres.
ARTICLE 25 : REGLEMENT DE LITIGES
Les litiges qui se produiraient à l’occasion de l’exécution du marché découlant du présent
appel d’offres seront résolus par la recherche de toute solution amiable préalablement à toute autre
solution.
Si cette procédure ne permet pas le règlement du litige, celui-ci sera soumis aux tribunaux
compétents de Rabat.
Toutefois, les dispositions de l’article 52 et 55 du CCAG-EMO restent applicables.
8
ARTICLE 26: SOUS-TRAITANCE
Le FOURNISSEUR, titulaire du marché, doit solliciter, par écrit, l’agrément de la C.M.R pour
toute sous-traitance d’une ou de plusieurs parties de son marché, en application de l’article 158 du
décret précité.
Toutefois, les sous-traitants doivent obligatoirement remplir les conditions requises des
concurrents prévues à l’article 24 du décret précité.
Le prestataire présente un dossier de sous-traitance comprenant :

La nature des prestations sous-traitées ;

Le nom, la raison ou la dénomination sociale et l'adresse du sous-traitant
proposé ;

Les montants sous-traités ;

Une copie du projet de contrat de sous-traitance.
L’octroi de cet accord, le cas échéant, n’exonérera nullement le prestataire des obligations
contractées à l’égard de la CMR.
Dans ce cas, le prestataire sera seul et intégralement responsable, sans bénéfice de division
et/ou de discussion, des opérations que le prestataire aura confiées à ses propres sous-traitants.
ARTICLE 27 : ASSURANCE CONTRE LES RISQUES
Le titulaire du marché qui découlera du présent appel d’offres devra souscrire toutes les polices
d’assurance couvrant tous les risques inhérents à l’exécution du marché conformément à l’article 20
du CCAG-EMO.
Il doit souscrire, au profit des intervenants affectés à cette mission, une assurance garantissant :
 les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile à raison des
dommages corporels, matériels et immatériels consécutifs causés à l’égard des tiers à la suite
d’accidents provenant du fait des fautes et d’erreurs professionnelles dans le cadre du marché
découlant du présent appel d’offres ;
 l’ensemble du personnel contre les accidents du travail et ce, conformément à
la réglementation en vigueur.
La CMR ne peut en aucun cas être tenue pour responsable des accidents qui pourront survenir
aux intervenants du titulaire du marché dans l’exercice de leurs fonctions.
9
Des copies certifiées conformes de ces assurances doivent être adressées à la CMR et
doivent comporter une clause interdisant leur résiliation sans aviser au préalable la CMR.
ARTICLE 28 : ELECTION DE DOMICILE
A défaut par le FOURNISSEUR de satisfaire aux obligations qui lui sont imposées par l'article
17 du C.C.A.G-EMO, toutes les notifications qui se rapportent à ce marché seraient valablement
faites à l’adresse mentionnée sur son acte d’engagement.
En cas de changement de domicile, le fournisseur est tenu d’en aviser le maître d’ouvrage par
lettre recommandée avec accusé de réception dans les quinze (15) jours suivant la date
d’intervention de ce changement.
ARTICLE 29 : DOMICILIATION BANCAIRE
La Caisse Marocaine des Retraites (CMR) se libérera des sommes dues en exécution du
marché découlant du présent appel d’offres, en faisant donner crédit à un compte ouvert au nom du
FOURNISSEUR dans un établissement bancaire agrée par l’Etat Marocain.
ARTICLE 30 : NANTISSEMENT
Dans l’éventualité d’une affectation en nantissement, il est précisé que :
1-La liquidation des sommes dues par la C.M.R en exécution du marché qui découlera du
présent appel d’offres sera opérée par les soins du Directeur de la CMR ou une personne habilité.
2-La personne chargée de fournir les renseignements et états prévus à l’article 7 du dahir du 28
août 1948 relatif au nantissement des marchés publics, est le Directeur de la CMR ou une personne
habilitée.
3-Les paiements prévus au marché seront effectués par le Trésorier Payeur de la C.M.R, seul
qualifié pour recevoir les significations des créanciers du titulaire du marché.
4- Le Directeur de la CMR ou la personne habilitée livrera au titulaire du marché , sur sa
demande écrite et contre récépissé, l’exemplaire unique certifié conforme du marché .
ARTICLE 31 : RESILIATION DU MARCHE
Le marché découlant du présent appel d’offres sera résilié de plein droit et sans intervention
judiciaire dans les deux cas suivants :

en cas de manquement grave de la part du FOURNISSEUR et en particulier si ce
dernier ne se conforme pas aux directives de la CMR ou si les prestations prévues ne sont
10
pas menées avec la qualité et la célérité requises et ce, dans un délai de quinze jours après
mise en demeure par lettre recommandée visant et rappelant le présent article.
 en cas de liquidation judiciaire, si le FOURNISSEUR n'est pas autorisé par le
tribunal à poursuivre l'exploitation de ses services.
Toutefois, les dispositions de l’article 52 et 33 du C.C.A.G-EMO restent applicables.
ARTICLE 32 : SECRET PROFESSIONNEL
Les renseignements obtenus par le titulaire du marché dans le cadre de cette mission sont de
nature confidentielle et ne devront donc pas être divulguées. Le titulaire du marché se reconnaît tenu
à l’obligation de confidentialité pour ce qui concerne l’ensemble des aspects de sa mission et
s’engage à faire respecter ces dispositions par tous ses collaborateurs et par ses tiers intervenants.
En outre le titulaire du marché s’engage à n’utiliser les informations recueillies au cours de
sa mission à aucune fin autre que celle de l’objet de cette mission et pour laquelle il est mandaté par
la Caisse Marocaine des Retraites.
Les dispositions de l’article 24 du CCAG-EMO restent applicables.
ARTICLE 33 : Arrêt de la mission
S’il y a interruption de la mission par décision de la CMR, les prestations exécutées par le
titulaire du marché seraient rémunérées à l’aide des éléments du Bordereau des Prix, sous détail des
prix et le planning.
Par ailleurs, il est précisé qu’en cas de résiliation du marché par défaillance du titulaire du
marché, les clauses prévues par le CCAG-EMO seront appliquées et aucune indemnité ne serait due.
ARTICLE 34 : CAS DE FORCE MAJEURE
En cas de survenance d’un événement de force majeure tel que défini par les articles 268 et
269 du dahir du 9 ramadan 1331 (12 août 1913) formant code des obligations et contrats, les
dispositions de l’article 32 du C.C.A.G-EMO restent applicables.
11
CHAPITRE II : TERMES DE REFERENCES
Objet de la prestation
Le présent appel d’offres ouvert a pour objet la réalisation des prestations de traitement, de
numérisation, d’indexation, d’intégration et de classement des archives de la CMR.
NB : Ces prestations seront effectuées au site des archives du Centre de Témara.
Périmètre du projet
Le périmètre du présent appel d’offres ouvert comprend les archives de la CMR se trouvant au
site des archives du Centre de Tamara tels que décrites dans le tableau signalétique n°1 ci-après.
Ces archives sont vivantes, leur consultation est fréquente et sont à conserver sur une longue
durée. Elles revêtent une valeur aussi bien administrative, comptable, que juridique.
Les dossiers concernés par cette prestation sont archivés actuellement au site d’archivage de
TEMARA dans des salles équipées en rayonnage fixe selon le mode de classement suivant :
 Dossier de pension :
-Par nature de dossier ;
-Par régime de pension ;
-Par série (ancienne loi et nouvelle loi) ;
-Par ordre chronologique.
 Dossier de remboursement des retenues :
-Par nom et prénom ;
-Par n° CNT (ex.PPR)
-Par n° CNI ;
-Par n° d’affiliation.
12
Tableau signalétique n° 1 -Archives concernéesVolumétrie
Formats
Nature des archives
dossiers

des
pièces
Pension civile de retraite et pension d’invalidité
159.000
Série : (1 ; 200 000 et 700 000)
A4 et moins

Pension militaire invalidité
84.263
Série : (2000 à 86 263)

Pension militaire de retraite
168.400
Série : 150 000 ; 300 000 ; 500 000 et 5 000 000)

Pension de Forces Auxiliaires de retraite
52.500
Séries : ( 400 000 et 800 000)

Pension Forces Auxiliaires invalidité
18. 300
Série :( 600 000 )

Pension des Régimes non cotisants
69.250

Remboursement des retenues
22.000
Nombre total des dossiers
573.713
Nombre de dossiers
Nombre moyen
de pages
573.713
18
Nombre total de pages
10.326.834
13
I- CONSISTANCE DES PRESTATIONS
1-Phase de préparation :
1-1
Le cadrage des prestations
Le prestataire présentera la méthodologie détaillée à adopter pour mener à bien les prestations.
Celle-ci doit comprendre :
 La démarche pour entreprendre et conduire les travaux ;
 Le plan de travail en précisant la procédure de travail pour le traitement
physique des dossiers, la numérisation, l’indexation, le contrôle, le conditionnement
et le classement des dossiers ;
 Le planning de réalisation des prestations.
1-2
La mise en place de l’environnement de travail et des outils
Le prestataire procédera à la mise en place des outils de travail :
 Détailler la liste de l’ensemble du matériel et solution à utiliser et décrire la
solution technique et fonctionnelle à mettre en place ;
 Fournir et installer son propre matériel et sa propre solution nécessaires pour la
réalisation des prestations objet de l’appel d’offres (les scanners, les
ordinateurs, les serveurs, les logiciels, le câblage de la salle de numérisation, les
onduleurs, les connexions et tous les équipements appropriés,…) ;
 La réalisation des interfaces d’intégration avec les solutions GED (Content
Manager) et gestion des archives (Records Manager) déployées à la CMR
(Annexe n°1) et leur test :
 Développer les moulinettes nécessaires à travers les API pour intégrer les
images produites à la solution GED de la CMR et les données nécessaires à la
solution de gestion des archives le Records Manager, selon les structures et les
formats appropriés ;
 Générer un flux XML associé aux dossiers numérisés (extension.tif) ,
respectant la structure du fichier XML.
 Charger les dossiers numérisés, à partir de flux XML généré, vers DB2
Content Manager en exécutant la moulinette de versement. Le flux XML généré
14
contient la liste des dossiers numérisés durant la journée avec tous les éléments
nécessaires pour exploiter les documents numérisés dans Content Manager à
savoir :
- N° du dossier (N° Pension, N° Affiliation, etc.) ;
- Type de document parent ;
- Le nom du document Parent ;
- Le nom des attributs dans lequel le dossier est paramétré dans
Content Manager. (Index, LCA, modélisation du document, etc.) ;
- Date de numérisation ;
- Type des attributs.
1-3
Nettoyage des dossiers
Le prestataire procédera au nettoyage des dossiers à travers :
 La désinsectisation
Pour des raisons d’ordre sanitaire, le prestataire procédera à la désinsectisation des archives
actuels de la CMR, afin d’éliminer les insectes présents dans les documents. Toutes les mesures de
sécurité nécessaires doivent être prises par le prestataire lors de la désinsectisation pour la protection
des agents. La désinsectisation sera faite par l’application de pulvérisation totale des fonds
d’archives actuels.
 Le dépoussiérage des dossiers
Les équipes du prestataire procéderont au dépoussiérage des archives dans leur lieu de
stockage actuel .Un équipement de protection pour les agents doit être prévu (blouses, gants et
masques, etc.).
1-4
La réalisation de tests sur un échantillon et leurs validations par la CMR
Le prestataire effectuera les tests suivants qui devront être validé par la CMR :

Un test sur un échantillon représentatif des sous lots constitués de 200
dossiers de différentes natures. Ce test portera sur tout le processus de la prestation
(traitement, numérisation, indexation, contrôle et intégration des données dans la
solution GED de la CMR)

Un test de chargement des fonds numérisés sur Content Manager sachant que
les dossiers numérisés doivent être consultables via l’application e-client de Content
Manager ;
15

Un test d’intégration des données des archives au niveau de Records Manager
et les éléments archivistiques de tout type de dossier numérisé et archivé doivent être
consultables sur l’application Record Manager.
2-Phase de numérisation :
2-1 Traitement et préparation des dossiers
 La préparation physique des différents types de dossiers d’archives selon la
liste des pièces à éliminer jointe en annexe n°2 du présent CPS;
 La destruction des pièces éliminées sera validée par la CMR.
2-2 Numérisation
La numérisation des dossiers portera sur les pièces constituantes les dossiers
de pension et de remboursement. Le nombre moyen de pages après élimination des documents
à écarter par dossier est de 18 pages.
La numérisation des dossiers sera en couleur noire et blanche et doit permettre :
- La possibilité d’ajustement automatique des paramètres de
numérisation (résolution DPI, luminosité, contraste, etc.);
- La possibilité d’opérer un traitement ou retouche sur les images
numérisées ;
- L’optimisation de la taille des documents numérisés.
2-3 Indexation
L’indexation des dossiers se fera en langue française uniquement et selon le mode
d’indexation arrêté dans le tableau signalétique n°2, ci-après;
16
Tableau signalétique n° 2 –Mode d’indexationModes d’indexation et d’étiquetage
Nature des archives
Pensions
civiles de retraite et
pension d’invalidité
1 à 27 830/200 000 à 264 068/700
000 à 799 999)
Pension militaire invalidité (Série
2000 à 86 263)
 Numéro de pension
 Nature de pension suivant la
codification donnée en annexe n°3
Pension militaire de retraite (Série
150 000 à 151 000)
(Série 300 000 à 340 228) (Séries
500 000 et 5000 000)
Pension
Forces
Auxiliaires
de
(Séries 400 000 à 425 252
et
retraite
800 000 à 832 399)
Pension
Forces
Auxiliaires
invalidité (Série 600 000 à 618 403)
Pensions des régimes non cotisants
-Nom et Prénom de l’intéressé :
Obligatoire
-N° de CNI et CNT (ex-PPR) :
Si disponible
-N° d’affiliation ou n° BR pour certains dossiers du
régime des pensions militaires :
Obligatoire
Remboursement des retenues
2-4 Etiquetage
Chaque dossier scanné devra être étiqueté :
-Edition de l’étiquette contenant le numéro de pension et la nature de pension suivant la
codification donnée pour les dossiers de pension (annexe n°3) avec code à barre des mêmes
éléments ;
- Edition de l’étiquette contenant le Nom et Prénom et les indexes saisis pour les dossiers de
remboursement des retenues (tableau signalétique n°2) avec code à barre des mêmes éléments ;
-Etiquetage du dossier scanné.
2-5 Contrôle
Le contrôle de la production par le prestataire portera sur l’ensemble des prestations, objet
du présent appel d’offres, et sur la totalité des dossiers numérisés (nettoyage, traitement,
17
numérisation, indexation, intégration des données dans la solution GED de la CMR et
reclassement des dossiers physiques numérisés).
Si, sur certaines natures d’archives, la CMR juge la qualité de la numérisation insuffisante,
le prestataire reprendra la même numérisation, avec contrôle visant à constater que la démarche
proposée et validée par la Caisse a été bien respectée. Si le résultat est différent, une
modification ponctuelle ou non, de la démarche pourra être envisagée.
2-6 Conditionnement et classement
 Les dossiers, une fois numérisés, indexés et étiquetés, ils sont conditionnés dans des
boites d’archives normalisées. Les boîtes d’archives proposées doivent être de très bonne
qualité :
 Boîtes cartonnées auto-fermables (sans scotch ni agrafées) de dimensions
intérieures: 410*340*250 mm (+- 2mm), d’un poids maximum 15 kg une fois
remplies,
 Qualité de carton étudiée pour supporter des degrés élevés d’humidité, D’une
résistance à la pression verticale de minimum 40 kg
 Avec zone d’identification des documents directement visible après
classement du conteneur.
 La fourniture nécessaire à la réalisation de ces opérations est à la charge du
prestataire (Boîtes d’archives et étiquettes servant au classement des dossiers et des boîtes
d’archives). Des échantillons pour l’ensemble des fournitures devront être présentés à la CMR
pour validation avant le commencement des prestations.
 Le classement, par le prestataire, des boîtes d’archives étiquetées, selon le mode de
classement arrêté, sont à classer dans les locaux d’archives de la CMR à TEMARA ;
 Renseigner, par le prestataire sur l’application « Records Management »,
l’emplacement des dossiers ou charger un fichier contenant toutes les données archivistiques
relatives à chaque dossier (n° dossier, emplacement, boite…..)
18
II – Obligations du prestataire
Le prestataire est tenu entre autres aux obligations suivantes :

Réaliser toutes les prestations du marché découlant du présent appel d’offres
dans les locaux de la C.M.R sous le contrôle et la supervision de la C.M.R du lundi au
vendredi (exception faite des jours fériés et chômés) selon l’horaire suivant : de 7h30 à
18h. Des facilités de travail en dehors de ces heures pourront être accordées en cas de
besoin ;

S’assurer qu’aucun document, ne peut être traité ou transféré à l’extérieur des
locaux désignés par la C.M.R ;

Assurer la manutention des documents entre le lieu d’archivage et le local de
travail et vice versa ;

Assurer, à sa charge, le transport des équipements et matériel nécessaires à la
réalisation de l’opération ;

Veiller à ce que la qualification professionnelle de son personnel soit
conforme aux responsabilités inhérentes aux postes occupés et s’engager à remplacer
toute personne dont la C.M.R jugerait la conscience professionnelle, la qualification ou
la conduite nuisible à la bonne marche des opérations ;

Soumettre au préalable à la C.M.R une liste nominative avec curriculum vitae
signé de son personnel et ce, en cas de changement de personnel. Aucun changement de
personnel ne doit être effectué, sans accord préalable de la C.M.R ;

Effectuer un traitement physique, pour fluidité de l’opération de scannage, à
savoir le traitement des documents abîmés avec un ruban adhésif, enlèvement des
agrafes ;

Reconditionnement des documents papier et reclassement des dossiers ;

Répondre, dans un délai de 48h, aux demandes de consultation des dossiers
non encore scannés en leur accordant la priorité de prise en charge et leur versement dans
la solution GED de la CMR.
19
III - Obligations de la C.M.R
La C.M.R est tenue aux obligations suivantes :
Mettre à la disposition du prestataire tout le stock des dossiers à numériser, tel
que spécifié dans le tableau signalétique n°1 précité, pour lui permettre de
constituer les documents à traiter, à scanner et à archiver. Aussi toutes les
informations nécessaires liées à la nature de la prestation demandée ;
Remettre au prestataire un fichier texte structuré selon le format demandé en
commun accord avec la CMR, contenant les données, disponibles au niveau de la
base données CMR, des dossiers de pension et de remboursement et leurs identifiants
pour faciliter leur prise en charge automatique. Ce fichier permettra au prestataire
d'identifier très précisément les documents des dossiers à numériser et d’exploiter les
éléments nécessaires à leur indexation.
Mettre à la disposition du prestataire les locaux, au Centre d’Archivage de
TEMARA, pour l’exécution des opérations de traitement et de numérisation.
VI- CONTROLE ET SUIVI DES PRESTATIONS
1-Contrôle de la production par le prestataire
1-1 Contrôle de la prestation
Le contrôle de la production par le prestataire portera sur l'ensemble des produits de la
prestation notamment : le traitement, la numérisation, l’indexation, les images numériques, la
base de données, fichier d'indexation, etc. Le fichier initial qui a été remis au prestataire avec les
documents à numériser doit être complété par le prestataire et être impérativement restitué dans
sa version finalisée avant la livraison des fichiers numériques eux-mêmes.
Les contrôles suivants sont à réaliser par le prestataire avant chaque livraison:




Un contrôle sur le traitement des dossiers ;
Un contrôle intégral de la qualité des images numériques livrées et leur indexation ;
Un contrôle d'intégrité des images et des données livrées : Il consistera à vérifier que
toutes les images numériques annoncées pour chacun des lots dans le fichier de la base
de données sont présentes, que leur nom est conforme au modèle défini et qu’elles sont
rangées dans le répertoire prévu.
Un contrôle de cohérence des images numériques livrées : Il consistera à vérifier qu'il
n'y a pas de décalage entre le nom du fichier image et l'identifiant du document original
20

dont il est issu. Pour cela, chacune de ces images sera visualisée sur un écran
d'ordinateur, et comparée à la vue du document original que l'image est censée
reproduire d'après le nom qu'elle porte.
Un contrôle sur le classement et l’archivage physique des dossiers numérisés.
Un rapport de production relatant l’état d’avancement des opérations sera établi à la
fin de chaque mois par le prestataire et validé par la CMR.
1-2 Suivi de la prestation
Le prestataire s’engage à tenir à jour un rapport de production régulier relatant l’état
d’avancement des travaux et des registres numérisés, contenant les éléments suivants :
o identification des lots de dossiers numérisés ;
o nombre de vues numérisées en totalité et pour chaque lot,
o remarques concernant les problèmes rencontrés,
Ledit rapport, fourni par le prestataire, devra indiquer pour chaque lot numérisé :
- les incidents de production,
- les modalités et le résultat des contrôles qualités réalisés,
2-Contrôle des prestations par la CMR
Il est constitué un comité de suivi et de contrôle de la qualité des prestations objet de
l’appel d’offres. Ce comité sera désigné par le Directeur de la C.M.R.
Le contrôle par la CMR se fera sur la base d’échantillons à partir des dossiers traités (la
taille de l’échantillon sera fixée par la CMR).La CMR se réserve le droit de contrôler la
totalité des dossiers numérisés.
Pour chaque échantillon, une vérification des prestations par la CMR est effectuée dans ses
locaux. Cette vérification concernera:
 La Phase de test
Le premier échantillon qui sera émis par la CMR concernera un ensemble de documents
représentatifs du panel de documents à numériser que le titulaire sera amené rencontrer tout au long
de l’exécution du marché découlant du présent appel d’offres. Le délai de vérification dont
disposera la CMR, sera de quinze (15) jours calendaires, à compter de la livraison de la prestation.
21
Ces opérations de vérification du premier échantillon correspondant à la phase de test seront
effectuées par la CMR en coordination avec le prestataire et porteront sur l’ensemble des produits
de la prestation.
Si les prestations ne sont pas jugées satisfaisantes, la CMR notifie au titulaire une décision
motivée d’ajournement, de réfaction ou de rejet, sommant celui-ci de remédier aux manquements ou
défauts constatés dans un délai maximum de dix (10) jours.
Il est à signaler que ce délai n’est pas inclus dans le délai contractuel.
 La Phase de mise en œuvre
Concernant les contrôles périodiques effectués par la CMR sur la base d’échantillons, ceux-ci
seront réalisés dans les mêmes modalités et conditions que le premier échantillon, objet de test.
Les contrôles seront réalisés par la CMR, à la suite de l’intégration des résultats de
numérisation à la solution GED et la solution de gestion des archives de la CMR.
Les contrôles porteront sur tous les éléments définis dans le présent cahier des prescriptions
spéciales. La reprise des documents non conformes sera à la charge du titulaire. La prestation devra
être réalisée conformément aux procédures décrites dans le présent cahier des charges.
Chaque échantillon traité sera retourné aux services de la CMR, sous la forme de un ou
plusieurs chargements au niveau de la solution GED, accompagné des dossiers physiques traités.
VII- PROFIL DE L’EQUIPE PROJET
Le prestataire s’engage à dédier au projet, des experts et compétences spécialisées, justifiant
d’une expérience professionnelle et pratique appréciable dans le domaine de numérisation et
d’archivage des dossiers. Cette équipe projet sera constituée de :
o Un chef de projet responsable notamment du cadrage, de la méthodologie et
du suivi global du projet, ayant une bonne expérience dans le domaine ;
o Un responsable des opérations ayant une maîtrise parfaite des outils utilisés.
Il doit assurer une présence quotidienne et permanente sur le lieu de travail de la
C.M.R ;
o Un responsable technique maitrisant les outils Content Manager et Record
Manager ;
o Des opérateurs ayant une maîtrise des outils à utiliser.
VIII- LES LIVRABLES PERIODIQUES
Les livrables à fournir mensuellement par le prestataire sont les suivants :
22

Le rapport de production relatant l’état d’avancement des opérations,
(sur support papier et électronique) de scannage/archivage électronique avec la
table index établissant les relations entre les documents sources et les fichiers
électroniques associés, et les opérations de chargement des données. Le rapport
devra mettre en évidence les difficultés rencontrées, les rejets éventuels et
l’évolution des risques.

Les chargements électroniques des dossiers scannés et archivés ;

Les dossiers numérisés, consultables sur la solution GED implémentée à
la CMR (voir ci-joint, description technique de la solution GED de la CMR).
Exemples de critères de recherche:
- Identifiant du document sur la base documentaire (INDEX) ;
- Date ;

Le classement des documents traités remis à leur état initial, après
emballage dans des boîtes étiquetées avec la fourniture d’un état comprenant
l’ensemble des dossiers scannés, archivés dans chaque boite (étiquette imprimée).
23
ANNEXE N°1
1- Description de la solution GED implémentée à la CMR
KOFAX est une solution de capture et de traitement des documents, il permet de vérifier les
documents numérisés, de valider les données extraites, de l’indexer en vue d’une consultation et de
les envoyer au système de gestion des documents et au système de gestion de flux.
Le logiciel d’acquisition kofaxperm et aussi ma lecture automatique des documents
((OCR/ICR/OMR).).
IBM Content Manager est la solution de gestion électronique des documents. . Il supporte le
contenu Web en HTML et en XML, les images, et les dossiers en garantissant les conditions de
sécurité et de performance de la solution.
IBM Records Manager est la solution facilitant la gestion de toute la chaîne d’archivage en
assurant une fluidité et une efficacité en termes de versement des documents physiques.
Lotus WorkFlow est l’outil qui permet de créer et de déployer des applications de flux de
travaux personnalisées qui gèrent et surveillent les processus métier, elle a permis de mettre en place
les workflow de circulation des documents à la CMR
2- Architecture Adoptée
2-1 Architecture logicielle modulaire
 Module d'acquisition et de numérisation : KOFAX Capture 8.0 ;
 Module de gestion et d'archivage électronique de documents : IBM Content
Manager8.4;
 Moteur de Workflow et de gestion des flux documentaires : Lotus WorkFlow7.0Lotus Domino 8.0;
 Module de Records Management (gestion des archives physiques) : IBM Records
Manager.
2-2
Architecture technique
L’architecture déployée à la CMR, est basée sur une architecture Fibre Channel et composée
de :
 Un serveur d’acquisition (Type : IBM X 3650 M2, OS : Windows Server 2008);
 Un serveur Workflow (Type : virtuelle, OS : Windows Server 2003) ;
 Un serveur d’archivage électronique (Type : IBM P6 550,OS : AIX) ;
 Une (01) Baie de stockage SAN/NAS (Type : IBM System Storage N3300, Taille 5
TERA) ;
 Un (01) Switch FC : IBM System Storage SAN24B-4;
 Deux (02) scanners de production : Scanners Fujitsu FI 6770C;
 Dix (10) scanners départementaux : Scanners Fujitsu FI 6230C.
24
ation entre les serveurrs( figure 1))
3- Flux de communica
25
Tableau 1:Description des flux de communication entre les serveurs
Le tableau 1 ci-dessous résume la gestion de flux de communication entre les serveurs (Voir
Fig1)
N° du flux
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
Description
Lors d’une étape de Communication le client Ascent Capture
envoi les documents scannés à la base DB2 propre à Content
Manager
Le client Ascent Capture envoi au serveur domino via le
protocole http une requête pour créer un job (Courrier) à l’aide
d’un programme appelé Agent
Ce flux se déroule instantanément avec le flux (1)
Le client interroge via l’application “Gestion de Courrier” via
http le serveur domino.
A l’ouverture du courrier « l’application Gestion du courrier »
demande l’affichage des pièces scannée via une requête XML,
en sollicitant le serveur Domino
Le serveur domino à son tour, redirige la requête à l’application
d’entreprise hébergée au niveau du serveur d’application WAS
installé sur le serveur SRVGED.
La requête est porteuse de paramètres (BO, Numéro du dossier)
Le serveur d’application WAS envoi une réponse au serveur
domino
Le serveur domino envoi une réponse de type XML au client
indiquant la liste des pièces scannées dans la phase de
numérisation
Cas des délégations:
Après l’opération de numérisation, les documents scannés sont
stockés directement dans la base DB2 du serveur SRVGED,
avec un flag « non traité »
Une “application d’entreprise” déployée au niveau du serveur
d’application WAS installé sur Srvcapture, initie d’une façon
planifiée une requête qui cherche dans la base DB2 de Srvged
les documents dont le flag est « non traité ».
L’application récupère les identifiants de ces documents
L’application envoi une requête à Gedworkflow pour initié le
job (courrier) tout en mettant à jour le flag par « traité »
26
ANNEXE N° 2 :
LISTE DES PIECES A ELIMINER
1-Régime des pensions civiles :
Doubles des :
 correspondances
 jugements des cas litigieux
 arrêtés
 CIN
 états de validation de services
 extraits de naissances et de décès
 extraits d'état civil
 actes adoulaires : mariage, hérédité, tutelle, garde des enfants
 titres de recettes
 lettres de rappel
 fiche de liquidation
 fiche de renseignement
 bordereaux
 fiche de révision
Pièces:
 certificats de scolarité
 attestation de non remariage
 certificat de célibat
 certificat médical
 attestation de non emploi
 expertise médicale
 photos
 relevés d’avances sur pension
 chemises bulle
 chemises cartonnées
 enveloppes
 certificat de vie
27
2-Régimes des pensions militaires
Doubles des :
 correspondances
 arrêtés
 extraits de naissances
 extraits d'état civil
 titres de recettes
 lettres de rappel
 fiche de liquidation
 fiche de renseignement
 bordereaux
 fiche de révision
Pièces:
 chemises bulle
 chemises cartonnées
 enveloppes
 certificat de vie
3-Dossiers de remboursement
Doubles des :





correspondances
demande de remboursement
arrêtés de promotion
attestations de salaires
bordereaux
4-Régimes non cotisants
Doubles des :












correspondances
carte d'émargement
procès-verbal
brevet
ordre de versement
extrait de naissance
acte de mariage
acte d'hérédité
brouillon de liquidation
CNI
Enveloppe
Certificat de vie
28
ANNEXE N°3
CODIFICATION PAR NATURE DE DOSSIER
Code
010
012
002
022
030
032
040
042
050
060
070
072
200
202
300
300
550
552
600
700
702
840
870
872
900
940
942
950
952
960
962
970
972
Nature
de
dossier(Abréviations)
PCP
PCPR
PCI
PCCR
PFA
PFRR
AS
ASR
PE
PR
GR
GRR
RF
(Vietnamienne)
RFR
(Vietnamienne)
PIFA
PIFA
PE
(Part
marocaine)
PER
(Part
marocaine
SR
Ind.EX.ZN
Ind.EX.ZNRév
Rente (CMR)
AR
ARR
RAT
PRI
PRIR
AFR
AFRR
PMI
PMIR
RF
RFR
Nature de dossier
Pension civile principale
Pension civile principale de réversion
Pension civile d’invalidité
Pension civile complémentaire de réversion
Pension Forces Auxiliaires
Pension Forces Auxiliaires de réversion
Allocation Spéciale
Allocation Spéciale de Réversion
Pension Espagnole
Prime de remplacement
Garde de SA MAJESTE
Garde de SA MAJESTE de réversion
Rente Forfaitaire aux Anciens Combattants
Rapatriés du Vietnam.
Rente Forfaitaire de réversion des Anciens
Combattants Rapatriés du Vietnam.
Pension d’Invalidité des Forces Auxiliaires
Pension d’Invalidité des Forces Auxiliaires
Réversion
Pension Espagnole (part marocaine)
Pension Espagnole de réversion (part marocaine)
Solde de Réforme
Indemnités de l’Ex Zone Nord
Indemnités de l’Ex Zone Nord Réversion
Rente CMR (dahir 27/09/1952)
Aide Renouvelable
Aide Renouvelable Réversion
Rente accident de travail
Pension de Résistant Invalide
Pension de Résistant Invalide Réversion
Allocation Forfaitaire de Résistant
Allocation Forfaitaire de Résistant Réversion
Pension d’Invalidité des Forces Armées Royales
Pension d’Invalidité des Forces Armées Royales
Réversion
Rente Forfaitaire
Rente Forfaitaire Réversion
29
Appel d’offres ouvert N°18/2014/DAL
TRAITEMENT, NUMÉRISATION, INDEXATION ET CLASSEMENT
DES ARCHIVES DE LA CAISSE MAROCAINE DES RETRAITES
BORDEREAU DES PRIX FORMANT DETAIL ESTIMATIF
Prix N°
1
Quantité
dossiers
Prestations
Réalisation des prestations de services de
traitement, de numérisation, d’indexation,
d’intégration et de classement des archives de
la Caisse Marocaine de Retraites.
Total HT
TVA (20%)
Total TTC
30
573.713
de Prix unitaire
DH/HT
(En chiffres)
Prix
DH/HT
total