Courrier du Président de l`AMF 53

Laval, le mercredi 10 octobre 2012.
Monsieur Jacques PELISSARD
Président
Association des Maires de France
41 Quai d’Orsay
75343 PARIS CEDEX 07
Affaire suivie par Valérie MELOT-RAYNAL
Objet : Registre des délibérations_reliure
Réf : NB/VMR/n°250
Monsieur le Président,
Par la présente, je souhaite vous faire part des difficultés rencontrées par
les communes et leurs groupements dans l’application du décret n°2010-783
du 8 juillet 2010 et de la circulaire interministérielle du 14 décembre 2010
relatifs à tenue des registres des communes.
En effet, ces textes imposent désormais aux communes et à certains EPCI
de relier leurs registres des délibérations et des arrêtés. Ces dispositions font
suite au constat par les services des archives de la dégradation prématurée
desdits registres dans lesquels étaient collées les délibérations. Or, cette
méthode engendre de nombreux inconvénients tels que la perte de feuilles
mobiles s’étant décollées des registres ou encore des délibérations datant de
moins de trente ans totalement illisibles aux endroits où la colle avait été
appliquée.
Par conséquent, dans un souci de pérennisation de la mémoire des
communes et de leurs groupements, le décret modifiant le code général des
collectivités territoriales dispose que « l'utilisation du papier permanent pour
les feuillets destinés à l'inscription des délibérations est requise. L'encre
d'impression doit être stable dans le temps et neutre. Tout collage est
prohibé. ». De même, la circulaire précise que la reliure « aura les mêmes
caractéristiques techniques que celles des registres d’état civil. Il n’est plus
possible d’insérer les feuillets dans les registres par collage, thermocollage
ou montage sur onglet ».
Suite à ces différentes publications, des entreprises privées de fournitures
de bureau ont inondé le marché de produits dérivés à la tenue des registres.
Parmi ces fournitures, une machine à relier par serrage est très largement
proposée aux communes. Les commerciaux affirment que leur produit est
parfaitement conforme aux textes en vigueur. Pourtant, il apparaît que cette
reliure contient une partie métallique engendrant un risque de corrosion et
donc de détérioration précoce des documents ainsi reliés. En réaction à cela,
le directeur des Archives de France a jugé utile de rédiger une note étendant
les moyens de reliures interdits pour les registres des délibérations, à la
reliure par serrage.
Or, les entreprises en cause font une interprétation stricte du décret et de
la circulaire dans lesquels aucune mention n’est faite au procédé de reliure
par serrage. Seule la note du directeur des Archives de France en fait état,
sans valeur réglementaire. De plus, s’il est fait référence aux registres d’Etat
civil, l’instruction générale relative à l’Etat civil n’est pas plus loquace sur les
caractéristiques de cette reliure. En aucun cas, par exemple, il n’est fait
expressément obligation aux communes de procéder à une reliure cousue.
Pourtant le directeur des Archives de France affirme que « la reliure exigée
par la circulaire pour les registres des délibérations est une reliure
traditionnelle cousue ».
Cette situation est particulièrement délicate puisque les services des
archives affirment aujourd’hui l’irrégularité du procédé alors même que de
nombreuses communes ont fait l’acquisition de cette machine à relier par
serrage, faute d’information fiable à ce sujet et de techniques de vente
agressives.
De fait, Monsieur le Président, je souhaiterais que ces incertitudes
puissent être éclaircies promptement par Monsieur le Ministre de l’Intérieur.
Dans l’attente de vous lire, Monsieur le Président, veuillez agréer
l’assurance de mes sentiments les plus cordiaux.
Le Président,
Norbert BOUVET