TP5 Partie 2 : Conduite de réunions

SGDT – L. Tabourot
TP5 Partie 2 : Conduite de réunions
1.
INTRODUCTION
2.
LES DEVOIRS DE L’ANIMATEUR ET DU PARTICIPANT
LES DEVOIRS DU PARTICIPANT :
LES DEVOIRS DE L’ANIMATEUR
3.
REUNION DE PRISE DE DECISION
4.
MISE EN PRATIQUE : 2 REUNIONS AUTOUR DE LA GDT
DEROULEMENT DE CHAQUE REUNION
1ERE REUNION : DEFINITION DU PLANNING D’IMPORTATION : REPRISE DE L’EXISTANT
2EME REUNION :DEFINITION DE LA GESTION DE COMMUNICATION QUI VA ETRE UTILISEE
DURANT LE PROJET
1. Introduction
Ce TP est réalisé en 3 groupes de 4 personnes.
Chaque groupe va réaliser 2 réunions autour d’une problématique de déploiement d’une
solution GDT.
Les compte rendu établis au cours des réunions feront partie du CR du TP.
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2. Les devoirs de l’animateur et du participant
Les devoirs du participant :
respecter les règles validées
respecter l'autre
assumer ses responsabilités
écouter
être ponctuel
participer (être actif)
être force de proposition
Les devoirs de l’animateur
Rappeler clairement l’objectif de la réunion
Préciser la durée, les étapes, les délivrables
Varier son mode de questionnement (ouvert, fermé, dirigé..)
Favoriser la participation de chacun
Recadrer la discussion si elle s’égare
Reformuler et synthétiser les étapes – clé
Valoriser le groupe et mettre en évidence les progrès
Utiliser des supports visuels (tableau…)
Tirer les conclusion et le plan d’action
3. Réunion de prise de décision
Animateur
rappelle l'objet de la réunion et ses enjeux
aide le groupe à bien poser le problème
facilite les échanges
participe à la décision
obtient l'adhésion des participants sur la décision
animateur
Méthodes
idées
participants
Participants
Sont au fait du problème traité
sont solidaires de la décision
Les 4 phases :
1- définition du problème
Sollicitations 2- analyse méthodique :
combien / quand / quoi / qui
3- production d’un grande nombre de
solutions possibles
4- sélection de la solution la plus
adaptée
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4. Mise en pratique : 2 réunions autour de la GDT
Pour cette mise en situation, nous allons imaginer qu’il a été décidé de déployer @udros au
sein de Polytech.
3 types de documentation vont être mis dans la base :
- enseignement avec les classes : cours, TD, TP, Compte rendu TP
- projet et stage étudiant avec les classes : intitulé du stage, rapport, support de
soutenance
- laboratoire avec les classes : projets, publication, thèse
voici le planning du projet pour la partie enseignement et projet étudiant :
septembre
définition du modèle : définition des classes
pour Projets / Stage et enseignement
mise en œuvre des test
validation suite au test
création du support de formation pour les enseignants
formation des enseignants
début de création des objets dans la GDT
préparation à l'importation (reprise de l'existant)
importation (reprise de l'existant)
définition du processus de notation des CR de TP
octobre
decembre
janvier
fin octobre
debut janvier
L’équipe projet est constituée :
- d’un chef projet
- de 2 enseignants chercheurs
- de 2 élèves
- d’un représentant informatique
Déroulement de chaque réunion
L’animateur de la réunion est le chef projet
2 participants sont les 2 enseignants chercheurs
1 participant est un élève
5 min de prep pour l'animateur et les participants
20 min de réunion avec un animateur et un rédacteur
10 min de débriefing : autodiagnostic des participants et de l'animateur (voir documents)
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1ère réunion : définition du planning d’importation : reprise de l’existant
le processus d’importation est réalisé par une mise à niveau de l’existant (renommage des
fichiers selon un nom cohérent avec la référence, regroupement des fichiers dans un dossier,
création d’un fichier excel d’importation) puis par l’exécution d’un programme d’importation.
Pour la partie enseignement et projet étudiant, l’objectif est de définir :
Quoi : quels documents vont être importés ? pour les projets, jusqu’à quand remonte-t-on ?
Comment : dans quel ordre ?
Quand et Qui :sur quel planning et par qui ?
2ème réunion :définition de la gestion de communication qui va être utilisée
durant le projet
Pour la partie enseignement et projet étudiant, l’objectif est de définir :
Comment et Quoi : quels supports vont être utilisés ? à quelle fréquence ?
Qui :qui les réalise ? à qui s’adresse la communication ?