Cahier de charge - Richelieu International

Guide d’organisation
Congrès Richelieu International 2017 et 2018
Guide d’organisation
Congrès 2017 et 2018
Document mis à jour le 26 juin 2015
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TABLE DES MATIÈRES
Mission et valeurs du Richelieu International
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Principes directeurs de l’organisation du Congrès
Richelieu International
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Comité de direction du congrès
3
Comités de travail
4
Thème du congrès
8
Lettre d’engagement du club
9
Comité animation/divertissement
Comité ateliers/conférences
Comité des bénévoles
Comité commandites/vente d’espaces publicitaires
Comité communications
Comité finances
Comité hébergement/restauration
Comité logistique
Comité programme d’activités pour les conjoints(es)
Comité protocole
Comité salon des exposants
Comité transport
Comité volet jeunesse
Description du centre des congrès
Description du lieu d’hébergement
Accessibilité des lieux pour une clientèle internationale
Mobilisation des membres du club
Engagement financier (commandites)
Répartition des surplus/pertes
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Mission et valeurs du Richelieu International
Dans le respect de ses valeurs et de sa devise, le Richelieu International (RI) a pour mission
de faire la promotion de la francophonie à l'échelle internationale, nationale et locale et
d'être au service de la francophonie et de la jeunesse par des actions de type social,
éducatif, culturel, politique à caractère non partisan et économique. Cette mission contribue
à l'épanouissement des individus et des collectivités.
Principes directeurs dans l’organisation du Congrès
Richelieu International
Ce guide d’organisation doit être validé par chacun des clubs désirant recevoir le Congrès
Richelieu International. Lorsque le choix du club hôte sera fait par les membres du conseil
d’administration du RI, il servira de guide opérationnel pour les membres du comité
organisateur et la direction générale du Richelieu International. Il présente les informations
sommaires relatives aux différents comités formant la grande équipe du comité
organisateur, ainsi que les détails devant se retrouver dans la lettre d’engagement qui doit
être soumise en vue de se voir confier l’organisation du congrès.
Sur le plan opérationnel, le conseil d’administration mandate la direction générale pour voir
à la réalisation du congrès international annuel. Pour ce faire, un comité de direction est mis
en place ainsi que différents comités de travail.
Tout engagement officiel dans le cadre du Congrès Richelieu International doit recevoir l’aval
de la direction générale et, selon le cas, du conseil d’administration du Richelieu
International. Cet élément du processus décisionnel inclut notamment tout engagement
financier pris avec des fournisseurs de services hôteliers, de services techniques ou de
spectacles et les partenaires financiers du congrès, dont les commanditaires. Les contrats,
les obligations et autres documents écrits concernant le congrès et nécessitant l’engagement
du Richelieu doivent obligatoirement être signés par la direction générale.
Comité de direction du congrès
Le comité de direction du congrès est constitué du directeur général du Richelieu
International, du président du club hôte, du conseiller régional (le cas échéant) et des
membres de l’exécutif du comité organisateur du congrès (président, vice-président,
trésorier, secrétaire, responsable des communications).
Le comité de direction du congrès a pour mandat d’assurer une coordination efficace des
activités des différents comités de travail composant l’ensemble du comité organisateur. Ce
comité restreint reçoit, de la direction générale, les orientations à suivre et les paramètres à
respecter dans l’organisation du congrès, tels qu’établis par le conseil d’administration du
Richelieu International.
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Comités de travail
Les différents comités de travail composant l’ensemble du comité organisateur relèvent pour
leur part du comité de direction du congrès international et doivent lui faire approuver tous
les projets avant de s’engager dans la réalisation de ceux-ci.
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Animation/divertissement
Ateliers/conférences
Bénévoles
Commandites/vente de publicité
Communications
Finances
Hébergement/restauration
Logistique
Programme d’activités pour les conjoints(es)
Protocole
Salon des exposants
Transport
Volet jeunesse
Certains de ces volets ne nécessitent pas la formation d’un comité, mais requièrent tout de
même un responsable attitré.
Animation/divertissement
Ce comité est responsable du volet divertissement du congrès. Qu’il s’agisse de musique
d’ambiance ou de spectacles, le comité a la responsabilité de faire des recherches et de
recueillir des soumissions afin d’en faire la proposition au comité de direction. Il est
souhaitable de favoriser de jeunes artistes locaux (amateurs ou professionnels).
Ateliers/conférence
À chaque année il est impératif d’offrir des ateliers et conférences qui répondent aux besoins
de nos membres, tout en étant novateurs. Le Richelieu International et la direction générale
déterminent les sujets abordés, mais le tout doit se faire en collaboration avec le comité
organisateur. L’important est d’assurer une continuité du contenu sur le plan stratégique.
Bénévoles
De nombreux bénévoles sont impliqués dans la réalisation d’un événement, que ce soit pour
l’accueil, l’accompagnement dans les déplacements, l’inscription, le service de bar, etc. Il est
donc essentiel d’identifier une personne responsable de trouver des bénévoles et de gérer la
répartition des tâches, en collaboration avec la direction générale du RI.
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Commandites/vente d’espaces publicitaires
La recherche de commandites et la vente d’espaces publicitaires ont pour but premier de
réduire au minimum les frais des congressistes et/ou de bonifier certains événements. En
aucun cas, elles ne doivent être perçues comme une campagne de financement par le
comité organisateur ou le Richelieu International.
L’objectif de base est de conclure pour un total de 20 000 $ (basé sur l’expérience des
dernières années) d’ententes de commandites et de vente d’espaces publicitaires.
Ce groupe de travail a pour mandat d’établir des ententes de partenariat avec des
entreprises privées ou encore des agences gouvernementales. Les ententes de partenariat
peuvent reposer sur des biens, des services ou des sommes d’argent, mais relèveront d’une
politique de commandites qui dictera les principes directeurs dans ce domaine d’intervention
de l’organisation du congrès.
Un plan de partenariat détaillé vous sera remis huit à dix mois avant la tenue du congrès. Ce
document est personnalisé dès que le thème du congrès et le logo sont approuvés.
La direction générale sera responsable de faire le lien avec le comité des communications
afin d’assurer la visibilité due aux partenaires dans nos différents outils de promotion avant,
pendant et après le congrès.
Communications
Cette équipe est responsable de l’ensemble de communications entourant la promotion du
congrès auprès des membres Richelieu. Elle doit également maximiser la couverture
médiatique par les médias d’information locaux, régionaux et nationaux, selon le cas.
L’équipe des communications du Richelieu International accompagnera le comité dans la
rédaction des communiqués de presse, dans l’élaboration des publicités, ainsi que dans
l’animation des réseaux sociaux et du site internet du Richelieu International.
Cette équipe de travail, durant l’événement, doit aussi voir à la production de courts articles
accompagnés de photos qui pourront être acheminés aux congressistes via infolettre.
Il est important de noter qu’il revient à cette équipe de développer toute la signature
graphique, logo, thème et style pour l’événement. Ces aspects, une fois présentés au comité
de direction, devront être soumis pour approbation au conseil d’administration du Richelieu
International.
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Finances
La direction générale est responsable de la préparation du budget. Celui-ci est transmis au
comité organisateur huit mois avant l’événement. En fonction de l’évolution des revenus,
des versions ajustées seront remises au comité sur une base mensuelle. L’approbation des
dépenses évolue au fur et à mesure que le nombre d’inscriptions grimpe et que les
commandites sont officialisées.
Tout revenu engendré par la vente de billets de tirage ou de produits reliés à l’exploitation
d’un bar au cours du congrès doit être considéré et enregistré aux revenus du congrès.
Tout surplus d’inventaire à la fin de l’événement doit être comptabilisé à l’état de résultats
du congrès.
Le responsable des finances doit s’assurer que toutes les dépenses respectent le budget et
que les contrats sont signés par la direction générale. Il doit élaborer un calendrier des
paiements dus et le soumettre à la direction générale afin de prévoir les chèques nécessaires
au cours de l’événement.
Si des dépenses doivent être encourues par le club, en lien avec le congrès, elles doivent
OBLIGATOIREMENT être pré-approuvées par la direction générale et les modalités de
remboursements seront alors fixées à la satisfaction des deux parties.
À la suite du congrès, le responsable des finances doit, dans un délai maximal de 14 jours,
remettre l’ensemble des pièces justificatives (contrats, factures, preuves de paiement) ainsi
qu’un rapport descriptif détaillé. Le Richelieu International procèdera à l’examen du rapport
et émettra un chèque dans les 14 jours suivant la réception du rapport complet. Le délai de
14 jours débute lorsque toutes les pièces sont en possession du siège social.
Hébergement/restauration
Le comité responsable de l’hébergement et de la restauration entre en jeu au tout début du
processus, puisqu’il est responsable d’identifier les options d’hébergement. Il négocie les
meilleures ententes possibles en fonction des besoins identifiés par le comité de direction.
Les modalités de réservation et le contrat seront toutefois conclus par la direction générale.
Le volet restauration inclut les différents repas, collations, breuvages, pause-café, service de
bar, etc. Après que les paramètres généraux aient été établis par le comité de direction du
congrès, la recherche débute pour trouver les meilleures options disponibles pour maximiser
l’expérience des congressistes et faire découvrir la région dans laquelle le congrès aura lieu.
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Logistique
Depuis le Congrès 2014 à Welland, le Richelieu International embauche une ressource
dédiée à superviser la logistique de l’ensemble du congrès. Le comité collaborera alors avec
le superviseur de la logistique. Cette équipe de travail est responsable d’assurer la
coordination de l’aspect logistique associé à la réalisation de toutes les activités au
programme du congrès. Parmi les tâches inhérentes à ce mandat, il faut prévoir le montage
et le démontage des locaux, l’installation des affiches, des indications, des fanions des clubs
et l’aménagement des kiosques d’exposants et des postes d’accueil. Il faut aussi prévoir la
supervision des services d’aménagement relatifs à la préparation des salles sur le plan des
systèmes de sonorisation et d’éclairage au besoin.
Une collaboration étroite avec les traiteurs ou restaurateurs sera établie dans les
préparations pour toutes les pauses, repas et autres services de restauration ou de bar
durant le congrès. Le comité logistique joue un rôle important dans la préparation de tous
les locaux et de tous les équipements nécessaires aux différentes réunions et aux différents
événements.
Programme d’activités pour les conjoints(es)
Le sous-comité a pour principal mandat de développer et de voir à la réalisation d’un
programme récréatif s’adressant spécialement aux conjointes et conjoints qui seront
présents au congrès international.
Protocole
En étroite collaboration avec la direction générale du Richelieu International, le responsable
assure le respect du protocole établi pour l’ensemble des activités du congrès (réception à
l’hôtel de ville, retrouvailles, ouverture officielle du congrès, déjeuner-conférence, soirée
reconnaissance, soirée ou brunch présidentiel, etc.).
Le protocole est tout spécialement présent lors des événements impliquant des remises
officielles (prix reconnaissance, passation des pouvoirs, remise de cadeaux souvenirs).
L’accueil des dignitaires, invités d’honneur, commanditaires, présidents internationaux, etc.
est sous la responsabilité de ce comité.
Il est très important que les membres de l’équipe du protocole transcendent les valeurs du
Richelieu International auprès de tous ces invités de marque.
Le comité a également la responsabilité de trouver des bénévoles ayant les habiletés
nécessaires pour assumer le rôle de maître de cérémonie pour les divers événements
officiels au programme du congrès (ouverture officielle, déjeuner-conférence, soirée de
reconnaissance, soirée ou brunch présidentiel, etc.).
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Salon des exposants
Outre la visite des attraits touristiques de la région dans laquelle se tient le congrès, une
excellente façon de faire découvrir les charmes de la ville est de tenir un salon des
exposants. Idéalement, ce salon regroupera des artisans, producteurs locaux, produits du
terroir, office de tourisme local, représentants des attraits touristiques de la ville et sera
complété par la tenue de kiosques de la part des clubs qui souhaitent partager des bonnes
pratiques et des idées novatrices. Ce salon est accessible tout au long de la journée du
samedi (entre 8 h 00 et 16 h 30). Le comité sera responsable de recruter des exposants
locaux et régionaux. Le Richelieu International fera l’appel de projets auprès des clubs qui
souhaitent y participer. Le comité devra accueillir les exposants, les aider à s’installer et
répondre à leurs différents besoins au cours de la journée d’exposition.
La communication avec le comité hébergement sera capitale afin de prévoir les besoins
(salle, mobilier, électricité, accès au centre de congrès, stationnement, etc.).
Transport
Cette équipe a pour principal mandat de voir au transport local des congressistes demeurant
sur différents sites d’hébergement et devant se rendre au site principal des activités. Cette
portion du mandat se réalisera, au besoin, par la mise en place d’un système de navettes
entre les hôtels. D’autre part, il revient à l’équipe du transport, en étroite collaboration avec
l’équipe responsable du programme des conjointes et conjoints, de voir au transport des
participants à ce programme d’activités. Finalement, l’équipe du transport assurera, selon
les demandes reçues au préalable, le transport entre l’aéroport et le site du congrès pour les
participants qui arriveront par avion. Si la programmation établie par le comité de direction
impliquait un important déplacement de groupe, il va de soi que le comité de transport devra
jouer son rôle à ce niveau. Le responsable de ce comité devra être facile à rejoindre
en tout temps, entre le jeudi matin et le lundi soir, sinon il doit désigner un remplaçant et en
aviser la direction générale et le président du congrès.
Volet jeunesse
Le concept du volet jeunesse étant actuellement en refonte complète par un comité dédié au
sein du Richelieu International, la description des tâches de ce comité n’est actuellement pas
disponible.
Thème du Congrès
Le club hôte, en collaboration avec la direction générale, a le loisir de déterminer le thème
sous lequel sera élaboré le congrès. Ce thème servira de slogan et donnera la couleur à
l’ensemble de la programmation. Il sera également associé au logo du congrès qui sera par
la suite élaboré par l’équipe des communications du Richelieu International.
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Exemple 2014 :
Construisons un pont entre l’International et les clubs
Le Richelieu International prend position pour jouer un rôle de leadership sur certains enjeux, dont la
jeunesse et la francophonie, tout en demeurant toujours apolitique, se concentrant plutôt sur les
valeurs que nous défendons tous avec fierté.
Depuis des années déjà, la philanthropie est en changement et le Richelieu se positionnera sur le
nouveau marché de la philanthropie.
Le Richelieu International s’associera à de nouveaux projets, de nouvelles idées, de nouvelles
associations ou de nouveaux marchés afin de prendre place dans notre façon de faire, même si nous
devons prendre le risque de « cannibaliser » certains aspects de notre modèle existant !
Merci de tendre la main aux amis des Richelieu et aux clubs qui ont besoin d’aide, de créer ce pont
entre eux, vos clubs et le Richelieu International.
Soyez assurés de la collaboration pleine et entière de votre conseil d’administration, ainsi que de la
permanence du Richelieu International pour la poursuite de vos objectifs.
Merci de vouloir faire un Richelieu fort, ENSEMBLE!
R/Claude Poirier,
Président Richelieu International 2013-2015
Lettre d’engagement du club
Au moment de déposer sa lettre d’intention pour obtenir le Congrès Richelieu International,
un club doit obligatoirement remettre une lettre d’engagement qui porte la signature du
président actuel du club et celle du président pressenti pour l’organisation du congrès pour
lequel le club fait la demande.
La lettre doit inclure une courte description pour chacun des points suivants :
Description du centre des congrès
Description du lieu d’hébergement
Accessibilité des lieux pour une clientèle internationale
Mobilisation des membres du club
Engagement financier (commandites)
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Il est primordial de décrire les installations disposées à recevoir le Congrès Richelieu
International, autant au niveau des formations, rencontres sociales, assemblées générales et
repas, que de l’hébergement. Dans le cas où l’hébergement ne se situe pas sur les lieux des
différentes activités du congrès, il est important d’adresser la problématique du transport.
Cette même question se pose quant à la facilité d’accès pour une clientèle provenant de tous
les coins du réseau (Europe, États-Unis, Maritimes-Acadie, Québec et Ontario).
Cette lettre d’engagement doit témoigner de la mobilisation des membres du club.
Conformément au budget type d’un congrès, le club doit démontrer sa capacité à conclure
des ententes de commandites dans son réseau pour un montant total de 20 000 $
(monétaire ou en échange de services).
Répartition des surplus/pertes
Lorsque l’ensemble des dépenses et revenus auront été consignés, un rapport détaillé sera
partagé avec le comité de direction du congrès. Par la suite, le partage des surplus sera
effectué au prorata des commandites conclues pour l’événement (commandites monétaires
seulement). Le comité organisateur et le Richelieu International se répartiront les profits
selon leur apport respectif. Toutefois, si le congrès se concluait avec une perte financière,
celle-ci serait partagée à parts égales entre le Richelieu International et le club hôte.
L’important est de faire la meilleure utilisation possible des sommes recueillies afin d’offrir
un congrès de très grande qualité.
Pour tout complément d’information, veuillez communiquer avec la gestionnaire du Richelieu
International.
Karyne Bédard
Gestionnaire
Richelieu International et
Fondation Richelieu-International
[email protected]
1 800-267-6525
Document mis à jour le 7 septembre 2014
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