Ex-Libris

Transcription

Ex-Libris

HORIZON
Le système
documentaire
EX LIBRIS
http://horizon.documentation.ird.fr
Bondy, le 1er décembre 2005
Caroline DOUCOURE - Documentation
Plan de la présentation
1 - Nouvelle architecture
2 - Interface personnalisée
3 - Production en réseau
4 - Gestion autonome des centres
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De TEXTO à EX LIBRIS
Hier : TEXTO
• Des bases de données locales et une base
Horizon pour les centres de documentation
métropolitains
Aujourd’hui : EX LIBRIS
• Mutualisation au niveau central : alimentation
en réseau de bases communs (documents,
lecteurs, autorités).
• Autonomie au niveau local : gestion du centre
de documentation individualisée.
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Niveau central
= Mutualisation
• N° Doc
• Titre
• Auteurs
•-------• Descripteurs
•---------
• Nom Lecteur
•-------•--------
Bases communes
Documents, Lecteurs, Autorités …
Niveau local
= Autonomie
•FDI----- -- -- -- - •--ABI
-- -- - -- -- -- ------ -- -------- -- -- -------- •- BDY--- - -------- -- -- -- -- -------- -- -- -- -- - - • LPZ--- - -- ---- --- --------- •MPL---- - -- -- -- ----- - ---- -- -- --- -- -- -- ---------- --- - -- •-- MSE----- -- -- ------- -- - -- -- -- - - -- -- •- PAP---- - -- ----- ---- --- -- - -- - - -- - - -- -- - -- - -- -- ---
Gestion du centre de doc.
Exemplarisation, Prêt, Circulations ...
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Full web
Ex Libris est un logiciel « full web »
• consultation via un navigateur internet
• production via un navigateur internet
• gestion du centre via un navigateur internet
Î pas d’installation d’Ex Libris dans les centres
de documentation
Î centralisation de l’administration du système
documentaire
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IMPORTANT !
Comment bien utiliser Internet
Explorer avec Ex Libris ?
• Rafraîchir les pages à chaque visite

Aller dans « Outils » « Options Internet »
Onglet « Général »
Cadre « Fichiers Internet temporaires », cliquer sur le
bouton « Paramètres… » pour sélectionner la
vérification d'une version plus récente des pages
enregistrées « à chaque visite de la page ».
• Ne pas bloquer les pop-up
• Se déconnecter pour libérer les jetons
Conseil : avoir deux navigateurs
• Internet Explorer configuré pour Ex Libris
• un autre pour naviguer sur Internet
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Interface personnalisée
4 catégories d’utilisateurs
• Public (ressources accessibles sur internet)
• Lecteurs (annuaire LDAP de l ’IRD)
• Documentalistes
• Administrateurs
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Interface personnalisée
Consultation et gestion locales
Î colonne de gauche
• Gestion de votre centre de documentation
• Outils (manuel)
Production des catalogues communs
Î colonne de droite
• FDI : alimentation de la base
• Acquisitions : alimentation de la base
• Périodiques : alimentation de la base
• Espace personnel
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Intranet : Documentaliste
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Intranet : Documentaliste
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IMPORTANT !
Création d’un nouveau lecteur
Î Utiliser le lien du menu Gestion des
lecteurs
• Ne pas utiliser le lien dans le menu
Bibliothéconomie Cadic (il manque des
champs dont nous avons besoin).
• Cadic a développé pour l ’IRD une gestion
multi-centre.
• En 2006 : alimentation du fichier des lecteurs
à partir de l’annuaire LDAP de la DSI.
• Conseil : dupliquer la fiche d’un lecteur
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Intranet : Lecteur
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Intranet :
Dépôt FDI par les auteurs
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Bibliographie des auteurs
Un export EndNote d’Horizon pour
alimenter la bibliographie des
auteurs
• EndNote : logiciel préconisé pour les auteurs
de gestion de leur bibliographie et de mise en
forme selon les règles d’édition d’un millier de
revues scientifiques.
• Un serveur Z3950 attaque la base Horizon.
• Un filtre spécifique permet de récupérer les
fiches bibliographiques d’Horizon dans
EndNote.
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Intranet : Dépôt FDI
Signalement par les centres et
dépôts réguliers au FDI
• Une veille mensuelle permet l’alimentation
d’Horizon avec les articles parus dans les
revues dépouillées dans les Current Contents.
• Donc merci de signaler au FDI : les colloques,
congrès, thèses, coédition, littérature grise et
les documents en sciences sociales.
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Intranet : Dépôt FDI
Comment faire ? Je vérifie que le document
n’est pas déjà référencé dans Horizon. Dans ce
cas, je saisis un signalement rudimentaire
(auteurs, titre, date de publication).
• S’il s’agit d’un document numérique, je
rattache le document ou note son URL.
• S’il s’agit d’un document papier, après
fermeture de la fenêtre de Contrôles de validation,
je retombe sur la notice et je crée un Nouvel
Exemplaire pour l’exemplaire qui restera dans
mon centre.
J’imprime la notice, je glisse cette impression
dans le document destiné au FDI et j’envoie le
tout à Brigitte GREBAUT (Bondy).
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FDI
déposé
dépôt
en attente
à indexer
saisie
indexation
à réviser
révision
à revoir
validé
validation
Internet
Exemplarisation
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FDI
dépôt
déposé
Irdien
(intranet)
intranet)
en attente
à indexer
Documentaliste FDI
saisie
indexation
Documentaliste
indexeur
à réviser
révision
Documentaliste
réviseur
à revoir
validé
validation
Administrateur
fonctionnel
Internet
Exemplarisation
Documentaliste du centre de documentation
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IMPORTANT !
Vérifier la saisie avant d’enregistrer
Î Dysfonctionnement d’Ex Libris parfois (perte
de la saisie).
1.
; Vérifier la saisie
2.
Enregistrer notice
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IMPORTANT !
Utiliser les outils de navigation d’Ex
Libris
Î Pas ceux d’Internet Explorer (perte de
paramètres de session)
• Comment faire quand on a cliqué par
habitude sur une flèche du navigateur ?
Cliquer à nouveau sur la flèche du navigateur
pour revenir sur une page d’Ex Libris.
Retourner à l ’accueil. Se déconnecter et se
reconnecter.
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Acquisitions
en cours
de création
saisie
indexation
à réviser
révision
révisé
validation
Internet
Exemplarisation
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Exemplarisation
• Exemplariser : créer la fiche mentionnant le
numéro d’inventaire et la cote de l’exemplaire
de votre fonds.
• La fiche Exemplaire créée est rattachée à la
notice bibliographique.
• La cote de l’exemplaire est copiée dans le
champ Cotes de la notice bibliographique.
• Et Le champ Centres de documentation de la
notice bibliographique signale que vous
détenez au moins un exemplaire de ce
document dans votre fonds.
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Exemplarisation
• On peut créer une fiche Exemplaire à tout
moment, quel que soit le statut de la notice
bibliographique correspondante.
• On crée autant de fiches Exemplaire que
d’exemplaires détenus.
• On peut enregistrer le prêt de cet exemplaire
aussitôt après (sauf dans les centres
synchronisés).
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Conclusion :
Rappels importants
• Utiliser le navigateur Internet Explorer
configuré pour Ex Libris (cf diapo 6)
• Utiliser les icônes de navigation d’Ex Libris
• Vérifier la saisie avant d’enregistrer
• Pour gérer les utilisateurs du système
documentaire, utiliser le lien de notre menu
Gestion des lecteurs
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Conclusion : L’essentiel
Un document arrive dans mon centre
Sa notice bibliographique est-elle dans Horizon ?
Fonds local | Alimentation du catalogue de votre fonds | Gérer les exemplaires de son fonds
•
Si la notice est déjà dans Horizon, je crée un Nouvel Exemplaire
avec l’icône en bas de la notice détaillée.
•
Si la notice n’est pas encore dans Horizon, je dois la créer :

s’il s’agit d’une acquisition
Fonds local | Alimentation du catalogue de votre fonds | Créer une notice
Je saisis la notice bibliographique et je vérifie la saisie. Quand tout est
OK, je valide. L’enregistrement de la notice réalisé, j’exemplarise
Retourner à la notice pour saisir des exemplaires

s’il s’agit d’un document IRD (diapo 18)
FDI | FDI : Dépôt | Déposer dans le FDI
Je saisis un signalement rudimentaire (Auteurs, titre, date de
publication). Je vérifie la saisie puis je valide. Après fermeture de la
fenêtre de Contrôles de validation, je crée un Nouvel Exemplaire pour
l’exemplaire qui restera dans mon centre. J’envoie à Bondy un
exemplaire destiné au FDI.
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Conclusion : En 2006
La refonte n’est pas terminée
(amélioration de l’interface,
homogénéisation des données, etc.)
Î Merci de nous faire part de vos
remarques et surtout n’hésitez pas à
nous contacter en cas de problème :
• [email protected]
• [email protected]
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