AUtomAtiSAtion De LA réCePtion, DU tri et De L

SWITCH
USE CASE
Automatisation de la réception,
du tri et de l’acheminement des
travaux pour une production média
Segments de clientèle desservis
Imprimeurs commerciaux
Éditeurs : magazines
Imprimeurs minute / numériques
Éditeurs : journaux
Imprimeries d’entreprise
Éditeurs : livres
Signalétique-PLV et grand format
Agences de publicité
Emballages et étiquettes
e-Pub et multimédia
Exposé du problème
Le traitement manuel des travaux entrants prend
du temps et est propice aux erreurs. Les travaux
arrivent par différentes voies et, souvent,
quelqu’un doit s’occuper de les collecter, de les
trier et de les aiguiller vers la production en vue
de leur traitement.
Ce processus accapare des opérateurs qualifiés
ou du personnel du service-clientèle, qui ont
dès lors moins de temps à consacrer à leur vrai
travail. Parfois, des travaux sont retardés jusqu’à
la date butoir, et tout souci détecté à ce stade
ultime devient alors un problème urgent.
La solution Switch
Avec Switch, vous pouvez télécharger automatiquement les fichiers de votre FTP ou de votre serveur
de messagerie afin qu’ils soient immédiatement
disponibles localement. De cette manière, les opérateurs ne perdent pas leur temps à attendre la fin d’un
téléchargement.
Une fois téléchargés, les fichiers sont automatiquement triés d’après le type de fichier ; les travaux compressés sont décompressés et tout travail non accepté
déclenche immédiatement l’envoi d’un e-mail de
notification au client. Cette mesure fait non seulement gagner du temps en permettant à l’opérateur
de se focaliser sur les problèmes sans attendre, mais
elle contribue aussi à assurer un meilleur service à
la clientèle, le client étant instantanément averti que
quelque chose ne va pas.
Avantages
• Libère du temps opérateur qui peut être
consacré à des tâches plus exigeantes et au
service-clientèle.
• Diminution du nombre d’erreurs par la mise en
place d’un processus cohérent et standardisé.
• Réduction des délais du fait que les fichiers
parviennent immédiatement au bon endroit.
• Amélioration de la communication, les opérateurs étant avertis quand les travaux sont prêts
ou lorsque que des problèmes ont été détectés.
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Principe
Réception des travaux
Les travaux peuvent être reçus de 3 manières différentes : en provenance de votre serveur FTP, par
e-mail ou via un dossier du réseau.
“FTP receive”
Cet élément permet à Switch de télécharger automatiquement les travaux à partir de votre serveur
FTP (sécurisé). Switch va scruter tous les sousdossiers et détecter les éventuels travaux envoyés,
même dans des nouveaux sous-dossiers créés, si
vos clients sont autorisés à définir des sous-dossiers
personnels. Il va aussi mémoriser l’endroit où il a
trouvé chaque travail de manière à pouvoir réutiliser
cette information plus tard pour créer un archive
structurée ou envoyer des e-mails de notification à la
bonne personne.
“Email receive”
Switch est aussi capable de télécharger des messages électroniques, d’en extraire les pièces jointes
et d’injecter automatiquement ces fichiers dans le
flux. Ce faisant, il mémorise le contenu de l’e-mail,
y compris l’identité de l’envoyeur, afin que vous puissiez réutiliser cette information à un stade ultérieur
(par ex., pour envoyer des confirmations ou renvoyer
les fichiers à problème au client).
“Submit hierarchy”
Cet outil peut surveiller une structure de dossiers
quelconque dans votre réseau local et il opère de
manière très similaire à l’outil FTP. En effet, il analyse lui aussi les dossiers imbriqués à la recherche
de nouveaux travaux et se souvient de leur emplacement.
Tri des travaux
Chaque fichier collecté est immédiatement déplacé
vers le dossier correct. Dans cet exemple, les types
de tri suivants sont effectués :
Les archives compressées sont d’abord envoyées
à l’outil « Uncompress » pour extraction. Le « Job
dismantler » intervient ensuite pour supprimer tous
les dossiers redondants pouvant faire partie du travail
décompressé. Tous les travaux sont alors prêts à trier
et disponibles dans le dossier « Sort on file type ».
Le tri s’effectue par application de différents filtres
sur les connexions. Les fichiers PDF sont déplacés
dans le dossier « PDFs », les fichiers natifs (c.-à-d.,
Illustrator, InDesign et QuarkXPress) sont déplacés
dans le dossier « Native files » et différents formats
d’image sont regroupés dans leur dossier spécifique.
Switch dispose aussi pour les connexions d’un filtre «
All other jobs », qui est très commode pour collecter
les fichiers qui n’ont été autorisés à aller nulle part
ailleurs. Dans ce cas-ci, ces « autres » travaux sont
ceux dont le type de fichier n’est pas admis. L’envoi
d’un e-mail est déclenché pour informer le client
si son adresse électronique est disponible, ou pour
avertir un opérateur si elle ne l’est pas.
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Option pour cet exemple
Utilisation de SwitchClient plutôt que notifications par e-mail
Plutôt que d’envoyer des e-mails de notification, il est
aussi possible d’utiliser SwitchClient pour prévenir
un opérateur (ou même un client). Dans cette alternative, l’élément « Send email » a été remplacé par un
Point de contrôle « Wrong file type ». Celui-ci ajoute
un point d’arrêt au flux, qui met tous les fichiers
concernés en attente jusqu’à ce qu’un opérateur s’en
occupe.
Ces fichiers en attente sont accessibles via SwitchClient, une application cliente qui peut s’exécuter sur
n’importe quelle machine (Win ou Mac) à portée de
Switch. Quand l’opérateur ouvre SwitchClient, il voit
une liste de fichiers qui requièrent son attention. Il
est ainsi possible, pour chaque travail, de décider si
le fichier doit passer en production ou transiter par le
service-clientèle, qui peut alors contacter le client.
SwitchClient vous permet aussi d’ouvrir le fichier, de
travailler dessus et de l’envoyer en production après
correction.
Le principal avantage de SwitchClient par rapport
à l’e-mail est que vous disposez d’un emplacement
unique répertoriant toutes les tâches à effectuer, et
qui vous informe en permanence sur ce qui a été fait.
Logiciels nécessaires
Switch:
• Switch Core Engine
• Option : module SwitchClient*
*Remarque : si vous devez pouvoir utiliser plus de 5 postes
SwitchClient en même temps, vous pouvez acquérir des
licences supplémentaires.
Autre :
• néant
Informations complémentaires
Pour plus amples informations sur Switch et pour
demander une version d’essai rendez-vous sur
http://www.enfocus.com/switch
Pour des questions spécifiques sur les prix et les
conditions, veuillez contacter [email protected] ou
contactez votre revendeur local.
Enfocus soutient également une communauté complète,
bâtie autour d’Enfocus Switch : Enfocus Crossroads.
Que vous soyez fournisseur, intégrateur ou utilisateur
d’Enfocus Switch, Crossroads met à portée votre main
des ressources instantanées introuvables ailleurs sur
le Web : des exemples types, un blog, un forum, des
applications pouvant être intégrées avec Switch. www.
crossroads-world.com