Checklist pour planifier efficacement vos réunions et événements

Checklist pour planifier efficacement
vos réunions et événements
1. Planification de base
Définissez l’objet de la réunion ou de l’événement
□ Identifiez vos interlocuteurs et dressez la liste des intervenants.
□ Donnez un nom à la réunion ou à l’événement, ou attribuez-lui un logo.
□ Fixez une date et indiquez l’endroit.
□ Indiquez l’ordre du jour, notamment les sujets que vous comptez aborder.
□ Indiquez les horaires : une heure de début et de fin pour chaque journée.
□ Vérifiez que la ligne budgétaire correspond à la prestation. Au besoin, cherchez une source de financement.
2. Organisation
Lieu
□ Prévoyez le nombre de participants.
□ Identifiez et comparez les hôtels, les centres commerciaux et les restaurants.
□ Comparez les prix.
□ Prévoyez des solutions en matière d’accueil et de restauration.
□ Vérifiez la taille des chambres et la disponibilité des places assises.
□ Vérifiez que vous avez accès à toutes les prestations, notamment un pupitre, l’équipement prévu pour récompenser des
participants, un bureau d’accueil, un vestiaire, un endroit où conserver des affaires et une salle de presse.
□ Cherchez à savoir si la disposition des chambres et des tables est appropriée.
□ Vérifiez qu’il existe des espaces disponibles pour les pauses.
□ Assurez-vous qu’il existe des moyens de transport, des emplacements pour se garer, voire des transports publics.
□ Si l’événement doit se dérouler à l’extérieur, vérifiez que les conditions météo s’y prêtent et que les accès
sont correctement balisés.
□ Vérifiez que les installations sont appropriées et comparez les prestations proposées.
□ Faites votre choix en matière d’emplacement géographique, puis validez les dates et les tarifs.
□ Rédigez un contrat qui détaille tous les aspects relatifs à l’événement prévu.
Programme
□ L’ordre du jour doit prévoir la durée des interventions pour chacun des sujets abordés.
□ Désignez la personne qui accueille et présente les intervenants, puis met fin à l’événement.
□ Prévoyez des pauses et des activités ludiques.
Intervenants
□ Dressez la liste des personnes qui ont prévu de faire un discours. Ces intervenants peuvent être internes ou externes.
□ Appelez et consultez les intervenants pour définir les termes et les conditions que leurs interventions.
□ Sélectionnez les intervenants et n’oubliez pas de signer un contrat avec eux.
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□ Demandez l’équipement audiovisuel approprié. Au besoin, commandez ce dont vous avez besoin.
□ Prévoyez un “badge-visiteur” pour chaque intervenant. A cet effet, les badges Avery imprimables convient parfaitement,
puisqu’il est possible de créer instantanément un badge sans qu’il soit nécessaire de recourir à un sous-traitant.
□ N’oubliez pas d’utiliser les modèles appropriés pour faire votre présentation. Au besoin, vous pouvez les personnaliser.
□ Fixez une date butoir pour recueillir les présentations des intervenants.
□ Enregistrez toutes ces présentations et faites une sauvegarde sur un disque externe.
□ Prévoyez l’hébergement et la logistique.
□ Identifiez votre interlocuteur et la personne à contacter pendant cet événement.
□ Le cas échéant, prévoyez des cadeaux d’entreprise.
Invitations
□ Créez une base de données pour consigner les adresses des intervenants.
□ Lorsque vous envoyez des courriers d’invitations intégrez le logo de l’événement ou de l’entreprise organisatrice sur les
étiquettes. Vous pouvez intégrer facilement les logos avec le logiciel en ligne Avery Design&PrintOnLine,
disponible sur www.avery.fr
□ Imprimez et envoyez les invitations.
□ Ces invitations doivent mentionner :
□ le logo de la société
□ le descriptif des événements
□ La date de début et de fin
□ l’adresse complète du lieu et les indications pour s’y rendre
□ l’ordre du jour qui désigne les personnes devant prendre la parole
□ le code vestimentaire
□ les droits d’entrée, les tarifs et les annulations
□ toutes les informations relatives à l’hébergement
□ les réservations avec les dates
□ la personne à qui s’adresser en cas de doute
□ Créez une lettre de suivi et de planification.
A préparer pour les participants
□ Prévoyez un badge qui doit indiquer le nom du participant, sa fonction et le logo de sa société. Les solutions Avery
vous permettent de le faire en quelques instants. Vous pouvez utiliser les badges adhésifs Avery.
Ils sont faciles à enlever et n’endommagent pas les vêtements. Pour un rendu haut de gamme, utilisez les inserts
pour porte-badges.
□ Soignez votre présentation et vos documents. Imprimez les présentations, le catalogue, la liste des participants, ainsi
que les formulaires d’évaluation à remplir à la clôture. Si vous devez annoter vos documents pour la présentation,
utilisez des onglets Avery.
□ Faites une copie des présentation sur CD que vous étiquèterez avec les étiquettes CD Avery.
Equipement
□ Vérifiez que vous disposez de l’équipement adéquat (audiovisuel et technique), notamment un portable, écran,
rétroprojecteur, acoustique appropriée, télécommandes nécessaires, micros, accès Internet.
□ Papier blanc et stylos pour que les participants puissent prendre des notes
□ Notes prises lors de la réunion. Si vous-même ou les participants souhaitez souligner un point important dans un
document qui vous a été distribué, vous pouvez utiliser les onglets et blocs d’étiquettes Avery.
□ Tableau de conférence.
□ Tableaux blancs.
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Signalétique
□ Vérifiez que la signalétique est visible. Prévoyez des cartes de visite, utilisez les cartes de visite Avery à bords
lisses, elles se détachent en un clin d’oeil et ont des bords parfaitement lisses.
Prise en charge
□ Prévoyez un service “traiteur”, notamment des repas, des cocktails de bienvenue, des boissons et des collations.
Accueil
□ Prévoyez un vestiaire.
□ Donnez des instructions au personnel d’accueil.
□ Organisez l’accueil des invités, notamment les badges et les places.
□ Prévoyez une équipe de sécurité.
Photographies
□ Sélectionnez les supports visuels : photos ou vidéos.
□ Mettez-vous en relation avec un photographe et/ou un professionnel agréé.
Communiquez sur votre événement
□ Rédigez et envoyez des communiqués de presse.
□ Créez des supports publicitaires et des bulletins de presse.
□ Prévoyez une stratégie marketing en ligne, notamment un site Web, un bulletin d’informations électronique et un
réseau social.
3. Juste avant l’événement
□ Indiquez au traiteur le nombre exact de participants.
□ Rendez-vous sur place pour vérifier les salles de réunion et leur agencement.
□ Distribuez tous les documents, les badges.
□ Améliorez la signalétique en utilisant les étiquettes ultra-enlevables Avery, elles tiennent fermement et s’enlèvent de
tous les types de murs sans laisser de trace une fois l’événement fini.
□ Donnez les instructions nécessaires au personnel (interne et externe).
□ Testez tous les supports audiovisuels et techniques.
□ Vérifiez que toutes les présentations sont compatibles avec le matériel dont vous disposez.
4. Après l’événement
□ Organisez un compte rendu avec tous les membres de votre équipe.
□ Faites une estimation des coûts et prévoyez un compte rendu.
□ Passez en revue les formulaires d’évaluation ou faites un sondage auprès des participants.
□ Envoyez vos remerciements aux intervenants et aux participants. Profitez-en pour leur envoyer les présentations
sur CD en utilisant des étiquettes CD DVD Avery.
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