Commis de bureau généraux

Commis de bureau
généraux
Horaire journalier et
rapprochement
CNP 1411 - Commis de bureau
généraux
Horaire journalier
Rapprochement
Compétences essentielles ciblées
1 2 3
Utilisation des documents ■ ■ ■
Les commis de bureau généraux dactylographient et
classent la correspondance, les rapports, les relevés et
autres documents, opèrent des machines de bureau,
répondent au téléphone et accomplissent diverses
tâches générales de bureau conformément aux
méthodes établies. Ils travaillent dans les bureaux des
secteurs public et privé.
Calculs monétaires
■■■
Calendrier des budgets
■■■
et des opérations comptables
Résolution de problèmes ■ ■ ■
1. Tâches
Les commis de bureau surveillent quotidiennement les transactions
provenant des ventes.
Examinez les formulaires d’horaire journalier et de rapprochement.
Tâche 1
À combien s’élèvent les ventes totales de la journée ?
Utilisation des documents
Tâche 2
Le commis de bureau de Rapid Auto Glass se rend compte que le nom du
client, M. Martel, a été indiqué dans le formulaire de rapprochement à la
mauvaise date. Après que le commis aura effacé le montant payé par
M. Martel, quel sera le nouveau total global du 2 mars ?
Calendriers des budgets et des opérations comptables
1
Commis de bureau généraux
Tâche 3
Le commis de bureau de Rapid Auto Glass constate également qu’un montant
excédentaire de 18,26 $ a été facturé à M. Martel.
a) Comment M. Martel a-t-il effectué son paiement? Surlignez l’information
dans le formulaire de rapprochement.
Utilisation des documents
Calculs monétaires
b)Calculez le nouveau montant qui devra être facturé à M. Martel.
c) Quel message téléphonique le commis de bureau pourrait-il laisser à
M. Martel? Quand vous êtes prêt, enregistrez votre message.
Résolution de problèmes
Passeport compétences
de l’Ontario
CNP 1411 - Commis de bureau
généraux
Horaire journalier
Rapid
auto glass
Date: le 2 mars
8 h_ ______________________ 8 h_____________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Martel COROLLA 03
9 h_ ______________________ 9 h_____________________________
Pare-Brise
__________________________________________________________
a besoin de la voiture
__________________________________________________________
GOLF VW 01
PAQUETTE
10 h __LALONDE
____________________
10 h ___________________________
Verre de fenêtre d’aération triangulaire
Sentra vitre a portière
__________________________________________________________
gauche,
a
besoin
de
voiture
avant
15
h.
arrière droite
__________________________________________________________
BERTRAND ACCORD 02
DUPUIS CHEVY 96 P/U
11 h ______________________
11 h ___________________________
Vitre de portière avant droite
Installation pare-brise.
__________________________________________________________
a besoin de la voiture
A déja une réclamation
__________________________________________________________
GRIECO DES ETATS-Unis – Pas de
12 h______________________ 12 h ___________________________
réclamation, pare-brise
__________________________________________________________
Dodge Durango 2001
__________________________________________________________
13 h ______________________
13 h____________________________
MEASURE-UP
1234 2E AVE
__________________________________________________________
3 unités hermétiques
__________________________________________________________
14 h_ _____________________ 14 h____________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
15 h_ _____________________ 15 h____________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
16 h_ _____________________ 16 h____________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
17 h_ _____________________ 17 h____________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Réimpression avec autorisation
CNP 1411 - Commis de bureau
généraux
Rapprochement
Rapid Auto Glass
1 – 910 Avenue Tupper
Coquitlam, C.-B.
V3K 1A5
Date
Du rapprochement
Le 2 mars
Client
MARTEL
BERTRAND
LALONDE
DUPUIS
PAQUETTE
GRIECO
Totaux
Facture
Montant
12345
12346
12347
12348
12349
12350
200,00
300,00
152,60
200,00
236,50
492,60
Choisir une case
VISA
M/C
INTERAC
200,00
300,00
236,50
200,00 536,50
Chèques
No de
réclamation
CDE 25794
FHA 19486
152,60
200,00 DBC 23810
492,60
845,20
Total
global
1581,70
Rapid Auto Glass. Réimpression avec autorisation
Argent liquide
2006
Passeport compétences
de l’Ontario
Commis de bureau généraux
2.Clé de réponses
Tâche 1
Réponse
Tâche 2
Réponse
À combien s’élèvent les ventes totales de la
journée?
1 581,70 $
Compétences essentielles ciblées
Utilisation des documents
2
Page 7 : consultez Une manière d’obtenir cette réponse…
Le commis de bureau de Rapid Auto Glass
se rend compte que le nom du client,
M. Martel, a été indiqué dans le formulaire de
rapprochement à la mauvaise date. Après que
le commis aura effacé le montant payé par
M. Martel, quel sera le nouveau total global du
2 mars?
Calendriers des budgets et
des opérations comptables
Utilisation des documents
1
2
1 381,70 $ est le nouveau TOTAL GLOBAL du
2 mars.
Page 8 : consultez Une manière d’obtenir cette réponse…
Commis de bureau généraux
Tâche 3
Réponse
Le commis de bureau de Rapid Auto
Glass constate également qu’un montant
excédentaire de 18,26 $ a été facturé à
M. Martel.
a) Comment M. Martel a-t-il effectué son
paiement? Surlignez l’information
dans le formulaire de rapprochement.
b) Calculez le nouveau montant qui
devra être facturé à M. Martel.
c) Quel message téléphonique le
commis de bureau pourrait-il laisser
à M. Martel? Quand vous êtes prêt,
enregistrez votre message.
a) Surlignez VISA sur le formulaire de
rapprochement.
Page 9 : consultez Une manière d’obtenir cette réponse…
Compétences essentielles ciblées
Utilisation des documents
Calculs monétaires
1
Communication verbale
b) 181,74 $
2
Résolution de problèmes
1
1
Page 10 : consultez Une manière d’obtenir cette réponse…
c) Les réponses peuvent varier. Réponse
possible (Audio 9) :
Ce message est pour M. Martel. C’est Diane
Séguin de Rapid Auto Glass. Nous avons
fait une erreur : nous vous avons facturé un
montant excédentaire lorsque nous avons
réparé le pare-brise de votre Corolla l’autre
jour. Le total est de 181,74 $. Nous avons
présenté le nouveau montant à VISA et
nous avons une nouvelle facture pour vous.
Préférez-vous que nous vous envoyions cette
facture par courrier ou venir la chercher?
Appelez-nous au (604) 877-7777.
Page 11 : consultez Une manière d’obtenir cette réponse…
Passeport compétences
de l’Ontario
Commis de bureau généraux
3.étapes pour obtenir la réponse
Tâche 1
Réponse
À combien s’élèvent les ventes totales de la journée?
1 581,70 $
Une manière d’obtenir cette réponse…
1. Parcourez les pages à la recherche des mots clés ventes totales.
2. Déterminez que l’horaire journalier contient des renseignements sur
les heures et le travail effectué et que le Rapprochement présente des
renseignements sur les ventes.
3. Observez que les totaux se trouvent à la fin des rangées ou des colonnes
dans le tableau.
4. Repérez l’en-tête Total global et 1581,70 $ dans le Rapprochement.
5. Déterminez que 1581,70 $ est le total global.
6. Déterminez que le total global signifie la même chose que les ventes totales.
7. Déduisez que 1581,70 $ représente les ventes totales de la journée.
Compétence essentielle ciblée
Utilisation des documents
2
Commis de bureau généraux
Tâche 2
Le commis de bureau de Rapid Auto Glass se rend compte que le nom
du client, M. Martel, a été indiqué dans le formulaire de rapprochement à
la mauvaise date. Après que le commis aura effacé le montant payé par
M. Martel, quel sera le nouveau total global du 2 mars?
Réponse
1 381,70 $ est le nouveau TOTAL GLOBAL du 2 mars.
Une manière d’obtenir cette réponse…
1. Parcourez le formulaire de rapprochement à la recherche du mot clé Martel.
2. Repérez Martel et parcourez le formulaire à la recherche des mots clés
montant et total global.
3. Repérez 200,00 $ pour le montant de la facture de Martel.
4. Repérez 1 581,70 $ pour TOTAL GLOBAL.
5. Élaborez la démarche pour recalculer le nouveau TOTAL GLOBAL.
Soustrayez 200,00 $ du TOTAL GLOBAL de 1 581,70 $.
6. Faites le calcul : 1 581,70 $ – 200,00 $ = 1 381,70 $
7. Déduisez que 1 381,71 $ est le nouveau TOTAL GLOBAL du 2 mars.
Compétence essentielle ciblée
Calendriers des budgets et des opérations comptables
1
Compétences supplémentaires :
Utilisation des documents
2
Passeport compétences
de l’Ontario
Commis de bureau généraux
Tâche 3a)
Réponse
Le commis de bureau de Rapid Auto Glass constate également qu’un
montant excédentaire de 18,26 $ a été facturé à M. Martel.
Comment M. Martel a-t-il effectué son paiement? Surlignez l’information
dans le formulaire de rapprochement.
Surlignez VISA dans le formulaire de rapprochement.
Une manière d’obtenir cette réponse…
1. Parcourez le formulaire de rapprochement à la recherche des mots clés
Martel, rapprochement et (VISA, M/C et INTERAC).
2. Repérez le mot clé Martel et suivez la rangée jusqu’à 200,00 $ inscrit sous
VISA.
3. Déduisez que Martel a utilisé VISA pour effectuer son paiement.
Compétence essentielle ciblée
Utilisation des documents
2
Commis de bureau généraux
Tâche 3b)
Le commis de bureau de Rapid Auto Glass constate également qu’un
montant excédentaire de 18,26 $ a été facturé à M. Martel.
Calculez le nouveau montant qui devra être facturé à M. Martel.
Réponse
181,74 $
Une manière d’obtenir cette réponse…
1. Parcourez le formulaire de rapprochement à la recherche du mot clé Martel.
2. Repérez Martel et parcourez le formulaire à la recherche du mot clé
montant.
3. Repérez 200,00 $ pour le montant de la facture de Martel.
4. Élaborez la démarche afin de recalculer le nouveau montant de la facture
de M. Martel. Soustrayez 18,26 $ du montant de la facture de Martel de
200,00 $.
5. Faites le calcul : 200,00 $ – 18,26 $ = 181,74 $
6. Déduisez que 181,74$ est le nouveau montant qui devra être facturé à M.
Martel.
Compétence essentielle ciblée
Calculs monétaires 1
Compétences supplémentaires :
Utilisation des documents
10
2
Passeport compétences
de l’Ontario
Commis de bureau généraux
Tâche 3c)
Réponse
Le commis de bureau de Rapid Auto Glass constate également qu’un
montant excédentaire de 18,26 $ a été facturé à M. Martel.
Quel message téléphonique le commis de bureau pourrait-il laisser à
M. Martel? Quand vous êtes prêt, enregistrez votre message.
Les réponses peuvent varier. Réponse possible (Audio 9) :
Ce message est pour M. Martel. C’est Diane Séguin de Rapid Auto
Glass. Nous avons fait une erreur : nous vous avons facturé un montant
excédentaire lorsque nous avons réparé le pare-brise de votre Corolla l’autre
jour. Le total est de 181,74 $. Nous avons présenté le nouveau montant à
VISA et nous avons une nouvelle facture pour vous. Préférez-vous que nous
vous envoyions cette facture par courrier ou venir la chercher? Appelez-nous
au (604) 877-7777.
Une manière d’obtenir cette réponse…
1. Définissez le problème : un montant excédentaire a été facturé au client.
2. Déterminez l’objectif : recalculer le montant de la facture de M. Martel et
informer le client de l’erreur et du nouveau montant.
3. Déterminez votre plan d’action : téléphoner à M. Martel pour l’informer de
l’erreur et du nouveau calcul.
4. Établissez la solution : trouver l’information pertinente.
• Recalculez le total de la facture de M. Martel. Référez-vous à la réponse
3 b) pour le nouveau montant = 181,74 $.
• Parcourez l’horaire journalier à la recherche du mot clé Martel.
• Trouvez Martel et les informations sur la réparation à titre de référence :
Martel, Corolla 03, pare-brise, a besoin de la voiture.
5. Résolvez le problème :
• Téléphonez au client (répondeur).
• Laissez un message au client.
Compétence essentielle ciblée
Résolution de problèmes
1
Compétences supplémentaires :
Communication verbale
1
11