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Retour d d'expérience expérience Star Jean Marie Barbiche Jean-Marie (École Centrale Paris) Carole Crespin Fabre (ENS Cachan) Deux établissements du PRES Universud Paris Présentation des établissements École Centrale Paris : École d’ingénieurs d ingénieurs généraliste créée en 1829 2000 étudiants dont 250 à 300 doctorants 6 laboratoires 50 thèses / an 1 école doctorale : Sciences pour l’ingénieur ENS Cachan: Pluridisciplinaire créée en 1912 2000 étudiants (1300 normaliens) dont 280 doctorants 70 thèses / an 2 écoles doctorales : Sciences pratiques MATISSE (co-accréditation) ( ) Mi en place Mise l d de STAR à l'ECP (1/2) Calendrier Fin 2007 : Décision d’entrer dans STAR 25 mars 2008 : Vote en C-A ; envoi de la candidature à l’ABES Février – décembre 2008 : Réunions projet Décembre 2008 : Formation du correspondant par l’ABES 1er janvier 2009 : passage en production Mi en place Mise l d de STAR à l'ECP (2/2) Personnes impliquées en phase projet Affaires juridiques : convention de diffusion sur internet droits d internet, d’auteur auteur… Direction des systèmes d’information : modes de diff i diffusion, iimports t partiels… ti l École doctorale : nouveau circuit de la thèse… Thésards : communication vers les doctorants… … et bien sûr la bibliothèque ! Mi en place Mise l d de STAR à C Cachan h (1/2) Calendrier Juin 2009 : désignation d’un correspondant STAR Octobre 2009 : formation du correspondant 1er octobre 2010 : abandon du dépôt légal papier Janvier 2011: 1ères saisies dans STAR Mi en place Mise l d de STAR à C Cachan h (2/2) Personnes impliquées dans le projet Bibliothèque universitaire : Directrice IGE chargé des ressources numériques Technicien Traitement des thèse École Doctorale Sciences Pratiques : Directrice 1 administrative d i i t ti Bases de réflexion et Décisions prises - ECP Droits d'auteur : responsabilisation p totale du doctorant Convention de diffusion : p pas d’intranet Choix de ne p plus conserver de thèse p papier p sauf opposition totale du docteur (rarissime) à la diffusion en ligne Mise en ligne de la thèse sur TEL et serveur ABES Bases de réflexion et Décisions prises - Cachan préalable : réunions BU-Ecole doctorale Droit de diffusion : a minima consultation sur place ou diffusion Internet (1 exemplaire papier si pas de diffusion en ligne (PEB)) saisie complète dans les formulaires web / pas d'intervention directe du doctorant archivage a c age de la a version e s o de d diffusion us o su sur TEL R Rappel l : circuit i i d de lla thèse hè Généralités sur les doctorants (S&T) Inscription auprès d'une E-D, prise de contact avec un enseignant-chercheur pour un sujet de thèse, purement académique ou en convention avec une entreprise privée. Durée « normale » : 3 ans, ans prolongeable 1 an an, rarement plus plus. Pendant ces 3 ans : participation aux travaux du laboratoire, à des séminaires de formation, à des tâches d'enseignement... et préparation de la thèse. Le directeur de thèse valide (ou non) la date de soutenance et travaille avec le doctorant sur la composition du jury. L circuit Le i i d des thèses hè en place l (2012) ECP Dépôt par le doctorant du PDF provisoire et des résumés 6 semaines avant la soutenance auprès de l'ED l ED qui transmet à la bibliothèque Après soutenance : export des données par l'ED depuis le logiciel de gestion (4D) conversion (4D), i XSLT puis i iimportt partiel ti l par e-mailil par lla bibli bibliothèque thè → Données administratives et composition du jury Relance du docteur pour le dépôt de la version définitive (délai : 3 mois) Relecture / saisie des formulaires et dépôt du fichier (rôles DEPO et META) assurés par la bibliothèque (2 personnes) Vérification puis validation (rôle VALID) par la gestionnaire de l'E-D L circuit Le i i d des thèses hè en place l (2012) Cachan Récupération des données de l’EDSP en flux continu continu. Création fiche doctorant à réception d’un élément (avant ou après la soutenance) Indexation Alimentation des formulaires Dossier complet : validation dans STAR Bilan - ECP + Meilleure diffusion des thèses Simplicité du workflow (peu d’intervenants)) Moins de « paperasse », plus de catalogage Très bons échanges avec l'ED Star commence a être connu des chercheurs Excellente réactivité de l'ABES ! Les problèmes de validation de PDF peuvent être chronophages voire bloquants Question du signalement des thèses en préparation pour les établissements de la CGE (Thesa v/s Step) Bilan - Cachan + Communication accrue entre l’EDSP et la bibliothèque q Appropriation rapide de l'application Plus de catalogage Meilleure visibilité des thèses via le portail Complémentarité STAR/STEP - Légitimité de la bibliothèque Difficulté de compréhension archivage pérenne & diffusion Merci de votre attention Des questions ?