GED - Option Délocalisation

GedExpert – Option Délocalisation
Introduction
Pré requis
Configuration
Création d’une base GedExpert délocalisée
Affectation d’une localisation au collaborateur
Mise en place sur une base GedExpert déjà existante
Consultation de la localisation d’un document
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Introduction
Dans le cadre d’un environnement multi sites, il est intéressant d’avoir sur chaque site la
base documentaire afin d’accélérer l’accès aux documents du site. La base DiaClient SQL
principale sera quant à elle installée sur le site principal.
Cette base délocalisée peut être de type MySQL, UNC ou FTP.
Tous les documents seront référencés dans la base principale DiaClientSQL (Module
GedExpert), mais physiquement délocalisés dans chaque site.
Chaque collaborateur sera donc affecté à une « localisation ».
Dans le cas d’une mise en place sur une base GedExpert existante, un outil permet de
délocaliser les documents du site principal vers le site à délocaliser.
Il s’agit d’une option du logiciel.
Exemple de mise en place :
Site principale : MARSEILLE
Site délocalisé : AIX EN PROVENCE
DiaClient SQL est installé uniquement sur Marseille. Le site d’Ais en Provence est connecté
directement sur la base de Marseille.
Les collaborateurs de Marseille n’auront aucune localisation.
Les collaborateurs d’Aix en Provence seront affectés à la base délocalisée d’Aix en
Provence.
Incidence sur l’ouverture des documents :
Un collaborateur présent à Aix en Provence affecté à la localisation d’Aix en Provence
ouvrira les documents d’Aix en Provence rapidement.
Un collaborateur en déplacement à Marseille mais affecté à la localisation d’Aix en
Provence ouvrira les documents de Marseille rapidement.
Un collaborateur présent à Marseille affecté à aucune localisation ouvrira les
documents d’Aix en Provence lentement.
IMPORTANT : Cette option est incompatible avec l’option « nomades ».
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Pré requis
Licence DiaClient SQL
Vous devez disposer de l’option « Ged délocalisée » pour pouvoir utiliser le module. Un
packSQL intégrant cette option sera alors envoyer par email.
Configuration
Création d’une base GedExpert délocalisée
Dans la base DiaClient SQL, il nécessaire dans un premier temps de créer toutes les bases
délocalisée :
Menu Administration / GedExpert / Gestion des localisations :
Cliquez sur l’icône
pour créer la première base :
► Base de type MySQL :
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Indiquer un code localisation ainsi que son libellé, le nom de la machine Serveur ou son
adresse, le « User » (utilisateur), le Pass (mot de passe).
Indiquer la base MySQL :
Base existante :
Cliquer sur le bouton
et la choisir dans la liste du champ « base » :
Nouvelle base :
Cliquer sur le bouton
pour créer une nouvelle base MySQL :
Cliquer ensuite sur le lien Hypertexte « Tester les paramètres » :
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Cliquer ensuite sur l’icône
pour enregistrer la localisation.
► Base de type chemin UNC :
Indiquer un code localisation ainsi que son libellé, le nom du partage ou cliquer sur l’icône
assistant
, le « User » (utilisateur), le Pass (mot de passe).
Cliquer ensuite sur le lien Hypertexte « Tester les paramètres » :
Cliquer ensuite sur l’icône
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pour enregistrer la localisation.
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► Base de type site FTP :
Indiquer un code localisation ainsi que son libellé, le type FTP, le nom du serveur, le port
(par défaut 21), le « User » (utilisateur), le Pass (mot de passe), le délai en cas de non
réponse (timeout).
Cliquer ensuite sur l’icône
pour choisir la Racine :
Cliquer ensuite sur le lien Hypertexte « Tester les paramètres » :
Cliquer ensuite sur l’icône
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pour enregistrer la localisation.
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Affectation d’une localisation au(x) collaborateur(x)
Une fois les bases créées, il est nécessaire de les affecter ensuite au(x) collaborateur(s)
concerné(s).
► Pour un collaborateur
Menu « Généralités » puis « Collaborateurs ; double cliquer sur le collaborateur à paramétrer
et aller sur l’onglet « Divers » :
Choisir la localisation.
► Pour plusieurs collaborateurs
Volet « Cabinet » puis module « Assistants multi dossier » puis « modification en lot »
« collaborateurs » :
Renseigner les filtres de façon à faire apparaître la liste des collaborateurs à modifier :
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Remarque : Le champ « Cabinet » collaborateur permet rapidement de mettre à
jour tous les collaborateurs des sites délocalisés.
Cliquer ensuite sur le bouton « Afficher les collaborateurs » et cliquer ensuite sur l’icône
:
Et choisir ensuite la localisation à appliquer :
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Mise en place sur une base GedExpert déjà existante
Un assistant est disponible afin de délocaliser les documents présents dans la base
principale.
Volet « Cabinet » puis module « Assistants multi dossier » puis « modification en lot »
« documents » :
Renseigner les filtres de façon à faire apparaître la liste des documents souhaitant être
délocalisés :
Remarque : Le champ « Cabinet » dossier permet rapidement d’avoir la liste de
tous les documents établis pour les clients du cabinet demandé.
Cliquer ensuite sur le bouton « Go » et cliquer ensuite sur l’icône
:
Cliquez sur le lien « Changer la localisation » et choisir ensuite la localisation à appliquer :
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Soit la location du collaborateur auteur du document
Soit affecter une localisation spécifique
Consultation de la localisation d’un document :
Module GedExpert :
Il est possible de connaitre la localisation des documents :
► Consultation d’un document :
Permet de faire
apparaître la
colonne localisation
(*) dans la liste des
documents.
Localisation du document
(*) Colonne localisation :
Cette colonne disparaît en sortant du module. Il suffit de cliquer de nouveau sur « Voir les
localisations » pour la faire apparaître.
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Remarque : Le lien hypertexte « Voir les localisations » pour faire apparaître la
nouvelle colonne est disponible aussi dans la recherche documentaire et dans
l’assistant de modification groupé de documents.
► En création de document :
En création de document, la localisation de l’utilisateur et donc du futur document est
consultable :
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